Event-Sponsoring ist viel mehr als nur das Platzieren eines Logos auf einer Bühne. Es eröffnet spannende Möglichkeiten für Veranstalter und Sponsoren, echte Win-win-Situationen zu schaffen. Dabei ist Sponsoring nicht nur eine Finanzierungsquelle – es kann auch das Event aufwerten, seine Reichweite vergrößern und die gesamte Erfahrung für die Teilnehmenden verbessern.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Event-Sponsoring strategisch einsetzen, welche Modelle es gibt, und wie Sie Sponsoren mit modernen Tools und kreativen Ansätzen begeistern können.

Auf einen Blick

• Event-Sponsoring bedeutet, dass eine Veranstaltung von einem Sponsor mit finanziellen Mitteln oder anderen Leistungen unterstützt wird. 
• Im Gegenzug erhält der Sponsor bestimmte Vorteile – in erster Linie Sichtbarkeit und Kontakt zu den Teilnehmenden.
• Mit sogenannten Sponsoringpaketen „pitcht“ der Veranstalter dem Sponsor die Vorteile und Rahmenbedingungen des Sponsorings. Dazu gehört auch ein Anschreiben.
• Es gibt viele verschiedene Strategien, geeignete Sponsoren zu finden und zu überzeugen.

Definition: Was ist Event-Sponsoring?

Event-Sponsoring ist eine Partnerschaft zwischen einem Unternehmen und dem Veranstalter eines Events. Dabei unterstützt der Sponsor das Event mit Geld, Produkten oder Dienstleistungen. Im Gegenzug erhält das Unternehmen die Möglichkeit, seine Marke, Produkte oder Botschaften einem spezifischen Publikum zu präsentieren, oder auch Kontaktadressen und Teilnehmer*innen-Daten zu erhalten.

Die Vorteile von Event-Sponsoring

Event-Sponsoring bringt viele Vorteile – sowohl für die Veranstalter als auch für die Sponsoren.

Für Veranstalter: Der offensichtlichste Vorteil ist die finanzielle Unterstützung. Sponsoring kann aber noch mehr leisten: Durch hochwertige Ausrüstung, zusätzliche Programmpunkte oder besondere Goodies lässt sich die Qualität eines Events steigern, wenn Sponsoren eingebunden werden. Stellen Sie sich vor, Sie veranstalten eine Fachkonferenz: Dank eines Sponsors können Sie u. a. Ihre Event-App mit Networking-Funktionen erweitern, was die Teilnehmer*innen begeistert und die Attraktivität Ihrer Veranstaltung erhöht.

Für Sponsoren: Sponsoring bietet Zugang zu einer genau definierten Zielgruppe. Sie können potenzielle Kund*innen in einer fokussierten Umgebung ansprechen, die perfekt zu ihrer Marke passt. Ein weiteres Beispiel: Ein Start-up aus der Tech-Branche sponsert eine Entwicklerkonferenz und hat die Chance, durch Workshops oder Demo-Sessions sein neues Produkt direkt vor Ort vorzustellen.

Diese Win-win-Situation macht Event-Sponsoring zu einem zentralen Bestandteil moderner Eventplanung.

Beispiele für Event-Sponsoring

Um zu zeigen, wie vielseitig Event-Sponsoring sein kann, werfen wir einen Blick auf konkrete Beispiele aus der Praxis:

1. Technologiekonferenz: Ein Softwareanbieter übernimmt das Sponsoring für die WLAN-Infrastruktur auf der Veranstaltung. Das Firmenlogo erscheint auf der Login-Seite des WLANs, und die Teilnehmer*innen assoziieren das Unternehmen automatisch mit dem reibungslosen Zugang zu einer wichtigen Serviceleistung. Gleichzeitig bietet der Sponsor in der Event-App exklusive Whitepapers zum Download an – eine smarte Kombination aus Branding und Lead-Generierung.
2. Verbandsveranstaltung: Ein Finanzdienstleister sponsert die jährliche Tagung eines Berufsverbands. Das Unternehmen präsentiert sich mit einem Stand in der Ausstellungshalle und bietet eine spezielle Session an, in der über aktuelle Branchentrends informiert wird. Zusätzlich wird das Logo des Sponsors auf den Programmbroschüren und in der Event-App prominent platziert, und Teilnehmer*innen erhalten die Möglichkeit, individuelle Beratungsgespräche zu buchen.
3. Virtuelles Event: Ein Anbieter von Videokonferenzlösungen sponsert die Breakout-Sessions eines Online-Events. Während der Sessions wird das Sponsorenlogo eingeblendet, und die Teilnehmenden erhalten nach dem Event ein exklusives Angebot für die Nutzung der Software.
4. Hybrid-Event: Ein Catering-Unternehmen sponsert die Verpflegung auf einer hybriden Messe. Vor Ort sind ihre Speisen an verschiedenen Food-Ständen verfügbar, während Online-Teilnehmer*innen in der Event-App exklusive Rabattcodes für Lieferdienste erhalten.

Sie sehen: Event-Sponsoring ist vielseitig und kann individuell angepasst werden, um für alle Seiten Mehrwert zu schaffen.

Was kann man Sponsoren anbieten?

Ein erfolgreiches Sponsoring-Angebot zeichnet sich dadurch aus, dass es den Sponsoren klare Mehrwerte liefert – und das an möglichst vielen Kontaktpunkten während des gesamten Event-Lebenszyklus: vor, während und nach der Veranstaltung. Hier ein Überblick über die vielseitigen Möglichkeiten:

1. Sichtbarkeit auf dem Event: Ein Klassiker, der immer zieht. Platzieren Sie Logos auf Event-Badges, in der Event-App, auf digitalen Displays oder sogar auf Fußboden-Beschilderungen. Für virtuelle Events sind Banner auf der Plattform, während Livestreams oder in Breakout-Räumen beliebt. Ein Beispiel: Ein Sponsor wird exklusiv in einem „Willkommen“-Banner eingebunden, das die Teilnehmenden beim Login auf der Event-Plattform begrüßt.
2. Interaktion: Ermöglichen Sie Sponsoren den direkten Kontakt zu den Teilnehmer*innen – sei es über virtuelle Stände, Breakout-Sessions oder vor Ort an Ausstellungsständen. Auch innovative Ansätze wie Push-Nachrichten über die Event-App oder personalisierte E-Mails mit relevanten Angeboten sind effektive Wege.
   Übrigens: In unserem ultimativen Leitfaden für Event-App-Sponsoring erfahren Sie, wie Sie Ihre Event-App für Sponsoren attraktiv machen.
3. Ressourcenbereitstellung: Sponsoren können zusätzlich ihre Expertise in Form von Whitepapers, Demo-Videos oder anderen Ressourcen bereitstellen. Diese Inhalte können in einer ganzjährigen Content-Bibliothek verfügbar gemacht werden, die Teilnehmer*innen jederzeit nutzen können. Ein Beispiel: Ein Sponsor bietet ein interaktives Webinar an, das auch nach dem Event noch abrufbar ist.
4. Lead-Generierung: Ein entscheidender Vorteil für Sponsoren: Mit modernen Event-Technologien können Kontakte, z. B. aus bestimmten Sessions oder Standbesuchen, generiert und an die Sponsoren übergeben werden.
5. Social Media und E-Mails: Erwähnungen in Social-Media-Posts oder Newslettern sind ein weiteres starkes Argument für Sponsoren, da sie die Reichweite über das Event hinaus vergrößern.
6. Hybrid-Optionen: Sponsoren profitieren von einer Kombination aus physischer Präsenz und virtuellen Angeboten. Zum Beispiel können Produkte vor Ort präsentiert und gleichzeitig über Livestreams einem weltweiten Publikum gezeigt werden.

Egal, welche Art von Event Sie veranstalten, Sie können potenziellen Sponsoren mit Sicherheit viele Vorteile bieten. Diese müssen natürlich sorgfältig ausgewählt und möglichen Sponsoren präsentiert werden – hier kommen Sponsoringpakete ins Spiel.

Sponsoringpakete: Der „Pitch“ gegenüber potenziellen Sponsoren

Sponsoringpakete sind strukturierte Angebote, die Veranstalter für potenzielle Sponsoren zusammenstellen. Sie bieten Sponsoren die Möglichkeit, aus verschiedenen Leistungsstufen oder individuellen Optionen zu wählen, je nach Budget und Zielsetzung.

Warum Pakete?

Sponsoringpakete erleichtern es, Sponsoren klare Mehrwerte anzubieten, und sie sorgen für eine transparente Struktur. Sie helfen auch, verschiedene Bedürfnisse zu bedienen – von Unternehmen, die maximale Sichtbarkeit anstreben, bis hin zu solchen, die auf Interaktion oder Lead-Generierung fokussiert sind.

Gestaffelte Sponsoringpakete

Das klassische Modell funktioniert in Stufen, etwa Bronze, Silber und Gold. Je höher die Stufe, desto mehr Leistungen sind inkludiert. Ein „Gold-Sponsor“ könnte etwa einen Keynote-Vortrag halten, prominent auf allen Event-Materialien erscheinen und zusätzliche Werbeflächen in der Event-App erhalten.

À-la-carte-Sponsoring

Dieses Modell ist flexibler und lässt Sponsoren aus einem Katalog spezifische Leistungen wählen. Ein Unternehmen könnte sich zum Beispiel dafür entscheiden, nur eine Breakout-Session zu sponsern oder eine exklusive Push-Benachrichtigung während der Veranstaltung zu versenden.

Mehr Beispiele und Tipps, wie Sie attraktive Sponsoringpakete gestalten, finden Sie in unserem Beitrag „Sponsoringpakete für Events gestalten – Modelle, Beispiele, Tipps“.

Wie gewinnt man Sponsoren? 5 Tipps vom Profi

Sponsoren zu gewinnen, erfordert eine durchdachte Strategie und eine klare Kommunikation der Mehrwerte, die Ihre Veranstaltung bietet. Wir bei EventMobi setzen uns täglich mit dem Thema Sponsoring auseinander und unterstützen unsere Kund*innen dabei, Sponsoren glücklich zu machen. Hier sind erprobte Ansätze, die Ihnen helfen, potenzielle Partner zu überzeugen:

1. Denken Sie wie ein Sponsor

Einer der wichtigsten Schritte, um Sponsoren erfolgreich zu gewinnen, ist, ihre Ziele und Bedürfnisse zu verstehen. Sponsoren investieren nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Ressourcen, und sie erwarten dafür messbare Ergebnisse. Wenn Sie sich in ihre Lage versetzen, können Sie individuellere und überzeugendere Angebote machen. Die wichtigsten Ziele sind:

• Aufmerksamkeit auf Produkteinführungen lenken

Viele Sponsoren nutzen Events, um neue Produkte oder Dienstleistungen ins Rampenlicht zu rücken. Sie suchen nach kreativen Wegen, ihre Innovationen den richtigen Zielgruppen vorzustellen. So könnten z. B. auf einem Hybrid-Event vor Ort Teststationen und virtuell Livestreams angeboten werden, bei denen die Teilnehmenden das Produkt in Aktion erleben.

• Kontakte mit wichtigen Zielgruppen anbahnen und pflegen

Netzwerken ist das Herzstück vieler Sponsoring-Strategien. Events bieten Sponsoren die Gelegenheit, gezielt Beziehungen zu relevanten Branchenakteur*innen und potenziellen Kund*innen aufzubauen. Beispielsweise bieten virtuelle Coffee-Chats oder Breakout-Sessions eine hervorragende Möglichkeit, direkt mit Teilnehmenden ins Gespräch zu kommen.

• Neue Zielgruppen erschließen

Für viele Sponsoren ist das Erreichen neuer Zielgruppen entscheidend, um zu wachsen. Ein gut organisiertes Event ist die perfekte Plattform, um diese Zielsetzung zu erfüllen. Beispiel: Ein Unternehmen, das normalerweise nur B2B-Kund*innen anspricht, sponsert ein Event mit starkem B2C-Fokus, um neue Märkte zu testen.

• Stagnierende Marken neu positionieren

Sponsoren, deren Marke in einer bestimmten Branche nicht mehr so präsent ist, suchen oft nach Wegen, ihre Position zu stärken oder neu zu definieren. So könnte ein traditionsreiches Unternehmen eine Diskussionsrunde zum Thema „Innovation trifft Erfahrung“ sponsern und damit seine Relevanz für moderne Zielgruppen unterstreichen.

• Allgemeine Markenbekanntheit steigern

Manche Sponsoren wollen schlicht und einfach mehr Menschen mit ihrer Marke vertraut machen. Events sind dafür ideal, da sie spezifische Zielgruppen fokussieren. Ein typisches Beispiel ist die Platzierung des Logos auf sämtlichen Event-Materialien, von Badges über Programmbroschüren bis hin zu virtuellen Bannern.

• Marken mit sozialer Verantwortung bzw. CSR-Initiativen in Einklang bringen

Corporate Social Responsibility (CSR) ist ein zunehmend wichtiger Teil von Sponsoring-Strategien. Unternehmen wollen zeigen, dass sie nicht nur wirtschaftlich, sondern auch gesellschaftlich oder ökologisch wertvoll agieren. Beispiel: Ein Sponsor finanziert das Catering, wobei ausschließlich regionale und faire Produkte verwendet werden. Oder: In einer speziellen Session können CSR-Initiativen des Sponsors vorgestellt werden, etwa durch Vorträge oder eine Podiumsdiskussion.

Extra-Tipp: Zielgruppenanalyse hilft, Sponsoren zu überzeugen

Wenn Sie Ihren potenziellen Sponsoren konkrete Daten zur Zielgruppe Ihres Events liefern können – z. B. Berufsgruppen, Interessen oder Branchen – steigert das die Attraktivität Ihres Angebots enorm. Erstellen Sie ein Sponsoring-Booklet, das genau darlegt, wie das Event und seine Teilnehmenden zur Zielgruppe des Sponsors passen.

Noch mehr Ideen gibt’s in unserem Beitrag „66 kreative Eventsponsoring-Ideen, wie Sie Ihre idealen Sponsoren gewinnen können“.

2. Ein überzeugendes Sponsoren-Anschreiben

Ein gutes Anschreiben ist klar strukturiert, individuell formuliert und hebt die Gemeinsamkeiten zwischen den Zielen des Sponsors und Ihrem Event hervor. Statt allgemeiner Phrasen zu verwenden, sollten Sie konkrete Zahlen, Daten und Beispiele anführen. Zum Beispiel: „Unsere Konferenz zieht jährlich 500 Fachleute aus Ihrer Zielbranche an. Mit Ihrer Teilnahme als Gold-Sponsor könnten Sie nicht nur mit den Teilnehmenden ins Gespräch kommen, sondern auch Ihre neue Produktlinie in einer exklusiven Keynote vorstellen.“

Ein überzeugendes Sponsoren-Anschreiben ist der Schlüssel, um potenzielle Partner*innen für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. Es ist der erste Kontaktpunkt, bei dem Sie zeigen können, dass Sie die Ziele des Unternehmens verstehen und konkrete Mehrwerte bieten können. Dabei geht es nicht nur darum, Ihr Event zu präsentieren, sondern eine Vision zu vermitteln: Wie kann das Sponsoring des Unternehmens auf Ihrer Veranstaltung zu einem Erfolg werden?

Noch mehr Tipps und kostenlose Vorlagen finden Sie in unserem Beitrag „Sponsoren-Anschreiben: Muster und Tipps, um zu überzeugen“.

3. Nutzen Sie moderne Event-Technologie

n der heutigen Eventlandschaft ist Technologie ein unverzichtbares Werkzeug, um Sponsoring-Angebote attraktiv und messbar zu machen. Von interaktiven Event-Apps bis hin zu digitalen Displays bietet die richtige Technologie Sponsoren unzählige Möglichkeiten, ihre Marke bei Ihrer Zielgruppe zu platzieren – und das auf innovative Weise.

• Lead-Capture-Technologie: Sponsoren möchten Leads generieren. Mit QR-Codes und automatisierten Tools wird die Kontaktaufnahme effizienter.
• Event-Apps: Bieten Sie interaktive Funktionen wie Gamification oder personalisierte Push-Nachrichten.
• Digitale Beschilderung: Dynamische Werbeflächen, die Sponsoren prominent sichtbar machen.
• Social-Media-Integration: Sponsoren können in Echtzeit Teil des Social Buzz werden.
• Metriken und Berichte: Zeigen Sie Sponsoren durch Live-Daten den direkten Erfolg ihres Engagements – z. B. durch Klickzahlen, App-Downloads oder Interaktionen.

4. Die richtigen Preise festlegen

Ein fairer Preis für Sponsoring-Pakete ist entscheidend. Analysieren Sie vergangene Sponsorenprojekte, um den Wert verschiedener Leistungen realistisch einzuschätzen. Der ideale Preis liegt unter dem wahrgenommenen Wert – so fühlt sich die Investition für Sponsoren lohnenswert an.

Ein Beispiel: Sie bieten ein Paket mit prominenten Bannerplätzen, Zugang zu Lead-Listen und einer Social-Media-Erwähnung an. Recherchieren Sie, was Ihre Konkurrenz für ähnliche Leistungen verlangt, und setzen Sie einen Preis, der Ihre Marge sichert, aber wettbewerbsfähig bleibt.

5. Organisation und Transparenz großschreiben 

Unternehmen mit Erfahrung im Sponsoring von Veranstaltungen sind oft besonders wachsam, wenn es um organisatorische Mängel geht. Viele haben möglicherweise schon negative Erfahrungen mit schlecht besuchten, unzureichend geplanten oder gar chaotischen Events gemacht. Umso wichtiger ist es, potenzielle Sponsoren und Aussteller von Ihrer Professionalität zu überzeugen, indem Sie transparent aufzeigen, dass Sie jedes Detail für ein gelungenes Event im Blick haben:

• Stellen Sie potenziellen Partnerunternehmen vorab eine Kopie Ihres Ablaufplans zur Verfügung.
• Teilen Sie Werbematerial mit Ihren Sponsoren.
• Informieren Sie regelmäßig über den Stand der Ticketverkäufe.
• Nutzen Sie Referenzen und Zitate zufriedener Sponsoren und Aussteller, um Vertrauen aufzubauen.
• Reagieren Sie schnell und präzise auf Fragen aller Art.

Mit einer so sorgfältigen Vorbereitung vermitteln Sie Vertrauenswürdigkeit und Professionalität. Das macht die Zusammenarbeit für Aussteller und Sponsoren zu einer lohnenden und sicheren Investition in Ihr Event.

Sponsoring-Erfolg messen und präsentieren

Nach dem Event sollten Sie Sponsoren einen detaillierten Bericht zur Verfügung stellen, der die wichtigsten Kennzahlen klar und ansprechend darstellt. Denn Sponsoren möchten genau wissen, welche Ergebnisse ihr Engagement erzielt hat – und das so konkret wie möglich. Ein entscheidender Aspekt ist also die Messung des Return on Investment (ROI), also des Verhältnisses von Kosten und Nutzen. Mit den richtigen Tools und einer klaren Strategie können Sie diesen Nachweis liefern und gleichzeitig Ihre Veranstaltung als professionellen Partner präsentieren.

Welche Kennzahlen sind wichtig?

• Reichweite: Zeigen Sie, wie oft die Marke des Sponsors gesehen wurde. Dies können Impressionen in der Event-App, die Anzahl der Teilnehmer*innen in Sessions oder die Reichweite von Social-Media-Posts sein.
• Interaktion: Wie viele Teilnehmende haben sich aktiv mit den Angeboten des Sponsors beschäftigt? Beispiele sind Besuche an virtuellen oder physischen Ständen, Downloads von Ressourcen oder Klicks auf eingebettete Links.
• Leads: Eine der wertvollsten Kennzahlen für Sponsoren ist die Generierung von Kontakten. Hier können Sie z. B. die Anzahl der Teilnehmenden an einer gesponserten Session oder die Zahl derjenigen, die Interesse an weiteren Informationen geäußert haben, auswerten.
• Feedback: Sammeln Sie Daten über die Wahrnehmung des Sponsors durch Umfragen oder Bewertungen von Teilnehmenden. Ein positiver Eindruck bei Ihrer Zielgruppe ist für Sponsoren von unschätzbarem Wert.

Event-Sponsoring für Verbände

Für Verbandsveranstaltungen bietet Sponsoring ganz besondere Chancen: 

• Spezifische Zielgruppen: Verbandsveranstaltungen ziehen meist hochspezialisierte Teilnehmende an – ein unschätzbarer Vorteil für Sponsoren, die spezifische Branchen oder Nischenmärkte ansprechen möchten. Ein Beispiel wäre ein IT-Verband, dessen Konferenz Top-Entscheider*innen aus der Technologiebranche zusammenbringt.
• Relevante Inhalte: Die Themen von Verbandsveranstaltungen sind oft eng mit den Herausforderungen und Trends einer Branche verbunden. Sponsoren können sich hier durch passende Beiträge, wie Case Studies oder Fachvorträge, positionieren und als Thought Leader etablieren.
• Langfristige Verbindungen: Verbände haben meist enge Beziehungen zu ihren Mitgliedern, was Sponsoren eine einmalige Gelegenheit bietet, nicht nur kurzfristig, sondern auch nachhaltig sichtbar zu werden.

Wie Sie vielleicht schon festgestellt haben, gelten bei der Planung und Durchführung von Verbandsveranstaltungen besondere Regeln – und so auch beim Sponsoring. In unserem Beitrag „Verbandsveranstaltungen erfolgreich sponsern lassen“ finden Sie 11 Sponsoring-Strategien für Ihren Verband.

