Als Veranstaltungsplaner und Marketingprofi sammeln Sie im Prozess der Planung, Bewerbung und Durchführung Ihrer Veranstaltung unterschiedliche sowie umfassende Arten personenbezogener Daten – dies betrifft zum Beispiel Informationen zu Teilnehmern, Referenten oder Partnern Ihrer Veranstaltung.

Hierzu gehören etwa Namen, Berufsbezeichnungen, E-Mail Adressen, aber auch für die Planung wichtige Informationen wie etwa Allergien und andere administrative Angaben. All diese Daten fallen zukünftig in den Geltungsbereich der DSGVO, die sehr genaue Anforderungen daran stellt, ob, wann und wie diese Daten erhoben und verwendet werden dürfen.

Die DSGVO unterscheidet prinzipiell zwischen zwei verschiedenen Rollen bezüglich des Sammeln, Verwenden und Verarbeiten persönlicher Daten: den Verantwortlichen sowie den Auftragsverarbeiter. Als Veranstalter sind Sie der Verantwortliche. Sie müssen definieren sowie kommunizieren, warum Sie von Teilnehmern, Referenten und anderen Besuchern Daten erheben und sind für diese verantwortlich. Jegliche Eventtechnologieanbieter, die Sie nutzen, sind daher im Kontext der DSGVO Auftragsverarbeiter.

Manche Veranstaltungsplaner hoffen, dass Sie davon nicht betroffen sind, da ihre Organisation nicht innerhalb der Europäischen Union tätig ist oder dass die Zusammenarbeit mit einem DSGVO-konformen Anbieter ihnen die Arbeit hier abnimmt.

Leider ist keiner dieser Ansätze korrekt – denn die Auswirkungen dieser EU-Richtlinie sind in der Tat global und die konforme Umsetzung geht weit über die Wahl der richtigen Eventtechnologie hinaus und betrifft auch typische Tätigkeiten und Prozesse Ihres beruflichen Alltags.

Dies bedeutet, dass Veranstaltungsplaner sich durchaus mit der Datenschutzgrundverordnung auseinandersetzen müssen. Hier finden Sie einige wichtige Aspekte, die Sie beachten müssen, um sich vor schwerwiegenden Bußgeldern wegen Nichteinhaltung zu schützen. Wenn Sie Strafzahlungen von 20 Millionen Euro (oder 4% Ihres globalen Umsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist) verhindern möchten, dann lesen Sie weiter.

Doch wo beginnt man am besten?

Vorab sollte jedoch eins klargestellt werden – all diese Informationen ersetzen keine professionelle Rechtsberatung. Außerdem empfehlen wir Ihnen einen Blick auf folgende Ressourcen:

• Offizieller Rechtstext
• Entwicklungsgeschichte der DSGVO

Womit wir uns jedoch gut auskennen, ist die Veranstaltungsbranche. Da Kunden uns oft ähnliche Fragen zu diesem Thema gestellt haben, haben wir unsere DSGVO-Tipps hier zusammengefasst.

Hat die DSGVO überhaupt Auswirkungen auf mich und meine Veranstaltungen?

Für die Mehrheit der Leser lautet die Antwort auf diese Frage “Ja”. Wenn Sie Informationen zu einer Person sammeln, während diese sich in der Europäischen Union befindet, oder es sich um Informationen einer Person handelt, die in der EU lebt, kann die DSGVO zur Anwendung kommen. Dies ist auch von Bedeutung, wenn Ihre Veranstaltung nicht in in einem Mitgliedstaat stattfindet.

Wenn Sie nun eine kleine, geschlossene Veranstaltung außerhalb der EU abhalten und keinerlei Dienstleistungen oder Tools anbieten, die Teilnehmer unter Umständen auch in der EU nutzen könnten, dann müssten Sie sich theoretisch keine Sorgen machen. Wenn Sie auch EU-Bürger an Ihren zukünftigen Veranstaltungen teilnehmen lassen oder Eventtechnologie anbieten möchten, die Teilnehmer außerhalb Ihres Veranstaltungsorts nutzen können, dann ist die Einhaltung der DSGVO für Sie von größter Bedeutung.

Was muss ich tun, um DSGVO-Konformität sicherzustellen?

