In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl richtig planen und dabei alle wichtigen Aspekte im Blick behalten.

Die wichtige Funktion einer Vorstandswahl

Der Vorstand nimmt in Verbänden und Vereinen eine wichtige Rolle ein. Er ist in der Regel dafür verantwortlich, die Organisation zu leiten, nach außen zu vertreten und strategische Entscheidungen zu treffen.

Zu seinen Aufgaben zählen:

• Repräsentation und Interessenvertretung der Mitglieder nach außen
• Leitung und Management der Organisation
• Verwaltung der finanziellen Ressourcen
• Gestaltung der organisatorischen Struktur und Funktion
• Übernahme der rechtlichen Verantwortung und Haftung

Der Vorstand kann aus einer oder mehreren Mitgliedern bestehen. Wie viele Personen den Vorstand bilden, wird in der Satzung festgelegt. In regelmäßigen Abständen wird er neu gewählt, um eine demokratische und transparente Entscheidungsfindung sicherzustellen und die Organisation frisch und dynamisch zu halten. Denn neue Vorstandsmitglieder bringen oft neue Perspektiven und Ideen mit sich, was zur Weiterentwicklung der Organisation beitragen kann. Außerdem bieten Vorstandswahlen den Mitgliedern die Möglichkeit, aktiv an der Organisation teilzuhaben und Einfluss auf deren Entwicklung und Richtung zu nehmen. Indem sie ihre Vertreter selbst wählen, fühlen sich die Mitglieder stärker eingebunden.

Gesetzliche Grundlagen: Was sagt das Vereinsrecht?

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Mitgliederversammlung und insbesondere die Wahl des Vorstands sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere § 27, § 32 und §34 geregelt. Diese Vorschriften können aber durch die individuelle Vereinssatzung eingeschränkt oder ergänzt werden.

§ 27 BGB

• Der Vereinsvorstand wird durch die Mitgliederversammlung gewählt.
• Die Ernennung kann jederzeit widerrufen werden. In der Satzung können hierfür Bedingungen festgelegt werden, z. B. grobe Pflichtverletzungen oder eine „Unfähigkeit zur ordnungsmäßigen Geschäftsführung“.
  

§ 32 BGB

• Für die Ernennung des Vorstands ist eine Mehrheit notwendig: Bei der Wahl müssen also mindestens 50 % der Vereinsmitglieder mit Ja stimmen.
• Die Vorstandswahl kann auch virtuell oder hybrid (also teilweise virtuell) durchgeführt werden.

§ 34 BGB

• Ein Mitglied ist nicht stimmberechtigt, wenn der Beschluss sich unmittelbar auf seine eigenen rechtlichen Interessen auswirkt – z. B. wenn ein Vertrag abgeschlossen werden soll oder ein Recgtsstreit mit dem Verein besteht.

Vereinssatzung

Die individuelle Vereinnsatzung kann die rechtlichen Rahmenbedingungen ergänzen oder einschränken. Außerdem enthält sie notwendige Vorgaben zur Amtszeit, zur Zusammensetzung des Vorstands oder zu den Modalitäten der Wahl (z. B. geheime Abstimmung, einfache oder qualifizierte Mehrheit). Daher ist es wichtig, die eigene Satzung sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass alle geplanten Schritte satzungskonform sind.

Wann kommt es im Verband oder Verein zur Vorstandswahl?

Eine gesetzliche Vorschrift zur Amtszeit des Vorstands gibt es nicht. Der Zeitpunkt einer Vorstandswahl wird also individuell festgelegt und in der Satzung festgehalten. In vielen Fällen finden Vorstandswahlen im Turnus, also in regelmäßigen Abständen statt, um eine kontinuierliche Rotation und Erneuerung im Vorstand sicherzustellen.Typischerweise werden Vorstandswahlen auf Mitgliederversammlungen oder Hauptversammlungen abgehalten. Manchmal kommt es aber auch vorzeitig durch besondere Umstände zur Wahl – etwa, wenn ein Vorstandsmitglied zurücktritt.

Wer wählt und wer darf gewählt werden?

Legen Sie in der Satzung fest, welche Voraussetzungen für Wahlberechtigte und Kandidat*innen gelten.

Es gibt keine pauschale Regelung, ob die Abstimmung im Verein oder Verband öffentlich oder geheim stattfinden soll – das legt jede Organisation individuell in ihrer Satzung fest. Üblich und nach allgemeinem Vereinsrecht geltend ist die offene Wahl mit Handzeichen. Es kann aber vorkommen, dass sich einzelne Mitglieder eine anonyme Wahl wünschen. Wird dieser Wunsch als Antrag eingereicht, muss der Verein diesen berücksichtigen und über die Möglichkeit einer geheimen Wahl entscheiden. 

