Um Aussteller bzw. Sponsoren anzulocken, sollten Sie sie dabei unterstützen, vielversprechende Kontakte anzubahnen und zu erfassen, denn Lead-Capture ist das, worauf sie vor Ort wirklich aus sind. Indem Sie ihnen eine kosteneffiziente Lead-Capture-App an die Hand geben, helfen Sie ihnen, das Optimum aus den Gesprächen mit Ihren Teilnehmer*innen herauszuholen.

Traditionell setzen Sponsoren und Aussteller im Kontakt mit dem Publikum auf Visitenkarten oder Kontaktformulare auf Papier, die sie an ihrem Stand stapeln. Aber auf diese Weise Leads erfassen und bewerten, nach dem Event an die Kontakte anknüpfen und so auch den Nutzen Ihres Events auswerten? Das ist unnötig aufwendig und häufig auch nicht datenschutzkonform. Mit einer Lead-Capture-App hingegen klappt all dies in Nullkommanichts.

Im Folgenden verraten wir Ihnen, wie eine Lead-Capture-App Ihre Eventpartner begeistern kann:

• höchst effizient Leads erfassen, bewerten und nachfassen
• Workflows nachhaltig verschlanken
• detaillierte Notizen zu Gesprächen mit Leads einfach aufzeichnen
• die Kosten für die nächste Event-Beteiligung rechtfertigen

Als Zugabe haben wir Tipps für Sie, wie die Lead-Capture-App Planer*innen und Ausstellern die Arbeit erleichtern kann.

Tipp: Mit der richtigen Sponsoringstrategie gewinnen Sie langfristig zufriedene Partner für Ihre Events. Erfahren Sie im kostenfreien Leitfaden “Sponsoring mit Strategie“, wie Sie Ihre Eventeinnahmen maximieren

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1. Höchst effizient Leads erfassen, bewerten und nachfassen

Die händische Übertragung unzähliger Daten von Badges, Visitenkarten oder Kontaktformularen in Computertabellen kostet viel Zeit. Es verlangsamt die erneute Kontaktaufnahme nach der Veranstaltung, und obendrein mischt bei dieser Datenübertragung gern der Fehlerteufel mit.

Aussteller und Sponsoren müssen vielversprechende Kontakte schnell erfassen und kategorisieren können. Dann können ihre Vertriebs- und Marketingteams umgehend treffsicher entscheiden, wen sie ansprechen sollten. Hier fragen Sie sich vielleicht: Welche guten Optionen gibt es, wenn die bisher bekannten Tools wie CVENT für viele Organisationen leider unerschwinglich sind?

Die EventMobi-Lead-Capture-App ist eine kostengünstige und zugleich leistungsstarke Lösung für Eventplaner*innen. Damit können Sponsoren die Kontaktdaten potenzieller Interessent*innen automatisch erfassen, indem sie einen QR-Code scannen – von analogen und digitalen Quellen. So ist sichergestellt, dass die Daten korrekt übernommen werden. Im Übrigen braucht sich dann niemand mehr über (verlorene) Visitenkarten den Kopf zu zerbrechen.

Aussteller können in der Lead-Capture-App mit personalisierten Feldern ihre eigenen Fragen hinzufügen. Dies unterstützt die Lead-Qualifizierung anhand von Kriterien wie Stellenbezeichnung, Branche oder Kaufabsicht.

So können Sponsoren sich tatsächlich auf die wertvollsten Leads konzentrieren. Darüber hinaus lassen sich die gescannten Kontaktinformationen mitsamt allen individuellen Notizen direkt in CRM- oder Marketing-Tools laden.

In diesem Video zeigt Carlee Toms, Senior Account Executive bei EventMobi, wie die EventMobi-Lead-Capture-App funktioniert.

2. Workflows nachhaltig verschlanken

Seit einigen Jahren zeigt sich der Trend, Veranstaltungen umweltfreundlicher zu gestalten. Unternehmen und Organisationen schreiben sich CSR-Ziele auf die Flaggen und animieren Planer*innen und Aussteller zu mehr Nachhaltigkeit bei Events.

Der immense Papierverbrauch und -abfall bei Veranstaltungen konnte bereits gesenkt werden, indem Planer*innen mobile Event-Apps anstelle von gedruckten Lageplänen und Flyern einführten. Mittlerweile hat Eventtechnologie sich so sehr weiterentwickelt, dass sich wirklich sämtliche Abläufe digital managen lassen.

Ein kleines, aber feines Beispiel dafür, wie Prozesse sich wandeln, ist das Networking mit Visitenkarten. Mittlerweile ist es recht unüblich, dass Teilnehmer*innen und Aussteller auf Events ihre vielen Kärtchen verteilen bzw. sammeln. Stattdessen läuft der Austausch von Kontaktdaten nun bevorzugt über Social-Media-Plattformen wie LinkedIn oder über das Scannen von Badges.

Eine Lead-Capture-App macht Papierformulare und Visitenkarten völlig überflüssig. Somit ist die digitale Erfassung von Kontaktdaten für die Aussteller nicht nur schnell und effizient, sondern auch ressourcenschonend.

Die Lead-Capture-App von EventMobi funktioniert übrigens offline. Falls also die Internetverbindung abreißt, können alle Beteiligten dennoch weiterhin zuverlässig Leads sammeln.

3. Detaillierte Notizen zu Gesprächen mit Leads einfach aufzeichnen

Mit einer Lead-Capture-App ist noch mehr für Sie drin. Im Video hier unten erfahren Sie, wie Aussteller ergänzende, vertiefende Infos zu den Leads speichern können. Und ganz nebenbei verraten wir Ihnen, wie Sie geschickt Feedback zu Ihrer Veranstaltung einholen können.

EventMobis VP of Product Marketing, Thorben Grosser, verrät zwei Möglichkeiten, wie Aussteller und Sponsoren dieses Tool besonders ergiebig nutzen können.

Besser gesagt … – die Sprache-zu-Text-Funktion

Hat man ein Badge gescannt, kann man über die Sprache-zu-Text-Funktion flott alles aufzeichnen, was man auf keinen Fall vergessen will. Unter dem Feld für Zusatznotizen können Aussteller und Sponsoren einfach auf das Sprache-zu-Text-Symbol tippen, dann „drauflosdiktieren“ und schließlich die Aufnahme zusammen mit den Kontaktdaten des Leads speichern.

Auf diese Weise können Ihre Sponsoren und Aussteller mühelos ergänzende Informationen aus den Gesprächen sofort speichern, solange sie sie noch frisch im Ohr haben, also schon vor dem nächsten Gespräch mit einer anderen Person. Solche Zusatzinformationen können nach einem langen Tag voller Gespräche mit unterschiedlichsten Menschen und voller neuer Kontakte mit Leads eine wertvolle Gedächtnisstütze sein.

Fragenkataloge ad hoc personalisieren

Ihre Lead-Capture-App eignet sich ausgezeichnet als Vor-Ort-Umfrage-Tool. Legen Sie einfach ein neues Unternehmen an und weisen Sie ihm Mitwirkende aus Ihrem Team zu, die dann auf die Leaderfassung zugreifen können. So kann Ihr Veranstaltungsteam in persönlichen Gesprächen Rückmeldungen von den Beteiligten einholen: für Sie wertvolle Informationen für die Auswertung des Events.

4. Die Kosten für die nächste Event-Beteiligung rechtfertigen

Organisationen stehen zunehmend unter Druck, ihren Sponsoren zuzusichern, dass sie mehr Nutzen denn je aus ihrem Engagement vor Ort ziehen. Darum müssen Eventplaner*innen dafür sorgen, dass sich das Ergebnis unkompliziert beziffern und im Verhältnis zu den Investitionen bewerten lässt. Hier sind Daten Gold wert.

In erster Linie wollen Aussteller wissen, wie viele Leads sie erhalten haben. Vertiefend geht es ihnen darum, welche dieser Kontakte qualifiziert sind. Anzahl und Qualität des Leads sind zentrale Echtzeit-Erfolgskennzahlen, die den Unternehmen die Entscheidung erleichtern, in welche Veranstaltungen sie einen Teil ihres Marketingbudgets investieren sollten.

In der EventMobi-Lead-Capture-App können Aussteller die Lead-Zahl wie auch die Lead-Qualität einfach ablesen, die mit dem aktuellen Event zu Buche stehen. Die Bewertung mit Sternen hilft Ausstellern dabei, da sie damit Lead-Daten in Sekundenschnelle einordnen können. Sinnvoll ist beispielsweise Folgendes:

• Ein Stern bedeutet: kein Nachfassen erforderlich; zur Datenbank hinzufügen.
• Drei Sterne stehen für: warme Leads; dem Team für zusätzliche Qualifizierung zuweisen.
• Fünf Sterne zeigen an: heiße Leads; für sofortiges Nachfassen an die Kundenbetreuung weiterleiten.

