Je nachdem, an welchem Punkt Ihres Veranstaltungszyklus Sie sich befinden, sollten Sie unterschiedliche Messwerte beachten. In der nachfolgenden Tabelle sind die verschiedenen Eventphasen und die jeweiligen Metriken aufgeführt.

So messen Sie die verschiedenen Eventphasen

In der Planungsphase vor der Veranstaltung können Sie mehrere quantitative Daten erfassen, z. B. Ticketverkaufs- oder Registrierungszahlen. Die Metriken zur Interaktion Ihrer Teilnehmer*innen spielen hingegen in jeder Phase des Veranstaltungszyklus eine wichtige Rolle. Schauen wir also mal genauer hin:

Interaktionen auswerten

Die Interaktion mit Ihrem Publikum beginnt, sobald Sie zum ersten Mal mit Ihren Gästen kommunizieren. Sie erreicht Ihren höchsten Punkt vor Ort bei der Veranstaltung und sollte nach dem Event fortgesetzt werden. Je mehr Gelegenheiten Sie für die Teilnehmer*innen-Interaktion schaffen, desto höher sind Ihre Chancen auf Erfolg. Denken Sie daran: Teilnehmende wünschen sich ein persönliches Event-Erlebnis. Was eine Person anspricht, lässt die andere vielleicht kalt. Welchen Mehrwert Besucher*innen in Ihrer Veranstaltung sehen, hängt direkt damit zusammen, wie stark sie interagieren – miteinander, mit Ihren Inhalten und mit Ihrer Marke.

Mehr Interaktion kommt allen zugute, und die Auswertung dieser Interaktionen sollte die quantitativen und qualitativen Daten beinhalten, die während des gesamten Veranstaltungszyklus erfasst wurden. Engagierte Teilnehmer*innen sind glückliche Teilnehmer*innen. Sie bewerten Veranstaltungen in Zufriedenheitsumfragen in der Regel höher und nehmen mit großer Wahrscheinlichkeit jedes Jahr erneut teil. Engagierte Besucher*innen zeigen außerdem mehr Bereitschaft zur Teilhabe. Das kommt nicht nur dem Veranstalter, sondern auch anderen Teilnehmenden, Aussteller*innen und Sponsoren zugute. Im Folgenden werden drei Aspekte genannt, unter denen Sie die Interaktionen auswerten können.

Was wäre, wenn Sie das ganze Jahr über mit Ihrem Publikum interagieren könnten? Und gehen wir noch einen Schritt weiter: Wie wäre es, wenn Sie die Ergebnisse dieser Interaktion auswerten und Ihren Vorgesetzten oder auch Sponsoren zur Verfügung stellen könnten? All das erfahren Sie in unserem kostenfreien Leitfaden für ganzjährige Interaktion.

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Persönliche Gespräche

Teilnehmer*innen legen in der Regel großen Wert aufs Netzwerken – oft ist dies ein ausschlaggebender Faktor für die Teilnahme an Veranstaltungen. Über die Chat-Funktion Ihrer Event-App können Sie schon vor der Veranstaltung Gelegenheiten zum Netzwerken schaffen. Achten Sie auf die Anzahl der Gespräche; findet Networking innerhalb der App vor, während und nach der Veranstaltung statt? Gehen Sie noch einen Schritt weiter und beobachten Sie die Anzahl der Interaktionen bei Networking-Empfängen, Meet & Greets, Kaffeepausen und offenen Networking-Bereichen. Können Sie angeregtes Geplauder hören? Wenn nicht, müssen Sie dafür sorgen, dass es entsteht. Wenn Ihre Teilnehmer*innen sich in der App vernetzen, aber nicht persönlich vor Ort, versuchen Sie z. B. mittels Gamification die Kluft zu überbrücken, damit die Besucher sich auch persönlich unterhalten.

Brand Activation und Teilen auf Social Media

Brand Activation ist überall. Darunter versteht man eine Kampagne, bei der Kund*innen direkt mit einer Marke interagieren können, damit ihre Loyalität zu dieser Marke gesteigert wird. Wenn Sie die Interaktionen auf Ihrer Veranstaltung messen, achten Sie darauf, ob Besucher*innen Ihre Marke bzw. die Ihrer Aussteller oder Sponsoren über Social Media teilen. Die Nutzung von sozialen Medien zu untersuchen, ist wichtig, denn es zählen auch Interaktionen in Form von „Likes“, geteilten Beiträgen und Downloads. An ihnen kann man leicht erkennen, wohin es die Teilnehmer*innen zieht. Wenn Sie wissen, wessen Marke(n) Ihre Gäste teilen, bekommen Sie einen Eindruck, welche Aussteller und Sponsoren Erfolg haben, aber auch, wen Sie in Zukunft für ein Sponsoring gewinnen sollten. Und wenn Ihre Marke wenig Interaktionen erzeugt, müssen Sie Ihren Social-Media-Plan anpassen und Inhalte erstellen, die es wert sind, geteilt zu werden.

PROFI-TIPP FÜR EVENTPLANER*INNEN

Interaktionen messen

Vergeben Sie Punkte für jede Handlung oder Interaktion, die Teilnehmer*innen vor, während und nach der Veranstaltung vornehmen kann. Sie können eine Rangfolge Ihrer Teilnehmer*innen erstellen, Ihre „Champions“ identifizieren und die nur mittelmäßig engagierten Teilnehmer*innen zu mehr Interaktion anregen.

Diese Übung hilft Ihnen auch dabei, festzustellen, welche möglichen Interaktionen Ihrer Teilnehmer*innen Ihnen am wichtigsten sind. Anschließend können Sie sich auf diese Bereiche konzentrieren. Wenn Sie zum Beispiel lieber „Retweets“ anstatt „Likes“ auf Twitter erhalten möchten, können Sie diese unterschiedlich messen und aktiv daran arbeiten, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Teilhabe

Es versteht sich von selbst, dass engagierte Teilnehmer*innen sich stärker in Ihre Veranstaltung vertiefen und bei mehr Aktivitäten mitmachen. Das sind Ihre wertvollsten Teilnehmer*innen: diejenigen, die am gesamten Programm teilnehmen (nicht nur an den erforderlichen Sessions), die Demo-Bereiche ausprobieren, aktiv bei allen Anlässen netzwerken, das Gamification-Angebot nutzen, um Ihr Event-Erlebnis zu erweitern, zu Markenbotschafter*innen werden, mehr Ausstellerstände besuchen und am Ende des Tages wahrscheinlich mehr Geschäfte abgeschlossen haben als andere Teilnehmer*innen. Kombinieren Sie Ihre Social-Media-Daten mit Ihren anderen Datensätzen wie Registrierung, Gamification, In-App-Chat, Lead Retrieval und mehr, um herauszufinden, wer die aktivsten Teilnehmer sind.

Möchten Sie die Voraussetzungen schaffen, auf Ihrem nächsten Event messbare Ergebnisse zu erzielen? Dann schauen Sie diese 8 kurzen Videos an und lernen Sie, welche Werkzeuge Sie hierfür benötigen.

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Wenn Sie ein ansprechendes Programm für Ihre virtuelle Konferenz erstellen möchten, ist das Format mindestens genau so wichtig wie der Inhalt. Aber wie findet man die richtige Mischung aus verschiedenen Formaten, um das virtuelle Publikum bei der Stange zu halten? In diesem Post zeigen wir einige der Best Practices für Online-Events.