• Der Vorteil einer geheimen Wahl: Es besteht keine Gefahr, dass die Mitglieder entgegen ihrer Überzeugung abstimmen, um die Erwartungen anderer Mitglieder zu erfüllen.
• Der Nachteil einer geheimen Wahl: Sie ist aufwändiger, da eine geeignete Infrastruktur (vor Ort mit Stimmzetteln oder digital über ein Abstimmungstool) geschaffen werden muss.

Wie führt man eine geheime Wahl im Verein oder Verband durch?

Analog: Vor der Abstimmung werden Stimmzettel erstellt und verteilt. Diese werden von den Mitgliedern schriftlich ausgefüllt und im Anschluss verdeckt abgegeben. Wichtig: Alle Kandidat*innen müssen auf dem Stimmzettel in gleicher Form präsentiert werden. 

Digital: Die Stimmen werden über ein digitales Abstimmungstool abgegeben – vor Ort oder auf der virtuellen Plattform. Das Ergebnis ist im Anschluss innerhalb von Sekunden einsehbar.

Vor Ort, virtuell oder hybrid?

Seit dem 21. März 2023 dürfen Vereine und Verbände laut § 32 BGB Mitgliederversammlungen rein digital oder in hybrider Form durchführen – auch ohne vorher die Satzung anzupassen. Das hat den Vorteil, dass Mitglieder trotz räumlicher Entfernung, Krankheit, familiären Verpflichtungen und anderen Umständen, die sie von der Teilnahme vor Ort abhalten können, dabei sein und bei Wahlen ihre Stimme abgeben können.

Die hybride Variante bietet aufgrund der Flexibilität einen großen Vorteil. Sie holt alle Mitglieder gleichermaßen ab und ermöglicht eine hohe Wahlbeteiligung. Da digital abgestimmt wird, entfällt außerdem das manuelle Auszählen der Stimmen.

Die Vorteile digitaler Abstimmungen

Digital zu wählen bietet nicht nur die Möglichkeit, geheim und von jedem Ort aus abzustimmen. EventMobi verwendet z. B. das digitale Abstimmungstool von teambits, das bei Präsenz-, Hybrid- und Online-Veranstaltungen eingesetzt werden kann. Die Vorteile:

• Schnelle und unkomplizierte Stimmabgabe – vor Ort via Smartphone oder Tablet ganz ohne Stimmzettel-Chaos sowie virtuell mit nur wenigen Klicks. 
• Berücksichtigung individueller Bedürfnisse der Organisation, z. B. Stimmberechtigungen, Stellvertreterregelungen, Enthaltungen, Stimmgewicht und Quorum
• Rechtskonformität: teambits nutzt modernste Verschlüsselungstechnologien, um Nutzerdaten zu schützen. Die teambits Plattform wird in Rechenzentren im EU-Raum gehostet, wovon sich die meisten in Deutschland befinden. Außerdem erfüllt teambits alle Vorschriften der DSGVO sowie des BDSG.
• Schnelle und unkomplizierte Auswertung der Stimmen

Wahlbeteiligung bei Präsenz-Versammlungen erhöhen

Die Mitgliederversammlung vor Ort hat den Nachteil, dass es für die Mitglieder schwieriger ist, ihre Stimme abzugeben. Schließlich müssen sie sich zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort einfinden. Um sicherzustellen, dass sich alle Mitglieder an der Wahl beteiligen können, sollten Sie die Möglichkeit der Briefwahl und der Stimmabgabe per Vollmacht in Betracht ziehen.

Wichtige Bestandteile der Vorstandswahl

Zum Ablauf einer Vorstandswahl im Verein oder Verband gehören auch die Themen Wahlleitung, Wählerverzeichnis, Einladungen, Stimmenauszählung und Protokoll. Hier die wichtigsten Informationen dazu.

Wahlleitung

Die Wahlleitung bei einer Vorstandswahl hat die Aufgabe, den gesamten Wahlprozess zu organisieren, zu überwachen und sicherzustellen, dass dieser fair und transparent verläuft.

Wenn nicht anders geregelt, übernimmt der aktuelle Vorstand diese Aufgabe. Dieser ist aber eventuell parteiisch – vor allem, wenn er selbst zur Wahl steht. Deshalb ist zu empfehlen, eine unabhängige Wahlleitung zu ernennen (bei größeren Organisationen einen Wahlausschuss, der aus mehreren Personen besteht).

Bei der Nominierung der Wahlleitung sind unter anderem relevant:

• Neutralität und Unabhängigkeit: Personen, die in einem engen Verhältnis zu bestimmten Kandidat*innen stehen oder persönliche Interessen haben, sollten von der Wahlleitung ausgeschlossen werden.
• Kenntnis der Vorschriften: Die gewählte Wahlleitung sollte über gute Kenntnisse der Satzung, der Wahlordnung und der rechtlichen Vorgaben verfügen, um den Wahlprozess korrekt umsetzen zu können.
• Vertrauen der Mitglieder: Die Wahlleitung sollte das Vertrauen der Mitglieder genießen, damit die Wahl als fair, transparent und demokratisch wahrgenommen wird.

