Bei EventMobi unterstützen wir Veranstalter*innen dabei, den Teilnehmermanagement-Prozess stressfrei und professionell zu gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Herausforderungen es beim Teilnehmermanagement gibt, welche Erfolgsfaktoren wirklich zählen – und wie Sie Ihre Gäste vom ersten Klick bis zum Abschied begeistern können.

Definition: Was ist Teilnehmermanagement?

Teilnehmermanagement – auch Gästemanagement oder Teilnehmerverwaltung genannt – umfasst alle Prozesse, die mit den Besucher*innen einer Veranstaltung zu tun haben: vom ersten Kontakt über die Registrierung und Betreuung vor Ort bis hin zum Feedback und der Nachbereitung nach dem Event.

Das Ziel: alle Abläufe rund um die Gewinnung, Verwaltung und Betreuung der Gäste so effizient und professionell wie möglich zu gestalten und dabei sowohl die Zufriedenheit der Teilnehmer*innen als auch die eigenen Ressourcen im Blick zu behalten. Ein reibungsloses Teilnehmermanagement sorgt nicht nur für ein besseres Eventerlebnis, sondern spart auch Zeit und Kosten, erleichtert die Planung und macht den Erfolg einer Veranstaltung messbar.

Besonders wichtig: Die Daten, die beim Teilnehmermanagement erhoben werden, bilden die Grundlage vieler Entscheidungen. Sie beeinflussen etwa, welche Location und welches Catering gewählt werden, wie das Programm gestaltet wird und welche Marketingmaßnahmen nach dem Event sinnvoll sind. Ohne strukturierte Prozesse fehlt diese Datengrundlage – und das Event wird schnell teurer oder unübersichtlicher als geplant.

Welche Aufgaben umfasst das Teilnehmermanagement?

Teilnehmermanagement zieht sich durch alle Phasen eines Events, von der ersten Einladung bis zur Nachbereitung. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Einladungsmanagement
  Wer soll eingeladen werden, und wie? Ein professionelles Einladungsmanagement sorgt dafür, dass die richtigen Zielgruppen erreicht werden – personalisiert und zur richtigen Zeit.
  
• Registrierung der Teilnehmer*innen
  Der erste Schritt zum Eventerlebnis: Die Anmeldung sollte so einfach wie möglich sein, am besten mobilfreundlich und in wenigen Minuten erledigt.
  
• Ticketing
  Ob kostenfrei oder kostenpflichtig – Tickets müssen einfach buchbar und mit verschiedenen Zahlungsmethoden erhältlich sein.
  
• Einlass (Check-in)
  Ein reibungsloser Check-in vermeidet Warteschlangen und sorgt für einen positiven Start in die Veranstaltung.
  
• Anwesenheitskontrolle
  Wer ist tatsächlich erschienen? Diese Daten sind wichtig, um den Erfolg des Events zu bewerten und künftige Veranstaltungen besser zu planen.
  
• Gästekommunikation und Betreuung
  Von Erinnerungsmails bis zu Last-Minute-Infos: Eine klare, proaktive Kommunikation steigert die Zufriedenheit der Teilnehmer*innen.
  
• Mailings und Follow-ups
  Vor, während und nach dem Event sind Mailings ein zentrales Werkzeug – sei es für Updates, Umfragen oder Dankesbotschaften.
  
• Event-App
  Eine Event-App bündelt alle Infos an einem Ort: Agenda, Teilnehmerlisten, Networking-Möglichkeiten und Interaktionstools.
  
• Vor-Ort-Organisation
  Betreuung, Wegweiser, Support – je besser die Abläufe vor Ort organisiert sind, desto positiver ist der Gesamteindruck.
  
• Evaluation
  Nach dem Event ist vor dem Event: Umfragen und Datenanalysen zeigen, was gut lief und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
  

All diese Schritte greifen ineinander. Wenn an einer Stelle etwas nicht funktioniert – etwa, weil Anmeldedaten fehlen oder der Check-in nicht skaliert –, kann das die gesamte Veranstaltung belasten.

An dieser Stelle muss ich natürlich erwähnen, dass EventMobi Tools für all diese Aufgaben bereitstellt. Sie haben also innerhalb eines Systems alles an der Hand, um Ihren Gästen ein rundum gelungenes Erlebnis zu bieten. Und darüber hinaus können Sie auf die Unterstützung unserer Eventprofis zurückgreifen, wann immer Sie sie brauchen.

Was zeichnet ein gelungenes Teilnehmermanagement aus?

Ein gutes Teilnehmermanagement ist mehr als eine gut geführte Liste. Es zieht sich durch die gesamte Veranstaltung und sorgt dafür, dass jede*r Teilnehmer*in ein positives, stimmiges Erlebnis hat – von der Anmeldung bis zum Abschied.

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist der erste Eindruck, oft schon bei der Registrierung. Wenn diese unkompliziert und mobil möglich ist, weckt das nicht nur Vorfreude, sondern sorgt auch dafür, dass Sie die richtigen Daten erfassen, um die Veranstaltung optimal planen und die Teilnehmer*innen personalisiert betreuen zu können.

Ein paar Beispiele, wie das in der Praxis aussieht:

• Die Anmeldung dauert höchstens fünf Minuten – und funktioniert auch problemlos auf dem Smartphone.
  
• Tickets können per Kreditkarte, Überweisung oder digitalen Zahlungsmethoden bezahlt werden, sodass keine Hürden entstehen.
  
• Beim Check-in vor Ort muss niemand lange warten: Die Badges sind vorbereitet oder werden automatisch gedruckt, und die Gäste wissen sofort, wo sie hinmüssen.
  
• Informationen und Änderungen (z. B. Raumwechsel) werden per Event-App oder SMS rechtzeitig kommuniziert, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
  

Das Ziel: ein reibungsloser Ablauf, bei dem Teilnehmer*innen sich willkommen fühlen und die Veranstaltung als professionell und angenehm erleben.

Die neuen Herausforderungen im Teilnehmermanagement

Auch wenn die Digitalisierung vieles erleichtert, stehen Veranstalter*innen heute vor neuen und wachsenden Herausforderungen. Einige der häufigsten Stolpersteine:

• Kurzfristige Anmeldungen und Absagen
  Teilnehmer*innen entscheiden oft sehr spät, ob sie kommen – oder sagen kurzfristig ab. Das macht die Planung von Ressourcen wie Catering oder Sitzplätzen schwierig und erfordert flexible Prozesse.
  
• Finanzielle Risiken
  Events müssen oft vorfinanziert werden. Späte Zahlungen oder unsichere Teilnehmerzahlen können den Cashflow belasten.
  
• Viele Einzellösungen statt integrierter Systeme
  CRM, Mailing-Tool, Ticketing-Plattform und Badge-Drucker – wenn diese Systeme nicht miteinander verknüpft sind, führt das zu Mehraufwand und Fehlerquellen.
  
• Manuelle Prozesse trotz Digitalisierung
  Noch immer arbeiten viele Veranstalter*innen mit Excel-Listen oder manuell verschickten E-Mails. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und skaliert nicht bei großen Teilnehmerzahlen.
  
• Fehlende Daten und Auswertungen
  Ohne valide Daten gibt es kein klares Reporting zu Anmeldungen, No-Shows oder Leads – und damit auch keine Grundlage, um den Erfolg und ROI des Events zu messen.
  
• Sinkende Engagement-Raten
  Wenn Teilnehmer*innen nicht personalisiert angesprochen und betreut werden, sinken Anmeldezahlen und Interaktion.
  
• Hoher Support-Aufwand
  Viele Fragen von Teilnehmer*innen erreichen das Eventteam per Mail oder Telefon, obwohl die Antworten längst in FAQs oder Apps stehen – ein klarer Hinweis auf Lücken in der Kommunikation.
  
• Wachsende Compliance-Anforderungen
  Vorschriften wie SOC-2 oder das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) machen es notwendig, Prozesse nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher zu gestalten.

Diese Faktoren zeigen: Ein modernes Teilnehmermanagement muss flexibel, skalierbar und datenbasiert sein. Sonst geraten Events schnell ins Stocken.

Erfolgsfaktoren für reibungsloses Teilnehmermanagement

Angesichts der vielen Herausforderungen stellt sich jetzt natürlich die Frage, wie Sie als Eventplaner*in diesen begegnen können. Wie schaffen Sie es, ein Teilnehmermanagement sicherzustellen, das nicht zum Stressfaktor, sondern zum Erfolgsfaktor für Ihr Event wird?

Ich habe selbst zahlreiche Events organisiert und tausende Veranstaltungsplaner*innen im Prozess begleitet und beraten. Aus Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass die folgenden Grundprinzipien entscheidend sind:

• Vorausschauende Planung
  Planen Sie Puffer ein – sowohl zeitlich als auch bei Ressourcen wie Catering und Sitzplätzen. Kalkulieren Sie eine No-Show-Rate ein (je nach Eventtyp zwischen 10 und 30 %), damit Sie weder überbucht noch unterversorgt sind.
  
• Individuelles Einladungsmanagement
  Je gezielter die Ansprache, desto höher die Anmelderate. Personalisierte E-Mails, segmentierte Zielgruppen und ein klares Nutzenversprechen sind hier entscheidend.
  
• Ein positives Registrierungserlebnis
  Machen Sie es den Teilnehmer*innen leicht: kurze, mobil optimierte Anmeldeformulare, einfache Bezahloptionen und sofortige Bestätigungen. (Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel zur perfekten Eventregistrierung.)
  
• Eine überzeugende Eventwebsite
  Sie ist der Dreh- und Angelpunkt für Informationen und Anmeldung. Die Website sollte informativ, visuell ansprechend, markenkonform und leicht navigierbar sein – und Lust auf das Event machen.
  
• Frühzeitige Anmeldungen fördern – flexibel bleiben
  Belohnen Sie Early Birds mit Rabatten oder besonderen Inhalten, bleiben Sie aber flexibel für Last-Minute-Anmeldungen, damit Sie keine Interessierten verlieren.
  
• Die passende Softwarelösung wählen
  Für kleine, einfache Veranstaltungen reicht manchmal eine Excel-Liste. Doch sobald Ticketing, Check-in, Kommunikation und Reporting komplexer werden, spart eine integrierte Eventmanagement-Plattform enorm viel Zeit und Aufwand – und reduziert Fehler. Die Software von EventMobi bietet Tools für die Registrierung, Check-in und Badge-Druck sowie eine Event-App – und vieles mehr.
  
• Datenschutz nicht vergessen
  Achten Sie darauf, dass alle Daten DSGVO-konform verarbeitet werden. Eine zentrale, sichere Plattform vereinfacht die Einhaltung rechtlicher Vorgaben erheblich.
  

Mit diesen Bausteinen lassen sich selbst große oder komplexe Events effizient managen – und Teilnehmer*innen erleben Ihre Veranstaltung als professionell und entspannt.

Checkliste Teilnehmermanagement

Damit Sie nichts übersehen, hier die wichtigsten Punkte – gegliedert in die Phasen vor, während und nach dem Event:

Vor dem Event

• Zielgruppe definieren und Einladungsstrategie festlegen
  
• Eventwebsite erstellen (informativ, markenkonform, mobil optimiert)
  
• Registrierungs- und Bezahlprozess testen (mobilfreundlich, mehrere Zahlungsmethoden)
  
• Kommunikationsplan entwickeln (Einladungen, Erinnerungen, Updates)
  
• No-Show-Rate einkalkulieren und Ressourcen entsprechend planen
  
• Event-App einrichten (Agenda, Networking, Benachrichtigungen)
  
• Softwaretools integrieren (Ticketing, Check-in, Reporting)
  
• Datenschutz und Compliance (DSGVO, SOC-2, BFSG) prüfen

Während des Events

• Reibungsloser Check-in (Badge-Druck, QR-Codes, Self-Check-in)
  
• Informationen aktuell halten (Programmänderungen via App oder Displays)
  
• Ansprechpartner*innen und Support bereitstellen (vor Ort und digital)
  
• Anwesenheitsdaten erfassen (für Reporting und Nachbereitung)
  
• Teilnehmerinteraktion fördern (Live-Umfragen, Networking-Features)

Nach dem Event

• Teilnehmer-Feedback einholen (Umfragen, Interviews)
  
• Daten auswerten (Anmeldungen, No-Shows, Leads, Zufriedenheit)
  
• Follow-up-Kommunikation (Dankes-Mails, Aufzeichnungen, Angebote)
  
• Erkenntnisse für zukünftige Events dokumentieren
  
• ROI und KPIs berechnen und mit Stakeholdern teilen

Best Practices für unterschiedliche Eventtypen

Je nach Art und Größe der Veranstaltung sind die Anforderungen unterschiedlich. Hier einige Beispiele, wie Sie das Teilnehmermanagement an verschiedene Eventformate anpassen können:

Große und komplexe Events

Bei Kongressen mit mehreren tausend Teilnehmer*innen ist Effizienz entscheidend. Digitale Check-in-Systeme mit QR-Codes, automatisiertem Badge-Druck und Self-Service-Stationen vermeiden lange Warteschlangen. Eine Event-App mit personalisierten Agenden hilft, den Überblick zu behalten und fördert Interaktion.

Internationale Events

Mehrsprachige Registrierung und Kommunikation sind hier Pflicht. Auch verschiedene Zahlungsmethoden – von Kreditkarte bis PayPal – müssen abgedeckt werden. Zeitzonen und Reiseinformationen sollten in die Eventkommunikation integriert werden, um Teilnehmer*innen optimal zu betreuen.

Hybride Events

Bei hybriden Events gilt es, physische und virtuelle Teilnehmer*innen gleichermaßen einzubinden. Eine zentrale Hybridevent-Plattform, die Livestreams, Networking-Features und Interaktionen bündelt, verhindert, dass das Online-Publikum außen vor bleibt.

Corporate Events

Für interne Veranstaltungen wie Townhalls oder Trainings ist vor allem ein unkomplizierter Registrierungsprozess wichtig, oft mit automatischer Synchronisation in HR- oder Intranet-Systeme. Gamification-Elemente oder interaktive Tools können die Teilnahmebereitschaft erhöhen.

Fazit: Teilnehmermanagement als Erfolgsfaktor für jedes Event

Ob Konferenz, Firmenevent oder hybrides Format – professionelles Teilnehmermanagement ist der Schlüssel für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Gäste. Es spart Zeit, reduziert Stress und liefert die Daten, die Sie brauchen, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu messen und zu steigern.

Mit einer klaren Struktur, vorausschauender Planung und den richtigen Tools können Sie typische Stolpersteine vermeiden – von langen Warteschlangen bis zu fehlenden Reports. So bleibt mehr Raum für das, was wirklich zählt: ein Event, das Ihre Teilnehmer*innen begeistert und nachhaltigen Mehrwert schafft.

Wenn Sie herausfinden möchten, wie EventMobi Sie dabei unterstützen kann, werfen Sie einen Blick auf unsere Eventmanagement-Plattform oder sprechen Sie direkt mit uns. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihr nächstes Event nicht nur reibungslos läuft, sondern begeistert.

Häufig gestellte Fragen zum Teilnehmermanagement

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Ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen: Das ist kein Einzelfall. Gerade der Registrierungsprozess entscheidet oft, ob aus Interesse auch eine Anmeldung wird. Eine intuitive und reibungslose Eventregistrierung, die auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe eingeht, macht hier den Unterschied. Denn wer sich verstanden und gut abgeholt fühlt, meldet sich nicht nur eher an, sondern kommt auch mit den richtigen Erwartungen zum Event.

Was sich Ihre Veranstaltungsteilnehmer*innen wünschen

Wer seine Teilnehmerregistrierung optimieren möchte, sollte sich in die Perspektive der Gäste hineinversetzen. Denn am Ende zählt nicht nur, dass der Prozess technisch funktioniert – sondern, wie er sich anfühlt. Eine durchdachte Eventregistrierung berücksichtigt die Bedürfnisse der Nutzer*innen genauso wie die organisatorischen Anforderungen des Veranstalters. Sie soll einfach, schnell und vertrauenswürdig sein.

Erfahrungsgemäß sind es vor allem drei Dinge, die Teilnehmer*innen bei der Teilnehmeranmeldung erwarten:

• Zeit und Nerven sparen: Lange Formulare mit unnötigen Feldern sind ein häufiger Grund für Abbrüche. Ein schneller, klar strukturierter Registrierungsprozess macht hier den Unterschied.
  
• Ein gutes Gefühl haben: Freundliche, persönliche Kommunikation – schon während der Eventregistrierung – sorgt für Vertrauen und steigert die Vorfreude.
  
• Ernst genommen werden: Teilnehmer*innen möchten sich nicht wie eine Nummer fühlen. Eine individuelle Ansprache und passende Inhalte machen die Teilnehmeranmeldung zum positiven Erlebnis.

Wer diese Grundbedürfnisse ernst nimmt, legt die Basis für erfolgreiche Events  und zufriedene Gäste.

12 Tipps für eine überzeugende Teilnehmerregistrierung

Zeitsparende und praktische Online-Registrierung

Eine gute Teilnehmerregistrierung ist schnell, übersichtlich und an die Zielgruppe angepasst. Formulare sollten nur das Nötigste abfragen. Wo möglich, können bereits vorhandene Daten automatisch eingetragen werden. Unterschiedliche Zielgruppen wie Teilnehmer*innen, Sponsor*innen oder Speaker erhalten jeweils eigene Anmeldestrecken mit den für sie relevanten Inhalten. Auch organisatorische Extras wie die Hotelbuchung lassen sich direkt im Anmeldeprozess integrieren.

Eine Eventwebsite, die überzeugt

Die Eventwebsite ist oft der erste Anlaufpunkt für Interessierte. Sie sollte alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung enthalten – also Ort, Zeit, Ticketoptionen, häufig gestellte Fragen. Gleichzeitig darf sie neugierig machen: Wer sind die Speaker? Welche Programmhöhepunkte erwarten die Gäste? Visuell und sprachlich sollte die Seite klar Ihre Marke widerspiegeln.

Frühzeitige Registrierungen belohnen

Bieten Sie Vorteile für alle, die sich früh anmelden. Early-Bird-Tickets, exklusive Inhalte oder Rabatte setzen Anreize und helfen, Planungssicherheit zu gewinnen.

Personalisierte Kommunikation

Teilnehmer*innen möchten individuell angesprochen werden. Verwenden Sie Namen, erkennen Sie die jeweilige Besuchergruppe und passen Sie die Kommunikation entsprechend an. Das schafft Nähe und stärkt die Beziehung – noch vor dem Event.

Mehrsprachige Kommunikation ermöglichen

Internationale Zielgruppen erwarten, dass die Eventregistrierung in ihrer Sprache verfügbar ist. Eine klar erkennbare Sprachwahl direkt am Anfang des Registrierungsprozesses ist hier hilfreich.

Aussagekräftige Bestätigungsmail

Nach der Anmeldung sollte sofort eine Bestätigungsmail verschickt werden. Darin enthalten: alle wesentlichen Eckdaten der Veranstaltung, gegebenenfalls Hinweise zur Event-App oder weiteren Schritten. Ab etwa zwei Wochen vor dem Event empfehlen sich zusätzlich Erinnerungsmails.

Last-Minute-Anmeldungen flexibel ermöglichen

Nicht alle melden sich frühzeitig an. Mit einem System, das auch kurzfristige Anmeldungen unterstützt – inklusive Badge-Druck vor Ort – bleiben Sie flexibel und professionell.

Promo-Codes anbieten

Rabattcodes sind bei vielen Zielgruppen beliebt. Sie können als gezieltes Marketinginstrument eingesetzt werden und fördern spontane Anmeldungen.

Mehrere Zahlungsoptionen anbieten

Bieten Sie verschiedene Zahlungsmethoden an, damit die Teilnehmerregistrierung möglichst unkompliziert abgeschlossen werden kann. Die wichtigsten Optionen sind Kreditkarte, PayPal und Kauf auf Rechnung.

Wartelistenfunktion für Sessions nutzen

Wenn Programmpunkte ausgebucht sind, sollte es die Möglichkeit geben, sich auf eine Warteliste zu setzen. So verlieren Sie keine interessierten Teilnehmer*innen.

Nachträgliche Änderungen ermöglichen

Teilnehmer*innen sollten ihre Angaben auch nach der Anmeldung noch anpassen können – zum Beispiel, wenn sich die Sessionauswahl ändert. Das erhöht die Flexibilität und reduziert Rückfragen.

Registrierungsdaten weiterverwenden

Die erfassten Daten sind nicht nur für die Teilnehmeranmeldung relevant. Sie helfen auch in der Buchhaltung, im Reporting und bei der Veranstaltungsanalyse. Mit einer passenden Lösung lassen sich diese Informationen effizient weiterverarbeiten.

Extratipp: „Build-Your-Own-Adventure“-Mentalität

Erlauben Sie Ihren Teilnehmer*innen, sich ihr eigenes Programm zusammenzustellen. Auch wenn das organisatorisch mehr Aufwand bedeutet – erfahrungsgemäß steigert es die Zufriedenheit und die Identifikation mit dem Event.

Die perfekte Registrierungswebsite

Die Website ist oft der erste echte Kontaktpunkt zwischen Event und Publikum – und damit entscheidend für den Erfolg der Eventregistrierung. Sie soll nicht nur informieren, sondern das Event greifbar machen. Wer hier überzeugt, gewinnt Vertrauen und macht den nächsten Klick zur Teilnehmeranmeldung wahrscheinlicher. Eine gute Registrierungsseite denkt deshalb nicht nur an Datenfelder, sondern auch an Emotionen – und bringt beides zusammen: Information und Begeisterung.

Besonders bei Veranstaltungsreihen lohnt sich ein Rückblick auf vergangene Ausgaben. Fotos, Videos und Zitate von Teilnehmenden transportieren Stimmung und geben einen authentischen Eindruck. Achten Sie außerdem darauf, dass Design und Tonalität der Website Ihre Marke widerspiegeln. So wird die Teilnehmeranmeldung nicht nur funktional, sondern auch emotional aufgeladen – ein wichtiger Schritt hin zu einem überzeugenden Eventerlebnis.

Was muss ein Registrierungstool bieten?

Ein leistungsfähiges Tool für die Teilnehmerregistrierung sollte mehr können als nur ein Formular bereitstellen. Es muss die komplexen Anforderungen moderner Veranstaltungen abbilden, und zwar von der ersten Anmeldung bis zur Nachbereitung.

Wichtig sind vor allem:

• Personalisierbarkeit: Jedes Event ist anders – darum sollte sich der Registrierungsprozess flexibel an unterschiedliche Zielgruppen anpassen lassen. Das schließt z. B. auch unterschiedliche Sprachen und Zeitzonen mit ein.
  
• Funktionen wie Wartelisten oder Session-Auswahl: Wer mehr als nur ein „Ja/Nein“ zur Teilnahme abfragen möchte, braucht Tools, die mehr bieten.
  
• Smarte Automatisierungen: Von individuellen E-Mail-Einladungen bis hin zu Bestätigungs-E-Mails und Aktualisierungen der Warteliste – Automatisierungen sind Gold wert im Registrierungsprozess.
  
• Nahtlose Integration: Im Idealfall sind Registrierung, Event-App und Badges über eine Plattform verbunden. Das reduziert den Abstimmungsaufwand, vereinfacht Workflows und sorgt für einen professionellen Ablauf.
  
