Mit dem richtigen Design erreichen Sie:

• einen starken ersten Eindruck bei Ihren Teilnehmer*innen
• eine angenehme Gesprächsbasis und mehr Networking unter den Gästen
• eine hochwertige Präsentationsfläche für Ihre Marke, Ihre Organisation oder Ihre Sponsoren

Klingt simpel – ist es aber oft nicht. Wenn Sie Ihre Badges noch mit Photoshop, Serienbrief-Funktionen oder gar per Hand erstellen, zählt die Badge-Erstellung wahrscheinlich zu den aufwendigsten und fehleranfälligsten Aufgaben in der Eventplanung. Dabei muss das Gestalten von Event-Badges gar nicht kompliziert zu sein.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein professionelles Event-Badge gestaltet ist und wie Sie die Gestaltung am besten umsetzen.

Was sollte jedes Event-Badge enthalten?

Diese Elemente sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie Badges für Veranstaltungen gestalten:

• Veranstaltungslogo – Unbedingt sollte die Marke Ihres Events auf den Namensschildern zu sehen sein, und zwar klar und deutlich; dies hilft Teilnehmer*innen, die Veranstaltung einzuordnen, und unterstützt das Branding Ihrer Organisation.
• Teilnehmername – Unverzichtbar ist der Personenname; er ist entscheidend für das Netzwerken und für gegenseitige Vorstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Schrift gut lesbar ist.
• Jobtitel der Person – Mit einem Blick auf Funktionsbezeichnungen und Unternehmensnamen kommt das Networking leichter in Gang.
• QR-Code – Mit QR-Codes auf Teilnehmerinformationen, Programmpunkte oder auch das Event als solches verlinken: So können Ihre Aussteller und Sponsoren angenehmer denn je direkt vor Ort Leads sammeln, denn sie haben dabei alle Daten prompt digital parat.
• Attraktivität des Designs – Als ästhetische Blickfänger zahlen Ihre Namensschilder auf die vorteilhafte Präsentation Ihres Events ein. Besser noch: Badges werden damit zu geliebten Erinnerungsstücken – ein Marketingerfolg von unschätzbarem Wert.
• Ribbons – Anhängerbänder sind beliebte Elemente zur Präsentation zusätzlicher Informationen im Zusammenhang mit den Badges. Zum Beispiel lassen sich damit die Funktion von Teilnehmer*innen oder auch der Status von Sponsoren bequem kennzeichnen.

Im Kern zählt beim Layouten von Namensschildern stets zweierlei: Attraktivität und Zweckmäßigkeit.

Den idealen Badge-Designer wählen

Klar, es gibt raffinierte Designsoftware ohne Ende. Doch damit kann man sich leicht verzetteln. Und von Hand Namen und Informationen übertragen? Oder immer wieder neu bei null beginnen? Das ist nicht mehr zeitgemäß.

Wenn Sie sich ein Badge-Design-Konzept überlegen, empfiehlt sich ein genauerer Blick auf folgende Fragen:

• Ist das Badge-Design-Tool mit den Registrierungsdaten synchronisiert? Ihr Badge-Designer sollte entweder die Anmeldedaten wie von selbst übernehmen bzw. nutzen können oder in das Eventmanagementsystem integriert sein. So können Sie Informationen zu Teilnehmer*innen, Referent*innen und Ausstellern bzw. Sponsoren automatisch einfließen und die Badges systemseitig vervollständigen lassen. Das kann Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen und das Fehlerrisiko erheblich minimieren.
• Gehören standardmäßig verschiedene Vorlagen zum Badge-Designer? Eine gute Event-Badge-Design-Software umfasst Designvorlagen, die Sie bequem auf das Branding Ihrer Organisation zuschneiden und eventspezifisch ausgestalten können. Das ist vor allem dann Gold wert, wenn niemand mit Grafik-Know-how zur Stelle ist.
• Kann man das Badge-Design einfach nach eigenen Vorstellungen maßschneidern? Wenn Sie ein bestimmtes Layout oder Design realisieren möchten, halten Sie am besten nach einem Badge-Designer Ausschau, der explizit auch für „Nichtgrafikprofis“ konzipiert ist. Sie werden Drag-and-drop-Funktionen vorfinden, eine nutzerfreundliche Bildschirmansicht und auch die Option, eigene Grafiken hochzuladen.
• Lassen sich Badges serienmäßig erstellen? Bei Großveranstaltungen mit Hunderten oder gar Tausenden von Leuten kann ein Event-Badge-Designer mit Serienbrieffunktion Ihnen sehr viel Arbeit und Mühe ersparen. Damit umgehen Sie die Krux, jedes Namensschild eigenhändig erstellen zu müssen.

Startklar für ein neues Badge-Design-Tool, mit dem Sie die Namensschilder für Ihre Veranstaltung mühelos zu echten Hinguckern machen?

Der EventMobi-Badge-Designer ist direkt in die Eventmanagement-Software integriert. Das ist perfekt für Planer*innen, die Hunderte von Badges benötigen und niemanden für das Grafikdesign in Reichweite haben.

Ihre Teilnehmerdaten sind nicht nur automatisch mit Ihrem Badge-Design-Tool synchronisiert, sondern Sie können auch aus diversen Vorlagen schöpfen, Badges passgenau auf Ihre Organisation abstimmen und in Serie produzieren. Und das ist noch nicht alles! Das Tool ist von Haus aus mit einem Event-CMS verknüpft, dem Experience Manager, mit dem Sie einfach, effektiv und effizient alle Aspekte Ihrer Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen realisieren können.

Melden Sie sich bei unserem Team und sehen Sie, wie wir den Designprozess für Ihre Veranstaltungsausweise auf eine neue Stufe heben können! Oder sehen Sie sich das Video unten an, um mehr zu erfahren.

In sechs Schritten beeindruckende Event-Badges zaubern

Sie haben also Ihre Event-Badge-Design-Software gewählt.

Jetzt gestalten Sie die attraktivsten Badges der Welt! Oder zumindest solche, die perfekt zu Ihrer Veranstaltung passen, etwa für eine Branchenmesse, einen Kongress, eine Jahreshauptversammlung oder auch ein Kundenevent.

Mit den folgenden sechs Schritten können Sie im Handumdrehen Ihre Event-Badges designen, erstellen und aushändigen.

Schritt 1: Ideen sammeln

Bevor Sie richtig loslegen, brauchen Sie Anregungen. Versuchen Sie es mal mit diesen Quellen:

• Pinterest – Diese Onlinepinnwand für Grafiken und Fotos ist eine großartige Adresse. Sie können auf dem Portal nach Event-Badges oder Event-Branding suchen und sich ansehen, was andere Organisationen und Ereignisse zu bieten haben.
• Frühere Designs – Wenn Sie bereits Veranstaltungen im Programm hatten, stöbern Sie in Ihren früheren Badges. Werfen Sie auch einen Blick in Umfragen, die Sie nach vorigen Events durchgeführt haben, und suchen Sie darin nach dem Stichwort Badge oder auch Namensschild, um zu erfahren, was gut oder weniger gut ankam.
• Ähnliche Organisationen – Schauen Sie, was andere Verbände, Vereine, Firmen treiben! So können Sie sich davon abheben und sich Ihren Teilnehmer*innen unverwechselbar präsentieren.
• Brainstorming-Runden – Holen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder*innen und Entscheider*innen an einen Tisch und tragen Sie Ideen zusammen, um gemeinsam eine Ausrichtung festzulegen. So passt Ihr Badge-Design mit Sicherheit zu Ihrer Marke und Ihren Veranstaltungszielen.

Schritt 2: Eine Badge-Vorlage auswählen

Wie bereits erwähnt: Eine mit dem Wichtigsten ausgestattete Badge-Vorlage ist ein wertvolles Hilfsmittel. Wenn Sie Badges für Ihre Veranstaltungen individueller ausgestalten wollen, können kundenspezifische Templates das Mittel der Wahl sein. Ein paar Worte zu beiden Optionen:

• Vorgefertigte Vorlagen – Dies ist eine praktische Sache, wenn Sie nur wenig Zeit haben oder über wenig Erfahrung im Designen verfügen. Laden Sie schnell Ihr Logo hoch, wählen Sie Ihre Farbe(n) und entscheiden Sie, welche Informationen auf den Badges zu sehen sein sollen.
• Maßgeschneiderte Vorlagen – Ist jemand mit Design-Know-how in Reichweite? Haben Sie schon konkrete Vorstellungen? Dann können eigens erstellte Vorlagen sinnvoll sein, denn damit haben Sie besonders gut den Daumen auf Gestaltungs- und Layoutfragen.

Schritt 3: Ihr Event-Badge designen

Liegt die Vorlage bereit, kann die Feinarbeit beginnen. Klären Sie insbesondere dies:

• Ist alles auch aus etwas Entfernung gut zu lesen? Badges für Kongresse, Tagungen und Messen, Konferenz-Namensschilder, Veranstaltungsausweise: Sie müssen schon lesbar sein, bevor man auf Armeslänge an sein Gegenüber herantritt. Das erleichtert die Kontaktaufnahme ungemein.
• Ist die Schrift groß genug? Der Teilnehmername sollte die größte Schrift erhalten, gefolgt von der Funktion bzw. Position und weiteren individuellen Angaben.
• Ist die Reihenfolge der Informationen plausibel? Eine klare Hierarchie dessen, was Sie auf den Badges notieren, hilft Ihrem Publikum, entscheidende Angaben sofort als solche zu erkennen. Probieren Sie verschiedene Schriftgrößen oder Farben für Namen und Funktionen aus.
• Gibt es einen QR-Code? Über QR-Codes auf Event-Badges können die Anwesenden sich bequem untereinander vernetzen und veranstaltungsspezifische Informationen abrufen. Vergessen Sie nicht, die Codes vorab zu testen, damit sie auch wirklich funktionieren, wenn sie ausgedruckt vorliegen.
• Machen sich die Event-Badges gut als Andenken? Wenn Badges optisch etwas hermachen, sind sie wie Eintrittskarten für viele Menschen ein schönes Erinnerungsstück – und wirken damit auch noch lange über das Event hinaus als Marketingmaterial. Vielleicht finden Sie eine tolle Farbkombination in Verbindung mit Ihrem Logo, die den Blick fesselt.
• Sind die richtigen Sponsoren abgebildet? Wenn bei Ihrem Event Sponsoren mit von der Partie sind, können Sie deren Logos auf den Badges platzieren, um ihnen zu besonderer Sichtbarkeit zu verhelfen. Dies kann im Design der Badges für positive Spannung sorgen.

Schritt 4: Badges mit Registrierungsdaten personalisieren

Serienbrieffunktionen können Sie von jetzt an vergessen! Zumindest, wo es um Veranstaltungsbadges geht.

Wie schon erwähnt, synchronisiert EventMobi Ihre Daten zu Ihren Teilnehmer*innen, Ausstellern und Sponsoren mit Ihrer Badge-Design-Software. Es kommt sogar noch besser: Wenn Sie die Eventregistrierungssoftware und den Websitebaukasten von EventMobi nutzen, können Sie im Badge-Designer sogar direkt auf die Teilnehmerdaten zugreifen.

Stehen die Anmeldedaten in Ihrem Event-CMS bereit, können Sie Teilnehmerinfos (Namen, Funktionen usw.) ohne Extraaufwand in Ihre Badges übernehmen. So können Sie mühelos Badges in großen Stückzahlen erstellen und auch die Designs mit wichtigen Teilnehmerinfos personalisieren, zum Beispiel für Referent*innen oder „normale“ Teilnehmer*innen oder auch für Ihre Teammitglieder.

Schritt 5: Event-Badges drucken

Wenn die Schilder für alle Beteiligten erstellt sind, steht das Drucken an. Für den Badge-Druck gibt es mehrere Optionen, passend für Ihren Bedarf, die Größe Ihrer Veranstaltung und Ihr Budget. Werfen wir einen Blick auf einige der besten Badge-Druck-Lösungen:

Badges vorab anfertigen lassen

Sie hätten Ihre Badges gern rechtzeitig vor der Veranstaltung zur Hand, aber Zeit und Mittel sind knapp? Man kann ganz schön nervös werden, wenn man in letzter Minute eine Druckerei oder einen Copyshop sucht oder alle Handgriffe selbst erledigen muss (drucken, zuschneiden, laminieren, Clips und Bänder anbringen). Das kostet unter Umständen mehr Zeit und Energie, als Sie eigentlich erübrigen können.

