Bei EventMobi unterstützen wir Veranstalter*innen dabei, den Teilnehmermanagement-Prozess stressfrei und professionell zu gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Herausforderungen es beim Teilnehmermanagement gibt, welche Erfolgsfaktoren wirklich zählen – und wie Sie Ihre Gäste vom ersten Klick bis zum Abschied begeistern können.

Definition: Was ist Teilnehmermanagement?

Teilnehmermanagement – auch Gästemanagement oder Teilnehmerverwaltung genannt – umfasst alle Prozesse, die mit den Besucher*innen einer Veranstaltung zu tun haben: vom ersten Kontakt über die Registrierung und Betreuung vor Ort bis hin zum Feedback und der Nachbereitung nach dem Event.

Das Ziel: alle Abläufe rund um die Gewinnung, Verwaltung und Betreuung der Gäste so effizient und professionell wie möglich zu gestalten und dabei sowohl die Zufriedenheit der Teilnehmer*innen als auch die eigenen Ressourcen im Blick zu behalten. Ein reibungsloses Teilnehmermanagement sorgt nicht nur für ein besseres Eventerlebnis, sondern spart auch Zeit und Kosten, erleichtert die Planung und macht den Erfolg einer Veranstaltung messbar.

Besonders wichtig: Die Daten, die beim Teilnehmermanagement erhoben werden, bilden die Grundlage vieler Entscheidungen. Sie beeinflussen etwa, welche Location und welches Catering gewählt werden, wie das Programm gestaltet wird und welche Marketingmaßnahmen nach dem Event sinnvoll sind. Ohne strukturierte Prozesse fehlt diese Datengrundlage – und das Event wird schnell teurer oder unübersichtlicher als geplant.

Welche Aufgaben umfasst das Teilnehmermanagement?

Teilnehmermanagement zieht sich durch alle Phasen eines Events, von der ersten Einladung bis zur Nachbereitung. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Einladungsmanagement
  Wer soll eingeladen werden, und wie? Ein professionelles Einladungsmanagement sorgt dafür, dass die richtigen Zielgruppen erreicht werden – personalisiert und zur richtigen Zeit.
  
• Registrierung der Teilnehmer*innen
  Der erste Schritt zum Eventerlebnis: Die Anmeldung sollte so einfach wie möglich sein, am besten mobilfreundlich und in wenigen Minuten erledigt.
  
• Ticketing
  Ob kostenfrei oder kostenpflichtig – Tickets müssen einfach buchbar und mit verschiedenen Zahlungsmethoden erhältlich sein.
  
• Einlass (Check-in)
  Ein reibungsloser Check-in vermeidet Warteschlangen und sorgt für einen positiven Start in die Veranstaltung.
  
• Anwesenheitskontrolle
  Wer ist tatsächlich erschienen? Diese Daten sind wichtig, um den Erfolg des Events zu bewerten und künftige Veranstaltungen besser zu planen.
  
• Gästekommunikation und Betreuung
  Von Erinnerungsmails bis zu Last-Minute-Infos: Eine klare, proaktive Kommunikation steigert die Zufriedenheit der Teilnehmer*innen.
  
• Mailings und Follow-ups
  Vor, während und nach dem Event sind Mailings ein zentrales Werkzeug – sei es für Updates, Umfragen oder Dankesbotschaften.
  
• Event-App
  Eine Event-App bündelt alle Infos an einem Ort: Agenda, Teilnehmerlisten, Networking-Möglichkeiten und Interaktionstools.
  
• Vor-Ort-Organisation
  Betreuung, Wegweiser, Support – je besser die Abläufe vor Ort organisiert sind, desto positiver ist der Gesamteindruck.
  
• Evaluation
  Nach dem Event ist vor dem Event: Umfragen und Datenanalysen zeigen, was gut lief und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
  

All diese Schritte greifen ineinander. Wenn an einer Stelle etwas nicht funktioniert – etwa, weil Anmeldedaten fehlen oder der Check-in nicht skaliert –, kann das die gesamte Veranstaltung belasten.

An dieser Stelle muss ich natürlich erwähnen, dass EventMobi Tools für all diese Aufgaben bereitstellt. Sie haben also innerhalb eines Systems alles an der Hand, um Ihren Gästen ein rundum gelungenes Erlebnis zu bieten. Und darüber hinaus können Sie auf die Unterstützung unserer Eventprofis zurückgreifen, wann immer Sie sie brauchen.

Was zeichnet ein gelungenes Teilnehmermanagement aus?

Ein gutes Teilnehmermanagement ist mehr als eine gut geführte Liste. Es zieht sich durch die gesamte Veranstaltung und sorgt dafür, dass jede*r Teilnehmer*in ein positives, stimmiges Erlebnis hat – von der Anmeldung bis zum Abschied.

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist der erste Eindruck, oft schon bei der Registrierung. Wenn diese unkompliziert und mobil möglich ist, weckt das nicht nur Vorfreude, sondern sorgt auch dafür, dass Sie die richtigen Daten erfassen, um die Veranstaltung optimal planen und die Teilnehmer*innen personalisiert betreuen zu können.

Ein paar Beispiele, wie das in der Praxis aussieht:

• Die Anmeldung dauert höchstens fünf Minuten – und funktioniert auch problemlos auf dem Smartphone.
  
• Tickets können per Kreditkarte, Überweisung oder digitalen Zahlungsmethoden bezahlt werden, sodass keine Hürden entstehen.
  