• Zuverlässiger Support: Es kann immer mal passieren, dass Sie an irgendeiner Stelle nicht weiterkommen. Hier macht EventMobi den Unterschied: Statt anonyme Chatbots gibt es echten, persönlichen Support. Per Telefon, Live-Chat oder E-Mail, und das rund um die Uhr.
  
• Sicherheit und Datenschutz: Als Veranstalter tragen Sie die Verantwortung, die Daten der Teilnehmenden vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Achten Sie deshalb auf DSGVO-Konformität und Zertifizierungen des Tool-Anbieters.
  

EventMobi bietet all das und vieles mehr. Entdecken Sie jetzt alle Features von EventMobi’s Teilnehmerregistrierung.

EventMobi als Registrierungsplattform: So flexibel wie Ihr Eventalltag

Jede Veranstaltung bringt ihre eigenen Herausforderungen mit – mal muss es schnell gehen, mal besonders individuell sein. Genau dafür haben wir bei EventMobi unsere Teilnehmerregistrierung entwickelt: Sie können Formulare exakt auf Ihre Zielgruppen zuschneiden, spontane Anmeldungen vor Ort abwickeln oder Promo-Codes gezielt für bestimmte Kampagnen einsetzen. Die Sprache Ihrer internationalen Gäste ist genauso berücksichtigt wie die spezifischen Anforderungen Ihrer Sponsoren oder Speaker.

Und wenn Sie nachts um 22 Uhr noch eine Frage haben? Dann sprechen Sie nicht mit einem Chatbot, sondern mit echten Menschen, die Ihre Welt kennen. Unser Supportteam ist für Sie da, wann immer Sie uns brauchen.

Das Beste: Registrierung, Event-App und Badgedruck greifen bei EventMobi nahtlos ineinander. Keine Datendopplung, keine Medienbrüche – einfach ein System, das mitdenkt und mitwächst.

Häufig gestellte Fragen

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• wo Sie Geld ausgegeben haben
• wo Sie Geld eingenommen haben
• wo Sie weiterhin investieren sollten
• wo Sie Ausgaben zurückfahren sollten
• wie Sie künftig strategisch Veranstaltungsbudgets erstellen

Doch welche Event-ROI-Kennzahlen sind die wichtigsten? Und wie berechnet man den Return on Investment, den Ertrag einer Investition?

In diesem Event-ROI-Guide erfahren Sie alles, was wichtig ist.

Definition: Was ist der Event-ROI?

Der Begriff Event-ROI steht für den Return on Investment (Investitionsrendite) einer Veranstaltung. Er beschreibt, inwiefern das Event erfolgreich im Verhältnis zu den eingesetzten Ressourcen war – also ob sich die Investition gelohnt hat.

Gemessen wird der finanzielle oder strategische Nutzen, den eine Veranstaltung im Vergleich zu den dafür aufgewendeten Kosten bringt. Dabei kann es sich sowohl um monetäre Werte (z. B. generierte Umsätze) als auch um immaterielle Ergebnisse (z. B. Markenbekanntheit, Mitarbeiterbindung, Kundenzufriedenheit, neue Kontakte) handeln.

Warum ist der Event-ROI wichtig?

Für Eventmanager*innen und Stakeholder ist der Event-ROI ein zentraler Indikator, um den Erfolg eines Events zu bewerten. Ein Event-ROI-Report gibt Ihnen klare Daten an die Hand. Und mit Daten können Sie smartere Entscheidungen treffen, bessere Events veranstalten und Ihre Ziele sicherer erreichen. Außerdem helfen sie dabei, das Budget für zukünftige Veranstaltungen gegenüber der Geschäftsführung und Stakeholdern zu rechtfertigen.

Was definiert einen guten Veranstaltungs-ROI?

Ein guter ROI kann unterschiedlich aussehen. Ausschlaggebend ist, welche Ziele Sie sich gesetzt hatten. Denkbar ist zum Beispiel: Einnahme eines bestimmten finanziellen Betrags, Akquise einer konkreten Teilnehmerzahl oder auch eine beliebige andere Kennzahl, die Sie Ihren Jahreszielen näher bringt.

Solche Ziele und entsprechende Pläne sind zu definieren bzw. auszuarbeiten, bevor der Startschuss für Ihr Event fällt. Und dann gilt: Ein guter ROI heißt, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben. Ein großartiger ROI bedeutet, dass Sie sogar weiter gekommen sind als geplant. Wenn Sie hingegen zu dem Schluss kommen, Geld in den Sand gesetzt zu haben, oder wenn Sie spezifische Ziele offensichtlich verfehlt haben, dann ist es leider ein schlechter ROI.

5 ROI-Kennzahlen, die Sie in Betracht ziehen sollten

Das Gute an all dem? Sie haben es selbst in der Hand.

Die ernüchternde Nachricht? Jedes Event, jede Organisation ist ein Kapitel für sich.

Zum Einstieg bieten sich folgende branchenübliche Kennzahlen an:

• Austausch mit Ihren Partnern
• Vergleich mit Ihren früheren Ergebnissen
• Analyse branchenspezifischer Forschungsberichte

Auf solche Art und Weise können Sie für Ihr Event Leistungskennzahlen (KPIs, also Key Performance Indicators) festlegen, die realistisch wie auch messbar sind.

Branchenunabhängig gibt es einige maßgebliche KPIs, die auch für Ihre Organisation aussagekräftig sein könnten. Finanzielle Einnahmen und Ausgaben sind nur eine von vielen Optionen, den Event-ROI zu messen!

Behalten Sie diese ROI-Kennzahlen im Sinn, wenn Sie Ihren Erfolg akkurat messen wollen!

Umsatzbasierte ROI-Kennzahlen

Der umsatzbasierte ROI ist eine wichtige Größe zur Messung des Veranstaltungserfolgs. Er gibt den Stakeholdern Ihres Events etwas Quantifizierbares an die Hand, zum Beispiel Ihrem Führungsteam, dem Vorstand und auch den Sponsoren.

Was zählt? Alles, was Sie zu Geld gemacht haben, etwa:

• verkaufte Tickets insgesamt und die daraus resultierenden Einnahmen
• Registrierungen (auch im Vergleich zur tatsächlichen Teilnehmerzahl)
• vermietete Ausstellerstände
• verkaufte Merchandising- und Werbeartikel
• verkaufte Gewinnspiellose

Berücksichtigen Sie hier alles, was Sie im Zusammenhang mit Ihrem Event monetarisiert haben. Vielleicht hatten Sie vor Ort auch eine Bar aufgebaut, an der Sie selbst Getränke verkauft haben? Auch das fällt in die Kategorie Umsatz.

Event-Sponsorship-ROI-Kennzahlen

Sponsorships sind ein tragender Pfeiler erfolgreicher Veranstaltungen. Sie sorgen für finanzielle oder anderweitige Ressourcen. Dies können Programmpunkte, andere Beiträge oder auch Kontakte für Ihre Teilnehmer*innen sein.

Sie möchten Ihre Sponsoren also bei Ihrem nächsten Event wiedersehen. Das macht den Event-Sponsorship-ROI zu einem fundamentalen Faktor.

Wenn Sie wettbewerbsfähige Sponsoringpakete für Events gestalten und Ihre Sponsoren dann Jahr für Jahr wieder ins Boot holen möchten, sollten Sie diesen Veranstaltungspartnern Event-Sponsorship-Kennzahlen vorlegen, die zeigen, wie wertvoll ihr Sponsoring sein kann.

EventMobis Event-App-Technologie zum Beispiel wartet mit einer Fülle integrierter Nutzungsstatistiken auf, die die Interaktionen zwischen Sponsoren und Publikum offenlegen. Das sind unter anderem:

• Anzahl der Impressions, Klicks und Conversions bei Sponsoren-Bannern
• Aufrufe von Unternehmensprofilen
• akquirierte Leads
• Views gesponserter Inhalte
• Gamification-Interaktionen

Dies konkretisiert, wie viel Aufmerksamkeit ein jeder Sponsor beim Veranstaltungspublikum erhalten hat. Es lässt sich direkt in den ROI übertragen, den Sie für Ihre Sponsoren ermitteln. Und das wiederum macht es wahrscheinlich, dass sie für weitere Erfolge auch zukünftig in Ihr Event investieren wollen.

Event-Marketing-Kennzahlen

Ihr Marketingteam steckt ordentlich Zeit und Mühe (und Geld nicht zu vergessen) in Ihr Event, um es so sichtbar wie nur irgend möglich zu machen.

Das einfachste Mittel gegen viel Kopfzerbrechen: Vergewissern Sie sich, dass Sie das größte Augenmerk den Bereichen widmen, die Erfolg versprechen. Das gelingt, indem Sie einen Blick auf den Event-Marketing-ROI werfen.

Kennzahlen des Eventmarketings sind besonders aussagekräftig bei der Frage, inwieweit Sie Ihre Veranstaltung zum Erfolg führen konnten. Denken Sie hier etwa an:

• Social-Media-Conversion-Rates (Likes vs. registrierte Personen, Impressions vs. Registrierungen usw.)
• geöffnete E-Mails bzw. Klicks vs. Registrierungsquote
• Website-Conversion-Rate (Visits vs. Registrierungen etc.)
• Kosten pro Teilnehmer*in je Kanal (etwa Pay-per-Click, Social-Media-Werbung)
• Anzahl Neuregistrierungen
• Anzahl wieder aufgefrischter Registrierungen

Leitindikatoren sind unter anderem:

• Likes und Shares in Social Media
• Followerzahlen in Social Media
• Verwendung von Event-Hashtags und Mentions
• Websitebesuche
• geöffnete und in Klicks resultierte E-Mails

Leitindikatoren sind gewichtige, jedoch nicht direkt an Investitionserfolge gekoppelte Kennzahlen. Der Event-Marketing-ROI sollte sich letztlich immer daran messen, dass jeder Euro, der ausgegeben wurde, um zu Anmeldungen zu animieren, auch wieder reingeholt wurde. Ein Leitindikator kann daneben Potenziale aufzeigen, selbst wenn noch keine Investitionsrendite zu verbuchen ist.

Ein Beispiel: Sie versenden eine E-Mail, die Ihnen viele Klicks, aber keine Registrierungen einbringt. Dann variieren Sie doch mal den CTA in der E-Mail. Oder versuchen Sie es mit einem A/B-Test bezüglich des Layouts oder der Informationen auf der Registrierungs-Landingpage. Auf diese Weise wird ein vielversprechender Kanal ergiebiger für Sie.

Eventmarketing sollte sich nicht anfühlen, als würde man im Nebel tappen. Es gibt eine Menge von Kennzahlen, mit denen Sie messen können, wie erfolgreich Ihr Team war. Und wenn es Ihnen vorkommt, als hätten sich bestimmte Bemühungen nicht bezahlt gemacht, können Sie nun scharz auf weiß ablesen, an welcher Stellschraube Sie beim nächsten Mal drehen sollten.

Ermittlung des Onlineevent-ROI

Für virtuelle Events ROI ermitteln – klingt nach einem Hexenwerk? Im Grunde genommen funktioniert es fast wie bei Präsenzveranstaltungen.

Bei wichtigen Interaktionskennzahlen ist es sogar deutlich einfacher. Es lässt sich nicht nachverfolgen, wie jedes einzelne Gespräch, jeder einzelne Kontakt bei einer Präsenzveranstaltung abgelaufen ist, doch Sie können sehr wohl exakt beziffern, wie viele Teilnehmer*innen Ihre Chat-Funktion genutzt haben.

Über das Tracking von Interaktionen bei Veranstaltungen in der virtuellen Sphäre können Sie sich aussagekräftige Hinweise auf Ihren Event-ROI verschaffen. Schließlich erfahren Sie so, wie sehr sich Ihr Publikum aktiv beteiligt. Je engagierter die Teilnehmer*innen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich zu Folgeveranstaltungen erneut anmelden.

Und für mitgliederbasierte Organisationen: umso wahrscheinlicher, dass sie ihre Mitgliedschaft verlängern.

Um Ihren Onlineerfolg auszuwerten, sollten Sie unter anderem folgende KPIs heranziehen:

All dies macht EventMobi natürlich ebenfalls für Sie möglich.

Ein besonders erfreulicher Aspekt ist in diesem Kontext, dass Onlineevents weniger kosten als Vor-Ort-Treffen. Keine Ausgaben für eine Location, für Versicherungen … Kümmern Sie sich einfach um die Teilnehmerinteraktionen und schon zahlt sich Ihr Einsatz nahezu sicher aus.

Weitere wichtige Veranstaltungs-ROI-Messgrößen

Harte Fakten sind nicht alles, wenn Sie den Wert Ihrer Veranstaltungen ermitteln wollen. Einer der wichtigsten ROI-Leitindikatoren ist das Wissen darum, was bei Ihrem Publikum den stärksten Anklang findet.

• Interessen des Publikums, auszuloten hiermit:
  • meistaufgerufene Module Ihrer Event-App
  • wiederkehrende Themen bei Gruppendiskussionen
  • Teilnahmequoten der Programmpunkte
  • Referent*innen mit dem stärksten Zulauf
  • Engagement in Live-Umfragen
  • Mitwirkung bei Eventspielen
  • qualitative Daten, ermittelt mit Umfragen im Anschluss an das Event
• Gamification-Technologien: Nutzen Sie Statistiken zu Ihren beliebtesten Event-Spielen, denn sie können viel über das Engagement Ihres Publikums verraten. Ihre „Führungsspieler*innen“ sind Ihre Event-Champions, von denen Sie sich durchaus nützliche Erfahrungsberichte erhoffen können.
• Weiche Fakten: Social-Media-Erwähnungen und Umfragen im Nachgang von Veranstaltungen sind unersetzlich. Wenn die ganze Welt von einem bestimmten Programmpunkt schwärmt, war das offensichtlich ein echter Hit.

Bringen Sie solche Informationen in Ihre nächsten Planungstreffen ein, um Ihr Team zusätzlich anzuspornen!

Tipp: Um den ROI Ihrer Veranstaltung zu steigern, müssen Sie das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen erhöhen. Erfahren Sie, wie Gamification Ihnen helfen kann, die Anzahl der Session-Views, die Interaktion mit Sponsoren und andere wichtige Veranstaltungskennzahlen zu erhöhen — und zu verfolgen, wo Ihre Veranstaltung erfolgreich ist.

Mehr über Gamification erfahren

Nehmen Sie diese Informationen mit in Ihr nächstes Meeting, um Ihr Team zu motivieren und zu inspirieren!

Doch was jetzt? Sie verfügen jetzt über eine wahre Fülle an Kennziffern und Erfolgsindikatoren. Doch nun heißt es: den Event-ROI exakt berechnen.

Es gibt komplexe, finanzspezifische Systeme. Ein Thema für Diskussionen mit Finanzverantwortlichen und Buchhaltungsprofis! Wo es allerdings um Analysen von Basisdaten geht, sind Sie bei uns an der richtigen Adresse.

Wie sich der Event-ROI beziffern lässt

Selbst ohne finanzielles Hintergrundwissen können Sie Ihren Veranstaltungserfolg präzise berechnen, und zwar mit den folgenden beiden Herangehensweisen:

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Sie können den Veranstaltungsertrag einfach mit einer Auflistung ermitteln, in der Ausgaben und Einnahmen gegenübergestellt sind.

Zur Veranschaulichung: Wenn Sie insgesamt Kosten von 2.000 € hatten und am Ende 3.000 € eingenommen haben, beträgt Ihr ROI 1.000 €.

Abhängig von Ihren zuvor gesteckten Zielen kann dies ein erfreulicher ROI sein.

Für diese Vorgehensweise sollten Sie:

1. Ausgaben auflisten, gegliedert nach Warengruppen
2. Einnahmen auflisten, gegliedert nach Warengruppen
3. sämtliche Ausgaben addieren
4. sämtliche Einnahmen addieren
5. die Gesamtausgaben von den Gesamteinnahmen subtrahieren
6. Erfolg genießen!

Für ein detaillierteres Ergebnis können Sie einzelne Ausgaben spezifischen Einnahmequellen gegenüberstellen.

Ein Beispiel: Hat sich das Merchandising selbst bezahlt gemacht? Also: Wie viel haben Sie dafür ausgegeben und wie viel haben Sie damit eingenommen?

Oder so: Wie viel Geld haben Sie in Social-Media-Werbung für einzelne Referent*innen bzw. Programmpunkte gesteckt? Und welche Teilnahme steht da letztlich zu Buche, verglichen mit Programmpunkten, die Sie weniger beworben haben?

Wirtschaftlichkeitsrechnung – Gewinn ggü. Investitionen

Einnahmen und Ausgaben sind leicht zu beziffern, doch berücksichtigt dies nicht immer die Kosten für Zeit, Energie und auch Arbeitsaufwand. Wenn Sie diese Investitionen Ihrem Gesamtgewinn gegenüberstellen, erhalten Sie weitere aussagekräftige Daten.

Werfen wir einen Blick auf den Wert der Freiwilligen einer Veranstaltung: Ihre Dienste sind zwar kostenlos, aber ausgesprochen wertvoll.

Setzen wir einmal einen Stundenlohn von 15 € an. Wenn Sie ein neunstündiges Event plus drei Stunden Einweisung veranschlagen, summiert sich dies auf 180 € pro Person. Und wenn nun zehn Freiwillige für Sie im Einsatz sind, ist deren Arbeit mit 1.800 € zu bewerten.

Sofern Ihre Veranstaltung lediglich 2.000 € eingebracht hat, ist dies keine gute Rendite für diese Arbeits- und Organisationsstunden. Wenn Sie allerdings zum Beispiel 6.000 € eingenommen haben, kann sich Ihre Investitionsrendite durchaus sehen lassen.

Wie Eventtechnologie Ihnen hilft

Viel geschickter können Sie den Event-ROI messen, wenn Sie ausgefeilte Eventtechnologie einsetzen. Vor allem mit den folgenden Tools haben Sie all die Kennzahlen schnell zur Hand:

EventMobi

Wer den Erfolg einer Veranstaltung messen will, ist in einer besonders komfortablen Lage, wenn die Technik sogar live Event-ROI-Daten erhebt und bereitstellt. EventMobi unterstützt Organisationen wie Ihre bereits seit bald 15 Jahren bei großen, vielschichtigen Konferenzen und Events.

EventMobi bietet Ihnen:

• eine All-in-one-Plattform für Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen
• höchst professionelle Services, die Events zu unvergesslichen Ereignissen macht
• mobile Event-Apps, die Ihre Teilnehmer*innen immer und überall griffbereit haben
• Tools für das Networking von Publikum und Sponsoren
• personalisierbare Programmübersichten
• Echtzeit-Tracking im Hinblick auf Interessen, Interaktionen und Aktivitäten der Teilnehmer*innen
• detaillierte Nutzungsstatistiken, mit denen sich diverse Berichte über ein und dasselbe Dashboard erstellen lassen
• Lead-Capture für Aussteller und Sponsoren
• Event X365, eine ganzjährig zugängliche Networking- und Community-Plattform für die Zeit zwischen den Events

Legen Sie mit der kostenlosen Demo los und bringen Sie dann mit EventMobi eine fesselnde Veranstaltung auf die Bühne!

Social-Media- und Markenwahrnehmung

Um Ihren Event-Marketing-ROI zu ermitteln, können Sie diverse technische Anwendungen nutzen, die Ihnen zu einem glänzenden Auftritt in Social Media verhelfen. 

Ob es um mehr Sichtbarkeit, Zeiteinsparungen oder das Erstellen von Berichten geht: Ihre Reichweite zu kennen und auszubauen, kurbelt Ihren Ertrag auf jeden Fall an. Für den Einstieg sind unter anderem diese Tools sinnvoll:

• Hootsuite
• Google Alerts
• Tagboard
• CoSchedule

Marketing-Tools

Beim Event-Marketing-ROI sind gewisse Aspekte nicht immer einfach zu messen. Doch mit der passenden Technik haben Sie stets im Blick, wie weit Ihr Einsatz Sie bringt. Wie finden diese empfehlenswert:

• EventBrite
• Mailchimp
• Constant Contact

„Kundenpflege“

Erfolgreiche Events enden nicht, wenn das Publikum die Location verlässt oder sich ausloggt! Pflegen Sie die Beziehungen zu Ihren Teilnehmer*innen auch darüber hinaus, idealerweise mithilfe von Software, die auf das Customer-Relationship-Management (CRM) zugeschnitten ist. Zum Beispiel:

• HubSpot
• Event Hub
• Salesforce

Nutzungsstatistiken

Daten gelten als „das neue Gold“, doch dafür müssen sie gekonnt ausgewertet werden. Mit einschlägigen Berichten sind Sie hier auf dem besten Weg, nicht zuletzt im Hinblick auf die Planung zukünftiger Events. Absolut nützliche Werkzeuge für die Event-ROI-Analyse sind:

• Google Analytics
• Google Search Console
• Piwik
• Bear Analytics

In sieben einfachen Schritten den Event-ROI ermitteln

Da Sie nun wissen, was der Event-ROI ist, welche Kennzahlen Sie benötigen und wie Sie die Rechnung aufstellen können, können Sie in sieben einfachen Schritten den Erfolg Ihrer Events ermitteln und darlegen:

1) Stakeholder benennen

Im Vorfeld der Veranstaltung gilt es, die wichtigsten Akteure hinter den Kulissen zu identifizieren und zu kontaktieren. Dies sind insbesondere diejenigen, die Zeit, Energie und Geld in Ihre Veranstaltung investieren, unter anderem:

• Marketingverantwortliche
• Verantwortliche der Sponsoren
• Finanzabteilung
• Koordinator*innen des Freiwiligenteams
• Vorstand Ihrer Organisation
• wiederkehrende Aussteller und Sponsoren

Aus diesen Reihen erhalten Sie entscheidende Hinweise auf mögliche anfängliche Investitionen (und etwaige Renditen). Sobald Sie beispielsweise wissen, was Aussteller und Sponsoren anbieten könnten, sind Sie in der Lage, Ihr Budget darauf abzustimmen.

2) Das Team in die Verantwortung nehmen

Großen Ideen liegt oft ein Einsatz an Geld und Arbeit zugrunde. Wenn Sie bei Ihrem Team ausloten, wie es um das Engagement für diese Investitionen bestellt ist, machen Sie unbedingt deutlich, wie sehr Ihre Organisation davon zu profitieren verspricht. Machen Sie Teammitglieder zu „Cheerleader*innen“: Wundern Sie sich nicht, welch kreative Lösungsvorschläge sie Ihnen zu bieten haben!

Abgesehen davon sollte die Erfolgsmessung allen die Arbeit erleichtern und auch persönliche Erfolge einbringen. Überzeugen Sie Ihre Leute davon und lassen Sie sie für die Ergebnisse einstehen!

3) Smarte Ziele setzen

Wie schon gesagt: Sie selbst bestimmen, was einen guten ROI ausmacht. Formulieren Sie Ihre Ziele SMART und definieren Sie damit zugleich, auf welche Kennzahlen es ankommt.