Mit EventMobis Badge-Druck-vor-Ort-Service bekommen Sie Ihre Badges mühelos und kostengünstig. Nutzen Sie einfach den Badge-Designer für die Gestaltung, schicken Sie uns den Auftrag – und freuen Sie sich über startklare Badges, geliefert in Ihr Büro oder an Ihre Event-Location!

Badges live drucken

Bei größeren Anlässen oder bei einem komplexeren Einlassprozedere kann es sich anbieten, die Veranstaltungsausweise vor Ort zu drucken, also beim Eintreffen der Teilnehmer*innen. Das strafft den Check-in, reduziert Wartezeiten und sorgt für einen perfekten ersten Eindruck. Zudem können Sie mit diesem Live-Badge-Druck auch unangemeldete Gäste schnell und unkompliziert mit persönlichen Badges ausstatten.

Mehr zu den unterschiedlichen Optionen erfahren Sie in unserem Beitrag „Badges für Veranstaltungen: Alle Lösungen im Überblick“.

Schritt 6: Lanyards nicht vergessen!

Gedruckte Event-Badges sind gut und schön, doch sie müssen sich auch bequem und gut sichtbar tragen lassen. Möglichkeiten hierfür gibt es einige; gängig sind insbesondere diese:

• Bänder – Die klassische Option sind Bänder zum Um-den-Hals-Hängen. Solch ein Umhängeband ist nebenbei eine praktische kleine Werbefläche. Warum nicht das Event-Branding oder Logos Ihrer Sponsoren darauf platzieren?
• Ribbons – Dieser Begriff bezeichnet eine Art Ansteckschild, auf dem abgesehen vom Namen der Person weitere Informationen Platz haben, etwa über die berufliche Position oder die Organisation.
• Anstecknadeln und Clips – Wenn es simpel und schnell gehen soll, tun es auch Sicherheitsnadeln, Clips oder Klemmen. Auf der Badge-Rückseite bzw. an der oberen Seite angebracht, lassen sie sich einfach an der Kleidung befestigen.

Wenn Sie eher zierliche, empfindliche oder filigrane Namensschilder gestalten, sollten Sie sie übrigens mit transparenten Hüllen versehen. Bedenken Sie immer: Bänder und Ribbons lassen sich auch mit Ihrem Branding schmücken oder mit Sponsorenlogos versehen. Lassen Sie diese Werbefläche nicht ungenutzt!

Ihr Bonus: mit der Event-Badge-Design-Software Namensschilder für besondere Teilnehmer*innen erstellen

Sie fragen sich, wie Sie schnell und einfach Namensschilder für Podiumsgäste und Referent*innen gestalten können? Mit Ihrer Badge-Design-Software ist dies in nur wenigen Augenblicken erledigt.

Thorben Grosser, EventMobis VP of Product Marketing, verrät Ihnen, wie Sie mit dem Event-Badge-Designer von EventMobi im Handumdrehen professionelle Namensschilder gestalten können. Richten Sie Ihre Badge-Größe einfach als A4 ein und fügen Sie ein vorgefertigtes Design aus einem kostenlosen Design-Tool wie Canva hinzu. Unsere Software nimmt Ihnen die Arbeit ab, Seite für Seite die Namen hineinzukopieren oder abzutippen.

Im Video hier oben können Sie sich dies Schritt für Schritt abschauen.

Gestalten Sie sehenswerte Badges mit EventMobi!

Wenn Sie mit wenig Aufwand ungeahnt attraktive Event-Badges designen möchten, sind Sie bei EventMobi an der richtigen Adresse. Mit dem Badge-Designer und dem Vorab-Druck-Service brauchen Sie kein Grafikdesign-Know-how und kein dickes Budget, um professionelle Veranstaltungsausweise zu gestalten und auszufertigen.

Fassen wir zusammen, wie die Eventmanagement-Plattform von EventMobi das Erstellen von Badges optimieren kann, vom Erfassen der Teilnehmerdaten über das Gestalten des perfekten Layouts bis zum mühelosen Drucken und Bereitstellen:

• Wenn Sie EventMobis Teilnehmermanagement-Software nutzen, stehen Ihre Teilnehmerdaten automatisch in Ihrem Event-CMS bereit. So können Sie sie direkt auf Ihre Badges übertragen.
• Mit EventMobis Drag-and-drop-Badge-Designer können Sie fertige Vorlagen verwenden, aber auch alles im Handumdrehen frei nach Ihren Vorstellungen gestalten.
• Mit dem Badge-Druck-vorab-Angebot können Sie sich mit nur drei Klicks Ihre fertigen Badges schicken lassen. Das Schöne daran für Sie: kein Tüfteln am Drucker im Büro, kein Hin und Her mit Druckereien, keine Fleißarbeit mit Hüllen sowie Badge-Haltern, überhaupt: keine Mühe. Ihre vorab gedruckten Veranstaltungsbadges treffen innerhalb von fünf Werktagen bei Ihnen ein.

The post Event-Badge-Design der Extraklasse in sechs einfachen Schritten appeared first on EventMobi.

Als Eventmanager*in wissen Sie: Der erste Eindruck zählt. Besonders bei größeren Veranstaltungen ist ein reibungsloser Check-in und die schnelle Ausgabe von Badges für die Teilnehmer*innen entscheidend. Hier kommt der Live-Badge-Druck ins Spiel – eine moderne Lösung, die Ihnen ermöglicht, Namensschilder direkt vor Ort zu drucken. Aber wie funktioniert das genau, welche Optionen stehen zur Verfügung, und welche Lösung passt am besten zu Ihrer Veranstaltung? In diesem Blogpost geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick.

Wie funktioniert Live-Badge-Druck?

Der Live-Badge-Druck oder auch „Live Badge Printing“ beschreibt den Prozess, bei dem Namensschilder direkt vor Ort gedruckt werden, sobald Teilnehmer*innen an der Veranstaltung eintreffen. Anstelle von vorab gedruckten Badges ermöglicht diese Methode für den Badge-Druck es, auch kurzfristige Anmeldungen oder Änderungen unkompliziert zu berücksichtigen. Das ist besonders bei Events mit vielen Teilnehmenden vorteilhaft.

Typischerweise läuft der Prozess wie folgt ab: 

Am Check-in geben die Veranstaltungsbesucher*innen Ihre Daten an und erhalten sofort ihr frisch gedrucktes Badge. Alternativ führen Sie den Check-in selbst durch und scannen einen QR-Code, woraufhin ihre Daten abgerufen und der Druck des Badges veranlasst wird. Ein Laptop, ein Drucker sowie eine zuständige Person sorgen für den schnellen Ablauf. Sie können diese Aufgabe selbst übernehmen oder auf einen Full-Service-Anbieter wie EventMobi zurückgreifen.

Vorteile und Nachteile des Onsite-Badge-Printings

Der Live-Badge-Druck ist einer von mehreren Badge-Druck-Lösungen – diese erklären wir im Blogbeitrag „Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick“ im Detail. Im Gegensatz zu digitalen Badges oder vorgedruckten Badges bringt das Drucken vor Ort seine eigenen Vorteile und Herausforderungen mit sich:

Vorteile:

• Flexibilität: Sie können Änderungen in letzter Minute problemlos verarbeiten. Neue Teilnehmende oder geänderte Informationen werden sofort berücksichtigt.
• Personalisierung: Jedes Badge kann spezifisch angepasst werden.
• Effizienz: Teilnehmer*innen erhalten ihr Namensschild unmittelbar nach dem Check-in, was den gesamten Ablauf beschleunigt.

Nachteile:

• Technische Abhängigkeit: Sie sind auf die Technik vor Ort angewiesen. Bei Problemen mit Druckern oder Scannern kann es zu Verzögerungen kommen.
• Personeller Aufwand: Mindestens eine Person muss für den reibungslosen Ablauf verantwortlich sein und sich um die Technik kümmern.
• Kosten: Der Einsatz von Druckern, Scannern und Software bringt Kosten mit sich, besonders wenn Sie Geräte mieten oder kaufen müssen.

Voraussetzungen: Technische und personelle Ressourcen

Um Live Badge Printing auf Ihrer Veranstaltung zu ermöglichen, benötigen Sie die richtige technische und personelle Ausstattung. Je nach Größe des Events sind dies in der Regel:

• Technik: Ein Laptop, ein Drucker und gegebenenfalls ein Scanner, wenn QR-Codes zum Einsatz kommen. EventMobi bietet eine praktische DIY-Box, die alle benötigten Geräte enthält.
• Software: Eine Check-in-App, die den Prozess des Badge-Drucks verwaltet, wie etwa die Event-App von EventMobi.
• Personal: Mindestens eine Person, die den Badge-Druck koordiniert, ist vor Ort erforderlich.

Für welche Veranstaltungen eignet sich der Live-Badge-Druck?

Live-Badge-Druck ist besonders sinnvoll für mittlere bis große Veranstaltungen, ab etwa 200 Teilnehmer*innen. Wenn viele Gäste erwartet werden und es wichtig ist, Namensschilder flexibel und personalisiert zu drucken, ist diese Lösung ideal. Auch Konferenzen, Messen oder Netzwerkveranstaltungen profitieren davon, da die Teilnehmer*innen direkt mit einem personalisierten Badge ausgestattet werden und eventuelle Änderungen während des Events einfach eingearbeitet werden können.

Lösungen für den Vor-Druck von Event-Badges

Event Badges live vor Ort drucken – das funktioniert nicht nur auf eine Art und Weise. Je nach Anforderungen und Budget haben Sie mehrere Möglichkeiten.

Label zum Aufkleben

Die kostengünstigste Variante: Vor Ort wird nur ein Label mit den persönlichen Informationen gedruckt, die dann auf ein vorgedrucktes Badge aufgeklebt wird. Dies können Ihre Teilnehmer*innen übrigens auch selbst durchführen – über einen QR-Code, den sie am Einlass scannen. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich zum Self-Service-Drucker auch einen Scanner.

Komplettes Badge drucken

Es gibt auch die Möglichkeit, das komplette Badge vor Ort zu drucken. Das Ergebnis sind persönliche Namensschilder „aus einem Guss“, ohne aufgeklebten Teil. Allerdings erfordert das, je nach gewünschtem Badge-Material und -Design, teurere Drucker, und ist insgesamt eine kostspieligere Lösung. Das Drucken pro Badge dauert zudem länger. Entscheiden Sie sich für diese Variante, benötigen Sie auf jeden Fall Personal vor Ort, das das Drucken durchführt.

Ein starkes Badge-Design kann einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung haben. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das ideale Event-Badge gestalten.

Zum Blogbeitrag

Die Umsetzung: DIY oder Full-Service?

Nun kennen Sie die technischen Möglichkeiten des Live-Badge-Printings, aber fragen sich wahrscheinlich, wie Sie das Drucken vor Ort am besten organisieren. Im Grunde haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie und Ihr Team gehen das Thema auf eigene Faust an, oder Sie geben es in die Hände eines Profis, der sich um die Technik kümmert.

DIY: Badge-Druck selbst umsetzen

Mit der DIY-Lösung können Sie den Badge-Druck vor Ort selbst in die Hand nehmen. EventMobi bietet dafür eine praktische DIY-Box, die alle benötigten Geräte enthält. So sind Sie flexibel und können bei Bedarf zusätzliche Badges ausdrucken oder Änderungen vornehmen.

Vorteile:

• Hohe Flexibilität bei der Ausgabe und Anpassung der Badges
• Geringere Kosten im Vergleich zum Full-Service
• Kontrolle über den gesamten Prozess

Nachteile:

• Hoher personeller Aufwand vor Ort
• Technische Probleme müssen eigenständig gelöst werden

Full-Service: Badge-Druck-Profi vor Ort

Wenn Sie technischen Stress vermeiden möchten, bietet EventMobi eine Full-Service-Lösung an. Hierbei unterstützt Sie eine*n Expert*in vor Ort, der*die sich um den Aufbau der Technik und die Behebung möglicher Probleme kümmert.

Vorteile:

• Minimales Risiko durch technische Betreuung vor Ort
• Professionelle Unterstützung bei der Einrichtung und dem Druck
• Ideal für Veranstaltungen mit hohen Anforderungen an die Badge-Qualität

Nachteile:

• Höhere Kosten im Vergleich zur DIY-Lösung

Erfahren Sie mehr über die Badge-Druck-Lösungen von EventMobi.