Die DSGVO bringt zahlreiche Auswirkungen mit sich – aber um es auf den Punkt zu bringen:  Die Art und Weise, wie Eventplaner und -marketer mit den persönlichen Daten ihrer Teilnehmer umgehen, wird sich ändern. Die gute Nachricht ist: Wenn Sie sich bisher streng an das “alte” Bundesdatenschutzgesetz gehalten haben, sind Sie schon relativ gut aufgestellt. Hier sind die wichtigsten Bereiche, auf die sich Veranstaltungsprofis fokussieren:

Einen “Daten-Audit” durchführen

Zahlreiche Veranstaltungsplaner kennen die Herkunft ihrer Daten nur zu einem gewissen Grad. Einige der Namen auf Ihrer Liste stammen möglicherweise von Visitenkarten, die an Messeständen oder bei persönlichen Gesprächen ausgetauscht wurden, von Listen von Teilnehmern vergangener Veranstaltungen oder auch von E-Mail-Listen.

Marketing-Datenbanken werden über einen langen Zeitraum aufgebaut und die Informationen über eine Vielzahl von Kanälen bezogen. Nur wenige dieser Datenbanken würden den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Denn Sie müssen nachweisen können, dass sich die Personen in Ihrer Datenbank bewusst dafür entschieden haben, dass ihre Daten von Ihnen gespeichert und verwendet werden. Dies bedeutet, dass Sie die Informationen in Ihren Datenbanken validieren müssen, wenn Sie die Konformität sicherstellen möchten. Was nach einer entmutigenden und vielleicht nicht zu überwältigenden Aufgabe klingt, ist gleichzeitig eine Chance, Ihre Datenbank zu aktualisieren und die wirklich relevanten Kontakte zu verwalten.

Zustimmung einholen

Wenn Sie auch in Zukunft personenbezogene Daten für Ihre Veranstaltungen sammeln und verwenden möchten, müssen Sie wahrscheinlich die Art und Weise, wie Sie die Zustimmung einholen, anpassen.

Denn viele der bestehenden Ansätze sind nicht DSGVO-konform, da diese verlangt, dass die Zustimmung in verständlicher Form eingeholt werden und der Zweck der Datenverarbeitung hierbei klar ersichtlich sein muss.

Sie wollen mehr zum Thema erfahren?

Zur Webinar-Aufnahme

Wir empfehlen Ihnen, sich hier rechtliche Beratung einzuholen, um die volle DSGVO-Konformität sicherzustellen. Gleichzeitig sollten Sie mit der Erstellung von zwei verschiedenen Listen beginnen: Ermitteln und überprüfen Sie zunächst alle Arten und Quellen, über die Sie personenbezogene Daten sammeln: vor Ort bei Veranstaltungen, über Formulare auf Ihrer Website, bei Registrierung oder über andere Arten von Eventtechnologie. Zweitens sollten Sie sich nachprüfen, wie Sie die gesammelten Daten verwenden. Teilen Sie etwa Teilnehmerinformationen mit Sponsoren und Ausstellern? In Zukunft müssen Sie genau angeben, wie personenbezogenen Daten von Teilnehmer verwendet werden sowie die Möglichkeit bieten, hier zuzustimmen oder abzulehnen. Überlegen Sie außerdem, ob Sie wirklich alle Daten brauchen, die Sie bisher sammeln. Müssen Ihre Teilnehmer wirklich ein Geschlecht, Geburtsdatum oder ähnliche Daten hinterlegen, oder sammeln Sie diese nur aus Gewohnheit.

Aktualisieren Ihrer Datenschutzbestimmungen und Datenschutzhinweise

Der nächste Schritt ist die Aktualisierung Ihrer Datenschutzbestimmung sowie Datenschutzhinweise. Diese beiden Begriffe werden häufig synonym verwendet, doch um die DSGVO-Konformität sicherzustellen, ist es hilfreich, zwischen ihnen zu unterscheiden. Die Datenschutzbestimmung einer Veranstaltung ist ein Dokument, das Ihrem Team mitteilt, wie sie mit den gesammelten personenbezogenen Daten umgehen soll. Im Gegensatz dazu ist ein Datenschutzhinweis das Dokument, das Sie mit den Teilnehmern teilen, die sie darüber informiert, welche persönlichen Daten Sie als Veranstalter sammeln und warum. Wenn Sie sehen möchten, wie diese Datenschutzhinweise in der Praxis aussehen, ist das Büro des britischen Datenschutzbeauftragten eine gute Quelle und bietet gute und schlechte Beispiele. Genaue Informationen zum deutschen Kontext finden Sie außerdem Datenschutzerklärung.