Mögliche Parameter sind:

• bestimmte Anzahl an Leads
• Zielbetrag für die Einnahmen
• Gesamtzahl bei den Anmeldungen

Sie können Ihren ROI nur berechnen, wenn Sie sowohl Ihre Investitionen als auch die möglichen Erlöse kennen. Stellen Sie die Weichen also bewusst!

4) Finanzplan erstellen

Nun geht es ans Eingemachte, das Event-Budget. So schön die Vorstellung auch sein mag, aus endlosen Quellen schöpfen zu können: Ihre Finanzabteilung wird dem einen Riegel vorschieben.

Kalkulieren Sie, welche Summe Sie maximal in Ihre Veranstaltung investieren dürften und welchen Betrag Sie voraussichtlich einnehmen werden. Legen Sie dabei auch eine Rubrik für die tatsächlichen Einnahmen an, sodass Sie nach dem Veranstaltungsende ablesen können, wie nah Ihr Plan dem Ist-Zustand gekommen ist.

5) Daten erheben und auswerten

Für ROI-Auswertungen und -Berichte müssen Sie Daten zusammentragen. Auf dieser Grundlage können Sie auch nachverfolgen, ob Ihr Event sich gut entwickelt.

Wichtige Daten sind unter anderem:

• Ausgaben (Miete für die Location, Vortragshonorare, Marketingkosten etc.)
• Arbeitsstunden der Freiwilligen
• Sponsorships
• Registrierungen – auch im Vergleich zu den tatsächlichen Teilnehmerzahlen!
• Marketingkennzahlen

Berücksichtigen Sie insbesondere solche Daten, die sich auf Ihre SMART-Ziele beziehen!

6) Ist-Werte erfassen

Warten Sie mit dem Blick auf die Zahlen nicht, bis der letzte Vorhang gefallen ist. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Live-Event-ROI-Messungen!

Wie das funktioniert? Betrachten Sie die Zahl Ihrer Registrierungen im Verhältnis zu Ihrem investierten finanziellen Betrag oder Arbeitsumfang. Beobachten Sie, wie Ihr Messaging die Veranstaltungsanmeldungen oder Social-Media-Aktivitäten pusht. Oder lassen Sie sich anzeigen, wie oft einzelne Sessions zu den personalisierten Programmen hinzugefügt werden.

So können Sie Ihr Budget optimal nutzen und an die aktuelle Lage anpassen. Ein Finanzplan ist nicht die Realität. Es ist ein Plan. Und die Realität hat Vorrang.

7) Die Ergebnisse prüfen

Stellen Sie die Ist- den Planzahlen gegenüber. Wo haben Sie sogar optimistische Erwartungen übertroffen? Welche Werte überraschen negativ? So können Sie aus Ihren Event-ROI-Analysen auch die nächste Strategie entwickeln.

Klasse ist, wenn Sie die Erwartungen übertreffen. Präsentieren Sie dies Ihren Sponsoren und Ihrer Führungsriege, um zu demonstrieren, dass Ihre Arbeit Früchte trägt.

Sollten die Ergebnisse die Erwartungen nicht erfüllen, können Sie anhand der Zahlen zumindest konkretisieren, wo es hakt. Darauf aufbauend lassen sich gezielt Lösungen für die Zukunft entwickeln.

Als Bonus qualitative Daten erfassen

Mit Feedback-Umfragen nach dem Event verleihen Sie Ihren Ergebnissen noch weit mehr Substanz. Finden Sie heraus, worum die Gespräche Ihrer Teilnehmer*innen kreisen, und holen Sie Rückmeldungen bezüglich dessen ein, was sich ändern könnte.

Schließen Sie sich hierzu auch mit Ihren Ausstellern und Sponsoren kurz. Gestützt auf die Nutzungsstatistiken der Teilnehmer*innen und der Veranstaltungspartner lassen sich Inhalte und Sponsorship-Pakete für die Zukunft so optimieren, dass sie engere Verbindungen begünstigen.

Event-ROI-Reports erstellen

All die Kennzahlen und Informationen gilt es abschließend in einem strukturierten Format aufzubereiten. Wie das am besten gelingt?

Entscheidend ist, die Werte und Daten in einer Art und Weise zu organisieren, in der sie eine Geschicht über Ihre Veranstaltung erzählen:

• Welche Ziele und Ambitionen hatten Sie mit dem Event?
• Was hat tatsächlich stattgefunden – wie die Daten belegen?
• Was haben Sie für die nächste Veranstaltung gelernt?

Das finale Dokument kann ganz unterschiedliche Formen annehmen, beispielsweise ein hübsch aufbereitetes Word-Dokument, eine Reihe von Folien oder auch ein Video. Wir haben ein Beispiel dafür, wie Sie Ihren Bericht strukturieren könnten:

1. Ziele und KPIs: Skizzieren Sie, welche Ziele und Intentionen Sie für das Event formuliert hatten. Ging es in erster Linie um Einnahmen? Markenpräsenz? Aufbau einer Community? Die übrigen Berichtsteile sollten sich konkret hierauf beziehen.
2. Ertragsbericht: Legen Sie Ihren ursprünglichen Finanzplan für das Event offen und stellen Sie dem die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Machen Sie deutlich, in welchen Bereichen Sie die Ausgaben unterschätzt hatten und wo die Erträge unerwartet hoch waren.
3. Teilnehmerengagement: Stellen Sie alle Daten über die Interaktionen Ihres Publikums zusammen, etwa:

• Nutzungszahlen der Event-App
• Teilnahme an den einzelnen Programmpunkten
• Gamification-Teilnahmen
• Social-Media-Beiträge

Zeigen Sie, welche Aspekte am meisten gefesselt haben und welche am wenigsten.

1. Feedback-Auswertung: Geben Sie Einblicke in die Rückmeldungen der Menschen, die hinter den Zahlen stehen. Ein paar Zitate aus Ihren Umfragen nach dem Event können hilfreich veranschaulichen, wie die Teilnehmer*innen Ihr Event wahrgenommen haben und in Erinnerung behalten. Greifen Sie wiederkehrende Worte und Formulierungen aus den Beiträgen heraus und zeigen Sie, was Ihr Publikum ggf. Immer wieder erwähnt.
2. Pläne für die Zukunft: Schließen Sie mit einer Zusammenfassung des Berichts und skizzieren Sie, wie Sie die Erfahrungen und Erkenntnisse für Ihre nächste Veranstaltung nutzen können.

Wie Sie Ihren Event-ROI in Zukunft optimieren

Super an Events ist, dass in Zukunft immer wieder neue anstehen. Den Erfolg einer Veranstaltung zu messen und zu dokumentieren, ist ein wertvoller Ausgangspunkt für Ihre künftigen Eventplanungen.

Auf der Suche nach einem zuverlässigen Weg, Ihren Event-ROI zu steigern? Buchen Sie eine kostenlose EventMobi-Demo und schauen Sie, was wir Ihnen für Ihr nächstes Event zu bieten haben!

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In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl richtig planen und dabei alle wichtigen Aspekte im Blick behalten.

Die wichtige Funktion einer Vorstandswahl

Der Vorstand nimmt in Verbänden und Vereinen eine wichtige Rolle ein. Er ist in der Regel dafür verantwortlich, die Organisation zu leiten, nach außen zu vertreten und strategische Entscheidungen zu treffen.

Zu seinen Aufgaben zählen:

• Repräsentation und Interessenvertretung der Mitglieder nach außen
• Leitung und Management der Organisation
• Verwaltung der finanziellen Ressourcen
• Gestaltung der organisatorischen Struktur und Funktion
• Übernahme der rechtlichen Verantwortung und Haftung

Der Vorstand kann aus einer oder mehreren Mitgliedern bestehen. Wie viele Personen den Vorstand bilden, wird in der Satzung festgelegt. In regelmäßigen Abständen wird er neu gewählt, um eine demokratische und transparente Entscheidungsfindung sicherzustellen und die Organisation frisch und dynamisch zu halten. Denn neue Vorstandsmitglieder bringen oft neue Perspektiven und Ideen mit sich, was zur Weiterentwicklung der Organisation beitragen kann. Außerdem bieten Vorstandswahlen den Mitgliedern die Möglichkeit, aktiv an der Organisation teilzuhaben und Einfluss auf deren Entwicklung und Richtung zu nehmen. Indem sie ihre Vertreter selbst wählen, fühlen sich die Mitglieder stärker eingebunden.

Gesetzliche Grundlagen: Was sagt das Vereinsrecht?

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Mitgliederversammlung und insbesondere die Wahl des Vorstands sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere § 27, § 32 und §34 geregelt. Diese Vorschriften können aber durch die individuelle Vereinssatzung eingeschränkt oder ergänzt werden.

§ 27 BGB

• Der Vereinsvorstand wird durch die Mitgliederversammlung gewählt.
• Die Ernennung kann jederzeit widerrufen werden. In der Satzung können hierfür Bedingungen festgelegt werden, z. B. grobe Pflichtverletzungen oder eine „Unfähigkeit zur ordnungsmäßigen Geschäftsführung“.
  

§ 32 BGB

• Für die Ernennung des Vorstands ist eine Mehrheit notwendig: Bei der Wahl müssen also mindestens 50 % der Vereinsmitglieder mit Ja stimmen.
• Die Vorstandswahl kann auch virtuell oder hybrid (also teilweise virtuell) durchgeführt werden.

§ 34 BGB

• Ein Mitglied ist nicht stimmberechtigt, wenn der Beschluss sich unmittelbar auf seine eigenen rechtlichen Interessen auswirkt – z. B. wenn ein Vertrag abgeschlossen werden soll oder ein Recgtsstreit mit dem Verein besteht.

Vereinssatzung

Die individuelle Vereinnsatzung kann die rechtlichen Rahmenbedingungen ergänzen oder einschränken. Außerdem enthält sie notwendige Vorgaben zur Amtszeit, zur Zusammensetzung des Vorstands oder zu den Modalitäten der Wahl (z. B. geheime Abstimmung, einfache oder qualifizierte Mehrheit). Daher ist es wichtig, die eigene Satzung sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass alle geplanten Schritte satzungskonform sind.

Wann kommt es im Verband oder Verein zur Vorstandswahl?

Eine gesetzliche Vorschrift zur Amtszeit des Vorstands gibt es nicht. Der Zeitpunkt einer Vorstandswahl wird also individuell festgelegt und in der Satzung festgehalten. In vielen Fällen finden Vorstandswahlen im Turnus, also in regelmäßigen Abständen statt, um eine kontinuierliche Rotation und Erneuerung im Vorstand sicherzustellen.Typischerweise werden Vorstandswahlen auf Mitgliederversammlungen oder Hauptversammlungen abgehalten. Manchmal kommt es aber auch vorzeitig durch besondere Umstände zur Wahl – etwa, wenn ein Vorstandsmitglied zurücktritt.

Wer wählt und wer darf gewählt werden?

Legen Sie in der Satzung fest, welche Voraussetzungen für Wahlberechtigte und Kandidat*innen gelten.

Es gibt keine pauschale Regelung, ob die Abstimmung im Verein oder Verband öffentlich oder geheim stattfinden soll – das legt jede Organisation individuell in ihrer Satzung fest. Üblich und nach allgemeinem Vereinsrecht geltend ist die offene Wahl mit Handzeichen. Es kann aber vorkommen, dass sich einzelne Mitglieder eine anonyme Wahl wünschen. Wird dieser Wunsch als Antrag eingereicht, muss der Verein diesen berücksichtigen und über die Möglichkeit einer geheimen Wahl entscheiden. 

• Der Vorteil einer geheimen Wahl: Es besteht keine Gefahr, dass die Mitglieder entgegen ihrer Überzeugung abstimmen, um die Erwartungen anderer Mitglieder zu erfüllen.
• Der Nachteil einer geheimen Wahl: Sie ist aufwändiger, da eine geeignete Infrastruktur (vor Ort mit Stimmzetteln oder digital über ein Abstimmungstool) geschaffen werden muss.

Wie führt man eine geheime Wahl im Verein oder Verband durch?

Analog: Vor der Abstimmung werden Stimmzettel erstellt und verteilt. Diese werden von den Mitgliedern schriftlich ausgefüllt und im Anschluss verdeckt abgegeben. Wichtig: Alle Kandidat*innen müssen auf dem Stimmzettel in gleicher Form präsentiert werden. 

Digital: Die Stimmen werden über ein digitales Abstimmungstool abgegeben – vor Ort oder auf der virtuellen Plattform. Das Ergebnis ist im Anschluss innerhalb von Sekunden einsehbar.

Vor Ort, virtuell oder hybrid?

Seit dem 21. März 2023 dürfen Vereine und Verbände laut § 32 BGB Mitgliederversammlungen rein digital oder in hybrider Form durchführen – auch ohne vorher die Satzung anzupassen. Das hat den Vorteil, dass Mitglieder trotz räumlicher Entfernung, Krankheit, familiären Verpflichtungen und anderen Umständen, die sie von der Teilnahme vor Ort abhalten können, dabei sein und bei Wahlen ihre Stimme abgeben können.

Die hybride Variante bietet aufgrund der Flexibilität einen großen Vorteil. Sie holt alle Mitglieder gleichermaßen ab und ermöglicht eine hohe Wahlbeteiligung. Da digital abgestimmt wird, entfällt außerdem das manuelle Auszählen der Stimmen.

Die Vorteile digitaler Abstimmungen

Digital zu wählen bietet nicht nur die Möglichkeit, geheim und von jedem Ort aus abzustimmen. EventMobi verwendet z. B. das digitale Abstimmungstool von teambits, das bei Präsenz-, Hybrid- und Online-Veranstaltungen eingesetzt werden kann. Die Vorteile:

• Schnelle und unkomplizierte Stimmabgabe – vor Ort via Smartphone oder Tablet ganz ohne Stimmzettel-Chaos sowie virtuell mit nur wenigen Klicks. 
• Berücksichtigung individueller Bedürfnisse der Organisation, z. B. Stimmberechtigungen, Stellvertreterregelungen, Enthaltungen, Stimmgewicht und Quorum
• Rechtskonformität: teambits nutzt modernste Verschlüsselungstechnologien, um Nutzerdaten zu schützen. Die teambits Plattform wird in Rechenzentren im EU-Raum gehostet, wovon sich die meisten in Deutschland befinden. Außerdem erfüllt teambits alle Vorschriften der DSGVO sowie des BDSG.
• Schnelle und unkomplizierte Auswertung der Stimmen

Wahlbeteiligung bei Präsenz-Versammlungen erhöhen

Die Mitgliederversammlung vor Ort hat den Nachteil, dass es für die Mitglieder schwieriger ist, ihre Stimme abzugeben. Schließlich müssen sie sich zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort einfinden. Um sicherzustellen, dass sich alle Mitglieder an der Wahl beteiligen können, sollten Sie die Möglichkeit der Briefwahl und der Stimmabgabe per Vollmacht in Betracht ziehen.

Wichtige Bestandteile der Vorstandswahl

Zum Ablauf einer Vorstandswahl im Verein oder Verband gehören auch die Themen Wahlleitung, Wählerverzeichnis, Einladungen, Stimmenauszählung und Protokoll. Hier die wichtigsten Informationen dazu.

Wahlleitung

Die Wahlleitung bei einer Vorstandswahl hat die Aufgabe, den gesamten Wahlprozess zu organisieren, zu überwachen und sicherzustellen, dass dieser fair und transparent verläuft.

Wenn nicht anders geregelt, übernimmt der aktuelle Vorstand diese Aufgabe. Dieser ist aber eventuell parteiisch – vor allem, wenn er selbst zur Wahl steht. Deshalb ist zu empfehlen, eine unabhängige Wahlleitung zu ernennen (bei größeren Organisationen einen Wahlausschuss, der aus mehreren Personen besteht).

Bei der Nominierung der Wahlleitung sind unter anderem relevant:

• Neutralität und Unabhängigkeit: Personen, die in einem engen Verhältnis zu bestimmten Kandidat*innen stehen oder persönliche Interessen haben, sollten von der Wahlleitung ausgeschlossen werden.
• Kenntnis der Vorschriften: Die gewählte Wahlleitung sollte über gute Kenntnisse der Satzung, der Wahlordnung und der rechtlichen Vorgaben verfügen, um den Wahlprozess korrekt umsetzen zu können.
• Vertrauen der Mitglieder: Die Wahlleitung sollte das Vertrauen der Mitglieder genießen, damit die Wahl als fair, transparent und demokratisch wahrgenommen wird.

Wählerverzeichnis

Ein Wählerverzeichnis ist eine Liste der Wahlberechtigten, also der Mitglieder des Verbands oder Vereins, die bei einer Vorstandswahl stimmberechtigt sind. Sie enthält die Namen der Mitglieder und die Information, ob sie die nötigen Voraussetzungen erfüllen, um an der Wahl teilnehmen zu dürfen. 

Vor einer Vorstandswahl muss eine vollständige und aktuelle Liste vorliegen. 

Das Wählerverzeichnis ist übrigens für die Mitglieder einsehbar, damit mögliche Unstimmigkeiten und Fehler gemeldet werden können. Gleichzeitig sollten persönliche Daten der Mitglieder vertraulich behandelt und nur für den Zweck der Vorstandswahl verwendet werden.

Einladung zur Mitgliederversammlung

Die Einladung sollte schriftlich erfolgen und alle relevanten Informationen enthalten. Dazu gehören:

• der Name des Vereins/der Organisation
• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
• eine Tagesordnung mit den geplanten Themen – diese sollte klar strukturiert sein und alle geplanten Themen der Versammlung enthalten. Es ist wichtig, dass die Mitglieder wissen, worüber abgestimmt oder diskutiert werden soll, damit sie sich angemessen vorbereiten können.
• ggf. der Hinweis, dass Anträge eingereicht werden können, und die entsprechende Frist für die Einreichung
• ggf. ein Hinweis, welche Voraussetzungen für die Beschlussfähigkeit der Versammlung gelten. Das kann beispielsweise die Anwesenheit einer bestimmten Anzahl oder einen Mindestprozentsatz der Mitglieder umfassen.
• Ggf. Hinweise zur Anreise, Parkmöglichkeiten oder besonderen Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen vor Ort
• Ggf. ein Downloadlink zur Event-App bzw. zum Eventportal, wo bereits vor der Veranstaltung Informationen und Ankündigungen bereitgestellt werden können, ohne dass eine E-Mail-Flut ausgelöst wird.

Tipp: Schicken Sie die Einladung am besten sowohl per E-Mail als auch postalisch, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder erreicht werden.

Teilnehmerregistrierung

Die Registrierung der Teilnehmer*innen dient dazu, die Wahlberechtigung der Teilnehmer zu überprüfen und sicherzustellen, dass nur die stimmberechtigten Mitglieder an der Wahl teilnehmen. Außerdem werden Doppelstimmen verhindert. Die Registrierung kann auf verschiedenen Wegen durchgeführt werden – besonders unkompliziert gestaltet sich ein digitales Teilnehmermanagement.

Stimmenauszählung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, nach der Sie die Stimmen für die verschiedenen Kandidat*innen auswerten können. Die meisten Vorstandswahlen werden nach dem Prinzip der einfachen oder der absoluten Mehrheit durchgeführt.

• Einfache Mehrheit: Wer die meisten Stimmen erhält, gilt als gewählt.
• Absolute Mehrheit: Es werden mindestens 50 % der Stimmen benötigt. Wenn es in der ersten Runde keine Mehrheit gibt, kommt es zur Stichwahl zwischen den beiden Kandidat*innen mit den meisten Stimmen.

Protokoll

Die wichtigsten Informationen zur Wahl werden im Anschluss von der Wahlleitung in einem Protokoll festgehalten und an die Mitglieder versendet. Dieses enthält:

• Datum, Ort und Uhrzeit der Wahl
• Anwesenheitsliste
• Wahlleitung und Protokollführung
• Tagesordnung
• Wahlverfahren
• Wahlergebnis
• Sonstige Beschlüsse

Checkliste: Ablauf einer Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl

1-2 Monate vorher

• Festlegung des Termins, des Veranstaltungsorts und der Uhrzeit
• Informationsverteilung an die Mitglieder über die bevorstehende Mitgliederversammlung und die Vorstandswahl
• Nominierung der Wahlleitung
• Anlegen bzw. Aktualisieren des Wählerverzeichnisses
• Erstellung der Tagesordnung und Festlegung der Themen
• Ggf. Aufsetzen und Einrichten der Eventplattform

3-4 Wochen vorher

• Versenden der Einladungen zur Mitgliederversammlung inklusive Tagesordnung und weiteren relevanten Dokumenten
• Bekanntgabe von Fristen für die Einreichung von Anträgen oder Kandidaturen für den Vorstand
• Einholen von Berichten und Updates vom aktuellen Vorstand

1-2 Wochen vorher

• Erinnerung an die Mitglieder über den Termin und die Wichtigkeit ihrer Teilnahme
• Vorbereitung der Präsentationen und Unterlagen für die Mitgliederversammlung
• Überprüfung der Wahlmodalitäten und Sicherstellung eines fairen Wahlverfahrens

Am Tag der Mitgliederversammlung

• Vor Ort: Bereitstellung von ausreichend Sitzgelegenheiten und technischer Ausstattung (z. B. Projektoren, Mikrofone)
• Registrierung der Teilnehmer und Bereitstellung der Unterlagen – analog oder in der Event-App
• Begrüßung der Mitglieder und Vorstellung des Ablaufs der Versammlung
• Präsentation der Berichte und Updates des aktuellen Vorstands
• Vorstellung der Kandidat*innen für den Vorstand
• Durchführung der Wahl und Zählung der Stimmen
• Bekanntgabe der Wahlergebnisse 
• Annahme des Amts durch die gewählten Vorstandsmitglieder
• Gratulation
• Abschluss der Versammlung mit einem Dank an die Teilnehmer*innen und einem Ausblick auf die kommende Amtszeit

Nach der Mitgliederversammlung

• Versand des Protokolls der Versammlung an die Mitglieder (postalisch, per Mail oder über die virtuelle Eventplattform)
• Informationsweitergabe an die gewählten Vorstandsmitglieder und Unterstützung bei der Übernahme ihrer Aufgaben

Beachten Sie, dass der Ablauf je nach Vorgaben der Satzung und Größe des Verbands oder Vereins angepasst werden kann.

Wichtige Tipps für die Planung und Durchführung einer Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl 

Planung im Voraus

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitgliederversammlung. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig an die Mitglieder verteilt werden – etwa die Tagesordnung, Berichte des aktuellen Vorstands, Kandidatenprofile und weitere relevante Dokumente. Klären Sie auch frühzeitig Ort, Zeit und Ablauf der Veranstaltung.

Transparente Kommunikation

Halten Sie die Mitglieder regelmäßig über den bevorstehenden Termin der Mitgliederversammlung und die Vorstandswahl informiert. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mails, Social Media oder den Vereinsnewsletter, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder darüber Bescheid wissen. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und erhöht die Beteiligung!

Interaktiver Ablauf

Eine Mitgliederversammlung kann leicht zur langwierigen und ermüdenden Veranstaltung werden. Versuchen Sie deshalb, den Ablauf möglichst interaktiv und abwechslungsreich zu gestalten. Ergänzen Sie Vorträge und Berichte mit Diskussionsrunden, Live-Umfragen oder interaktiven Übungen. Das ermöglicht den Mitgliedern, ihre Meinungen und Ideen einzubringen, und erhöht die Aufmerksamkeit.