So treffen Sie die richtige Entscheidung

Live-Badge-Druck ja oder nein – und wenn nein, welche Alternative kommt infrage? Um die richtige Entscheidung für Ihre Veranstaltung zu treffen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wie viele Teilnehmer*innen erwarten Sie? Bei kleineren Events lohnt sich der Live-Badge-Druck oft nicht. Ab ca. 200 Teilnehmer*innen kann er jedoch den Ablauf erheblich beschleunigen.
• Welche Flexibilität benötigen Sie? Wenn Änderungen an der Gästeliste oder den Teilnehmerdaten wahrscheinlich sind, bietet der Live-Badge-Druck entscheidende Vorteile.
• Welches Budget steht zur Verfügung? Kalkulieren Sie die Kosten für Technik, Software und Personal. EventMobi bietet Ihnen sowohl DIY- als auch Full-Service-Optionen, sodass Sie flexibel auf Ihr Budget reagieren können. Tipp: Lesen Sie unseren Blogbeitrag zum Thema Event-Budget, um Ihre Ausgaben perfekt planen zu können.
• Wie sehen Ihre personellen Ressourcen aus? Haben Sie Leute im Team, die technisch versiert sind und den Badge-Druck vor Ort installieren und betreuen können? Wenn nicht, könnten Sie bei der DIY-Variante in Schwierigkeiten kommen.

Wenn das Drucken vor Ort generell zu teuer ist und Flexibilität eine untergeordnete Rolle spielt, können Sie auf vorbereitete Badges zurückgreifen – das Drucken über einen Druckservice liefert professionelle Ergebnisse bei geringeren Kosten. 

Hier erfahren Sie mehr über vorbereitete Badges.

Häufige Fragen zum Live-Badge-Druck

Wie funktioniert das Event Badges Drucken als Self-Service?

Ihre Gäste können ihre Namensschilder selbst drucken, und zwar über einen QR-Code, den sie am Einlass scannen. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich zum Drucker auch einen Scanner.

Wie können Check-in und Badge-Druck verknüpft werden?

Einlasssystem und Badge-Druck lassen sich hervorragend miteinander verknüpfen, um den Check-in-Prozess bei Veranstaltungen effizienter und professioneller zu gestalten. Die Teilnehmenden erhalten ihr Badge sofort, nachdem sie sich registriert haben. Das funktioniert sowohl mit als auch ohne Self-Service. Besonders schnell geht es, wenn das Badge direkt gedruckt wird, sobald ein personalisierter QR-Code präsentiert wird.

Wie funktioniert automatisierter Badge-Druck?

Beim automatisierten Badge-Druck werden die persönlichen Informationen der Teilnehmenden automatisch mit der Badge-Designvorlage verknüpft und gedruckt. Der Druckprozess wird durch die Software ausgelöst, sobald eine Registrierung abgeschlossen oder verifiziert wurde. Der Druck erfolgt vollautomatisch ohne manuelle Eingaben – somit kann er an Self-Service-Terminals von den Gästen selbst durchgeführt werden.

Fazit: Live-Badge-Druck für Ihren professionellen Auftritt

Der Live-Badge-Druck bietet Ihnen eine flexible, schnelle und personalisierte Möglichkeit, Namensschilder für Ihre Teilnehmer*innen zu drucken. Ob DIY oder Full-Service – EventMobi bietet Ihnen die passenden Lösungen für Events jeder Größe. So stellen Sie sicher, dass Ihr Event-Check-in reibungslos verläuft und Ihre Teilnehmer*innen von Anfang an einen positiven Eindruck erhalten.

Erfahren Sie, wie Sie mit EventMobi’s Eventmanagement-Software und Badge-Druck-Services die perfekten Badges erstellen und großartige Veranstaltungen realisieren.

Zur Badge-Druck-Lösung von EventMobi

The post Live-Badge-Druck für Events: Das sind die besten Optionen appeared first on EventMobi.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein professionelles Event-Badge erstellen, das Ihre Konferenz aufwertet und Ihre Teilnehmer*innen begeistert – und wie Sie die richtige Lösung für den Badge-Druck finden.

Kurz und knapp: Darauf kommt es bei einem Konferenz-Badge an

Ein Konferenz-Badge dient nicht nur der Identifikation der Teilnehmer*innen, sondern auch der Funktionalität und dem Gesamteindruck Ihrer Veranstaltung. Damit das Badge seinen Zweck erfüllt, sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Networking fördern – der Einstieg ins Gespräch

Bei einer Konferenz steht das Networking im Vordergrund. Doch oft fällt es den Teilnehmer*innen schwer, aufeinander zuzugehen, wenn der Name oder die Funktion einer Person nur schwer zu lesen sind. Badges müssen das Networking erleichtern, indem sie wichtige Informationen wie Namen und Unternehmen sofort erkennbar machen. Besonders bei großen Veranstaltungen hilft es, den Vornamen besonders groß und deutlich zu drucken, um sofort eine persönlichere Atmosphäre zu schaffen.

2.  Zugangskontrolle – wer darf wohin?

Wenn Ihre Konferenz unterschiedliche Zugangsbereiche wie Workshops, VIP-Lounges oder spezielle Vorträge bietet, muss das Badge als Zugangspass fungieren. Ein Beispiel: Bei einem großen Kongress mit 500 Teilnehmer*innen könnten Sie für VIP-Gäste eine goldene Farbe oder ein besonderes Symbol auf dem Badge verwenden, um schnell sichtbar zu machen, wer Zugang zu exklusiven Bereichen hat.

Mögliche Markierungen für Zugangsberechtigungen:

• Farbcodes (z. B. Rot für VIP, Blau für reguläre Teilnehmer*innen)
• Symbole (z. B. Sternchen für Speaker*innen)
• Besondere Materialien (z. B. glänzende Badges für VIPs)

3. Mehrtägige Konferenzen – robuste und wiederverwendbare Badges

Gerade bei mehrtägigen Konferenzen ist es wichtig, dass die Badges langlebig und hochwertig sind. Ein Badge, das bereits am zweiten Tag abgenutzt aussieht, hinterlässt einen schlechten Eindruck. Setzen Sie auf hochwertige Materialien, die nicht nur widerstandsfähig sind, sondern auch den Umweltaspekt berücksichtigen – etwa recycelte Kunststoffe oder Papiere mit Schutzbeschichtungen, die Feuchtigkeit und Abnutzung standhalten.

Inhalte: Was gehört auf ein Konferenz-Badge?

Ein gutes Konferenz-Badge enthält alle wichtigen Informationen, um den Austausch unter den Teilnehmer*innen zu fördern und dem Veranstalter*innen-Team die Zugangskontrolle zu erleichtern. Idealerweise unterstützt es außerdem das Branding der Veranstaltung. 

Die typischerweise wichtigsten Informationen sind:

• Name der Teilnehmer*innen: Groß und deutlich sichtbar. Vorname und Nachname sollten klar getrennt sein.
• Unternehmen/Organisation: Wichtig fürs Networking – so wissen Ihre Teilnehmer*innen sofort, mit wem sie sprechen.
• Funktion/Position: Gerade bei beruflichen Konferenzen bietet die Angabe der Position zusätzlichen Mehrwert.
• Zugangsberechtigungen: Wenn Ihre Konferenz verschiedene Bereiche hat, sollten Sie dies auf dem Badge kennzeichnen (z. B. durch Farben, Symbole oder QR-Codes).
• Event-Name bzw. Logo: Fördert das Branding und dient auch als Erinnerungsstück für die Teilnehmer*innen.
• Individuelle Informationen: Je nach Konferenz können Sie zusätzliche Informationen wie Social-Media-Handles oder QR-Codes hinzufügen, die den Teilnehmer*innen ermöglichen, sich direkt zu vernetzen. Aber Achtung: Überladen Sie Ihre Badges nicht mit Informationen!

Weniger ist mehr: Konzentrieren Sie sich darauf, dass die wichtigsten Informationen – vor allem der Name – prominent hervorstechen und gut lesbar sind.

Badges für Konferenzen gestalten: Was bei Design und Layout zu beachten ist

Die Gestaltung eines Badges muss funktional und ansprechend zugleich sein. Es sollte nicht nur gut lesbar sein, sondern auch das Branding Ihrer Konferenz widerspiegeln.

Lesbarkeit sicherstellen – Informationen auf den ersten Blick

Lesbarkeit ist der Schlüssel zu einem guten Badge. Verwenden Sie daher klare Schriftarten, die auch auf Distanz gut lesbar sind. Der Name der Teilnehmer*innen sollte in einer deutlich größeren Schriftgröße dargestellt werden als andere Informationen. Aber Achtung: Verzichten Sie dabei auf Großbuchstaben; diese sind nämlich schwerer lesbar. 

Die Schriftfarben sollten im Kontrast zum Hintergrund stehen. Ein dunkelblauer Schriftzug auf einem hellgrauen Hintergrund bietet beispielsweise hohe Lesbarkeit.

Tipp: Verwenden Sie keine verspielten oder dekorativen Schriftarten – klare, serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica sind ideal.

Branding – Die Konferenz als Marke inszenieren

Ihr Badge ist ein wichtiges Branding-Element. Nutzen Sie es, um die visuelle Identität Ihrer Veranstaltung zu stärken. Integrieren Sie das Logo Ihrer Konferenz sowie das Corporate Design (Farben, Schriften), um das Badge professionell wirken zu lassen. Das schafft einen hohen Wiedererkennungswert und gibt Ihrer Veranstaltung einen professionellen Rahmen.

Farbcodierung – Mehr Übersicht für große Konferenzen

Wenn Ihre Konferenz viele Teilnehmergruppen oder unterschiedliche Zugangsbereiche hat, kann eine clevere Farbcodierung helfen. Farbcodierungen schaffen auf einen Blick Klarheit darüber, wer zu welcher Gruppe gehört oder welche Zutrittsrechte sie haben.

Beispiel: Verwenden Sie für Sprecher*innen grüne Badges, für VIP-Gäste goldene und für normale Teilnehmer*innen blaue Badges. So erkennt das Personal sofort, welche Person in bestimmte Bereiche darf oder besondere Privilegien genießt.

Tipp: Bedrucken Sie das Badge von beiden Seiten gleich – so sind die Informationen immer lesbar, auch wenn das Schild einmal verdreht ist.

Tauchen Sie noch weiter ins Thema ein und erfahren Sie, wie Sie in 6 Schritten zum perfekten Badge-Design gelangen.

Mehr über Badge-Design erfahren

Die richtigen Materialien

Ein gutes Badge sollte langlebig und angenehm zu tragen sein, ohne dabei die Umwelt unnötig zu belasten. Die für Konferenz-Badges üblichen Materialien sind:

• Papier: eignen sich besonders für Veranstaltungen mit kurzer Dauer oder einem begrenzten Budget. Wer Wert auf Nachhaltigkeit legt, sollte auf recycelbares oder FSC-zertifiziertes Papier achten.
• Kunststoff: Badges aus Kunststoff, insbesondere aus PVC, zeichnen sich durch ihre Robustheit und Langlebigkeit aus. Sie sind ideal für mehrtägige Events oder Outdoor-Veranstaltungen, da sie wasser- und reißfest sind. Allerdings ist Kunststoff weniger umweltfreundlich – es sei denn, man entscheidet sich für recycelte oder biologisch abbaubare Varianten.
• Karton: Karton stellt eine beliebte Alternative zu Kunststoff dar, da er stabiler als einfaches Papier, aber umweltfreundlicher als Plastik ist. Er ist eine gute Wahl für hochwertige Veranstaltungen, bei denen ein stilvolles Erscheinungsbild gefragt ist. Auch hier können recycelte Materialien verwendet werden, um die Umweltbelastung zu reduzieren.

Tipp: Wir empfehlen laminierten Karton als Material für Konferenz-Badges: Es ist stabil und hält auch mehreren Konferenztagen stand. Auf eine Hülle aus Plastik können Sie verzichten. 

Die passende Befestigung 

Auch über die Befestigung sollten Sie sich Gedanken machen: Wie wird das Badge am Körper getragen? Hier stehen Schilder mit Anstecknadeln oder Magnet-Clips sowie sogenannte Lanyards (Schlüsselbänder) zur Wahl. Lanyards sind die beliebteste Option, weil sie einfach um den Hals getragen werden können. Wenn Sie sich für eine umweltfreundliche Variante entscheiden wollen, verwenden Sie Lanyards aus recyceltem Polyester.