Es ist nicht Sache der Planer*innen, wie ausstellende Unternehmen vor Ort oder nach der Veranstaltung mit den Teilnehmer*innen interagieren. Allerdings ist es mit einer Lead-Capture-App für sie ein Leichtes, Leads zu verwalten und den ROI der Veranstaltungspartner abzurufen. Wenn die Aussteller und Sponsoren über die auf dem Event gewonnenen Leads mehr Einnahmen erzielen können, als sie an Ausgaben für das Event in die Hand genommen haben, sind die Weichen für das erneute Engagement bei der Folgeveranstaltung gestellt.

Tipp: Sehen Sie sich diese 8 kurzen Videos an um zu lernen, wie Sie mit der Eventplattform von EventMobi Vor-Ort-Veranstaltungen gestalten, die Ihr Publikum mit einbeziehen und Mehrwert für Sponsoren schaffen.

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Beeindrucken Sie Ihre Sponsoren und Aussteller ganz einfach mit der Lead-Capture-App von EventMobi

Mit einer Lead-Capture-App können Aussteller und Sponsoren von Events einfach wie nie zuvor Leads erfassen, bewerten und weiter verwerten. So sind sie in der Lage, ihren Arbeitsaufwand zu minimieren und ressourcenschonender zu gestalten und obendrein prompt ihren Ausstellungs-ROI abzurufen.

Mit der EventMobi-Lead-Capture-App geben Sie Ihren Sponsoren und Ausstellern genau das Werkzeug an die Hand, mit dem sie verschiedene Ziele zugleich besser denn je erreichen können. Damit lassen sich automatisch wertvolle Teilnehmerinformationen erfassen und Leads im selben Moment qualifizieren. Und all dies mühelos und papierlos.

Sie wollen Lead-Capture auf Ihren Events nutzen, um gemeinsam mit Ihren Ausstellern und Sponsoren maximale Erfolge zu erzielen? Dann buchen Sie jetzt Ihre persönliche Demo!

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Wenn wir das „warum“ einmal zur Seite schieben, Fakt ist: es ist schwieriger, Ihr Publikum über den Schritt der Wahrnehmung Ihres Events hinaus dazu zu bewegen, tatsächlich ein Ticket zu buchen.

Doch welche Möglichkeiten gibt es nun, die Teilnehmerzahlen für Ihre Veranstaltung dennoch planbar in die Höhe zu treiben? Im ersten Schritt gilt es, Veranstaltungserlebnisse fesselnd zu gestalten: Die Weichen dafür werden schon bei der Registrierung gestellt. Ein entscheidender Faktor ist hierbei die Technologie für das Teilnehmermanagement, denn damit lassen sich Spannung, Neugier und vor allem auch Anmeldungen ankurbeln.

Als Eventplaner*in wissen Sie dies natürlich längst. Sie müssen laufend zahlreiche Bälle hochhalten, ob Marketing und Werbung, Ticketing und Zahlungsabwicklung oder auch Datenerfassung. Doch Sie können all dies optimieren, indem Sie Ihre Teilnehmer*innen schon damit um den Finger wickeln, dass die Registrierung wie geschmiert läuft. Sie werden staunen, wie flott dann die Zahl der Anmeldungen in die Höhe geht.

Dies vertiefen wir in diesem Artikel. Sie erfahren:

• wie Sie mit einem personalisierten und intuitiven Registrierungsprozess für Ihr Event Anmeldungen in die Höhe treiben
• wie Sie mit EventMobis Teilnehmermanagement-Software Ihre Ziele in puncto Registrierungen erreichen

Außerdem werden Sie dahinterkommen, wie Sie schneller und kostengünstiger arbeiten, indem Sie diese Software gleichzeitig für Ihr Referentenmanagement nutzen.

Anton von Verschuer, Director of Sales bei EventMobi, erklärt, wie man eine nahtlose Event-Registrierung gestaltet.

6 Ideen, mit denen Absprünge bei der Event-Registrierung minimiert & Anmeldungen erhöht werden

Ein ansprechendes Event-Erlebnis beginnt in dem Moment, in dem Ihre potenziellen Teilnehmer*innen zum ersten Mal von Ihrer Veranstaltung hören. Ihr Ziel ist es, sie schnellst möglich vom Punkt der Wahrnehmung hin zur Anmeldung zu bewegen.

Es lohnt sich also ein Blick darauf, wie die Strategie zur Bewerbung des Events, die eingesetzte Veranstaltungstechnologie und das Teilnehmermanagemement zusammenspielen, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten.

1. Eventanmeldungen personalisieren und zu einem echten Erlebnis machen

Teilnehmer*innen haben Besseres zu tun, als Felder auszufüllen oder anzuklicken, die für sie überhaupt nicht relevant sind. Alles, was unnötig viel Zeit und Aufwand erfordert, kann Leute geradezu dazu drängen, die Registrierung abzubrechen. Für Eventplaner*innen ist es im Grunde ähnlich: In diesen Kreisen wird nicht selten beklagt, dass strikte Vorlagen es unmöglich machen, die gewünschten Daten und Informationen zu erheben, wenn für ein Event Registrierungen erfasst werden.

Die Teilnehmermanagement-Software von EventMobi umfasst unter anderem einen nutzerfreundlichen Formular-Baukasten. Er macht es Ihnen leicht, von unterschiedlichsten Event-Stakeholder*innen die gewünschten Informationen einzuholen.

Mithilfe von bedingten Formularen können Sie die Anmeldemaske so einrichten, dass den diversen Nutzergruppen nur die Felder angezeigt werden, die für sie jeweils relevant sind. Da die Software die Daten automatisch mit Ihrer Event-App synchronisiert, können die Teilnehmer*innen die Registrierungsangaben nach dem bequemen Einloggen auch über ihr Profil aufrufen.

Personalisieren Sie die Registrierung mit so vielen Feldern wie gewünscht, mit Drop-down-Listen und mit Auswahlfragen. Ganz gleich, ob es um eine Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltung geht: Bedingte Formulare sind besonders praktisch, wenn Sie zum Beispiel verschiedene Ticketkategorien oder einen Frühbucherrabatt anbieten. Nutzen Sie diese Funktion sinnvollerweise auch, wenn Sie von Ihren Referent*innen, Presseleuten und VIPs oder auch von anderen Personengruppen Daten erheben.

Tipp: Sind Sie bereit, die Registrierung für Ihre nächste Veranstaltung zu optimieren? Sehen Sie sich diese 8 kurzen Videos an und erfahren Sie, wie einfach Sie Ihren Teilnehmer*innen das richtige Anmeldeerlebnis bieten.

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2. Mit integriertem Hotelangebot und Ticketverkauf für das Event Registrierungen zu einem Selbstläufer machen

Gängige kostenlose Registrierungssoftware ermöglicht es nicht, Veranstaltungstickets zu bezahlen und im Zuge der Registrierung auch direkt Hotels zu buchen. Für die Teilnehmer*innen ist dies keine optimale Nutzerfreundlichkeit, was immer wieder einigen die Lust nimmt, ihre Registrierung abzuschließen.

Die EventMobi-Software deckt unterschiedliche Zahlungsoptionen für den Ticketverkauf ab. Nicht zuletzt Kreditkartenzahlungen und Banküberweisungen sind damit möglich. Auch eine Funktion zur automatischen Erstellung von Rechnungen ist integriert.

Zudem können Sie das Anmeldeformular der Teilnehmermanagement-Software zur Verwaltung von Zimmerkontingenten nutzen. Fügen Sie dem Formular eine Vorauswahl an Hotels hinzu, wenn Sie die Registrierung besonders verlockend machen möchten. Wenn Ihre Teilnehmer*innen all diese logistischen Aspekte nahtlos „in einem Abwasch“ erledigen können, ist das für sie ein höchst erfreuliches Erlebnis. So können Sie mit diesem kleinen Extra für wirkungsvolle Mundpropaganda für Ihre Veranstaltung sorgen.

3. Mit informativen Eventwebsites und ansprechendem Marketing zu Registrierungen animieren

Wer Veranstaltungen plant, hat immer auch diese Frage im Sinn: „Wie bringe ich meine Zielgruppe dazu, sich tatsächlich anzumelden?“ Hier sollten Sie systematisch überlegen, wie Sie eine überzeugende Eventwebsite mit aussagekräftigen Inhalten gestalten können, mit denen Sie Ihre Veranstaltung über Social Media und per E-Mail-Marketing promoten können.

Solch eine Website ist mehr als nur ein Werkzeug für die Abwicklung des Ticketverkaufs. Sie sollte richtig Lust auf Ihr Event machen. Sie ist wie eine Großbildleinwand für das einzigartige Branding Ihres Events. Tischen Sie hier alle Argumente auf, warum Ihre Veranstaltung für Ihre Adressat*innen ein Muss ist, und machen Sie es allen schmackhaft, sich direkt über die Seite schnell und einfach zu registrieren.