Zuallererst ist es wichtig, ein paar Begriffe zu klären. Das Wort „Live“ kann bedeuten, dass ein Event vor Ort stattfindet, oder es kann heißen, dass eine Online-Veranstaltung bzw. ein bestimmter Programmpunkt in Echtzeit übertragen wird. Bei virtuellen Events unterscheidet man zwischen:

• Livestream-Format: Ein Programmpunkt wird in Echtzeit übertragen
• Simulive-Format: Ein vorab aufgezeichneter Inhalt wird einmalig übertragen, oft mit Teilnehmer-Interaktion in Echtzeit wie z. B. Live-Chat

Sie sollten strategisch darüber nachdenken, welche Elemente Ihres Online-Events live übertragen werden sollen. Das kann sich von einem Sessionformat zum anderen unterscheiden.

Außerdem ist es wichtig, den Face-to-Face-Aspekt zu bedenken. Normalerweise gehen wir davon aus, dass es sich hierbei um persönliche Begegnungen im realen Raum handelt. Aber dank Videokonferenzen kann man jetzt auch virtuell von Angesicht zu Angesicht miteinander interagieren. Virtuelle Meetings mit mehreren Teilnehmern können sehr spannend und interaktiv gestaltet werden – die Struktur ist hierbei besonders wichtig.

Zu guter Letzt müssen Eventplaner auch darüber nachdenken, welche Sessionformate sich für die Bereitstellung „on-demand“, also auf Abruf, eignen. In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie das beste Sessionformat für jede Stufe der Teilnehmer-Erlebnisses wählen.

Virtuelles Konferenzprogramm: Livestream oder Simulive?

Bei virtuellen Events finden die meisten Programmpunkte entweder als Livestream oder als Simulive-Format statt. Aber wann sollten Sie welche Option wählen?

Ein Livestream hat den Vorteil, dass er Improvisation ermöglicht und das Gefühl erzeugen kann, wirklich mittendrin im Geschehen zu sein. Andererseits ist bei vorab aufgezeichneten Inhalten eine optimale Produktionsqualität möglich, während das Risiko von technischen Problemen minimiert wird. Wenn sogar Premium-Events wie die Grammys unter schlechten Internetverbindungen leiden, gibt es keine Garantie, dass Ihre Veranstaltung davon verschont bleibt.

Selbst wenn Sie sich für ein Simulive-Format entscheiden, empfiehlt sich jedoch, ein Live-Intro und -Outro durch einen Moderatoren oder Referenten einzubauen.

Idealerweise sollte Ihre virtuelle Eventplattform flexibel genug sein, um Livestream- und Simulive-Formate gleichermaßen zu ermöglichen. EventMobis Produktionsservice für virtuelle Events kümmert sich um alle Ihre Bedürfnisse in Sachen Livestream und Videoproduktion. Die virtuelle Eventplattform von EventMobi verfügt außerdem über eine einfache Benutzeroberfläche, die das Einbetten von YouTube-, Vimeo- und Facebook-Live-Links ermöglicht. Sogar benutzerdefinierte URLs sind möglich, damit Sie die RTMP-Einstellungen von Zoom nutzen können.

Als Hilfestellung bei der Auswahl des besten Formats haben wir die Vor- und Nachteile von Livestreams und Voraufzeichnungen für die häufigsten Sessiontypen zusammengestellt:

1. Keynote-Vortrag

Von dem eröffnenden Keynote-Vortrag hängt viel ab, denn natürlich möchte man einen guten ersten Eindruck bei den Teilnehmern hinterlassen. Für einen Livestream spricht, dass der Referent Echtzeit-Umfragen und anderes Teilnehmer-Feedback einbauen kann. Andererseits ermöglicht es ein Simulive-Format dem Referenten, während des Vortrags im Live-Chat auf Teilnehmerfragen zu antworten. Ein vorab aufgezeichneter Vortrag kann außerdem einen nahtlosen Übergang zwischen Folien und anderen AV-Elementen garantieren.

2. Paneldiskussionen

Eine live übertragene Paneldiskussion bietet den Reiz eines spontanen, ungefilterten Austauschs. Jedoch erhalten Sie durch die Vorabaufzeichnung mehr Kontrolle über das Gespräch dank der Möglichkeit des Editings. Bei einer Live-Session gilt: Je mehr Referenten, desto mehr Risiken für technische Probleme. Treffen sich Ihre Panelgäste in einem professionellen Studio oder schalten sie sich von Hause dazu? In letzterem Fall kann eine einzige fehlerhafte Internetverbindung für störende Unterbrechungen des Gesprächsverlaufs sorgen.

3. Preisverleihungen und Abschlussfeiern

Preisverleihungen und Abschlussfeiern drehen sich stark um Verkündungen in Echtzeit, daher ist ein Livestream üblicherweise die beste Wahl. Dennoch können auch diese Veranstaltungstypen von kurzen, vorab aufzeichneten Segmenten profitieren, etwa Eröffnungsreden.

4. Produktdemos

Demos sind ein grundlegender Bestandteil von Produkteinführungen und gesponserten Programmpunkten auf Messen. Eine Demo live zu übertragen, kann das Vertrauen der Kunden erhöhen, da sich die Funktionalität des Produkts in Echtzeit überprüfen lässt. Manchmal kann sogar eine Störung zu effektiver Publicity beitragen, wie Tesla 2019 mit seinen „unzerbrechlichen“ Autofenstern bewies. Dennoch bietet eine voraufgezeichnete Demo mehr Flexibilität, um die Funktionalität des Produkt in verschiedenen Kontexten zu zeigen – und kann eine hochwertige Produktionsqualität garantieren.

5. Weiterbildung

Ob es sich um eine Rede eines bekannten Vordenkers handelt oder um eine Präsentation von Forschungsergebnissen – Bildungsinhalte können von einem knackigen Editing profitieren. Die Informationen sollten so prägnant und unterhaltsam wie möglich übermittelt werden, damit sie wirklich hängenbleiben. Folglich ist eine Voraufzeichnung meistens die beste Wahl.

Virtuelle Meetings: Interaktive Breakout-Sessions umsetzen

Während der Livestream- und Simulive-Elemente Ihrer Veranstaltung fließen AV-Inhalte in eine Richtung – zu Ihrem Publikum. Geht es jedoch um interaktive Bestandteile wie Fragerunden an den Referenten, kann ein beidseitiges Videoformat die Teilhabe extrem verstärken. Videokonferenz-Tools haben eine rasante Entwicklung durchgemacht und bieten mehr Möglichkeiten denn je, um Ihre virtuellen Teilnehmer miteinander zu vernetzen.

Die virtuelle Eventplattform von EventMobi bietet zwei Optionen, um Ihren Teilnehmern ein virtuelles Face-to-Face-Erlebnis zu ermöglichen:

• Die neue Funktion für interaktive Meetingräume, die direkt in der Plattform angeboten werden
• Die Integration mit Zoom

Die eingebauten interaktiven Meetingräume von EventMobi können jeweils von 50 Teilnehmern zur Zeit genutzt werden. Davon können sich 12 gleichzeitig per Video zuschalten, während der Rest per Mikrofon teilnehmen kann. Ein einzelnes virtuelles Event kann bis zu 100 dieser Meetingräume gleichzeitig hosten. Für ein Networking-Erlebnis in intimerer Atmosphäre empfehlen wir mehrere Sessions für kleinere Gruppen.

Wenn Sie größere Gruppen beteiligen möchten, ist EventMobis Integration mit Zoom ideal: Diese unterstützt bis zu 1000 Video-Teilnehmer gleichzeitig. Diese Integration umfasst ein hohes Grad an Sicherheit, sodass Sie sich keine Sorgen um Zoom-Bombing machen müssen. Dank geschlossener Räume können nur Teilnehmer dem Gespräch beitreten, die bereits in die Eventplattform eingeloggt sind.