Klare und verständliche Präsentationen

Um das Interesse der Teilnehmer*innen aufrechtzuerhalten, stellen Sie sicher, dass die Präsentationen und Reden während der Mitgliederversammlung klar und verständlich sind. Vermeiden Sie zu technische Fachsprache und verwenden Sie visuelle Hilfsmittel wie Diagramme oder Grafiken, um komplexe Informationen leichter zugänglich zu machen.

Vorstellung der Kandidat*innen

Geben Sie den Kandidat*innen für den Vorstand ausreichend Zeit, sich den Mitgliedern vorzustellen. Dies kann in Form von Kurzreden, Präsentationen oder schriftlichen Profilen erfolgen. Erläutern Sie die Qualifikationen, Erfahrungen und Ideen der Kandidaten, damit die Mitglieder informierte Entscheidungen treffen können.

Gemeinsamer Abschluss

Beenden Sie die Mitgliederversammlung mit einem positiven und gemeinschaftlichen Abschluss. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmenden für ihre Anwesenheit und ihre Beteiligung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Ziele und Pläne des neuen Vorstands für die kommende Amtszeit zu betonen und die Mitglieder zur Zusammenarbeit zu ermutigen.

Bessere Mitgliederversammlungen umsetzen mit EventMobi

Die Eventmanagement-Software von EventMobi bietet alles, was Verbände und Vereine brauchen, um gelungene Veranstaltungen umzusetzen – egal ob Mitgliederversammlung, Jahrestagung, Webinar oder Spendengala.

Bei Verbänden und Vereinen besonders beliebte Funktionen unserer Software sind:

• Flexible Möglichkeiten für Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen
• Interaktive, personalisierte Agenden
• Einfache Registrierung der Teilnehmer*innen – sowohl vor Ort als auch virtuell
• Interaktive Features wie Live-Umfragen für abwechslungsreiche und spannende Veranstaltungen
• Vernetzungsmöglichkeiten über die virtuelle Plattform: Sponsoren eine Bühne bieten, weiterführende Informationen für die Mitglieder bereitstellen und Austausch über den Tag der Veranstaltung hinaus ermöglichen

… und viele mehr.

Fallbeispiel: So funktioniert eine hybride Jahrestagung

Die Organisation Peerscale unterstützt Tech-Führungskräfte und CEOs bei ihrer Entwicklung im Zuge des Unternehmenswachstums.

Erfahren Sie im Video, wie es Peerscale durch den Schritt zur hybriden Lösung für ihre Jahrestagung schafften, mehr Mitglieder zu erreichen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Antworten auf häufige Fragen

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In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie Sponsoringlevels kreieren, die Mehrwert für beide Seiten schaffen – und Ihnen einen klaren Vorteil im Wettbewerb sichern. Dazu gibt es einige Beispiele zur Inspiration.

Was sind Sponsoringlevels?

Sponsoringstufen bzw. -levels gliedern die Möglichkeiten für (potenzielle) Sponsoren, Ihr Event zu unterstützen. Sie bilden also eine hierarchische Struktur für Ihre Sponsoringpakete. Jeder Level steht für ein bestimmtes Investment und bietet eine entsprechend abgestufte Gegenleistung.

Typische Einteilungen sind z. B. Gold, Silber, Bronze oder Platin, Premium und Standard. Die Stufen können auch thematisch nach Arten von Sponsoren unterteilt sein (zum Beispiel Medien, Location), oder auch kreativ daherkommen.

Für Anlässe wie Konferenzen, Messen oder Festivals können Sponsoringlevels beispielsweise Folgendes umfassen:

Bei einer Non-Profit-Veranstaltung, etwa einem Benefiz-Event oder einer Wohltätigkeitsgala, bieten sich durchaus auch Networking-Gelegenheiten oder exklusive Zutritte zu den Events an.

Klären Sie zuerst: Brauche ich wirklich Sponsoringlevels?

Keine Frage: Nicht für jede Veranstaltung sind Sponsoringstufen wichtig.

Eine Sponsoringstruktur mit mehreren Ebenen zu managen, kann Ihr Team viel Zeit und Energie kosten. Beantworten Sie also zunächst diese Fragen für sich:

• Wie groß ist die Veranstaltung? Sponsoringlevels eignen sich in der Regel insbesondere für größere, komplexere Veranstaltungen mit einer gewissen Bandbreite an möglichen Sponsoren und Stakeholdern. Zudem muss Ihr Publikum groß genug sein, um für Sponsoren attraktiv zu sein.
• Sind unterschiedliche Arten von Sponsoren involviert? Zieht Ihr Event Geldgeber*innen mit unterschiedlichen Erwartungen und Zielen an, so können kreative Sponsoringebenen ihnen genau die Vorzüge bieten, die individuell zu ihnen passen. 
• Sind die Kapazitäten vorhanden, die das Management unterschiedlicher Stufen erfordert? Wägen Sie ab, ob Sie über Zeit und Mittel verfügen, um Sponsoringstufen einzurichten. Es gilt dann unter anderem, die Angebote für jede Stufe zu organisieren und die entsprechenden Sponsorenvereinbarungen im Blick zu behalten.
• Steht jede Stufe für einen bestimmten Nutzen? Stellen Sie sicher, dass Sie jedem Sponsoringlevel einen konkreten Wert zuordnen und dass Sie das Wertversprechen gegenüber Ihren Sponsoren auch jederzeit einhalten können.
• Lassen sich die Veranstaltungsziele ohne Sponsoringstruktur erreichen? Verschiedene Levels sind möglicherweise überflüssig, wenn das Event klein ist oder nur wenige Sponsoren mit von der Partie sind. Vielleicht bevorzugen Ihre Sponsoren stattdessen auch maßgeschneiderte Sponsoringpakete für ihre Investitionen.

Kurzum: Ob Sie Sponsoringlevels benötigen, hängt von Ihren Zielen, der Größe und Reichweite Ihrer Veranstaltung, Ihren Ressourcen und auch Ihren Sponsoren ab. Denken Sie also darüber nach, welche Vor- und Nachteile ein Basis-Sponsoring-Angebot im Vergleich zu verschiedenen Stufen oder individuellen Paketen mit sich bringt, und welche Lösung am besten zu Ihnen passt.

Die Vorteile von Eventsponsoringlevels

Sie haben also entschieden, dass Sponsoringlevels sinnvoll für Ihre Veranstaltung sind. Jetzt kommt einiges an Arbeit und Verantwortung auf Sie zu. Ihre Sponsoren wollen eine besondere Rolle spielen und einen besonderen Wert aus der Partnerschaft ziehen – Ihr Event muss also zahlreichen Erwartungen gerecht werden.

Aber Ihr Engagement wird sich lohnen, denn Sponsoringstufen bringen auch für Sie viele Vorzüge mit sich:

Mit Upselling mehr Umsatz generieren

Denken Sie an einen Sponsor, der sich voll und ganz für Ihre Sache einsetzt. Wenn Sie gestufte Sponsoringangebote konzipieren, geben Sie ihm damit die Möglichkeit, stärker in Ihr Event zu investieren – und stärker davon zu profitieren. Ein Volltreffer für beide Seiten!

Den Aufwand für Ihr Team verringern

Sponsoringlevels können Ihnen auf doppelte Art und Weise helfen, Eventplanungsstress vorzubeugen. Erstens: Sie sparen Sie die Mühe, für jeden einzelnen Sponsor ein individuelles Paket zu schnüren. Zweitens: Es eröffnet Ihnen eine Reihe von Optionen, Ihre Sponsoren als Helfer für ein faszinierendes Event einzuspannen. Um nur ein Beispiel zu nennen: Wie wär’s, wenn einer Ihrer Sponsoren Ihr Networking-Programm für Sie schultern würde?

Sponsorenbeziehungen aufwerten

Alle möchten gern wahrgenommen werden. Wenn Sie Sponsoringebenen aufbauen, die direkt für Ihre gewünschten (oder bestehenden) Sponsoren konzipiert sind, erleichtern Sie die Zusammenarbeit für beide Seiten. Es ist ein gewinnendes Argument beim Sponsoring-Pitch und zeigt Ihren Geldgeber*innen, dass Sie sich in ihre Perspektive hineinversetzen und ihnen etwas zu bieten haben, wenn sie bei Ihrem Event dabei sind.

Sichtbarkeit der Sponsoren steigern

Ihre Sponsoringlevels sollten Komponenten enthalten, mit denen sich die Sponsoren ohne Umschweife dem Publikum präsentieren können, das sie ansprechen möchten. Gibt es bei Ihrer Veranstaltung eine Bühne, auf der sich alles um das Marketing gemeinnütziger Veranstaltungen dreht? Dann stellen Sie die Weichen so, dass eine auf Gemeinnützigkeit spezialisierte Werbeagentur diese Bühne sponsert!

Sponsoren wie VIPs verwöhnen

Sponsoren, die auf höherer Stufe investieren, sind häufig auf besondere Vorteile aus, etwa ausgewählte Redezeiten oder Zugang zu VIP-Bereichen. Das gibt ihnen das Gefühl besonderer Wertschätzung, was sie animieren kann, eine engere Beziehung einzugehen und Ihren Events dauerhaft treu zu bleiben.

Tipp: Beim Schnüren eines erfolgversprechenden Sponsoringpaketes gibt es einiges zu berücksichtigen. Erfahren Sie mehr in unserem kostenfreien E-Book für erfolgreiche Sponsoring-Strategie mit Eventtechnologie.

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Wie Sie Sponsoringebenen gestalten

Nun heißt es Sponsoringstufen anlegen, Sponsorship-Pakete schnüren und Sponsoren an Land ziehen!

Wir haben den Ablauf für Sie in neun Schritte gegliedert, auf dass Sie Sponsoringlevels profimäßig ausgestalten, kontinuierlich auswerten und für die Zukunft weiter optimieren können.

1. Bisherige Sponsoren evaluieren und potenzielle Sponsoren identifizieren

Bevor Sie die Fühler nach neuen Sponsoren ausstrecken, sollten Sie auswerten, wie sich die derzeitigen Sponsoren machen und wie sie zu Ihren bisherigen Events beigetragen haben. Damit können Sie wertvolle Erkenntnisse in der Frage erlangen, welche Vorteile Sponsoren sich erhoffen, woraufhin Sie Ihre Sponsoringstruktur so verbessern können, dass neue Sponsoren anbeißen.

2. Erwartungen von Sponsoren ausloten

Sobald Sie bestimmte Sponsoren für Ihr Event im Visier haben, können Sie sich daran machen, deren Erwartungen und Ziele zu ermitteln und zu systematisieren. Machen Sie sich bewusst, was Unternehmen sich von Veranstaltungssponsoring erhoffen und welche Aspekte ihnen dabei am wichtigsten sind.

Führen Sie Umfragen unter Sponsoren durch, vergleichen Sie konkurrierende Sponsoringlevels und werfen Sie auch mal einen Blick auf Sponsoringpakete anderer Organisationen und Branchen. Da könnte durchaus die eine oder andere Anregung für Sie dabei sein.

3. Ressourcen gemäß Sponsorenvereinbarungen einteilen

Bevor Sie auf (mögliche) Sponsoren zugehen, vergewissern Sie sich, dass Sie tatsächlich über die Mittel verfügen, die Sie für die jeweiligen Angebote benötigen. Übertragen Sie einer Person aus Ihrem Team die Sponsorship-Verantwortung, was die Erfüllung aller Aufgaben umfasst, die anstehen, wenn Sie einen neuen Sponsor ins Boot holen. Vor allem, wenn es ein großer Sponsor ist!

4. Die Vorzüge jeder einzelnen Ebene verdeutlichen

Ordnen Sie Ihre Angebote den verschiedenen Sponsoringebenen zu. Dabei ist es wichtig, diese Pluspunkte auch unmissverständlich und klar zu kommunizieren, damit sie unwiderstehlich wirken. Wenn Sie À-la-carte-Sponsorship-Pakete zusammenstellen, halten Sie diese Vorzüge auch schwarz auf weiß fest.

5. Eventsponsoringstufen betiteln

Sie können auf klassische Namen wie Diamant, Platin, Gold, Silber und Bronze setzen oder je nach Veranstaltung auch mit etwas Eigenem für Aufmerksamkeit sorgen. Events mit kreativen Sponsoringlevel-Namen üben auf manche Sponsoren sogar einen besonderen Reiz aus.

Ein Beispiel: Der Veranstalter einer B2B-Tech-Konferenz könnte für die Namen der Sponsorenstufen gängige Branchen-Begriffe wählen, die die Mentalität des Veranstalters widerspiegeln und die Zielgruppe ansprechen: Innovator Elite (50.000 €), Tech Leader (25.000 €) und Solution Partner (10.000 €).

6. Sponsoringlevels bepreisen und Sponsoringpakete zusammenstellen

Die Preise für die einzelnen Levels festzulegen, ist der kniffligste Part. Sie sollten dabei mehrere Aspekte berücksichtigen: die Erfordernisse Ihrer Organisation, die Zahlungsbereitschaft Ihrer Sponsoren, Preisforderungen etwaiger Wettbewerber und die Gesamtkosten Ihrer Veranstaltung. Jedes Event steht für sich, doch die Standards und Gepflogenheiten Ihrer Branche sind stets eine wichtige Richtschnur.

Zur Vertiefung: Sponsoringpakete für Events gestalten – Modelle, Beispiele, Tipps

7. Sponsoren ansprechen und mit qualifizierten Leads versorgen

Sobald Ihre Sponsoringstruktur steht, kann die Akquise beginnen. Wie gesagt: Zuerst sollten Sie sich an Ihre aktuellen Geldgeber*innen wenden. Und verschicken Sie Ihr Angebot nicht einfach in der Hoffnung, dass sich alles andere von selbst regelt! Erstellen Sie ein Konzept zum Nachfassen, um die Sponsorenunterstützung sicherzustellen und um Leads bei der Stange zu halten.

8. Die Versprechen einlösen

Jetzt kommt’s drauf an! Ihre Sponsoren haben ihren Teil der Abmachung erfüllt. Gehen Sie also mit einer Checkliste auf Nummer sicher, damit Sie Ihren Teil der Vereinbarung auf jeden Fall einlösen. Wenn Sie Ihre Sponsoren bei all dem auf dem Laufenden halten, sorgt das für besonderes Vertrauen.

9. Die Ergebnisse berichten

Überwachen und berichten Sie die Ergebnisse Ihres Events und des Sponsorship-Engagements. Das informiert Ihre Sponsoren darüber, inwieweit sich ihre Investitionen bezahlt machen. Und dies kann ein echter Ansporn für sie sein, auch in Zukunft wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Auf einigen Eventmanagement-Plattformen können Sie Ihre Nutzungsstatistiken nachverfolgen und für Berichte übernehmen. EventMobi eröffnet Ihnen gleich mehrere Wege, Ihre Nutzungszahlen detailliert zu erfassen und auszuwerten:

• gebuchte Meetings
• Banner-Views und -Klicks
• Aufrufe von Unternehmensseiten
• Live-Ergebnisse zu Abstimmungen und Umfragen
• Programmpunkt-Daten für gesponserte Sessions
• Gamification-Interaktionen
• Video-Views

Ganz gleich, ob Ihr Event online, hybrid oder in Präsenz stattfindet: Für Ihre Sponsoren herrscht damit Transparenz bezüglich der Vorteile, die sie aus der Partnerschaft mit Ihnen ziehen.

Warum das Rad neu erfinden? Beispiele und Anregungen für Eventsponsoringstufen

Ein bisschen Inspiration gefällig? Diese Beispiele für erfolgreiche Sponsoringlevels stammen von einer Onlinekonferenz mit „selbsterklärenden“ Bezeichnungen der Levels und von einem Jahresevent aus dem Bereich Privatfinanzen, bei dem auch À-la-carte-Sponsoring möglich ist.

Event 1: GitHub Universe 2020

Hinter dem Namen GitHub Universe verbirgt sich eine Onlinekonferenz, die Tausende von Menschen zusammenbringt, um die Zukunft der Softwareentwicklung mitsamt den einschlägigen Tools zu debattieren. An drei Tagen werden über 50 Stunden Content geboten, darunter Keynotes von Führungskräften, Referate namhafter Softwareunternehmen, Workshops, Entertainment und zwischendurch immer wieder Networking.

Die Sponsoringlevels dieser Veranstaltung:

Event 2: FINCON 2023

Die FinCon, ein Privatfinanz-Großevent, bringt alljährlich Anbieter*innen und Influencer*innen mit anderen Blogger*innen, Podcaster*innen, YouTuber*innen, Autor*innen, Berater*innen, Coach*innen und weiteren Freelancer*innen zusammen, die zu Finanzthemen publizieren. Die große Mehrheit des Publikums nimmt nicht zuletzt wegen der Gelegenheit teil, sich für Influencer*innen- und Affiliate-Partnerschaften mit Marken zu vernetzen.

Die Sponsoringstufen dieser Veranstaltung:

À-la-carte-Sponsoring-Optionen

• Profi-Networking-Tisch, an dem Firmen zu 1:1-Meetings mit Pro-Pass-Teilnehmer*innen zusammenkommen können: 2.500 €
• Markenstudio-Nutzung zur Erstellung von Inhalten mit Teilnehmer*innen: 1.000 € je 30 Minuten
• Planung oder Veranstaltung eines eigenen Abendessens bzw. Events in Verbindung mit der FinCon: 8.500 €

Und jetzt: Gestalten Sie Ihr eigenes Sponsorship-Paket mit kreativen Sponsoringlevels!

Eine Sponsoringstruktur, deren Levels passgenau auf die Sponsoren mit ihren jeweiligen Erwartungen zugeschnitten sind, kann für alle Beteiligten nützlich und wertvoll sein. Mit den richtigen Sponsoringebenen können Sie sich gegenüber unterschiedlichsten Geldgeber*innen attraktiv positionieren. Die Sponsoren ihrerseits können damit ihre Markenpräsenz steigern, Leads generieren und starke Beziehungen zu Ihren Teilnehmer*innen entwickeln.

Jahr für Jahr verhilft EventMobi Tausenden von Eventteilnehmer*innen zu engen Kontakten mit klasse Sponsoren, sei es über die App oder persönlich vor Ort. Wir bieten …

… und alles, was Sie darüber hinaus benötigen, um Sponsorship-Wert zu generieren, der Ihre Einnahmen stetig sprudeln lässt.

Klingt verlockend? Gönnen Sie sich unsere kostenlose persönliche Demo und lernen Sie die EventMobi-Plattform aus erster Hand kennen!

The post Sponsoringlevels gestalten, um Sponsoren zu gewinnen: gewusst, wie appeared first on EventMobi.

Mit dem richtigen Design erreichen Sie:

• einen starken ersten Eindruck bei Ihren Teilnehmer*innen
• eine angenehme Gesprächsbasis und mehr Networking unter den Gästen
• eine hochwertige Präsentationsfläche für Ihre Marke, Ihre Organisation oder Ihre Sponsoren

Klingt simpel – ist es aber oft nicht. Wenn Sie Ihre Badges noch mit Photoshop, Serienbrief-Funktionen oder gar per Hand erstellen, zählt die Badge-Erstellung wahrscheinlich zu den aufwendigsten und fehleranfälligsten Aufgaben in der Eventplanung. Dabei muss das Gestalten von Event-Badges gar nicht kompliziert zu sein.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein professionelles Event-Badge gestaltet ist und wie Sie die Gestaltung am besten umsetzen.

Was sollte jedes Event-Badge enthalten?

Diese Elemente sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie Badges für Veranstaltungen gestalten:

• Veranstaltungslogo – Unbedingt sollte die Marke Ihres Events auf den Namensschildern zu sehen sein, und zwar klar und deutlich; dies hilft Teilnehmer*innen, die Veranstaltung einzuordnen, und unterstützt das Branding Ihrer Organisation.
• Teilnehmername – Unverzichtbar ist der Personenname; er ist entscheidend für das Netzwerken und für gegenseitige Vorstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Schrift gut lesbar ist.
• Jobtitel der Person – Mit einem Blick auf Funktionsbezeichnungen und Unternehmensnamen kommt das Networking leichter in Gang.
• QR-Code – Mit QR-Codes auf Teilnehmerinformationen, Programmpunkte oder auch das Event als solches verlinken: So können Ihre Aussteller und Sponsoren angenehmer denn je direkt vor Ort Leads sammeln, denn sie haben dabei alle Daten prompt digital parat.
• Attraktivität des Designs – Als ästhetische Blickfänger zahlen Ihre Namensschilder auf die vorteilhafte Präsentation Ihres Events ein. Besser noch: Badges werden damit zu geliebten Erinnerungsstücken – ein Marketingerfolg von unschätzbarem Wert.
• Ribbons – Anhängerbänder sind beliebte Elemente zur Präsentation zusätzlicher Informationen im Zusammenhang mit den Badges. Zum Beispiel lassen sich damit die Funktion von Teilnehmer*innen oder auch der Status von Sponsoren bequem kennzeichnen.

Im Kern zählt beim Layouten von Namensschildern stets zweierlei: Attraktivität und Zweckmäßigkeit.

Den idealen Badge-Designer wählen

Klar, es gibt raffinierte Designsoftware ohne Ende. Doch damit kann man sich leicht verzetteln. Und von Hand Namen und Informationen übertragen? Oder immer wieder neu bei null beginnen? Das ist nicht mehr zeitgemäß.

Wenn Sie sich ein Badge-Design-Konzept überlegen, empfiehlt sich ein genauerer Blick auf folgende Fragen:

• Ist das Badge-Design-Tool mit den Registrierungsdaten synchronisiert? Ihr Badge-Designer sollte entweder die Anmeldedaten wie von selbst übernehmen bzw. nutzen können oder in das Eventmanagementsystem integriert sein. So können Sie Informationen zu Teilnehmer*innen, Referent*innen und Ausstellern bzw. Sponsoren automatisch einfließen und die Badges systemseitig vervollständigen lassen. Das kann Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen und das Fehlerrisiko erheblich minimieren.
• Gehören standardmäßig verschiedene Vorlagen zum Badge-Designer? Eine gute Event-Badge-Design-Software umfasst Designvorlagen, die Sie bequem auf das Branding Ihrer Organisation zuschneiden und eventspezifisch ausgestalten können. Das ist vor allem dann Gold wert, wenn niemand mit Grafik-Know-how zur Stelle ist.
• Kann man das Badge-Design einfach nach eigenen Vorstellungen maßschneidern? Wenn Sie ein bestimmtes Layout oder Design realisieren möchten, halten Sie am besten nach einem Badge-Designer Ausschau, der explizit auch für „Nichtgrafikprofis“ konzipiert ist. Sie werden Drag-and-drop-Funktionen vorfinden, eine nutzerfreundliche Bildschirmansicht und auch die Option, eigene Grafiken hochzuladen.
• Lassen sich Badges serienmäßig erstellen? Bei Großveranstaltungen mit Hunderten oder gar Tausenden von Leuten kann ein Event-Badge-Designer mit Serienbrieffunktion Ihnen sehr viel Arbeit und Mühe ersparen. Damit umgehen Sie die Krux, jedes Namensschild eigenhändig erstellen zu müssen.