Wählerverzeichnis

Ein Wählerverzeichnis ist eine Liste der Wahlberechtigten, also der Mitglieder des Verbands oder Vereins, die bei einer Vorstandswahl stimmberechtigt sind. Sie enthält die Namen der Mitglieder und die Information, ob sie die nötigen Voraussetzungen erfüllen, um an der Wahl teilnehmen zu dürfen. 

Vor einer Vorstandswahl muss eine vollständige und aktuelle Liste vorliegen. 

Das Wählerverzeichnis ist übrigens für die Mitglieder einsehbar, damit mögliche Unstimmigkeiten und Fehler gemeldet werden können. Gleichzeitig sollten persönliche Daten der Mitglieder vertraulich behandelt und nur für den Zweck der Vorstandswahl verwendet werden.

Einladung zur Mitgliederversammlung

Die Einladung sollte schriftlich erfolgen und alle relevanten Informationen enthalten. Dazu gehören:

• der Name des Vereins/der Organisation
• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
• eine Tagesordnung mit den geplanten Themen – diese sollte klar strukturiert sein und alle geplanten Themen der Versammlung enthalten. Es ist wichtig, dass die Mitglieder wissen, worüber abgestimmt oder diskutiert werden soll, damit sie sich angemessen vorbereiten können.
• ggf. der Hinweis, dass Anträge eingereicht werden können, und die entsprechende Frist für die Einreichung
• ggf. ein Hinweis, welche Voraussetzungen für die Beschlussfähigkeit der Versammlung gelten. Das kann beispielsweise die Anwesenheit einer bestimmten Anzahl oder einen Mindestprozentsatz der Mitglieder umfassen.
• Ggf. Hinweise zur Anreise, Parkmöglichkeiten oder besonderen Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen vor Ort
• Ggf. ein Downloadlink zur Event-App bzw. zum Eventportal, wo bereits vor der Veranstaltung Informationen und Ankündigungen bereitgestellt werden können, ohne dass eine E-Mail-Flut ausgelöst wird.

Tipp: Schicken Sie die Einladung am besten sowohl per E-Mail als auch postalisch, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder erreicht werden.

Teilnehmerregistrierung

Die Registrierung der Teilnehmer*innen dient dazu, die Wahlberechtigung der Teilnehmer zu überprüfen und sicherzustellen, dass nur die stimmberechtigten Mitglieder an der Wahl teilnehmen. Außerdem werden Doppelstimmen verhindert. Die Registrierung kann auf verschiedenen Wegen durchgeführt werden – besonders unkompliziert gestaltet sich ein digitales Teilnehmermanagement.

Stimmenauszählung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, nach der Sie die Stimmen für die verschiedenen Kandidat*innen auswerten können. Die meisten Vorstandswahlen werden nach dem Prinzip der einfachen oder der absoluten Mehrheit durchgeführt.

• Einfache Mehrheit: Wer die meisten Stimmen erhält, gilt als gewählt.
• Absolute Mehrheit: Es werden mindestens 50 % der Stimmen benötigt. Wenn es in der ersten Runde keine Mehrheit gibt, kommt es zur Stichwahl zwischen den beiden Kandidat*innen mit den meisten Stimmen.

Protokoll

Die wichtigsten Informationen zur Wahl werden im Anschluss von der Wahlleitung in einem Protokoll festgehalten und an die Mitglieder versendet. Dieses enthält:

• Datum, Ort und Uhrzeit der Wahl
• Anwesenheitsliste
• Wahlleitung und Protokollführung
• Tagesordnung
• Wahlverfahren
• Wahlergebnis
• Sonstige Beschlüsse

Checkliste: Ablauf einer Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl

1-2 Monate vorher

• Festlegung des Termins, des Veranstaltungsorts und der Uhrzeit
• Informationsverteilung an die Mitglieder über die bevorstehende Mitgliederversammlung und die Vorstandswahl
• Nominierung der Wahlleitung
• Anlegen bzw. Aktualisieren des Wählerverzeichnisses
• Erstellung der Tagesordnung und Festlegung der Themen
• Ggf. Aufsetzen und Einrichten der Eventplattform

3-4 Wochen vorher

• Versenden der Einladungen zur Mitgliederversammlung inklusive Tagesordnung und weiteren relevanten Dokumenten
• Bekanntgabe von Fristen für die Einreichung von Anträgen oder Kandidaturen für den Vorstand
• Einholen von Berichten und Updates vom aktuellen Vorstand

1-2 Wochen vorher

• Erinnerung an die Mitglieder über den Termin und die Wichtigkeit ihrer Teilnahme
• Vorbereitung der Präsentationen und Unterlagen für die Mitgliederversammlung
• Überprüfung der Wahlmodalitäten und Sicherstellung eines fairen Wahlverfahrens