1. Eröffnung und Schlusswort

Der Eröffnungsempfang und das Schlusswort einer Veranstaltung können zwar per Livestream übertragen werden, doch ein großformatiges Zoom-Meeting kann das Gemeinschaftsgefühl verstärken. Selbst wenn nur eine Person vorträgt, fühlen sich die Teilnehmer durch den visuellen Aspekt verbundener. Zoom-Meetings ermöglichen dem Moderator außerdem, zusätzliche Zoom-Funktionen zu nutzen – z. B. die Teilnehmer eines großen Meetings in Kleingruppen aufgeteilt in Breakout-Räume zu schicken – und anschließend wieder zurück zum Hauptmeeting.

2. Q&A-Sessions

Für Q&A-Sessions empfehlen wir in der Regel, die Besucher in Kleingruppen aufzuteilen und EventMobis interaktive Meetingräume zu verwenden. Das kleinere Format stellt sicher, dass alle Teilnehmer an die Reihe kommen, um ihre Frage zu stellen. Dennoch kann auch ein Zoom-Meeting funktionieren, etwa für eine Q&A-Session mit einem prominenten Redner, der wahrscheinlich eine große Anzahl Teilnehmer anziehen wird.

3. Posterpräsentationen

Die kleineren eingebauten Meetingräume von EventMobi eignen sich auch perfekt für Posterpräsentationen. Jeder Vortrag kann schnell auf den nächsten folgen und Teilnehmer können per Mikrofon ihre Fragen an den Referenten stellen.

4. Soziale Networking-Sessions

Ob eine themenbasierte Diskussion unter Gleichgesinnten oder eine lockere Happy Hour, jede virtuelle Networking-Session kann durch ein Videokonferenz-Tool aufgewertet werden. Denn Körpersprache und Mimik sind natürlich wichtige Bestandteile von sozialer Interaktion. Auch hier funktionieren kleinere virtuelle „Networking-Lounges“ am besten, damit alle Teilnehmer zu Wort kommen.

5. Gesponserte Breakout-Sessions

Ein interaktiver Breakout-Raum mit einer kleinen Anzahl Teilnehmer bietet die perfekte Gelegenheit für Sponsoren, sich in einem intimeren Rahmen mit potenziellen Leads zu unterhalten. Dieses Format gibt ihnen auch die Möglichkeit, während einer Produktdemonstration Teilnehmerfragen in Echtzeit zu beantworten.

6. Workshops und Schulungen

Auch Workshops und Schulungen können von Videochats profitieren. Dieses Format ermöglicht Teilnehmern, ihre Körpersprache miteinzubeziehen. Face-to-Face-Kontakt ist auch für Nutzerkonferenzen wertvoll, bei denen Kunden nach Lösungsansätzen oder Expertentipps fragen.

7. Helpdesk

Auch wenn es sich hierbei nicht direkt um einen Programmpunkt handelt, kann auch ein Helpdesk bei Ihrem Event ein interaktives Format nutzen. Wenn Kundenservice-Mitarbeiter über einen eigenen Raum verfügen, können Teilnehmer dort persönlichere Unterstützung erhalten.

Eine virtuelle Event-Community aufbauen mit Video-on-Demand

Zu guter Letzt sollten Sie sich auch Gedanken darüber machen, welche Sessiontypen sich zum Dauerbrenner eignen. Eine Content-Bibliothek, wo Videos auf Abruf bereitstehen, ist der ideale Ausgangspunkt, um eine Event-Community aufzubauen. Dadurch können Sie sogar zusätzliche Einnahmen generieren, indem Sie den Zugang kostenpflichtig machen.

Mit der EventMobi-Plattform können Sie außerdem die Videoaufrufe jedes Nutzers nachverfolgen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Weiterbildungszertifikate auszustellen, wenn jemand ein Schulungsvideo vollständig angesehen hat.

Im Allgemeinen funktioniert Content am besten, der entweder lehrreich oder unterhaltsam ist. Dazu gehören:

• Schulungseinheiten
• Vorträge mit Bildungscharakter
• Reden von bekannten Vordenkern
• Produktdemos

Wenn Sie Ihre On-Demand-Inhalte aus einem aufgezeichneten Livestream generieren, sollten Sie jegliche Pausen oder wiederholte Aussagen herausschneiden. Wenn eine Aufnahme die Aufmerksamkeit der Zuschauer nicht fesselt, kann es passieren, dass sie Abschnitte überspringen oder sogar ganz abschalten.

So wird Ihre virtuelle Konferenz zum Erfolg

Mit einer flexiblen Eventplattform haben Sie die Freiheit, das passende Format für jede Art von virtueller Session zu wählen. Dabei ist ein intuitives Benutzererlebnis von Vorteil – sowohl für Sie als Veranstalter als auch für Ihre Teilnehmer.

Deshalb bietet EventMobi sowohl ein eigenes virtuelles Event-Produktionsteam als auch einen einfachen Einrichtungsprozess für eingebettete Livestream- und Videoinhalte. Auch unsere neue Meetingraum-Funktion macht es deutlich leichter, den virtuellen Austausch zwischen mehreren Personen zu ermöglichen. Mit EventMobi erschaffen Sie ein ganz persönliches virtuelles Eventerlebnis in Echtzeit.

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Mit EventMobis Funktion für 1:1-Video-Meetings ist es für Teilnehmer jetzt so einfach wie nie, sich bei Ihrer virtuellen Veranstaltung zu vernetzen und wertvolle Gespräche miteinander oder mit Sponsoren und Ausstellern zu führen.

Beim Planen einer virtuellen Veranstaltung ist eine der wichtigsten Fragen, wie man am besten effektives Online-Networking ermöglichen kann. Für viele Planer stellt das eine Herausforderung dar, da sie sich nicht auf die Intimität eines physischen Veranstaltungsortes verlassen können. Bei Veranstaltungen vor Ort begegnen die Teilnehmer bekannten Gesichtern und neuen Kontakten auf der Ausstellungsfläche, in den Kaffeepausen oder im Vortragssaal. Durch virtuelle Veranstaltungen hat sich diese Dynamik verändert. Die Teilnehmer wissen nicht unbedingt, welche Hilfsmittel ihnen zur Verfügung stehen, um mit anderen in Kontakt zu treten – oder wie sie diese am effektivsten einsetzen können. Das bedeutet, dass Planer die Teilnehmer proaktiv informieren und dazu ermutigen müssen, auch ungewohnte Networking-Funktionen auszuprobieren.

Schlüsselfunktionen für Networking bei virtuellen Veranstaltungen

Virtuelle Eventplattformen bieten eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen, um Networking unter den Teilnehmern zu ermöglichen. Einige davon sind eher gemeinschaftsbasiert, wie z.B. Gruppendiskussionen oder Livestream-Chat. Hier können die Teilnehmer textbasierte Gespräche mit mehreren Personen gleichzeitig führen. Diese Foren können nicht nur zur Diskussion größerer Branchenthemen genutzt werden, sie ermöglichen es den Teilnehmern auch, Gleichgesinnte oder Personen aus derselben Stadt oder mit gemeinsamen Interessen zu finden. Wenn Teilnehmer jedoch ein Einzelgespräch führen wollen, um wichtige Themen eingehender zu besprechen, ist eine andere Funktion erforderlich.

In solchen Situationen kommen der private Chat sowie 1:1-Video-Meetings ins Spiel. In der Vergangenheit konnten Teilnehmer bei Präsenzveranstaltungen, wo eine Event-App angeboten wurde, bereits von diesen Funktionen profitieren. Sie konnten andere Personen über die Teilnehmerliste finden, ihnen eine Chat-Nachricht mit der Bitte um ein Treffen senden und sie dann zu einem geplanten Termin einladen, der normalerweise vor Ort stattfand. Bei virtuellen Veranstaltungen ist der Prozess derselbe – außer dass persönliche Treffen durch 1:1-Video-Meetings ersetzt werden.