Startklar für ein neues Badge-Design-Tool, mit dem Sie die Namensschilder für Ihre Veranstaltung mühelos zu echten Hinguckern machen?

Der EventMobi-Badge-Designer ist direkt in die Eventmanagement-Software integriert. Das ist perfekt für Planer*innen, die Hunderte von Badges benötigen und niemanden für das Grafikdesign in Reichweite haben.

Ihre Teilnehmerdaten sind nicht nur automatisch mit Ihrem Badge-Design-Tool synchronisiert, sondern Sie können auch aus diversen Vorlagen schöpfen, Badges passgenau auf Ihre Organisation abstimmen und in Serie produzieren. Und das ist noch nicht alles! Das Tool ist von Haus aus mit einem Event-CMS verknüpft, dem Experience Manager, mit dem Sie einfach, effektiv und effizient alle Aspekte Ihrer Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen realisieren können.

Melden Sie sich bei unserem Team und sehen Sie, wie wir den Designprozess für Ihre Veranstaltungsausweise auf eine neue Stufe heben können! Oder sehen Sie sich das Video unten an, um mehr zu erfahren.

In sechs Schritten beeindruckende Event-Badges zaubern

Sie haben also Ihre Event-Badge-Design-Software gewählt.

Jetzt gestalten Sie die attraktivsten Badges der Welt! Oder zumindest solche, die perfekt zu Ihrer Veranstaltung passen, etwa für eine Branchenmesse, einen Kongress, eine Jahreshauptversammlung oder auch ein Kundenevent.

Mit den folgenden sechs Schritten können Sie im Handumdrehen Ihre Event-Badges designen, erstellen und aushändigen.

Schritt 1: Ideen sammeln

Bevor Sie richtig loslegen, brauchen Sie Anregungen. Versuchen Sie es mal mit diesen Quellen:

• Pinterest – Diese Onlinepinnwand für Grafiken und Fotos ist eine großartige Adresse. Sie können auf dem Portal nach Event-Badges oder Event-Branding suchen und sich ansehen, was andere Organisationen und Ereignisse zu bieten haben.
• Frühere Designs – Wenn Sie bereits Veranstaltungen im Programm hatten, stöbern Sie in Ihren früheren Badges. Werfen Sie auch einen Blick in Umfragen, die Sie nach vorigen Events durchgeführt haben, und suchen Sie darin nach dem Stichwort Badge oder auch Namensschild, um zu erfahren, was gut oder weniger gut ankam.
• Ähnliche Organisationen – Schauen Sie, was andere Verbände, Vereine, Firmen treiben! So können Sie sich davon abheben und sich Ihren Teilnehmer*innen unverwechselbar präsentieren.
• Brainstorming-Runden – Holen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder*innen und Entscheider*innen an einen Tisch und tragen Sie Ideen zusammen, um gemeinsam eine Ausrichtung festzulegen. So passt Ihr Badge-Design mit Sicherheit zu Ihrer Marke und Ihren Veranstaltungszielen.

Schritt 2: Eine Badge-Vorlage auswählen

Wie bereits erwähnt: Eine mit dem Wichtigsten ausgestattete Badge-Vorlage ist ein wertvolles Hilfsmittel. Wenn Sie Badges für Ihre Veranstaltungen individueller ausgestalten wollen, können kundenspezifische Templates das Mittel der Wahl sein. Ein paar Worte zu beiden Optionen:

• Vorgefertigte Vorlagen – Dies ist eine praktische Sache, wenn Sie nur wenig Zeit haben oder über wenig Erfahrung im Designen verfügen. Laden Sie schnell Ihr Logo hoch, wählen Sie Ihre Farbe(n) und entscheiden Sie, welche Informationen auf den Badges zu sehen sein sollen.
• Maßgeschneiderte Vorlagen – Ist jemand mit Design-Know-how in Reichweite? Haben Sie schon konkrete Vorstellungen? Dann können eigens erstellte Vorlagen sinnvoll sein, denn damit haben Sie besonders gut den Daumen auf Gestaltungs- und Layoutfragen.

Schritt 3: Ihr Event-Badge designen

Liegt die Vorlage bereit, kann die Feinarbeit beginnen. Klären Sie insbesondere dies:

• Ist alles auch aus etwas Entfernung gut zu lesen? Badges für Kongresse, Tagungen und Messen, Konferenz-Namensschilder, Veranstaltungsausweise: Sie müssen schon lesbar sein, bevor man auf Armeslänge an sein Gegenüber herantritt. Das erleichtert die Kontaktaufnahme ungemein.
• Ist die Schrift groß genug? Der Teilnehmername sollte die größte Schrift erhalten, gefolgt von der Funktion bzw. Position und weiteren individuellen Angaben.
• Ist die Reihenfolge der Informationen plausibel? Eine klare Hierarchie dessen, was Sie auf den Badges notieren, hilft Ihrem Publikum, entscheidende Angaben sofort als solche zu erkennen. Probieren Sie verschiedene Schriftgrößen oder Farben für Namen und Funktionen aus.
• Gibt es einen QR-Code? Über QR-Codes auf Event-Badges können die Anwesenden sich bequem untereinander vernetzen und veranstaltungsspezifische Informationen abrufen. Vergessen Sie nicht, die Codes vorab zu testen, damit sie auch wirklich funktionieren, wenn sie ausgedruckt vorliegen.
• Machen sich die Event-Badges gut als Andenken? Wenn Badges optisch etwas hermachen, sind sie wie Eintrittskarten für viele Menschen ein schönes Erinnerungsstück – und wirken damit auch noch lange über das Event hinaus als Marketingmaterial. Vielleicht finden Sie eine tolle Farbkombination in Verbindung mit Ihrem Logo, die den Blick fesselt.
• Sind die richtigen Sponsoren abgebildet? Wenn bei Ihrem Event Sponsoren mit von der Partie sind, können Sie deren Logos auf den Badges platzieren, um ihnen zu besonderer Sichtbarkeit zu verhelfen. Dies kann im Design der Badges für positive Spannung sorgen.

Schritt 4: Badges mit Registrierungsdaten personalisieren

Serienbrieffunktionen können Sie von jetzt an vergessen! Zumindest, wo es um Veranstaltungsbadges geht.

Wie schon erwähnt, synchronisiert EventMobi Ihre Daten zu Ihren Teilnehmer*innen, Ausstellern und Sponsoren mit Ihrer Badge-Design-Software. Es kommt sogar noch besser: Wenn Sie die Eventregistrierungssoftware und den Websitebaukasten von EventMobi nutzen, können Sie im Badge-Designer sogar direkt auf die Teilnehmerdaten zugreifen.

Stehen die Anmeldedaten in Ihrem Event-CMS bereit, können Sie Teilnehmerinfos (Namen, Funktionen usw.) ohne Extraaufwand in Ihre Badges übernehmen. So können Sie mühelos Badges in großen Stückzahlen erstellen und auch die Designs mit wichtigen Teilnehmerinfos personalisieren, zum Beispiel für Referent*innen oder „normale“ Teilnehmer*innen oder auch für Ihre Teammitglieder.

Schritt 5: Event-Badges drucken

Wenn die Schilder für alle Beteiligten erstellt sind, steht das Drucken an. Für den Badge-Druck gibt es mehrere Optionen, passend für Ihren Bedarf, die Größe Ihrer Veranstaltung und Ihr Budget. Werfen wir einen Blick auf einige der besten Badge-Druck-Lösungen:

Badges vorab anfertigen lassen

Sie hätten Ihre Badges gern rechtzeitig vor der Veranstaltung zur Hand, aber Zeit und Mittel sind knapp? Man kann ganz schön nervös werden, wenn man in letzter Minute eine Druckerei oder einen Copyshop sucht oder alle Handgriffe selbst erledigen muss (drucken, zuschneiden, laminieren, Clips und Bänder anbringen). Das kostet unter Umständen mehr Zeit und Energie, als Sie eigentlich erübrigen können.

Mit EventMobis Badge-Druck-vor-Ort-Service bekommen Sie Ihre Badges mühelos und kostengünstig. Nutzen Sie einfach den Badge-Designer für die Gestaltung, schicken Sie uns den Auftrag – und freuen Sie sich über startklare Badges, geliefert in Ihr Büro oder an Ihre Event-Location!

Badges live drucken

Bei größeren Anlässen oder bei einem komplexeren Einlassprozedere kann es sich anbieten, die Veranstaltungsausweise vor Ort zu drucken, also beim Eintreffen der Teilnehmer*innen. Das strafft den Check-in, reduziert Wartezeiten und sorgt für einen perfekten ersten Eindruck. Zudem können Sie mit diesem Live-Badge-Druck auch unangemeldete Gäste schnell und unkompliziert mit persönlichen Badges ausstatten.

Mehr zu den unterschiedlichen Optionen erfahren Sie in unserem Beitrag „Badges für Veranstaltungen: Alle Lösungen im Überblick“.

Schritt 6: Lanyards nicht vergessen!

Gedruckte Event-Badges sind gut und schön, doch sie müssen sich auch bequem und gut sichtbar tragen lassen. Möglichkeiten hierfür gibt es einige; gängig sind insbesondere diese:

• Bänder – Die klassische Option sind Bänder zum Um-den-Hals-Hängen. Solch ein Umhängeband ist nebenbei eine praktische kleine Werbefläche. Warum nicht das Event-Branding oder Logos Ihrer Sponsoren darauf platzieren?
• Ribbons – Dieser Begriff bezeichnet eine Art Ansteckschild, auf dem abgesehen vom Namen der Person weitere Informationen Platz haben, etwa über die berufliche Position oder die Organisation.
• Anstecknadeln und Clips – Wenn es simpel und schnell gehen soll, tun es auch Sicherheitsnadeln, Clips oder Klemmen. Auf der Badge-Rückseite bzw. an der oberen Seite angebracht, lassen sie sich einfach an der Kleidung befestigen.

Wenn Sie eher zierliche, empfindliche oder filigrane Namensschilder gestalten, sollten Sie sie übrigens mit transparenten Hüllen versehen. Bedenken Sie immer: Bänder und Ribbons lassen sich auch mit Ihrem Branding schmücken oder mit Sponsorenlogos versehen. Lassen Sie diese Werbefläche nicht ungenutzt!

Ihr Bonus: mit der Event-Badge-Design-Software Namensschilder für besondere Teilnehmer*innen erstellen

Sie fragen sich, wie Sie schnell und einfach Namensschilder für Podiumsgäste und Referent*innen gestalten können? Mit Ihrer Badge-Design-Software ist dies in nur wenigen Augenblicken erledigt.

Thorben Grosser, EventMobis VP of Product Marketing, verrät Ihnen, wie Sie mit dem Event-Badge-Designer von EventMobi im Handumdrehen professionelle Namensschilder gestalten können. Richten Sie Ihre Badge-Größe einfach als A4 ein und fügen Sie ein vorgefertigtes Design aus einem kostenlosen Design-Tool wie Canva hinzu. Unsere Software nimmt Ihnen die Arbeit ab, Seite für Seite die Namen hineinzukopieren oder abzutippen.

Im Video hier oben können Sie sich dies Schritt für Schritt abschauen.

Gestalten Sie sehenswerte Badges mit EventMobi!

Wenn Sie mit wenig Aufwand ungeahnt attraktive Event-Badges designen möchten, sind Sie bei EventMobi an der richtigen Adresse. Mit dem Badge-Designer und dem Vorab-Druck-Service brauchen Sie kein Grafikdesign-Know-how und kein dickes Budget, um professionelle Veranstaltungsausweise zu gestalten und auszufertigen.

Fassen wir zusammen, wie die Eventmanagement-Plattform von EventMobi das Erstellen von Badges optimieren kann, vom Erfassen der Teilnehmerdaten über das Gestalten des perfekten Layouts bis zum mühelosen Drucken und Bereitstellen:

• Wenn Sie EventMobis Teilnehmermanagement-Software nutzen, stehen Ihre Teilnehmerdaten automatisch in Ihrem Event-CMS bereit. So können Sie sie direkt auf Ihre Badges übertragen.
• Mit EventMobis Drag-and-drop-Badge-Designer können Sie fertige Vorlagen verwenden, aber auch alles im Handumdrehen frei nach Ihren Vorstellungen gestalten.
• Mit dem Badge-Druck-vorab-Angebot können Sie sich mit nur drei Klicks Ihre fertigen Badges schicken lassen. Das Schöne daran für Sie: kein Tüfteln am Drucker im Büro, kein Hin und Her mit Druckereien, keine Fleißarbeit mit Hüllen sowie Badge-Haltern, überhaupt: keine Mühe. Ihre vorab gedruckten Veranstaltungsbadges treffen innerhalb von fünf Werktagen bei Ihnen ein.

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Wen Sie um Feedback bitten sollten

1. Ihr Publikum

Zufriedene Teilnehmer*innen sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Wer ein positives Erlebnis hatte, kommt mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder, engagiert sich in Ihrer Event-Community und empfiehlt Ihr Event weiter.

Wurden die Erwartungen jedoch nicht erfüllt, möchten viele ihre Meinung äußern. Nutzen Sie Feedback-Umfragen, um ehrliche Rückmeldungen zu sammeln – so zeigen Sie Wertschätzung und erhalten zugleich wichtige Hinweise zur Verbesserung.

Tipp: Reagieren Sie auf Kritik und zeigen Sie, dass Sie Feedback ernst nehmen. Das stärkt das Vertrauen in Ihre Eventmarke.

2. Mitarbeitende und ehrenamtliche Helfer*innen

Nicht nur Teilnehmende – auch Ihr Event-Team und freiwillige Helfer*innen sind eine wertvolle Feedbackquelle. Sie wissen aus erster Hand, was gut lief und wo es hakte.

Egal, ob sie Badges gescannt, den Check-in unterstützt oder bei der Orientierung auf dem Veranstaltungsgelände geholfen haben, Helfer*innen bekommen viel direktes Feedback mit. Nutzen Sie diese Eindrücke, um Abläufe zu verbessern und gelungene Elemente beizubehalten.

Tipp: Verbinden Sie den Dank per E-Mail mit der Bitte um ein kurzes Feedback – einfach, direkt und wirkungsvoll.

3. Eventsponsoren

Sponsoren spielen ebenfalls eine wichtige Rolle beim Erfolg Ihrer Veranstaltung, denn sie tragen bedeutend zu den Einnahmen bei. Wenn Sie nur wenige Sponsoren haben, können Sie einfach per E-Mail oder Telefon nach Feedback fragen. Wenn Sie jedoch viele Sponsoren haben, ist es effizienter, nach der Veranstaltung eine Feedback-Umfrage durchzuführen. Außerdem haben Ihre Sponsoren dadurch den Vorteil der Anonymität.

Die richtige Technik: Feedback einholen via E-Mail oder Event-App

Wie gelangt Ihr Fragebogen zu Ihren Teilnehmer*innen und wie erhalten Sie Ihr Feedback? Hier gibt es zwei wesentliche Wege:  Sie können im Anschluss an Ihr Event eine E-Mail versenden, die Ihren Fragebogen bzw. einen Link zur Umfrage enthält. Oder Sie setzen eine Event-App ein, über die Ihre Teilnehmer*innen nach der Veranstaltung – oder sogar vor Ort in Echtzeit – Feedback einreichen können. 

Feedbackbogen per Mail senden

Eine einfache Möglichkeit ist das Versenden eines Dokuments (Word oder PDF) per E-Mail an die Teilnehmenden. Diese füllen den Fragebogen aus und schicken ihn anschließend an Sie zurück. Danach müssen Sie die Dokumente sichten und manuell auswerten. 

Link zu einer klickbaren Online-Umfrage

Mit Hilfe eines Tools können Sie unkompliziert ansprechende Online-Umfragen erstellen und den Link per E-Mail versenden. Es gibt viele günstige (oder sogar kostenlose) Anbieter von Umfragesoftware, mit der Sie Ihre Umfragen erstellen, verschicken und auswerten können. Diese Methode bietet den Vorteil, dass die Daten automatisch gesammelt und ausgewertet werden können.

Event-App

Eine noch elegantere Lösung ist die Nutzung einer Event-App, über die Ihre Teilnehmer*innen nach der Veranstaltung – oder sogar vor Ort in Echtzeit – Feedback einreichen können. Ideal ist es, wenn Sie die Umfrage direkt in der App verfügbar machen und den Teilnehmer*innen somit einfachen und sofortigen Zugriff darauf gewähren. Dadurch erhalten Sie die höchste Antwortrate, denn die Erinnerung Ihrer Teilnehmer*innen ist dann noch frisch. Aber eine Event-App bietet noch viele weitere Funktionen, um eine Veranstaltung attraktiver und interaktiver zu gestalten.

Erfahren Sie mehr über die Funktionen und Einsatzmöglichkeiten einer Event-App

EventMobi bietet ein Umfrage-Tool und eine Event-App als Teil der Eventmanagement-Software an. Damit können Sie sowohl Live-Umfragen als auch Feedbackumfragen schnell und intuitiv umsetzen. Außerdem war es noch nie einfacher, Umfrageergebnisse zu erhalten und auszuwerten.

Die Ziele Ihrer Feedback-Umfrage festlegen

Bevor Sie Feedback-Umfragen für Veranstaltungen an Ihre verschiedenen Zielgruppen verschicken, sollten Sie sich zunächst über Ihre Ziele im Klaren sein. So können Sie Fragen formulieren, die tatsächlich einen Mehrwert liefern und es Ihnen ermöglichen, Ihren Erfolg zu messen.

Feedback-Umfragen für Veranstaltungen sollen in Erfahrung bringen:

• Was hat funktioniert?
• Was hat nicht funktioniert?
• Warum?

Sie wollen wissen, was funktioniert hat, damit Sie es wiederholen können, und was nicht funktioniert hat, sodass Sie es korrigieren können.

Worauf die Fragen abzielen sollten:

• Event-Highlights – Dabei handelt es sich um die besonders beliebten Elemente. Was waren die größten Erfolge bei Ihrer Veranstaltung, welche die Teilnehmer*innen begeistert haben?
• Mögliche Verbesserungen beim Eventmanagement – Hierbei geht es um die am wenigsten beliebten Aspekte. Diese Antworten sind Gold wert, denn sie ermöglichen den größten Lerneffekt und die langfristigsten Verbesserungen Ihres Eventmanagements.
• Gesamtzufriedenheit messen – Jede Veranstaltung hat positive und negative Elemente. Die Ansichten Ihrer Gäste können stark voneinander abweichen, da das Event-Erlebnis so subjektiv ist.

So formulieren Sie ansprechende Fragen

Stellen Sie bei Feedback-Umfragen für Veranstaltungen auch Fragen, die numerische Ergebnisse liefern, damit sie objektiv gemessen werden können. Bitten Sie die Teilnehmenden beispielsweise, ihren Zufriedenheitsgrad anzugeben oder wie wahrscheinlich es ist, dass sie die Veranstaltung einem Freund oder einer Freundin empfehlen.

Es gibt viele günstige (oder sogar kostenlose) Anbieter von Umfragesoftware, mit der Sie Ihre Umfragen erstellen, verschicken und auswerten können. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung jedoch eine mobile Event-App verwenden, können Sie die Umfrage direkt in der App verfügbar machen und den Teilnehmer*innen somit einfachen und sofortigen Zugriff darauf gewähren. Dadurch erhalten Sie die höchste Antwortrate, denn die Erinnerung Ihrer Teilnehmer*innen ist dann noch frisch.

Es gibt drei übergeordnete Fragetypen bei Feedback-Umfragen für Veranstaltungen:

• Offene Fragen
• Bewertungsfragen
• Multiple-Choice-Fragen

Tipp: Je mehr Feedback Sie erhalten, desto stichhaltigere Rückschlüsse lassen sich daraus ziehen. Über Ihre Event-App können Sie die Abgabe von Feedback gezielt fördern.

Wie das funktioniert – und wie Sie mit der App Kommunikation und Engagement bei verschiedensten Eventformaten steigern – erfahren Sie im großen Event-App 1×1.

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Machen Sie Ihr Event zum Erlebnis!

Offene Fragen

Mit offenen Fragen bekommen Sie die Erfahrungen des Publikums aus erster Hand, da die Antworten in eigenen Worten gegeben werden. Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele offene Fragen zu stellen, da es schwierig ist, die Ergebnisse zu ordnen und zu messen.

Beispielfragen:

• Was hat Ihnen am besten an der Veranstaltung gefallen?
• Welche Verbesserungen wünschen Sie sich für nächstes Jahr?
• Gab es bestimmte Aspekte an der Veranstaltung, die Sie besonders hilfreich fanden?
• Welcher Aspekt der Veranstaltung hat Ihnen am wenigsten gefallen?
• Glauben Sie, dass diese Veranstaltung Ihnen dabei hilft, Ihre Karriere voranzutreiben/die Ziele Ihres Teams zu erreichen/den ROI Ihres Unternehmens zu verbessern? Wenn ja, wie?
• Haben Sie Vorschläge für Themen oder spannende Referent*innen für zukünftige Veranstaltungen?

Bewertungsfragen

Bei Bewertungsfragen werden Skalen verwendet, mit denen die Befragten ihr Feedback geben können. Sie könnten beispielsweise fragen: „Wie zufrieden sind Sie mit dieser Veranstaltung auf einer Skala von 1 bis 5?“ Die Bewertung erfolgt normalerweise auf einer numerischen Skala, z. B. von 1 bis 5, oder mithilfe von zwei Punkten, die entgegengesetzte Ansichten widerspiegeln, wie von „stimme überhaupt nicht zu“ bis zu „stimme vollkommen zu“.

Beispielfragen:

Auf einer Skala von 1 bis 5, wobei 1 am niedrigsten und 5 am höchsten ist:

• Wie bewerten Sie die Qualität der einzelnen Referent*innen?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Konferenz Freund*innen oder Kolleg*innen empfehlen?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie nächstes Jahr wieder an dieser Veranstaltung teilnehmen?
• Wie bewerten Sie den Mehrwert dieser Veranstaltung?
• Wie zufrieden waren Sie mit dem Programm der Veranstaltung?
• Wie bewerten Sie die Qualität des Networkings bei dieser Veranstaltung?

Sie können auch eine Tabelle erstellen, auf der Teilnehmer*innen innerhalb einer Frage verschiedene Faktoren bewerten können.

Multiple-Choice-Fragen

Diese Fragen lassen Teilnehmende zwischen bestimmten Antworten wählen. Hierbei können sie entweder die Antwort auswählen, die am besten passt (Multiple Choice) oder alle Antworten auswählen, die zutreffen.

Beispielfragen:

• Wie haben Sie zum ersten Mal von dieser Konferenz gehört?
• Haben Sie diese Konferenz schon mal besucht?
• Hat die Konferenz Ihre Erwartungen erfüllt?
• Nach welchen Faktoren entscheiden Sie, ob Sie an Konferenzen und anderen Weiterbildungsmöglichkeiten teilnehmen?
• Welche Referent*innen haben Ihnen gefallen?
• Haben Sie an einer der Aktivitäten im Anschluss an die Konferenz teilgenommen?
• Hatten Sie genug Zeit, um am Ende der Vorträge Fragen zu stellen?

Tipp: Formulieren Sie Ihre Fragen neutral und verzichten Sie auf Suggestivfragen – diese können Ihre Ergebnisse verfälschen!