Am Tag der Mitgliederversammlung

• Vor Ort: Bereitstellung von ausreichend Sitzgelegenheiten und technischer Ausstattung (z. B. Projektoren, Mikrofone)
• Registrierung der Teilnehmer und Bereitstellung der Unterlagen – analog oder in der Event-App
• Begrüßung der Mitglieder und Vorstellung des Ablaufs der Versammlung
• Präsentation der Berichte und Updates des aktuellen Vorstands
• Vorstellung der Kandidat*innen für den Vorstand
• Durchführung der Wahl und Zählung der Stimmen
• Bekanntgabe der Wahlergebnisse 
• Annahme des Amts durch die gewählten Vorstandsmitglieder
• Gratulation
• Abschluss der Versammlung mit einem Dank an die Teilnehmer*innen und einem Ausblick auf die kommende Amtszeit

Nach der Mitgliederversammlung

• Versand des Protokolls der Versammlung an die Mitglieder (postalisch, per Mail oder über die virtuelle Eventplattform)
• Informationsweitergabe an die gewählten Vorstandsmitglieder und Unterstützung bei der Übernahme ihrer Aufgaben

Beachten Sie, dass der Ablauf je nach Vorgaben der Satzung und Größe des Verbands oder Vereins angepasst werden kann.

Wichtige Tipps für die Planung und Durchführung einer Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl 

Planung im Voraus

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitgliederversammlung. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig an die Mitglieder verteilt werden – etwa die Tagesordnung, Berichte des aktuellen Vorstands, Kandidatenprofile und weitere relevante Dokumente. Klären Sie auch frühzeitig Ort, Zeit und Ablauf der Veranstaltung.

Transparente Kommunikation

Halten Sie die Mitglieder regelmäßig über den bevorstehenden Termin der Mitgliederversammlung und die Vorstandswahl informiert. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mails, Social Media oder den Vereinsnewsletter, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder darüber Bescheid wissen. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und erhöht die Beteiligung!

Interaktiver Ablauf

Eine Mitgliederversammlung kann leicht zur langwierigen und ermüdenden Veranstaltung werden. Versuchen Sie deshalb, den Ablauf möglichst interaktiv und abwechslungsreich zu gestalten. Ergänzen Sie Vorträge und Berichte mit Diskussionsrunden, Live-Umfragen oder interaktiven Übungen. Das ermöglicht den Mitgliedern, ihre Meinungen und Ideen einzubringen, und erhöht die Aufmerksamkeit.

Klare und verständliche Präsentationen

Um das Interesse der Teilnehmer*innen aufrechtzuerhalten, stellen Sie sicher, dass die Präsentationen und Reden während der Mitgliederversammlung klar und verständlich sind. Vermeiden Sie zu technische Fachsprache und verwenden Sie visuelle Hilfsmittel wie Diagramme oder Grafiken, um komplexe Informationen leichter zugänglich zu machen.

Vorstellung der Kandidat*innen

Geben Sie den Kandidat*innen für den Vorstand ausreichend Zeit, sich den Mitgliedern vorzustellen. Dies kann in Form von Kurzreden, Präsentationen oder schriftlichen Profilen erfolgen. Erläutern Sie die Qualifikationen, Erfahrungen und Ideen der Kandidaten, damit die Mitglieder informierte Entscheidungen treffen können.

Gemeinsamer Abschluss

Beenden Sie die Mitgliederversammlung mit einem positiven und gemeinschaftlichen Abschluss. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmenden für ihre Anwesenheit und ihre Beteiligung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Ziele und Pläne des neuen Vorstands für die kommende Amtszeit zu betonen und die Mitglieder zur Zusammenarbeit zu ermutigen.

Bessere Mitgliederversammlungen umsetzen mit EventMobi

Die Eventmanagement-Software von EventMobi bietet alles, was Verbände und Vereine brauchen, um gelungene Veranstaltungen umzusetzen – egal ob Mitgliederversammlung, Jahrestagung, Webinar oder Spendengala.

Bei Verbänden und Vereinen besonders beliebte Funktionen unserer Software sind:

• Flexible Möglichkeiten für Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen
• Interaktive, personalisierte Agenden
• Einfache Registrierung der Teilnehmer*innen – sowohl vor Ort als auch virtuell
• Interaktive Features wie Live-Umfragen für abwechslungsreiche und spannende Veranstaltungen
• Vernetzungsmöglichkeiten über die virtuelle Plattform: Sponsoren eine Bühne bieten, weiterführende Informationen für die Mitglieder bereitstellen und Austausch über den Tag der Veranstaltung hinaus ermöglichen

… und viele mehr.

Fallbeispiel: So funktioniert eine hybride Jahrestagung

Die Organisation Peerscale unterstützt Tech-Führungskräfte und CEOs bei ihrer Entwicklung im Zuge des Unternehmenswachstums.