Vorteile von 1:1-Video-Meetings für Teilnehmer und Aussteller

Da die meisten Veranstaltungen heutzutage online stattfinden, stellen 1:1-Video-Meetings die beste Möglichkeit dar, um engere Kontakte zu knüpfen. Die meisten Teilnehmer sind inzwischen mit dem Konzept der Videokonferenz vertraut und fühlen sich wohl dabei, mit anderen via Webcam und Headset zu sprechen. Einen Blick in die Wohnung oder das Büro des Gegenübers zu erhalten, hilft den Teilnehmern außerdem, sich besser kennen zu lernen und bietet sich als Eisbrecher an – sei es ein Hund im Hintergrund oder ein ungewöhnliches Möbelstück.

Da virtuelle Events zeitlich und räumlich weniger begrenzt sind, bieten sie den Teilnehmern mehr Flexibilität, sich in ihrer freien Zeit miteinander zu vernetzen. Während Kongresszentren zwangsläufig irgendwann schließen, sind virtuelle Eventplattformen rund um die Uhr zugänglich. Das bedeutet, dass sich die Teilnehmer außerhalb der festgelegten Veranstaltungszeiten – oder sogar nach Ende des Events – miteinander vernetzen können. Das ist oft viel entspannter, als ein Treffen in einen vollen Konferenzplan zu quetschen!

Für Aussteller und Sponsoren hat es klare Vorteile, sich mit Teilnehmern bei virtuellen Events über 1:1-Video-Meetings zu vernetzen. Im Vergleich zu einer überfüllten, lauten Ausstellungshalle ist es von zu Hause oder vom Büro aus viel einfacher, sich auf die andere Person zu konzentrieren und sich später an die Unterhaltung zu erinnern. Unternehmensvertreter können ihren Bildschirm teilen, um Produkte zu präsentieren, ohne zuvor Hardware an einem Stand vor Ort aufbauen zu müssen. Sie haben auch die Möglichkeit, Links zu Ressourcen weiterzugeben, die von den Teilnehmern sofort angesehen und heruntergeladen werden können, anstatt dass sie einen Stapel Broschüren durch die Ausstellungshalle schleppen müssen.

Welche Veranstaltungstypen profitieren von 1:1-Video-Meetings?

Networking ist ein integraler Bestandteil fast jeder Art von Geschäftsveranstaltung. Auch wenn der Schwerpunkt auf einem anderen Aspekt wie der Weiterbildung liegt, ist die Begegnung mit anderen Personen aus der gleichen Branche oder mit dem gleichen Hintergrund ein wichtiger Anlass, sich für die Teilnahme an Geschäftsveranstaltungen zu entscheiden. Hier sind einige der gängigsten Veranstaltungstypen, die von 1:1-Video-Meetings profitieren:

Verbandsveranstaltungen

Teil einer Gemeinschaft zu sein, ist einer der wichtigsten Gründe für eine Verbandsmitgliedschaft. Online-Veranstaltungen sind ideal für Mitglieder, um sich miteinander zu vernetzen – unabhängig von den Kosten und dem Reiseaufwand von Präsenzveranstaltungen.

Jobmessen

Die globale Pandemie hat ihre Spuren auf dem Arbeitsmarkt hinterlassen, daher ist es wichtiger denn je, Gespräche zwischen Arbeitgebern und Arbeitssuchenden in einem sicheren und komfortablen Umfeld zu ermöglichen.

Interne Firmenveranstaltungen

Insbesondere für große internationale Unternehmen sind virtuelle Events ideal, um Mitarbeiter zu Teambuilding- und Trainingszwecken zusammenzubringen. 1:1-Video-Meetings können mit Gamification kombiniert werden, um die Vernetzung unter Mitarbeitern zu fördern.

Branchenkonferenzen

Veranstalter von großen Konferenzen können die Lead-Generierung für ihre Aussteller und Sponsoren steigern, indem sie 1:1-Video-Meetings zwischen Unternehmensvertretern und Teilnehmern anbieten.

EventMobis benutzerfreundliche Lösung für 1:1-Video-Meetings

Da virtuelle Events für viele Teilnehmer neu sind, haben wir alle unsere Funktionen so gestaltet, dass sie intuitiv und einfach zu bedienen sind. Als Best Practice sollten Planer im Vorfeld die wichtigsten Funktionen kommunizieren und Hinweise zur Nutzung geben. Auf diese Weise können sich die Teilnehmer im Voraus mit der Plattform vertraut machen und die Funktionen, mit denen sie ihre Veranstaltungsziele erreichen können, in vollem Umfang nutzen.

Um 1:1-Video-Meetings im virtuellen Eventportal von EventMobi zu nutzen, müssen die Benutzer lediglich die Teilnehmerliste aufrufen und die Person finden, mit der sie sich unterhalten möchten. Auf dem persönlichen Profil dieses Teilnehmers klicken die Benutzer dann auf die Schaltfläche „Termin vereinbaren“.

Der Nutzer wird dann aufgefordert, die Einzelheiten des Meetings einzugeben, einschließlich Zeit und Ort sowie einer persönlichen Nachricht. Um ein 1:1-Video-Meeting zu buchen, müssen sie das Kästchen „Video-Meeting“ aktivieren.

Sobald eine Termineinladung versandt wurde, erhält der Eingeladene eine Benachrichtigung per E-Mail und innerhalb des virtuellen Eventportals. Die Einladung kann dann vom Empfänger angenommen oder abgelehnt werden. Der Absender kann den aktuellen Status der Einladung im Nachrichtenbereich des Teilnehmer-Dashboards einsehen.

Angenommene Meetings können über den Bereich „Nachrichten“ oder „Agenda“ im Teilnehmer-Dashboard geöffnet werden. Um dem Video-Meeting beizutreten, müssen beide Teilnehmer nur auf die Schaltfläche „Dem Meeting beitreten“ klicken.

Wenn Sie dem Meeting beitreten, wird eine neue Registerkarte mit dem 1:1-Video-Chat im virtuellen Eventportal geöffnet. In diesem Meetingraum können sich die Benutzer von Angesicht zu Angesicht unterhalten, ihre Bildschirme freigeben und Text-Chats führen. Dieser Raum wird beiden Parteien 24 Stunden lang zur Verfügung gestellt, so dass sie sich selbst dann, wenn die Besprechung zu spät beginnt oder überzieht, keine Gedanken über einen neuen Termin machen müssen! 

Aussteller und Sponsoren haben die Möglichkeit, Unternehmensvertreter zu ihrem virtuellen Stand hinzuzufügen. Die Teilnehmer können dann einfach ein Meeting mit ihnen vereinbaren, indem sie das persönliche Profil des Vertreters aufrufen.

Möchten Sie 1:1-Video-Meetings in Aktion erleben und mehr über die virtuelle Eventplattform von EventMobi erfahren?

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Virtuelle Veranstaltungen erfolgreich umsetzen

Viele Planer hatten bisher noch nicht die Gelegenheit, virtuelle Veranstaltungen oder hybride Events durchzuführen – das ändert sich jetzt. Der Wechsel von einem persönlichen zu einem virtuellen Format bietet dabei neue Möglichkeiten, um Teilnehmer und Sponsoren einzubinden – und gleichzeitig die Reichweite Ihrer Veranstaltung zu vergrößern.

Dass es keinen physischen Veranstaltungsort mehr gibt, erfordert ein Umdenken bei Ihrem Eventdesign. Dadurch fällt es Ihnen womöglich sogar leichter, den perfekten Ablauf mit der richtigen Mischung aus Inhalt und Interaktivität zu schaffen.

Virtuelle Veranstaltungen: Gleiches Ziel, neue Taktik

Während Ihre Veranstaltungsziele gleich bleiben, benötigen Sie neue Werkzeuge und Taktiken, um diese zu erreichen. Bei einer klassischen Live-Veranstaltung findet Technologie oft nur am Rande des geschäftigen Treibens vor Ort statt. Bei einem virtuellen Format steht Ihre Eventtechnologie jedoch im Mittelpunkt. Der Ablauf Ihrer Veranstaltung und die Interaktion zwischen Teilnehmern, Referenten und Sponsoren wird dadurch bestimmt, welche Optionen die gewählte Plattform für virtuelle Veranstaltungen bietet.