Bewusstsein innerhalb Ihres Teams schaffen

Eventuell sind Sie Teil einer Marketing-Abteilung, der Besitzer einer Eventagentur oder vielleicht arbeiten Sie in einem Verband, der seine Mitglieder über das Jahr hinweg zu verschiedenen Veranstaltungen einlädt. Egal welche Option am besten auf Sie zutrifft – Sie arbeiten sehr wahrscheinlich mit anderen Menschen zusammen. Daher gilt es, sicherzustellen, dass sich alle der Auswirkungen und der Bedeutung der DSGVO bewusst sind und Kenntnis darüber herrscht, wie personenbezogene Daten in der Zukunft zu sammeln sind.

Welche Fragen sollte ich Event-Tech-Anbietern stellen?

Heutzutage verwenden Veranstaltungsplaner eine Vielzahl von Technologien, um Teilnehmerdaten zu sammeln, speichern und verwalten. Registrierungsplattformen und Event-Apps sind hierfür weitverbreitete Tools. Dies bedeutet, dass Eventtechnologieanbieter eine wichtige Rolle bei der DSGVO-konformen Umsetzung von Veranstaltungen spielen.
Die Frage, die Sie Ihren Event-Tech-Anbietern stellen sollten, lautet jedoch nicht “Sind Sie DSGVO-konform?”, sondern “Wie unterstützen Sie mich dabei, meine DSGVO-konformität zu gewährleisten?”

Sie sollten zum Beispiel folgende Optionen sicherstellen:

• Möglichkeit, Ihren Datenschutzhinweis zu veröffentlichen
• Zustimmung zur Sammlung personenbezogener Daten einholen
• Dokumentation der Einwilligung zur Sammlung personenbezogener Daten
• Möglichkeit für Teilnehmer, diese Zustimmung im Laufe der Zeit anzupassen
• Rasche Bearbeitungszeit bei Anfragen zum Zugang personenbezogener Daten
• Auf Wunsch Daten berichtigen oder löschen
• Gewährleistung, dass die Daten Ihrer Teilnehmer sicher aufbewahrt und verarbeitet werden

Wie EventMobi mit Kunden zusammenarbeitet, um DSGVO-Konformität zu gewährleisten

Bei EventMobi haben wir immer großen Wert auf umfassende Prozesse gelegt, die sicherstellen, dass wir persönliche Daten sicher speichern und verarbeiten. In Vorbereitung auf die DSGVO haben wir diese überprüft und in einigen Fällen aktualisiert sowie interne Schulungen durchgeführt.

Daher können wir unseren Kunden versichern, dass wir schnell und effektiv auf Anfragen hinsichtlich personenbezogener Daten reagieren können – egal ob es um den Zugang oder deren Löschung geht.

Im Zuge unserer Vorbereitung auf die DSGVO haben wir außerdem einige Bereiche identifiziert, bei denen wir unsere Kunden besser unterstützen können, DSGVO-konforme Veranstaltungen durchzuführen und sind derzeit im Prozess, diese Änderungen in unser Produkt zu integrieren.

Diese Updates erlauben es EventMobi-Kunden, ihre Datenschutzerklärung unkompliziert zu veröffentlichen und die Einwilligung für die Verwendung der persönlichen Daten der Teilnehmer einzuholen – und nachzuweisen, wann die Einwilligung erteilt wurde. Daher sind wir bestens vorbereitet, Sie im Zuge des Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 vollstens zu unterstützen.

Kommunizieren und Koordinieren

Vergessen Sie nicht, sich die Zeit zu nehmen, mit Ihren Kollegen über die Koordination Ihrer Bemühungen zu sprechen. Hier sind natürlich insbesondere Ihre internen IT-  und Datensicherheitsexperten von Bedeutung, da diese in der Regel diese Prozesse dokumentieren. Wenn Sie Teil eines größeren Marketing-Teams sind, stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Marketing betreibt und die DSGVO-Anforderungen erfüllt. Der Countdown läuft!

Über 10.000 Veranstaltungsplaner vertrauen bereits EventMobi als eine der sichersten und verlässlichsten Event-Tech-Plattformen. Erfahren Sie mehr über unsere Sicherheitsfunktionen und -richtlinien auf unserer Sicherheitsseite.