Erfahren Sie im Video, wie es Peerscale durch den Schritt zur hybriden Lösung für ihre Jahrestagung schafften, mehr Mitglieder zu erreichen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Antworten auf häufige Fragen

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Kelly Legris, President des Event- und Projektmanagement-Unternehmens KEL Consulting, hat schon so gut wie alles geplant: von wahrlich königlichen Festbanketten (für Queen Elisabeth höchstselbst) über Konferenzen und Messen bis hin zu Anlässen privater, öffentlicher, gemeinnütziger Organisationen.

Vor Kurzem war Kelly bei einem EventMobi-Webinar dabei. Der Titel: „The New Rules of Engagement“, also so viel wie „Die neuen Regeln der Interaktion“. Sie erläuterte, mit welchen erprobten und bewährten Vorgehensweisen sich auch bei sich veränderndem Teilnehmerverhalten eine animierende Atmosphäre schaffen lässt.

Die wichtigsten Tipps vorab:

• Schon im Vorfeld mit Gamification-Challenges Anreize setzen, sich über Ihr Event zu informieren.
• Veranstaltungsprogramm, Referent*innen, Location und die Stadt vorstellen, in die Sie einladen, um die Vorzüge gegenüber anderen Events deutlich zu machen.
• Im Vorfeld mit Videos sinnvolle Interaktionen mit Ausstellern und Sponsoren anbahnen, damit Anreize gegeben sind, den Kontakt vor Ort zu vertiefen.
• Mit „Appetitanregern“ und Highlight-Reels die Vorfreude auf ausgewählte Programmpunkte und Referent*innen wecken.
• Alle im Vorfeld wichtigen Informationen übersichtlich bündeln und bereitstellen, damit vor Ort alle das Optimum aus der Veranstaltung herausholen können.

So viel als Überblick. Im Folgenden erfahren Sie im Detail, wie Kelly dies und mehr für Kundenevents auf die Beine stellt. Ihren Beitrag zum Webinar haben wir hier im Video für Sie (Untertitel auf Deutsch):

7 bewährte Vorgehensweisen zur aktiven Einbindung von Eventpublikum und Mitgliedern

Kelly Legris ist eine große Befürworterin von Investitionen in eine Event-App, mit der sich die Teilnehmererlebnisse geschickter denn je gestalten und die Interaktionen vor, während und nach Events intensivieren lassen. Werfen wir einen Blick auf einige der Optionen, die sie zur Steigerung der Interaktion des Publikums bei den Events ihrer Kunden nutzt:

1. Interaktionen vor der Veranstaltung honorieren

Es kann eine Herausforderung sein, Ihr Publikum zum Download Ihrer mobilen Event-App zu bringen, bevor der Startschuss des Events fällt. Kelly hat jedoch einen zuverlässigen Weg gefunden, wie dies in großem Stil gelingt und wie sich damit schon im Vorfeld das Networking ankurbeln lässt.

Wie genau? Mit Gamification-Challenges, die explizit zur Einstimmung auf die Veranstaltung gedacht sind, und mit der Vergabe von Punkten für bestimmte Tätigkeiten.

„Wir geben [Beteiligten] Punkte, wenn sie […] ein Profil in der App anlegen. Und da heißt es nicht nur einloggen, registrieren und klicken. Wir wollen, dass sie auf Entdeckungstour gehen und an der App Freude haben.“

– Kelly Legris

Eine total zuverlässige Methode, Ihre Zielgruppen dazu zu bringen, sozusagen alles zu tun, was Sie von ihnen möchten: Gestalten Sie’s als spielerischen Wettbewerb.

Damit Event-Gäste sich ausgiebig mit der Event-App vertraut machen, nutzt Kelly Gamification – das animiert, mehr zu tun, als nur die App herunterzuladen und ein eigenes Profil anzulegen. Kelly gestaltet In-App-Aufgaben und vergibt Punkte für Aktivitäten vor dem eigentlichen Event, zum Beispiel: Anschauen von Aufnahmen oder Reels der Referent*innen, Auskundschaften der virtuellen Sponsorenstände oder Networking mit anderen Veranstaltungsgästen.

Wenn Sie besonders hohe Interaktionsraten im Vorfeld der Veranstaltung wünschen, wäre Kellys Rat: Belohnen Sie selbst die simpelsten Aktionen, und wenn es nur um die Einrichtung eines Event-App-Profils geht. Zur Veranschaulichung: Sie könnten fünf Punkte für den Upload eines Profilfotos und zehn Punkte für die Vervollständigung der persönlichen Angaben ausloben.

2. Ihre App als Schaufenster Ihres Events herrichten

Das Publikum von heute hat mehr um die Ohren denn je. Viele Veranstalter stauchen ihre Programme, um sie den zeitlichen Möglichkeiten der jeweiligen Zielgruppe anzupassen. Angesichts der großen Konkurrenz an Veranstaltungen ist es wichtig, Ihren Zielgruppen perfekt deutlich zu machen, warum ausgerechnet Ihr Event ein Muss ist.