Templates für Konferenz-Badges

Bei der Gestaltung der Badges können Templates sehr hilfreich sein: Sie enthalten bereits ein passendes Layout mit den wichtigsten Elementen, sodass Sie nur noch anpassen müssen. Ein professionelles, modernes Design ist hier entscheidend. 

Bei der Suche nach Vorlagen werden Sie im Badge-Designer von EventMobi fündig. Dieser ist Teil von Eventmobi’s Eventmanagement-Software und enthält viele Designvorlagen, die Sie an Ihre Bedürfnisse und das Branding Ihres Events anpassen können.

Lösungen für den Badge-Druck – Welche Optionen gibt es?

Für den Druck und die Produktion Ihrer Badges stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Empfehlenswert für Konferenzen in Präsenz sind zwei Varianten: der professionelle Druck im Vorfeld über einen Druckservice und das Drucken vor Ort mit Printer-Terminals.

Digitale Badges – kein Druck erforderlich

Die einfachste Lösung sind digitale Badges, die über eine Event-App verfügbar sind. Sie eignen sich ideal für kleinere Veranstaltungen und Geschäftstreffen.

Mit digitalen Badges in der EventMobi-App können Sie ganz einfach Zugangskontrollen durchführen und Anwesenheiten verfolgen, indem die Teilnehmer*innen einen QR-Code auf ihrem digitalen Badge präsentieren.

Am besten geeignet für:

• Unternehmensmeetings und Team-Events
• Kleine bis mittelgroße Events
• Einfache Registrierung
• Events, die Teilnehmer*innen-Tracking erfordern

Selbstgedruckte Badges – günstige Lösung für kleinere Events

Mit Badge-Design-Tools wie EventMobis Badge Designer können Sie ansprechende Badges mit Ihrem Computer und einem einfachen Drucker erstellen. Einfach drucken, in Hüllen einlegen – fertig! Diese Strategie funktioniert gut für kleine Veranstaltungen und ist kostengünstig. Allerdings wird es aufwändig, wenn mehr als 100 Teilnehmende erwartet werden.

Am besten geeignet für:

• Kleine Veranstaltungen ohne Last-Minute-Anmeldungen
• Interne Team-Events
• Kostenbewusste Planer*innen

Badges professionell im Voraus drucken lassen – Professionelle Ergebnisse für große Veranstaltungen

Wenn Sie eine größere Konferenz planen, ist es ratsam, die Badges im Voraus von einem professionellen Druckdienstleister anfertigen zu lassen. So können Sie sicherstellen, dass alle Badges in einheitlicher Qualität und pünktlich geliefert werden. Einige Anbieter bieten sogar die Möglichkeit, besondere Veredelungen wie glänzende Oberflächen oder Prägedruck zu verwenden, um die Badges noch hochwertiger wirken zu lassen. EventMobi bietet innerhalb des Badge-Designers die Option, Ihr fertiges Design sofort drucken zu lassen – Sie erhalten Ihre fertigen Badges aus hochwertigen Materialien im Regelfall innerhalb von 7 Werktagen.

Am besten geeignet für:

• Veranstalter, die Unterstützung bei Druck und Logistik benötigen
• Organisationen mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr
• Veranstaltungen mit eigenem Check-in-Personal
• Teams, die besonderen Wert auf Qualität und Konsistenz legen

Vorgedruckte Badges und Etikettendruck

Wenn Ihre Konferenz viele spontane Anmeldungen oder Änderungen hat, kann es sinnvoll sein, Badges direkt vor Ort zu drucken. Der Vorteil: Sie können schnell und flexibel auf Änderungen und Last-Minute-Besucher*innen reagieren.

Wenn Sie einen professionellen Look erreichen, aber flexibel bleiben möchten, können Sie vorgedruckte Badges mit Etikettendruck vor Ort kombinieren. Das heißt: Beim Check-in werden die persönlichen Daten der Teilnehmer*innen auf ein Etikett gedruckt und im Anschluss auf die Badge-Basis geklebt. Diese Methode spart Geld, wenn Sie viele Veranstaltungen planen, weil Sie die Badge-Basis einfach mehrfach verwenden können. 

Mit einem guten Etikettendrucker wie dem Brother QL-820WNB können Sie gestochen scharfe Etiketten einfach selbst drucken. Wenn Sie keine Drucker kaufen möchten, bietet EventMobi einen Hardware-Verleih an – und auf Wunsch auch Supportpersonal vor Ort.

Am besten geeignet für:

• Veranstaltungen mit laufenden Registrierungen und Walk-ins
• Organisationen mit vielen Events
• Konferenzen, die Flexibilität bis zur letzten Minute benötigen
• Teams, die Qualität ohne hohe Kosten wünschen

Live-Badge-Druck

Für maximale Flexibilität bei großen Veranstaltungen können Sie Badges live beim Check-in drucken. Diese Methode eignet sich perfekt für Konferenzen mit vielen Teilnehmenden und kurzfristigen Änderungen. Da diese Lösung kostenintensiv ist, wird sie meist als Full-Service-Angebot genutzt – Unternehmen wie EventMobi übernehmen alles, von Druckern über Backup-Systeme bis hin zum technischen Support vor Ort.

Am besten geeignet für:

• Veranstaltungen mit einer hohen Anzahl an Teilnehmenden
• Viele kurzfristige Registrierungen
• Konferenzen, die maximale Flexibilität erfordern
• Events mit gebrandeten Check-in-Kiosken

Erfahren Sie noch mehr zum Thema: In unserem Artikel „Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick“ stellen wir die genannten und weitere Lösungen im Detail vor.

Fazit: Überzeugen Sie mit professionell gestalteten Konferenz-Badges

Das Design von Konferenz-Badges mag wie ein kleines Detail der Veranstaltungsplanung wirken, aber es hat großen Einfluss auf die Erfahrung der Teilnehmer*innen – von dem Moment an, in dem sie eintreffen. Ein gut gestalteter Ausweis erleichtert nicht nur die Orientierung und schafft Sicherheit, sondern fördert auch den Austausch. Er verwandelt lockere Gespräche in wertvolle Kontakte und hinterlässt bleibende Eindrücke, die weit über das Event hinausreichen.

Erfahren Sie, wie Sie mit EventMobi’s Eventmanagement-Software und Badge-Druck-Services die perfekten Badges erstellen und großartige Konferenzen veranstalten.

Zur Badge-Druck-Lösung von EventMobi

The post Perfekte Konferenz-Badges gestalten – Der große Guide appeared first on EventMobi.

Event-Badges – persönliche Ausweise, mit denen alle Teilnehmer*innen ausgestattet werden – erfüllen mehrere Funktionen auf einer Veranstaltung. Für die Gestaltung und Form dieser Namensschilder gibt es jedoch viele Möglichkeiten. Einfache Badges aus Papier sind ebenso denkbar wie stabile Exemplare aus Plastik oder laminiertem Karton, auf Wunsch mit grafischen Effekten veredelt. Oder Sie stellen digitale Ausweise zur Verfügung, die über eine Event-App genutzt werden. 

Bei der Auswahl der passenden Event-Badges ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis entscheidend: Die Qualität der Badges sollte Ihren Anforderungen entsprechen, ohne Ihr Budget zu überschreiten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Lösungen es gibt und wie Sie die richtige Entscheidung treffen.

Wann sind Event-Badges auf einer Veranstaltung unverzichtbar?

Event-Badges verraten nicht nur den Namen ihrer Träger*innen und erleichtern dadurch das Networking auf einer Veranstaltung. Sie stellen auch sicher, dass nur autorisierte Personen Zutritt zur Location oder bestimmten Bereichen haben, und verleihen dem Event ein professionelles Image.

In folgenden Fällen sollten Sie unbedingt auf Event-Badges setzen:

1. Veranstaltungen mit Networking-Anteil: Da Event-Badges den Namen und oft die Funktion oder das Unternehmen der Teilnehmenden sichtbar machen, wird der Austausch unter den Teilnehmer*innen erleichtert.
2. Mehrere Veranstaltungsbereiche: Wenn Ihre Veranstaltung verschiedene Zonen, Workshops oder Vorträge umfasst, können Badges den Zugang zu bestimmten Bereichen steuern.
3. Sicherheitsanforderungen: Bei Events, die sensible Informationen behandeln oder hochrangige Gäste haben, sind Badges zur Sicherstellung der Zutrittskontrolle unerlässlich.

Bei zwanglosen Zusammenkünften oder Firmenfeiern ohne spezielle Zugangskontrollen sind Badges meist nicht erforderlich. Das Gleiche gilt, wenn die Teilnehmendenzahl überschaubar ist und sind die Teilnehmenden bereits kennen. 

Bei professionellen Veranstaltungen sind Event-Badges in der Regel sinnvoll bis notwendig, um den Zutritt zu regeln, Sicherheit zu gewährleisten und Networking zu fördern. Allerdings gibt es große Spielräume hinsichtlich Aufwand und Kosten. Wir geben eine Übersicht über Ihre Möglichkeiten. Los geht’s!

Übrigens: Wenn Sie eine Konferenz planen, lesen Sie unbedingt unseren Beitrag speziell zu Konferenz-Badges!

Schritt 1: Drucklösung wählen

Für den Druck und die Produktion Ihrer Badges stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Die nachfolgenden Beschreibungen der einzelnen Optionen helfen Ihnen bei der Entscheidung.

Option 1: Digitale Badges

Als Alternative zu traditionellen gedruckten Badges bietet die moderne Event-Technologie inzwischen auch die Option digitaler Badges. Es handelt sich um elektronische Namensschilder, die auf dem Smartphone oder Tablet angezeigt werden – entweder über eine Event-App oder per E-Mail zugänglich gemacht. Die Badges enthalten in der Regel einen QR-Code oder NFC-Technologie. Die Teilnehmer*innen zeigen ihr Badge einfach vor, um Zugang zur Veranstaltung oder zu einzelnen Sessions zu erhalten. 

Im Gegensatz zu gedruckten Badges aus Papier oder Plastik erzeugen digitale Badges weder Druckkosten noch Abfall. Auch die aufwändige Verteilung entfällt. Was allerdings auch entfällt, sind die positiven Effekte gedruckter Badges: das einfache Netzwerken, da der Name und das Unternehmen für jeden sichtbar sind, die Identifikation mit dem Event und der professionelle Eindruck. Digitale Badges eignen sich deshalb vor allem für kleineren Veranstaltungen wie Seminaren oder internen Meetings, bei denen die Badges lediglich der Registrierung dienen.

Geeignet für:

• kleine bis mittelgroße Veranstaltungen mit technikaffinen Teilnehmer*innen, bei denen ein digitaler Zugang sowohl bequem ist als auch erwartet wird.

Vorteile:

• Schnell und einfach – kein Aufwand für Design, Druck und Verteilung der Badges
• Sehr nachhaltig

Nachteile:

• Persönliche Informationen der Teilnehmer*innen sind nicht sichtbar, was das Netzwerken erschwert
• Professioneller Eindruck durch Badge-Designs im Corporate Design entfällt

Option 2: Vorbereitete Badges

Der Klassiker bei kleinen bis mittelgroßen Veranstaltungen: Die Badges werden im Vorfeld vom Veranstalter vorbereitet und am Tag des Events an die Teilnehmer*innen verteilt.

DIY-Lösung

Dies ist die kostengünstigste Lösung für physische Event-Badges: Sie drucken Ihre Badges selbst mit Ihrem eigenen Drucker. Plastikhüllen mit Lanyards können Sie im Bürohandel kaufen bzw. online bestellen. Selbst drucken funktioniert natürlich nur bei Papier-Badges (es sei denn, Sie haben Zugang zu Spezial-Druckern für andere Materialien). Wichtig: Machen Sie Testdrucke und stellen Sie sicher, dass Ihr Design vollständig, nahtlos und farbecht wiedergegeben wird. Der Nachteil dieser Option ist der hohe Aufwand, da Sie die Badges nicht nur selbst drucken, sondern auch zuschneiden und in die Plastikhüllen stecken müssen.

Geeignet für:

• Kleine Events bis ca. 100 Teilnehmer*innen mit sehr limitiertem Budget

Vorteile:

• Kann verhältnismäßig günstig umgesetzt werden
• Kein Risiko von technischen Fehlern beim Drucken vor Ort

Nachteile:

• Unflexibel: Zusätzliche Teilnehmer*innen oder geänderte Informationen können nur per Hand oder mit einem Drucker vor Ort aufgenommen werden.