Legen Sie los – und erhöhen Sie Ihre Einnahmen!

Eins dürfte bis hierhin deutlich geworden sein: Event-Sponsoring bietet riesige Chancen, mehr aus Ihrer Veranstaltung herauszuholen, sei es finanziell oder inhaltlich. Lassen Sie sich diese Chancen nicht entgehen und beginnen Sie mit der Entwicklung Ihrer Sponsoring-Strategie! Ja, es mag zunächst kompliziert erscheinen, sich mit Sponsoringpaketen, Preisstrukturen und Eventtechnologie zu beschäftigen, die möglichen Sponsoren Mehrwert bieten. Aber es lohnt sich! Und wir von EventMobi sind an Ihrer Seite – mit hilfreichen Vorlagen und Leitfäden, informativen Blogartikeln und unserer leistungsstarken Eventmanagement-Software, die Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung unterstützt.

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Mit den richtigen Ideen gewinnen Sie die passenden Sponsoren – und verwandeln Ihr gutes Event in ein herausragendes. Denn dir richtigen Sponsoren bieten Ihnen nicht nur finanzielle Unterstützung, sondern auch:

• Wertvolle Partnerschaften
• Mehr Markenpräsenz
• Höhere Glaubwürdigkeit für Ihr Event

Klingt herausfordernd? Ist es auch! Aber mit den passenden Anreizen steigen Ihre Chancen erheblich. Wir unterstützen Sie dabei – mit 66 kreativen Sponsoring-Ideen, die perfekt auf Ihre Veranstaltung zugeschnitten sind.

Wie man ein Eventsponsoring-Konzept mit Blick auf Unternehmen entwickelt

Zunächst einmal: Wie machen Sie Ihre Veranstaltungssponsoren ausfindig? Wenn Sie bei diesem Thema , brauchen Sie nicht nervös zu sein, solange Sie nur bedenken, wie Sie Sponsoren geschickt ansprechen können. Sollten Sie hingegen schon den einen oder anderen Sponsoringpartner an Ihrer Seite haben, können Sie vielleicht auch etwas Neues ausprobieren.

Mit diesen einfachen Schritten steigern Sie die Chancen Ihrer Organisation, klasse Event-Sponsorships auf die Beine zu stellen:

1. Den eigenen Bedarf konkretisieren

Man könnte mit dieser Frage beginnen: Wie finde ich Sponsoren für ein Event? Zielführender ist allerdings, für sich selbst dies zu klären: Für welche Aspekte meiner Veranstaltung ist finanzielle Unterstützung erforderlich?

Da kommt einiges in Betracht: Miete der Location, Marketing, Referentenhonorare, Veranstaltungstechnik, Catering oder auch Unterstützung für Barrierefreiheit. Listen Sie auf, wofür Sie selbst aufkommen können und wofür Sponsoren hilfreich wären, und dann können Sie:

2. Das eigene Angebot ausarbeiten

Machen Sie sich schlau bezüglich dessen, was genau Unternehmen mit Sponsoring erreichen möchten, und konkretisieren Sie, was Sie dafür zu bieten haben.

Laut einer Studie von Partnership Professionals Network sowie Dynamic Benchmarking werden Sponsorenziele unter anderem aus diesem Grund verfehlt: Vereine und Verbände kennen die Ziele ihrer Sponsoren nicht. Den Angaben zufolge erreichen nur 21 Prozent aller Geldgeber ihre Ziele „meistens“.

Wie stellen Sie also sicher, dass Ihre Sponsoren zu diesem glücklichen Fünftel zählen? Grundsätzlich streben Unternehmen mit ihrem Angebot, sich als Sponsor zu engagieren, folgendes an:

• Geschäftsentwicklung und Wachstum
• Markenbekanntheit und Differenzierung
• Wahrnehmung als Vordenker

Um Ihren potenziellen Eventsponsoren hierbei unter die Arme zu greifen, könnten Sie:

• Weiterbildungsmaterialien Ihrer Sponsoren in Ihre Veranstaltung einbinden
• Gelegenheiten zur Leadgenerierung schaffen
• Networking-Runden organisieren

3. Sponsoringlevels gestalten

Wenn Ihre Angebote abgesteckt sind, ordnen Sie sie verschiedenen Sponsoringlevels zu. Dies versetzt Sponsoren in die Lage, sich das herauszupicken, was am besten zu den Zielen und zum Budget ihres Marketings bzw. Unternehmens passt.

Für Konferenzen, Messen oder auch Festivals (dies als Beispiel) können unter anderem folgende Optionen reizvoll sein:

4. Sponsoringpakete schnüren

Sind die Ebenen definiert, so geht es daran, die Sponsorenpakete zusammenzustellen und zu bepreisen. Bei der Preissetzung empfiehlt sich ein Blick hierauf:

• die Erfordernisse Ihrer Organisation
• die Zahlungsfähigkeit der Sponsoren
• die Angebote der Konkurrenz
• die Gesamtkosten Ihrer Veranstaltung

Zwar gleicht keine Veranstaltung der anderen. Doch an Branchenstandards sollten Sie sich unbedingt orientieren.

Sie können Eventsponsoring-Partnern sogar noch mehr anbieten: eine À-la-carte-Auswahl Ihrer Sponsoringoptionen. Auf diese Weise können Unternehmen individuell ausgewählte Aspekte Ihrer Veranstaltung finanziell unterstützen.

5. Mögliche Sponsoren ausfindig machen

Wenn bereits frühere Veranstaltungen Ihrer Organisation gesponsert wurden, fühlen Sie erstmal bei diesen Unternehmen vor. Andernfalls schauen Sie sich in gewohnten Kreisen um: Wer sponsert ähnliche Events? Welche potenziellen Sponsoren sind noch „zu haben“?

Überlegen Sie dabei vor allem auch, mit welchen Argumenten Sie individuell groß auftrumpfen können.

Die Sponsorenliste steht nun? Astrein! Dann heißt es jetzt:

6. Infos zu den Personen zusammenstellen

Beginnen Sie vorzugsweise mit der Person, die bei Ihrem Wunschunternehmen für Sponsoringaktivitäten zuständig ist. Schließlich wäre es vergebene Liebesmüh, wenn Sie erst viel Zeit in Ihre E-Mails stecken, diese dann aber in falschen Postfächern landen würden.

Häufig sind Sie bei Marketingabteilungen an der richtigen Adresse. Halten Sie die Augen unter anderem nach diesen „Titeln“ offen:

Entsprechende Informationen finden sich in vielen Fällen auf den Websites der Unternehmen. Ansonsten helfen oft Google und LinkedIn weiter. Auch ein Tool wie hunter.io kann nützlich sein, um bestimmte E-Mail-Adressen zu finden.

7. Den ersten Kontakt aufnehmen

Jetzt gilt es, einen guten ersten Eindruck zu machen. Gestalten Sie eine E-Mail oder einen Brief, mit der bzw. dem Sie ansprechend vorstellen:

• worum es mit Ihrem Event geht
• welche Sponsoringoptionen bereitstehen

Vergessen Sie hierbei nicht, auf den Wert und die Vorzüge einzugehen, die Sponsoren von ihrem Engagement erwarten können!

Idealerweise haben Sie die Details Ihrer Sponsorship-Pakete auf Ihrer Website oder in einer PDF dargestellt. Solch eine Seite können Sie in Ihrem Schreiben verlinken; eine Datei können Sie anhängen. So oder so ist wichtig, von vornherein die Vorteile zu benennen, die man von Eventsponsorships bei Ihnen erwarten darf.

Best-Practices und kostenlose Vorlagen finden Sie in unserem Beitrag „Sponsoren-Anschreiben: Muster und Tipps, um zu überzeugen„.

8. Dranbleiben

Klar: bloß nicht einfach das Schreiben abschicken und es dann auf sich beruhen lassen! Wenn die E-Mail (wahlweise der Brief) unterwegs ist, muss schon das System ausgearbeitet sein, mit dem Sie den Kontakt am Laufen halten und die Unterstützung des Unternehmens für Ihr Event sichern.

Zunächst sollten Sie Ihren potenziellen Sponsoren allerdings Zeit geben, über Ihr Angebot nachzudenken. Ein paar Tage, eine Woche, das dürfte passen. Anschließend können Sie sich mit einer weiteren Mail oder telefonisch erneut melden, um die Sache zu vertiefen. Dabei könnten Sie auch auf etwaige Einwände gegen Ihren Vorschlag eingehen.

9. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren

Seien Sie während der Verhandlungen mit möglichen Sponsoren für diese immer erreichbar! Bei Fragen sollte Ihre Antwort zügig kommen, möglichst innerhalb eines Tages.

Aber: Gehen Sie niemandem auf die Nerven! Wenn Sie bereits zweimal nachgefragt, jedoch keine Antwort erhalten haben, ist das ein Hinweis darauf, dass kein Interesse besteht. Dann sollten Sie es dabei bewenden lassen. Immer weitere Nachrichten würden nur verzweifelt und unprofessionell wirken. Man kann Unternehmen auf diese Weise sogar gegen sich aufbringen. 

Was kann Sponsoren besonders locken? 12 ausgezeichnete Eventsponsoring-Beispiele

Sponsoren wollen aus Events Nutzen ziehen. Es können ganz unterschiedliche Vorteile sein.

Erstaunlich zuverlässig entwickeln sich Erfolgsgeschichten, wenn vor allem diese Sponsoringideen für Vereine in die Pakete integriert werden:

Eröffnungs- und Abschlussveranstaltungen

Heben Sie Sponsorenlogos im Kontext des ersten und des letzten Programmpunkts hervor. Um noch eine Schippe draufzulegen, können Sie einem Sponsor auch gewähren, ein paar offizielle Worte zur Begrüßung oder zur Verabschiedung beizusteuern.

Beschilderung

Integrieren Sie die Sponsorenlogos auf Werbetafeln, Plakaten und Hinweisschildern der Location, aber auch auf der Veranstaltungswebsite oder in digitalen Werbeanzeigen.

Event-Badges

Platzieren Sie die Logos oder Slogans auf Ihren Event-Badges oder auf den zugehörigen Umhängebändern, die Sie Ihren Teilnehmer*innen aushändigen.

PR- und Medienbeiträge

Lassen Sie die Namen der Eventsponsoren in Pressemeldungen, PR-Interviews und anderen eventspezifischen Publikationen fallen.

Empfang

Bieten Sie Sponsoren an, das Publikum beim Einlass gezielt zu begrüßen oder einen Empfang zu geben, den sie auf ihre Marke zuschneiden können.

Marketingmaterial

Binden Sie die Sponsorenlogos in Marketingbeiträge für Online- und Offlinekanäle ein. Denken Sie hier an Broschüren, Flyer, die Landingpage der Veranstaltung etc.

Einführungen zu Programmpunkten

Geben Sie sponsernden Marken eine Bühne, indem Sie sie Referent*innen oder Sessions präsentieren lassen.

Social Media

Erwähnen Sie Sponsoren im Vorfeld der Veranstaltung, währenddessen und auch im Nachgang in Posts und Kampagnen für soziale Netzwerke.

Zertifikate

Drücken Sie auf Teilnahmezertifikaten und Bescheinigungen Anerkennung für Ihre Sponsoren aus.

VIP-Events oder -Vorteile

Gewähren Sie sponsernden Unternehmen, an Sonderveranstaltungen teilzunehmen und mit deren Gästen in Kontakt zu kommen.

Goodie-Bags

Packen Sie auch Kleinigkeiten mit dem Branding Ihrer Sponsoren in die Goodie-Bags Ihres Events. Damit haben Ihre Teilnehmer*innen auch noch später eine greifbare Erinnerung an Ihre Sponsoren zur Hand.

Website

Setzen Sie Ihre Sponsoren auf Ihrer Veranstaltungswebsite in Szene. Gedacht sei hier beispielsweise an Logos, Beschreibungen der Unternehmen und Links zu deren Websites.

Mit Sponsoring Events aller Art aufwerten: 26 immer wieder richtig gute Ideen

Ob Präsenz-, Hybrid- oder Onlineveranstaltung: Es gilt, kreativ zu werden. Doch weil dies kaum wie auf Knopfdruck klappt, gibt es hier zur Anregung eine Fülle von Ideen, mit denen Sie Sponsoren für sich gewinnen können:

Workshopsponsoring

Wenn Sie Workshops planen, möglicherweise auch im Rahmen größerer Veranstaltungen, können Sie sich mit solchen Unternehmen zusammentun, die themenspezifische Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Ihre Relevanz könnten Eventsponsoring-Partner hiermit demonstrieren:

• Einleitung und Erläuterung des Workshops
• Bereitstellung fachspezifischer Materialien
• Leitung des Workshops durch eine fachkompetente Person
• Übernahme des Honorars für einen Workshop-Gastbeitrag aus dem eigenen Netzwerk

Sponsoring von Ehrungen

Werden bei Ihrer Veranstaltung Preise oder Auszeichnungen verliehen? Mithilfe von Sponsoren lassen sich Ihre Kosten dafür drücken. Im Gegenzug können die sponsernden Unternehmen die Preise überreichen und sich somit Aufmerksamkeit sichern.

Finanzierung der Eventtechnik

Wie wär’s, Technologiefirmen ins Boot zu holen, die Möglichkeiten für intensive Interaktionen aller Beteiligten Ihrer Veranstaltung beisteuern können? Dafür können Sie deren Logos zum Beispiel in folgenden Bereichen integrieren:

• Social-Media-Wall
• Handyladestationen
• Interaktionsspiele (Quiz etc.)
• Ihre mobile Event-App

Übrigens: EventMobi sponsert immer wieder Verbände. Melden Sie sich einfach bei uns, wenn Sie meinen, Ihre Veranstaltung sollte dafür gut passen! In der Regel unterstützen wir Institutionen, die ihrerseits Planer*innen und Organisator*innen von Konferenzen und anderen Events unterstützen.

Mediensponsoring

Für eine starke Medienpräsenz empfiehlt es sich, Medienhäuser bzw. Publikationen anzusprechen, die just Ihre Zielgruppen bedienen. Für das finanzielle Engagement können Sie Werbefläche oder Exklusivinterviews auf Ihrer Veranstaltung anbieten.

Sponsoring von Expertenvorträgen

Wer darauf aus ist, als Vordenker wahrgenommen zu werden, könnte hieran Interesse haben:

• eigene Vorträge oder ähnliche Fachbeiträge
• prominentes Branding während der Sessions, bei denen gesponserte Referent*innen auftreten

Bühnensponsoring

Verhelfen Sie Sponsoren zu Markenpräsenz auf Ihrer Veranstaltung, indem Sie ihre Logos auf der bzw. auf einer Bühne platzieren oder eine Bühne nach einem Sponsor benennen. Als besonders aufmerksamkeitsstarke Gelegenheit kann Bühnensponsoring der Köder sein, mit dem Sie tatsächlich Eventsponsoren gewinnen.

Forschungsfinanzierung

Steht bei Ihrer Veranstaltung wichtige Forschung auf der Tagesordnung? Dann finden sich möglicherweise Unternehmen, die sich dabei einbringen möchten. Zum Beispiel könnten sie die Präsentation der Ergebnisse moderieren oder gar selbst übernehmen.

Standsponsoring

Ihre Sponsoren könnten ihre Produkte oder Dienstleistungen in einem exponierten Ausstellungsbereich darbieten. Exzellente Ergänzungen sind hier Beschilderungen oder auch Werbematerialien im gewünschten Branding, aber auch Systeme zur Erfassung von Leads.

Sponsoring für den Einlassbereich

Das Foyer bzw. der Bereich, in dem sich das Publikum eingangs registriert, ist ein vortrefflicher Ort zur Vorstellung der Sponsoren. Zeigen Sie Logos oder auch Slogans dort, wo die Teilnehmer*innen einchecken und Materialien für die Veranstaltung ausgehändigt bekommen.

Sponsoring von Lounges

Bei Ihrer Veranstaltung wird es komfortable Lounges geben? Eine Option ist hier, Sponsoren das Branding und die Gestaltung dieser Räume zu überlassen. Das Sahnehäubchen ist, wenn sie zudem für Speisen und Getränke sorgen.

WiFi-Sponsoring

Haben Sie schon mal bei einem Event einen WiFi-Zugang genutzt, dessen Startseite die Handschrift eines Sponsors trug? Ihre Teilnehmer*innen werden Ihnen diese Verbindung danken – und für Sponsoren eröffnet sich damit veranstaltungsweite Sichtbarkeit.

Unterstützung für das Merchandising

Sie brauchen Ihre Merchandisingkosten nicht selbst zu tragen. Kooperieren Sie mit Sponsoren, um T-Shirts, Leinenbeutel oder Wasserflaschen zu produzieren, und integrieren Sie dabei deren Logos in die grafische Gestaltung.

VIP-Sponsoring

Locken Sie mit besonderen Benefits und Erlebnissen, etwa Zugang zu VIP-Bereichen, Platzreservierungen oder exklusiven Networkinganlässen.

Happy-Hour-Sponsoring

Happy Hours und Cocktailempfänge eignen sich vorzüglich fürs Networking und Branding der Sponsoren. Geben Sie sponsernden Unternehmen freie Hand, solch ein Ereignis zu organisieren, um mit Teilnehmer*innen zu netzwerken und um sich zu präsentieren.

Keynote-Sponsoring

Tun Sie sich mit Sponsoren zusammen, um besondere Vorträge in Ihr Programm aufzunehmen! Dafür können Sie ihnen Brandingoptionen im Umfeld dieser Programmpunkte anbieten.

Sponsoring von Wettbewerben und Give-aways

Initiieren Sie Partnerschaften mit Sponsoren und Ausstellern, um attraktive Give-aways und Wettbewerbe zu gestalten. Gut möglich, dass deren Produkte oder Dienstleistungen als Preise ein Lockmittel sind.

Sponsorships für Ladestationen

Events können ordentlich Saft aus Akkus saugen. Bestücken Sie Ihre Location mit Ladestationen, auf denen die Namen oder Logos Ihrer Sponsoren ins Auge springen.

Sponsoring für Barrierefreiheit

Sorgen Sie mit finanzieller Unterstützung von Unternehmen dafür, dass Ihr Event in Ihrer Location auch für Menschen mit stärkeren Beeinträchtigungen zu einem rundum tollen Erlebnis wird. Denken Sie hier beispielsweise an Sponsorships für Gebärdendolmetscher*innen, für Untertitel zu Videoübertragungen oder auch für unterstützende Geräte. Damit können auch Sponsoren ihr Engagement für Inklusion geschickt unter Beweis stellen.

Q&A-Sponsoring

Bei Frage-Antwort-Runden oder auch Podiumsdiskussionen können sponsernde Unternehmen persönlich mit Ihrem Publikum interagieren. Bieten Sie ihnen die Moderation an, damit sie ihrem Unternehmen ein Gesicht geben können.

Namensschildsponsoring

Präsentieren Sie Sponsorenlogos auf den Namensschildern Ihrer Referent*innen, beispielsweise am Pult, an dem die Vorträge gehalten werden.

Textilsponsoring

Sie stellen T-Shirts oder Ähnliches für Ihr Team oder für Ihr Publikum bereit? Holen Sie Sponsoren für deren Produktion ins Boot und lassen Sie dafür das Design um ihre Logos ergänzen

Sponsoring der Location

Sie benötigen größere Räumlichkeiten für Ihre Veranstaltung? Für das Recht, das eigene Branding in die Location einfließen zu lassen, könnten Unternehmen Ihnen bei der Miete finanziell unter die Arme greifen.

Sponsorship zur Markenaktivierung

Pushen Sie die Markenpräsenz Ihrer Sponsoren mit Ständen, Präsentationen und interaktiven Erlebnissen.

Social-Media-Sponsorships

Auch bei Präsenzveranstaltungen dürfen heutzutage Social-Media-Komponenten nicht fehlen. Vernetzen Sie sich mit passenden Influencer*innen, die Ihr Event in Geschichten und Posts thematisieren und die Zielgruppen schon im Vorfeld und noch im Nachgang aktiv ansprechen.

Sponsoring für Ihre Freiwilligenteams

Gestatten Sie Sponsoren, Ihre Freiwilligen zu unterstützen und ihnen unter die Arme zu greifen. Damit können die Unternehmen ihr Engagement für die Community sichtbar machen. Schlagen Sie zum Beispiel eine Pizzaparty oder Volunteer-Goodies oder ein Snackangebot für den Pausenraum im Branding des jeweiligen Unternehmens vor!

Programmsponsoring

Sponsoringwillige Unternehmen werden es zu schätzen wissen, wenn sie im Veranstaltungsprogramm Werbung schalten dürfen. Denkbar ist auch, ihnen darin einen Abschnitt zuzuteilen, in dem sie explizit ihre Dienstleistungen oder Produkte vorstellen können.

Nutzen Sie die volle Bandbreite an Sponsoring-Optionen für Ihre Events. Wie das funktioniert? Das sehen Sie in dieser kostenfreien Video-Reihe.

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5 Eventsponsoringideen für Vereine und Verbände

Verbände und Vereine haben Sponsoren Besonderes zu bieten. Bei der Planung von Verbandsveranstaltungen haben sich die folgenden Komponenten immer wieder bewährt:

Sponsoring von Mentoringprogrammen

Sprechen Sie Unternehmen an, die auf berufliche Weiterbildung bzw. Entwicklung spezialisiert sind oder in Ihrem Bereich eine Führungsrolle innehaben. Sie könnten Mentorenrollen für Mitglieder Ihrer Organisation übernehmen.