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Hier finden Sie nochmal die Top 7 Fragen & Antworten zum Thema Event-WLAN zum Nachlesen:

Welche Infrastruktur muss für die Umsetzung von Event-WLAN vorhanden sein? Funktioniert Event-WLAN auch, wenn vor Ort keine oder Internet-Verbindung besteht?

Eigentlich wird nur Strom benötigt. Weitere Anforderungen an die Infrastruktur gibt es nicht. Alles andere kann temporär bereitgestellt werden. Selbst die Internetverbindung ist hierbei keine Voraussetzung. Sollte eine vorhanden sein, kann diese jedoch entweder ganz oder als Ergänzung genutzt werden.

Kann Event–WLAN auch bei Messen eingesetzt werden?

Ja, das ist möglich. Allerdings bedarf es hier einer Prüfung der Modalitäten des jeweiligen Messegeländes. Manche Messen erlauben ein eigenes WLAN nur nach Anmeldung und andere erlauben es teilweise gar nicht. Gerade bei kleineren Messen gibt es aber manchmal auch gar keine Einschränkungen.

Wie sollte man am besten vorgehen, um die benötigte Bandbreite realistisch zu berechnen?

Die benötigte Bandbreite lässt sich leider nicht über eine allgemein gültige Formel oder rein über die Nutzerzahlen kalkulieren. Dieses hängt stark vom Veranstaltungskonzept, der Zielgruppe und etwaigen Limitierungen im Netz ab.

Ein Kongress für Augenärzte unterscheidet sich zum Beispiel stark von einem Bloggerevent – selbst wenn es sich um die gleiche Teilnehmerzahl handelt. Grundlegend kann man entweder sehr konservativ planen (z.B. 1 Mbit/s je Nutzer) oder man kann den Bedarf anhand von Erfahrungswerten einschätzen – falls alle Faktoren bekannt sind. Zusätzlich können nicht benötigte Dienste unterbunden werden, um die Bandbreite zu schonen oder man teilt unterschiedlichen Benutzergruppen verschiedene Kapazitäten zu.

Was ist unter verschiedenen Benutzergruppen bei Event-WLAN eigentlich zu verstehen?

Benutzergruppen sind Einteilungen des WLANs in bestimmte Leistungen, die in Anspruch genommen werden können. So kann es eine Benutzergruppe „Presse“ geben. Dieser Gruppe wird ein besonders hoher Upload, z.B. für Live-Streams zur Verfügung gestellt. Eine andere Gruppe ist z.B. „Backoffice“. Hier muss immer eine Mindestbandbreite vorgehalten werden, damit gearbeitet werden kann. Und für die Gruppe „Gäste“ wird eine Login-Seite vorgegeben, die Infos zur Veranstaltung oder den Link zur Event-App enthalten kann. Diese Benutzergruppen sind insofern praktisch, als die Nutzer in verschiedenen WLAN-Netzen jeweils ein Passwort haben, wenn sie zu dieser Gruppe gehören. Für die Nutzergruppe „Gäste“ kann das WLAN aber auch gänzlich offen sein. Die Unterteilung in Gruppen hilft dabei, die kostbare Bandbreite sinnvoll aufzuteilen oder Zugriffsrechte zu kontrollieren.

Manche mobile Endgeräte ermögliche keine Verbindung zu fremden oder ungesicherten WLANs. Kann ich als Veranstalter mit bestimmten technischen Vorgaben dies vermeiden?

Ja, hier kann beispielsweise ein zweites, verschlüsseltes WLAN angeboten werden, welches eigentlich alle Geräte akzeptieren sollten. Ein zweites WLAN kann über die gleiche Hardware laufen, so dass dadurch nur geringe Mehrkosten entstehen.

Oft werden zwei Provider genutzt, um ein zweites  WLAN-Netz anbieten zu können, falls das erste ausfällt. Gibt es eine Alternative zu dieser kostspieligen Lösung?

Man muss hier zwischen dem Internet und dem WLAN-Signal unterschieden. Ist die Internetverbindung absolut notwendig für die Veranstaltung, ist es sinnvoll, mit zwei unabhängigen Internetsignalen zu arbeiten. Bei dieser Lösung muss das WLAN selbst nicht unbedingt doppelt eingerichtet werden und ist daher recht kostengünstig realisierbar, da lediglich das Modul „Internetsignal“ verdoppelt werden muss. Das kann prinzipiell auch ein einzelner Dienstleister anbieten.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden, wenn ich unbekannten Nutzern ein WLAN-Netz zur Verfügung stelle?