Viele Event-Teilnehmermanagement-Tools sind unflexibel, was die Branding-Optionen betrifft. Das macht es schwierig, die entscheidenden Aspekte einer Veranstaltung zu verdeutlichen, was sich wiederum nachteilig auf den Ticketverkauf auswirken kann. Wählen Sie also sinnvollerweise eine Software, die mindestens in diesen beiden Belangen höchst flexibel ist: Eventwebsites sollten sich damit vollkommen im gewünschten Erscheinungsbild designen lassen. Und alle erhofften Teilnehmer*innen sollten damit spielend leicht durch die Anmeldung bzw. Registrierung geführt werden.

Mit der EventMobi-Software können Sie mit links mobilfähige Registrierungsseiten gestalten, die im gewünschten Branding erstrahlen und die Veranstaltung treffend repräsentieren. Und das Beste: Wenn Sie für Ihr Event Teilnehmermanagement-Software von EventMobi nutzen, kann Ihre Registrierungsseite außerdem sämtliche Daten Ihrer Referent*innen, Programmpunkte und Teilnehmer*innen automatisch mit der Eventmanagement-Plattform synchronisieren.

Ein weiteres Plus des Teilnehmermanagement-Systems von EventMobi, um strategisch im Vorfeld für die Veranstaltung zu werben: Sie können das Registrierungstool auch für Ihr E-Mail-Marketing nutzen. Obendrein dürften die erhobenen Daten einiges für das Social-Media-Marketing hergeben, das eine besonders große Reichweite verspricht.

4. Frühzeitige Registrierungen durch Early-Bird-Angebote belohnen

Wenn Sie einen Trend feststellen, dass ein größerer Prozentsatz Ihres Publikums bis zur letzten Minute wartet, um sich für Ihre Veranstaltung anzumelden, liegt das nicht nur an Ihnen. Die Teilnehmer*innen haben in den letzten Jahren ihre Grenzen enger gesteckt, für welche Veranstaltungen Sie Platz in ihren Kalendern schaffen.

Mit dem Anstieg der Last-Minute- oder Vor-Ort-Anmeldungen kommen verschiedene logistische Herausforderungen auf die Veranstaltungsplaner*innen zu. Obwohl dieser Trend wahrscheinlich auf absehbare Zeit anhalten wird, können Organisationsteams die Teilnehmenden mit einigen kreativen Ideen zur Veranstaltungsregistrierung motivieren, früher zu buchen.

Eine der einfachsten Lösungen ist das Angebot eines ermäßigten Preises für Frühbucheranmeldungen. Wenn jemand X Wochen oder Monate vor der Veranstaltung bucht, erhält er einen beachtlichen Rabatt oder sonstiges Incentive. Je näher der Veranstaltungstag rückt, desto höher kann der Preis sein, um mehr Voranmeldungen zu generieren. Vergessen Sie nicht, den Zeitplan für die Preiserhöhung im Voraus anzukündigen, um sicherzustellen, dass Ihr Publikum aktiv wird, bevor es zu spät ist.

5. Last-Minute-Anmeldungen: mit Vor-Ort-Badge-Printing kein Problem

Auch wenn Sie die frühzeitige Registrierung mit einigen der oben genannten Werbeideen fördern können, gibt es immer noch eine wachsende Zahl von Teilnehmenden, die die Möglichkeit haben möchten, sich in letzter Minute zu anzumelden.

Für diese Teilnehmer*innen können Sie mit dem Druck von Event-Badges vor Ort dennoch einen reibungslosen Registrierungsprozess gewährleisten. Um Ihnen dabei zu helfen, bietet EventMobi eine Reihe von Lösungen für den Badge-Druck an, die für jedes Budget und jede Veranstaltungsgröße geeignet sind und sowohl frühe als auch späte Registrierungen ermöglichen.

Der Live-Badge-Druck von EventMobi zum Beispiel ist ein vollständig verwalteter Service, der den Druck von Badges vor Ort beinhaltet und einen fantastischen ersten Eindruck bei Ihrem Publikum hinterlässt, unabhängig davon, ob sie unerwartet vorbeikommen oder ihr Ticket schon vor Monaten gekauft haben!

6. Bonus: Referent*innen über die Plattform managen und ihre Infos wie von selbst einholen

Thorben Grosser, VP of Product Marketing bei EventMobi, zeigt Ihnen, wie Sie die Teilnehmermanagement-Plattform für für die Verwaltung Ihrer Referent*innen einsetzen können – ohne zusätzliche Tools!

Ein eigenes Referentenmanagement-System wäre Ihr Traum, doch dafür fehlen die Ressourcen? Aber wussten Sie, dass Sie Ihre Registrierungssoftware auch für diese Zwecke nutzen können, ganz ohne weitere Tools?

Referent*innen sind im Prinzip Teilnehmer*innen, einfach solche mit gewissen Besonderheiten. Sie zahlen nichts für die Teilnahme, wohingegen Sie für Ihre Planungen unter anderem in Erfahrung bringen müssen, wie sie vortragen und welche technische Ausstattung sie benötigen.

Mit der EventMobi-Teilnehmermanagement-Software können Sie im Handumdrehen für unterschiedliche Teilnehmergruppen jeweils eigene Ticketkategorien einrichten. Lassen Sie Ihren Referent*innen einfach ein Passwort zukommen, mit dem sie einen „Speakers only“-Registrierungsbereich nutzen können. So sind Sie in der komfortablen Lage, alles im Blick behalten zu können, was Sie über Ihre Referent*innen wissen müssen. Und all das auf ein und derselben Plattform.

Mit durchdachtem Teilnehmermanagement Anmeldungen fördern

Mit einer passgenauen Strategie sind Sie auf dem besten Wege, für Ihr Event Anmeldungen in größerer Zahl denn je zu erhalten. Wenn Sie Ihrem Event Registrierungen in Hülle und Fülle bescheren wollen, gilt es, den Ablauf immersiv sowie personalisiert und idealerweise mit integrierten Zahlungsoptionen sowie Hotelbuchungskomponenten zu gestalten.

Realisieren lässt sich dies mit den maßgeschneiderten Tools.

EventMobis Teilnehmermanagement-Software ist das Mittel der Wahl für Veranstaltungsplaner*innen, die sowohl auf personalisierte, intuitive Registrierungsprozesse als auch auf die geschickte Erhebung aller gewünschten Teilnehmerdaten Wert legen. Vom praktischen Registrierungsformular-Baukasten für die einfache Datenerfassung (sei es von Referent*innen oder „normalen“ Teilnehmer*innen) bis zum mühelosen Ticketing- und Zahlungsmanagement: Die EventMobi-Technologie ermöglicht Ihnen für Ihr Event Teilnehmermanagement vom Feinsten.

Wer würde nicht gern mit weniger Aufwand mehr erreichen? Mit der EventMobi-Registrierungstechnologie sparen Sie Zeit und Geld. Auch beim Referentenmanagement.

Sie wollen wissen, wie Sie EventMobis Teilnehmermanagement für Ihr Event nutzen können? Dann buchen Sie jetzt Ihre persönliche Demo!

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Doch wie entscheiden Sie, welches Format für Ihre Veranstaltung am sinnvollsten ist? Und wenn Sie die Vor-Ort-Event-Karte ausspielen: Wie wird es sicher zu einem echten Erfolg?

Im Folgenden sortieren wir zentrale Argumente für und gegen die verschiedenen Formate und klären, welche Veranstaltungsarten am besten als In-Person-Event laufen (wie Präsenzveranstaltungen auch genannt werden). Und wir präsentieren Ihnen unsere Top-Ten-Tipps für unvergessliche Vor-Ort-Veranstaltungen.

Was In-Person-Events so wichtig macht

Eine perfekte Liveveranstaltung ist eine, die die Teilnehmer*innen, Aussteller und Sponsoren glücklich macht und zugleich Ihrer Organisation Einnahmen und positive Aufmerksamkeit beschert.

Der große Vorteil von Präsenzveranstaltungen ist tatsächlich der, dass man sich dabei ganz einfach präsent fühlt.

Ihr Publikum möchte netzwerken, sich weiterbilden und Menschen mit gleichen Interessen treffen. Sponsoren und Aussteller wünschen den Kontakt mit echten, wirklich zur Zielgruppe gehörenden Adressat*innen. Und Sie wollen Ihre Veranstaltungsziele in jeder Hinsicht erreichen.

Das bringt uns zu den drei stärksten Argumenten für Vor-Ort-Events:

Interaktion des Publikums

Bei Vor-Ort-Veranstaltungen können die Beteiligten auf ganz unterschiedliche Weise aktiv teilhaben, zum Beispiel über:

• Interaktive Präsentationen
• Produktdemos „zum Anfassen“
• Fragerunden mit besonderen Gästen
• Networking-Sessions
• Erlebnishafte Aktivitäten

Bieten Sie Ihren Teilnehmer*innen vieles zum Ausprobieren an, denn Neugier ist ein starker Anreiz, sich aktiv einzubringen.