Sponsoring von Zertifizierungsprogrammen

Möchte ein sponserndes Unternehmen einem Zertifizierungsprogramm seinen Stempel aufdrücken, so könnten Sie Brandingoptionen bei Ehrungen wie auch bei Schulungseinheiten anbieten.

Sponsorship für Mitgliedervergünstigungen

Animieren Sie Sponsoren, den Mitgliedern Ihres Verbands oder Vereins besondere Rabatte, Angebote oder Vorteile zu gewähren. Auf diese Weise können sie denkbar einfach ihr Engagement für die Branche unterstreichen.

Sponsoring von Jahreshauptversammlungen

Sie führen eine jährliche Mitgliederversammlung durch? Sponsoren könnten da ein Auge auf Brandingoptionen, auf Möglichkeiten für Gastvorträge und auf Networkinganlässe haben. Wenn sich genau der richtige Sponsor findet, finanziert er vielleicht sogar das gesamte Event.

Special-Event-Sponsoring

Arbeiten Sie unterschiedliche Sponsoringoptionen für die diversen kleineren, aber ganz besonderen Anlässe heraus, etwa Networking-Tage, Galaabende oder Weiterbildungsworkshops.

10 Sponsoringtipps für Onlineveranstaltungen

Auch für Veranstaltungen im virtuellen Raum kann externe finanzielle Unterstützung höchst willkommen sein. Dafür brauchen Sie noch Ideen? Hier kommen sie! Nebenbei bemerkt: Für Hybridveranstaltungen eignen sie sich ebenfalls.

Webinarsponsoring

Ihre Sponsoren könnten Webinare zu einschlägigen Themen präsentieren. Wenn Sie eine Eventmanagement-Plattform wie EventMobi nutzen, können Sie mit links:

• Ihre Sponsoren mit Banneranzeigen und gesponserten Nachrichten während der Treffen aufmerksamkeitsstark in Szene setzen
• gesponserte Liveumfragen gestalten

Sponsorships für Onlinezertifizierungen

Knüpfen Sie Partnerschaften mit Unternehmen, die Ihre Onlinezertifizierungsprogramme sponsern können. Dafür können Sie ihnen beispielsweise Brandingoptionen für die betreffenden Kurse oder Prüfungen anbieten. Eine andere Option ist, einen Anbieter eines Lernmanagementsystems als Sponsor zu gewinnen, über dessen System Sie dann Ihre Kurse und Zertifizierungen organisieren. In solchen Fällen kann man dem jeweiligen Unternehmen glatt schmackhaft machen, dass sein Sponsoring Events erst ermöglicht.

Sponsoring virtueller Stände

Sie fragen sich, wie Sie bei Veranstaltungen ohne Präsenzkomponente Sponsoren ins Rampenlicht stellen können? Richten Sie ihnen virtuelle Ausstellungsstände ein! Auf solch einer Fläche können sie ihre eigenen Angebote präsentieren, Kontakt mit Ihren Teilnehmer*innen aufnehmen sowie vertiefen und Leads generieren. Eine stets populäre Option sind übrigens 1:1-Videomeetings an diesen Onlinetreffpunkten.

Sponsoring von Gamification

Gamification ist klasse, um Ihr Publikum aktiv einzubinden und zugleich Sponsoren Markenpräsenz zu ermöglichen. Wenn Sie zum Beispiel EventMobis Eventmanagement-Plattform nutzen, können Sie Ihre Sponsoren bei spielerischen Elementen unter anderem so in Szene setzen:

• Aufgaben im Sponsorenbranding präsentieren
• Punktevergabe so staffeln, dass sie den Sponsoringlevels entspricht
• mit „Schnitzeljagden“ Leads auf die Seiten der Sponsoren bringen

Gesponserte Gutscheine

Bieten Sie Sponsoren an, den Teilnehmer*innen Onlinegutscheine für Erfrischungen zukommen zu lassen. Das kann das Gefühl vermitteln, als würde man direkt im Büro oder Homeoffice bedient. So verschaffen Sie Ihren Eventsponsoren Sichtbarkeit und helfen ihnen, eine positive Markenwahrnehmung zu fördern.

Gesponserte Wettbewerbe

Binden Sie sponsernde Unternehmen aktiv ein, indem Sie gesponserte Wettbewerbe oder Gewinnspiele in das Onlineevent integrieren. Die Produkte bzw. Services der Sponsoren dürften sich als Preise eignen.

Sponsoring für Ihre Onlinecommunity

Richten Sie einen Onlinebereich für Ihre Community ein, in dem die Mitglieder netzwerken, sich austauschen und Ideen diskutieren können. Bei EventMobi eignet sich solch ein Onlineraum zum Beispiel für Folgendes:

• Livestream-Sessions, Webinare und direkte Produktdemos im gewünschten Branding
• spezifische Videoverzeichnisse mit Content der Sponsoren
• virtuelle Ausstellerstände inklusive 1:1-Videomeetings
• gesponserte Eventspiel-Aufgaben
• Werbebanner und gesponserte Nachrichten

Onlineevent-App-Sponsoring

In einer Event-App lassen sich die Teilnehmer*innen unkompliziert leiten und miteinander in Kontakt bringen. Mit EventMobi können Sie darüber hinaus Sponsoren spielend leicht zu bester Sichtbarkeit verhelfen, indem Sie:

• mit Banneranzeigen auf Ihre Hauptsponsoren aufmerksam machen
• das Networking mit virtuellen Ständen ankurbeln
• Liveabstimmungen und -umfragen durchführen, um Feedback einzuholen
• die sponsernden Unternehmen mit eigenen Profilen vorstellen
• mit 1:1-Termin-Buchungen Sponsoren mit Teilnehmer*innen denkbar einfach in Kontakt bringen

Sponsoring von Social-Media-Filtern

Mit Social-Media-Filtern lassen sich Events und zugleich sponsernde Unternehmen kurzweilig in Szene setzen. Tun Sie sich mit Sponsoren zusammen, um Filter oder Frames in einem besonderen Branding zu gestalten, die im Verlauf des Events genutzt werden können. So können alle Beteiligten Ihr Event sehenswert bekannt machen.

Sponsorship für virtuelle Happy Hours

Wie bei Präsenzveranstaltungen können Sponsoren auch bei Onlineevents als Gastgeber von Happy Hours oder Networking-Sessions auftreten, bequem aus den eigenen vier Wänden heraus. Immer wieder gern gesehen sind beispielsweise Weinverkostungen, für die im Vorfeld Probierpakete verschickt werden.

Ideen zur Gewinnung von Großeventsponsoren

Messen und Kongresse sind für Firmen wertvolle Anlässe, ihre Produkte und Dienstleistungen einem großen Publikum vorzustellen. Ein bewährtes Ideen-Duo bilden in diesem Kontext diese beiden Optionen:

Sponsorships für Messeprogrammpunkte

Ermöglichen Sie sponsernden Unternehmen, auf Weiterbildung und Qualifizierung ausgelegte Programmpunkte oder Sessions abzuhalten und dafür das eigene Branding zu nutzen. So können sie ihre Relevanz für die betreffende Branche als Sponsor demonstrieren.

Sponsorships für Großeventtechnologie

Holen Sie Sponsoren ins Boot, die auf Eventtechnologielösungen spezialisiert sind. Sie werden es zu schätzen wissen, den anderen Veranstaltungspartnern ihre Produkte und Leistungen zu präsentieren.

6 Sponsoringideen für Fundraisingevents

Veranstaltungen zur Spendenakquise leben erheblich von Sponsorenunterstützung. Um für solche Anlässe Finanzierungspartner zu gewinnen, könnten Sie insbesondere mit diesen Eventsponsoring-Beispielen locken:

Sponsorships für Versteigerungen

Laden Sie Sponsoren ein, hochwertige Objekte oder auch Erlebnisse zu stiften, die Sie versteigern können. Im Gegenzug können Sie ihnen anbieten, ihr Branding zu verschiedenen Komponenten der Auktion beizusteuern.

Sponsoring von Wohltätigkeitsauktionen

Animieren Sie sponsernde Firmen, die Kosten zu übernehmen, die im Zuge von Auktionen zu wohltätigen Zwecken anfallen. Locken Sie sie mit Brandingoptionen für den Anlass und mit dankenden Erwähnungen ihres Beitrags.

Geschenkesponsoring

Mit einer Initiative zum Beisteuern von Geschenken können gemeinnützige Geldgeber ihre Spenden geschickt aufstocken. In diesem Sinne könnten Sie sich mit Institutionen zusammentun, die entsprechende Programme anbieten, um die Wirkung der eingegangenen Spenden zu vervielfältigen. Und ganz nebenbei werden auf diese Weise Ihre Gäste animiert, ebenfalls für Ihr Anliegen zu spenden.

Sponsorships für Volunteer-Events

Unfassbar viele Fundraisingveranstaltungen wären ohne freiwillige Helfer*innen schlichtweg unmöglich. Vielleicht finden Sie einen Sponsor, der für Sie eine Feier oder eine Ehrung organisiert, mit der Sie Ihren Ehrenamtler*innen danken können?

Sponsorship für Spendenboxen

Ihre Gäste brauchen eine konkrete Anlaufstelle, an der sie tatsächlich für Ihre Zwecke spenden können. Geben Sie Sponsoren die Möglichkeit, Spendendosen oder -kassen in ihr Branding zu „tauchen“ und die Spendensammlung sichtbar zu unterstützen.

Marketingsponsorship für eine gute Sache

Ihr Anliegen ist ehrenwert, und es wird sponsernde Unternehmen geben, die sich dem gern anschließen. Hier kommt sogenanntes Cause-related Marketing ins Spiel: zeitlich befristete Zusammenarbeit zwischen einer gemeinnützigen Organisation und einem gewinnorientierten Unternehmen, das einen Teil seiner Erträge in Form von Spenden abtritt, um mit sozialem oder ökologischem Engagement auf sich aufmerksam zu machen.

Danksagungen als tragende Säule des Eventsponsoring-Konzepts: 5 Ideen

Wer für Veranstaltungen auf langfristige Sponsorenbeziehungen hofft, sollte nicht vergessen, ab und an für das finanzielle Engagement zu danken. Für das kreative und gewinnende „Danke!“ gibt es viele sympathische Möglichkeiten. Unter anderem diese:

Individuelle Dankesbriefe

Schreiben Sie Ihren Veranstaltungssponsoren persönliche Briefe, in denen Sie deutlich machen, wie sehr Sie die Kooperation schätzen. Gehen Sie darauf ein, inwiefern das bisherige Sponsoring Eventerfolge forciert oder gar ermöglicht hat. Einen besonders starken Eindruck hinterlassen Briefe übrigens, wenn sie von Hand geschrieben und von Führungskräften unterschrieben sind.

Erfolgsbilanzen schwarz auf weiß

Ihre Sponsoren haben ihren Teil der Abmachung eingehalten – nun sind Sie dran, indem Sie offenlegen, inwieweit sich der angekündigte Nutzen realisiert hat. Übersichtlich gelingt dies mit einer Checkliste, in der Sie an die erfolgreichen Punkte einen Haken setzen.

Eventsponsoren stets auf dem Laufenden zu halten, sorgt für Vertrauen und Glaubwürdigkeit. Das gewisse Etwas liefern Sie übrigens, indem Sie Kennzahlen hinzufügen, beispielsweise die Zahl der Likes zu gesponserten Posts und Klickzahlen für Werbeanzeigen.

Sponsorenempfänge

Laden Sie zu einem besonderen Empfang oder einem Abendessen ein, um den sponsernden Unternehmen zu danken. Dies hat einen zusätzlichen Vorteil: Die wichtigen Stakeholder*innen erhalten eine Gelegenheit zum Netzwerken.

Sponsoringabschlussbericht nach der Veranstaltung

Beziffern und berichten Sie den ROI des Events und die Aspekte der Sponsorships. So können die Unternehmen detailliert bemessen, ob sich ihr Einsatz bezahlt gemacht hat. Das kann für eine glückliche Fortsetzung der Zusammenarbeit sprechen.

Auf einigen Eventmanagement-Plattformen können Sie schnell und unkompliziert Nutzungsstatistiken abrufen. EventMobi zum Beispiel hält umfassende, aber übersichtliche Eventstatistiken für Sie bereit:

Ganz gleich, ob Sie Online-, Hybrid- oder Vor-Ort-Events veranstalten: Ihre Sponsoren erhalten ein eindeutiges Bild davon, was ihnen die Partnerschaft mit Ihrer Organisation einbringt.

Extra-Benefits für wiederkehrende Sponsoren

Kommen Sie langfristigen Veranstaltungssponsoren mit besonderen Schmankerln entgegen. Denkbar sind hier unter anderem Rabatte für die Sponsorenpakete oder ein „Vorkaufsrecht“ für bestimmte Sponsorenangebote.

Mit den richtigen Ideen die Traumsponsoren gewinnen

Nun sollten Sie alle Tipps und Tools parat haben, die es braucht, damit Sie Ihre Eventsponsoring-Ideen beeindruckend verwirklichen können bzw. damit dies gelingt:

• potenzielle Sponsoren wirkungsvoll ansprechen
• attraktive Sponsorship-Pakete schnüren
• unwiderstehliche Angebote machen, die zu den Marketingzielen der sponsernden Unternehmen passen

Hiermit sind Sie auf dem besten Weg, ein gewinnendes Eventsponsoring-Konzept und starke Sponsorenpartnerschaften zu entwickeln, die die kleinen und großen Veranstaltungen Ihrer Organisation auch langfristig fördern können.

Um für Ihre Eventsponsoren das Optimum herauszuholen, benötigen Sie auch eine flexible Eventmanagement-Plattform wie EventMobi. Jahr für Jahr verhelfen wir Tausenden von Veranstaltungsteilnehmer*innen dazu, sich mit großartigen Sponsoren kurzzuschließen. Und das über die App wie auch vor Ort. Unser Angebot umfasst …

• Lead-Capture für Sponsoren
• maßgeschneiderte Eventerlebnisse
• Gamification im gewünschten Branding
• Sponsorenprofile
• In-App-Werbung
• gesponserte Nachrichten und Mitteilungen

… und alles, was es darüber hinaus braucht, damit Ihre Veranstaltungen zu einem wahren Zugpferd für Sponsorships werden.

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Sie planen eine Veranstaltung und möchten nun Sponsoren davon überzeugen, sich zu beteiligen? Erfahrene Eventplaner*innen wissen: Attraktive Sponsoringpakete sind enorm wichtig, wenn es darum geht, die richtigen Sponsoren zu gewinnen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Sponsoring-Modelle vor und erklären, wie Sie die perfekten Pakete schnüren.

Was sind Sponsoringpakete?

Sponsoringpakete (auch Sponsorenpakete oder Sponsorship-Pakete) bündeln Marketingdienstleistungen und Vorteile, die ein Veranstalter potenziellen Sponsoren anbietet. Dabei geht es immer um die Markenpräsenz auf der Veranstaltung und Kontaktpunkte mit den Teilnehmer*innen. Zum Beispiel können die Sponsoren in der Event-App oder Event-Broschüre präsentiert werden, an einem eigenen Sponsorenstand mit der Zielgruppe in Kontakt treten oder ihre Logos werden auf Werbebannern auf der Event-Location oder Event-Plattform platziert. Sponsoringpakete sind meistens in mehreren Stufen (bzw. Sponsoringlevels) mit unterschiedlichen Vorteilen strukturiert, um Sponsoren verschiedener Größen und Budgets anzuziehen.

Ein Event-Sponsoringpaket ist im Wesentlichen Ihr „Pitch“ gegenüber potenziellen Sponsoren. Darin zeigen Sie ihnen, warum sie ihr Budget in Ihre Veranstaltung statt in andere Maßnahmen investieren sollten.

Detaillierte Tipps und Tricks für Sponsoringpakete für Events gesucht, mit denen Sie bei der heutigen Konkurrenz die Nase vorn haben? Für Sie zum Download: der große EventMobi-Guide für Sponsoringstrategien

Warum Sponsorenpakete für Events?

Sponsoren sind immer schon eine wichtige Quelle für Veranstaltungseinnahmen. Das gilt mehr denn je, seit Online- und Hybridevents mit Präsenzveranstaltungen auf Augenhöhe sind. Der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit des Publikums steigt immer weiter. Da stellt sich die Frage: Wie  können Sie dafür sorgen, dass Geldgeber bei Ihren Vor-Ort-, Online- und Hybridevents unbedingt dabei sein wollen?

Hier kommen Sponsoringpakete ins Spiel. Sie bieten eine Kombination von Marketingaktivitäten, die sowohl vor Ort als auch online sowie vor und nach dem Event stattfinden können. Wichtig ist, dass sich diese Aktivitäten ideal ergänzen und die echten Ziele der Sponsoren verfolgen. Und, dass für alle potenziellen Sponsoren das richtige Paket dabei ist.

Die Grundlage: Kennen Sie die Ziele Ihrer Sponsoren!

Wir haben den zunehmenden Konkurrenzdruck bei der Sponsorensuche schon angesprochen. Umso wichtiger ist es, dass Sie wettbewerbsfähige und wertvolle Sponsoringpakete erstellen, mit denen Sie sich abheben. Ihr Ziel ist, potenziellen Sponsoren genau das zu bieten, was sie wollen!

Unser erster Tipp: Denken Sie wie ein Sponsor! Das bedeutet, dass Sie sich überlegen sollten, welche Ziele Sponsoren durch die Unterstützung Ihrer Veranstaltung zu erreichen hoffen, z. B:

• Aufmerksamkeit auf eine Produkteinführung lenken
• Eine neue Zielgruppe erreichen
• Markenbekanntheit bei einer bestehenden Zielgruppe steigern
• Beziehungen zu einer relevanten Community aufbauen
• Eine Marke neu positionieren
• Eine Marke auf CSR-Initiativen ausrichten

Ihre Aufgabe ist es, die Ziele bestehender und potenzieller neuer Sponsoren herauszufinden, damit Sie Ihre Pakete auf diese Ziele abstimmen können.

Bedenken Sie: Sponsoren sind heute mehr denn je auf der Suche nach maßgeschneiderten Event-Sponsoringpaketen mit dem bestmöglichen ROI. Unabhängig von ihren spezifischen Veranstaltungszielen wollen die meisten Sponsoren vor allem zwei Vorteile aus einer Partnerschaft ziehen:

• Die Gelegenheit, Verbindungen zu den Teilnehmer*innen herzustellen
• Möglichkeiten für eine maximale Markenpräsenz

In Anbetracht dessen sollten Sie so viele Gelegenheiten wie möglich für direkte Interaktionen zwischen Sponsorenvertreter*innen und Event-Teilnehmer*innen anbieten. Außerdem müssen Sie den Sponsoren die Möglichkeit geben, ihre Markenbotschaft so gut wie möglich in die Inhalte Ihrer Veranstaltung einzubinden.

Bestandteile eines Sponsoringpakets

Es gibt viele Möglichkeiten für die Zusammenstellung eines Sponsorenpakets. Als Entscheidungshilfe können Sie sich an einem von zwei Modellen orientieren:

1. Gestaffeltes Sponsoring-Modell. Hierbei handelt es sich um das „klassische“ Konzept, bei dem je nach Sponsorenebene eine Reihe von Vorteilen und Features im Sponsoringpaket für die Veranstaltung enthalten sind.
2. À-la-carte-Sponsoring-Modell. Dieser Ansatz wird häufig verwendet, um Sponsoren mit spezifischen Bedürfnissen oder Zielen zu bedienen: Die Sponsoren können sich ihr Sponsoringpaket individuell zusammenstellen.

Unabhängig von Ihrem Modell sollten alle Event-Sponsoringpakete Folgendes enthalten:

• Informationen über Ihre Organisation, einschließlich Werte, Auftrag und Ziele
• Informationen über die Veranstaltung, wie Programmplan, Datum und erwartete Teilnehmerzahl
• Details zum Sponsoring, einschließlich Vorteile, erwarteter ROI und Preise
• Beispiele für Sponsoringpakete oder Sponsorenergebnisse von früheren Veranstaltungen
• Visuelle Elemente, die alle Informationen miteinander verbinden

Ausgehend von diesen Punkten können Sie dann entscheiden, ob Sie ein gestaffeltes Modell oder ein Angebot à la carte verwenden möchten. Schauen wir uns die verschiedenen Ansätze einmal näher an.

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Gestaffelte Sponsoringpaketen erstellen

Ein gestaffeltes Sponsoring-Modell hat eine klare Struktur, der Sie folgen können. Bei der Erstellung Ihres Sponsorenpakets können Sie die einzelnen Stufen bzw. Levels in aufsteigender Reihenfolge darstellen, vom niedrigsten bis zum höchsten Preis.

Dieser Schritt-für-Schritt-Überblick skizziert, wie Sie gestufte Event-Sponsorshippakete zusammenstellen:

Schritt 1: Sponsorenstaffelung strukturieren

Oft werden für die Sponsoringstufen die Bezeichnungen Platin, Gold, Silber und Aussteller gewählt, wobei Platin die meisten Vorteile umfasst. Sie können aber auch völlig andere Namen wählen und sich dabei zum Beispiel am Thema der Veranstaltung oder an Ihrer Marke orientieren. Probieren Sie, das Event mit Hilfe der Sposorenpakete ansprechend und unterhaltsam wirken zu lassen. 