Eine flexible, intuitive Plattform für virtuelle Veranstaltungen gibt Ihnen maximalen Spielraum bei der Gestaltung Ihres Eventerlebnisses. Sie sollten dieselbe Plattform auch dann nutzen können, wenn Sie auf ein hybrides Format oder eine klassische Live-Veranstaltung umschwenken, sollten sich Reise- und Gesundheitsbeschränkungen ändern.

Überlegen Sie, wie Sie Inhalt und Komplexität aufeinander abstimmen und mit dem richtigen Maß an Interaktion verbinden. Beispielsweise kann für kleine interne Besprechungen einfach ein zentraler Anlaufpunkt reichen, um eine einzelne Live-Übertragung und vorab aufgezeichnete Videoinhalte mit interaktiven Funktionen wie Gruppen-Chat zu präsentieren. Bei größeren Konferenzen hingegen sind womöglich mehrere Livestreams und „Simulive“-Vorträge (vorab aufgezeichnete Inhalte mit Live-Interaktion) sowie Räume für Video-Gruppendiskussionen nötig, um maximale Beteiligung zu erreichen.

Der Erfolg von virtuellen Veranstaltungen hängt von effektiver Monetarisierung, qualitativ hochwertiger Videoproduktion und den richtigen Interaktionstools ab. 

In den letzten Wochen hat das EventMobi-Team Hunderte von Kundengesprächen geführt. Darin haben wir gemeinsam mit Planern in aller Welt überlegt, wie man mitreißende virtuelle Veranstaltungen umsetzen kann. Damit Sie verstehen, wie Sie Ihr Meeting, Ihre Konferenz oder Ihre Messe an ein Online-Format anpassen können, beschreiben wir im folgenden Abschnitt die gängigsten Veranstaltungstypen, denen wir dabei helfen, auf virtuell umzusteigen. Außerdem führen wir die Tools und professionellen Services auf, mit denen Sie Ihre virtuelle Veranstaltung zu einem fesselnden Erlebnis machen.

Virtueller Eventtyp: Interne Besprechung

Was wichtig ist:

Legende:
••• besonders wichtig
•• wichtig
• weniger wichtig

Was Sie brauchen: 

Virtueller Eventtyp: Mittelgroße Konferenz

Was wichtig ist:

Was Sie brauchen: 

Virtueller Eventtyp: Große Konferenz oder Messe

Was wichtig ist:

Was Sie brauchen:

Dies sind nur einige der Veranstaltungstypen, denen die umfassende EventMobi-Plattform beim Umstieg auf ein virtuelles Format helfen kann. Von der Bewerbung der Veranstaltung über die Registrierung bis hin zur Live-Schaltung am Tag des Events – wir stehen Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.

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Damit Ihre Veranstaltung einen positiven ersten Eindruck bei Teilnehmern hinterlässt, ist ein flüssiger Einlassprozess unverzichtbar. Mit den neuen Event-Check-In- und Badge-Druck-Automaten von EventMobi können Ihre Besucher eigenständig einchecken und ihr Badge ganz einfach selbst ausdrucken. Als Veranstalter sparen Sie dadurch eine Menge Zeit, Aufwand und Personal – und bieten Ihren Teilnehmern von Beginn an ein großartiges Eventerlebnis.

Event-Check-In: Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Es ist weit verbreitet, die Namensschilder für Veranstaltungsgäste vorab auszudrucken – gerade bei kleinen und mittleren Veranstaltungen. Beim Einlass kann sich die Suche nach dem richtigen Badge jedoch hinziehen, vor allem, wenn man begrenztes Personal zur Verfügung hat. Und fehleranfällig ist der Vorgang noch dazu: Fehlende Badges oder falsch geschriebene Namen sind nicht gerade die Art von Begrüßung, die Teilnehmer sich wünschen.

Eine moderne Lösung für Event-Check-In & Badge-Druck

Die Lösung für bekannte Einlassprobleme lautet Self Check-In: An unseren praktischen Automaten mit Code-Scanner und Touchscreen können Teilnehmer selbst einchecken und ihr Badge in Echtzeit ausdrucken. Dafür müssen sie nur den QR- oder Barcode auf ihrem Ticket oder in der EventMobi-App scannen. Auch kurzfristige Änderungen, wie die Behebung von Schreibfehlern, können problemlos durch das Eventpersonal vorgenommen werden. Dasselbe gilt für die Registrierung von spontanen Besuchern, die sich nicht vorab angemeldet haben. Auch das Einchecken von Teilnehmern bei einzelnen Vorträgen oder Workshops ist mit unserer Lösung möglich.

All-Inclusive-Paket spart Zeit und Aufwand

Vielleicht haben Sie Bedenken, dass zusätzliche Technologie vor Ort für mehr Aufwand sorgt. Deshalb bietet EventMobi seine Event-Check-In- und Badge-Druck-Lösung als All-Inclusive-Paket an. Das heißt, wir kümmern uns um wirklich alles:

• Design der Badges nach Ihren Wünschen
• Integration der Check-In-Software mit Ihrem Registrierungstool für einen nahtlosen Datenfluss
• Lieferung, Einrichtung und Abholung der Automaten an Ihrem Veranstaltungsort
• Unterstützung beim Einlassprozess durch einen unserer Mitarbeiter vor Ort

Badge-Design: Ihre Marke im Fokus

Dank unserer vielfältigen Design-Optionen können Sie das Badge ganz nach Ihren Vorstellungen gestalten. So können Sie Ihre Organisation sowie Ihre Sponsoren perfekt in Szene setzen. Die flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten lassen sich Ihrem Eventbudget entsprechend anpassen: Unsere Pakete sind bereits für Veranstaltungen ab 100 Teilnehmern geeignet.

Komplett mit Ihrer Event-App & Registrierung integriert

Der Vorteil an der offenen EventMobi-Plattform: Auch, wenn Sie einen externen Registrierungsanbieter verwenden, können wir eine Integration mit unserer Event-Check-In-Lösung sowie der Event-App herstellen. Dadurch vermeiden Sie wiederholtes Exportieren und Importieren der Teilnehmerdaten zwischen verschiedenen Tools, was sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig ist.

Sie möchten eine persönliche Führung durch die EventMobi-Plattform erhalten? Dann buchen Sie jetzt eine Demo mit einem unserer Experten!

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Live-Umfragen und Q&A („Question and Answer“) sind zwei einfache und effektive Mittel, um Teilnehmer vor Ort aktiv einzubinden. Außerdem kann man auf diese Weise sofortiges Feedback bekommen. Mit diesen Tools, auch bekannt als „Audience Response Systems“, kann eine große Gruppe Menschen über ein Thema abstimmen, eine Umfrage beantworten oder selbst eine Frage stellen. 

Abstimmungen und Live-Umfragen im Laufe der Zeit

Abstimmung per Keypad

Die frühen 1990er Jahre waren die Geburtsstunde von Keypad-Abstimmungen. Diese Keypads hatten etwa die Größe eines älteren Handys und waren mit zehn nummerierten Knöpfen ausgestattet. Per Radiofrequenz empfing eine Basisstation die Stimmen und übertrug diese an den Laptop des Referenten. Dort wurden sie von einem PowerPoint-Plugin gesammelt und auf dem Hauptbildschirm angezeigt. Das abstimmende Publikum musste sich dabei in der Nähe der Basisstation befinden, damit das System funktionierte. Heute ist diese Technologie nicht mehr so aufwändig: Anstelle einer Basisstation zum Empfang der Daten benötigt man nur noch einen USB-Kopierschutzstecker (Dongle).