Tipp: Finden Sie im großen Event-App 1×1 heraus, wie Sie mit einer Event-App die Kommunikation und das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen bei Hauptversammlungen, Seminaren, Webinaren, Incentive-Reisen, Sales-Kick-offs, Galas, Preisverleihungen und vielem mehr optimieren können!

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Gelegenheiten zum Networking

Gezieltes Netzwerken und die Chance, neue Kontakte zu knüpfen, sind zwei der gewichtigsten Gründe, warum Menschen an Konferenzen und ähnlichen Veranstaltungen teilnehmen. Während das zufällige Ins-Gespräch-Kommen auf dem Flur der Ursprung vieler Beziehungen ist, können Sie auch gezielt dafür sorgen, dass Beteiligte persönlich miteinander in Kontakt kommen.

Networking-Methoden können zum Beispiel so aussehen:

• „Power-Networking-Runden“
• Speed-Networking
• Fahrstuhlgespräch alias Elevator Pitch

Bei Präsenzveranstaltungen bekommen all die Namen ein Gesicht und eine Stimme, die sonst ziemlich anonym auf dem Bildschirm erscheinen. Damit erhalten Konversationen erst richtig Substanz.

Nähe zu Kunden und Leads

Viele Kundenbeziehungen laufen im Wesentlichen über E-Mails, Telefonate und vielleicht auch Videoanrufe. Bei In-Person-Events lassen sich solche Kontakte mit Leben füllen und vertiefen.

Für Ihre Sponsoren und Aussteller bedeutet dies, dass sie auch ihre Gespräche mit Leads persönlich führen können. Und mit der idealen Lead-Capture-Technologie lenken sie den Kontakt auch gleich in „geordnete Bahnen“.

Was unterscheidet Präsenzveranstaltungen von Online-Events?

Heutzutage stellt sich bei der Planung eines Events schon fast standardmäßig diese Frage: online, vor Ort, sowohl als auch?

Im Prinzip sind Vor-Ort-Events wieder die erste Wahl. Doch je nachdem, was Sie erreichen möchten, gibt es für alle Formate durchaus Pro und Kontra.

Vor Ort

Für viele Menschen fühlen sich Networking-Anlässe und Interaktionen offenbar am besten an, wenn sie dabei „in echt“ miteinander in Kontakt kommen. Da sollte es nicht überraschen, dass 92 Prozent aller Eventplaner*innen (in den USA und Großbritannien) Präsenzveranstaltungen den Vorzug geben.

Was dafür und dagegen spricht?

Pro

Kontra

Online

Wenn Ihre Veranstaltung in erster Linie aus Vorträgen, Präsentationen oder Debatten besteht, bieten sich Onlineformate an. Die Kosten sind relativ gering und Sie können Zielgruppen rund um den Globus einbinden.

Pro

Kontra

Hybrid

Bei Hybridevents würden laut Influencer Marketing Hub 57 Prozent der potenziellen Veranstaltungsteilnehmer*innen am liebsten vor Ort und 33 Prozent vorzugsweise online dabei sein. Mit einer Hybridevent-Strategie können Sie durchaus beide Gruppen zugleich glücklich machen.

Mit Hybridveranstalten fahren Sie am besten, wenn Ihr Hauptprogramm sowohl im analogen als auch im virtuellen Raum grundsätzlich gut funktioniert. Sie können dann maßgeschneiderte Komponenten für beide Teile hinzufügen (zum Beispiel etwas, was vor Ort zu aktivem Mitmachen anspornt, und auch ein Onlinespiel), um den hybriden Charakter zu einem fesselnden Erlebnis zu machen.

Sind Vor-Ort-Events besser als Onlineveranstaltungen?

Berüchtigte Antwort: Es kommt ganz darauf an, also auf die Veranstaltung.

Zur Veranschaulichung: Wenn Menschen an ein und demselben Ort zusammenkommen, können sie einfacher interagieren und persönlicher netzwerken. Wenn Sie für eine mehrteilige Weiterbildungsveranstaltung jemanden aus dem Ausland für Vorträge einbeziehen möchten, sparen Sie auf Onlinekanälen Zeit und Geld.

Das optimale Veranstaltungsformat ist letztlich das, mit dem Sie Ihre Ziele am besten erreichen können und Ihr Publikum am eindrucksvollsten für Ihre Organisation einnehmen.

Acht verschiedene Arten von Vor-Ort-Events

Manche Anlässe entfalten sich am fesselndsten und erfolgreichsten oder lassen sich sogar nur dann realisieren, wenn sie in Präsenz aufgezogen werden.

Diese acht Beispiele sind besonders häufig anzutreffen:

• Konferenzen bringen in der Regel hundert und mehr Menschen zusammen, die sich an einem Tag oder länger mit einem bestimmten Thema befassen. Kommen sie an einem physischen Ort zusammen, verhilft dies besonders gut zu einem Gefühl der Gemeinsamkeit.
• Messen sind die klassische Adresse für Produktpräsentationen. Videos funktionieren zwar online, doch bei Demos vor Ort lassen sich Fragen viel besser klären und Produkte wortwörtlich greifbar präsentieren. Nebenbei lassen sich in großen Messehallen auch persönlich Leads generieren und Kontakte knüpfen.
• Firmenfeste bringen Ihr Team zusammen, um gemeinsam Erfolge zu feiern. Arbeiten Ihre Leute an verschiedenen Standorten oder gar „remote“, so ist dies eine großartige Gelegenheit für sie, sich auch von einer privateren Seite kennenzulernen.
• Festivals wie das große Musikfestival Coachella entfalten ihre magische Anziehungskraft just als Vor-Ort-Event und mit ihrer Art, Bühnen zu gestalten, Kunst zu präsentieren und Speisen und Getränke anzubieten. 
• Galaabende sind die Verkörperung von Eleganz bei gesellschaftlichen Zusammenkünften. Die Atmosphäre eines attraktiven Saals und exzellente Verköstigung lassen sich online nur schwerlich kopieren.
• Produkteinführungen sind Ihre Steilvorlage, mit neuen Produkten oder Konzepten ins Rampenlicht zu treten. Wenn sich Ihre Adressat*innen vor Ort einfinden, können sie Ihre Neuentwicklungen testen, persönliche Antworten auf individuelle Fragen einholen und sich von der Aufbruchsstimmung begeistern lassen.
• Berufliche Trainings sind sich zwar gelegentlich online machbar (je nachdem, was auf dem Lehrplan steht), doch als Präsenzformat lassen sie sich viel einfacher und besser auf unterschiedlichste Lerntypen zugleich zuschneiden.
• Networking-Events können im virtuellen Raum wirklich erfolgreich sein. Aber: Gut zwei Drittel aller Menschen ziehen zum Netzwerken Vor-Ort-Events vor. Virtuelle Treffen sind eine hilfreiche Variante, wenn es um Fragen der Barrierefreiheit geht. Doch erst in Kombination mit Präsenzteilen entfalten Online-Networking-Anlässe ihre bestmögliche Wirkung.

Tipp: Sie erstellen das Konzept für Ihre Vor-Ort-, Hybrid- oder Onlineveranstaltung? Dann laden Sie sich unsere umfangreiche Checkliste für die Eventplanung kostenfrei herunter. Das Dokument enthält alles von To-Dos für Ihr Eventkonzept, über die Planung von Marketingmaßnahmen bis hin zur Budgetplanung.

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Zehn Tipps für die Planung bereichernder, begeisternder und sicherer In-Person-Events

Die Würfel sind gefallen: Sie planen eine Veranstaltung vor Ort. Doch wo fangen Sie nun an?

Die folgenden zehn Aspekte sollten Sie auf jeden Fall bedenken, wenn Sie vor Ort Veranstaltungen durchführen möchten, die für alle Beteiligten eine schöne und sichere Sache sind:

Eindeutige Ziele formulieren

Was wollen Sie erreichen? Bevor Sie sich in Präsenzveranstaltungsideen vertiefen, klären Sie, was genau Ihr Ziel ist. Geht es Ihnen um Folgendes?

Bevor Sie mit der konkreten Planung beginnen, prüfen Sie die SMART formulierten Ziele, die Sie mit Ihrem Team herausgearbeitet haben. Niemand erreicht alles auf einmal. Wenn Sie bei den Zielen fokussiert sind, machen Sie sich die Sache leichter.

Budget sortieren

Auch wenn es stressig war, quasi im vollen Galopp auf Onlineevents umzusatteln, wird niemand leugnen können, dass es für das Budget eine Erleichterung war.