Die rechtlichen Risiken sind durch die Anpassung des Telemediengesetzes im Juni 2017 hinsichtlich Abmahnungen im Zusammenhang mit dem Urheberrecht geringer geworden. Nichtsdestotrotz muss man bei Straftaten mit Ermittlungen durch die Strafverfolgungsbehörden rechnen. In Einzelfällen kann es dabei sogar zur Beschlagnahmung von Geräten. Meist muss man als Betreiber des Netzes zwar letztendlich nicht haften, bis zu einer entsprechenden Gerichtsentscheidung ist es aber unter Umständen ein langer Weg. Es ist daher unbedingt ratsam, offenes WLAN über einen sogenannten „VPN-Tunnel“ anzubieten, wodurch man als Inhaber des Anschlusses nach außen nicht mehr sichtbar ist. Das ist vollkommen legal und es gibt dafür etliche Anbieter hierfür.

Bei weiteren Fragen zum Thema können Sie uns gerne kontaktieren – die ganze Aufnahme des Webinars erhalten finden Sie Aufnahme herunterladen.

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In unserer Praxisserie sprechen wir speziell über bekannte Probleme der Eventbranche und bieten hilfreiche Tipps und Tricks von Experten, um diese zu bewältigen.

Die Planungsphase jeder Veranstaltung kann sich ohne Frage als aufreibend gestalten. Als Verantwortlicher gilt es, von der Registrierung über das Catering hin zum Goodie Bag für Teilnehmer zahlreiche Dinge gleichzeitig zu meistern und zu beachten. Dazu gehört auch ganz klar das richtige Management des Teams, das vor Ort anwesend ist. Dazu zählen viele verschiedene Akteure, wie etwa interne Mitarbeiter, aber auch externe Personen, wie temporäre Kräfte, Referenten, Cateringpersonal und Techniker müssen hier hinzugerechnet werden. Das Event-Team repräsentiert am Veranstaltungsort das Unternehmen bzw. die Organisation gegenüber den Teilnehmern und Ausstellern. Das Team setzt außerdem das um, was in der Vorbereitungsphase akribisch und bedacht geplant wurde. Somit trägt das Veranstaltungspersonal maßgeblich zum Teilnehmererlebnis und letztlich dem Erfolg des Events bei. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass das Event-Team sich dieser Verantwortung bewusst ist und über alle Ressourcen verfügt, um vor Ort glänzen zu können.

Die Ausgangssituation erkennen

Um das Personal richtig briefen zu können, gilt es zu verstehen, wie sich das Team vor Ort zusammensetzt, denn dies kann nach Größe und Art der Veranstaltung stark variieren. Manchmal besteht das Event-Team rein aus internen Mitarbeitern, wenn auch mit unterschiedlichem inhaltlichen Fokus. Gerade bei größeren Events ist es jedoch notwendig, mit temporären Kräften zu arbeiten. Oft kann auch eine Kombination dieser Optionen vorkommen. Als Veranstaltungsplaner lautet dann die erste Aufgabe, zu erkennen, welche Informationen und Ressourcen das jeweilige Team genau benötigt und als zweiten Schritt diese in kürzester Zeit effektiv zu vermitteln. Doch wie kann man dies erfolgreich durchführen?

Denn eins haben alle möglichen Konstellationen gemeinsam: Sie sind nicht aktiv in die Veranstaltungsplanung eingebunden.

Lisa Jeller, Koordinatorin des #praxisfrühstück berichtet von Ihrer Erfahrung bei der MICE-Roadshow:

Wie ermittelt man am besten, wie viel Personal während der Veranstaltung überhaupt benötigt wird?

Prinzipiell empfiehlt es sich, auf Nummer sicher zu gehen und lieber zu viel als zu wenig Personal einzuplanen. Es muss Klarheit darüber herrschen, welche Rollen bzw. Positionen es vor Ort zu besetzen gibt. Dies unterscheidet sich stark von Veranstaltung zu Veranstaltung.

Fragen, die hier helfen können: Wie viel Personal benötige ich etwa bei der Registrierung, Informationsständen oder während Mahlzeiten? Wird Personal bei einzelnen Programmpunkten oder Vorträgen benötigt?

Zusätzlich muss möglicher zusätzlicher Personalbedarf eingerechnet werden. Dazu zählen natürlich etwa Pausen zwischen Programmpunkten und Mahlzeiten, aber auch Pausen für das Personal selbst müssen bei der Personalplanung beachtet werden.