Drei Tipps, wie Feedback-Umfragen für Veranstaltungen gelingen

1. Vorsicht vor erforderlichen Fragen

Natürlich wünschen wir uns, alle Teilnehmer*innen würden den gesamten Fragebogen beantworten. Doch die Realität sieht oft anders aus: Die Aufmerksamkeitsspannen sind kurz und wenn man gerade wenig Zeit hat und einem keine passende Antwort einfällt, überspringt man schon mal eine Frage. Einfach alle Fragen auf „erforderlich“ zu stellen, damit diese auf jeden Fall beantwortet werden, ist jedoch keine geeignete Lösung und läuft eher Gefahr, Ihr Publikum zu verärgern. Außerdem haben Sie mehr davon, wenn jemand eine halb ausgefüllte Umfrage absendet, als gar keine! Wenn Sie dennoch Pflichtfragen einsetzen möchten, sollte immer eine Antwortmöglichkeit wie „Keine Angabe“ oder „nicht zutreffend“ dabei sein, damit die Antworten akkurat bleiben.

2. Fassen Sie sich kurz!

Grundsätzlich gilt: Je kürzer Ihre Umfrage, umso wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Teilnehmer*innen bis zum Ende dran bleiben. Weisen Sie am besten gleich zu Anfang auf die Dauer der Umfrage hin: Für eine „kurze fünfminütige Umfrage“ hat doch fast jeder Zeit. Und falls Ihre Umfrage doch länger wird, stellen Sie die wichtigsten Fragen zuerst. Dann erhalten Sie darauf auch Antworten, wenn Teilnehmer*innen mittendrin abbrechen.

3. Geben Sie Anreize zur Teilnahme

Vor allem dann, wenn Sie eine längere Feedback-Umfrage planen, hilft oft ein kleiner Ansporn dabei, Teilnehmer*innen zu gewinnen. Verlosen Sie zum Beispiel einen Gutschein oder einen Rabatt auf das Ticket für die nächste Veranstaltung unter allen, die Ihre Umfrage ausfüllen. Durch einen solchen Anreiz können Sie eine höhere Antwortrate erzielen.

Beispiel Feedbackbogen

Hier ein Beispiel für einen Feedbackbogen, der anhand von Single- und Multiple-Choice sowie offenen Fragen den Eindruck und die Präferenzen Ihrer Event-Teilnehmer*innen abfragt.

Sie können ihn weiter unten kostenlos herunterladen und als Vorlage nutzen.

Kostenlose Feedback-Vorlage zum Download

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, bieten wir Ihnen eine kostenlose Feedback-Vorlage zum Download an. Das Word-Dokument lässt sich leicht an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, kann bei Bedarf als PDF exportiert und per E-Mail an Ihre Teilnehmer*innen geschickt werden. Alternativ können Sie die Umfrage in eine Online-Umfrage oder Event-App überführen.

Die Vorlage enthält einen Feedbackbogen im Word-Format:

• 2-seitig
• Auswahl bewährter Fragen
• Klickbare Checkboxen
• Einleitung und Schlussteil
• Individuell anpassbar

Vorlage herunterladen

Indem Sie regelmäßig Feedback einholen und nutzen, können Sie kontinuierlich die Qualität Ihrer Konferenzen und Vorträge verbessern. EventMobi unterstützt Sie dabei mit professionellen Tools und Vorlagen, damit Ihre Veranstaltungen ein voller Erfolg werden.

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Doch welche Giveaways hinterlassen wirklich Eindruck? Die ideale Auswahl hängt von Eventart, Zielgruppe und Sponsoren ab, doch einige Erfolgsfaktoren gelten immer. In diesem Artikel erfahren Sie bewährte Tipps, „Dos and Don’ts“ sowie 37 kreative Ideen für gelungene Goodie-Bags.

Was ist ein Goodie-Bag überhaupt?

Überraschungstüten, Präsenttaschen, Souvenirbeutel: Goodie-Bags enthalten kleine Geschenke für die Veranstaltungsteilnehmer*innen, die dazu beitragen sollen, dass diese das Event in guter Erinnerung behalten. Besonders bei Messen und Konferenzen sind sie ein beliebtes Willkommensgeschenk und effektives Marketinginstrument. Ein „Goodie“ ist laut Duden übrigens eine „attraktive kostenlose Zugabe“ und wird oft auch als Give-away bezeichnet. 

Die Inhalte reichen von gesponserten Werbeartikeln über Snacks und Gutscheine bis hin zu nachhaltigen oder digitalen Alternativen. Entscheidend ist bei der Auswahl, dass die Geschenke zu den Werten Ihres Events passen. Legen Sie zum Beispiel besonderen Wert auf Umweltschutz, dürften nachhaltige Goodie-Bags aus recycelten bzw. biologisch abbaubaren Materialien besonders in Ihrem Sinne sein. Alternativ können Sie digitale Goodie-Bags zusammenstellen, gefüllt mit Onlinegutscheinen, herunterladbaren Dateien oder Abos.

Übrigens: Wie der Name erahnen lässt, kommen solche Give-aways meist in Tragetaschen daher. Das können Plastiktüten sein, mittlerweile aber wohl bevorzugt Leinenbeutel oder Papiertüten. In jedem Fall können Sie diese Taschen so gestalten, dass sie die Persönlichkeit und Werte Ihrer Organisation widerspiegeln.

Wozu Goodie-Bags auf einer Veranstaltung?

Wir Menschen lieben Geschenke und kleine Überraschungen. Und wenn diese Geschenke wirklich gefallen und sinnvoll sind, empfinden wir Freude und Dankbarkeit gegenüber dem Schenkenden. Genau diesen Effekt können Sie sich zunutze machen und Ihre Veranstaltungsteilnehmer*innen mit einer netten Aufmerksamkeit positiv stimmen. Im besten Fall verwenden sie Ihre Give-aways immer wieder gerne – und denken dann zwangsläufig und mit positiven Gefühlen an das Event und Ihre Organisation. So kann ein starker, langfristiger Werbeeffekt eintreten.

Wie Sie kreative Ideen für Goodie-Bag-Inhalte entwickeln können

Der Wert und der Inhalt der Tasche können je nach Veranstaltung gewaltig variieren. Bei den Oscarverleihungen zum Beispiel sind die Geschenke schon mal sagenhafte 170.000 Dollar wert – aber Sie können auch ohne großes Budget richtig Eindruck machen.

Sie können nicht richtig einschätzen, welche Geschenke bei Ihrem Eventpublikum gut ankommen könnten? Voilà, hier ein paar clevere, kreative Optionen, wie Sie willkommene Goodie-Bag-Inhalte ausfindig machen können, die Ihre Teilnehmer*innen lieben werden:

Ihre Zielgruppen befragen – vor UND nach der Veranstaltung!

Die verlässlichste Quelle bezüglich der Frage, worauf Ihr Publikum Wert legt? Das Publikum selbst!

Nutzen Sie Eventmanagement-Software, um diejenigen anzusprechen, die sich frühzeitig zu Ihrem Event angemeldet haben. Fragen Sie sie nach ihren Interessen und Vorlieben, und wählen Sie dann für Ihre Konferenz oder Messe Geschenke im Einklang mit den Antworten.

Beispielsweise können Sie Folgendes fragen:

• Trinken Sie am liebsten Kaffee, Tee oder Limonaden?
• Wo würden Sie zum Networking als Erstes hingehen: in Cafés, Bars oder Restaurants?
• Was vergessen Sie am häufigsten, wenn Sie Ihr Gepäck für Reisen zu Konferenzen packen?

Ebenso können Sie nach der Veranstaltung mit Umfragen Rückmeldungen einholen. Feedback-Umfragen sind oft aufschlussreich bezüglich dessen, wie Sie Ihr Event beim nächsten Mal optimieren können. Dabei können Sie auch nach Wünschen oder Ideen für Goodie-Bags fragen. Wie nebenbei lassen sich aus Befragungen im Nachgang außerdem Erkenntnisse zum Event-ROI gewinnen.

An Konkurrenzveranstaltungen teilnehmen

Es kann sehr aufschlussreich sein, die Goodie-Bag-Inhalte bei anderen Branchentreffen zu „inspizieren“. Versetzen Sie sich in Ihr Publikum hinein: Welche Geschenke würden Sie gerne nutzen bzw.  links liegen lassen?

Völlig andere Events aufsuchen

Ihr Brainstorming dreht sich im Kreis? Durchstöbern Sie auch mal die Goodie-Bag-Inhalte von Veranstaltungen, die nichts mit Ihrem Themenfeld oder Fachbereich zu tun haben. Gut möglich, dass dort Geschenke verteilt werden, die Ihnen sonst nie in den Sinn kämen, aber auch bei Ihrem Event vortrefflich passen könnten.

Unabhängige Anbieter befragen

Bevor Sie Gratisgaben austeilen können, müssen Sie sie beschaffen, und die Chancen stehen gut, dass die betreffenden Unternehmen sehr gern eigene Vorschläge und Anregungen beisteuern. Unter Umständen haben sie sogar Informationen dazu, was beliebt ist oder welche Dinge am besten zusammenpassen.

Unabhängige Unternehmen sind häufig besonders kreative Goodie-Bag-Ideengeber. Wer weiß: Vielleicht greifen sie auf frühere Erfahrungen zurück, mit denen Ihre Geschenktüten alle Erwartungen übertreffen können?

Auf Kunstmärkten in der Umgebung stöbern

Kunst-, Kunsthandwerk- oder Kreativmärkte sind eine Bühne für Menschen mit ungewöhnlichen Ideen. Schauen Sie sich an den Ständen um und tauschen Sie sich mit den Kreativen über ihre Schaffensprozesse aus. Vielleicht kommen Sie dabei zu neuen Perspektiven und verblüffenden Ideen oder auch an einzigartige Produkte, die Ihre Goodie-Bags aufwerten. Beispiele? Anstecker, attraktive Poster oder handgefertigte Keramik oder auch Kleidung.

Festivals besuchen

Festivals haben vieles mit Konferenzen gemein, unter anderem Goodie-Bags! Sehen Sie sich die Souvenirs verschiedener Festivals an (Musik, Outdoor, Sport …), um Anregungen dafür zu sammeln, was man einem Publikum anbieten kann, das sich über gemeinsame Interessen definiert.

Instagram-Hashtags folgen, zum Beispiel #swagbag

Social Media aller Art eignen sich als große Goodie-Bag-Ideenbörse, doch Hashtags sind besonders nützlich. Weshalb? Wer sich die Mühe macht, bei einer Messe Geschenke zu taggen, hält diese definitiv für etwas so Besonderes, dass die Welt davon erfahren sollte.

Welche Messegeschenke NICHT gut ankommen

Hat man haufenweise Ideen gesammelt, welche Goodies Messen, Konferenzen und ähnliche Events aufwerten könnten, gerät manchmal das Wesentliche aus dem Blick. Bevor Sie also Goodie-Bag-Ideen in die Tat umsetzen, sollten Sie auch überlegen, welche Arten von Geschenken bei Ihren Zielgruppen vielleicht auf Ablehnung stoßen.

Wir haben einige Beispiele herausgesucht, die für Ihre Goodie-Bags kontraproduktiv sein könnten (und warum):

Von allem die Finger lassen, was schmelzen kann

Snacks und Süßigkeiten sind super, wenn man sich sein Veranstaltungspublikum gewogen stimmen will. Allerdings sollten Sie dabei alles meiden, dessen Qualität zum Beispiel unter Wärme leidet.

Keine „Geschenke“ verwenden, deren Nutzung Geld kostet

Gutscheine für Cafés oder Restaurants können zu Networking-Anlässen verhelfen. Aber die Teilnehmer*innen zu bitten, für die Nutzung von Mitbringseln zu zahlen, ist plumpe Werbung und nicht das, was man unter Geschenken versteht.

Billigprodukte meiden

„Qualität statt Quantität!“ sollte Ihre Devise lauten. Was schnell zerbricht oder anderweitig von geringer Qualität ist, wird kaum dazu beitragen, dass die Beschenkten sich geschätzt fühlen oder die Marke in guter Erinnerung behalten.

Unhandliches außen vor lassen

Bedenken Sie zum Beispiel Sicherheitsbestimmungen von Flughäfen. Was ist vielleicht zu groß fürs Handgepäck? Was ist ungeeignet für den Transport in Koffern?

Objekte mit aufdringlichem Branding ausschließen

Branding ist wichtig, doch wenn das Logo an einem Gegenstand das Wichtigste ist, dann ist er vermutlich ziemlich nutzlos. Im folgenden Abschnitt erklären wir, wie das praktisch aussehen kann.

Tipps für Goodie-Bag-Merchandising mit bestechendem Branding

Produkte im Erscheinungsbild einer Marke können deren Wahrnehmung immens begünstigen. Nichtsdestotrotz empfiehlt es sich, Geschenke zu verteilen, die Ihren Teilnehmer*innen unabhängig vom Branding gefallen.

Der Trick für gelungenes Branding führt über diese Frage: Was ist ein Goodie-Bag-Artikel, den die Menschen sogar im Alltag gern nutzen? Aus Teilnehmersicht klingt dies so: „Wow, wo bekommt man das?“

Wenn Ihr Event-Branding nicht gerade für Ihre Organisation entscheidend ist, sollten Sie Ihre Markenelemente nur dezent platzieren. Das Wesentliche:

Das eigene Logo in kleinem Format präsentieren

Stellen Sie Ihr Logo nicht überdimensioniert in den Mittelpunkt. Denken Sie beispielsweise an beliebte Sportkleidung: Hier sind die Logos meist ein kleineres Detail am Rande und nicht das dominierende Element. Indem Sie Wort-Bild-Marken an der Seite eines Produkts platzieren, können Sie Ihr Branding ausspielen, ohne das Produkt damit in den Hintergrund zu drängen.

Konsistente Markenfarben einsetzen

Marken umfassen mehr als nur Logos. Auch eine stimmige Farbpalette kann Ihr Branding unterstützen.

Hochwertige Materialien nutzen

Denken Sie daran: Die Goodies repräsentieren Ihre Organisation! Sie wollen sicher nicht, dass man den Namen mit minderer Qualität in Verbindung bringt.

37 Ideen: mit Goodies Messe- und Konferenzgäste glücklich machen

Da nun klar ist, was in Ihren Geschenktüten nichts zu suchen hat, wollen wir endlich verraten, welche Goodie-Bag-Inhalte garantiert für Begeisterung bei Ihren Gästen sorgen.

Bei all dem sollten Sie unbedingt beachten, dass die Geschenke gut zu Ihrer Veranstaltung und der gewünschten Außenwahrnehmung passen müssen. Werden Sie kreativ und schließen Sie sich möglichst mit Ihren Sponsoren kurz, um Ihre Goodie-Bags reizvoller denn je zu gestalten.

Und nun zu unseren Vorschlägen und Anregungen:

Schreibwaren und Büroartikel

Diese praktischen Utensilien werden beim Blick in Goodie-Bags immer gern gesehen:

• hochwertige Stifte – Alle benötigen ab und zu einen Stift, nicht zuletzt auf Messen, Konferenzen und ähnlichen Fachveranstaltungen. Stellen Sie sicher, dass die Stifte gut funktionieren, damit es sich damit zuverlässig schreibt.
• Textmarker – Geben Sie Ihren Teilnehmer*innen etwas an die Hand, womit sie sich gut(e) Notizen machen können.
• Notizblöcke – Auf Konferenzen und Messen gibt es manchen Anlass, etwas aufzuschreiben. Seien Sie beim Branding zurückhaltend, damit das Material später für andere Zwecke weiterhin verwendet werden kann.

Technische Spielereien und Gadgets

Für technische Accessoires brauchen Sie nicht unbedingt ein großes Budget. Wie wäre es mit folgenden Gadget-Goodies?

• USB-Sticks oder externe Festplatten – Für digitalen Speicherplatz gilt immer: Haben ist besser als brauchen! Als Zugabe eignen sich Schutzhüllen oder Tragevorrichtungen, etwa Stofftaschen oder Bänder zum Anhängen.
• Ladevorrichtungen und Power-Banks – Wenn unter Ihren Messegeschenken Ladekabel, kabellose Ladestationen oder ähnliche Dinge sind, ersparen Sie damit sicherlich vielen Teilnehmer*innen manchen Frust.
• Handydrucker – Tragbar und gute Bildqualität, darum geht es hier.
• Kopfhörer und Ohrstöpsel – Ein Ersatzpaar kann den Workflow sichern und Nerven schonen.
• Stiftleuchten – Es kann immer mal vorkommen, dass ein bisschen Erleuchtung gewünscht ist.

Dekorative Objekte

Mit diesen Blickfängern können Sie Ihren Goodie-Bags eine persönliche Note (und Farbtupfer) verleihen:

• Aufkleber und Abziehbilder – Heuern Sie Künstler*innen aus der Region an, die ein kreatives, einzigartiges Design für Sie entwerfen . Ästhetische und/oder lustige Sticker machen sich in gratis Souvenirbeuteln besonders gut.
• Plakate oder Drucke lokaler Künstler*innen – Andenken an Konferenzen profitieren davon, wenn sie etwas Persönliches haben. Vielleicht können Sie eine Grafik von Wahrzeichen oder Denkmälern aus der Umgebung in Auftrag geben, um Ihren Teilnehmer*innen ein sehenswertes Erinnerungsstück an die Reise zu Ihrer Veranstaltung zu schenken.
• Anstecker – Nett gestaltete Ansteckplättchen sind schöne Andenken. Wie wär’s mit einem witzigen Spruch, der zu Ihrer Veranstaltung oder Ihrer Branche passt?

Speisen und Getränke

Kombinieren Sie Köstliches mit passendem Zubehör, beispielsweise Kaffeebohnen von einer Rösterei vor Ort zusammen mit einer attraktiven Tasse:

• individuell gestaltete Trinkgefäße – Becher, Tassen und Gläser können auf Ihre Konferenz oder Branche verweisen oder als Sammlerstücke designt sein. Reisebecher sind immer nützlich. Wenden Sie sich doch an Kreative vor Ort, die etwas Einzigartiges für Sie gestalten können!
• Kaffee und Kakao – Kaffee von lokalen Röstern ist begehrt, doch für diejenigen, die sich nicht für Kaffee begeistern, sollten Sie zum Beispiel koffeinfreie Sorten oder Trinkschokolade bereitstellen. Spornen Sie Ihre Gäste an, untereinander zu tauschen!
• Tee, lose oder in Beuteln – Viele werden es zu schätzen wissen, nach der Veranstaltung etwas zur Entspannung zu trinken.
• „durchdachtes“ Studentenfutter – Nussmischungen mit Rosinen oder auch Schokoladenstücken eignen bekanntlich perfekt, um Anstrengendes zu meistern. Aber bedenken Sie, dass viele Snacks für Menschen mit Allergien problematisch sein können.
• Flaschenöffner – Ob während des Events Limonaden- und Wasserflaschen oder hinterher ein Bier: Öffner sind praktisch, gern auch mit Anhängeband.
• Wasserflaschen – Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer*innen nicht auf dem Trockenen sitzen.

Lifestyle-Zubehör

Es gibt praktische Inhalte für Goodie-Bags, die Gäste wirklich gebrauchen können– sei es bei der Veranstaltung vor Ort, zu Hause oder unterwegs.

• Kleine-Erste-Hilfe-Packung – Es kann eine Schachtel Pflaster sein oder ein umfangreicheres Set für Outdooraktivitäten.
• Lippenstift, Handcreme, Sonnencreme – Schützen Sie Ihre Gäste gegen die Elemente, vor allem, wenn Ihr Event bei Extremwetter stattfindet.
• Zahnbürste – Besonders praktisch für die Veranstaltungszeit ist sie, wenn sie klein ist und in einer Dose bzw. einem Zahnbürsten-Etui verwahrt wird.
• Schlafmaske und Ohropax – Viele Menschen schlafen in Hotels nicht gut. Machen Sie es angenehmer für sie, indem Sie sie gegen Helligkeit und Geräusche wappnen.
• Räucherstäbchen – Geben Sie Ihrem Publikum einen besonderen Duft mit auf den Weg. Auch hier können lokale Kunstschaffende gewiss einen individuellen Beitrag leisten.
• handliche Massagegeräte – Ein bisschen teurer als andere Geschenke sind sie zwar, doch dafür können Ihre Gäste sie nach einem langen Konferenztag besonders genießen.
• Spielzeug zum Daddeln – Hiermit zeigen Sie, dass Sie an die unterschiedlichsten Bedürfnisse der Beteiligten denken.
• Überwurfdecke – Gemütlich und praktisch, vor allem für diejenigen mit einer langen Heimreise.
• Kühlbeutel – Wer künftig an heißen Tagen Picknick einpackt oder unter Mückenstichen leidet, wird beim Blick auf bedruckte Kühlpacks wieder an Ihre Veranstaltung denken und Ihnen für dieses Goodie dankbar sein.
• Lesezeichen – Hiermit können Sie insbesondere auf wissenschaftlichen Konferenzen sowie Symposien und anderen Events punkten, bei denen Vielleser*innen zu erwarten sind. Diese kostengünstigen Andenken lassen sich sehr gut personalisieren. Also können Sie verschiedene Varianten erstellen und Ihr Publikum zum Tauschen animieren.

Saisonspezifische Kleidung und Accessoires

Ihr Publikum sollte sich wohlfühlen, ganz gleich, wie warm oder kalt, stürmisch oder regnerisch es in der Jahreszeit Ihres Events ist. Verteilen Sie dafür passendes Equipment, zum Beispiel:

• T-Shirts, Kapuzenpullis, lange Trainingshosen – Diese Stücke können – und werden – Ihre Gäste wieder und wieder tragen. Lassen Sie sie mit einem lustigen, branchenspezifischen Spruch beflocken, um sie zu etwas Individuellem zu machen.
• Winter- oder Sportsocken – Wer auf Ihrer Veranstaltung viele Meter zurücklegt, kann was Frisches für die Füße gebrauchen.
• Sonnenbrillen – Dieser Sonnenschutz wird oft vergessen. Helfen Sie aus!
• Hauslatschen – Damit fühlt man sich am Ende langer Veranstaltungstage im Hotel wohler.
• Halstücher, Mützen oder Baseball-Caps – Stimmen Sie diese Accessoires auf jeden Fall auf die Jahreszeit ab, in der Ihre Veranstaltung über die Bühne geht.
• Flipflops – Lässig wie nützlich! Hilfreich ist, wenn Sie vorab in Erfahrung bringen, welche Schuhgröße Ihre Teilnehmer*innen jeweils haben.
• Sonnen- oder Regenschirme – Gut zu gebrauchen, wenn Ihre Besucher*innen neben dem eigentlichen Event auch die Stadt erkunden möchten. Idealerweise sind sie klein und handlich, damit sie auch ins Hand- oder Reisegepäck passen.