Vor-Ort-Events gehen mit einigen spezifischen Kostenfaktoren einher:

Für den Fall, dass Sie zum ersten Mal eine Vor-Ort-Veranstaltung planen: Es kann sich lohnen, sich mit anderen Organisationen kurzzuschließen, um herauszufinden, welche Budgets sie verwenden. Für den Fall, dass Sie schon lange in der Branche arbeiten: Es lohnt sich ein vertiefender Blick darauf, wie das Neueste vom Neuen der Eventtechnologie sich auf die Einteilung Ihrer finanziellen Mittel auswirken kann und wie Sie Ihren Event-ROI merklich ankurbeln können.

Sponsoren gewinnen

Um sich Sponsoren zu sichern, werden Sie einiges sorgfältig vorbereiten müssen. Es gilt, ein Sponsorship-Konzept zu erstellen, verschiedene Sponsorship-Pakete zu schnüren und natürlich auch Verbindungen einzufädeln, um Sponsoren zur Unterschrift zu bewegen.

Sponsoren können Unterschiedliches bieten:

Anregungen gefällig, wie Sie Sponsoringgelegenheiten besonders profitabel gestalten können? Da haben wir diesen Artikel für Sie: Sponsoringpakete für Event gestalten: gewusst wie!

Ideale Location auswählen

Beim Gedanken an die Event-Location drängen sich einige Faktoren schon von selbst auf, etwa Adresse bzw. Standort, Kapazität und Nutzungskosten. Einige andere Aspekte können allerdings ebenfalls sehr wichtig sein.

Prüfen Sie, ob Folgendes bei der anvisierten Location inklusive ist:

Beim Vergleich verschiedener Optionen kann es hilfreich sein, nach zweierlei zu schauen: nach dem, was wirklich ein Muss ist, und nach nützlichen Extras. Und wenn Sie mit Ihrer Location auch im Rückblick auf die Veranstaltung glücklich sind, buchen Sie sie am besten gleich fürs kommende Jahr.

Anmeldung so einfach wie möglich gestalten

Gestalten Sie die Registrierung bzw. Anmeldung unkompliziert, und zwar mit eigentlich wirklich einfachen Methoden, unter anderem:

• Verlinkung zu FAQs auf Ihrer Website
• Gestaltung eines einfachen – und personalisierten! – Registrierungsprozesses
• Integration von Ticketbuchung und Hotelvorschlägen in die Registrierung
• Angebot bequemer und sicherer Zahlungsmethoden
• Arbeit mit einer personalisierbaren Event-App, die die Teilnehmer*innen begeistert

Ihre Veranstaltung beginnt mit der Registrierung. Sie muss reibungs- und mühelos gelingen, damit Ihr Publikum den perfekten ersten Eindruck erhält.

Schon im Vorfeld mit dem Publikum kommunizieren

Lassen Sie allen Beteiligten schon Informationen zukommen, bevor der große Tag beginnt. Sinnvoll sind unter anderem:

Indem Sie solche Angaben per E-Mail verschicken oder über die Vor-Ort-Event-App ausspielen, beantworten Sie Fragen Ihrer Gäste im besten Sinne zuvorkommend. Und so sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer*innen sich von vornherein gut aufgehoben fühlen, was auch ihre Vorfreude steigert.

Sicherheitsvorkehrungen ausarbeiten

Seit der Pandemie haben sich manche Präsenzveranstaltungen deutlich verändert. Viele Sicherheitsvorkehrungen werden uns wohl erhalten bleiben.

Prüfen Sie, was in der aktuellen Situation sinnvoll ist, beispielsweise:

Je nach Lage empfiehlt es sich, externe Fachleute hinzuzuziehen, auch zu der Frage, ob Menschen mit schwachem Immunsystem sich bei Ihrem Vor-Ort-Event sicher fühlen können.

Technologie für Leaderfassung einbinden

Es wirkt wie aus der Zeit gefallen, heute noch stapelweise Visitenkarten herumzutragen und von Hand Kontaktformulare auszufüllen. Lassen Sie die Leaderfassung stattdessen schnell und bequem von unkomplizierter Technik erledigen, und zwar über:

In der Regel messen Aussteller anhand der Kontakte zu neuen (potenziellen) Kunden, ob sich ihre Investition in Ihr Event gelohnt hat. Wenn Sie nahtlos integrierte Leaderfassungstechnik in Ihre Aussteller- und Sponsorship-Pakete einbeziehen, macht das Ihr Angebot gleich viel lukrativer.

Publikum aktiv einbinden

Ist Ihr Publikum vor Ort, gilt es, ihm erinnerungswürdige Gelegenheiten für eigenes Engagement zu bieten. Versuchen Sie es zum Beispiel hiermit:

War Ihnen bewusst, dass 79 Prozent der Millennials Spaß bei der Arbeit wichtig finden? Wenn Sie eine Konferenz oder eine Schulungsveranstaltung durchführen, können Sie Großes für das Teilnehmererlebnis bewirken, indem Sie die Inhalte spannend aufbereiten.

Feedback nach dem Event einholen

Anschließender Kontakt mit den Teilnehmer*innen, Ausstellern und Sponsoren verschafft Ihnen handfeste Daten über den Erfolg Ihres Vor-Ort-Events. Zum Beispiel können Sie Umfragen per E-Mail verschicken oder die Zufriedenheit mit Abstimmungen über die App ermitteln. So erfahren Sie schnell, wie Ihr Event wahrgenommen wurde.

Wie Event-Apps Ihre nächste Präsenzveranstaltung zum Glänzen bringen können

EventMobi hat in bald anderthalb Jahrzehnten bereits über 30.000 Veranstaltungen zum Erfolg verholfen. All unsere Software entwickeln wir maßgeschneidert für den Bedarf von Eventplaner*innen, immer mit einem Hauptaugenmerk auf ROI, Teilnehmerinteraktion und Nutzerfreundlichkeit. Die Eventplanung soll in Sachen Technologie leicht von der Hand gehen!

Unsere mobilen Event-Apps für Präsenzveranstaltungen aller Art laufen auf Android- und iOS (sie sind in App-Stores verfügbar) und umfassen unter anderem:

• Karten und Raumpläne für die Anwesenden
• Interaktionsfunktionen wie Gamification-Tools und Aktivitäten-Feed
• Sponsorenunterstützung, etwa Werbebanner und Optionen für 1:1-Austausch mit Teilnehmer*innen
• Lead-Capture-Technologie für Sponsoren und Aussteller
• Spezielle Ausstellerdashboards

Aber EventMobi ist so viel mehr als nur App-Technologie. Wir haben außerdem umfassende In-Person-Event-Angebote für Sie:

• Check-in-Technologie (auch zur Selbstbedienung)
• Badge-Designer für Ihre markenspezifischen Badges
• Social-Media-Wall
• professionelle Vor-Ort-Unterstützung mit Erfahrung und Technikkompetenz

Neugierig, wie Sie diese Technik für Ihre nächste Präsenzveranstaltung gewinnbringend nutzen können? Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, was EventMobi alles zu bieten hat!

EventMobi kontaktieren

Begeisternde Vor-Ort-Veranstaltungen auf die Beine stellen

Ganz gleich, in welcher Branche Sie aktiv sind: Präsenzveranstaltungen sind immer eine der besten Optionen, um sich zu vernetzen und im Gespräch weiterzukommen. Mit den richtigen Tools und kreativer Planung werden Ihre Zielgruppen mit Sicherheit den Wert Ihres Events erkennen und zu schätzen wissen. Und sie werden bei der Folgeveranstaltung wieder dabei ein wollen!

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Digitale Beschilderung begegnet uns überall und ist eine sehr praktische und ansprechende Form der Informationsvermittlung. Für Unternehmen und Verbände ist es eine Möglichkeit, für ihre Zielgruppen eine großartige User Experience und ein besonderes Markenerlebnis zu schaffen. Wie das gelingt und wie Sie mit digitaler Beschilderung für Eventerlebnisse aus einem Guss sorgen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Digital Signage?

Per Definition handelt es sich bei Digital Signage, auf deutsch digitale Beschilderung, um den Einsatz von elektronischen Displays oder Bildschirmen, um Informationen an eine bestimmte Zielgruppe zu vermitteln. Die gewünschten Inhalte werden dabei in der Regel von einem Computer per Internetverbindung auf einen oder mehrere Bildschirme übertragen.

Die Aufbereitung, Konfiguration und Steuerung dieser Inhalte erfolgt innerhalb eines Content Management Systems (CMS). Dieses ist häufig Teil von speziellen Digital Signage Softwares, die außerdem die Geräte verwalten und die Fernsteuerung der Inhalte auf den Displays ermöglichen.