Drucken lassen

Bei größeren Stückzahlen, besonderen Materialien und höheren Qualitätsanforderungen empfiehlt es sich, die Badges professionell drucken zu lassen. Hier können Sie sich an einen beliebigen Druckservice oder einen Spezialanbieter für Badge-Drucke wenden. EventMobi bietet innerhalb des EventMobi Badge-Designers die Option, Ihr Design sofort drucken zu lassen – Sie erhalten Ihre fertigen Badges aus hochwertigen Materialien im Regelfall innerhalb von 5-7 Werktagen.

Geeignet für:

• Mittlere Events (ab ca. 100 Teilnehmer*innen)

Vorteile:

• Kann verhältnismäßig günstig umgesetzt werden
• Kein Risiko von technischen Fehlern beim Drucken vor Ort

Nachteile:

• Unflexibel: Zusätzliche Teilnehmer*innen oder geänderte Informationen können nur per Hand oder mit einem Drucker vor Ort aufgenommen werden.

Option 3: Vorgedruckte Badges + Etikettendruck vor Ort (On-site printing)

Eine moderne und effiziente Lösung beim Badge-Druck, die sich bereits bei Events ab ca. 200 Teilnehmer*innen lohnt, besteht darin, Etiketten mit den persönlichen Informationen direkt am Einlass auf der Veranstaltung zu drucken, die dann auf vorbereitete Badges geklebt werden. Dazu werden mindestens ein Laptop, ein Drucker und eine Person benötigt, die den Prozess durchführt. Über ein spezielles Programm werden die Daten der Teilnehmer*innen gesucht und der Druck des jeweiligen Badges veranlasst. Das Drucken können Ihre Teilnehmer*innen übrigens auch selbst durchführen – über einen QR-Code, den sie am Einlass scannen. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich zum Drucker auch einen Scanner. 

Sie können den Badge-Druck vor Ort selbst durchführen. Hierfür benötigen Sie die entsprechende Technik und Personal – EventMobi bietet die Möglichkeit, die Hardware zu mieten; Sie bekommen Label-Drucker und Scanner dann bequem geliefert. Alternativ können Sie sich vom EventMobi-Team vor Ort unterstützen lassen.

Geeignet für:

• Mittlere bis große Events (ab ca. 200 Teilnehmer*innen)

Vorteile:

• Flexibilität: Wenn Teilnehmer*innen hinzukommen oder sich Informationen ändern, können spontan neue Badges gedruckt werden.
• Schnelligkeit: Die Ausgabe der Badges erfolgt vergleichsweise schnell.

Nachteile:

• Personeller Aufwand vor Ort
• Kosten für die Anschaffung oder Miete von Druckern

Option 4: Live-Badge-Druck

Wenn Sie sich maximale Flexibilität, aber auch höchste Qualität für Ihre Event-Ausweise wünschen, ist der sogenannte Live-Badge-Druck das Richtige für Sie. Hier wird das komplette Etikett an Kiosken vor Ort gedruckt. Der Nachteil dieser Lösung: Sie erfordert einen höheren technischen und personellen Aufwand. Für weniger Risiko, Aufwand und Stress können Sie EventMobis Badge Printing Service in Anspruch nehmen. Hierbei ist eine Person auf Ihrer Veranstaltung unterstützend vor Ort und kümmert sich um die Installation sowie etwaige technische Probleme. EventMobi klärt mit Ihnen im Vorfeld alle wichtigen Fragen – z. B., wie viele Drucker und Personen für Ihre Veranstaltungsgröße benötigt werden, damit die Badge-Ausgabe reibungslos abläuft.

Geeignet für:

• Mittlere bis große Events, bei denen besonders hohe Anforderungen an die Badge-Qualität bestehen

Vorteile:

• Flexibilität: Wenn Teilnehmer*innen hinzukommen oder sich Informationen ändern, können spontan neue Badges gedruckt werden.
• Schnelligkeit: Die Ausgabe der Badges erfolgt vergleichsweise schnell.

Nachteile:

• Personeller Aufwand vor Ort
• Kosten für die Anschaffung oder Miete von Druckern

Kriterien für die Auswahl der richtigen Badge-Lösung

Folgende Überlegungen helfen Ihnen bei der Entscheidung für eine der genannten Optionen:

• Größe und Art der Veranstaltung: Je mehr Teilnehmer*innen Sie erwarten, desto wichtiger ist eine effiziente Badge-Lösung, die einen schnellen und reibungslosen Ablauf auch bei großem Aufkommen gewährleistet. Schließlich gibt es nichts Schlimmeres, als am Einlass ewig anzustehen, während drinnen vielleicht schon der erste Vortrag begonnen hat. Ein automatisiertes System mit Druckern vor Ort mit geschultem Personal ist hier sinnvoll. Kleinere Veranstaltungen hingegen können oft mit digitalen Ausweisen oder herunterladbaren PDF-Dateien auskommen, die besonders kostengünstig sind.
• Zielgruppe: Richtet sich Ihre Veranstaltung an ein exklusives, anspruchsvolles Publikum, sollten Ihre Badges auch Exklusivität und Wertigkeit ausstrahlen. Achten Sie also auf die Wertigkeit des Materials und ziehen Sie auch besondere Designs in Betracht. 
• Budget: Je höher Ihr Budget, desto mehr Möglichkeiten haben Sie: Sie können exklusivere Ausweise entwerfen und sich bei der Produktion und Verteilung helfen lassen. Wenn Sie nur wenig Geld für die Veranstaltungsplanung zur Verfügung haben, müssen Sie bei den Materialien sparen und mehr selbst machen: Drucken Sie die Badges auf Ihrem eigenen Drucker aus; Ihr Team verteilt sie am Tag der Veranstaltung an die Teilnehmer*innen. Wenn Sie jedoch regelmäßig Veranstaltungen organisieren, kann es sich lohnen, in einen Badge-Drucker zu investieren.
• Zeitliche Beschränkungen: Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, muss Ihre Lösung für den Badge-Druck vor allem eines sein: schnell. Digitale Ausweise bieten sofortigen Zugang, während der Druck vor Ort Anpassungen in Echtzeit für Teilnehmer*innen in letzter Minute ermöglicht. Vorgedruckte Ausweise sehen zwar gut aus, erfordern aber eine Vorausplanung, die bei knapper Zeit nicht möglich ist.
• Verfügbarkeit von Hardware: Für manche Lösungen benötigen Sie entsprechende Hardware – und die wiederum kann teuer sein. Für den Druck vor Ort sind spezielle Geräte wie Thermodrucker, Tablets und Scanner erforderlich, was eine gewisse Vorabinvestition und operative Planung erfordert. Digitale Ausweise setzen voraus, dass die Teilnehmer Zugang zu Smartphones oder Tablets haben, was nicht immer der Fall ist. Und wenn Ihr Veranstaltungsort über instabiles W-LAN verfügt, kann es bei den digitalen Optionen Probleme geben.
• Nachhaltigkeit: Nachhaltigkeit ist heutzutage ein wichtiges Thema für Veranstaltungsplaner*innen. Da das Bewusstsein für ökologische Fragen steigt, legen Teilnehmer*innen und Interessengruppen Wert auf umweltfreundliche Lösungen. Die Wahl nachhaltiger Materialien für die Namensschilder – wie recycelbares Papier, biologisch abbaubare Optionen oder recycelte Kunststoffe – kann dazu beitragen, Abfall und Kohlenstoffausstoß zu reduzieren. Darüber hinaus kann die Verwendung von digitalen Ausweisen oder QR-Codes den Bedarf an physischen Materialien reduzieren und so die Nachhaltigkeit weiter fördern.

Schritt 2: Badge-Materialien wählen

Die Wahl des Materials für Ihre Badges trägt wesentlich zum Erscheinungsbild Ihrer Veranstaltung bei. Unterschiedliche Druckmethoden erfordern spezifische Materialien, daher sollten Sie diese sorgfältig auswählen.

Nicht vergessen: Neben den eigentlichen Badges werden klassischerweise auch sogenannte Lanyards (Schlüsselbänder) benötigt, um das Badge um den Hals zu tragen.

Badge-Materialien: Welche Optionen gibt es?

Bei der Auswahl von Materialien für Event Badges gibt es mehrere Möglichkeiten, die jeweils Vor- und Nachteile mit sich bringen. Hier sind einige der gängigsten Materialien und Kriterien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können:

1. Papier: Papier-Badges sind kostengünstig und einfach zu bedrucken. Sie eignen sich gut für Veranstaltungen mit kurzer Dauer oder einem begrenzten Budget. Wenn Sie auf Nachhaltigkeit Wert legen, sollten Sie recycelbares oder FSC-zertifiziertes Papier verwenden.
2. Kunststoff: Kunststoff-Badges, insbesondere aus PVC, sind robust und langlebig. Sie eignen sich hervorragend für mehrtägige Veranstaltungen oder Events im Freien, da sie wasser- und reißfest sind. Allerdings sind sie weniger umweltfreundlich, es sei denn, Sie wählen recycelte oder biologisch abbaubare Kunststoffe.
3. Karton: Karton ist eine beliebte Alternative zu Plastik, da er stabiler als Papier und dennoch umweltfreundlicher als Kunststoff ist. Er eignet sich gut für hochwertige Veranstaltungen, bei denen ein elegantes Erscheinungsbild gewünscht ist. Auch hier können Sie auf recycelte Materialien zurückgreifen, um die Umweltbilanz zu verbessern.
4. Textil: Textilbadges, oft aus Stoff oder Filz, bieten eine edle Optik und sind sehr langlebig. Sie eignen sich besonders für exklusive Events oder Veranstaltungen, bei denen der Badge auch als Souvenir dienen soll. Diese Option ist jedoch meist teurer und aufwendiger in der Produktion.

Materialien für im Büro selbstgedruckte Badges

• 32lb Papier mit hoher Helligkeit für beste Ergebnisse
• Avery 5392 Namensschild-Einsätze
• HP Premium 32 oder Hammermill Premium Laserpapier
• Hochwertige Plastik-Badge-Hüllen aus Bürobedarfsgeschäften

Tipp: Bessere Papierqualität und Hüllen verleihen Ihren Badges ein professionelles Aussehen.

Materialien für vorgedruckte Badges

• 16- oder 20-Punkt-Karton für Standardanwendungen
• Laminierte oder PVC-Optionen für mehr Haltbarkeit
• Nachhaltige Materialien wie recycelbares Papier

Tipp: Wählen Sie das Material entsprechend der Anforderungen Ihrer Veranstaltung und berücksichtigen Sie dabei Umweltfaktoren sowie die Dauer der Veranstaltung.

Materialien für Live-Badge-Druck

• Zweiseitige Faltkarten aus laminierbarem Material
• PVC-Badges für maximale Haltbarkeit (am wenigsten nachhaltig)
• Umweltfreundliche Optionen für nachhaltige Events verfügbar

Tipp: Da der Live-Badge-Druck oft komplex ist, empfehlen sich Full-Service-Anbieter wie EventMobi, die Sie bei der Materialwahl und Organisation unterstützen.

Schritt 3: Badge-Größe wählen

Die richtige Badge-Größe ist entscheidend für die Lesbarkeit und den Tragekomfort. Standardgrößen sind dabei in der Regel die beste Wahl. Und auch bei digitalen Badges ist das Thema Badge-Format relevant!

Anzeige-Größen für digitale Badges

• EventMobi passt die Badge-Größe automatisch für alle Geräte an.
• QR-Codes werden für zuverlässiges Scannen optimiert.
• Funktioniert nahtlos auf iOS und Android.

Tipp: Digitale Badges sind ideal, wenn Ihr Fokus auf Nachhaltigkeit liegt. Teilen Sie den Teilnehmenden rechtzeitig Anweisungen mit, wie sie die mobile Event-App herunterladen können, damit sie ihre digitalen Badges problemlos beim Check-in vorzeigen können.

Beste Größen für den Selbstdruck im Büro

• Standardgröße: 10 x 7,5 cm – für die meisten Veranstaltungen die beste Wahl.
• Praktisch sind auch vorformatierte Einsteckschilder, z. B. von Avery.
• Beide Optionen sind mit Standard-Badge-Hüllen kompatibel.