Beispiel: Der Veranstalter einer B2B-Tech-Konferenz wählt für die Namen der Sponsorenstufen gängige Branchen-Begriffe, die die Mentalität des Veranstalters widerspiegeln und die Zielgruppe ansprechen: 

„Innovator Elite”-Paket (Platin):

• Exklusives Hauptsponsoring mit Keynote-Sprechzeit
• Logo auf der Hauptbühne und in der Event-App
• Eigener Networking-Bereich auf der Messe
• Premium-Ausstellungsfläche in bester Lage
• 15 Tickets für Kund*innen und Mitarbeitende

„Tech Leader”-Paket (Gold):

• Logo in den Konferenzsälen und digitalen Medien
• Beteiligung an einer Podiumsdiskussion
• Große Ausstellungsfläche in gut sichtbarer Zone
• 10 Tickets für das Event

„Solution Partner”-Paket (Silber):

• Präsentation des Logos auf der Event-Website
• Kleine Ausstellungsfläche
• Erwähnung in der Veranstaltungsbroschüre
• 5 Tickets

„Networking Supporter”-Paket (Aussteller):

• Standardstand in der Ausstellungshalle
• Logoplatzierung in der Teilnehmermappe
• 2 Tickets

Übrigens bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, die Sponsoringstufen kenntlich zu machen, z. B. durch visuelle Hinweise in Ihrer Vor-Ort-Event-App und Ihrem virtuellen Eventportal. Auch bei der Wahl von Event Badges sollten Sie überlegen, wie Sie die einzelnen Sponsoringlevel hervorheben können. Und in Ihrer Veranstaltungsagenda könnten Sie beispielsweise die Sponsoren mit einem Stern aufführen, dessen Farbe der jeweiligen Stufe entspricht.

Schritt 2: Paketzahl je Sponsoringstufe beziffern

Nun gilt es, zu entscheiden, wie viele Pakete Sie je Sponsoren-Level verkaufen müssen, um Ihre Ziele bei den Veranstaltungseinnahmen zu erreichen. Je kleiner Sie die Menge halten, desto höher können Sie den Paketpreis ansetzen, da Sie dann besser mit Exklusivität argumentieren können. Zudem ist dies ein Anreiz für Sponsoren, schon frühzeitig zuzusagen. Das wiederum spielt Ihnen in die Karten, weil Sie Ihre Einnahmen so besser kalkulieren und Ihr Event besser planen können.

Dieses Prinzip gilt auch im Hinblick auf die Vorteile, die Sie pro Stufe anbieten – vor allem für die wertvollsten Angebote wie z. B. exklusive Präsentations-Slots für Branded Content. 

Bei virtuellen  Veranstaltungen entsprechen Ihre beliebtesten Programmpunkte den besten und am stärksten frequentierten Plätzen auf der Ausstellungsfläche. Ein Beispiel: Wenn Sie ausschließlich Ihren Hauptsponsoren anbieten, sich bei Keynote-Sessions zu präsentieren, werden sich Ihre Aussteller um Ihre Premium-Sponsorshippakete reißen.

Schritt 3: Sponsoringleistungen den Stufen zuordnen

Je höher und exklusiver eine Stufe ist, desto mehr hochwertige Komponenten umfasst sie. Ordnen Sie Ihre Leistungen nach Wert und passen Sie sie der Menge nach an die Höhe der Stufen an. So haben die Sponsoren schnell die Übersicht darüber, welche Stufe ihnen am meisten zusagt. Damit steigen Ihre Chancen, Sponsoren für Ihr Event zu gewinnen.

Um einen zusätzlichen Nutzen zu bieten, sollten Sie über die Standardkategorien hinausgehen und individuelle Sponsoringmöglichkeiten anbieten. Maßgeschneiderte Pakete können gesponserte Networking-Veranstaltungen, VIP-Erlebnisse oder Möglichkeiten für Sponsoren zur Bereitstellung von Bildungsinhalten beinhalten.

Das Modell À-la-carte-Sponsoring

Die À-la-carte-Variante ist eine Alternative für Sponsoren, die individuellere Ziele haben und Ergebnisse erreichen möchten. Vielleicht soll vor allem die Teilnehmerinteraktion oder die Markenwahrnehmung gefördert werden. Sie können Ihre À -la-carte-Sponsoring-Angebote auf Grundlage der Lebenszyklus-Phasen Ihres Events strukturieren:

1. Vor dem Event

Beziehen Sie Ihre Sponsoren in Ihre Marketingkommunikation ein, um schon vor der Veranstaltung Spannung zu erzeugen! Bewerben Sie Ihren Sponsor mit:

• Logos. Integrieren Sie das Logo des Sponsors in die Registrierungsseite und sämtliche Marketingmaterialien Ihres Events (wie z. B. Einladungs-E-Mails).
• Social Media. Veröffentlichen Sie in den sozialen Medien Danksagungen an die Sponsoren und werben Sie im Vorfeld der Veranstaltung für sie. Ihre Teilnehmer*innen sollten erkennen, welche Aspekte der Veranstaltung dank der einzelnen Sponsoren möglich sind!
• Speaker*innen. Heben Sie die Referent*innen Ihrer Sponsoren hervor! Versuchen Sie, einen Hype zu erzeugen – so wird die Teilnahme an den Vorträgen gefördert.
• Giveaways. Wir alle lieben Geschenke! Ihre gesponserten Werbegeschenke können die Zahl der Registrierungen und generell die Begeisterung für Ihr Event steigern. Online-Teilnehmer*innen können Sie physische Werbegeschenke in einer Goodie-Bag schicken; alternativ können digitale Coupons, Geschenkgutscheine und Rabatte ausgegeben werden.

2. Während des Events

Es gibt so viele Möglichkeiten, Ihre Sponsoren während Ihrer Veranstaltung zu bewerben! Versuchen Sie diese Methoden, um die Sichtbarkeit Ihrer Sponsoren zu erhöhen:

• Bannerwerbung. Stellen Sie Top-Sponsoren mit Werbebannern ins Rampenlicht – in der mobilen Event-App und auf dem Startbildschirm des virtuellen Eventportals. Denn das ist das Erste, was Ihre Teilnehmer*innen sehen! Sie können den Sponsoren auch die Möglichkeit bieten, ein physisches Banner an Ihrem Veranstaltungsort aufzuhängen.
• Wegbeschreibung. Erstellen Sie für besondere Sponsoren Wegbeschreibungen in Form von Logos und Pfeilen, die auf den Boden geklebt werden und zum jeweiligen Stand führen. So wissen die Besucher*innen genau, wohin sie gehen müssen!

• Sponsorenprofile. Erstellen Sie spezielle Sponsorenprofile, in denen Sie das Logo und die Informationen zum Sponsor auf Ihrer Event-App und Ihrer virtuellen Event-Plattform veröffentlichen können.
• Beschilderung. Platzieren Sie das Logo des Sponsors auf allen gedruckten und/oder digitalen Marketingmaterialien oder Schildern im Registrierungsbereich oder am Veranstaltungsort.
• Benachrichtigungen. Senden Sie gezielte Benachrichtigungen oder Push-Benachrichtigungen mit dem Logo des Sponsors.
• Live-Umfragen. Führen Sie während Ihrer Veranstaltung Live-Umfragen durch? Wie wäre es, wenn Sie das Logo des Sponsors im Ergebnisfenster hervorheben?
• Ressourcen. Ihre Sponsoren haben jede Menge Informationen, die Ihre Teilnehmer*innen interessieren! Fügen Sie Links zu herunterladbaren Ressourcen ein, die vom Sponsor zur Verfügung gestellt werden, z. B. Broschüren oder Produktmaterialien.
• Gamification. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung auf Gamification setzen, bauen Sie solche Aufgaben ein, für die die Teilnehmer*innen auf jeden Fall die Sponsorenstände aufsuchen müssen (analog oder digital), um Codes zu erhalten. Honorieren Sie tiefgreifende Interaktionen mit den Sponsoren mit höherer Punktzahl.

• Termin-Buchung. Ermöglichen Sie es den Sponsoren, mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten: über gesponserte Gruppendiskussionen, private Chats und 1:1-Treffen. Termin-Buchungen sind besonders einfach, wenn sie in Ihre Event-App integriert sind!

• Exklusive Treffen. Helfen Sie Sponsoren, eine persönlichere Verbindung zu den Teilnehmer*innen herzustellen, indem Sie Breakout-Sessions für bestimmte Zielgruppen veranstalten. Entweder vor Ort oder online in interaktiven Breakout-Räumen.

3. Nach dem Event

Auch wenn Ihre Veranstaltung vorbei ist, gibt es immer noch Möglichkeiten, für Ihre Sponsoren zu werben. Experimentieren Sie mit diesen Möglichkeiten für Sponsoren nach der Veranstaltung:

• Follow-up-Kommunikation: Sie werden Ihre Teilnehmer nach der Veranstaltung per E-Mail mit Feedback-Umfragen und anderen Informationen versorgen. Warum also nicht das Logo des Sponsors einfügen und ihn in Ihrer Nachricht erwähnen?
• Mediathek: Nehmen Sie Sponsoreninhalte in eine langfristig abrufbare Mediathek mit On-demand-Videos auf. Hier können Sie auch Links integrieren, die zum virtuellen Stand oder zur Website führen, und Kontaktdaten zu den Programmpunkt-Informationen hinzufügen.
• Dankeschön-Party für Freiwillige: Wenn Sie von Freiwilligen unterstützt wurden, könnten Sie Ihre Sponsoren dazu ermuntern, ein Treffen nach der Veranstaltung zu finanzieren, bei dem Sie Ihre Wertschätzung für deren Zeit zum Ausdruck bringen.

Hier finden Sie noch mehr kreative Eventsponsoring-Ideen. 

Event-Sponsorenpakete: Beispiele

Da nun klar ist, wie die beiden Hauptoptionen für Event-Sponsoringpakete aussehen, stellt sich noch diese Frage: Wie verpackt man sie, damit man sie perfekt vermarkten kann?

Vielleicht probieren Sie einfach einmal beide Optionen aus und sehen sich auch verschiedene Beispiele an. Dabei helfen Ihnen unsere zwei kostenlose Vorlagen zum Download:

Werten Sie Ihre Sponsorenpakete mit Event-Tech auf

Hier noch ein wertvoller Tipp für die Zusammenstellung von Event-Sponsoringpaketen: Um die perfekten Event-Sponsoren anzuziehen und eine Beziehung zu ihnen aufzubauen, können Sie überraschende Zusatzvorteile einbinden. 

Eine der einfachsten Möglichkeiten besteht darin, die neuesten Event-Technologien einzusetzen. Hier ein paar Ideen für den Einstieg:

• Bieten Sie virtuelle und hybride Sponsorships an. Mit virtuellen und hybriden Veranstaltungen und Veranstaltungsräumen erweitern Sie die Sichtbarkeit der Sponsoren ins Digitale! Denken Sie über Vorteile wie gesponserte Sitzungen, digitale Banner oder virtuelle Lounges mit Markenbezug nach.
• Setzen Sie Technik zum Kontakte-Knüpfen ein. Nutzen Sie die Veranstaltungstechnologie, um die Sponsoren mit ihrer Zielgruppe zu verbinden. Senden Sie Push-Benachrichtigungen in der Event-App, nutzen Sie gesponserte Umfragen während der Vorträge oder setzen Sie Gamification ein, um die Teilnehmer*innen zu den virtuellen oder physischen Ständen des Sponsors zu locken.
• Messen Sie und teilen Sie Analysen. Sponsoren wollen sehen, inwiefern sich ihre Investition auszahlt. Event-Tech macht es einfach, Besucheraktivitäten zu tracken und detaillierte Analysen zu teilen. So können Sie Ihren Sponsoren greifbare Einblicke in ihre Wirkung und Reichweite liefern.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Event-Plattform sind, die Ihre Sponsoring-Strategie bei jedem Schritt Ihrer Event-Reise unterstützen kann, bietet EventMobi all das und mehr! Mit der hybriden Event-Plattform von EventMobi können Sie Ihre digitalen Event-Sponsoring-Angebote einfach umsetzen und Ihre Sponsoren persönlich betreuen, inklusive detaillierten Analysen nach der Veranstaltung.

Die richtigen Sponsoren finden

Jetzt, wo Sie erstklassige Sponsoring-Paketen für Ihre Veranstaltung entwickelt haben, können Sie sich nun auf die Sponsorensuche begeben! Damit Sie Sponsoren finden, die auch tatsächlich zu Ihrer Veranstaltung und Ihrer Organisation passen, haben wir folgende Tipps für Sie:

• Suchen Sie nach Sponsoren, die mit dem Thema, der Zielgruppe und den Werten Ihrer Veranstaltung übereinstimmen.

Wenn Sie z. B. eine Technologiekonferenz organisieren, könnten Technologieunternehmen an Ihren Sponsoringpaketen für die Veranstaltung interessiert sein.

• Recherchieren Sie jeden potenziellen Sponsor gründlich.

Informieren Sie sich über seine Ziele, Zielgruppe und üblichen Sponsoringaktivitäten. Es kann auch von Vorteil sein, frühere Sponsorentätigkeiten, die Präsenz in den sozialen Medien und aktuelle Nachrichten über das Unternehmen zu prüfen, um sich ein Bild von seinen Interessen und seinem Ruf zu machen.

• Personalisieren Sie die Kommunikation.

Wenn Sie sich an potenzielle Sponsoren wenden, sollten Sie Ihre Botschaft auf sie zuschneiden und aufzeigen, wie sie von den Sponsoring-Paketen für Ihre Veranstaltung profitieren können. Zeigen Sie, wie Ihre Veranstaltung mit ihren Zielen übereinstimmt und ihrer Zielgruppe einen Mehrwert bietet.

Sponsoringpakete erfolgreich präsentieren

Sponsoringpakete erstellen ist das eine – sie effektiv zu präsentieren das andere! Damit Sie die begehrten Sponsorengelder erhalten, ist eine überzeugende Präsentation entscheidend. Hier die Schritte:

1. Bereiten Sie ein überzeugendes Sponsoring-Deck vor. Ein Sponsoring-Deck ist eine Präsentation, die die Vorteile hervorhebt, die Sponsoren durch eine Partnerschaft mit Ihrer Veranstaltung bekommen. Es sollte Informationen über die Veranstaltung, demografische Angaben zum Publikum, Sponsoring-Stufen, Vorteile jeder Stufe, Preise und Beispiele für Sponsoringpakete von früheren Veranstaltungen enthalten.
2. Personalisieren Sie Ihren Pitch. Passen Sie Ihr Deck an die Ziele jedes potenziellen Sponsors an, damit Sie ihm genau zeigen können, wie Ihre Veranstaltung zum Erreichen seiner Ziele beitragen wird.
3. Betonen Sie die Vorteile. Legen Sie klar dar, was in jeder Sponsoring-Stufe enthalten ist. Dies kann von der Platzierung des Logos auf Werbematerialien über Standflächen auf der Veranstaltung bis hin zu Vortragsmöglichkeiten und Erwähnungen auf Social Media reichen.
4. Formulieren Sie ein überzeugendes Sponsoren-Anschreiben. Best Practices und Vorlagen finden Sie im Beitrag „Sponsoren-Anschreiben: Muster und Tipps, um zu überzeugen“.
5. Integrieren Sie einen klaren „Call-to-Action“. Machen Sie es potenziellen Sponsoren leicht, den nächsten Schritt zu tun, indem sie diesen klar kommunizieren. Ein solcher nächster Schritt könnte ein Treffen sein, um die Sponsoringpakete im Detail zu besprechen. Integrieren Sie einen Link zu einem Anmeldeformular oder Kontaktinformationen für weitere Anfragen.

Wichtig: Melden Sie sich nach Ihrer Präsentation beim potenziellen Sponsor. Bedanken Sie sich für seine Zeit und bieten Sie an, die Einzelheiten des Sponsoringpakets gemeinsam auszuhandeln.

Nächste Schritte: Unwiderstehliche Event-Sponsoringpakete gestalten

Jetzt sind Sie mit den besten Strategien und Tipps ausgestattet, um Ihr Event-Sponsoring auf ein neues Level zu bringen: Sie wissen, wie Sie überzeugende, individuell anpassbare Event-Sponsoring-Pakete erstellen können und potenzielle Sponsoren mit dem richtigen Pitch ansprechen.

Denken Sie daran, dass das Geheimnis eines attraktiven Sponsoringpakets darin liegt, die von Ihnen angebotenen Vorteile mit den Zielen potenzieller Sponsoren abzustimmen. Egal, ob es sich um Markenpräsenz, Interaktion mit den Teilnehmer*innen oder wertvolle Networking-Möglichkeiten handelt – Ihre möglichen Partner müssen sich in Ihren Sponsoringpaketen wiederfinden und denken: „Das ist genau das, was wir brauchen!“

Mit der Zunahme virtueller und hybrider Veranstaltungen hat sich die Veranstaltungstechnik zu einer tragenden Säule der Veranstaltungsbranche entwickelt. So sind Vor-Ort-Teilnehmer*innen auf hybriden Veranstaltungen auf Event-Apps angewiesen, um informiert zu bleiben und sich einbringen zu können. Wie Sie vielleicht anhand der obigen Liste der À-la-carte-Sponsorenvorteile erkannt haben, gelten viele Vorteile gleichermaßen für die persönliche Event-App wie für die virtuelle Event-Plattform.

Sich gründliche Gedanken über die eigenen Event-Sponsoringpakete zu machen, zahlt sich aus. Denn mit guten Paketen sind Sie in der Lage, starke und dauerhafte Beziehungen zu Sponsoren aufzubauen. 

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Sponsoring-Möglichkeiten für Ihre Veranstaltung erweitern können:

• Drei Argumente, mit denen Sie Sponsoren und Aussteller für Ihr Event gewinnen. Es ist schon die halbe Miete, wenn Sie Sponsoren finden, die zu Ihrer Veranstaltung und Ihrem Unternehmen passen. Probieren Sie diese drei Möglichkeiten aus, um die idealen Sponsoren und Aussteller zu gewinnen.
• 66 kreative Eventsponsoring-Ideen, wie Sie Ihre idealen Sponsoren gewinnen können. Sie sind sich unsicher bei der Entscheidung, was Sie in Ihre Event-Sponsoringpakete aufnehmen sollen? Dieser Artikel gibt Ihnen eine Vielzahl von Ideen an die Hand, mit denen Sie Ihre idealen Sponsoren gewinnen können.
• Sponsoringlevels gestalten, um Sponsoren zu gewinnen: gewusst, wie. Ausführlichere Informationen über die Erstellung von Sponsoring-Stufen finden Sie in dieser Ressource.

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Sponsoring-Anfrage: Das Wichtigste auf einen Blick

• Ziel: Passenden Sponsor für ein Event gewinnen
• Inhalt: Anschreiben und Sponsoring-Pakete
• Aufbau des Anschreibens: Betreffzeile, individuelle Ansprache, Einführung, Präsentation des Sponsoring-Angebots, Call-to-Action, Abschluss
• Vorgehen: Sponsoren-Bedürfnisse analysieren, Sponsoring-Mehrwert herausarbeiten, professionelle Materialien bereitstellen, vorab telefonisch Kontakt aufnehmen, Versand, Nachfassen
• Versand: per E-Mail oder Post
• Wichtige Tipps: Prägnant und individuell schreiben, Zahlen und Fakten einbauen, professionelles Layout nutzen

Tipps für ein erfolgreiches Sponsoren-Anschreiben

Ein wirkungsvolles Sponsoren-Anschreiben beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung und folgt einer klaren Struktur. Folgende Tipps helfen Ihnen dabei, ein überzeugendes Schreiben aufzusetzen:

• Verstehen, was Sponsoren wichtig ist:
  Bevor es ans Formulieren des Anschreibens geht, müssen Sie sich zunächst gründlich mit den Unternehmen beschäftigen, die Sie als Sponsoren gewinnen möchten. Betrachten Sie ihre Bedürfnisse genau: Ist das Ziel Branding, Reichweite oder die Unterstützung sozialer Verantwortung? Eine Zielgruppenanalyse hilft, diese Prioritäten besser zu verstehen.
• Den Mehrwert Ihrer Veranstaltung herausarbeiten:
  Arbeiten Sie heraus, was Ihre Veranstaltung einzigartig macht. Beispiele könnten eine hohe Reichweite, exklusive Zielgruppen oder der Erfolg früherer Events sein. Empfehlung: Lesen Sie unseren Beitrag „66 kreative Event-Sponsoring-Ideen, um die idealen Sponsoren zu gewinnen“, um zu erfahren, was Sponsoren überzeugt.