Digital Signage-Technologie kommt in vielen Bereichen zum Einsatz und wir begegnen ihr nahezu täglich. Im Folgenden einige Anwendungsbeispiele für digitale Beschilderung:

• Verkehr: Digitale Verkehrsschilder, Nachrichtenticker und Informationsbereitstellung in öffentlichen Verkehrsmitteln
• Gastronomie: Digitale Speisekarten
• Handel: Digitale Werbetafeln am Point-of-Sale oder auch digitale Preisschilder im Supermarkt
• Schulen, Universitäten und öffentliche Gebäude: Digitale Türschilder und Displays in Unterrichtsräumen oder Gängen mit relevanten Informationen
• Hotels: Displays mit Begrüßung der Gäste oder Informationen zu Restaurantzeiten
• Events: Programmpläne, Infotafeln, Raumübersichten, Präsentation von Sponsoren, Unternehmensbranding, Messeinhalte

Vorteile: Warum Unternehmen oder Verbände von Digital Signage profitieren

Erzeugt Aufmerksamkeit (vor allem auch durch den Einsatz von Videos)

Flexibilität, Inhalte leicht auszutauschen und aktuell zu halten

Spart Papier und damit auch Kosten für den Print von Schildern

Ermöglicht direkte Kommunikation und fördert Interaktion

Sieht professionell aus, ermöglicht ein durchgängiges Erscheinungsbild

Kann Sponsoring-Einnahmen erhöhen & positiven Effekt auf die Brand Awareness haben

Wann lohnt sich der Einsatz von Digital Signage?

Digitale Beschilderung sollte vor allem dann in Erwägung gezogen werden, wenn vor Ort vielfältige, komplexe Informationen bereitgestellt werden oder die Beschilderung flexibel anpassbar sein soll. Dies kann beispielsweise für die Darstellung der Agenda und Raumbeschilderung eines Events relevant sein, wo Digital Signage deutlich flexibler ist als analoge Informationsmittel (i.d.R. Papier).

Wie funktioniert Digital Signage und was wird benötigt?

Es gibt verschiedene Technologieansätze für die Umsetzung von Digital Signage: vom Tablet, das via USB-Stick mit Inhalten bestückt wird, bis zu Netzwerken aus großen Plasma-Bildschirmen, die über ein komplexes SD-System angesteuert werden.

Um Digital Signage professionell umzusetzen und damit die gewünschte Wirkung bei der Zielgruppe zu erzielen, benötigen Sie Folgendes:

• Hardware: Heißt, Bildschirme, auf denen die aufbereiteten Informationen ausgespielt werden. Das können TV-Bildschirme, Leinwände, LED-Displays oder auch Tablets sein. Zu berücksichtigen ist auch die Anbringung der Displays durch Bildschirm-Halterungen etc. Außerdem benötigen Sie einen PC oder Laptop, auf dem die Software läuft.
• Software: Hier werden die Inhalte verwaltet, gesteuert und auf die Bildschirme übertragen. In der Regel sind diese Anwendungen webbasiert, sodass von jedem beliebigen Rechner darauf zugegriffen werden kann.
• Konnektivität: Damit ist eine stabile Verbindung zwischen dem Rechner und den Bildschirmen gemeint. Gelöst werden kann das durch WLAN, Kabel oder auch entsprechende Datenträger.
• Content: Hier ist der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Wichtig sind gut aufbereitete Informationen, beispielsweise in Form von Text, Bild oder Video, mit denen die Screens bespielt werden. Wichtig ist, hierbei die Größe der Bildschirme vor Ort zu bedenken und Schriftgröße, Effekte etc. hierauf entsprechend anzupassen.

Die Strategie: Digital Signage effektiv einsetzen

Wie bei allen Elementen Ihrer Veranstaltungsplanung, ist es wichtig, sich im Vorfeld Gedanken über die Zielsetzung und den gewünschten Effekt durch Digital Signage zu machen.

Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

• Für die Darstellung welcher Inhalte soll die digitale Beschilderung eingesetzt werden?
• Welchen Mehrwert haben die Betrachter durch den Einsatz dieser Technologie?
• Sollen wechselnde, komplexe und ggf. auch interaktive Inhalte über das Digital Signage-System transportiert werden?
• An welchen Stellen sollten die Bildschirme angebracht werden, welche Größe sollten sie haben und wie viele Displays werden benötigt?
• Wenn die digitale Beschilderung auf Events zum Einsatz kommt: Verfügt die Location über die nötigen technischen Voraussetzungen?
• Welchen Zeitrahmen gibt es für die Produktion der Inhalte sowie die Organisation der Technik?
• Welches Budget steht für die Realisierung zur Verfügung?
• Welche Software erfüllt die Anforderungen an die Umsetzung der digitalen Beschilderung?

Digital Signage im Eventmarketing

Auf Events wie Messen und Konferenzen dient Digital Signage der Informationsübermittlung an die Gäste – und zwar in einer optisch ansprechenden und praktischen Form. Das wirkt professionell auf die Zielgruppe, stützt Ihr Event-Branding und spart Ihnen außerdem Aufwand und Kosten.

Warum Ihr Event von Digital Signage profitiert

Gerade auf kleineren Veranstaltungen haben die Veranstalter Digital Signage oft nicht auf dem Schirm – statt auf Bildschirme wird auf  Plakate und Zettel gesetzt, z. B. als Wegweiser. Das führt zu verschiedenen Problemen:

• Je nach Qualität der Papierlösung wirkt das unprofessionell
• Änderungen sind mit großem Aufwand verbunden. Im schlimmsten Fall müssen Plakate überklebt oder neu gedruckt werden
• Aus Umweltaspekten ist diese Art der Beschilderung kaum noch zu rechtfertigen

Klug eingesetzt, löst Digital Signage genau diese Probleme.

Wofür sich Digital Signage auf Events anbietet:

• Programmablauf zeigen
• Beschilderung von Veranstaltungsräumen
• Teilen von Wifi-Passwort, Link zum Event-App-Download und anderen Infos
• Nachrichten-Ticker
• Social Media Wall (z. B. ausgewählte Tweets anzeigen lassen und so den Eindruck einer Community (online und offline) vermitteln
• Sponsoren präsentieren
• Produktpräsentationen
• Gamification-Elemente

Leseempfehlung: Lernen Sie mit unserem kleinen Guide, wie Sie bei Ihren Events mit Gamification groß rauskommen können Das ultimative Handbuch für Event Gamification

Vorteile auf einen Blick:

• Digitale Beschilderung lässt die Veranstaltung professioneller wirken
• Die Informationen stehen auf aktuellstem Stand zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung, auch wenn es spontan Änderungen bei den Programmpunkten gibt. Mit der Digital Signage Software von EventMobi funktioniert diese Anpassung beispielsweise ganz automatisch.
• Mit einer smarten Software müssen die Informationen für die digitale Beschilderung vor Ort nicht extra neu erstellt werden, sondern können direkt aus dem System gespeist werden
• Interaktive Elemente können ganz einfach umgesetzt werden und zum Eventerlebnis Ihres Publikums beitragen. Gamification-Elemente können beispielsweise on top das Engagement und den Austausch unter Ihren Teilnehmer*innen fördern.

Beispiele für gelungene digitale Beschilderung

Partner Screen: Events monetarisieren

Auf dem Partnerbildschirm können Sponsoren perfekt in Szene gesetzt werden. Auch die Nutzung für bezahlte Werbung, Marketingmaßnahmen oder die Bewerbung kommender Veranstaltungen ist denkbar. Das bietet großes Potenzial für zusätzliche Event-Einnahmen.

Publikum spielerisch aktivieren

Gamification sorgt für ein spannendes und unvergessliches Erlebnis auf Ihrer Veranstaltung – und sorgt ganz nebenbei für Interaktion und gemeinsame Gesprächsthemen unter Teilnehmer*innen.

Digitale Beschilderung eignet sich hervorragend dafür, Bestenlisten auf Ihrem Event zu präsentieren und die Beteiligung zu erhöhen oder Ihr Publikum gezielt in Aktion zu bringen.

Social Media Wall verbindet Online- und Offline-Aktivitäten

Der Twitter-Feed verbessert die Reichweite Ihrer Veranstaltung. Bewerben Sie Ihren Event-Hashtag vor der Veranstaltung und lassen Sie Ihr Team während der Veranstaltung auf Tweets antworten, um eine Konversation in Gang zu setzen.
Mit Digital Signage lenken Sie vor Ort die Aufmerksamkeit auf bestimmte Aktivitäten oder Programmpunkte, über die virtuell diskutiert wird.

Agenda-Bildschirm: Teilnahme an Programmpunkten steigern

Die Übertragung der Agenda auf den Displays hält die Teilnehmer*innen auf dem Laufenden und fördert die Teilnahme an Programmpunkten.

Die Live-Anzeige ist in die Veranstaltungs-App integriert, sodass alle zugehörigen Informationen wie Ort, Referent*in und Uhrzeit jeder Sitzung automatisch in den Agenda-Bildschirm aufgenommen werden. So ist Ihr Publikum stets Up-to-Date und behält den Überblick.

Warum ist EventMobi die richtige Digital-Signage-Software für Ihre Veranstaltung?

Eine professionelle Digital Signage-Lösung stützt Ihre Event-Ziele und reduziert durch automatisierte Prozesse Ihren Arbeitsaufwand.