Dauerbrenner unter den Goodie-Bag-Inhalt-Ideen

Manches kommt nie aus der Mode – und gibt Ihnen Gelegenheit, Ihren Gästen zu zeigen, dass sie Ihnen wichtig sind:

• Gutscheine – Ob für Cafés, Restaurants oder Bars: Mit Gutscheinen können Sie Ihre Beteiligten zum Networking ermuntern und zugleich die heimische Gastronomie unterstützen. Wie wär’s, in erster Linie Gutscheine für gastronomische Betriebe zu verteilen, die für ein besonders unterstützenswertes Konzept stehen?
• Stadtplan oder Touristeninformationen – Präsenzveranstaltungen sind Anlässe, auch die Umgebung kennenzulernen. Wenn Sie sehenswerte Orte empfehlen, auch für eine leckere Mahlzeit oder einen Drink, setzen Sie damit zusätzlich Anreize zum Netzwerken. Sie können es auch kreativer angehen und Touren für Stadtspaziergänge oder zur Erkundung von Flora und Fauna ausarbeiten.
• Werbegeschenke für wohltätige Zwecke – Manche Unternehmen verkaufen Dinge, um Geld für einen bestimmten Zweck zu sammeln. Erwähnen Sie, welche ehrenwerte Sache von Ihren Goodie-Bags profitiert!

Womit füllen Sie nun Ihre Goodie-Bags?

Wir hoffen, Sie sprühen jetzt vor Ideen für Messegeschenke, die Ihre Goodie-Bags zu Objekten der Begierde machen. Falls Sie bei einer Idee für Goodie-Bag-Inhalte zögern, ob sie wirklich zum Erfolg führt: Entscheiden Sie sich für Präsente, die zu den Interessen Ihres Publikums passen, praktisch sind oder sich auf Ihre Branche bzw. die Zielsetzungen Ihrer Organisation beziehen.

Unserer Erfahrung nach lässt sich immer wieder mit solchen Goodie-Bag-Inhalten begeistern, die überraschen oder für Unterhaltung sorgen und die die Teilnehmer*innen in Erinnerung behalten und obendrein benutzen. Denken Sie dabei über den Tellerrand hinaus!

Wenn Sie sich für gebrandete Goodies entscheiden, sollten diese praktisch sein. So können Sie dafür sorgen, dass Ihre Gäste in Zukunft gern an Ihre Veranstaltung zurückdenken, wenn sie die Utensilien im Alltag benutzen.

Setzen Sie auf Qualität und Nützlichkeit, wenn Sie Ihre Goodie-Bags zusammenstellen. So bringen Sie Ihre Veranstaltung bei allen Beteiligten immer wieder in gute Erinnerung.

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In diesem Leitfaden beleuchten wir die wichtigsten Aspekte der Eventbudgetierung:

• Was ist ein Eventbudget?
• 7 Schritte der Eventbudget-Planung
• Beispiele und Vorlagen
• Häufige Fragen zum Event-Budgeting

Die Mühe lohnt sich: Eine strukturierte Eventbudgetierung hilft Ihnen dabei, die Kostenstruktur Ihrer Veranstaltung besser zu verstehen, Ausgaben und Einnahmen zu kontrollieren und den Return on Investment (ROI) Ihrer Events präzise zu messen.

Tipp: Mit der richtigen Sponsoringstrategie gewinnen Sie langfristig zufriedene Partner für Ihre Events. Erfahren Sie im kostenfreien Leitfaden “Sponsoring mit Strategie“, wie Sie Ihre Eventeinnahmen maximieren

Eventbudgetierung – was bedeutet das?

Eventbudgetierung bedeutet, einen finanziellen Fahrplan für die Veranstaltung zu erstellen. Dieser  hilft Ihnen, erwartete Kosten und Einnahmen zu strukturieren, damit Sie Ihre Ressourcen effizient verwalten und Ihre Eventziele erfolgreich erreichen können.

Typische Kategorien in der Eventbudgetierung

Gewinn und Verlust
Die Rentabilität Ihres Events hängt von der tatsächlichen Anzahl der Teilnehmenden ab. Daher ist es hilfreich, in Ihrem Budget eine Übersicht über erwartete Kosten und Einnahmen bei verschiedenen Teilnehmerzahlen zu führen.

Fixkosten
Fixkosten bleiben unabhängig von der Anzahl der Teilnehmenden gleich. Dazu gehören z. B. Mietkosten für die Location, Honorare für Unterhaltung oder Gebühren für Event-Software.

Variable Kosten
Diese Ausgaben hängen von der Anzahl der Teilnehmenden ab. Typische Beispiele sind Catering-Kosten sowie Personalaufwand für den Tag der Veranstaltung.

Einnahmen
Die geplanten Einnahmen setzen sich oft aus Ticketverkäufen, Sponsoring-Geldern oder Standgebühren für Aussteller zusammen.

Warum ist eine Eventkostenkalkulation so wichtig?

Ein gut durchdachter Budgetplan schützt Ihr Team vor unerwarteten Kostenüberschreitungen und ermöglicht eine realistische Ressourcenverteilung. So können Sie gezielt entscheiden, welche Aspekte Priorität haben – etwa ob Sie in eine größere Location oder ein hochwertigeres Catering investieren sollten.

Zudem hilft Ihnen ein Budgetplan dabei, den finanziellen Erfolg Ihres Events zu messen. Da die tatsächlichen Kosten und Einnahmen oft von den Prognosen abweichen, können Sie mit diesen Daten Ihre Budget-Strategie für zukünftige Events optimieren.

Kurz gesagt: Eine Eventbudgetierung ist ein unverzichtbares Instrument für eine fundierte Finanzplanung und eine erfolgreiche Eventorganisation. 

Eventbudget planen in 7 Schritten

Nachdem Sie nun die wichtigsten Kategorien einer Eventbudgetierung  kennen, können Sie mit der Planung beginnen. Hier sind die einzelnen Schritte, damit Sie genau wissen, wie Sie vorgehen sollten.

Schritt 1: Finanzielle Ziele für Ihr Event festlegen

Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung für Ihr Event und schätzen Sie so genau wie möglich ein, ob die Veranstaltung Gewinn, Verlust oder eine Kostendeckung erzielen wird. Was finanzieller Erfolg bedeutet, hängt dabei von der Art und den Zielen Ihrer Veranstaltung ab.

Beispiel: Ihre geplante Konferenz könnte kostendeckend oder mit einem leichten Verlust enden. Doch wenn Sie durch das Event zahlreiche neue Mitglieder für Ihre Organisation gewinnen, profitieren Sie langfristig durch zusätzliche Mitgliedsbeiträge.

Natürlich lassen sich nicht alle Kosten und Einnahmen von Anfang an exakt vorhersagen – und einige können sich im Laufe der Planung noch ändern. Dennoch ist es essenziell, das Budget so früh wie möglich unter Berücksichtigung der häufigsten Kosten- und Einnahmequellen zu erstellen. Welche das sind, erfahren Sie im nächsten Schritt. 

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre festen und variablen Kosten

Für eine realistische Planung ist es wichtig,  zwischen fixen und variablen Kosten zu unterscheiden. Zur Erinnerung:

• Fixe Kosten bleiben unabhängig von der Anzahl der Teilnehmenden gleich und werden als Gesamtsumme berechnet.
• Variable Kosten ändern sich je nach Anzahl der Teilnehmenden und werden pro Person kalkuliert.

Kosten für Präsenzveranstaltungen

Laut dem Global Meetings & Events Forecast von American Express Global Business Travel werden dieses Jahr 63 % der Meetings in Europa ausschließlich vor Ort stattfinden, während 82 % zumindest eine In-Person-Komponente beinhalten. Die meisten Eventplaner*innen müssen daher vorrangig für Präsenzveranstaltungen budgetieren.

Die Studie zeigt außerdem, dass Eventprofis mit höheren Budgets vor allem die Optimierung der Vor-Ort-Erfahrung priorisieren. Auf die Frage „Was macht eine gute Teilnehmenden-Erfahrung aus?“ wurden folgende Faktoren genannt:

• 38 %: Eventinhalte und Agenda
• 27 %: Veranstaltungsort
• 25 %: Destination
• 24 %: Soziale und Networking-Events
• 24 %: Verpflegung

Zusätzliche Kosten können für Audio/Video-Technik, Dekoration, Personal, Reisekosten, Marketing, Speaker-Honorare, Unterhaltung und Eventmanagement-Software anfallen. Jedes Event hat eine individuelle Kostenstruktur – dennoch sollte die Zufriedenheit der Teilnehmenden bei der Budgetplanung immer im Mittelpunkt stehen. Eine Umfrage unter früheren Teilnehmenden kann helfen, die Prioritäten besser zu verstehen und Ressourcen gezielt einzusetzen.

Kosten für virtuelle und hybride Events

Im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen sind die Kosten für virtuelle und hybride Events stärker auf Technologie ausgerichtet, um unabhängig vom Standort ein ansprechendes Erlebnis zu schaffen. Wichtige Kostenpunkte sind:

Audio-/Video-Technik (A/V)

Eine hochwertige A/V-Ausstattung sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden die Inhalte optimal erleben können. Besonders bei hybriden Events ist es wichtig, sowohl für Vor-Ort- als auch für Remote-Teilnehmende geeignete Technik einzuplanen:

• Vor Ort empfiehlt es sich, mindestens zwei Kamerapositionen besetzen sowie einen IMAG-Operator und einen Video-Mixer einplanen.
• Für Remote-Übertragungen ist eine stabile, kabelgebundene Internetverbindung mit mindestens 100 Mbit/s Download und 30 Mbit/s Upload erforderlich.
• Streaming- und Encoding-Software wie OBS (kostenfrei) oder vMix (kostenpflichtig) kann genutzt werden, um Kamerabilder, Präsentationen und Audio zu kombinieren.

Mit zwei professionell ausgestatteten A/V-Teams lässt sich eine hochwertige und interaktive Erfahrung für alle Teilnehmenden schaffen.

Livestream- und Videoproduktionskosten

Die Kosten für Streaming-Dienste variieren je nach Anforderungen:

• Günstige Option: Selbstproduktion über Tools wie Zoom.
• Mittlere Preisklasse: Virtuelle Eventplattformen wie EventMobi, die integrierte Livestreaming-Funktionen bieten.
• Premium-Lösung: Ein professionelles Produktionsteam wie das GoLive! Production Team von EventMobi oder eine externe A/V-Firma für Full-Service-Produktion.

Schritt 3: Identifizieren Sie Ihre Einnahmequellen

Um die Veranstaltungskosten zu decken, sollten Sie verschiedene Einnahmequellen in Betracht ziehen, darunter:

• Werbung – Einnahmen durch Anzeigenplatzierungen in Event-Apps, Programmen oder auf der Event-Website
• Konzessionsverkäufe – z. B. Verkauf von Speisen, Getränken oder Merchandise
• Standmieten – Gebühren für Ausstellende oder Sponsoren, die Präsentationsflächen nutzen
• Managementgebühren – Honorare für Ihre Dienstleistungen als Eventorganisator*in
• Teilnahmegebühren – Einnahmen aus Ticketverkäufen oder Registrierungen
• Sponsoring – Beiträge von Unternehmen, die sich als Sponsoren an Ihrem Event beteiligen

Nutzen Sie Budgetplanungstools wie Excel oder Google Sheets, um diese Einnahmequellen nachzuverfolgen. Strukturieren Sie Ihre Einnahmen in relevante Kategorien, z. B.:

• Präsenzveranstaltungen: Standmieten, Ticketverkäufe, Gastronomie
• Virtuelle Events: Digitale Werbung, Sponsoring-Pakete, kostenpflichtige Online-Zugänge
• Allgemeine Event-Kategorien: Veranstaltungsort, Dekoration, Marketing

Ausgaben und Einnahmen vorausschauend planen

Eine präzise Kosten- und Umsatzprognose ist essenziell für die Budgetplanung. Analysieren Sie Finanzdaten vergangener Events und holen Sie aktuelle Angebote für neue Kostenpunkte ein. Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege auf, um Ihr Budget zu dokumentieren und gegebenenfalls nachzuweisen.

Puffer für unerwartete Kosten einplanen

Unvorhergesehene Ausgaben können jederzeit auftreten. Legen Sie daher einen Notfallfonds fest, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Bevor Sie mit der Auswahl des Veranstaltungsortes, der Promotion oder der Personaleinteilung fortfahren, stellen Sie sicher, dass Ihr Event finanziell tragfähig ist

Schritt 4: Erstellen Sie einen Budgetvorschlag für Ihr Event

Ein Budgetvorschlag dient dazu, die geplanten Ausgaben und Einnahmen Ihres Events transparent darzustellen und von der Geschäftsleitung genehmigen zu lassen. Wenn Sie bereits eine detaillierte Budgetplanung erstellt haben, sind Sie schon auf dem besten Weg.

Neben den erwarteten Einnahmen und Ausgaben sollte Ihr Budgetvorschlag folgende Punkte enthalten:

• Zweck und Ziele der Veranstaltung
• Daten früherer Events, um Vergleichswerte zu bieten
• Informationen zu ähnlichen Branchen-Events und deren Kostenstrukturen
• Notfallpläne für Ihr Budget, um unvorhergesehene Kosten abzudecken
• Mögliche Budgetüberschreitungen, inklusive Lösungsstrategien
• Methoden zur Erfolgsmessung (ROI) und Berichterstattung der finanziellen Ergebnisse

Besprechen Sie den Budgetvorschlag mit zentralen Stakeholdern und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen basierend auf deren Feedback vor.

Schritt 5: Cashflow für Ihr Event berechnen

Der Cashflow gibt an, wie viel Geld Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung steht, um Eventkosten zu decken. Eine regelmäßige Cashflow-Berechnung hilft Ihnen,

• wichtige Ausgaben zu priorisieren,
• Liquiditätsengpässe zu vermeiden und
• die Rentabilität Ihres Events zu überwachen.

So berechnen Sie Ihren Cashflow:

1. Alle Einnahmen summieren und unbezahlte Rechnungen (Forderungen) abziehen:
   Gesamte Einnahmen – offene Forderungen = Verfügbares Kapital vor Ausgaben
2. Offene Verbindlichkeiten (noch zu zahlende Rechnungen) abziehen:
   Verfügbares Kapital vor Ausgaben – offene Verbindlichkeiten = Verfügbares Kapital (Cash on Hand)

Ein positiver Cashflow bedeutet, dass Sie über ausreichend liquide Mittel verfügen. Ein negativer Cashflow kann darauf hindeuten, dass Zahlungen ausstehen oder Ausgaben reduziert werden müssen.

Ihr Startkapital ist der Betrag, der Ihnen zu Beginn eines bestimmten Zeitraums zur Verfügung steht.

Schritt 6: Eventbudget überprüfen und nachverfolgen

Da sich nicht alle Kosten im Voraus exakt planen lassen, ist es essenziell, das Budget während des gesamten Planungsprozesses regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.

• Planen Sie ein Meeting mit Ihrer Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass Ihr Budget den internen Anforderungen entspricht.
• Klären Sie im Voraus, wer autorisiert ist, über das genehmigte Budget hinaus Ausgaben zu tätigen.
• Nutzen Sie Ihren Notfallfonds, um unerwartete Kosten zu decken.

Budget-Tracking während des gesamten Events

Überwachen Sie Ihre Ausgaben auch während der Veranstaltung – nicht nur in der Planungsphase. Moderne digitale Tools erleichtern diesen Prozess:

• Expensify hilft bei der Verwaltung und Nachverfolgung von Ausgaben.
• Cloud-basierte Finanzsoftware wie FreshBooks oder Certify ermöglicht eine flexible und ortsunabhängige Finanzverwaltung.

Eine präzise Budgetkontrolle stellt sicher, dass Ihr Event finanziell erfolgreich bleibt und zukünftige Veranstaltungen noch effizienter geplant werden können.

Schritt 7: Finanzielle Leistung Ihres Events analysieren

Nach dem Event sollten Sie die Erfolgskennzahlen und Benchmarks, die Sie zuvor festgelegt haben, erneut überprüfen. Durch den Einsatz moderner Technologien können Eventplaner*innen heute die gesamte Event-Performance aus verschiedenen Perspektiven analysieren. Mithilfe qualitativer und quantitativer Daten gewinnen Sie wertvolle Einblicke in die Leistung Ihrer Veranstaltung und können deren Wirkung besser belegen.

Return on Investment (ROI) berechnen

Der Return on Investment (ROI) ist eine der wichtigsten Kennzahlen zur Bewertung des finanziellen Erfolgs Ihres Events. Zudem kann der Vergleich verschiedener Budgetstrategien wertvolle Erkenntnisse liefern:

• Lohnt sich der höhere Budgeteinsatz für Outbound-Marketing?
• Bringt die gezielte Betreuung der bestehenden Event-Community einen besseren ROI?

Neben rein finanziellen Faktoren gibt es weitere Messmethoden, um den geschäftlichen Nutzen eines Events zu bewerten:

• Social Listening: Welche Themen und Meinungen werden in sozialen Netzwerken über Ihr Event geteilt?
• Event-Umfragen: Wie bewerten die Teilnehmenden ihre Event-Erfahrung?
• Event-App-Analysen: Welche Programmpunkte und Inhalte wurden am häufigsten genutzt?
• Sichtbarkeit von Sponsoren: Wie oft wurden Sponsoreninhalte aufgerufen oder interagiert?

Event-Analyse mit EventMobi

Die EventMobi Event Management Plattform bietet erweiterte Analysefunktionen, mit denen Sie den ROI Ihres Events präzise berechnen und die Ergebnisse einfach mit Stakeholdern und Sponsoren teilen können.

Mit EventMobi können Sie unter anderem folgende Kennzahlen nachverfolgen:

• Teilnehmendenzahlen – sowohl gesamt als auch auf einzelne Sessions bezogen
• Plattform-Traffic – welche Bereiche wurden am meisten genutzt?
• Interesse und Engagement der Teilnehmenden – z. B. über Abstimmungen, Q&As oder Chat-Aktivitäten
• Content-Interaktionen – z. B. Dauer des Betrachtens von gesponserten und nicht gesponserten Videos, Banner-Klicks und mehr

Diese Daten helfen Ihnen, den Mehrwert für Sponsoren aufzuzeigen und fundierte Entscheidungen für zukünftige Events zu treffen. Ein datengetriebener Ansatz sorgt nicht nur für effizientere Budgetplanung, sondern auch für eine nachhaltige Eventstrategie mit maximalem ROI.

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Eventbudget: Beispiele und Vorlagen

Nun, da Sie wissen, welche Elemente in ein Eventbudget gehören, stellt sich die Frage: Wie sieht ein Eventbudget konkret aus? Werfen wir einen Blick auf einige Beispiele und Vorlagen, die Sie für Ihre eigene Planung nutzen können.

Eventbudget Beispiel #1: Präsenzveranstaltung

Angenommen, Sie organisieren ein reines Präsenz-Event an einem Wochenende in einem Hotel. Sie erwarten zwischen 500 und 1.000 Teilnehmende und Ihr Ziel ist es, Gewinne zu erzielen.

Je größer Ihr Publikum, desto mehr Einnahmen durch Standmieten und Sponsoring können Sie erwarten. Gleichzeitig steigen jedoch auch die Kosten für Personal, Unterkunft und Logistik.

Durch die übersichtliche Darstellung Ihres Budgets können Sie genau analysieren, wie sich verschiedene Szenarien auf den finanziellen Erfolg Ihres Events auswirken.

In diesem Beispiel erzielen Sie Gewinne, wenn Sie mindestens 750 Teilnehmende anziehen. Sollten sich jedoch nur 500 Personen registrieren, würden Sie Verluste machen.

Mögliche Anpassungen zur Optimierung des Budgets:

• Mehr Budget in Marketing investieren, um mehr Anmeldungen zu generieren
• Günstigere Locations prüfen, um Fixkosten zu reduzieren
• Zusätzliche Sponsoren gewinnen, um Einnahmen zu steigern
• Ticketpreise anpassen, um die Rentabilität zu verbessern

Eventbudget Vorlage #1: Präsenzveranstaltung

Hier finden Sie eine leere Budget-Vorlage für Präsenzveranstaltungen, mit der Sie Ihre eigenen Einnahmen und Ausgaben planen können:

Eventbudget Beispiel #2: Hybrides Event

Schauen wir uns ein Budget-Beispiel für eine hybride Veranstaltung an:

Dieses Budget verdeutlicht, dass die höheren Ticketpreise für Vor-Ort-Teilnehmende durch Mietkosten, Catering und Live-Unterhaltung gerechtfertigt sind.

Gleichzeitig sind die Kosten für virtuelle Teilnehmende niedriger, da sie weniger Ressourcen benötigen. Ihre Ticketpreise sollten jedoch widerspiegeln, dass sie auf multisensorische Erlebnisse der Präsenzveranstaltung verzichten müssen.

Eventbudget Vorlage #2: Hybrides Event

Hier finden Sie eine leere Budget-Vorlage für hybride Events, mit der Sie Ihre eigene Finanzplanung strukturieren können:

Mit diesen Budget-Beispielen und Vorlagen behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Eventfinanzen und können strategisch planen, um Ihr Budget effizient einzusetzen.

FAQs zur Eventbudgetierung

Welche Kosten sollte mein Eventbudget enthalten?

• Präsenzveranstaltungen: Kosten für Location, Catering, Audio/Video-Technik, Dekoration, Personal, Reisekosten, Marketing, Speaker-Honorare, Unterhaltung und Eventmanagement-Software.
• Virtuelle und hybride Events: Fokus auf technologische Ausgaben wie Streaming, Video-Produktion und digitale Eventplattformen, aber auch Marketing, Speaker-Honorare und Software-Lizenzen.

Wie kann ich Kosten realistisch einschätzen?

• Analysieren Sie die Finanzdaten früherer Events, um typische Einnahmen und Ausgaben zu identifizieren.
• Passen Sie diese Zahlen an die erwartete Teilnehmendenzahl an.
• Für neue Kostenpunkte holen Sie Angebote von Dienstleistenden ein, um eine realistische Kalkulation zu erhalten.

Wie kann ich meine Eventausgaben nachverfolgen und verwalten?

Nutzen Sie eine Tabelle oder Buchhaltungssoftware, um Ihre geplanten und tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben kontinuierlich zu überwachen. Ordnen Sie Ihre Kosten nach Kategorien, um genau zu sehen, welche Bereiche den größten Anteil am Budget ausmachen. Aktualisieren Sie diese Werte regelmäßig während der Planungsphase.

Was passiert, wenn ich das Budget überschreite?

Durch regelmäßige Kontrolle sollten Budgetüberschreitungen vermieden werden. Falls die Ausgaben steigen, arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Einsparpotenziale zu identifizieren.
Beispiel: Falls die Location-Kosten höher als erwartet sind, könnten Sie das Catering anpassen, um das Budget auszugleichen.

Was ist ein Notfallfonds?

Ein Notfallfonds (Contingency Fund) ist eine Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben oder technische Probleme. Dazu zählen beispielsweise zusätzliche Personalkosten oder technische Störungen. Durch die Einplanung eines Puffers vermeiden Sie finanzielle Engpässe.

Wie kann ich Kosten senken und dennoch eine hochwertige Event-Erfahrung bieten?

• Mit Dienstleistenden verhandeln oder nach Branchenrabatten fragen
• Freiwillige Helfer*innen einbinden
• Sachspenden und Sponsoring sichern
• Unnötige Ausgaben reduzieren, die den Event-Mehrwert nicht beeinflussen

Ein durchdachtes Eventbudget ist entscheidend für Ihren Erfolg

Die Analyse und Bewertung der Eventfinanzen kann komplex sein, doch sie hilft Ihnen, zukünftige Veranstaltungen noch effizienter zu gestalten.