• Professionelle Materialien bereitstellen:
  Erstellen Sie ein Dokument, das alle wichtigen Informationen enthält: Sponsoringpakete, Zielgruppenstatistiken, Reichweitendaten und Referenzen vergangener Veranstaltungen. Dieses Konzept legen Sie dem Anschreiben bei.
• Vorab telefonisch Kontakt aufnehmen:
  Klären Sie im Vorfeld durch einen kurzen Anruf, ob Interesse am Sponsoring besteht. So vermeiden Sie, dass Ihre Mühe in ein individuelles Anschreiben ins Leere läuft.
• Kurz, prägnant und individuell schreiben:
  Halten Sie das Schreiben auf maximal eine DIN-A4-Seite und verzichten Sie auf generische Standardtexte. Jede Nachricht sollte auf den Sponsor zugeschnitten sein und dessen mögliche Interessen aufgreifen.
• Layout und Versand beachten:
  Das Anschreiben sollte wie ein professioneller Geschäftsbrief gestaltet sein – klar strukturiert und mit einer handschriftlichen Unterschrift versehen. Versenden Sie es per E-Mail oder Post, je nachdem, was für den Empfänger passend ist.
• Zahlen und Fakten einbauen:
  Belegen Sie Ihre Argumente mit Daten, z. B. Zielgruppenstatistiken oder bisherigen Erfolgen. Das schafft Vertrauen und unterstreicht die Relevanz Ihrer Veranstaltung.
• Gegenlesen lassen:
  Lassen Sie Ihr Anschreiben von einer dritten Person prüfen, um Rechtschreib- oder Grammatikfehler zu vermeiden. Ein fehlerfreier Text signalisiert Professionalität und Sorgfalt.
• Nachfassen:
  Wenn Sie keine Rückmeldung auf Ihre Sponsoring-Anfrage erhalten, haken Sie etwa einer Woche nach Versand noch einmal nach. Mehr als zweimal sollten Sie sich allerdings nicht melden – in diesem Fall besteht offensichtlich einfach kein Interesse.

Aufbau eines effektiven Sponsoren-Anschreibens

Ein klar strukturierter Aufbau ist entscheidend, damit Ihr Sponsoren-Anschreiben schnell verstanden wird und Interesse weckt. Hier ist eine bewährte Struktur, die Sie verwenden können:

a) Betreffzeile

Die Betreffzeile sollte prägnant und aufmerksamkeitsstark formuliert sein. Beispiel:
„Gemeinsam für [Projekt/Initiative]: Ihre Chance auf exklusives Sponsoring“ oder „Unser Telefonat vom [Datum]: Sponsoring für [Event]“.

b) Individuelle Ansprache

Sprechen Sie die Empfänger*innen persönlich mit Namen und korrektem Titel an. Zeigen Sie, dass Sie das Unternehmen und seine Ausrichtung kennen, indem Sie Bezug auf gemeinsame Werte oder Zielgruppen nehmen. Beispiel:
„Sehr geehrte Frau Dr. Müller, als führendes Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit könnte Ihre Unterstützung für unsere umweltfreundliche Veranstaltungsreihe ideal sein.“

c) Einführung

Starten Sie mit einer kurzen Vorstellung Ihrer Initiative oder Veranstaltung. Erklären Sie, wer Sie sind und warum Sie sich an das Unternehmen wenden. Stellen Sie direkt den Bezug zur Veranstaltung her. Beispiel:
„Wir von [Ihr Unternehmen/Veranstalter*in] planen die Konferenz [Name der Veranstaltung], die als zentrale Plattform für den Austausch zu [Thema] dient. Mit Ihrer Expertise und Ihrem Engagement für [Themenbereich] wären Sie der perfekte Partner.“

d) Präsentation des Sponsoring-Angebots

Heben Sie den Mehrwert für den Sponsor klar hervor. Stellen Sie dar, welche Vorteile die Partnerschaft bietet, wie zum Beispiel:

• Branding-Möglichkeiten: Logopräsenz auf Werbematerialien, Social-Media-Erwähnungen oder Standfläche vor Ort.
• Zielgruppenansprache: Zugang zu einer spezifischen Zielgruppe, die für das Unternehmen relevant ist.
• PR-Potenzial: Berichterstattung in Fachmedien oder öffentlichkeitswirksame Kooperationen.

Beispiel:
„Mit Ihrer Unterstützung könnten Sie nicht nur als zentraler Partner unserer Veranstaltung auftreten, sondern auch Zugang zu über 5.000 Fachbesucher*innen erhalten, die sich intensiv mit [Thema] beschäftigen.“

e) Konkrete Handlungsaufforderung (Call-to-Action)

Formulieren Sie ein klares Ziel, wie ein persönliches Gespräch oder das Zusenden weiterer Informationen. Geben Sie an, wie und wann Sie erreichbar sind, und signalisieren Sie Verbindlichkeit. Beispiel:
„Ich würde mich freuen, Ihnen in einem persönlichen Gespräch mehr über die Möglichkeiten des Sponsorings zu erläutern. Ich melde mich hierzu in der kommenden Woche telefonisch bei Ihnen.“

f) Abschluss

Schließen Sie mit einem höflichen Dank für die Aufmerksamkeit und einer positiven Abschlussformulierung. Beispiel:
„Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Ich freue mich darauf, gemeinsam mit Ihnen diese spannende Möglichkeit zu besprechen.“

Vorlagen für Sponsoring-Anschreiben

Folgende Vorlagen im Word-Format können Sie kostenlos herunterladen. Wichtig: Gestalten Sie das Anschreiben so individuell wie möglich, indem Sie Bezug auf den potenziellen Sponsor und auf Ihre Veranstaltung nehmen. Die Muster-Anschreiben können Ihnen eine Orientierung bieten, was Layout und Inhalte betrifft, aber sollten unbedingt angepasst werden.

Übrigens: Wenn Sie das Sponsoren-Schreiben als E-Mail versenden, können Sie den Text einfach in Ihre E-Mail kopieren und benötigen natürlich keinen Briefkopf.

Sportverein

Branchenverband

Tipp: wenn Sie Verbandsveranstaltungen organisieren, finden Sie in diesem Beitrag 11 Strategien für erfolgreiches Sponsoring speziell für Verbände.

Konferenz

Dranbleiben lohnt sich!

Das Finden und Überzeugen von Sponsoren ist kein einfacher Prozess – aber es lohnt sich. Folgendes möchten wir Ihnen zum Schluss noch mitgeben:

1. Geduld ist der Schlüssel

Nicht jede Anfrage wird sofort auf Begeisterung stoßen, und das ist ganz normal. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn eine Absage kommt oder ein Unternehmen nicht reagiert. Oft braucht es mehrere Versuche und kreative Ansätze, um den richtigen Partner zu finden.

• Kreativität zahlt sich aus

Überlegen Sie, wie Sie sich von anderen Veranstalter*innen abheben können. Gibt es spezielle Benefits, die nur Ihre Veranstaltung bieten kann? Vielleicht können Sie maßgeschneiderte Kooperationsideen anbieten, die den Bedürfnissen eines Unternehmens genau entsprechen.

• Langfristige Beziehungen im Blick behalten

Ein erfolgreiches Sponsoring endet nicht mit der Veranstaltung. Pflegen Sie die Beziehung zu Ihren Sponsoren, indem Sie ihnen Ergebnisse und Berichte liefern, die den Erfolg der Zusammenarbeit belegen. Zeigen Sie Wertschätzung und halten Sie Kontakt, um eine nachhaltige Partnerschaft aufzubauen.

Am Ende wird Ihre Hartnäckigkeit belohnt. Mit einem durchdachten Konzept, einer professionellen Ansprache und der Bereitschaft, auf individuelle Wünsche einzugehen, schaffen Sie die Grundlage für erfolgreiche Sponsoring-Partnerschaften.

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In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie Sponsoringlevels kreieren, die Mehrwert für beide Seiten schaffen – und Ihnen einen klaren Vorteil im Wettbewerb sichern. Dazu gibt es einige Beispiele zur Inspiration.

Was sind Sponsoringlevels?

Sponsoringstufen bzw. -levels gliedern die Möglichkeiten für (potenzielle) Sponsoren, Ihr Event zu unterstützen. Sie bilden also eine hierarchische Struktur für Ihre Sponsoringpakete. Jeder Level steht für ein bestimmtes Investment und bietet eine entsprechend abgestufte Gegenleistung.

Typische Einteilungen sind z. B. Gold, Silber, Bronze oder Platin, Premium und Standard. Die Stufen können auch thematisch nach Arten von Sponsoren unterteilt sein (zum Beispiel Medien, Location), oder auch kreativ daherkommen.

Für Anlässe wie Konferenzen, Messen oder Festivals können Sponsoringlevels beispielsweise Folgendes umfassen:

Bei einer Non-Profit-Veranstaltung, etwa einem Benefiz-Event oder einer Wohltätigkeitsgala, bieten sich durchaus auch Networking-Gelegenheiten oder exklusive Zutritte zu den Events an.

Klären Sie zuerst: Brauche ich wirklich Sponsoringlevels?

Keine Frage: Nicht für jede Veranstaltung sind Sponsoringstufen wichtig.

Eine Sponsoringstruktur mit mehreren Ebenen zu managen, kann Ihr Team viel Zeit und Energie kosten. Beantworten Sie also zunächst diese Fragen für sich:

• Wie groß ist die Veranstaltung? Sponsoringlevels eignen sich in der Regel insbesondere für größere, komplexere Veranstaltungen mit einer gewissen Bandbreite an möglichen Sponsoren und Stakeholdern. Zudem muss Ihr Publikum groß genug sein, um für Sponsoren attraktiv zu sein.
• Sind unterschiedliche Arten von Sponsoren involviert? Zieht Ihr Event Geldgeber*innen mit unterschiedlichen Erwartungen und Zielen an, so können kreative Sponsoringebenen ihnen genau die Vorzüge bieten, die individuell zu ihnen passen. 
• Sind die Kapazitäten vorhanden, die das Management unterschiedlicher Stufen erfordert? Wägen Sie ab, ob Sie über Zeit und Mittel verfügen, um Sponsoringstufen einzurichten. Es gilt dann unter anderem, die Angebote für jede Stufe zu organisieren und die entsprechenden Sponsorenvereinbarungen im Blick zu behalten.
• Steht jede Stufe für einen bestimmten Nutzen? Stellen Sie sicher, dass Sie jedem Sponsoringlevel einen konkreten Wert zuordnen und dass Sie das Wertversprechen gegenüber Ihren Sponsoren auch jederzeit einhalten können.
• Lassen sich die Veranstaltungsziele ohne Sponsoringstruktur erreichen? Verschiedene Levels sind möglicherweise überflüssig, wenn das Event klein ist oder nur wenige Sponsoren mit von der Partie sind. Vielleicht bevorzugen Ihre Sponsoren stattdessen auch maßgeschneiderte Sponsoringpakete für ihre Investitionen.

Kurzum: Ob Sie Sponsoringlevels benötigen, hängt von Ihren Zielen, der Größe und Reichweite Ihrer Veranstaltung, Ihren Ressourcen und auch Ihren Sponsoren ab. Denken Sie also darüber nach, welche Vor- und Nachteile ein Basis-Sponsoring-Angebot im Vergleich zu verschiedenen Stufen oder individuellen Paketen mit sich bringt, und welche Lösung am besten zu Ihnen passt.

Die Vorteile von Eventsponsoringlevels

Sie haben also entschieden, dass Sponsoringlevels sinnvoll für Ihre Veranstaltung sind. Jetzt kommt einiges an Arbeit und Verantwortung auf Sie zu. Ihre Sponsoren wollen eine besondere Rolle spielen und einen besonderen Wert aus der Partnerschaft ziehen – Ihr Event muss also zahlreichen Erwartungen gerecht werden.

Aber Ihr Engagement wird sich lohnen, denn Sponsoringstufen bringen auch für Sie viele Vorzüge mit sich:

Mit Upselling mehr Umsatz generieren

Denken Sie an einen Sponsor, der sich voll und ganz für Ihre Sache einsetzt. Wenn Sie gestufte Sponsoringangebote konzipieren, geben Sie ihm damit die Möglichkeit, stärker in Ihr Event zu investieren – und stärker davon zu profitieren. Ein Volltreffer für beide Seiten!

Den Aufwand für Ihr Team verringern

Sponsoringlevels können Ihnen auf doppelte Art und Weise helfen, Eventplanungsstress vorzubeugen. Erstens: Sie sparen Sie die Mühe, für jeden einzelnen Sponsor ein individuelles Paket zu schnüren. Zweitens: Es eröffnet Ihnen eine Reihe von Optionen, Ihre Sponsoren als Helfer für ein faszinierendes Event einzuspannen. Um nur ein Beispiel zu nennen: Wie wär’s, wenn einer Ihrer Sponsoren Ihr Networking-Programm für Sie schultern würde?

Sponsorenbeziehungen aufwerten

Alle möchten gern wahrgenommen werden. Wenn Sie Sponsoringebenen aufbauen, die direkt für Ihre gewünschten (oder bestehenden) Sponsoren konzipiert sind, erleichtern Sie die Zusammenarbeit für beide Seiten. Es ist ein gewinnendes Argument beim Sponsoring-Pitch und zeigt Ihren Geldgeber*innen, dass Sie sich in ihre Perspektive hineinversetzen und ihnen etwas zu bieten haben, wenn sie bei Ihrem Event dabei sind.

Sichtbarkeit der Sponsoren steigern

Ihre Sponsoringlevels sollten Komponenten enthalten, mit denen sich die Sponsoren ohne Umschweife dem Publikum präsentieren können, das sie ansprechen möchten. Gibt es bei Ihrer Veranstaltung eine Bühne, auf der sich alles um das Marketing gemeinnütziger Veranstaltungen dreht? Dann stellen Sie die Weichen so, dass eine auf Gemeinnützigkeit spezialisierte Werbeagentur diese Bühne sponsert!

Sponsoren wie VIPs verwöhnen

Sponsoren, die auf höherer Stufe investieren, sind häufig auf besondere Vorteile aus, etwa ausgewählte Redezeiten oder Zugang zu VIP-Bereichen. Das gibt ihnen das Gefühl besonderer Wertschätzung, was sie animieren kann, eine engere Beziehung einzugehen und Ihren Events dauerhaft treu zu bleiben.

Tipp: Beim Schnüren eines erfolgversprechenden Sponsoringpaketes gibt es einiges zu berücksichtigen. Erfahren Sie mehr in unserem kostenfreien E-Book für erfolgreiche Sponsoring-Strategie mit Eventtechnologie.

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Wie Sie Sponsoringebenen gestalten

Nun heißt es Sponsoringstufen anlegen, Sponsorship-Pakete schnüren und Sponsoren an Land ziehen!

Wir haben den Ablauf für Sie in neun Schritte gegliedert, auf dass Sie Sponsoringlevels profimäßig ausgestalten, kontinuierlich auswerten und für die Zukunft weiter optimieren können.

1. Bisherige Sponsoren evaluieren und potenzielle Sponsoren identifizieren

Bevor Sie die Fühler nach neuen Sponsoren ausstrecken, sollten Sie auswerten, wie sich die derzeitigen Sponsoren machen und wie sie zu Ihren bisherigen Events beigetragen haben. Damit können Sie wertvolle Erkenntnisse in der Frage erlangen, welche Vorteile Sponsoren sich erhoffen, woraufhin Sie Ihre Sponsoringstruktur so verbessern können, dass neue Sponsoren anbeißen.

2. Erwartungen von Sponsoren ausloten

Sobald Sie bestimmte Sponsoren für Ihr Event im Visier haben, können Sie sich daran machen, deren Erwartungen und Ziele zu ermitteln und zu systematisieren. Machen Sie sich bewusst, was Unternehmen sich von Veranstaltungssponsoring erhoffen und welche Aspekte ihnen dabei am wichtigsten sind.

Führen Sie Umfragen unter Sponsoren durch, vergleichen Sie konkurrierende Sponsoringlevels und werfen Sie auch mal einen Blick auf Sponsoringpakete anderer Organisationen und Branchen. Da könnte durchaus die eine oder andere Anregung für Sie dabei sein.

3. Ressourcen gemäß Sponsorenvereinbarungen einteilen

Bevor Sie auf (mögliche) Sponsoren zugehen, vergewissern Sie sich, dass Sie tatsächlich über die Mittel verfügen, die Sie für die jeweiligen Angebote benötigen. Übertragen Sie einer Person aus Ihrem Team die Sponsorship-Verantwortung, was die Erfüllung aller Aufgaben umfasst, die anstehen, wenn Sie einen neuen Sponsor ins Boot holen. Vor allem, wenn es ein großer Sponsor ist!

4. Die Vorzüge jeder einzelnen Ebene verdeutlichen

Ordnen Sie Ihre Angebote den verschiedenen Sponsoringebenen zu. Dabei ist es wichtig, diese Pluspunkte auch unmissverständlich und klar zu kommunizieren, damit sie unwiderstehlich wirken. Wenn Sie À-la-carte-Sponsorship-Pakete zusammenstellen, halten Sie diese Vorzüge auch schwarz auf weiß fest.

5. Eventsponsoringstufen betiteln

Sie können auf klassische Namen wie Diamant, Platin, Gold, Silber und Bronze setzen oder je nach Veranstaltung auch mit etwas Eigenem für Aufmerksamkeit sorgen. Events mit kreativen Sponsoringlevel-Namen üben auf manche Sponsoren sogar einen besonderen Reiz aus.

Ein Beispiel: Der Veranstalter einer B2B-Tech-Konferenz könnte für die Namen der Sponsorenstufen gängige Branchen-Begriffe wählen, die die Mentalität des Veranstalters widerspiegeln und die Zielgruppe ansprechen: Innovator Elite (50.000 €), Tech Leader (25.000 €) und Solution Partner (10.000 €).

6. Sponsoringlevels bepreisen und Sponsoringpakete zusammenstellen

Die Preise für die einzelnen Levels festzulegen, ist der kniffligste Part. Sie sollten dabei mehrere Aspekte berücksichtigen: die Erfordernisse Ihrer Organisation, die Zahlungsbereitschaft Ihrer Sponsoren, Preisforderungen etwaiger Wettbewerber und die Gesamtkosten Ihrer Veranstaltung. Jedes Event steht für sich, doch die Standards und Gepflogenheiten Ihrer Branche sind stets eine wichtige Richtschnur.

Zur Vertiefung: Sponsoringpakete für Events gestalten – Modelle, Beispiele, Tipps

7. Sponsoren ansprechen und mit qualifizierten Leads versorgen

Sobald Ihre Sponsoringstruktur steht, kann die Akquise beginnen. Wie gesagt: Zuerst sollten Sie sich an Ihre aktuellen Geldgeber*innen wenden. Und verschicken Sie Ihr Angebot nicht einfach in der Hoffnung, dass sich alles andere von selbst regelt! Erstellen Sie ein Konzept zum Nachfassen, um die Sponsorenunterstützung sicherzustellen und um Leads bei der Stange zu halten.

8. Die Versprechen einlösen

Jetzt kommt’s drauf an! Ihre Sponsoren haben ihren Teil der Abmachung erfüllt. Gehen Sie also mit einer Checkliste auf Nummer sicher, damit Sie Ihren Teil der Vereinbarung auf jeden Fall einlösen. Wenn Sie Ihre Sponsoren bei all dem auf dem Laufenden halten, sorgt das für besonderes Vertrauen.

9. Die Ergebnisse berichten

Überwachen und berichten Sie die Ergebnisse Ihres Events und des Sponsorship-Engagements. Das informiert Ihre Sponsoren darüber, inwieweit sich ihre Investitionen bezahlt machen. Und dies kann ein echter Ansporn für sie sein, auch in Zukunft wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Auf einigen Eventmanagement-Plattformen können Sie Ihre Nutzungsstatistiken nachverfolgen und für Berichte übernehmen. EventMobi eröffnet Ihnen gleich mehrere Wege, Ihre Nutzungszahlen detailliert zu erfassen und auszuwerten:

• gebuchte Meetings
• Banner-Views und -Klicks
• Aufrufe von Unternehmensseiten
• Live-Ergebnisse zu Abstimmungen und Umfragen
• Programmpunkt-Daten für gesponserte Sessions
• Gamification-Interaktionen
• Video-Views

Ganz gleich, ob Ihr Event online, hybrid oder in Präsenz stattfindet: Für Ihre Sponsoren herrscht damit Transparenz bezüglich der Vorteile, die sie aus der Partnerschaft mit Ihnen ziehen.

Warum das Rad neu erfinden? Beispiele und Anregungen für Eventsponsoringstufen

Ein bisschen Inspiration gefällig? Diese Beispiele für erfolgreiche Sponsoringlevels stammen von einer Onlinekonferenz mit „selbsterklärenden“ Bezeichnungen der Levels und von einem Jahresevent aus dem Bereich Privatfinanzen, bei dem auch À-la-carte-Sponsoring möglich ist.

Event 1: GitHub Universe 2020

Hinter dem Namen GitHub Universe verbirgt sich eine Onlinekonferenz, die Tausende von Menschen zusammenbringt, um die Zukunft der Softwareentwicklung mitsamt den einschlägigen Tools zu debattieren. An drei Tagen werden über 50 Stunden Content geboten, darunter Keynotes von Führungskräften, Referate namhafter Softwareunternehmen, Workshops, Entertainment und zwischendurch immer wieder Networking.

Die Sponsoringlevels dieser Veranstaltung:

Event 2: FINCON 2023

Die FinCon, ein Privatfinanz-Großevent, bringt alljährlich Anbieter*innen und Influencer*innen mit anderen Blogger*innen, Podcaster*innen, YouTuber*innen, Autor*innen, Berater*innen, Coach*innen und weiteren Freelancer*innen zusammen, die zu Finanzthemen publizieren. Die große Mehrheit des Publikums nimmt nicht zuletzt wegen der Gelegenheit teil, sich für Influencer*innen- und Affiliate-Partnerschaften mit Marken zu vernetzen.