Wie erfolgreich Kelly für Begeisterung rund um die Veranstaltungsprogramme, Referentengruppen, Locations und Veranstaltungsorte sorgt, das verdankt sich zu einem großen Teil ihrer Kreativität, mit der sie mobile Event-Apps einsetzt. Sie verschafft den Veranstaltungsteilnehmer*innen einen Zusatznutzen, indem Sie mithilfe der Event-App einen Vorgeschmack auf das anstehende Event bietet.

„Wir gestalten Verschiedenes über die App, damit die Leute das bekommen, was ich eine Schnappschussversion der Konferenz nenne …“

– Kelly Legris

Es gilt, die spannendsten Aspekte Ihres Programms in Szene zu setzen, damit sich bei Ihrem Publikum intensive Vorfreude auf das einstellt, was Ihre Veranstaltung einzigartig macht. Dabei setzt Kelly auf die Unterstützung der Referent*innen und Sponsoren, die die Spannung mit ansprechenden Reels gezielt steigern können.

Die „Schnappschüsse“ fokussiert Kelly häufig auf spezifische Aspekte des Programms, der Location, der Aussteller, der einzelnen Sessions oder auch der Umgebung der Location. Das erleichtert den Veranstaltungsgästen die Planung ihrer Teilnahme und eigene Schwerpunktsetzungen vor Ort.

Kleiner, aber feiner Bonus: Indem Sie gedrucktes Veranstaltungsmaterial durch eine Event-App ersetzen, fahren Sie den Ressourcenverbrauch runter. Darüber hinaus verschafft Ihnen dies die wertvolle Flexibilität, auch bei sehr kurzfristigen Programmänderungen Aktualisierungen vorzunehmen.

„Ich liebe die App. Die App ist so flexibel [und] nutzerfreundlich. Und durch die Abkehr von Papier lassen sich Änderungen vor Ort sehr leicht übernehmen.“

– Kelly Legris

Zu Kellys Auftraggebern zählt die Alberta Fire Chiefs Association (AFCA), ein Verband führender Feuerwehrleute aus der kanadischen Provinz Alberta. Mit dem Eventmanagement für die AFCA gehen einige spezifische Herausforderungen einher. Da zahlt es sich besonders aus, Veranstaltungsprogramme schnell im Vorbeigehen aktualisieren zu können, ganz gleich, um welche Art von Event es sich handelt.

„… letztes Jahr [hatten wir] Referent*innen, die wegen der Waldbrände zu Einsätzen mussten. Darum mussten wir sie aus der App nehmen, und das war eben auch möglich, anders als bei gedrucktem Material.“

– Kelly Legris

3. Interesse an bestimmten Programmpunkten und Referent*innen wecken

„Wir legen allen Redner*innen nahe, ein – wie wir sagen – schnelles Highlight-Reel aufzunehmen. Das kann ein 15-Sekunden-Clip sein, in dem sie sich, die Bedeutung ihres Beitrags und die wichtigsten Inhalte vorstellen. Wir posten das in der App und die [Teilnehmer*innen können] das in passenden Momenten abrufen [und ansehen]. Schließlich sind alle immer sehr beschäftigt.“

– Kelly Legris

Kelly setzt auf Videohighlight-Reels, um allen, die sich registriert haben, zu zeigen, worauf sie sich freuen können. Da werden diejenigen präsentiert, die Vorträge halten, biografische Angaben, die wichtigsten Inhalte der Vorträge. Die Eventmanagerin leistet Überzeugungsarbeit für alle Referent*innen und Sponsoren, in flotten 15-Sekunden-Filmchen ihre Fachkompetenz herauszustellen.

Diese Videos können Sie in der Event-App hosten, sei es in der Mediathek, bei den Referentenprofilen oder als Teil der virtuellen Ausstellerstände. Das gibt Ihren Veranstaltungspartnern die großartige Gelegenheit, dem Publikum eine kleine Vorschau auf die eigenen Themen und Inhalte zu gewähren oder sich neuen Zielgruppen vorzustellen.

„Als professionelle Rednerin liebe ich Apps, über die ich vor, bei und nach dem Event mit Publikum und Ausstellern interagieren kann. Das hat für mich als Referentin einen enormen Mehrwert.“

– Robin Shear, Director of Strategic Relationships, National Speakers Association – Michigan, im Webinar „The New Rules of Engagement“

Vergessen Sie nicht, wie beschäftigt und abgelenkt die Menschen heutzutage sind. Wer sich frühzeitig registriert, hat bis zum großen Tag vielleicht vergessen, welch besonderer Programmpunkt angesagt ist. Bei Veranstaltungen, die schon Monate im Voraus feststehen, helfen Reels dem Gedächtnis auf die Sprünge, wenn es gilt, sich auf das Event einzustimmen.