Tipp: Halten Sie sich an Standardgrößen, da sie für Lesbarkeit und Komfort optimiert sind. Verwenden Sie nur benutzerdefinierte Größen, wenn es einen guten Grund dafür gibt.

Beste Größen für vorgedruckte Badges

• Europäische Standardgröße: A6 (9,7 x 13,4 cm).
• Größere Badges sind sinnvoll, wenn Sie Folgendes benötigen:
  • Mehrsprachige Inhalte
  • Platz für Sponsoren-Logos
  • Zugangskontroll-Informationen

Tipp: Professionelle Druckdienste bieten mehr Flexibilität bei den Größen und halten die Kosten gleichzeitig gering. Größere Badges können Networking-Elemente wie Interessenbereiche oder Icebreaker-Fragen enthalten.

Beste Größen für Etikettendruck

• Etikettengröße: ca. 6 x 9 cm.
• Einfach drucken, abziehen und aufkleben.

Tipp: Achten Sie darauf, dass die Etikettengröße genau auf das vorgedruckte Badge-Material abgestimmt ist.

Größen-Optionen für den Live-Badge-Druck

• Europäische Standardgröße: A6 (9,7 x 13,4 cm).
• Benutzerdefinierte Größen je nach Drucker-Spezifikation möglich.

Tipp: Bleiben Sie nach Möglichkeit bei Standardgrößen, um die Kosten niedrig und die Qualität konsistent zu halten.

Schritt 4: Badge-Design-Tool wählen

Für den perfekten Eindruck sind die Optik und Haptik Ihres Badges entscheidend. Welche Lösungen stehen zur Verfügung und wie realisieren Sie das perfekte Design?

Die passende Software für die Badge-Gestaltung

Das Design können Sie über eine beliebige Grafiksoftware erstellen, wenn Sie über die nötigen Kenntnisse verfügen. Für Eventplaner*innen gibt es spezielle Event-Badge-Design-Software, die Ihnen die Arbeit erleichtert. Der Badge-Designer von EventMobi enthält viele Designvorlagen, die Sie an Ihre Bedürfnisse und das Branding Ihres Events anpassen können. Das ist besonders praktisch, wenn niemand mit Design-Know-How zur Stelle ist. Per Drag&Drop können Ihre Designs ganz einfach selbst zusammenstellen, als PDF herunterladen und anschließend drucken bzw. drucken lassen. Ein weiterer großer Vorteil: Das Tool ist in EventMobi’s Eventmanagement-Software integriert. So werden Informationen zu Teilnehmer*innen, Referent*innen und Ausstellern bzw. Sponsoren automatisch eingespeist, was Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen und das Fehlerrisiko erheblich minimieren kann.

Wichtige Funktionen von Badge-Design-Software

Verbindung zum Registrierungssystem

Ihr Design-Tool sollte direkt mit Ihrem Registrierungssystem verbunden sein, um:

• Sich eine manuelle Verarbeitung der Daten zu sparen.
• Badges automatisch zu aktualisieren, wenn sich Teilnehmende registrieren.
• Fehler durch Datenübertragungen zu reduzieren.

Vorlagen-Optionen

Wählen Sie eine Software mit:

• Professionellen Vorlagen für verschiedene Veranstaltungsarten.
• Klaren, gut lesbaren Designs.
• Anpassbaren Layouts für unterschiedliche Teilnehmer*innen-Typen.

Stapelverarbeitung

Für große Events sollte Ihre Software:

• Badges in großen Mengen erstellen können.
• Eine konsistente Formatierung über große Mengen hinweg gewährleisten.
• Schnelle Updates und Nachdrucke ermöglichen.

Schritt 5: Badge-Design gestalten

Design-Tipps für perfekte Event-Badges

Beim Design der Badges geht es nicht nur darum, dass sie attraktiv aussehen – ein gutes Badge-Design ist funktional und unterstützt Ihr Branding.

Sichtbarkeit und Lesbarkeit

Sorgen Sie für eine gute Lesbarkeit, indem Sie eine ausreichende Schriftgröße, eine gut lesbare Schrift und genügend Abstände nutzen. 

• Der Text sollte aus 2-3 Metern Entfernung noch gut lesbar sein.
• Hohe Kontraste zwischen Text und Hintergrund verwenden.
• QR-Codes klar sichtbar platzieren.

Namensanzeige

• Vornamen 30–40 % größer als Nachnamen anzeigen.
• Unternehmensnamen unter den Namen platzieren.
• Schriftgrößen mindestens 16 pt verwenden.

Branding

Gestalten Sie Ihre Badges gemäß Ihrer Corporate Identity. Individuelle Farben, Schriften und Designelemente schaffen einen Wiedererkennungswert!

• Logo dezent in der Ecke platzieren.
• Event-Farben für Akzente nutzen.
• Klare, minimalistische Layouts wählen.

Zusatzinformationen

Überlegen Sie im Vorfeld genau, was auf den Badges abgebildet sein soll, und geben Sie den Elementen genügend Raum.

• Rückseite für QR-Codes, Wi-Fi-Passwörter oder Agenden nutzen.
• Farbcodierung zur Unterscheidung der Rollen verwenden.
• Interessenschwerpunkte oder Networking-Elemente hinzufügen.

Tauchen Sie noch weiter ins Thema ein und erfahren Sie, wie Sie in 6 Schritten zum perfekten Badge-Design gelangen.
Mehr über Badge-Design erfahren

Schritt 6: Daten-Integration

Ein direkt mit Ihrem Badge-Design-Tool verbundenes Registrierungssystem vereinfacht die gesamte Prozesskette erheblich. So vermeiden Sie manuelle Dateneingaben, reduzieren Fehler und sparen wertvolle Zeit.

Vorteile der Registrierungssystem-Integration

Automatisierter Datenfluss

• Vermeidet fehleranfällige manuelle Tabellenkalkulationen.
• Aktualisiert Badges automatisch bei neuen Registrierungen.
• Hält die Teilnehmer*innen-Daten immer aktuell.
• Kann Sonderzeichen problemlos verarbeiten.
• Unterstützt mehrere Sprachen.

Echtzeit-Management

Ein integriertes System ermöglicht:

• Stressfreie Aufnahme von Last-Minute-Anmeldungen.
• Sofortige Änderungen von Namen oder Titeln.
• Schnelle Aktualisierung von Zugriffsrechten.
• Korrekturen bei Unternehmensinformationen in wenigen Sekunden.
• Schnelles Drucken von Ersatz-Badges.

Tipp: Erstellen Sie eine*n „Test-Teilnehmer*in“ mit Sonderzeichen (z. B. é, ñ), um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt verarbeitet werden.

Best Practices für Datenfelder

Wichtigste Felder

• Vorname: Muss deutlich sichtbar sein (30–40 % größer als der Nachname).
• Nachname: Klar und leserlich dargestellt.
• Unternehmensname: Direkt unter dem Namen platzieren.
• Jobtitel: Unter dem Unternehmensnamen angeben.
• Teilnehmenden-Typ: Für die Farbkodierung.
• Zugriffsrechte: Falls erforderlich.
• Spezielle Bezeichnungen: Speaker*in, VIP usw.
• Eindeutige Kennung/Badge-ID: Zur Nachverfolgung.

Optionale Informationen

• Pronomen (falls für die Veranstaltung relevant).
• Fachrichtung/Abteilung.
• Kennzeichnung „Erstbesucher*in”.
• Teilnahme-Historie.
• Icebreaker-Fragen.
• Stand-Nummer (für Aussteller).
• Social-Media-Aliasse/Links.
• „Ich bin hier für …“-Statement.

Tipp: Begrenzen Sie optionale Felder auf das Wesentliche, um das Badge-Design klar und übersichtlich zu halten.

Schritt 7: Badge-Produktion einleiten

Je nach gewählter Druckmethode gibt es spezifische Vorgehensweisen. So stellen Sie sicher, dass die Produktion reibungslos verläuft:

Vorgehensweise bei vorgedruckten Badges

• Bestellung mindestens sieben Tage vor der Veranstaltung aufgeben (Anbieter-Angaben beachten!)
• Qualitätssicherung für Design-Elemente durchführen.
• Textkontraste und Lesbarkeit überprüfen.
• QR-Code-Position und Scan-Funktion testen.
• Prüfen, ob die Lochstanzung korrekt platziert ist.
• Organisierte Aufbewahrungssysteme für Badges einrichten.
• Verteilmethoden sorgfältig planen.
• Personal für den Umgang mit den Badges schulen.

Einrichtung des Etikettendrucks

• Professionelle Drucker wie den Brother QL-820WNB verwenden.
• Druckqualität und Kontrast vorab testen.
• Schriftgrößen-Standards für gute Lesbarkeit einhalten.
• Back-up-Druckstationen einrichten.
• Angemessenen Vorrat an Materialien sicherstellen.
• Klare Anweisungen für das Personal bereitstellen.
• Schritte zur Fehlerbehebung dokumentieren.

Live-Badge-Druck-Management

• Mehrere Druckstationen einrichten.
• Backup-Equipment bereitstellen.
• Stabile Netzwerkverbindung sicherstellen
• Klare Workflows dokumentieren.
• Auf technische Probleme vorbereiten und Lösungen bereithalten.
• Materialbestände kontinuierlich kontrollieren.
• Personal auf Echtzeit-Anpassungen schulen.

Tipp: Egal, welche Methode Sie wählen – haben Sie immer einen Backup-Plan!

Die richtige Badge-Druck-Lösung für unterschiedliche Event-Typen

• Unterstützung bei Druck und Logistik: Vorgedruckte Badges (Lieferung innerhalb von sieben Tagen) für professionelle Qualität ohne Komplexität.
• Mehrere Veranstaltungen pro Jahr: Badge-Etikettendruck mit Hardware-Miete für Flexibilität und gleichbleibende Qualität.

Große Veranstaltungen mit Walk-ins: Live-Badge-Druck für maximale Anpassungsfähigkeit.

Checkliste für die Planung und Umsetzung von Badge-Lösungen

Bereit, das Thema Badge-Druck für Ihre Veranstaltung anzugehen? Mit dieser Checkliste (für gedruckte Badges) wissen Sie genau, was Sie beachten und welche Entscheidungen Sie treffen müssen.

1. Ziele definieren:
   • Welche Zwecke soll das Badge in erster Linie erfüllen? (Registrierung/Zugang, Networking, Branding)
2. Design und Inhalt festlegen:
   • Layout: Name, Unternehmen, Position, Logo, QR-Code.
   • Farben und Schriftarten im Corporate Design.
   • Integration von QR-Codes/NFC für digitale Funktionen.
3. Materialien auswählen:
   • Papier, Kunststoff, Karton oder Textil?
   • Umweltfreundliche Optionen berücksichtigen.
4. Druck und Produktion festlegen:
   • Vorbereitete Badges – DIY oder Druckservice
   • Vor Ort gedruckte Badges – DIY oder Service
5. Druck und Produktion planen:
   • Lieferant*innen auswählen und Angebote einholen.
   • Ggf. Muster prüfen und Freigabe erteilen.
   • Produktionszeitraum und Lieferdatum festlegen.
6. Logistik vorbereiten:
   • Badges nach Teilnehmerlisten sortieren.
   • Ausgabestellen und Personal einplanen.
7. Event-Tag: Ausgabe der Badges:
   • Ausgabestellen vorab einrichten.
   • Personal einweisen und mit Listen/Tools ausstatten.
   • Backup-Lösungen für fehlende oder beschädigte Badges bereitstellen.
8. Nachbereitung:
   • Nicht abgeholte Badges archivieren oder entsorgen.
   • Feedback zur Logistik sammeln und für zukünftige Events berücksichtigen.

Fazit: Lassen Sie Ihre Event-Badges für sich arbeiten!

Die Länge dieses Artikels zeigt: Badge-Design ist eine Wissenschaft für sich. Ein gutes Design kombiniert visuelle Anziehungskraft mit funktionalen Elementen, die den Zutritt regeln und das Networking fördern. Denken Sie daran: Ihre Event-Badges sind nicht nur zur Identifikation da – sie sind Gesprächsstarter, Networking-Werkzeuge und bleibende Erinnerungen an die Kontakte, die auf Ihrer Veranstaltung geknüpft wurden. Sie wissen jetzt ganz genau, worauf Sie achten müssen. Mit den richtigen Tools und der passenden Druck-Lösung schaffen Sie Badges, die rundum überzeugen und während der Veranstaltung für Sie arbeiten.