Die Sponsoringstufen dieser Veranstaltung:

À-la-carte-Sponsoring-Optionen

• Profi-Networking-Tisch, an dem Firmen zu 1:1-Meetings mit Pro-Pass-Teilnehmer*innen zusammenkommen können: 2.500 €
• Markenstudio-Nutzung zur Erstellung von Inhalten mit Teilnehmer*innen: 1.000 € je 30 Minuten
• Planung oder Veranstaltung eines eigenen Abendessens bzw. Events in Verbindung mit der FinCon: 8.500 €

Und jetzt: Gestalten Sie Ihr eigenes Sponsorship-Paket mit kreativen Sponsoringlevels!

Eine Sponsoringstruktur, deren Levels passgenau auf die Sponsoren mit ihren jeweiligen Erwartungen zugeschnitten sind, kann für alle Beteiligten nützlich und wertvoll sein. Mit den richtigen Sponsoringebenen können Sie sich gegenüber unterschiedlichsten Geldgeber*innen attraktiv positionieren. Die Sponsoren ihrerseits können damit ihre Markenpräsenz steigern, Leads generieren und starke Beziehungen zu Ihren Teilnehmer*innen entwickeln.

Jahr für Jahr verhilft EventMobi Tausenden von Eventteilnehmer*innen zu engen Kontakten mit klasse Sponsoren, sei es über die App oder persönlich vor Ort. Wir bieten …

… und alles, was Sie darüber hinaus benötigen, um Sponsorship-Wert zu generieren, der Ihre Einnahmen stetig sprudeln lässt.

Klingt verlockend? Gönnen Sie sich unsere kostenlose persönliche Demo und lernen Sie die EventMobi-Plattform aus erster Hand kennen!

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In diesem Leitfaden beleuchten wir die wichtigsten Aspekte der Eventbudgetierung:

• Was ist ein Eventbudget?
• 7 Schritte der Eventbudget-Planung
• Beispiele und Vorlagen
• Häufige Fragen zum Event-Budgeting

Die Mühe lohnt sich: Eine strukturierte Eventbudgetierung hilft Ihnen dabei, die Kostenstruktur Ihrer Veranstaltung besser zu verstehen, Ausgaben und Einnahmen zu kontrollieren und den Return on Investment (ROI) Ihrer Events präzise zu messen.

Tipp: Mit der richtigen Sponsoringstrategie gewinnen Sie langfristig zufriedene Partner für Ihre Events. Erfahren Sie im kostenfreien Leitfaden “Sponsoring mit Strategie“, wie Sie Ihre Eventeinnahmen maximieren

Eventbudgetierung – was bedeutet das?

Eventbudgetierung bedeutet, einen finanziellen Fahrplan für die Veranstaltung zu erstellen. Dieser  hilft Ihnen, erwartete Kosten und Einnahmen zu strukturieren, damit Sie Ihre Ressourcen effizient verwalten und Ihre Eventziele erfolgreich erreichen können.

Typische Kategorien in der Eventbudgetierung

Gewinn und Verlust
Die Rentabilität Ihres Events hängt von der tatsächlichen Anzahl der Teilnehmenden ab. Daher ist es hilfreich, in Ihrem Budget eine Übersicht über erwartete Kosten und Einnahmen bei verschiedenen Teilnehmerzahlen zu führen.

Fixkosten
Fixkosten bleiben unabhängig von der Anzahl der Teilnehmenden gleich. Dazu gehören z. B. Mietkosten für die Location, Honorare für Unterhaltung oder Gebühren für Event-Software.

Variable Kosten
Diese Ausgaben hängen von der Anzahl der Teilnehmenden ab. Typische Beispiele sind Catering-Kosten sowie Personalaufwand für den Tag der Veranstaltung.

Einnahmen
Die geplanten Einnahmen setzen sich oft aus Ticketverkäufen, Sponsoring-Geldern oder Standgebühren für Aussteller zusammen.

Warum ist eine Eventkostenkalkulation so wichtig?

Ein gut durchdachter Budgetplan schützt Ihr Team vor unerwarteten Kostenüberschreitungen und ermöglicht eine realistische Ressourcenverteilung. So können Sie gezielt entscheiden, welche Aspekte Priorität haben – etwa ob Sie in eine größere Location oder ein hochwertigeres Catering investieren sollten.

Zudem hilft Ihnen ein Budgetplan dabei, den finanziellen Erfolg Ihres Events zu messen. Da die tatsächlichen Kosten und Einnahmen oft von den Prognosen abweichen, können Sie mit diesen Daten Ihre Budget-Strategie für zukünftige Events optimieren.

Kurz gesagt: Eine Eventbudgetierung ist ein unverzichtbares Instrument für eine fundierte Finanzplanung und eine erfolgreiche Eventorganisation. 

Eventbudget planen in 7 Schritten

Nachdem Sie nun die wichtigsten Kategorien einer Eventbudgetierung  kennen, können Sie mit der Planung beginnen. Hier sind die einzelnen Schritte, damit Sie genau wissen, wie Sie vorgehen sollten.

Schritt 1: Finanzielle Ziele für Ihr Event festlegen

Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung für Ihr Event und schätzen Sie so genau wie möglich ein, ob die Veranstaltung Gewinn, Verlust oder eine Kostendeckung erzielen wird. Was finanzieller Erfolg bedeutet, hängt dabei von der Art und den Zielen Ihrer Veranstaltung ab.

Beispiel: Ihre geplante Konferenz könnte kostendeckend oder mit einem leichten Verlust enden. Doch wenn Sie durch das Event zahlreiche neue Mitglieder für Ihre Organisation gewinnen, profitieren Sie langfristig durch zusätzliche Mitgliedsbeiträge.

Natürlich lassen sich nicht alle Kosten und Einnahmen von Anfang an exakt vorhersagen – und einige können sich im Laufe der Planung noch ändern. Dennoch ist es essenziell, das Budget so früh wie möglich unter Berücksichtigung der häufigsten Kosten- und Einnahmequellen zu erstellen. Welche das sind, erfahren Sie im nächsten Schritt. 

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre festen und variablen Kosten

Für eine realistische Planung ist es wichtig,  zwischen fixen und variablen Kosten zu unterscheiden. Zur Erinnerung:

• Fixe Kosten bleiben unabhängig von der Anzahl der Teilnehmenden gleich und werden als Gesamtsumme berechnet.
• Variable Kosten ändern sich je nach Anzahl der Teilnehmenden und werden pro Person kalkuliert.

Kosten für Präsenzveranstaltungen

Laut dem Global Meetings & Events Forecast von American Express Global Business Travel werden dieses Jahr 63 % der Meetings in Europa ausschließlich vor Ort stattfinden, während 82 % zumindest eine In-Person-Komponente beinhalten. Die meisten Eventplaner*innen müssen daher vorrangig für Präsenzveranstaltungen budgetieren.

Die Studie zeigt außerdem, dass Eventprofis mit höheren Budgets vor allem die Optimierung der Vor-Ort-Erfahrung priorisieren. Auf die Frage „Was macht eine gute Teilnehmenden-Erfahrung aus?“ wurden folgende Faktoren genannt:

• 38 %: Eventinhalte und Agenda
• 27 %: Veranstaltungsort
• 25 %: Destination
• 24 %: Soziale und Networking-Events
• 24 %: Verpflegung

Zusätzliche Kosten können für Audio/Video-Technik, Dekoration, Personal, Reisekosten, Marketing, Speaker-Honorare, Unterhaltung und Eventmanagement-Software anfallen. Jedes Event hat eine individuelle Kostenstruktur – dennoch sollte die Zufriedenheit der Teilnehmenden bei der Budgetplanung immer im Mittelpunkt stehen. Eine Umfrage unter früheren Teilnehmenden kann helfen, die Prioritäten besser zu verstehen und Ressourcen gezielt einzusetzen.

Kosten für virtuelle und hybride Events

Im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen sind die Kosten für virtuelle und hybride Events stärker auf Technologie ausgerichtet, um unabhängig vom Standort ein ansprechendes Erlebnis zu schaffen. Wichtige Kostenpunkte sind:

Audio-/Video-Technik (A/V)

Eine hochwertige A/V-Ausstattung sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden die Inhalte optimal erleben können. Besonders bei hybriden Events ist es wichtig, sowohl für Vor-Ort- als auch für Remote-Teilnehmende geeignete Technik einzuplanen:

• Vor Ort empfiehlt es sich, mindestens zwei Kamerapositionen besetzen sowie einen IMAG-Operator und einen Video-Mixer einplanen.
• Für Remote-Übertragungen ist eine stabile, kabelgebundene Internetverbindung mit mindestens 100 Mbit/s Download und 30 Mbit/s Upload erforderlich.
• Streaming- und Encoding-Software wie OBS (kostenfrei) oder vMix (kostenpflichtig) kann genutzt werden, um Kamerabilder, Präsentationen und Audio zu kombinieren.

Mit zwei professionell ausgestatteten A/V-Teams lässt sich eine hochwertige und interaktive Erfahrung für alle Teilnehmenden schaffen.

Livestream- und Videoproduktionskosten

Die Kosten für Streaming-Dienste variieren je nach Anforderungen:

• Günstige Option: Selbstproduktion über Tools wie Zoom.
• Mittlere Preisklasse: Virtuelle Eventplattformen wie EventMobi, die integrierte Livestreaming-Funktionen bieten.
• Premium-Lösung: Ein professionelles Produktionsteam wie das GoLive! Production Team von EventMobi oder eine externe A/V-Firma für Full-Service-Produktion.

Schritt 3: Identifizieren Sie Ihre Einnahmequellen

Um die Veranstaltungskosten zu decken, sollten Sie verschiedene Einnahmequellen in Betracht ziehen, darunter:

• Werbung – Einnahmen durch Anzeigenplatzierungen in Event-Apps, Programmen oder auf der Event-Website
• Konzessionsverkäufe – z. B. Verkauf von Speisen, Getränken oder Merchandise
• Standmieten – Gebühren für Ausstellende oder Sponsoren, die Präsentationsflächen nutzen
• Managementgebühren – Honorare für Ihre Dienstleistungen als Eventorganisator*in
• Teilnahmegebühren – Einnahmen aus Ticketverkäufen oder Registrierungen
• Sponsoring – Beiträge von Unternehmen, die sich als Sponsoren an Ihrem Event beteiligen

Nutzen Sie Budgetplanungstools wie Excel oder Google Sheets, um diese Einnahmequellen nachzuverfolgen. Strukturieren Sie Ihre Einnahmen in relevante Kategorien, z. B.:

• Präsenzveranstaltungen: Standmieten, Ticketverkäufe, Gastronomie
• Virtuelle Events: Digitale Werbung, Sponsoring-Pakete, kostenpflichtige Online-Zugänge
• Allgemeine Event-Kategorien: Veranstaltungsort, Dekoration, Marketing

Ausgaben und Einnahmen vorausschauend planen

Eine präzise Kosten- und Umsatzprognose ist essenziell für die Budgetplanung. Analysieren Sie Finanzdaten vergangener Events und holen Sie aktuelle Angebote für neue Kostenpunkte ein. Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege auf, um Ihr Budget zu dokumentieren und gegebenenfalls nachzuweisen.

Puffer für unerwartete Kosten einplanen

Unvorhergesehene Ausgaben können jederzeit auftreten. Legen Sie daher einen Notfallfonds fest, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Bevor Sie mit der Auswahl des Veranstaltungsortes, der Promotion oder der Personaleinteilung fortfahren, stellen Sie sicher, dass Ihr Event finanziell tragfähig ist

Schritt 4: Erstellen Sie einen Budgetvorschlag für Ihr Event

Ein Budgetvorschlag dient dazu, die geplanten Ausgaben und Einnahmen Ihres Events transparent darzustellen und von der Geschäftsleitung genehmigen zu lassen. Wenn Sie bereits eine detaillierte Budgetplanung erstellt haben, sind Sie schon auf dem besten Weg.

Neben den erwarteten Einnahmen und Ausgaben sollte Ihr Budgetvorschlag folgende Punkte enthalten:

• Zweck und Ziele der Veranstaltung
• Daten früherer Events, um Vergleichswerte zu bieten
• Informationen zu ähnlichen Branchen-Events und deren Kostenstrukturen
• Notfallpläne für Ihr Budget, um unvorhergesehene Kosten abzudecken
• Mögliche Budgetüberschreitungen, inklusive Lösungsstrategien
• Methoden zur Erfolgsmessung (ROI) und Berichterstattung der finanziellen Ergebnisse

Besprechen Sie den Budgetvorschlag mit zentralen Stakeholdern und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen basierend auf deren Feedback vor.

Schritt 5: Cashflow für Ihr Event berechnen

Der Cashflow gibt an, wie viel Geld Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung steht, um Eventkosten zu decken. Eine regelmäßige Cashflow-Berechnung hilft Ihnen,

• wichtige Ausgaben zu priorisieren,
• Liquiditätsengpässe zu vermeiden und
• die Rentabilität Ihres Events zu überwachen.

So berechnen Sie Ihren Cashflow:

1. Alle Einnahmen summieren und unbezahlte Rechnungen (Forderungen) abziehen:
   Gesamte Einnahmen – offene Forderungen = Verfügbares Kapital vor Ausgaben
2. Offene Verbindlichkeiten (noch zu zahlende Rechnungen) abziehen:
   Verfügbares Kapital vor Ausgaben – offene Verbindlichkeiten = Verfügbares Kapital (Cash on Hand)

Ein positiver Cashflow bedeutet, dass Sie über ausreichend liquide Mittel verfügen. Ein negativer Cashflow kann darauf hindeuten, dass Zahlungen ausstehen oder Ausgaben reduziert werden müssen.

Ihr Startkapital ist der Betrag, der Ihnen zu Beginn eines bestimmten Zeitraums zur Verfügung steht.

Schritt 6: Eventbudget überprüfen und nachverfolgen

Da sich nicht alle Kosten im Voraus exakt planen lassen, ist es essenziell, das Budget während des gesamten Planungsprozesses regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.

• Planen Sie ein Meeting mit Ihrer Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass Ihr Budget den internen Anforderungen entspricht.
• Klären Sie im Voraus, wer autorisiert ist, über das genehmigte Budget hinaus Ausgaben zu tätigen.
• Nutzen Sie Ihren Notfallfonds, um unerwartete Kosten zu decken.

Budget-Tracking während des gesamten Events

Überwachen Sie Ihre Ausgaben auch während der Veranstaltung – nicht nur in der Planungsphase. Moderne digitale Tools erleichtern diesen Prozess:

• Expensify hilft bei der Verwaltung und Nachverfolgung von Ausgaben.
• Cloud-basierte Finanzsoftware wie FreshBooks oder Certify ermöglicht eine flexible und ortsunabhängige Finanzverwaltung.

Eine präzise Budgetkontrolle stellt sicher, dass Ihr Event finanziell erfolgreich bleibt und zukünftige Veranstaltungen noch effizienter geplant werden können.

Schritt 7: Finanzielle Leistung Ihres Events analysieren

Nach dem Event sollten Sie die Erfolgskennzahlen und Benchmarks, die Sie zuvor festgelegt haben, erneut überprüfen. Durch den Einsatz moderner Technologien können Eventplaner*innen heute die gesamte Event-Performance aus verschiedenen Perspektiven analysieren. Mithilfe qualitativer und quantitativer Daten gewinnen Sie wertvolle Einblicke in die Leistung Ihrer Veranstaltung und können deren Wirkung besser belegen.

Return on Investment (ROI) berechnen

Der Return on Investment (ROI) ist eine der wichtigsten Kennzahlen zur Bewertung des finanziellen Erfolgs Ihres Events. Zudem kann der Vergleich verschiedener Budgetstrategien wertvolle Erkenntnisse liefern:

• Lohnt sich der höhere Budgeteinsatz für Outbound-Marketing?
• Bringt die gezielte Betreuung der bestehenden Event-Community einen besseren ROI?

Neben rein finanziellen Faktoren gibt es weitere Messmethoden, um den geschäftlichen Nutzen eines Events zu bewerten:

• Social Listening: Welche Themen und Meinungen werden in sozialen Netzwerken über Ihr Event geteilt?
• Event-Umfragen: Wie bewerten die Teilnehmenden ihre Event-Erfahrung?
• Event-App-Analysen: Welche Programmpunkte und Inhalte wurden am häufigsten genutzt?
• Sichtbarkeit von Sponsoren: Wie oft wurden Sponsoreninhalte aufgerufen oder interagiert?

Event-Analyse mit EventMobi

Die EventMobi Event Management Plattform bietet erweiterte Analysefunktionen, mit denen Sie den ROI Ihres Events präzise berechnen und die Ergebnisse einfach mit Stakeholdern und Sponsoren teilen können.

Mit EventMobi können Sie unter anderem folgende Kennzahlen nachverfolgen:

• Teilnehmendenzahlen – sowohl gesamt als auch auf einzelne Sessions bezogen
• Plattform-Traffic – welche Bereiche wurden am meisten genutzt?
• Interesse und Engagement der Teilnehmenden – z. B. über Abstimmungen, Q&As oder Chat-Aktivitäten
• Content-Interaktionen – z. B. Dauer des Betrachtens von gesponserten und nicht gesponserten Videos, Banner-Klicks und mehr

Diese Daten helfen Ihnen, den Mehrwert für Sponsoren aufzuzeigen und fundierte Entscheidungen für zukünftige Events zu treffen. Ein datengetriebener Ansatz sorgt nicht nur für effizientere Budgetplanung, sondern auch für eine nachhaltige Eventstrategie mit maximalem ROI.

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Eventbudget: Beispiele und Vorlagen

Nun, da Sie wissen, welche Elemente in ein Eventbudget gehören, stellt sich die Frage: Wie sieht ein Eventbudget konkret aus? Werfen wir einen Blick auf einige Beispiele und Vorlagen, die Sie für Ihre eigene Planung nutzen können.

Eventbudget Beispiel #1: Präsenzveranstaltung

Angenommen, Sie organisieren ein reines Präsenz-Event an einem Wochenende in einem Hotel. Sie erwarten zwischen 500 und 1.000 Teilnehmende und Ihr Ziel ist es, Gewinne zu erzielen.

Je größer Ihr Publikum, desto mehr Einnahmen durch Standmieten und Sponsoring können Sie erwarten. Gleichzeitig steigen jedoch auch die Kosten für Personal, Unterkunft und Logistik.

Durch die übersichtliche Darstellung Ihres Budgets können Sie genau analysieren, wie sich verschiedene Szenarien auf den finanziellen Erfolg Ihres Events auswirken.

In diesem Beispiel erzielen Sie Gewinne, wenn Sie mindestens 750 Teilnehmende anziehen. Sollten sich jedoch nur 500 Personen registrieren, würden Sie Verluste machen.

Mögliche Anpassungen zur Optimierung des Budgets:

• Mehr Budget in Marketing investieren, um mehr Anmeldungen zu generieren
• Günstigere Locations prüfen, um Fixkosten zu reduzieren
• Zusätzliche Sponsoren gewinnen, um Einnahmen zu steigern
• Ticketpreise anpassen, um die Rentabilität zu verbessern

Eventbudget Vorlage #1: Präsenzveranstaltung

Hier finden Sie eine leere Budget-Vorlage für Präsenzveranstaltungen, mit der Sie Ihre eigenen Einnahmen und Ausgaben planen können:

Eventbudget Beispiel #2: Hybrides Event

Schauen wir uns ein Budget-Beispiel für eine hybride Veranstaltung an:

Dieses Budget verdeutlicht, dass die höheren Ticketpreise für Vor-Ort-Teilnehmende durch Mietkosten, Catering und Live-Unterhaltung gerechtfertigt sind.

Gleichzeitig sind die Kosten für virtuelle Teilnehmende niedriger, da sie weniger Ressourcen benötigen. Ihre Ticketpreise sollten jedoch widerspiegeln, dass sie auf multisensorische Erlebnisse der Präsenzveranstaltung verzichten müssen.

Eventbudget Vorlage #2: Hybrides Event

Hier finden Sie eine leere Budget-Vorlage für hybride Events, mit der Sie Ihre eigene Finanzplanung strukturieren können:

Mit diesen Budget-Beispielen und Vorlagen behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Eventfinanzen und können strategisch planen, um Ihr Budget effizient einzusetzen.

FAQs zur Eventbudgetierung

Welche Kosten sollte mein Eventbudget enthalten?

• Präsenzveranstaltungen: Kosten für Location, Catering, Audio/Video-Technik, Dekoration, Personal, Reisekosten, Marketing, Speaker-Honorare, Unterhaltung und Eventmanagement-Software.
• Virtuelle und hybride Events: Fokus auf technologische Ausgaben wie Streaming, Video-Produktion und digitale Eventplattformen, aber auch Marketing, Speaker-Honorare und Software-Lizenzen.

Wie kann ich Kosten realistisch einschätzen?

• Analysieren Sie die Finanzdaten früherer Events, um typische Einnahmen und Ausgaben zu identifizieren.
• Passen Sie diese Zahlen an die erwartete Teilnehmendenzahl an.
• Für neue Kostenpunkte holen Sie Angebote von Dienstleistenden ein, um eine realistische Kalkulation zu erhalten.

Wie kann ich meine Eventausgaben nachverfolgen und verwalten?

Nutzen Sie eine Tabelle oder Buchhaltungssoftware, um Ihre geplanten und tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben kontinuierlich zu überwachen. Ordnen Sie Ihre Kosten nach Kategorien, um genau zu sehen, welche Bereiche den größten Anteil am Budget ausmachen. Aktualisieren Sie diese Werte regelmäßig während der Planungsphase.