Anbieter wie die ucm.agency bieten zu Einem eine Plattform, um schnell qualifiziertes Personal für verschiedenste Eventaufgabenbereiche zu finden. Zusätzlich findet man hier unter anderem Unterstützung bei der Planung des Personalbedarfs.

Wichtig ist es, die Aufgabengebiete jeder Rolle oder Position klar zu definieren, egal wie umfangreich diese ist. Gerade bei Veranstaltungen, wo temporäre Kräfte mitarbeiten kann so sichergestellt werden, dass diese schnell über ihren Verantwortungsbereich informiert sind. Diese Definitionen können dann auch für weitere Veranstaltungen herangezogen werden und reduzieren Arbeitsaufwand nachhaltig.

Wie kann sichergestellt werden, dass das Event-Team das Unternehmen bzw. die Organisation richtig repräsentiert?

Hier geht es primär darum, sämtliche Beteiligten aktiv in das Event einzubinden, anstatt nur eine Liste mit Aufgaben zu vergeben ohne Kontext zu liefern. Egal ob Mitarbeiter oder temporäre Aushilfe, auch hier ist Kommunikation das Schlüsselwort. Alle Beteiligten sollten auf alle Fälle vorab ausführliche Informationen und Fakten zum Event selbst, den Teilnehmern und gegebenenfalls dem Veranstalter erhalten, um das Event wirklich zu verstehen.

Außerdem ist es als Veranstalter hilfreich, einen Blick hinter die Kulissen zu gewähren. Außenstehende sollen sehen, welcher Arbeitsaufwand hinter der Veranstaltung steckt oder wie bestimmte Prozesse zustande kommen. Als Teammitglied versteht man so, wie jeder einzelne Beitrag sich auf den Gesamterfolg der Veranstaltung auswirkt und welche Verantwortung hier jeder eigentlich trägt.

Praxis-Tipp: Bei Veranstaltungen mit hohem Personalbedarf empfiehlt es sich, hierfür eine Nebenveranstaltung für alle Beteiligten in einem lockeren Rahmen, wie zum Beispiel einem Team-Grill-Event, zu organisieren um zu zeigen, dass das Team wertgeschätzt wird.

Wie und welche Informationen sollten dem Event-Personal zur Verfügung gestellt werden?

Wenn die notwendigen Rollen definiert sind und das benötigte Personal kalkuliert wurde, gilt es das Event-Team auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen und zu informieren, was konkret auf sie zukommt. So wird sichergestellt, dass das Team vor Ort professionell auftritt.

Prinzipiell empfiehlt sich, lieber zu viel als zu wenig zu kommunizieren. Wichtig ist, dass diese Informationen nicht stückchenweise sondern gesammelt beim Veranstaltungsteam ankommen, damit diese sämtliche Informationen schnell an einem zentralen Ort abrufen können. Das Format, indem diese kommuniziert werden, sollte immer ident sein. Wenn erste Informationen als PDF rausgehen, sollten später keine Powerpoint-Präsentationen oder reine Text-E-Mails folgen.

Inhaltlich müssen vor allem 3 Themengebiete abgedeckt werden, um eine erfolgreiche und nahtlose Veranstaltung zu gewährleisten:

• Die Veranstaltung: Geben Sie einen Überblick zur Veranstaltung selbst: Was ist der Anlass bzw. der Hintergrund? Was möchte Ihre Organisation erzielen? Wer sind die Teilnehmer und warum besuchen sie die Veranstaltung? An dieser Stelle kann auch der verbundene Arbeitsaufwand vermittelt werden, um die Rolle des Events nochmals zu unterstreichen. Ziel ist es, dass alle Beteiligten sich als tragender Teil der Veranstaltung sehen.
• Administratives: Hier geht es darum, Eckdaten zum Veranstaltungsablauf zu kommunizieren. Wer muss wann wo sein? Was muss die Person mitnehmen? Allgemeine Verhaltensregeln (Wie spreche ich Teilnehmer an?) und Dresscode werden an dieser Stelle thematisiert. Außerdem ist kontinuierliche Transparenz von höchster Bedeutung, daher sollten Informationen bezüglich Zeitplänen, Bezahlung bzw. Überstunden hier klar kommuniziert werden. Nicht zuletzt sollte jedes Teammitglied wissen, wo  Verpflegung und Toiletten zu finden sind und wie das WLAN-Passwort lautet.  