Keypads sind leicht zu bedienen, da sie keine Einarbeitung durch den Nutzer erfordern. Eine Präsentationsfolie mit einer einfachen Aufforderung, sich an einer Abstimmung oder Eventumfrage zu beteiligen, steigert die Teilnehmerrate. Andererseits bieten Keypads auch logistische Herausforderungen: Die Hardware muss eingerichtet werden und es wird ein Keypad pro Teilnehmer benötigt, was mit Kosten verbunden ist.

SMS-Abstimmungen und -Umfragen

Die oben genannte Technologie ist bei Meetings und Veranstaltungen immer noch weit verbreitet. Aber Technologie entwickelt sich ständig weiter: Bei SMS-Abstimmungen können Teilnehmer stattdessen ihre eigenen Geräte benutzen. Sie reichen ihre Antwort per SMS ein und eine Website zeigt die Ergebnisse an. SMS-Response-Systems nehmen Textantworten vom Publikum an und erhalten so mehrere Antworten auf jede Frage.

Interaktive SMS-Foren ermöglichen Teilnehmern sogar, von anderen gestellte Fragen zu beantworten. Der Vorteil von SMS-Abstimmungen ist, dass Veranstaltungsplaner keine zusätzlichen Geräte mieten müssen. Bei internationalem Publikum sollte man jedoch beachten, dass hier höhere Kosten pro SMS anfallen können.

Event-App mit Umfrage- und Abstimmungsfunktion

Der nächste Schritt der technischen Entwicklung: Event-Apps bieten oft eingebaute Module für Live-Umfragen und -Abstimmungen. Die meisten Event-Apps lassen den Veranstalter Fragen anlegen – darunter verschiedene Fragetypen wie Multiple Choice, freies Textfeld oder Bewertung auf einer Skala – und das entweder im Voraus oder direkt vor Ort. Die Fragen können während oder nach einem Vortrag öffentlich angezeigt werden. Die Teilnehmer wählen dann ihre Antwort aus und schicken diese ab.

Q&A-Funktion in der Event-App

Genau wie Live-Umfragen und -Abstimmungen lässt sich nun auch ein Q&A in die Event-App integrieren. Viele Teilnehmer möchten gerne ihre Meinung einbringen, aber haben oft das Gefühl, dass ihre Stimme nicht gehört wird. Oder sie sind zu schüchtern, um sich zu äußern. Barrieren wie Schüchternheit hindern Menschen daran, sich Gehör zu verschaffen – und der Vortrag sowie sein Publikum kann nicht von deren Perspektive und Neugier profitieren.

Wenn Sie ein Q&A zu einer der Hauptfunktionen Ihrer Event-App machen, können Teilnehmer diese Hindernisse umgehen und ihre eigenen Fragen anonym stellen. Oft bieten Event-Apps zudem die Möglichkeit, dass Teilnehmer die interessantesten Fragen von anderen hochwählen können. Wenn jeder die Option hat, seine Fragen zu stellen, steigert das nicht nur die Interaktivität der Veranstaltung (und die Nutzung der Technologie), sondern erzeugt auch relevantere Inhalte und erhöht dadurch den empfundenen Mehrwert Ihres Events.

Live-Umfragen, -Abstimmungen und Q&A-Funktionen in der App haben den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Geräte bereitstellen müssen. Sie müssen jedoch dafür sorgen, dass Teilnehmer die Event-App herunterladen, dass eine stabile WLAN-Verbindung herrscht, und dass Ihre Teilnehmer wissen, wo sie die Live-Umfragen und Abstimmungen in der App finden. Hierbei kann auch das Einblenden einer Short-URL auf einer Präsentationsfolie helfen. Um Interaktivität und Nutzungsraten zu steigern, informieren Sie Ihre Teilnehmer über die Funktionen der App und lassen Sie auch Ihre Referenten für die App werben.

Wie Sie Ihr Programm interaktiver gestalten

Die Q&A-Funktion in der App kann gemeinsam mit einem herumgehenden Mikrofon genutzt werden. Damit der Q&A-Teil nahtlos abläuft, kann der Moderator von Beginn an erste Fragen per App erhalten, ohne warten zu müssen, bis jemand die Hand hebt. Während die erste Frage beantwortet wird, kann ein Mitarbeiter feststellen, wer als nächstes das Mikrofon benutzen möchte und bei der folgenden Frage das Format entsprechend wechseln. Der Moderator kann dann diese Zeit wiederum nutzen, um eingereichte Fragen in der App durchzusehen und zu entscheiden, welche als nächstes vorgelesen wird.

Durch eine Kombination aus beiden Methoden gehen Sie sicher, dass Sie viele inhaltlich starke Fragen haben – und keine unangenehme Pausen entstehen, während Sie darauf warten, dass jemand sich eine Frage überlegt und dann das Mikrofon herübergereicht wird. Achten Sie immer darauf, dass Sie das Mikrofon selbst halten, anstatt es Teilnehmern zu geben. Dadurch bekommen Sie mehr Kontrolle über den Q&A-Teil des Vortrags.

Mit den richtigen Fragen zu umsetzbaren Erkenntnissen

Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählte Event-App auch die Möglichkeit bietet, Abstimmungs- und Umfrageantworten zu moderieren. Alle Fragen, die Sie Ihrem Publikum stellen, müssen relevant sein. Und der Referent muss darauf vorbereitet sein, die Ergebnisse zu besprechen, je nachdem, wie das Publikum antwortet.

Wenn Sie die Q&A-Funktion Ihrer Event-App nutzen, sollten Fragen automatisch verborgen werden – und erst erscheinen, nachdem sie auf Relevanz und Angemessenheit überprüft wurden. Indem Teilnehmer von anderen gestellte Fragen hochwählen können, erfährt der Referent die brennenden Fragen des gesamten Publikums. So kann er oder sie sich ganz auf die Themen und Anmerkungen konzentrieren, die den meisten Leuten wichtig sind. Sollte die Zeit nicht reichen, um alle der Top-Fragen zu beantworten, kann man auf diese auch im Nachhinein per E-Mail eingehen.

Alle von der Event-App gesammelten Daten können dem Publikum sofort angezeigt werden. Teilen Sie Ergebnisse augenblicklich mit Ihrem Publikum, um es noch stärker einzubinden und Ihren Referenten umgehend Feedback zu geben. Außerdem können alle Einreichungen verwendet werden, um Inhalte für Ihre nächste Veranstaltung zu formulieren oder als Inspiration für einen Blogartikel bei einer Branchenpublikation zu dienen.

Live-Umfragen und Abstimmungen vermitteln Ihnen wertvolle Einblicke in Ihr Publikum. Aber Sie müssen auch die richtigen Fragen stellen, damit Ihre Daten zu umsetzbaren Erkenntnissen führen.

Diese Dinge sollten Sie beachten, wenn Sie Ihre Fragen formulieren:

• Sprechen Sie die Sprache Ihrer Teilnehmer
• Fassen Sie sich kurz und fragen Sie nicht nach mehreren Aspekten gleichzeitig
• Bei Zahlen sollten sich die Antwortmöglichkeiten nicht überlappen: schreiben Sie also 10-20, 21-30, etc.
• Benutzen Sie ausgewogene Skalen
• Verzichten Sie auf Suggestivfragen
• Verwenden Sie keine Fachbegriffe
• Besinnen Sie sich auf Ihre Ziele

Die Top 3 der meistgestellten Fragetypen

1. Offene Fragen

• Stellen Sie offene Fragen, wo möglich
• Beispiele:
  • Welchen Einfluss hatte die Verwendung des Gruppenchats auf Ihr Eventerlebnis?
  • Was ist Ihre größte Herausforderung in Ihrem Arbeitsalltag?
  • Was gefiel Ihnen am besten an der verwendeten Technologie bei diesem Programmpunkt?