Mit einem Tool wie der EventMobi Eventplattform haben Sie ein smartes, optimal vernetztes System für Ihre gesamte Veranstaltungsplanung. Das Aufsetzen und Aktualisieren Ihrer digitalen Beschilderung wird zum Kinderspiel, denn für die Darstellung werden die ohnehin im System vorhandenen Daten verwendet. Das erleichtert Ihnen das Handling von Änderungen und Sie sparen sich eine doppelte Datenpflege.

Ein ausschlaggebendes Kriterium für den Erfolg Ihrer Veranstaltung ist ein gut informiertes Publikum. Denn nur so funktionieren Abläufe vor Ort reibungslos.
Der Nachrichtenticker von EventMobi am unteren Rand des Displays bietet Platz für benutzerdefinierten Text, zum Beispiel für WiFi-Informationen oder Ankündigungen von Programm-Highlights.  Benachrichtigungen aus der Event-App werden ebenfalls auf das Live-Display projiziert.

Social Media Walls und die Gamification-Funktion fördern live die Interaktion vor Ort und machen außerdem Spaß. Kreative Challenges, bei denen Ihre Teilnehmer*innen Punkte sammeln und die Bestenliste auf den Screens angezeigt wird, spornen an und machen Ihre Veranstaltung zum Erlebnis.

Mit der Eventmanagement Plattform von EventMobi erhalten Sie nicht zuletzt ein Tool, mit dem Sie Ihr Unternehmensbranding optimal umsetzen können und Sponsoren zusätzliche Präsentationsflächen bieten.

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Die Öffentlichkeit erwartet von privaten Unternehmen heute geradezu, dass sie mit Geld oder ehrenamtlichem Engagement den Gemeinschaften dienen, in denen sie verankert sind. Umsichtige Organisationen haben dies verinnerlicht und bringen sich sozial, ökologisch oder auch wirtschaftlich aktiv ein.

Zu den besonders starken CSR-Umsetzungs-Beispielen zählen Veranstaltungen, die einen Schwerpunkt auf wohltätige Aspekte legen. Sie erfordern allerdings spezifische Planung und Organisation. EventMobi hat bereits einer Fülle von Unternehmen zu erfolgreichen CSR-Events verholfen, und so haben wir nun einmal einige unserer besten Tipps für Unternehmen zusammengestellt, die sozial oder auch ökologisch die Initiative ergreifen wollen.

Definition CSR

CSR steht für Corporate Social Responsibility, auf Deutsch oft als unternehmerische Sozialverantwortung bezeichnet. Damit ist die Verantwortung von Unternehmen für ihre Auswirkungen auf die Gesellschaft gemeint. Es geht dabei um eine Verpflichtung, gesellschaftliche Gruppen vor Ort und darüber hinaus in einer nicht gewinnorientierten Art zu unterstützen. In der Regel betrifft dies Aspekte aus den Bereichen Soziales, Umweltschutz oder Wirtschaft.
Um es konkret zu machen: Viele Fluggesellschaften haben CSR-Maßnahmen ergriffen, die die CO₂-Emissionen ihrer Flugzeuge kompensieren sollen. Andere beliebte CSR-Aktivitäten sind Kooperationen mit Nichtregierungsorganisationen, mit NGOs, und zwar in Form von Benefizveranstaltungen, Spendenaktionen oder ehrenamtlicher, kostenloser Arbeit für ihre Projekte.

Warum CSR und Events kombinieren?

Das eigentliche Motiv hinter jeder CSR-Veranstaltung oder -Aktivität sollte das ehrliche Bestreben sein, sich zum Wohle der Gemeinschaft zu engagieren. Sagen wir es mal so: Unternehmen sollten sich gesellschaftlich engagieren, weil es einfach sinnvoll ist.

Wie nebenbei ist es für Firmen und Organisationen allerdings zugleich selbst von Nutzen, wenn sie die CSR-Bedeutung großschreiben und mit gezielten Maßnahmen von sich reden machen. Mit eigens gestalteten Events lässt sich dies besonders geschickt erreichen:

Markenimage und Markenwahrnehmung optimieren

Wie auch bei Ihren anderen größeren Veranstaltungen bzw. bei jedem öffentlichen Engagement liegt es bei Ihren CSR-Aktionen auf der Hand, dass Sie sie umfangreich bewerben. PR, Social Media, E-Mail-Marketing: Die üblichen Kanäle sind vortrefflich dafür geeignet.

Der Gesprächsstoff und die Strahlkraft Ihrer CSR-Kampagnen können sich außerordentlich positiv auf das Bild auswirken, das die Öffentlichkeit allgemein von Ihrem Unternehmen hat. Das kann für Sie noch lange nach solchen „Wohltätigkeitsveranstaltungen“ nützlich sein.

Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit steigern

Nicht nur die weitere Öffentlichkeit hat etwas von CSR-Maßnahmen. Beispiele ohne Ende zeigen, dass in der Regel außerdem die Belegschaft des jeweiligen Unternehmens selbst davon profitiert. Holen Sie Ihre Mitarbeiter*innen für solch ein „Nachhaltigkeitsevent“ ins Boot und fragen Sie sie nach Vorschlägen, welche gemeinnützigen Organisationen sie für eine Partnerschaft wählen würden. Sie werden es schätzen, etwas Sinnvolles zu tun, etwas Sinnstiftendes mit „Impact“, wie es heute oft heißt. Solche Anlässe und Erlebnisse schweißen zusammen.

Doch bedenken Sie: Zwar empfiehlt es sich, Ihre eigenen Leute in CSR-Maßnahmen einzubeziehen, doch sollte das nicht ihre Arbeitsbelastung steigern. Lassen Sie sie während der normalen Arbeitszeit etwas für Ihre CSR-Kampagne tun, ohne dass dies zwangsläufig zu Überstunden führt.

Als Networking- und Customer-Relationship-Gelegenheit nutzen

Natürlich darf Ihr Vertrieb bei Ihren CSR-Veranstaltungen nicht im Fokus stehen. Nichtsdestotrotz können Zusammenkünfte im Rahmen Ihres sozialen oder ökologischen Engagements neue Gelegenheiten ergeben und bestehende Kundenbeziehungen auffrischen oder stärken.

Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, bisherige Stakeholder*innen mit CSR-Projekten anzusprechen. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, an Ihrem Event teilzunehmen oder sich mit Spenden für die gute Sache zu beteiligen. Wenn möglich, können Sie damit locken, die Spenden zu verdoppeln.

Events als CSR-Maßnahme – Beispiele von EventMobi

Gemeinsamer Auftritt von Cisco und Stop Hunger Now

Im Rahmen seines CSR-Programms tat sich das Telekommunikationsunternehmen Cisco 2015 mit der Non-Profit-Organisation Stop Hunger Now zusammen: Im Zuge eines Liveevents stellte Cisco über 100.000 Lebensmittelpakete für Hungerleidende bereit. Im Jahr darauf krempelte das Unternehmen erneut die Ärmel hoch, entschlossen, dieses Mal noch Größeres zu bewegen. Neben dem Engagement für bessere Lebensmittelversorgung erhielten die Mitarbeiter*innen nun zusätzlich die Option, in Kooperation mit der Hilfsorganisation Clean the World Hygienepakete für Menschen zusammenzustellen, denen das Geld für Seife und Ähnliches fehlt. Die Pakete wurden im Raum Las Vegas verteilt, also in der Region, in der Cisco seine Veranstaltung mit Corporate-Social-Responsibility-Bekenntnis auf die Beine stellte.

„Nachhaltigkeit zuerst“ beim CSR-Event von Oracle

Oracle positioniert sich als eine Art Vorreiter auf dem Feld der CSR-Veranstaltungen: Mit dem Großevent Oracle CloudWorld (vormals Oracle OpenWorld) will der Soft- und Hardwareriese „die nachhaltigste Konferenz der Welt“ veranstalten.

Das Nachhaltigkeitsprogramm, das infolge der 2015er Konferenz vorgelegt wurde, benennt mehrere ökologische Ziele für diese Veranstaltungen: Vermeidung von nicht recycelbarem Abfall bei der Konferenz 2018, Reduktion der Treibhausgasemissionen um die Hälfte (bis 2018, gemessen an der Bilanz des Events von 2012), Hilfen für Wohltätigkeitseinrichtungen vor Ort und Anregungen für die Teilnehmer*innen, ihre eigenen CSR-Beiträge zu leisten. Die Veranstaltungsreihe folgt der internationalen Norm ISO 20121:2012 für nachhaltiges Eventmanagement.