Was passiert, wenn ich das Budget überschreite?

Durch regelmäßige Kontrolle sollten Budgetüberschreitungen vermieden werden. Falls die Ausgaben steigen, arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Einsparpotenziale zu identifizieren.
Beispiel: Falls die Location-Kosten höher als erwartet sind, könnten Sie das Catering anpassen, um das Budget auszugleichen.

Was ist ein Notfallfonds?

Ein Notfallfonds (Contingency Fund) ist eine Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben oder technische Probleme. Dazu zählen beispielsweise zusätzliche Personalkosten oder technische Störungen. Durch die Einplanung eines Puffers vermeiden Sie finanzielle Engpässe.

Wie kann ich Kosten senken und dennoch eine hochwertige Event-Erfahrung bieten?

• Mit Dienstleistenden verhandeln oder nach Branchenrabatten fragen
• Freiwillige Helfer*innen einbinden
• Sachspenden und Sponsoring sichern
• Unnötige Ausgaben reduzieren, die den Event-Mehrwert nicht beeinflussen

Ein durchdachtes Eventbudget ist entscheidend für Ihren Erfolg

Die Analyse und Bewertung der Eventfinanzen kann komplex sein, doch sie hilft Ihnen, zukünftige Veranstaltungen noch effizienter zu gestalten.

Moderne Eventtechnologie spielt dabei eine entscheidende Rolle. Mit einer All-in-One-Plattform wie EventMobi können Sie Mehrwert für Teilnehmende, Sponsoren und Ausstellende schaffen – und gleichzeitig neue Einnahmequellen erschließen.

Erfahren Sie, wie EventMobi Ihre Eventplanung unterstützt und Ihre Teilnehmer*innen begeistert.

Die beste Investition in Ihre Veranstaltung

Wir zeigen Ihnen bei einer persönlichen Demo, wie EventMobi Ihnen dabei helfen kann, Ihre Teilnehmer*innen und Sponsoren zu begeistern.

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Was treibt Unternehmen als Sponsoren wirklich um?

Im Verlauf der Jahre habe ich eine ganze Reihe von Unternehmen interviewt, die als Sponsor auftreten. Aussagen wie diese waren dabei oft zu hören:

• „Anerkennung spielt unter den Sponsorship-Werten wohl die geringste Rolle.“
• „Unser Unternehmen betreibt 365 Tage im Jahr Marketing. Unser Konferenzsponsoring läuft nur 3 Tage davon.“
• „Für das Geld, die Zeit und die Energie [das bzw. die es für Sponsorships braucht] kann ich auch ganz anderes ermöglichen.“

Mittlerweile stehen Vereine und Verbände vor einer neuen Herausforderung: Die zwei Jahre, in denen sie pandemiebedingt auf Konferenzen, Versammlungen oder auch Messeauftritte verzichten mussten – oder ausschließlich zu Onlineevents zusammenkamen –, waren eine lange Zeit. Währenddessen haben sponsernde Unternehmen Alternativen gefunden, ihre Waren und Dienstleistungen zu vermarkten.

Unternehmen haben auf ihre eigene Weise Öffentlichkeitsarbeit betrieben und über Social Media Listen mit Leads erstellt. Sie haben Weiterbildungen mit eigenen Onlineschulungen über Zoom durchgeführt. Sie haben Fallstudien und Leitfäden auf der eigenen Website veröffentlicht. Und sie haben sich mit Fachmagazinen sowie Produzenten gewinnorientierter Webinare und Messen zusammengetan.

Es ist kein Selbstläufer mehr, dass Unternehmen, die den Mitgliedern eines Verbands Produkte oder Services verkaufen, sich für diesen Verband als Sponsor engagieren.

Konzepte, Tipps und Tricks zur Gestaltung erfolgversprechender Sponsoringpakete für Veranstaltungen gesucht?

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Umfrage legt offen, wie es um das Sponsoren-Engagement bestellt ist

Das Partnership Professionals Network und Dynamic Benchmarking haben gemeinsam eine Umfrage unter Verbandssponsoren durchgeführt. Die Anfang 2022 präsentierten Ergebnisse sind durchaus aufschlussreich.

Unternehmen verfehlen ihre Sponsoringziele den eigenen Angaben zufolge. Lediglich 21 Prozent erreichen ihre Zielsetzungen „meistens“. Ein Grund dafür, dass Sponsoren ihre eigene Messlatte reißen, ist, dass den Verbänden die Ziele der Sponsoren nicht bekannt sind. Ebenfalls nur 21 Prozent der Unternehmen ließen wissen, „die meisten“ der von ihnen gesponserten Verbände würden ihre Ziele verstehen.

Zum Dritten erklärt sich die Unzufriedenheit der Sponsoren mit diesem Aspekt: Den Befragten zufolge erkundigen sich nur 30 Prozent der Verbände nach Feedback zu den Sponsoringpaketen.

Insgesamt lassen die Umfrageergebnisse erahnen, dass zwischen Vereinen oder Verbänden und Sponsoren eine gewisse Funkstille herrscht.

Warum sponsern Unternehmen Verbände und Vereine?

Wie können wir diese Herausforderungen angehen, um erfolgreiche Sponsorship-Programme zu entwickeln? Ein Ansatz ist, sich mit den Gründen vertraut zu machen, weshalb Unternehmen Verbände sponsern.

In Interviews, Fokusgruppen und Gesprächen mit Sponsoren im vergangenen Jahrzehnt hat sich immer wieder gezeigt, dass Unternehmen drei mögliche Nutzenversprechen in Sponsorships sehen.

• Unternehmen wollen für Geschäftsentwicklung und Wachstum sorgen. Möglich ist dies über den Zugang zu einem ausgewählten Segment der Verbandsmitglieder oder Veranstaltungsteilnehmer*innen, über Optionen zur Leadgenerierung und über Traffic zur Unternehmenswebsite.

• Unternehmen sind auf Markenpräsenz und Differenzierung aus. Es geht ihnen nicht unbedingt um Markenexklusivität, doch sie wollen anders wahrgenommen werden als ihre Wettbewerber, die sich nicht als Sponsor engagieren. Dies lässt sich mithilfe von Brand Awareness zur (Neu-)Positionierung des Unternehmens erreichen, anhand der Unterscheidung der Marke von der Konkurrenz und über Festigung der Glaubwürdigkeit dank der Partnerschaft mit dem Verband bzw. Verein.

• Unternehmen wollen als Vordenker gesehen werden. Diesbezüglich sind viele Formen denkbar, etwa Bereitstellung von Weiterbildungsmaterial des Sponsors, Einbindung als Dozent*innen in Webinare und Workshops, Interviews der Sponsoren in Podcasts und Zusammenarbeit mit Sponsoren bei Forschungsarbeiten.

Darüber hinaus gibt es Wege, alle drei Wertversprechen für das jeweilige Unternehmen einzulösen. Gedacht sei hier zum Beispiel an die Teilnahme von Hauptsponsoren an Brainstorming-Treffen mit dem Verbandsvorstand, an die Organisation von Fokusgruppen oder runden Tischen mit Verbandsmitgliedern für den Sponsor, an Briefings für Sponsoren mit den Verbandsmitarbeiter*innen und an Erwähnungen der Sponsoren in Social-Media-Beiträgen.

Zehn Aspekte, die Sponsorship-Programme systematisch zum Erfolg führen

Wenn wir uns bewusst machen, was Sponsoren bewegt und weshalb Unternehmen Verbände sponsern, können wir Sponsorship-Programme als Erfolgsrezept gestalten.

1. Mitglieder an erster Stelle

Ein erfolgversprechendes Sponsorship-Programm muss den Anforderungen des jeweiligen Sponsors gerecht werden. Doch in erster Linie geht es bei Verbandssponsoring-Programmen darum, dass sie zum Ziel und Zweck des Verbands und zu den Bedürfnissen seiner Mitglieder passen.

2. Ganzjährige Einbindung

Es wird immer Interesse an einmaligen Sponsorings mit Elementen wie Logos auf Namensschildern geben, aber viele Unternehmen interessieren sich stärker für ganzjährige, integrierte Sponsorings anstelle mehrerer taktischer Maßnahmen.

3. Individualisierung

Jedes Unternehmen, das Sponsoring für einen Verband in Betracht zieht, hat seine eigenen Geschäfts- und Marketingziele. Daher sind maßgeschneiderte Sponsorship-Angebote deutlich reizvoller für sie als Platin-, Gold-, Silber- und Bronzesponsor-Staffelungen von der Stange.

4. Konzeptionelle Weiterentwicklung

Unternehmen werden kaum groß investieren, wenn ihre Sponsorenvorteile auf einer Jahreskonferenz sich im Wesentlichen auf Logoplatzierungen, Sichtbarkeit und Erwähnungen auf dem Podium beschränken. Der Schritt von solchen transaktionalen hin zu transformativen Vorteilen sollte das Ziel sein.

5. Fokus auf Inhalte

Sponsoren zu haben, ist für Verbände nicht nur finanziell wertvoll. Unternehmen verfügen über eine Fülle an Marktforschungserkenntnissen, Daten zu Trends, Fallstudien, Best Practices usw., die für die Verbandsmitglieder nützlich sein können. Diese Inhalte lassen sich über ganzjährige, maßgeschneiderte Sponsorship-Pakete integrieren.

6. Relevante Inhalte vermitteln

Unternehmen sind gut beraten, den Mitgliedern im Rahmen ihres Sponsorings gezielte Informationen zu vermitteln. Dieses Motto sollte gelten: „Informieren, um zu verkaufen – nicht verkaufen, um zu informieren.“

7. Gespräche im Vorfeld

Viele Verbände haben in der Vergangenheit eine Systematik mit verschiedenen Sponsoringstufen oder Listen mit solchen Elementen erstellt, auf die sich Sponsorings beziehen lassen. Im Ergebnis arbeiten sie häufig mit nur wenigen großen und einigen kleineren Geldgebern zusammen. Am besten ist, man kommt mit Unternehmen ins Gespräch, die bereits Top-Sponsor waren oder entsprechendes Potenzial erkennen lassen. Marketingagenturen sondieren bei potenziellen Kund*innen, welche Anforderungen für das jeweilige Unternehmen gegeben sind, und entwickeln darauf aufbauend maßgeschneiderte Dienstleistungspakete. So sollten auch Verbände vorgehen: mit jedem Unternehmen besprechen, wie dessen Marketingziele und -herausforderungen aussehen, welche Wirkung es bei den Mitgliedern der Organisation erzeugen will und was es sich von erfolgreichem Marketing oder Sponsoring verspricht. Auf dieser Grundlage können dann individuelle Sponsoringangebote entwickelt werden.

8. Die Gunst der Stunde

Am ehesten stellen Unternehmen von ihren Marketingetats etwas für Sponsoring bereit, wenn Verbände just dann auf sie zukommen, wenn Budgetplanungen anstehen. Führen Sie also in der Phase ihre Gespräche mit Unternehmensleitungen, wenn diese ihr Marketingbudget aufstellen (und nicht, wenn der Verband einfach einen Vertragsabschluss oder eine Vertragsverlängerung des jeweiligen Unternehmens wünscht).

9. Interne Unterstützung

Erfolgreiche Sponsoringprogramme genießen die Rückendeckung der Führung und der Angestellten des Verbands. Unternehmen stehen Verbänden, von denen ein, zwei Beschäftigte auf der Suche nach Geldgebern wahllos herumtelefonieren, eher skeptisch gegenüber. Stattdessen interessieren sie sich für Verbände, bei denen sie auf jeder Ebene einen Nutzen für sich sehen.

10. Service großschreiben

Ganzjährige, maßgeschneiderte Leistungen für Sponsoren sollten zweckdienlich angeboten werden. Dies gelingt am wirkungsvollsten, wenn eine ausgewählte Kontaktperson im Verband gezielt für die Beziehung zu den Sponsoren zuständig ist.

Ein Seitenblick auf Onlinekonferenzen

Viele Verbände und Vereine stellte der pandemiebedingte hastige Wechsel auf das Virtuelle vor einige Probleme. Allerdings erkennen die meisten Institutionen an, dass Onlineweiterbildungen in der einen oder anderen Art künftig zu ihrem Angebot gehören werden.

Für Sponsoren können Onlinekonferenzen überaus wertvoll sein. Dies liegt daran, dass sich bei solchen Formaten zahlreiche Details über sämtliche Teilnehmer*innen erheben lassen. Das umfasst Informationen darüber, welche Programmpunkte sie besuchen, welche Dokumente sie herunterladen etc. Derartige Daten sind nützlich für sponsernde Unternehmen, die diejenigen Mitglieder ermitteln möchten, die besonders großes Interesse an den informativen Materialien des Unternehmens haben könnten.

Wie hoch die Rechnung für sponsernde Unternehmen oder Partner ausfallen kann

Wichtig ist, die Kosten des Verbands zu decken: konkrete Ausgaben, Arbeitszeit usw. (Sollten allerdings die Kosten für den Verband hoch und der Wert für Sponsoren gering sein, dürfte es schwierig werden, die Kosten mit Sponsorengeldern zu decken.)

Der von einem Sponsor zu zahlende Betrag sollte sich am Return on Investment (ROI) des jeweiligen Unternehmens orientieren. Ich habe einmal mit einer Bank als Sponsor zusammengearbeitet, von deren Marketingleitung ich dies erfuhr: Wenn das Sponsoring zu einer neuen Gebäudefinanzierung unter den Verbandsmitgliedern führen würde, würde dies einen Sponsoringbetrag von 100.000 Dollar für das betreffende Jahr decken.

Andere Unternehmen definieren Erfolg unter Umständen allgemeiner. Oder sie sehen einen Wert darin, dass sie mit dem Engagement in Sachen Corporate Social Responsibility punkten.

Bei meinen Sponsoreninterviews seit zehn Jahren frage ich stets: „Wenn der Verband für einen größeren Nutzen für den Sponsor sorgen würde: Würde Ihr Unternehmen dann mehr zahlen?“ Die Rückmeldung ist stets gleich:

• Ein Drittel sagt „Ja“.
• Ein Drittel sagt „Vielleicht“.
• Ein Drittel sagt „Ich bin mir nicht sicher“.

Nur selten antwortet jemand mit „Nein“. Das gilt auch für Unternehmen, die 50.000 oder 100.000 Dollar oder noch mehr Sponsorengeld zahlen.

Die Win-win-win-Ambition

Erfolgreiches Verbandssponsoring ist ein Gewinn für drei Parteien zugleich. Es steht für:

• Inhalte, die die Mitglieder benötigen
• Nutzen für jedes sponsernde Unternehmen
• Einnahmen, Mitgliederzuwachs und Stärkung der Sponsorenbasis für den Verband

Bruce Rosenthal entwickelt seit über 20 Jahren Programme für Unternehmenspartnerschaften. Er ist Strategieberater und Dozent für Verbände und gemeinnützige Organisationen und konzipiert für Unternehmen Partnerschaftsprogramme, die den Umsatz wie auch den Wert für Mitglieder bzw. Mitgliedergruppen steigern und die Institutionen in puncto Nachhaltigkeit voranbringen.

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In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie professionelle und erfolgreiche Events planen, die Ihre Zielgruppe auf allen Ebenen überzeugen. Und mit der Checkliste für die Eventplanung behalten Sie zu jedem Zeitpunkt alle To-Dos und Kosten im Blick.

Schritte bei der Planung und Durchführung eines Vor-Ort- oder Hybrid-Events

Ein gelungenes Event setzt sich aus vielen „Einzelteilen“ zusammen, die bei der Veranstaltungsorganisation bedacht werden sollten.

1. Event-Konzept
   Eckdaten wie Ziele, Zielgruppe, Budget, Termine, Format, Eventtechnologie etc. festlegen
2. Buchungen
   Location, Dienstleister*innen (Catering, Personal) und Speaker*innen anfragen und buchen
3. Vorbereitung
   Programm aufstellen, Marketingmaterialien erstellen, Werbung schalten, Kommunikation mit Teilnehmenden aufnehmen, rechtlich absichern, Sponsoren gewinnen, Kommunikation mit Ausstellern
4. Aufbau und Testen
   Mobiliar und Technik installieren und testen
5. Nachbereitung
   Bild- und Videomaterial aufbereiten und teilen, Danksagungen versenden, Analyse und Erfolgsmessung

Wie viel Zeit sollte für die einzelnen Schritte eingeplant werden?

Das ist stark von Größe und Art des Events abhängig und lässt sich deswegen leider nicht pauschal beantworten. Während manche Veranstaltungen bis zu zwei Jahre im Voraus organisiert werden, können andere innerhalb von zwei Monaten auf die Beine gestellt werden.

Unser Tipp: Planen Sie immer „rückwärts“ vom Eventtermin. So erkennen Sie schnell, wie viel Vorlauf Sie für die Planung der einzelnen Schritte benötigen.

Welche Tools helfen Eventmanager*innen bei der Planung?

Mit dem richtigen Tool-Stack wird Ihre Eventplanung effezienter – von der Konzeption über die Gäste-Kommunikation bis zum Badge-Druck. In unserem Beitrag „Welche Eventmanagement-Tools Sie wirklich brauchen – und welche nicht“ teile ich Tipps und konkrete Tool-Empfehlungen.

Jetzt werfen wir aber endlich einen genaueren Blick auf die einzelnen Schritte der Eventplanung …

Event-Konzept

Bevor es an die eigentliche Planung geht, müssen die Eckdaten für das Event festgelegt werden. Sie bilden die Grundlage für alle weiterführenden Entscheidungen.

Ziel festlegen

Überlegen und definieren Sie, welche Ziele Sie mit der Veranstaltung verfolgen. Dadurch schaffen Sie einen Rahmen für die weitere Eventplanung und machen den Erfolg der Veranstaltung messbar. Voraussetzung für Letzteres ist natürlich, dass Ihre definierten Ziele auch messbar sind. Die für Sie relevanten Kennzahlen zur Erfolgsmessung werden übrigens Key Performance Indicators (kurz KPIs) genannt.

Typische Ziele erfolgreicher Events:

• Kostendeckung & ROI: Die Veranstaltung soll sich langfristig lohnen und nicht zum Verlustgeschäft werden.
• Teilnehmerzahl: Legen Sie fest, wie viele Personen Sie erreichen möchten – das hilft bei der Planung und Erfolgsmessung.
• Teilnehmerquote & No-Show-Rate: Wie viele Eingeladene melden sich an? Und wie viele erscheinen wirklich?
• Interaktion: Aktive Teilnahme zeigt Interesse – z. B. durch Fragen, Networking oder Nutzung von Gamification.
• Zufriedenheit: Glückliche Teilnehmer*innen und zufriedene Sponsoren kommen wieder und empfehlen weiter.
• Bekanntheit & Image: Events können Ihre Marke stärken und neue Zielgruppen erreichen.
• Leads: Mit passenden Tools gewinnen Sie wertvolle Kontakte und neue Kund*innen.

Hier einige Beispiele für messbare Ziele:

• 1.000 Teilnehmer*innen 
• 80 Leads
• Berichterstattung in 5 Branchen-spezifischen Medien
• 50.000 € Gewinn
• Durchschnittliche Bewertung von mindestens 4 von 5
• 50 % wiederkehrende Teilnehmer*innen
• Insgesamt 500.000 Impressionen von Event-Beiträgen auf Social Media
• 99% Nutzung der Event-App

Darüber hinaus sollten Ihre Ziele gemäß der SMART-Formel spezifisch, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Wenn Sie zum ersten Mal ein Event planen, haben Sie vielleicht Schwierigkeiten damit, für Ihr Unternehmen und Ihre Branche realistische Ziele zu definieren – das wird Ihnen jedoch zunehmend leicht fallen, sobald Sie einige Erfahrungswerte gesammelt haben.

Zielgruppe definieren

Auch die Definition der Zielgruppe spielt für spätere Entscheidungen eine wichtige Rolle und gehört deshalb zu einem wichtigen To-Do bei der Veranstaltungsorganisation. Überlegen Sie u. a., wie der Kenntnisstand der Zielgruppe zu den Veranstaltungsthemen ist, um das Programm entsprechend aufzustellen.

Thema/Motto und Titel des Events

Soll das Event einem bestimmten Thema oder Motto folgen, sollte sich dieses in verschiedenen Elementen widerspiegeln – z. B. Dekoration, Speisekarte oder Programm.

Vor Ort, remote oder hybrid?

Diese Entscheidung ist von mehreren Faktoren abhängig, die Sie sorgfältig abwägen sollten. Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Veranstaltungsformen behandeln wir im Beitrag Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltungen? So entscheiden Sie richtig.

Eventtechnologie und Event-App

Eventtechnologie unterstützt nicht nur die Eventplaner*innen hinter den Kulissen, sondern kann auch maßgeblich zum Veranstaltungserlebnis beitragen.

Mit einer Eventmanagement-Software wie EventMobi können Sie leistungsstarke virtuelle Event-Plattformen erstellen und dadurch einzigartige Hybrid- oder Online-Events realisieren. Vor-Ort-Veranstaltungen können Sie durch die Nutzung einer Event-App aufwerten: Sie lässt sich nicht nur als praktisches Tool für den kontaktlosen Check-in einsetzen, sondern kann Ihren Teilnehmer*innen mit interaktiven Programm- und Raumplänen, Networking-Möglichkeiten, interaktiven Elementen und vielem mehr einen großen Mehrwert bieten.