Noch mehr Tipps: Wir haben auch erfahrene Eventplaner*innen aus dem deutschsprachigen Raum um ihre besten Tipps zum Thema Interaktion auf Events gebeten. Schauen Sie sich die Aufzeichnung des Webinars an und lassen Sie sich inspirieren.

Das Webinar on-demand ansehen

4. Vorab zu anregenden Gesprächen animieren, an die sich vor Ort anknüpfen lässt

Sinnvolle Interaktionen mit Sponsoren zu initiieren, ist meist kompliziert. Kelly hat jedoch Wege gefunden, die vor der Veranstaltung zu größerer Sichtbarkeit und Bekanntheit führen und wie von selbst mehr Interaktion vor Ort hervorbringen. Und angesichts knapper Budgets bei Sponsoren wird es immer wichtiger, dass Sie viele sowie gewinnende Gespräche anbahnen, die Ihre Veranstaltung für die Geldgeber wertvoll machen.

„Das Geld ist knapp. Die Wirtschaft ist nicht mehr so wie bisher“, so Kelly. „Sie wollen also sicherstellen, dass ihre Präsenz – ob in der App oder vor Ort – wirklich relevant ist und dass sie wahrgenommen werden.“

Für die Veranstaltungen ihrer Kunden gestaltet die Eventmanagerin virtuelle Stände zur Präsentation der Sponsoreninhalte. Dazu zählen die oben angesprochenen Reels ebenso wie weitere Videos, Bilder und herunterladbares Material. Diese virtuellen Stände beinhalten weitaus umfassenderen Content als die gängigen Sponsorenprofile auf Eventwebsites.

„[Sponsoren] wollen ihre Marke breiter aufstellen und wirklich das Publikum fesseln, wenn sie vor Ort sind. So eine Messe dauert anderthalb Tage. Das ist eine sehr kurze Zeitspanne, um zu netzwerken und Produkte oder Dienstleistungen in Szene zu setzen.“

– Kelly Legris

Die Betonung der Sponsoren in der App steigert die Zahl ihrer Interaktionen vor Ort, da interessierte Gäste sich bereits ihrer Anwesenheit bewusst sind und gezielt den Kontakt suchen. Ein vortrefflicher Grund, das Gespräch aufzunehmen, bevor die Veranstaltung beginnt!

Es kommt sogar noch besser, denn die Teilnehmer*innen können auch Referentenvideos ansehen und dann über die App eine Anfrage für ein Treffen während des Events verschicken.

„Vielleicht überschneidet sich das mit einer anderen Session. Man kann reinhören und sich mit den Referent*innen austauschen, um mehr zu erfahren. Man kann netzwerken …“

Ein gewichtiges Plus: Mithilfe dieser Inhalte kann man sein Expertenwissen unterstreichen. Indem Sie Sponsoren und Ausstellern schmackhaft machen, Inhalte in die Event-App einzuspeisen, helfen Sie ihnen dabei, beim Publikum Glaubwürdigkeit und einen gewissen Bekanntheitsgrad aufzubauen.

Wenn die Veranstaltungsgäste Aussteller und Sponsoren als wertvolle Beteiligte der Veranstaltung wahrnehmen (und nicht als Akteure, die krampfhaft etwas verkaufen wollen), sind sie eher geneigt, sich im Vorfeld und während des Events mit ihnen auszutauschen.

 5. Den Teilnehmer*innen helfen, ihr persönliches Eventerlebnis zu planen

Ganz gleich, ob es um einen Reiseplan oder eine Konferenz-Programmübersicht geht: Wenn man Pläne schmiedet, ist es immer die halbe Miete, zu wissen, was kommt. Wenn Sie Ihrem Publikum eine mobile Event-App anbieten, ermöglichen Sie allen damit die volle Kontrolle über ihr eigenes Veranstaltungsprogramm.

Bedenken Sie stets, wie viel alle Beteiligten allgemein um die Ohren haben. Gut möglich, dass sie Details von der Registrierung vergessen haben, wenn der Startschuss des Events fällt. Mit einer Event-App können sich alle im Vorfeld ihre individuelle Programmübersicht erstellen, indem sie ihre favorisierten Programmpunkte und Extras markieren, an denen sie unbedingt teilnehmen möchten.

„[Die Leute können] das als Favorit in ihrem Profil speichern, dann wieder zum Zuschauen wechseln und dann ihr [Programm] zusammenstellen mit den Sessions, die ihnen wichtig sind.“

– Kelly Legris

Die detaillierte Planung im Vorfeld schärft die Aufmerksamkeit. Man verschafft sich damit ein präzises Bild davon, wie man für sich das Optimum aus der Veranstaltung herausholen kann. Geben Sie den Teilnehmer*innen die Möglichkeit, ihre präferierten Programmpunkte zu markieren, so erhalten Sie wie nebenbei einen wertvollen Einblick darin, welche Inhalte besonders guten Anklang finden – und welche nicht.