Praxis-Tipp: Nutzen Sie Technologie! Fordern Sie Informationen wie Kleidergrößen nicht über einzelne E-Mails ein, sondern nutzen Sie hierfür zentrale Formulare. Verwenden Sie Bilder, um sicherzustellen, dass der Dresscode klar kommuniziert und verstanden wurde.

• Organigramm, Aufgabenverteilung: Die definierten Aufgabenbereiche sollten für alle zugänglich sein, damit Klarheit darüber besteht, wer vor Ort wofür zuständig ist. Ein Video, das permanente Mitarbeiter vorstellt kann vor allem temporären Kräften helfen, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen.

Praxis-Tipp: Erstellen Sie individuelle Namensschilder für Ihr Team, die auf der Rückseite wichtige Ansprechpersonen, deren Rolle und Kontaktdaten aufschlüsseln. Vor allem die Telefonnummern von Hausmeistern, Sicherheits- und Rettungskräften sind im Notfall so schnell zur Hand.

Außerdem sollten 2 weitere Briefings durchgeführt werden:

• Last-Minute Informationen: Kurz vor Beginn der Veranstaltungen sollten nochmal die wichtigsten Informationen (Zeiten, Packlisten, Adressen) als Erinnerung rausgehen. Hier sollten auf keinen Fall neuen Inhalte kommuniziert werden. Gibt es jedoch kurzfristige Änderungen oder Probleme, sollten diese offen angesprochen werden, sofern sie das Personal betreffen.
• Vor Ort: Planen Sie genug Zeit am Veranstaltungsort ein, um das gesamte Team nochmal persönlich zu begrüßen und ein gemeinsames Briefing zu geben, um das Personal zu motivieren. Hier sollte Raum für Fragen gegeben und letzte Dinge besprochen werden. Das Briefing eignet sich auch, um das Personal mit etwaiger Technik vertraut zu machen.

Praxis-Tipp: Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten von überall Zugang zu allen Ressourcen haben, haben wir eine Event-App für unser Veranstaltungsteam genutzt. Hier sind immer alle wichtigen Informationen, Dokumente wie etwa Zeitpläne, Organigramme oder Anreiseinformationen stets mobil abrufbar und kurzfristige Änderungen können außerdem über Push-Benachrichtigungen einfach kommuniziert werden.

Auch Tools wie InitLive können Veranstaltungsplaner dabei unterstützen, Zeitpläne für Eventpersonal zu erstellen, diese gegebenenfalls kurzfristig anzupassen, sowie mit dem Event-Team zu kommunizieren.

Doch ohne das richtige Zeitmanagement nutzen Ihrem Event-Team die besten Ressourcen nichts. Umfangreiche Briefings wenige Stunden vor Veranstaltungsbeginn durchzuführen, ist ineffektiv und resultiert meistens in Verwirrung und Chaos. Das wirkt schnell unprofessionell auf Teilnehmer. Geben Sie Ihrem Team genug Zeit, alle Ressourcen und Informationen in Ruhe durchzugehen und gegebenenfalls Fragen zu stellen. Je nach Größe und Veranstaltungsformat empfiehlt es sich, zumindest ein bis zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn sämtliche Ressourcen bereitzustellen.

Fakt ist, dass jede Veranstaltung Verbesserungspotenzial für die Zukunft liefert. Deswegen sollte nach dem Event Zeit für eine ausführliche Nachbesprechung mit dem gesamten Team eingeplant werden, um das Feedback aller Beteiligten einzuholen. Da aktive und motivierte Mitglieder des Event-Teams am Erfolg der Veranstaltung interessiert sind, sollten hier auch Zahlen und Fakten zum Ablauf der Veranstaltung präsentiert werden. So sieht das Event-Team auch den konkreten Output ihres Beitrags.

Abschließend kann also klar gesagt werden: Der Schlüssel zu einem professionellen Event-Team ist Kommunikation. Wenn der Wert des Events richtig vermittelt, die Rollen aller Mitglieder klar definiert und die richtigen Ressourcen zeitgerecht geliefert werden, damit diese ihre Rollen auch erfüllen können, steht einer erfolgreichen Veranstaltung nichts mehr im Wege.

Beim Praxisfrühstück erhalten Sie immer Informationen zu aktuellen Entwicklungen & Trends in der MICE-Branche. Die neuesten Termine finden Sie Praxisfrühstück.

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