Erfahren Sie, wie Sie mit EventMobi’s Eventmanagement-Software und Badge-Druck-Services die perfekten Badges erstellen und großartige Konferenzen veranstalten.

Zur Badge-Druck-Lösung von EventMobi

FAQs – Häufig gestellte Fragen

Wie viel kosten Event-Badges?

Die Kosten für Event-Badges variieren je nach Design, Material und Menge. Wenn Sie Ihre Badges selbst drucken, kostet ein Badge einige Cent; lassen Sie sie professionell drucken, müssen Sie mit einigen Euros kalkulieren. Bei besonderen Anforderungen und teuren Materialien können pro Badge durchaus Kosten von 10-20 € anfallen. EventMobi bietet flexible Optionen für jedes Budget.

Welche Badges eignen sich für mehrtägige Veranstaltungen?

Für mehrtägige Veranstaltungen empfehlen sich langlebige Badges aus robusten Materialien, die auch nach mehreren Tagen noch professionell aussehen. Zudem können wiederverwendbare Badges eine umweltfreundliche Wahl sein.

Welche Lösung ist die beste, wenn die Badges möglichst schnell benötigt werden?

Am schnellsten erstellen Sie digitale Badged und selbst gedruckte Badges. Doch auch professionelle Druckservices sind in der Lage, innerhalb weniger Tage zu liefern. Bei EventMobi erhalten Sie Ihr Badge-Design in der Regel innerhalb von 5-7 Werktagen.

Kann ich Registrierung und Badge-Druck kombinieren?

Ja: Mit Hilfe von Scannern und Druckern können Ihre Teilnehmer*innen einchecken und direkt ihr Event-Badge ausdrucken.

The post Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick appeared first on EventMobi.

Was ist eine Mobile Event-App?

Eine Mobile Event-App ist eine Anwendung für Smartphones oder Tablets, die speziell für die Nutzung rund um Veranstaltungen entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen, die Teilnehmer*innen helfen, sich auf Events zurechtzufinden, zu interagieren und relevante Informationen zu erhalten.

Die Vorteile – brauche ich eine mobile Event-App?

Die Entscheidung für eine Event-App ist immer mit Investitionen (Geld, Zeit, Personal) verbunden. Da stellt sich natürlich die Frage, in welchen Fällen sich diese wirklich lohnen. Werfen wir also einen Blick auf den Nutzen einer App für Veranstaltungen.

Die wichtigsten Vorteile für Sie als Organisator*in

Flexibilität

Egal, wie gut man plant – es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren. Früher bedeutete das: Zettel mit Programmänderung drucken und tausendfach in die Programmhefte legen. Mit einer mobilen Event-App können Sie sich die Arbeit sparen, denn sie ermöglicht Änderungen zu jedem Zeitpunkt.

Veranstaltungskosten senken

Zwar ist eine Event-App auch mit Kosten verbunden, aber auf der anderen Seite kann sie dazu beitragen, dass insgesamt Kosten gespart werden – z. B. durch den Wegfall von gedruckten Programmen, das Zusammenführen von Tools sowie neue Sponsoring-Möglichkeiten.

Reporting

Eine Event-App macht die ganze Veranstaltung auswertbar: Welche Programmpunkte waren z. B. besonders beliebt? Diese Analysen sind nicht nur sehr wertvoll für Ihre Erfolgsauswertung und Planung zukünftiger Veranstaltungen, sondern auch für Sponsoren.

Weniger Papierverbrauch

In vielen Fällen kann eine App das klassische, gedruckte Papier-Programm ersetzen. Und weniger Drucken bedeutet nicht nur geringere Ausgaben, sondern ist nachhaltig.

Die wichtigsten Vorteile für Ihre Teilnehmer*innen

Apps sind praktisch

Die meisten Menschen sind an die Nutzung von Smartphones und Apps gewöhnt und schätzen es sehr, Informationen damit jederzeit schnell und unkompliziert an einem zentralen Ort abrufen zu können.

Apps bieten individuelle Inhalte

Während ausgedruckte Programmhefte, Flyer und Schilder nach dem One-to-many-Prinzip funktionieren (alle sehen die gleichen Inhalte), sind Apps in der Lage, individuelle Inhalte an Ihre Teilnehmer*innen auszuspielen. Zum Beispiel können sie Programmpunkte filtern, speichern und sich ihr persönliches Veranstaltungserlebnis zusammenstellen. Außerdem können sie schnell durch die digitalen Inhalte navigieren und nur die Informationen konsumieren, die sie tatsächlich benötigen.

Apps sind interaktiv

Via App können Ihre Besucher*innen unkompliziert mit Ihnen oder untereinander kommunizieren, sich vernetzen, Feedback geben und zusammenarbeiten. Das zahlt auf ihre Bedürfnisse nach Spannung, Unterhaltung und Austausch ein.

Funktionen: Das kann eine Mobile Event-App

Eine App kann Ihre Besucher*innen vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung begleiten. Sie bietet Funktionen, die Teilnehmer*innen helfen, sich auf dem Event zurechtzufinden, zu interagieren und relevante Informationen zu erhalten. Natürlich ist der Funktionsumfang einer App von Anbieter zu Anbieter verschieden. Hier einige nützliche Mobile Event-App-Features:

Standardfunktionen: Ihr Programmheft in digital

Mobile Event-Apps bieten standardmäßig Funktionen, die Ihr gedruckter Programmplaner auch hat: das Programm, Referentenlisten und -biografien, Pläne der Locations und eine Teilnehmerliste. Diese Features helfen Ihren Besucher*innen, sich auf der Veranstaltung zurechtzufinden und die wichtigsten Informationen immer griffbereit zu haben.

Interaktive Agenden für individuelle Erlebnisse

Der große Vorteil eines digitalen Programmplans: Er lässt sich individualisieren! Viele Event-Apps wie auch die EventMobi-App bieten interaktive Agenden, bei denen sich Programmpunkte nach Tag, Uhrzeit,Kategorie und/oder Teilnehmergruppe filtern lassen. So bekommen Ihre Besucher*innen nur die relevanten Programmpunkte angezeigt und können sich ihr persönliches Programm zusammenstellen. Wenn Sie die Event-App-Agenda-Funktion ideal nutzen, können Sie das Engagement und die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer*innen signifikant steigern.

Live-Abstimmungen und Q&As

Ein interaktives Event ist ein besseres Event! Mit einer Event-App hat Ihr Publikum ein eigenes Abstimmungstool in der Tasche und kann innerhalb Sekunden Feedback geben, Meinungen äußern und Fragen stellen. Das ist natürlich auch für Sponsoren zu Marktforschungszwecken sehr interessant.

Netzwerken mit Live-Chats und Co.

Mobile Event-Apps können für die Kommunikation zwischen Teilnehmer*innen, aber auch Referent*innen genutzt werden – z. B. über Live-Chats. So helfen Sie Ihrem Publikum, noch besseres Networking zu betreiben und das meiste aus der Veranstaltung herauszuholen.

Gamification für Unterhaltung und Interaktion

Einige Event-Apps bieten Möglichkeiten, kleine Aufgaben und Spiele in Ihre Veranstaltung zu integrieren. Das sorgt nicht nur für Spannung und Unterhaltung, sondern motiviert Ihre Teilnehmer*innen dazu, das Veranstaltungsprogramm aktiv zu nutzen. Zusätzlich können Gamification-Elemente auch dazu genutzt werden, den Kontakt der Nutzer*innen mit Sponsoren zu fördern, und so deren ROI zu steigern.

Livestreaming: Vor Ort und am Bildschirm

Wenn Sie Ihre Vorträge live streamen und über die Eventplattform zugänglich machen, können Sie zusätzlich zu Ihrem Vor-Ort-Publikum remote Teilnehmer*innen erreichen. Damit erweitern Sie den Personenkreis, für den Ihr Event relevant ist, machen sich unabhängig vom Veranstaltungsort und sparen unter Umständen Reisekosten.

Kontaktloser Check-in

Eine Mobile Event-App kann auch als Check-in-App eingesetzt werden. Lassen Sie Ihre Teilnehmer*innen mithilfe eines QR-Codes bequem und sicher einchecken – nicht nur am Einlass, sondern auch beim Zugang zu Vorträgen. So lässt sich die Teilnahme an den einzelnen Programmpunkten nachverfolgen.

Statistiken zu Engagement und ROI

Die Erfolgsmessung ist ein sehr wichtiger Teil des Eventmanagements. Welche Programmpunkte waren am beliebtesten? War die Einbindung von Sponsoren erfolgreich? All das und mehr können Sie durch die Nutzung einer Event-App beantworten, sofern diese für Check-ins und die Interaktion mit Sponsoren eingesetzt wird.

Wie finde ich die richtige Mobile Event-App?

Es gibt viele Event-App-Anbieter auf dem Markt – welcher ist für Ihre Veranstaltung am besten geeignet? Vorbereitend sollten Sie sich die Frage stellen, welche Ziele Sie vorrangig durch die Nutzung einer Event-App erreichen möchten (z. B. Interaktion fördern, neue Umsatzmöglichkeiten erschließen, Papier sparen …). Von diesen Zielen hängen nachgelagerte Entscheidungen ab, etwa zu den notwendigen Funktionen Ihrer App.

Bei der Wahl der richtigen Event-App sind vor allem folgende Aspekte entscheidend:

Kosten / Budget

Die verfügbaren Event-Apps unterscheiden sich unter anderem anhand ihres Preismodells. Wie viel Budget haben Sie für die Einrichtung und Unterhaltung der App zu Verfügung? Eine Orientierungshilfe erhalten Sie im Abschnitt zu den Kosten für eine Event-App.

Service

Ein guter Service ist bei Technologie-Produkten Gold wert, denn hier kommt es schnell einmal zu Problemen bei der Einrichtung oder Eingliederung in vorhandene Umgebungen. Fragen Sie bei den Event-App-Anbietern nach, ob sie Sie bei der Einrichtung des Systems unterstützen und über ein umfassendes Support-Team verfügen, das auch kurzfristig weiterhelfen kann. Verlassen Sie sich aber nicht ausschließlich auf die Informationen der Anbieter, sondern tauschen Sie sich mit Branchenkolleg*innen aus und greifen Sie auf Bewertungen zurück, z. B. auf capterra.com und OMR Reviews.

Technologie / Funktionen

Überlegen Sie sich, welche Funktionen die App unbedingt bieten muss, damit Sie Ihre Ziele erreichen können. Genügen Standardfunktionen wie Lage- und Programmplan? Sind Ihnen Funktionen für Networking und Beteiligung besonders wichtig? Wünschen Sie sich innovative Gamification-Elemente? Erstellen Sie eine Liste und gleichen Sie sie mit den Funktionen verschiedener Mobile Event-Apps ab.

Gestaltungsmöglichkeiten

Wahrscheinlich möchten Sie die App und ihre Inhalte im Stil Ihres Corporate Designs gestalten. Nicht bei jedem Anbieter ist das in vollem Umfang möglich. Informieren Sie sich also über die Möglichkeiten des individuellen Event-App-Designs.

Integrationen

Wenn Sie mit Eventtechnologie wie Online-Registrierung, E-Mail-Marketing, CRM oder Ticketsystemen arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass die Mobile Event-App mit diesen Tools kompatibel ist und entsprechende Integrationen bietet.

Datenschutz

Was den Datenschutz angeht, stoßen Sie bei Event-App-Anbietern auf unterschiedliche Standards. Wenn Sie großen Wert auf die DSGVO-Konformität Ihrer App legen, sollten Sie den Anbieter daraufhin prüfen. Mehr zum Thema Datenschutz finden Sie in diesem Abschnitt.

Demo und kostenlose Testversion anfragen

Damit Sie beurteilen können, ob eine Event-App die richtige für Ihre Veranstaltungen ist, sollten Sie sich zuerst im Rahmen einer Demo die Plattform zeigen und alle Funktionen erklären lassen. Teilen Sie Ihrer Ansprechperson mit, welche Funktionen für Sie besonders wichtig sind, und stellen Sie Fragen. Im Anschluss sollten Sie die Gelegenheit bekommen, die Event-App ausführlich zu testen. So können Sie sich selbst davon überzeugen, dass sie einfach zu bedienen ist und alles bietet, was Sie benötigen.