SalesForce mit großem Einsatz im Kampf gegen HIV bzw. AIDS

Auf der Dreamforce, dem jährlichen Megaevent des Cloud-Computing-Riesen Salesforce, kamen in einem Jahr 3 Millionen US-Dollar für die Organisation (RED) für den Kampf gegen Aids sowie 10 Millionen Dollar für die Kinderkrankenhauskette UCSF Benioff Children’s Hospitals zusammen. Die Eventteilnehmer*innen packten zum einen 2.000 Bildungspakete für den frühen Unterricht in den Bereichen Mathe, Informatik, Naturwissenschaften und Technik (MINT) und zum anderen 2.000 Tüten für die Non-Profit-Organisation Project Open Hand. (Sie stellt medizinisch maßgeschneiderte Mahlzeiten für Hilfsbedürftige bereit). Außerdem unterstützten sie junge Unternehmer*innen, die sich mit einem Erfrischungsgetränkestand bei dem Event präsentierten.

Darüber hinaus animierte der Veranstalter seine Gäste, sich der Initiative Pledge 1% (#PledgeitForward) anzuschließen, und lud junge Leute aus der Umgebung zum Programmieren, zum Experimentieren und zu Campusbesichtigungen ein. Außerdem waren „Grüne Engel“, eine Gruppe von Mitarbeiter*innen, bei dem Event im Einsatz, die den Teilnehmer*innen vor Ort Tipps zur Abfalltrennung und zum Wassersparen gaben.

Soziale Events: CSR-Maßnahmen mit besten Zukunftsaussichten

Öffentliche Institutionen und Privatleute können vielfältige Beiträge zum Gemeinwohl leisten. Doch vor allem für große und kleine Unternehmen gibt es zahlreiche wirtschaftliche wie auch emotionale Anreize und Gründe, CSR-Programme aufzusetzen und mithilfe von Konferenzen und anderen Veranstaltungen zu verwirklichen. In der Veranstaltungsbranche gibt es schon lange konkrete Unterstützung im Hinblick auf „grüne“ Events und Ambitionen, unternehmerische Verantwortung für die Gesellschaft mit eigenen Aktivitäten wahrzunehmen. Mit den jüngeren Generationen von Teilnehmer*innen kristallisiert sich sogar immer stärker heraus, dass diese Karte ein richtiger Trumpf werden dürfte.

Für Eventplaner*innen von Unternehmen lässt sich dies handfest so auf den Punkt bringen: Gutes zu tun, ist gut fürs Geschäft, sorgt aber auch einfach für ein gutes Gefühl.

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Sie können Ihr Event ganz traditionell an einem festen Standort aufziehen, mit guter Unterhaltung, tollen Referent*innen und persönlichen Treffen.

Sie können alles ausnahmslos im virtuellen Raum ansetzen und ein riesiges Publikum erreichen (und Kosten sparen).

Sie können aber auch eine Hybridveranstaltung auf die Beine stellen, die das Beste aus beiden Welten kombiniert, also die Vorzüge von Online- und die von Präsenzveranstaltungen.

Doch wonach gehen Sie bei Ihrer Entscheidung für eines der vielen Formate?

Um dies zu beantworten, holen wir Lori D’Agostino ins Boot. Denn sie hat jahrelange Erfahrung als Eventmanagerin für Veranstaltungen unterschiedlichster Art. Sie empfiehlt, sich bei der Wahl eines Formats für einen bestimmten Anlass mit den jeweiligen Zielsetzungen an vier zentralen Fragen zu orientieren.

Frage 1: Ist es sicher und unkompliziert, eine Präsenzveranstaltung durchzuführen?

Online- und Hybridveranstaltungen werden seit einigen Jahren immer beliebter. Das liegt vor allem daran, dass man damit sehr flexibel ist. Bei reinen Online- wie auch bei Hybridevents können Reisebeschränkungen, Unwetter und andere plötzliche Widrigkeiten Ihnen keinen Strich durch die Rechnung machen. In solchen Fällen können Ihre Teilnehmer*innen sich ganz einfach von zu Hause zuschalten, um der Übertragung zu folgen und um sich auch aktiv einzubringen. Eine gute Eventplattform macht es Ihnen leicht, Vor-Ort-Programmpunkte in die virtuelle Sphäre zu verlegen, ohne dass dies große Brüche mit sich bringen würde.

Reine Präsenzveranstaltungen sind eher ein Wagnis. Wird die Anreise plötzlich unmöglich, kommen mühsame und kostspielige Veränderungen am Terminplan auf Sie zu, auch wenn Sie schon Monate in die sorgfältige Planung investiert haben.

Wenn allerdings all Ihre Teilnehmer*innen aus der näheren Umgebung kommen oder wenn es um ein Event in kleinem Rahmen geht, fällt dieses Risiko sicherlich nicht sonderlich ins Gewicht.

Hybride Veranstaltungen planen: erfolgreich in 9 Schritten

Frage 2: Funktionieren bestimmte Elemente des Events live am besten?

Die Art Ihrer Veranstaltung spielt eine große Rolle bei der Entscheidung, ob ein Präsenz-, ein Online- oder ein Hybridformat die beste Wahl ist.

Manch ein Anlass lebt von der persönlichen Anwesenheit. Liveauftritte von Bands, Orchestern oder auch Theaterensembles entfalten erst ihren Zauber, wenn Publikum vor Ort ist und die Künstler*innen auf der Bühne die Reaktionen aus dem Publikum aufgreifen können.

Doch nicht nur in der Kulturbranche stehen und fallen Veranstaltungen mit Vor-Ort-Elementen. Wenn Sie beispielsweise ein großartiges Geschäftsjahr feiern und Beschäftigte aus Ihren Reihen ehren wollen, möchten viele sicherlich persönlich dabei sein, ein gemeinsames Essen genießen, die Auszeichnung selbst in Empfang nehmen und vielleicht auch den Abend mit Musik und Tanz ausklingen lassen.

Doch selbst bei Veranstaltungen wie diesen können Sie mit Hybridformaten zusätzlich Personen erreichen, die nicht vor Ort dabei sein können. Auch wenn es einem nicht bewusst ist: Im Grunde sind sogar die Oscar-Verleihungen Hybridevents. Ein Teil der Gäste läuft über den roten Teppich, doch die größte Zahl sitzt zu Hause vor den Bildschirmen.

Mit anderen Worten: Hybride Events geben Ihnen die Möglichkeit, sowohl alle Vorzüge von Präsenzveranstaltungen auszuspielen als auch viele Gäste einzubeziehen, die nicht physisch anwesend sein können.

Frage 3: Welches Budget ist für die Veranstaltung verfügbar?

Die Frage nach dem Budget und den Kosten ist nicht zu unterschätzen. Auch sie kann den Ausschlag dafür geben, ob Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltungen die beste Option sind.

Vor-Ort-Veranstaltungen sind meist teurer als die anderen Formen. Es fallen Kosten für die Räumlichkeiten, für die Unterbringung der Teilnehmer*innen, für das Catering und für die Ausstattung an.

Wird die gesamte Veranstaltung virtuell inszeniert, fallen diese Kostenpunkte nicht an. Hierbei lassen sich für deutlich weniger Geld fesselnde Programmpunkte präsentieren.

Demgegenüber können Sie mit hybriden Veranstaltungen Ausgaben reduzieren und dennoch mit Vor-Ort-Erlebnissen locken.

Zur Veranschaulichung: Ein Unternehmen versammelt nur Führungskräfte der obersten Ebene zu einem Treffen vor Ort, gibt aber zugleich anderen Beschäftigten die Gelegenheit zur interaktiven Onlineteilnahme, und zwar über eine Hybridevent-App.

Frage 4: Wie wichtig ist es, mit der Veranstaltung auch langfristig nutzbare Inhalte zu generieren?

Bei Online- und Hybridveranstaltungen verfügen Sie über die Option, alle Beiträge und Referate in Bild und Ton aufzuzeichnen. Das verschafft Ihnen eine Fülle an sogenanntem Evergreen-Content, also an Material, das Sie auch künftig immer wieder einsetzen können.

Mit der Hybridevent-Plattform von EventMobi ist es tatsächlich ein Leichtes, eine Bibliothek mit Evergreen-Content zu erstellen, auf die alle zugreifen können, die etwas verpasst haben oder Präsentationen wiederholt sehen möchten. Sie können die Aufnahmen auch für Ihr Marketing und als Werbung für Ihre nächste Veranstaltung nutzen

Reine Präsenzveranstaltungen können für großartige Erinnerungen sorgen. Doch im Anschluss daran verfügen Sie nicht über weiterhin verwertbaren, wertvollen Content. Wenn Sie nun überlegen, Ihre Liveveranstaltung aufzuzeichnen, braucht es nur wenig mehr, und schon können Sie Ihr Event live streamen und somit ein viel größeres Publikum für sich gewinnen.

Bei der Planung von Veranstaltungen haben Sie vieles zu beachten. Schon früh sollten Sie dabei klären, welche Art von Erlebnis Sie anbieten möchten. Wenn Sie die obigen Fragen abwägen, wird Ihnen dies die Entscheidung erleichtern, ob Präsenz-, Online- oder aber Hybridveranstaltungen 2022 bei Ihnen auf dem Programm stehen.

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