2. Multiple-Choice-Fragen

• Bitten Sie Ihre Teilnehmer, eine Antwort aus einer Liste von Möglichkeiten auszuwählen
• Beispiele:

• • Welche Funktion der Event-App fanden Sie am nützlichsten?

• • • Live-Abstimmungen
    • Eine Frage stellen
    • Feedback zu Programmpunkten
    • Veranstaltungsumfrage

3. Skala-Frage

• Bitten Sie Ihre Teilnehmer, ihre Antwort auf einer Skala einzuordnen
• Beispiele:
  • Auf einer Skala von 1–5, wie sehr hat der Gruppenchat Ihr Eventerlebnis beeinflusst?
  • Auf einer Skala von 1–5, wie gut ist die Veranstaltung auf Ihre größte Herausforderung eingegangen?
  • Auf einer Skala von 1–5, wie würden Sie den Einsatz von Technologie bei diesem Programmpunkt bewerten?

Das Formulieren von effektiven Fragen ist sehr wichtig, um umsetzbare Erkenntnisse über Ihre Veranstaltung zu erlangen. Eine zusätzliche Herausforderung ist es jedoch, Abstimmungen und Umfragen erfolgreich vor Ort durchzuführen. Dabei ist besonders wichtig, dass Teilnehmer wissen, wie man bei einer Abstimmung oder Umfrage mitmacht.

Bewährte Praktiken für Teilnehmerbefragungs-Tools

Live-Umfragen

• Kündigen Sie zu Beginn des Vortrags an, dass es eine Live-Umfrage geben wird
• Fügen Sie eine Folie ein, die den Zugriff auf die Live-Umfrage Schritt für Schritt erläutert
• Lassen Sie den Referenten die Umfrage ankündigen und die Frage vorlesen
• Zeigen Sie auf einer Folie die Frage sowie die Antwortmöglichkeiten für die Abstimmung
• Geben Sie Teilnehmern genug Zeit, um ihre Geräte herauszuholen, die Frage zu lesen und ihre Antwort abzuschicken
• Wechseln Sie zur Live-Ergebnisseite und lassen Sie den Referenten die Ergebnisse analysieren

Q&A (oder „Eine Frage stellen“)

• Entscheiden Sie sich vor der Veranstaltung, wie die Moderation abläuft
• Sorgen Sie für die nötige Technologie (iPad für den Referenten, den Moderator etc.)
• Erklären Sie dem Referenten, wie „Eine Frage stellen“ funktioniert und geben Sie ihm oder ihr ein Skript für das Podium
• Zeigen Sie am Anfang des Vortrags auf einer Folie, wie das Einreichen von Fragen abläuft und blenden Sie diese Folie während der Q&A-Session ein

Feedback zu Programmpunkten

• Lassen Sie den Referenten am Ende des Vortrags darauf hinweisen, dass Teilnehmer per App ihr Feedback einreichen können
• Geben Sie den Teilnehmern 5 Minuten Zeit am Ende jedes Vortrags, um ihr Feedback abzugeben
• Teilen Sie hierfür eine Folienvorlage mit allen Referenten, die am Ende jeder Präsentation eingefügt wird

Veranstaltungsumfrage

• Erwähnen Sie in der Abschluss-Session, dass es eine Veranstaltungsumfrage in der App gibt
• Verschicken Sie nach Veranstaltungsende einen Link zur Umfrage – per E-Mail und/oder Pushnachricht in der Event-App
• Bei wiederkehrenden Events: Lassen Sie Ihre Teilnehmer merken, dass Sie Feedback ernstnehmen und umsetzen!

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Es gibt wohl kaum ein Thema, das Veranstaltungsplanern mehr schlaflose Nächte bereitet als Datenschutz. Das gilt ganz besonders für den Bereich der Event-App-Sicherheit.

Das Bewusstsein für Datenschutz und damit verbundene Sicherheitsrisiken ist deutlich gestiegen – nicht erst seit Einführung der DSGVO. Das heißt, Eventorganisatoren müssen heute besonders darauf achten, wie Technologiedienstleister – etwa Event-App-Anbieter wie EventMobi – ihre Veranstaltungsdaten speichern und verwenden.

Dieser Blogartikel beleuchtet grundlegende Sicherheitsfunktionen für Event-Apps und den richtigen Umgang mit Datenschutz. Außerdem nennen wir die wichtigsten technischen Fragen, die Sie Ihren Event-App-Anbietern stellen sollten. So vergewissern Sie sich, dass Sie nur mit den sichersten Dienstleistern zusammenarbeiten – und können nachts gut schlafen.

Die wichtigsten Sicherheits- und Zugriffsfunktionen für Event-Apps

Ob Ihre Event-App vertrauliche Informationen beinhaltet oder nicht, ist zweitrangig. In jedem Fall müssen Sie dafür sorgen, dass sämtliche persönliche Daten Ihrer Veranstaltungsteilnehmer nur für berechtigte Parteien zugänglich sind.

Im Bereich Sicherheit und Zugriffsrechte sollten Event-App-Anbieter diese wichtigen Funktionen zur Verfügung stellen:

• Passwörter für alle Teilnehmerkonten erforderlich machen. Mit Passwörtern können Ihre Teilnehmer den Zugang zu ihren persönlichen Profilen und den darin gespeicherten Informationen schützen. Ohne Passwörter könnte theoretisch jeder auf Ihre Event-App zugreifen, der die E-Mail-Adressen Ihrer Teilnehmer errät – und damit auch auf die enthaltenen Daten, wie etwa Profile oder Privatnachrichten.
• Zugangscodes für private Veranstaltungen erstellen. Diese Funktion erlaubt Ihnen, vorab einen Zugangscode an registrierte Teilnehmer, Referenten etc. zu schicken. Dieser muss eingegeben werden, um die App öffnen zu können. Damit wird der öffentliche Zugang zu Informationen in der Event-App begrenzt – wie Veranstaltungsort, Programmpunkte oder Referentenliste. So verhindern Sie Zugriff durch unbefugte Personen, die z. B. über ein Verzeichnis (wie einen App-Store) auf Ihre Event-App stoßen oder den Event-App-Link erraten.
• Zugriff nur für registrierte E-Mail-Adressen (die höchste Sicherheitsstufe für Event-Apps). Mit dieser Funktion können Sie den Zugang zur Event-App auf registrierte Teilnehmer beschränken. Wer sich in der App anzumelden versucht, wird anhand seiner E-Mail-Adresse mit der Teilnehmerdatenbank abgeglichen. Erscheint die E-Mail-Adresse nicht in Ihrer Datenbank, ist es nicht möglich, einen Account zu erstellen. Mit dieser Methode erhalten Sie die größte Kontrolle über Veranstaltungsdetails und Teilnehmerlisten. Denn Sie schließen damit jeden aus, der sich nicht als Teilnehmer registriert hat.

Der richtige Umgang mit Event-App-Datenschutz

Jede Person oder Organisation, die Informationen über Veranstaltungsteilnehmer sammelt, gilt unter Datenschutzgesetzen wie der DSGVO als „Datenverantwortlicher“. Datenverantwortliche tragen große Verantwortung für die Informationen, die sie zusammentragen. Dazu gehört unter anderem, wie die Daten gesammelt, gespeichert und für verschiedene Zwecke verwendet werden.