Nehmen Sie an einer Produkt-Demo teil und testen Sie Software und Event-App ausführlich, um alle Funktionen kennenzulernen.

Lernen Sie die Event-App von EventMobi kennen und erfahren Sie, wie Sie damit großartige Veranstaltungserlebnisse realisieren können!

Demo anfordern

Wie viel kostet eine Mobile Event-App?

Bei der Entscheidung für oder gegen eine Veranstaltungs-App spielen die Kosten natürlich eine große Rolle. Diese setzen sich wie folgt zusammen:

• Die App selbst – Abo-Preise (monatlich oder jährlich) oder pro Veranstaltung
• Die Personalkosten für die Einrichtung und Unterhaltung der App
• Ggf. Service-Kosten Ihres App-Anbieters, wenn dieser Ihnen bei der Einrichtung oder Unterhaltung unter die Arme greift

Wie gut sind kostenlose Event-Apps?

Neben zahlungspflichtigen Produkten gibt es auch einige kostenlose Mobile Event-Apps auf dem Markt. Verständlicherweise ist die Versuchung groß, sich das Geld zu sparen und einen kostenlosen Anbieter zu wählen. Dabei sollten Sie sich aber im Klaren sein, dass Sie in anderen Punkten Abstriche machen müssen. 

• Die meisten Anbieter kostenloser Event-Apps bieten keinen oder sehr eingeschränkten Support. Das kann sehr ärgerlich sein, wenn Sie ein Problem haben (vor allem, wenn es schnell gehen muss). In diesem Fall liegt die gesamte Verantwortung für die App-Entwicklung und -Bereitstellung bei Ihrem Team.
• Kostenlose Apps bieten oft nicht die erforderlichen Anpassungsoptionen, um Ihre Markenidentität widerzuspiegeln und die beste Nutzererfahrung zu gewährleisten.
• Häufig ist bei kostenlosen Angeboten die Teilnehmerzahl oder Unternehmensgröße beschränkt. Generell müssen Sie mit einem eingeschränktem Funktionsumfang rechnen. 
• Zudem neigen Gratis-Apps dazu, fehleranfälliger zu sein, was das Risiko erhöht, dass die Technologie während der Veranstaltung sowohl Sie als auch Ihre Teilnehmer*innen im Stich lässt.

Personalkosten für die App-Einrichtung

Bei der Kostenkalkulation sollten Sie die Kosten für das Personal nicht vergessen, das mit der Event-App arbeitet. Klären Sie am besten gleich zu Beginn mit Ihrem Event-App-Anbieter, welchen Support Sie benötigen, um Ihre Mobile App zu gestalten. Eine DIY-Lösung sollte alle Voraussetzungen bieten, auch ohne Design- oder Programmierkenntnisse, eine App eigenständig umzusetzen. Sollten Ihre Ressourcen begrenzt sein, könnte externe Hilfe notwendig sein, die in der Regel vom Event-App-Anbieter angeboten wird. Wir bei EventMobi bieten z. B. zusätzlich zum DIY-Paket auch einen Full Service an, damit sich unsere Kund*innen bei Bedarf voll und ganz auf die Planung konzentrieren können.

Fazit: Mit welchen Kosten müssen Sie rechnen?

Je nachdem, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden und welche Funktionen Sie benötigen, kann eine Event-App null bis mehrere tausend Euro kosten. Bei EventMobi haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Paketen, die sich an Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen orientieren.

Die Einstiegspreise für die Event-App wie auch für die Plattform für virtuelle und hybride Events betragen bei EventMobi 3.500 € bei Einzelveranstaltungen und 1.458 € je Veranstaltung im Rahmen eines Jahres-Abos mit mehreren Events.

Mobile Event-Apps und Datenschutz

Als Veranstalter müssen Sie dafür sorgen, dass sämtliche persönliche Daten Ihrer Veranstaltungsteilnehmer*innen nur für berechtigte Parteien zugänglich sind. Bezogen auf eine Mobile Event-App bedeutet das, dass Ihr Technologiedienstleister diese Daten nach den Richtlinien der DSGVO speichert und verwendet.

Um DSGVO-konform zu sein, sollten Sie als Veranstaltungsplaner:

• Eine Datenschutzerklärung veröffentlichten
• Nutzungsbedingungen für Ihre Veranstaltung und Veranstaltungstechnik festlegen und veröffentlichten
• Den Teilnehmer*innen dazu helfen, öffentliche Profile in der App auszublenden, wenn sie dies wünschen
• Sich darauf vorbereiten, zeitnah auf Datenzugriffs- und Löschanträge zu reagieren

Dementsprechend sollte Ihr Event-App-Anbieter folgende Funktionen zur Verfügung stellen:

• Die Möglichkeit, Ihre eigene Datenschutzerklärung zu veröffentlichen
• Die Möglichkeit, dass Ihre Teilnehmer die AGB akzeptieren
• Die Möglichkeit, bestimmte Teilnehmerprofile zu „verbergen“ und/oder festzulegen, welche Daten auf Teilnehmerprofilen angezeigt werden
• Passwörter für alle Teilnehmerkonten erforderlich machen
• Zugangscodes für private Veranstaltungen erstellen
• Zugriff nur für registrierte E-Mail-Adressen (die höchste Sicherheitsstufe für Event-Apps)

Es ist wichtig, dass Sie alle wesentlichen Informationen von Ihrem Technologie-Dienstleister anfordern und die notwendigen Funktionen nutzen, um die hiesigen Datenschutzgesetze einzuhalten. Involvieren Sie im Zweifel Ihren Datenschutzbeauftragten in die Auswahl eines Anbieters.
Detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag „Event-App-Sicherheit: Der richtige Umgang mit Datenschutz und Zugriffsrechten“.

Wie bringen Sie Ihre Teilnehmer*innen dazu, Ihre Event-App zu nutzen?

Befürchten Sie, viel Zeit und Geld in eine App zu stecken, die am Ende keiner nutzt? Dieses Szenario können Sie mit der richtigen Strategie umgehen. Hier sind 5 einfache Tipps, wie Sie sichergehen können, dass (fast) alle Ihre Event-App nutzen:

• Vorveranstaltungs-Promotion: Bewerben Sie Ihre Mobile Event-App schon vor der Veranstaltung über Ihre Website und Einladungsmails. Laden Sie Teilnehmer*innen direkt nach der Anmeldung zum Event ein und bieten Sie vorab Inhalte in der App an.
• Mehrwert bieten: Nutzen Sie die App, um visuell ansprechende Inhalte wie Präsentationen oder aktuelle Informationen bereitzustellen. Zeigen Sie, dass Ihnen die Bedürfnisse Ihrer Gäste wichtig sind!
• Exklusive Inhalte: Stellen Sie exklusive Materialien wie On-demand-Videos oder nützliche Unterlagen in der App bereit, um Neugier zu wecken und das Interesse der Gäste zu steigern.
• Bekanntmachung auf dem Event: Gehen Sie bei der Eröffnung Ihrer Veranstaltung kurz auf die App ein. Spätestens dann wissen wirklich alle Bescheid.

Interaktive Integration: Binden Sie die App interaktiv in die Veranstaltung ein, ermöglichen Sie Fragen an Referent*innen, nutzen Sie Live-Umfragen und Gamification-Elemente, um mehr Engagement zu fördern und Sponsoren einzubeziehen.

Setzen Sie eine Event-App ein, um den Austausch unter Ihren Teilnehmer*innen anzukurbeln und sie zu motivieren, Programmpunkte oder Ausstellerstände zu besuchen.

So bauen Sie mit einer Mobile Event-App eine ganzjährige Event-Community auf

Eine Event-App bietet eine großartige Plattform, um eine ganzjährige Event-Community ins Leben zu rufen. So bleiben die Teilnehmer*innen aktiv und werden langfristig an Ihre Veranstaltungsreihe gebunden. Ein weiteres Plus: Die kontinuierliche Nutzung derselben Eventtechnologie über das Jahr hinweg kann insgesamt kostengünstiger sein.

Hier sind einige Tipps und Schritte, wie Sie Ihre Mobile Event-App zum Aufbau einer Community nutzen können:

• Kontinuierliche Interaktion ermöglichen: Die App sollte so gestaltet sein, dass sie auch zwischen den Veranstaltungen für Diskussionen, Wissensaustausch und Networking genutzt werden kann.
• Wert über die Veranstaltung hinaus bieten: Über die App können Veranstalter ganzjährig wertvolle Ressourcen und exklusive Inhalte verfügbar machen. So bieten Sie einen zusätzlichen Anreiz für Teilnehmer*innen, Teil der Community zu bleiben.
• Community-Management-Strategie entwickeln: Neben der Technologie ist eine strategische Herangehensweise entscheidend. Ein*e erfahrene*r Community-Manager*in kann dabei helfen, die Community zu verwalten und zu fördern.

Beispiele: So können Sie eine Mobile Event-App in Ihre Veranstaltung integrieren

GO WEST-Konferenz 2023: Enorme Aussteller-Interaktion dank Gamification

Als größtes Zusammentreffen von Meeting- und Eventprofis in Westkanada zieht die GO WEST-Konferenz auch eine große Anzahl an Ausstellern an. 

So wurde die Event-App eingesetzt:

Um die Besucher*innen zum Besuch der Ausstellerstände zu motivieren, kam die EventMobi-Software in Kombination mit der Event-App zum Einsatz.

• Jeder Stand wurde mit einem Code versehen, den die Besucher*innen mit der App scannen und auf diese Weise Punkte sammeln konnten. 
• Die Aussteller konnten den Code sichtbar am Stand anbringen oder erst gegen die Teilnahme an einer Aktivität (z. B. ein Spiel oder Ansehen eines Videos) herauszugeben.

Erfahren Sie mehr über das Erfolgsrezept der GO WEST-Konferenz 23 in unserem Video:

Deutscher Verbändekongress: Event-App als zentrale Anlaufstelle für Informationen

Der Deutsche Verbändekongress lädt alle zwei Jahre Fach- und Führungskräfte von Verbänden in Deutschland ein, um sich über aktuelle Herausforderungen auszutauschen. Gleichzeitig bietet er eine attraktive Möglichkeit für die Tagungswirtschaft, über Ausstellerstände mit Verbänden in Kontakt zu treten. Die Veranstalter nutzten die Technologie von EventMobi, um den Kongress mit einer Verbands-App aufzuwerten.

So wurde die Event-App eingesetzt:

• Die App bündelte Programm- und Raumpläne sowie vielfältige Informationen zur Veranstaltung an einem zentralen Ort.
• Außerdem diente sie als Community-Tool, über das sich die Teilnehmer*innen im digitalen Raum treffen und austauschen konnten.
• Aussteller konnten die App nutzen, um im Vorfeld oder Nachgang mit Verbänden in Kontakt kommen. Unter anderem stellten sie ihre Materialien in der App zur Verfügung.

Vorträge konnten über die App gestreamt werden – ortsunabhängig und bequem mit dem Gerät der Wahl.

Erfahren Sie mehr über den hybriden Deutschen Verbändekongress unserem Video:

CMEE: Beeindruckende Interaktionsraten mit Ausstellern

Die Canadian Meetings + Events Expo (CMEE) ist die größte und am längsten laufende Veranstaltungsfachmesse in Kanada – hier kommen jährlich  Eventplaner*innen und Anbieter der Branche zusammen.  Durch die Nutzung einer Event-App konnte die CMEE neben viel positivem Nutzerfeedback auch große Erfolge bei der Interaktion mit Ausstellern verbuchen. Besonders beliebt war das Spiel „Play to Win“ mit 563 vollständig bearbeiteten Aufgaben und insgesamt 59.700 vergebenen Punkten.

So wurde die Event-App eingesetzt:

• Mithilfe der interaktiven Programmübersichten konnten die Teilnehmer*innen Programmpunkte schnell und bequem nach Datum, Uhrzeit und Art sortieren und ihre Favoriten zu einem persönlichen Programm hinzufügen.
• Gamification-Aufgaben animierten dazu, Ausstellerstände und bestimmte Programmpunkte aufzusuchen.
• Interaktive Raumpläne halfen den Besucher*innen, die Ausstellungsräume sowie über 200 Ausstellerstände zu finden.

Zum ausführlichen Bericht

Erfahren Sie mehr über die CMEE 2022 in unserem Video:

The post Mobile Event-App – Vorteile, Funktionen & Anbieter appeared first on EventMobi.