Moderne Eventtechnologie spielt dabei eine entscheidende Rolle. Mit einer All-in-One-Plattform wie EventMobi können Sie Mehrwert für Teilnehmende, Sponsoren und Ausstellende schaffen – und gleichzeitig neue Einnahmequellen erschließen.

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Events begeistern – aber oft nur für einen Moment. Wie schaffen es Veranstalter*innen, dieses Momentum zu verlängern und Teilnehmende langfristig zu binden? Event-Communitys sind die Antwort: Sie machen aus einzelnen Veranstaltungen lebendige Netzwerke, die über das ganze Jahr hinweg wirken. Die Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist, flexibel zu bleiben – jetzt geht es darum, die neuen Möglichkeiten clever zu nutzen.

Ganzjährige Interaktion: Die Lösung liegt in Event-Communitys

Der Schlüssel für langfristiges Engagement liegt darin, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen punktuell stattfindenden Präsenzveranstaltungen und kontinuierlichen Onlineaktivitäten zu schaffen. Eine Event-Community ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Doch was genau macht eine Event-Community aus, und wie lässt sie sich effektiv nutzen? Anders als klassische Online-Communitys sind Event-Communities speziell darauf ausgerichtet, den Mehrwert Ihrer Veranstaltungen zu verlängern – durch Networking, Interaktion und relevante Inhalte, das ganze Jahr über.

So profitieren Sie von einer Event-Community

Wenn Sie Verbandsveranstaltungen oder Firmenmeetings organisieren, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen, indem Sie Ihre Community direkt auf der Plattform aufbauen, mit der Sie auch Ihre Events planen und durchführen. Der Vorteil:

• Erweiterte Interaktionsmöglichkeiten: Teilnehmende und Sponsoren können ganzjährig in Kontakt bleiben.
• Zusätzliche Einnahmequellen: Monetarisieren Sie Inhalte oder exklusive Angebote innerhalb Ihrer Community.
• Stärkere Bindung: Ihre Zielgruppe bleibt langfristig mit Ihrer Marke verbunden.

Leitfaden: So binden Sie Ihre Teilnehmenden langfristig

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Die besten Online-Communitys der heutigen Arbeitswelt

Online-Communitys verbinden Gleichgesinnte. Sie sind ein Treffpunkt für Leute, die ähnliche Herausforderungen vor sich haben, sich mit den gleichen Anliegen auseinandersetzen oder in einer bestimmten Sache besonders gut sind.

In beruflichen Kontexten richten viele Unternehmen und Verbände Online-Communitys ein, die auf die eigene Marke zugeschnitten sind, um ihre Angestellten bzw. Mitglieder aktiv an sich zu binden. Wenn Sie auf diesem Feld erfolgreich sein wollen, sollte Ihre Community ein begehrter Anlaufpunkt für den Austausch auf kollegialer Ebene und zur Weitergabe von Wissen und Informationen sein. Doch das wirft diese Frage auf: Welche Art von Community ist die beste?

Werfen wir also einen Blick darauf, welche Alternativen sich anbieten. Und klären wir dann, weshalb eine Event-Community die beste Option für Sie sein dürfte.

Vier Arten von Online-Communitys

Um es übersichtlich zu gestalten, unterteilen wir fachliche Online-Communitys grob in vier Gruppen:

1. Geschlossene Communitys für Mitarbeiter*innen
2. Exklusive, kostenpflichtige Communitys für User*innen oder Kund*innen
3. Geschlossene Communitys für Verbände bzw. Mitglieder
4. Interessen- oder themenspezifische öffentliche Foren

Drei Arten von Community-Plattformen

Bei den Onlineplattformen für den Aufbau und die Pflege von Communitys empfiehlt sich diese Einteilung:

1. Lernplattformen
2. Plattformen für soziale Netzwerke
3. Eventplattformen

Die Wahl der richtigen Onlineplattform für Ihre Community

Option eins, Lernplattformen: Diese sind klasse für geschlossene Communitys von Angestellten oder auch für Kundenklubs. Der Grund: Diese Gemeinschaften konzentrieren sich auf Sach- bzw. Produktinformationen. Dies bedeutet allerdings, dass den Lernplattformen grundsätzlich die Networking- und Interaktionsfunktionen fehlen, mit denen andere Onlineportale aufwarten.

Option zwei, Plattformen für soziale Netzwerke: Dies sind die Adressen der Wahl, wenn Communitys um bestimmte Interessengebiete kreisen. Sind dies allerdings berufliche Gruppen oder Organisationen, hat die Nutzung öffentlicher Foren einige erhebliche Nachteile. Aus Nutzerperspektive stört an öffentlichen Netzwerken oft, dass Trennlinien zwischen Privatem und Beruflichem verwischt werden. Selbst bei LinkedIn ist dies der Fall.

Folglich fühlen sich manche Community-Mitglieder auf öffentlichen Plattformen genötigt, „always on“ zu sein. Dies wiederum stört die Work-Life-Balance und steigert Burn-out-Risiken.

Option drei, eine Eventplattform: Sie bringt das Beste der beiden zuvor genannten Optionen geschickt unter einen Hut. Wenn Sie ganzjährig Zugriff auf Ihre Eventplattform ermöglichen, können Menschen mit spezifischem beruflichem Hintergrund den Nutzen dieser einen digitalen Adresse laufend auskosten. Hier können sie ihre Kenntnisse und Kompetenzen in Webinaren und mit Schulungsinhalten ganz nach Bedarf ausbauen und selbst dann noch netzwerken, wenn die Veranstaltung an sich bereits beendet ist. Mithilfe der Content-Management-, Kommunikations- und Interaktionsfunktionen ist es für Veranstaltungsplaner*innen und Community-Manager*innen bei Eventplattformen ein Leichtes, einerseits Materialien und Informationen systematisch bereitzustellen und andererseits auch neue Kontakte und das Engagement der Teilnehmer*innen in den Phasen zwischen den eigentlichen Events anzukurbeln.

Ihre Eventplattform ist mithin der perfekte Anlaufpunkt für Event-Communitys Ihrer Organisation. Da sich dabei obendrein sehr individuelle Erlebnisse und exklusiver Zugang kombinieren lassen, können Sie auf solch einer Plattform auch geschlossene Mitarbeitergruppen, kostenpflichtige Verbraucherklubs und spezifische Interessengruppen einrichten.

Acht praktische Vorteile von Eventplattformen

Als Anregung für Ihre Event-Community haben wir eine Reihe sehr wertvoller Aspekte herausgearbeitet, von denen Sie profitieren, wenn Sie Ihre Eventplattform für ganzjähriges Engagement Ihrer Community nutzen. Tipps für die konkrete Umsetzung gibt’s immer dazu.

1. Verbindungen zu Events und Meetings knüpfen

Ihre Eventplattform sollte es Ihnen leichtmachen, fesselnde Vor-Ort-Erlebnisse mit dauerhafter Onlinevernetzung zu verknüpfen. Mehr als alle anderen Kontakte festigen Erlebnisse von Angesicht zu Angesicht – ganz gleich, ob in ein und demselben Raum oder in gezielten virtuellen Treffen – ein Gemeinschaftsgefühl, und das auch auf Dauer.

Veranstaltungen geben natürliche Impulse für Communitys. Und Ihre Eventplattform kann Sie dabei unterstützen, das Momentum zu nutzen und den Elan weiterzutragen.
Ihre Eventplattform ermöglicht Ihnen nicht nur, mit Agenda-Funktionen, Programmpunkt-Seiten und Einladungen zu ausgewählten Gruppen vielfältige Zusammenkünfte zu organisieren. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt schlechthin, denn Sie können Ihre Meetings hier auf derselben Plattform laufen lassen, auf der Sie sie auch planen.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Nutzen Sie Ihre Eventplattform nicht einfach nur als einmalige Event-App. Gestalten Sie sie als zentrale Anlaufstelle für regelmäßige Events und Meetings, zum Beispiel:

• Verbandsveranstaltungen und Konferenzen
• Jahreshauptversammlungen
• Gremien-, Ortsgruppen- und Vorstandssitzungen
• 1:1-Videomeetings
• interaktive virtuelle Treffen unterschiedlicher Gruppen

2. Kommunikationswege für alle Teilnehmer*innen offen halten

Das Wort Community spricht Bände. Es hat dieselbe Wurzel wie Kommunikation.

Die besten Eventplattformen sind so angelegt, dass sie es Ihren Community-Mitgliedern leichtmachen, sich auf unterschiedlichste Weise miteinander kurzzuschließen. Das können Likes für Chat-Kommentare sein, Verabredungen zu physischen Treffen oder Zusammenkünfte in 1:1- oder Gruppen-Videomeetings. Betrachten Sie es rundheraus als Ihr eigenes soziales Netzwerk, in dem Sie stets den Daumen auf dem Branding und den allgemeinen Regeln haben.

Das bringt Vorteile für jeden Moment des Teilnehmererlebnisses mit sich, das nun zu einem ganzjährigen wird. Indem Sie allen Beteiligten ermöglichen, sich schon vor einer Veranstaltung zu gemeinsamen Interessen auszutauschen, sorgen Sie dafür, dass vor dem großen Tag alle miteinander warm geworden sind. Während der Veranstaltung selbst gibt die Eventplattform allen Beteiligten deutlich mehr Möglichkeiten, sich in Diskussionsrunden und interaktiven Meetingräumen auszutauschen und gemeinsam Aufgaben zu lösen. Dass Sie Ihre Teilnehmer*innen erfolgreich aktiv eingebunden haben, werden Sie daran sehen, wie sehr sie von sich aus über das Jahr hinweg in Kontakt bleiben und Wissen weitergeben.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Ermöglichen Sie Ihren Event-Community-Mitgliedern, sich untereinander zu vernetzen, und zwar mit folgenden Komponenten Ihres exklusiven Berufsnetzwerks:

• Virtuelle soziale Events für Teams, die sich nicht am selben Ort aufhalten
• „Public Viewing“ für On-demand-Inhalte
• Social-Media-Wall für Posts zu eventbezogenen Hashtags
• Gamification für den Teamgeist und als „Spielwiese“ für Sponsoren 
• Mitgliederprofile mit wichtigen beruflichen Angaben

3. Mit individuellem Zuschnitt der Plattform Markenbekanntheit steigern

Für wiederkehrende Events ist es überaus wichtig, wo immer möglich die Markenbekanntheit zu steigern. TED Talks veranschaulichen perfekt, wie es einer Veranstaltungsmarke gelungen ist, einen beachtlichen Markt für die eigenen On-demand-Videos aufzubauen, die auch noch lange nach dem jeweiligen Live-Event gefragt sind. Starke Marken halten sich ihre Follower*innen bzw. Teilnehmer*innen mithilfe einer engmaschigen Community gewogen, wobei sie geradezu zu Markenbotschafter*innen werden.

Auf einer Event-Community-Plattform können Mitglieder sich für Ihre Veranstaltungen anmelden, Ihre Inhalte und Materialien durchsuchen bzw. verwerten und Ihre Messengerfunktionen nutzen. Und all das in ein und demselben virtuellen Raum, der Ihre Marke vielfältig zur Geltung bringt.

Anders als öffentliche Netzwerke wie Facebook oder LinkedIn geben die Top-Eventplattformen Ihnen die Möglichkeit, Ihre virtuelle Adresse in jedem Detail auf Ihre Marke abzustimmen. Denken Sie hier zum Beispiel an die Farbgestaltung oder an Hintergrundbilder. Und mit zunehmender Zahl an Plattformfunktionen ergeben sich stets weitere Branding-Optionen.

Das bedeutet: Es ist für Ihren Verband, Ihr Unternehmen oder auch Ihre gemeinnützige Organisation ein wirkungsvolles Instrumentarium, mit dem Sie die Treue Ihrer Zielgruppen ausbauen können.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Bieten Sie Sie Ihren Mitgliedern die Vernetzung auf einer Eventplattform an, die die Markenwahrnehmung durch Folgendes steigert:

• Nutzung der Tools Ihrer Eventplattform fürs Event-Branding- und -Design, um mit dem Portal das einzigartige Erscheinungsbild Ihrer Organisation nach außen zu tragen
• Einbindung gebrandeter Produktionselemente in Livestreams sowie vorab aufgezeichnetes Videomaterial, unvergleichlich einfach übrigens mit EventMobi Studio für Livestreaming in Eigenregie
• Bei Bedarf Unterstützung von Livestream-Produktions-Profis, die auf Ihre Marke zugeschnittene Bewegtbilder für Sie erstellen können

4. Mit der Eventplattform Einnahmen für Sponsoren beflügeln

Wieso sollten Ihre Sponsoren bloß bei den eigentlichen Veranstaltungen mitmischen? Die angesprochenen Branding-Möglichkeiten mit Blick auf die ganzjährige Event-Community können auch den Geldgebern in die Karten spielen.

Statt Ihren Sponsoren die Präsenz ihrer Marken nur für die Dauer des Live-Events anzubieten, sind Ganzjahrespakete unter Umständen viel reizvoller. Da darf einiges mehr drin sein als Werbebanner, Sponsoring ausgewählter Programmpunkte und virtuelle Stände, zum Beispiel gesponserte Video-Mediatheken, ganzseitige Anzeigen und Gamification-Aufgaben. Lassen Sie Ihre Sponsoren und Aussteller mal Ihre Eventplattform durchstöbern – dann sehen sie mit eigenen Augen, wie fruchtbar das für den Ausbau der Markenwahrnehmung sein kann.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Steigern Sie die Umsatzoptionen für Sponsoren, indem Sie:

• ganzjährigen Zugriff auf Werbefläche in Banneranzeigen sowie auf der Homepage gewähren
• Optionen für das Branding von Webinaren und anderen Live-Community-Events anbieten
• Produktdemos und Showreels in sponsorengestützte Mediatheken aufnehmen
• Verlosungen von Sponsoren-Give-aways ins Programm einfließen lassen
• monatliche Gamification-Challenges freischalten, die zu Interaktion mit Sponsoreninhalten animieren
• Event-ROI mit konkreten Zahlen und Daten zum Engagement der User*innen belegen

5. Für fundiertes ROI-Reporting und klare Marktsegmentierungen das Engagement tracken

Traditionell war es schwierig, den Führungsetagen glasklare Belege dafür zu präsentieren, dass das Publikum Ihrer Veranstaltung engagiert bei der Sache war und das Bestmögliche aus den Networking-Gelegenheiten herausholen konnte. Doch die jüngsten Entwicklungen auf dem Feld der Eventtechnologie haben die Gegebenheiten förmlich umgekrempelt, denn damit können Sie geradezu auf Knopfdruck Ihren Event-Erfolg messen und den ROI beziffern.

Indem Sie die Möglichkeiten für den Zugriff auf Ihre Eventplattform ausweiten, können Sie weitaus mehr als bisher über Ihre Teilnehmer*innen erfahren. Solche Informationen sind nicht nur wertvoll, wenn Sie Ihre Veranstaltungserfolge für Ihre Sponsoren und Ihre Marketingabteilung nachweisen wollen. Sie können auch neue Sponsoren über die Vorlieben und Gepflogenheiten Ihres Publikums aufklären. Ihre Eventplattform unterstützt Sie also bei dem Bemühen, Ihre Teilnehmer*innen Zielmärkten zuzuordnen.

Zur Veranschaulichung: Wer einen Programmpunkt zu Buchhaltungssoftware von Anfang bis Ende verfolgt, interessiert sich unter Umständen auch für ähnliche Produkte. Und diese Art von Information ist Gold wert für künftige Sponsoren und Veranstaltungspartner.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Dokumentieren und quantifizieren Sie die Teilnehmerinteraktionen, indem Sie Folgendes tracken:

• Teilnahme an Live-Chats, Fragerunden, Live-Umfragen, Diskussionsgruppen, Gamification-Challenges, Aktivitätsfeeds etc.
• Einschaltzeit und Aufmerksamkeit bei Livestream-Programmpunkten und On-demand-Videos
• Besuche an virtuellen Ständen und gebuchte Termine
• Social-Media-Aktivitäten (Shares, Hashtag-Nutzung) aus der Event-Community heraus, und zwar vor, bei sowie nach dem Event
• Resonanz bei Umfragen und Abstimmungen vor und nach der Veranstaltung

6. Ihre Kommunikations- und Marketingstrategie intensivieren

Ihre Event-Community leistet für Ihr Marketing ganze Arbeit.

Regelmäßige Updates und Erinnerungen sorgen nicht nur für Gesprächsstoff mit Blick auf das Event selbst. Vielmehr zahlen sie wie nebenbei auch auf das generelle Marketing Ihrer Organisation ein. Je näher der große Anlass rückt, desto stärker sollten Ihre Inhalte die Vorfreude und Spannung im Hinblick auf die Hauptattraktion fördern. Zu diesem Zweck können Sie beispielsweise Webinare ansetzen, in denen Ihre Referent*innen schon einmal auftreten. Oder lancieren Sie Interviews mit namhaften Gästen oder Redner*innen in Ihrem Blog.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Mit folgenden Komponenten können Sie Ihre Kommunikationskanäle ganzjährig bespielen:

• Push-Nachrichten zu bevorstehenden Events und mit brandaktuellen Meldungen
• E-Mail-Kampagnen, zugeschnitten auf die verschiedenen Teilnehmergruppen
• Rückblicke auf das Event (mit „runden Tischen“, Networking-Anlässen usw.)
• Anregungen und Erkenntnisse aus Trendthemen in Chats und aus allgemein diskutierten Inhalten

7. Quellen und Erkenntnisse der Community unkompliziert bereitstellen

Unser aller zunehmend digitaler Lebensstil verleiht Communitys ein immer größeres Gewicht. Individuen empfinden es als wertvoll, etwas in Gemeinschaft zu gestalten, zu lernen und zu nutzen. Sowohl online als auch offline.

Event-Communitys verbinden Gleichgesinnte. Sie dienen als Inspirationsquelle und animieren die Mitglieder, sich aktiv einzubringen und selbst einen Beitrag zu leisten. Bringen die Mitglieder sich selbst ein, so hat dies einen Mehrwert für die übrigen Teilnehmer*innen, die Sponsoren und Partner und auch die Veranstalter.

Ihre Eventplattform lässt sich in Nullkommanichts zum Dreh- und Angelpunkt für all diese Beiträge, das Wissen und den wechselseitigen Austausch Ihrer Event-Community herrichten.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Lassen Sie Ihre Event-Community-Mitglieder davon profitieren, dass die vielen ihr Wissen und ihre Informationen bereitwillig teilen, indem Sie dies bereitstellen:

• Ein bequem über Mobilgeräte nutzbares Onlineportal für Materialien Ihrer Institution
• Eine mit Suchfunktion ausgestattete Plattform für On-demand-Inhalte
• Eine Onlinebibliothek für Präsentationen und andere Veranstaltungsmaterialien
• Einen Onlinekanal zum Weiterreichen und Kommentieren neuer Erkenntnisse im Kreis der Teilnehmer*innen
• Einen „Onlinehörsaal“ für fortlaufende Seminare, Kurse usw.

8. Mit neuen Optionen für die berufliche Weiterentwicklung aufwarten

Wie oben erwähnt, kann Ihre Event-Plattform vieles von dem integrieren, was an Lernplattformen so reizvoll ist.

Ihre Veranstaltungsplattform ist für Ihre Event-Community die perfekte Adresse für Webinare, interaktive Workshops, Weiterbildungskurse und dergleichen. Mithilfe von Nutzungsstatistiken können Sie sogar minutiös nachverfolgen, wie lange jemand ein bestimmtes Video angeschaut hat. Somit verfügen Sie über harte Fakten, die für die Vergabe von Weiterbildungszertifikaten an Ihre Community-Mitglieder unverzichtbar sind.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Locken Sie Ihre Mitglieder mit dem Mehrwert, beruflich voranzukommen, indem Sie Folgendes anbieten:

• Virtuelle Workshops und Onlinekurse
• Unterrichtsmaterialien, Schulungsvideos und Webinare
• Weiterbildungszertifikate für die Teilnahme an Webinaren

Wie sich Mitgliedschaften auf einer Event-Community-Plattform managen lassen

Bei all den Vorzügen, die Event-Communitys haben, kommt man eigentlich nicht mehr umhin, auf diesen Zug aufzuspringen. Doch da stellt sich die Frage, wie genau man den Schritt schafft, nicht nur periodische Veranstaltungen auf die Bühne zu bringen, sondern darüber hinaus auch eine Event-Community zu etablieren, die von Dauer ist.

Zunächst sollten Sie sich eine Eventplattform beschaffen, die über all die Komponenten verfügt, die es für fortlaufende Events, Kontakte und Interaktionen braucht. Darauf aufbauend gilt es, herauszuarbeiten, wie Sie Ihre Mitgliedschaften ausgestalten. Zum Beispiel können Sie:

• jährliche Mitgliedsbeiträge erheben oder die Event-Community-Zugangsrechte in die gängigen Mitgliedsbeiträge einfließen lassen
• Nichtmitgliedern Tickets für einzelne Events verkaufen, die zeitlich befristeten Zugang zum Eventportal geben
• Mitgliedern kostenlosen oder vergünstigten Zugang zu kostenpflichtigen Events geben
• ausgewählte Materialien und Inhalte nur für Mitglieder freischalten

Um all das zu monetarisieren, brauchen Sie eine Plattform, auf der Sie Teilnehmer*innen in Gruppen einteilen können, denen Sie unterschiedliche Zugriffsrechte für Inhalte und Community-Funktionen geben. Nehmen wir zum Beispiel die Eventplattform von EventMobi: Hier können Sie ganz einfach bedingte Sichtbarkeitsregeln für jede Ihrer Teilnehmergruppen festlegen.

Hiermit können Sie all dies noch vertiefen: Geheimwaffe Event-Community: ganzjährig mit Teilnehmer*innen interagieren

Weshalb Sie gleich heute loslegen sollten

Der plötzliche Wechsel zu Onlineevents am Anfang der Pandemie war eine Herausforderung? Das ist glatt untertrieben. Der Druck, der bei Eventprofis damals für graue Haare sorgte, führte gleichzeitig zu riesigen Fortschritten bei nutzerfreundlicher Eventtechnik. Das wiederum eröffnet Ihnen nun Tür und Tor, Ihr Publikum das ganze Jahr über aktiv einzubinden. Mithilfe von Eventtechnologie können Sie Ihr Publikum also zu einer eingeschworenen Gemeinschaft machen.

Veranstaltungen entfalten dann ihr volles Potenzial, wenn sie Menschen in einer Einheit von Zeit und Ort gemeinsame Erlebnisse verschaffen. Eine Online-Community ersetzt solche Events keineswegs, sondern kann Ihnen einfach als kommunikatives Bindeglied zwischen den Veranstaltungen dienen. Damit können Sie auf dem ursprünglichen gemeinsamen Erlebnis aufbauen, um ein echtes Gefühl der Gemeinsamkeit zu stiften. Auf diese Art und Weise sichern Sie sich eine treue Teilnehmerbasis, die immer schon bereit ist, wenn Ihre nächste Präsenzveranstaltung ansteht.

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