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um rechtzeitig Ihr Programm nachzujustieren oder an der Werbeschraube für die eine oder andere Session zu drehen.

„All die Informationen finden sich in der App. Sie haben sich von Papier verabschiedet und die Technologie umfassend angenommen.“

– Kelly Legris

6. Passive Zuhörer*innen zu aktiven Beteiligten machen

„Wir haben Referent*innen, die die App nutzen, um ihre Fragen in Umlauf zu bringen, denn sie wollen die Atmosphäre erfassen und herausfinden, in welche Richtung die Diskussion geht.“

– Kelly Legris

Kelly legt Referent*innen nahe, im Verlauf ihrer Programmpunkte die Funktionen für Live-Umfragen und Frage-Antwort-Runden zu nutzen, um das Publikum einzubeziehen. Gibt man den Gästen Möglichkeiten, ihre Meinungen zu äußern und Fragen zu stellen, kann dies Vorträge bereichern und dabei helfen, sie in die relevanteste Richtung zu lenken.

Der Versand von Updates wie auch anderen Informationen über die App ist eine wertvolle Option, während der Veranstaltung auf Veränderungen hinzuweisen.

Ein Beispiel: Sie könnten eine Meldung verschicken, mit der Sie ankündigen, wann bei den Gamification-Aufgaben wieder Punkte zu verdienen sind. Oder Sie könnten alle prompt informieren, wenn Sie jemand Neues für die Keynote-Speech engagiert haben, und dazu einladen, das entsprechende Highlight-Reel in der App anzusehen.

Indem Sie Ihr Publikum laufend informiert halten und aktiv einbinden, können Sie damit Vorfreude und Erwartungshaltung im Hinblick auf die Veranstaltung hochhalten.

7. Die Veranstaltungsinhalte noch länger lebendig halten

Nach einem intensiven Event sollten alle Beteiligten unverändert Zugriff auf Weiterbildungsmaterialien, Programmpunktnotizen oder auch neue Kontakte haben, die sie in Zukunft noch nutzen wollen. Vor diesem Hintergrund sorgt Kelly dafür, dass ihre Kunden auch nach dem Abschluss der eigentlichen Events den Zugang zur App für alle Beteiligten eine Weile offen lassen.

„Sie können später zurückkommen und Dinge ansehen, denn wir geben ihnen ein Zeitfenster nach der Konferenz, in dem sie in die App reinkommen und alle Informationen abrufen können, egal ob Video-Mediathek oder Content-Bibliothek oder Stände von Ausstellern oder Sponsoren.“

– Kelly Legris

Auf diese Weise können Veranstaltungsteilnehmer*innen weiterhin auf wichtiges Material zugreifen, Sessions nachträglich ansehen, die sie verpasst haben, oder Beiträge erneut ansehen, die für Sie besonders informativ oder anderweitig interessant waren.

Und wer vor Ort mit Referent*innen oder Sponsoren in Kontakt gekommen ist und den Austausch nun gern fortsetzen möchte, kann sich über die App vernetzen. Beispielsweise lassen sich über die Referentenprofile in der App Direktnachrichten verschicken, etwa mit Fragen zum Vortrag.

„[Teilnehmer*innen können] die Informationen ansehen, weil da vielleicht etwas ist, zu dem sie keine Gelegenheit hatten, sich auszutauschen. Aber in der App gibt es so manche Information, und die können sie nun runterladen.“

– Kelly Legris

Bei all der Mühe, die Sie in die Planungen erfolgreicher Events stecken, wäre es absolut bedauerlich, wenn Sie Ihrem Publikum die vielen Materialien sowie die Aufnahmen von Programmpunkten nach dem Anlass nicht noch eine Weile zur Verfügung stellen würden. Indem Sie Ihre Veranstaltungen mit einer mobilen Event-App unterfüttern, verschaffen Sie sich mehr Möglichkeiten, Ihr Publikum im Nachgang aktiv einzubinden, mit Weiterbildungsinhalten zu versorgen und zu begeistern.

Per Event-App Ihr Publikum animieren, vernetzen und inhaltlich begeistern

Mit einer Event-App können Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmer*innen auf immer wieder neue Art und Weise vor, bei und nach Events geschickt einbinden. Von der Präsentation von Reels der Referent*innen oder virtueller Sponsorenstände über spielerische Aufgaben vor dem eigentlichen Anlass bis zu Optionen zum Netzwerken: Eine Event-App ermöglicht Ihnen, Ihre Zielgruppen zu begeistern, zu leiten und zu informieren, auf dass sie bestens eingestimmt sind, wenn der große Tag da ist.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie mithilfe einer Event-App Ihr Publikum in allen Phasen Ihrer Veranstaltungen aktiv einbeziehen können? Wir haben eine kostenlose persönliche Demo für Sie!

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