Veranstaltungstermin und -ort

Wann und wo soll das Event stattfinden? Bei dieser Entscheidung gibt es einiges zu beachten:

• Um möglichst viele Teilnehmer*innen zu gewinnen, wählen Sie nach Möglichkeit ein Datum, das nicht mit Feiertagen, Urlaubs- und Ferienzeiten sowie Konkurrenzveranstaltungen kollidiert. Feiertage wirken sich übrigens auch auf die Personalkosten aus!
• Planen Sie genügend Zeit für Auf- und Abbau ein.
• Um Kosten zu sparen, sollten Sie langfristig planen und genügend Zeitpuffer einplanen.
• Ebenso können Sie günstiger wegkommen, wenn Sie bei der Terminwahl flexibel sind und Nebenzeiten der Locations in Betracht ziehen. 
• Bei der Wahl der Location sind u. a. mit einzubeziehen: Teilnehmerzahl (die Veranstaltungsräume müssen ausreichend Platz bieten), Ausstattung, Image, Anbindung, Angebot an Hotels und Restaurants in der Nähe.

Projektteam zusammenstellen

Je nach Umfang wird die Eventplanung die Kapazitäten einer einzelnen zuständigen Person übersteigen. Stellen Sie in diesem Fall ein Projektteam zusammen und verteilen Sie die Aufgaben unter den Teammitgliedern. Alternativ sollten Sie in Betracht ziehen, Drittanbieter (wie z. B. Event-Agenturen) mit an Bord zu holen.

Budgetplanung

Überraschend hohe Kosten sind wohl der Albtraum jeder bzw. jedes Event-Verantwortlichen. Umso wichtiger ist, dass Sie die Kosten im Vorfeld schätzen und auch während der Planung stets im Blick behalten. 

Beginnen Sie damit, sämtliche Einnahmen und Ausgaben aufzulisten.

Welche Kosten muss ich einkalkulieren?

Je größer und aufwändiger Ihre Veranstaltung, desto länger und kleinteiliger wird Ihre Budgetplanung ausfallen. Hier eine Übersicht der gängigsten Ausgaben bei Vor-Ort-Meetings und Events:

Fixe vs. variable Kosten

Bei der Event-Budgetplanung haben Sie es mit zwei Arten von Kosten zu tun: solche, die bei steigender Teilnehmerzahl gleich bleiben (fixe Kosten) und solche, die proportional steigen (variable Kosten). Wir empfehlen, fixe und variable Kosten separat aufzuführen. So können Sie die Gesamtkosten für unterschiedliche Teilnehmerzahlen schnell und einfach ausrechnen.

Hier ein Beispiel:

Eine Auswirkung auf Ihre Kalkulation hat vor allem auch das Event-Format. Mehr dazu, wie Sie Ihre Ausgaben kalkulieren und Einnahmen mit Ihrem Event generieren, lesen Sie in diesem Blogbeitrag zum Thema Budgetplanung.

PROFI-Tipp: Budgetplanung

• Trennen Sie fixe und variable Kosten für einen besseren Überblick.
• Berechnen Sie die Kosten pro Teilnehmer.
• Kalkulieren Sie auch „versteckte“ Kosten (z. B. Reinigungskosten, Zahlungsmittelgebühren) und einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben mit ein.

Zeitplanung

Erstellen Sie einen Zeitplan mit den wesentlichen Terminen und Eckdaten. So vermeiden Sie, wichtige To-Dos zu spät anzugehen, und behalten zu jeder Zeit den Überblick. Tragen Sie z. B.  Deadlines für den Ticketverkauf, die Speaker*innen-Rekrutierung und die Programmerstellung ein.

PROFI-TIPP: Zeitplanung

• Planen Sie immer „rückwärts“ vom Eventtermin. So erkennen Sie schnell, wie viel Vorlauf Sie für die Planung der einzelnen Schritte benötigen.
• Unbedingt genügend Puffer einplanen, damit unvorhergesehene Verzögerungen abgefedert werden können.

Sponsoring

Sponsoren sind eine attraktive Einnahmequelle für Ihr Event. Überlegen Sie, wer hierfür infrage kommt und welche Sponsoring-Möglichkeiten Sie anbieten möchten. Die zwei gängigsten Modelle sind gestaffelte Sponsoringpakete und „À-la-carte“-Sponsoring. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Sponsoringpakete.

Sicherheits- und Hygienekonzept

Ihre Besucher*innen sollen sicher sein und sich zu jeder Zeit sicher fühlen. Hygienemaßnahmen können (auch dann, wenn sie nicht verpflichtend sind) dazu beitragen. Je nach Veranstaltungsart und -größe ist Sicherheitspersonal (Security) ein wichtiger Faktor, um die Sicherheit auf Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten. Stellen Sie außerdem einen Plan auf, was in Notfallsituationen (Brand, medizinischer Notfall) zu tun ist, und treffen Sie entsprechende Vorkehrungen.

Gesetzliche Vorschriften prüfen

Dieser Punkt wird schnell vergessen, kann Ihnen aber eine Menge Ärger ersparen: Informieren Sie sich darüber, ob Ihre Veranstaltung oder bestimmte Teile davon bei einer Behörde angemeldet werden müssen (z. B. Ordnungsamt) und ob Versicherungen benötigt werden. Das ist aber längst nicht alles. Wenn Essen und Getränke angeboten werden, ist beispielsweise die Einhaltung des Lebensmittelgesetzes relevant. Wenn Sie kommerzielle Musik spielen wollen, müssen Sie dies bei der GEMA anmelden. Und auch für Veranstaltungsräume gibt es häufig Vorgaben, z. B. bzgl. der maximalen Personenzahl, Breite der Gänge oder Restriktionen für den Standbau.

Datenschutz

Das Thema Datenschutz bleibt leicht unter dem Radar, sollte aber auf keinen Fall ignoriert werden. Gerade, wenn Technologie wie Check-in- und Lead-Capture-Systeme zum Einsatz kommen, sind Datenschutz-Vorkehrungen auf Ihrer Veranstaltung ein Muss. Informieren Sie sich daher über die Anforderungen und fragen Sie bei den Anbietern der von Ihnen genutzten Event-Software nach.

Speaker, Dienstleister und Ausstattung buchen

Wahrscheinlich werden Sie bei Ihrer Veranstaltung auf externe Dienstleister*innen und Expert*innen zurückgreifen. Hier gilt: Je früher Sie anfragen und buchen, desto reibungsloser wird die Eventplanung verlaufen. Außerdem haben Sie wahrscheinlich mehr Auswahl und können ggf. günstigere Angebote ergattern.

Speaker*innen und Moderator*innen

Überlegen Sie, welche Speakerinnen und Speaker zum Thema passen und dem Event einen Mehrwert bieten können. Zu einem gelungenen Event gehören außerdem eine oder mehrere Personen, die durch das Programm führen.

Personal

Benötigen Sie Personal, z. B. an Einlass und Garderobe? Was ist mit Technik oder Security? Gehen Sie jeden Teil Ihrer Veranstaltung sorgfältig durch und kümmern Sie sich entsprechend um Unterstützung.

Catering

Keine gelungene Veranstaltung kommt ohne Essen und Getränke aus! Wichtig dabei:

• Überlegen Sie sich, inwiefern auf die Bedürfnisse verschiedener Personengruppen eingegangen werden soll (z. B. Vegetarier*innen und Veganer*innen, Personen mit Allergien und religiöse Gruppen)
• Buffet, Menü oder Fingerfood?
• Soll es Paketpreise, Getränkepauschalen oder Ähnliches geben?
• Wie lassen sich nachhaltige Konzepte im Catering umsetzen?

Veranstaltungstechnik

Kümmern Sie sich um die Bereitstellung technischer Hilfsmittel für ein überzeugendes Veranstaltungserlebnis. Das könnten zum Beispiel sein:

• Bildschirme/Beamer
• Licht
• Ton
• Livestream
• Check-in

Möglicherweise verfügt der Veranstaltungsort bereits über eine entsprechende Ausstattung – fragen Sie hier also zuerst nach. Andernfalls können die benötigten Geräte bei Technikverleih-Unternehmen angemietet werden.

PROFI-TIPP: Streaming bei hybriden Events

Für professionelles Streaming kann zusätzliche, mitunter kostspielige Technik anfallen, die Sie bei der Zeit- und Budgetplanung nicht vergessen sollten.

Tipp: In diesen 8 kurzen Videos lernen Sie, wie Event-Tech Sie bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung unterstützen kann.

Foto- und Videomaterial

Ihr Vor-Ort-Event sollte mit Fotos und Videos dokumentiert werden – dadurch wird es langlebiger; außerdem können die Inhalte später online geteilt werden. Wenn Sie externe Fotograf*innen und Kameraleute benötigen, müssen diese rechtzeitig engagiert werden.

Musik

Die passende Musik bringt Stimmung in Ihre Veranstaltung. Hier kommt neben Musik vom Band auch Live-Musik infrage. Achtung: Wenn Sie kommerzielle Musik abspielen wollen, müssen Sie sich um entsprechende GEMA-Lizenzen kümmern.

Mobiliar und Deko

Was wird benötigt, um den gewählten Veranstaltungsstandort in eine einzigartige Event-Location zu verwandeln? Denken Sie u. a. an:

• Bestuhlung
• Messestände
• Digital Signage 
• Floristik, Luftballons und sonstige Deko

Marketingmix planen

Für die Bewerbung Ihres Events gibt es diverse Möglichkeiten – zuerst ist also zu erörtern, welche davon Ihre Zielgruppe am besten erreichen und gleichzeitig in den Budgetrahmen passen. Ziehen Sie sowohl Offline- als auch Online-Kanäle in Betracht:

• Einladungen (postalisch oder per Mail)
• Website (Event-Landingpage, ggf. Startseite und weitere Unterseiten) + Registrierung
• Social Media (Unternehmensseite, Veranstaltungsseite, Corporate Influencer)
• Plakatwerbung
• Flyer
• Newsletter
• Anzeigen in (Online-)Zeitschriften
• Pressemitteilungen
• Etc.

Bedenken Sie, dass es in der Regel mehrere Kontaktpunkte braucht, bis sich jemand für den Kauf eines Veranstaltungstickets entscheidet. Es empfiehlt sich daher, mehrere Kanäle einzusetzen und diese wenn möglich über einen längeren Zeitraum bis zum Veranstaltungstag zu bespielen (z. B. in Form von E-Mail-Flows und regelmäßigen Social-Media-Postings).

Sonstige Materialien

Sofern Sie vor Ort Einlassbändchen, Namensschilder, Lagepläne, Goodies etc. verteilen möchten, müssen diese gestaltet und bestellt werden.

Tipp: Das Gestalten und Drucken von Event-Badges (Namensschilder für Ihre Teilnehmer*innen) stellt Veranstalter oft vor jede Menge Fragen. Im Beitrag „Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick“ erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen müssen.

Vorbereitung

Der Plan steht – jetzt werden Sie aktiv und gestalten Programm und Marketingmaterialien, akquirieren die Teilnehmenden und holen Berechtigungen ein.

Veranstaltungsprogramm

Legen Sie den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung fest: Einlass, Vorträge, Pausen, Networking-Gelegenheiten, etc. Berechnen Sie dabei mit ein, dass Ihre Besucher*innen genügend Zeit brauchen, um von A nach B zu gelangen. 

Falls Sie sich für ein hybrides Veranstaltungskonzept entschieden haben: Gibt es für das Remote-Publikum dasselbe Programm oder müssen hier weitere Inhalte ausgearbeitet werden?

Teilnehmerliste

Wer gehört auf die Liste der Personen, die eine Einladung erhalten sollen (Achtung: Presse nicht vergessen!)? Falls es sich um ein „offenes” Event handelt: Wie erreichen Sie extern einen möglichst großen Teil Ihrer Zielgruppe?

Marketingmaterialien

Für jeden Marketingkanal muss das Material mit Text, Bild und Video gestaltet und ggf. bestellt werden.

Ticketverkauf und Registrierung

Bereiten Sie alles Nötige sowohl für den Online-Vorverkauf als auch den Verkauf vor Ort vor. Richten Sie außerdem das System für die Gäste-Registrierung ein.

Kommunikation mit Teilnehmenden

Stellen Sie einen reibungslosen Ablauf und die Zufriedenheit Ihrer Gäste sicher, indem Sie ihnen im Vorfeld wichtige Informationen zukommen lassen und sie auf das Event einstimmen. Als Kommunikationskanäle eignen sich vor allem E-Mails oder eine Event-App, welche auch vor Ort eine positive Erfahrung gewährleistet.

Tipp: Finden Sie im großen Event-App 1×1 heraus, wie Sie mit einer Event-App die Kommunikation und das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen bei Hauptversammlungen, Seminaren, Webinaren, Incentive-Reisen, Sales-Kick-offs, Galas, Preisverleihungen und vielem mehr optimieren können!

Kommunikation mit Sponsoren und Ausstellern

Treten Sie mit potenziellen Sponsoren und Ausstellern in Kontakt, um sie für Ihr Event zu gewinnen. Die Kommunikation mit Ausstellern und Organisation der Messestände stellt einen extra Punkt auf Ihrer To-Do-Liste dar. Bei Online-Veranstaltungen gibt es übrigens die Möglichkeit, virtuelle Stände zu integrieren.

Rechtliches

Kümmern Sie sich um alle rechtlichen Pflichten in Verbindung mit Ihrer Veranstaltung, etwa:

• Veranstaltung bei den zuständigen Behörden anmelden
• Genehmigungen für Parken und Sperrstundenverlängerung einholen
• Versicherungen abschließen (z. B. Veranstalterhaftpflicht)
• Künstlersozialkasse bei vergüteten Auftritten von Künstler*innen
• Anmeldung bei der GEMA für Musiknutzung
• Einhaltung der Lebensmittel-Hygienevorschriften
• Brandschutz und Sicherheit: Löschwasserversorgung, verfügbare Feuerlöschgeräte, Zufahrten für Rettungs- und Feuerwehrwagen, Fluchtwege, Sicherheitsvorkehrungen zur Verhinderung von Bränden, ggf. Einsatz einer Brandwache
• Erlaubnis des zuständigen Ordnungsamts einholen
• Antrag auf die Zulassung von Ausnahmen vom Lärmschutz
• Tombola anmelden
• Einhaltung des Datenschutzes

Achtung: Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit – informieren Sie sich unbedingt über mögliche weitere Pflichten im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung!

Aufbau und Testen

Je nach Eventgröße sollten Sie für den Aufbau am Veranstaltungsort genügend Zeit einplanen – mit Puffer, da es immer zu unvorhersehbaren Verzögerungen kommen kann. Zu den wichtigsten To-Dos zählen:

• Mobiliar und Technik installieren und testen
• Einlass vorbereiten
• Personal, Aussteller & Speaker briefen

Nachbereitung

Nach dem Event ist die Arbeit noch nicht beendet. Nachdem Abbau und Reinigung der Location erledigt sind, gibt es noch einige To-Dos, die Sie nicht vergessen sollten:

• Danksagungen an Sponsoren, Personal, Speaker*innen, Personal und Teilnehmende versenden
• Foto- und Videomaterial aufbereiten
• Erfolgsmessung
• Recaps verfassen und auf den eigenen Kanälen (Blog, Social Media) teilen
• Gestreamte Inhalte können nachträglich auf der Eventplattform zur Verfügung gestellt werden
• Ggf. Aufbau und Pflege einer ganzjährigen Event-Community

Erfolgsmessung – ein Punkt, den Sie nicht auslassen sollten

Jetzt wird Bilanz gezogen: War das Event ein Erfolg? Um diese Frage zu beantworten, analysieren Sie die Daten zu den im Vorfeld definierten KPIs (Teilnehmerzahl, Leads, Bewertungen etc.). Bei virtuellen und hybriden Events sind die Analyse-Möglichkeiten dank verfügbarer Daten besonders gut. Hier reicht ein Blick in die Nutzungsstatistiken Ihrer Eventplattform, um z. B. die Interaktion zwischen den Teilnehmer*innen zu messen oder die beliebtesten Programmpunkte zu identifizieren. Vor Ort lassen sich besonders beliebte Themen über den Check-in zu einzelnen Sessions ermitteln und dadurch  nützliche Rückschlüsse für die nächste Veranstaltung ziehen.

Zur Bestimmung Ihres Return on Investment (ROI) lesen Sie unseren Beitrag „Event-ROI messen mit Eventdaten: 5 einfache Wege“. 

Eventplanung-Checkliste zum kostenlosen Download

Jetzt kennen Sie alle wichtigen Aspekte für die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung. Wir wissen, dass es nicht ganz leicht ist, bei all den Themen und Aufgaben den Überblick zu behalten. Deshalb haben wir eine detaillierte Vorlage für die Eventplanung erstellt, mit der Sie die wichtigsten To-Dos sowie die Finanzen für Ihre Veranstaltung immer im Griff haben.

Die Checkliste enthält:

Ausführliche Checkliste mit To-Dos zu Eventkonzept, Buchung von Dienstleister*innen, Vorbereitung, rechtlicher Absicherung und mehr.

Tabelle zur Planung der Marketingmaßnahmen rund um Ihr Event.

 Budgetplanung zur einfachen Berechnung der Kosten und Einnahmen.

The post Eventplanung: Checkliste 2025 + Tipps vom Profi appeared first on EventMobi.

Virtuelle Veranstaltungen erfolgreich umsetzen

Viele Planer hatten bisher noch nicht die Gelegenheit, virtuelle Veranstaltungen oder hybride Events durchzuführen – das ändert sich jetzt. Der Wechsel von einem persönlichen zu einem virtuellen Format bietet dabei neue Möglichkeiten, um Teilnehmer und Sponsoren einzubinden – und gleichzeitig die Reichweite Ihrer Veranstaltung zu vergrößern.

Dass es keinen physischen Veranstaltungsort mehr gibt, erfordert ein Umdenken bei Ihrem Eventdesign. Dadurch fällt es Ihnen womöglich sogar leichter, den perfekten Ablauf mit der richtigen Mischung aus Inhalt und Interaktivität zu schaffen.

Virtuelle Veranstaltungen: Gleiches Ziel, neue Taktik

Während Ihre Veranstaltungsziele gleich bleiben, benötigen Sie neue Werkzeuge und Taktiken, um diese zu erreichen. Bei einer klassischen Live-Veranstaltung findet Technologie oft nur am Rande des geschäftigen Treibens vor Ort statt. Bei einem virtuellen Format steht Ihre Eventtechnologie jedoch im Mittelpunkt. Der Ablauf Ihrer Veranstaltung und die Interaktion zwischen Teilnehmern, Referenten und Sponsoren wird dadurch bestimmt, welche Optionen die gewählte Plattform für virtuelle Veranstaltungen bietet.

Eine flexible, intuitive Plattform für virtuelle Veranstaltungen gibt Ihnen maximalen Spielraum bei der Gestaltung Ihres Eventerlebnisses. Sie sollten dieselbe Plattform auch dann nutzen können, wenn Sie auf ein hybrides Format oder eine klassische Live-Veranstaltung umschwenken, sollten sich Reise- und Gesundheitsbeschränkungen ändern.

Überlegen Sie, wie Sie Inhalt und Komplexität aufeinander abstimmen und mit dem richtigen Maß an Interaktion verbinden. Beispielsweise kann für kleine interne Besprechungen einfach ein zentraler Anlaufpunkt reichen, um eine einzelne Live-Übertragung und vorab aufgezeichnete Videoinhalte mit interaktiven Funktionen wie Gruppen-Chat zu präsentieren. Bei größeren Konferenzen hingegen sind womöglich mehrere Livestreams und „Simulive“-Vorträge (vorab aufgezeichnete Inhalte mit Live-Interaktion) sowie Räume für Video-Gruppendiskussionen nötig, um maximale Beteiligung zu erreichen.

Der Erfolg von virtuellen Veranstaltungen hängt von effektiver Monetarisierung, qualitativ hochwertiger Videoproduktion und den richtigen Interaktionstools ab. 

In den letzten Wochen hat das EventMobi-Team Hunderte von Kundengesprächen geführt. Darin haben wir gemeinsam mit Planern in aller Welt überlegt, wie man mitreißende virtuelle Veranstaltungen umsetzen kann. Damit Sie verstehen, wie Sie Ihr Meeting, Ihre Konferenz oder Ihre Messe an ein Online-Format anpassen können, beschreiben wir im folgenden Abschnitt die gängigsten Veranstaltungstypen, denen wir dabei helfen, auf virtuell umzusteigen. Außerdem führen wir die Tools und professionellen Services auf, mit denen Sie Ihre virtuelle Veranstaltung zu einem fesselnden Erlebnis machen.

Virtueller Eventtyp: Interne Besprechung

Was wichtig ist:

Legende:
••• besonders wichtig
•• wichtig
• weniger wichtig

Was Sie brauchen: 

Virtueller Eventtyp: Mittelgroße Konferenz

Was wichtig ist:

Was Sie brauchen: 

Virtueller Eventtyp: Große Konferenz oder Messe

Was wichtig ist:

Was Sie brauchen:

Dies sind nur einige der Veranstaltungstypen, denen die umfassende EventMobi-Plattform beim Umstieg auf ein virtuelles Format helfen kann. Von der Bewerbung der Veranstaltung über die Registrierung bis hin zur Live-Schaltung am Tag des Events – wir stehen Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.

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