Die folgenden Funktionen unterstützen Sie beim richtigen Umgang mit grundlegenden Datenschutzanforderungen:

• Die Möglichkeit, Ihre eigene Datenschutzerklärung zu veröffentlichen. Diese sollte bei der Registrierung oder auf dem Login-Screen der Event-App erscheinen. So erfahren Veranstaltungsteilnehmer, was mit ihren Daten geschieht, bevor sie sich entscheiden, die Registrierung abzuschließen und/oder ein Profil in der App anzulegen. Die Datenschutzerklärung sollte außerdem jederzeit für Auskunftszwecke über die Event-App abrufbar sein. Damit sorgen Sie für größtmögliche Transparenz.
• Die Möglichkeit, dass Ihre Teilnehmer die AGB akzeptieren. Diese Funktion verpflichtet Teilnehmer, allgemeinen Veranstaltungsregeln zuzustimmen, bevor sie in die Event-App eintauchen können. Die AGB sollten außerdem darlegen, wie Teilnehmer mit Daten umgehen sollten, auf die sie in der Event-App zugreifen können. Die AGB sollten auch jederzeit für Auskunftszwecke in der Event-App abrufbar sein.
• Die Möglichkeit, bestimmte Teilnehmerprofile zu „verbergen“ und/oder festzulegen, welche Daten auf Teilnehmerprofilen angezeigt werden. Es kann manchmal von Vorteil sein, Teilnehmerprofile auf Anfrage in der Event-App unsichtbar machen zu können. Profile zu verbergen bedeutet jedoch oft, dass die jeweiligen Teilnehmer einige Funktionen der Event-App nicht benutzen können. Dazu gehören etwa Privatnachrichten, Gamification und Posten in Gruppendiskussionen oder Activity Feeds. Denn hierbei ist es wichtig, dass die Person angezeigt wird, die schreibt oder postet. Solche grundlegenden Funktionen der Event-App nicht verwenden zu können, kann die Nutzungsraten und das Teilnehmererlebnis beeinträchtigen – darüber sollten sich Veranstalter im Klaren sein. Ihre Datenschutzerklärung sollte genau darlegen, welche persönlichen Daten in der Event-App angezeigt werden. So schließen Sie aus, dass es hier zu Problemen kommt, nachdem Teilnehmer sich registriert haben. Es ist wichtig, festlegen zu können, welche Felder der Teilnehmerprofile in der Event-App für andere angezeigt werden. Schließlich sollten vertrauliche Informationen auf keinen Fall für alle Nutzer der App zu sehen sein.

Welche Datenschutz-Informationen Sie außerdem bei Ihren Event-Technologie-Dienstleistern anfragen können:

• • Eine Zusatzerklärung zur Auftragsdatenverarbeitung. Diese muss deutlich machen, welchen Datenschutzverpflichtungen Sie und Ihr Anbieter jeweils unterliegen. (Achtung: Dies ist nur notwendig, wenn die Informationen nicht bereits ausführlich in Ihrem aktuellen Vertrag dargelegt sind.)
  • Eine Liste von Unterauftragsverarbeitern. Diese Unternehmen darf der Veranstaltungstechnologie-Anbieter damit beauftragen, Informationen zu sammeln und zu speichern.
  • Wie mit Anträgen auf Auskunft über personenbezogene Daten oder auf Datenlöschung oder Anonymisierung umgegangen wird. Der Anbieter sollte Ihnen sagen können, wie lange Daten gespeichert werden, wo sie gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat. Dies ist wichtig, falls Sie einer Auskunftsanfrage von Ihren Veranstaltungsteilnehmern nachkommen müssen.
  • Vorlagen für Allgemeine Geschäftsbedingungen und/oder Datenschutzerklärungen. Diese sollten die übliche Nutzung der Plattform beschreiben und von Ihnen an die spezifischen Ansprüche Ihrer Veranstaltung angepasst werden. Hier müssen Sie auch aufführen, wo Sie die Daten der Veranstaltungsteilnehmer speichern und wie diese verwendet werden. Wenn Sie z. B. gesammelte E-Mail-Adressen mit Sponsoren teilen, müssen Sie dies offenlegen. Der Technologieanbieter ist für die Weiterverwendung der Daten durch den Eventplaner üblicherweise nicht verantwortlich.

Es ist außerdem wichtig, dass Sie wissen, wer in Ihrer Organisation oder Ihrem Team auf Daten zugreifen kann. Stellen Sie sicher, dass diese Personen im richtigen Umgang mit den Daten der Veranstaltungsbesucher geschult werden.

Mehr Infos zum Thema DSGVO-Konformität und Veranstaltungsplanung erhalten Sie in unserer kostenlosen Webinar-Aufzeichnung: DSGVO & Events: Der neue EU-Datenschutz und was Sie wissen müssen.

Weitere Überlegungen zur Event-App-Sicherheit

Vielleicht brauchen Sie Hilfe von einem Experten in IT oder Informationssicherheit, um in alle technischen Sicherheitsanforderungen Ihrer Eventtechnologie einzutauchen. Trotzdem gibt es ein paar besonders wichtige Themenbereiche, mit denen Veranstaltungsplaner sich vertraut machen sollten. So gehen Sie sicher, dass Sie bei der Auswahl von Eventtechnologie-Anbietern die richtige Entscheidung treffen:

• Welche Methoden zur Datenverschlüsselung verwendet der Anbieter (während der Übertragung und am Speicherort)? (Beispiel: Wird HTTPS-Verschlüsselung benutzt?)
• Wo werden die Daten gehostet, die der Dienstleister sammelt? (Und ist der Hosting-Anbieter sicher und seriös?)
• Entsprechen die Sicherheitsrichtlinien des Anbieters den industrieüblichen Standards?
• Wie sehen die Abläufe aus, mit denen Sicherheitslücken an Kunden kommuniziert werden?
• Sind alle Sicherheitsfunktionen im Grundpreis enthalten? Oder fallen zusätzliche Kosten für erhöhte Sicherheit an?

Erfahren Sie mehr darüber, wie EventMobi sich zu Event-App-Sicherheit und Datenschutz verpflichtet. Wir bieten sicheren Zugriff auf Event-Apps und Funktionen zur DSGVO-Konformität, damit Ihnen ganz einfach eine fantastische und sichere Veranstaltung gelingt.

Interne & externe Überlegungen zur Event-App-Sicherheit

Es ist nicht nur wichtig, dass Ihr Event-App-Anbieter auf Sicherheit achtet. Schließlich können auch Risiken entstehen, wenn andere Dienstleister und/oder Ihre Mitarbeiter die Daten von Eventteilnehmern abrufen oder nutzen. Denken Sie darüber nach, wie Sie diese Risiken entschärfen können. Einige Beispiele:

• Wie hoch ist die Sicherheit des WLAN, das Ihr Veranstaltungsort zur Verfügung stellt?
• Wer in Ihrer Organisation kann auf Ihre Veranstaltungsdaten zugreifen? Geben Sie jedem Admin-Rechte für das Verwaltungssystem Ihres Technologie-Anbieters? Haben Sie die entsprechenden Mitarbeiter darin geschult, wie sie mit Teilnehmerdaten umgehen und diese speichern sollten?
• Haben Sie Richtlinien für die Nutzung von Firmen-Mobilgeräten, damit der Zugang zu Ihrer Event-App begrenzt ist? Haben Sie sich für den Fall abgesichert, dass unbefugte Dritte auf das Mobilgerät eines Mitarbeiters zugreifen?
• Falls Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, um eine externe Datenquelle (ERP, HR, CRM) in Ihre Event-App zu integrieren: Haben Sie darauf geachtet, dass nur die erforderlichen Informationen synchronisiert werden (und nicht mehr private Daten als notwendig)?
• Wenn Sie Teilnehmerinformationen mit Ihren Referenten oder Sponsoren teilen: Haben Sie während des Registrierungsvorgangs das Einverständnis Ihrer Teilnehmer eingeholt?

Möchten Sie mehr zum Thema Event-App-Sicherheit und Datenschutz erfahren? Dann lesen Sie unseren Leitfaden: DSGVO & Events: Was bedeutet die neue Richtlinie für Marketingprofis und Veranstaltungsplaner?

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