• Beim Check-in vor Ort muss niemand lange warten: Die Badges sind vorbereitet oder werden automatisch gedruckt, und die Gäste wissen sofort, wo sie hinmüssen.
  
• Informationen und Änderungen (z. B. Raumwechsel) werden per Event-App oder SMS rechtzeitig kommuniziert, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
  

Das Ziel: ein reibungsloser Ablauf, bei dem Teilnehmer*innen sich willkommen fühlen und die Veranstaltung als professionell und angenehm erleben.

Die neuen Herausforderungen im Teilnehmermanagement

Auch wenn die Digitalisierung vieles erleichtert, stehen Veranstalter*innen heute vor neuen und wachsenden Herausforderungen. Einige der häufigsten Stolpersteine:

• Kurzfristige Anmeldungen und Absagen
  Teilnehmer*innen entscheiden oft sehr spät, ob sie kommen – oder sagen kurzfristig ab. Das macht die Planung von Ressourcen wie Catering oder Sitzplätzen schwierig und erfordert flexible Prozesse.
  
• Finanzielle Risiken
  Events müssen oft vorfinanziert werden. Späte Zahlungen oder unsichere Teilnehmerzahlen können den Cashflow belasten.
  
• Viele Einzellösungen statt integrierter Systeme
  CRM, Mailing-Tool, Ticketing-Plattform und Badge-Drucker – wenn diese Systeme nicht miteinander verknüpft sind, führt das zu Mehraufwand und Fehlerquellen.
  
• Manuelle Prozesse trotz Digitalisierung
  Noch immer arbeiten viele Veranstalter*innen mit Excel-Listen oder manuell verschickten E-Mails. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und skaliert nicht bei großen Teilnehmerzahlen.
  
• Fehlende Daten und Auswertungen
  Ohne valide Daten gibt es kein klares Reporting zu Anmeldungen, No-Shows oder Leads – und damit auch keine Grundlage, um den Erfolg und ROI des Events zu messen.
  
• Sinkende Engagement-Raten
  Wenn Teilnehmer*innen nicht personalisiert angesprochen und betreut werden, sinken Anmeldezahlen und Interaktion.
  
• Hoher Support-Aufwand
  Viele Fragen von Teilnehmer*innen erreichen das Eventteam per Mail oder Telefon, obwohl die Antworten längst in FAQs oder Apps stehen – ein klarer Hinweis auf Lücken in der Kommunikation.
  
• Wachsende Compliance-Anforderungen
  Vorschriften wie SOC-2 oder das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) machen es notwendig, Prozesse nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher zu gestalten.

Diese Faktoren zeigen: Ein modernes Teilnehmermanagement muss flexibel, skalierbar und datenbasiert sein. Sonst geraten Events schnell ins Stocken.

Erfolgsfaktoren für reibungsloses Teilnehmermanagement

Angesichts der vielen Herausforderungen stellt sich jetzt natürlich die Frage, wie Sie als Eventplaner*in diesen begegnen können. Wie schaffen Sie es, ein Teilnehmermanagement sicherzustellen, das nicht zum Stressfaktor, sondern zum Erfolgsfaktor für Ihr Event wird?

Ich habe selbst zahlreiche Events organisiert und tausende Veranstaltungsplaner*innen im Prozess begleitet und beraten. Aus Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass die folgenden Grundprinzipien entscheidend sind:

• Vorausschauende Planung
  Planen Sie Puffer ein – sowohl zeitlich als auch bei Ressourcen wie Catering und Sitzplätzen. Kalkulieren Sie eine No-Show-Rate ein (je nach Eventtyp zwischen 10 und 30 %), damit Sie weder überbucht noch unterversorgt sind.
  
• Individuelles Einladungsmanagement
  Je gezielter die Ansprache, desto höher die Anmelderate. Personalisierte E-Mails, segmentierte Zielgruppen und ein klares Nutzenversprechen sind hier entscheidend.
  
• Ein positives Registrierungserlebnis
  Machen Sie es den Teilnehmer*innen leicht: kurze, mobil optimierte Anmeldeformulare, einfache Bezahloptionen und sofortige Bestätigungen. (Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel zur perfekten Eventregistrierung.)
  
• Eine überzeugende Eventwebsite
  Sie ist der Dreh- und Angelpunkt für Informationen und Anmeldung. Die Website sollte informativ, visuell ansprechend, markenkonform und leicht navigierbar sein – und Lust auf das Event machen.
  
• Frühzeitige Anmeldungen fördern – flexibel bleiben
  Belohnen Sie Early Birds mit Rabatten oder besonderen Inhalten, bleiben Sie aber flexibel für Last-Minute-Anmeldungen, damit Sie keine Interessierten verlieren.
  
• Die passende Softwarelösung wählen
  Für kleine, einfache Veranstaltungen reicht manchmal eine Excel-Liste. Doch sobald Ticketing, Check-in, Kommunikation und Reporting komplexer werden, spart eine integrierte Eventmanagement-Plattform enorm viel Zeit und Aufwand – und reduziert Fehler. Die Software von EventMobi bietet Tools für die Registrierung, Check-in und Badge-Druck sowie eine Event-App – und vieles mehr.
  
• Datenschutz nicht vergessen
  Achten Sie darauf, dass alle Daten DSGVO-konform verarbeitet werden. Eine zentrale, sichere Plattform vereinfacht die Einhaltung rechtlicher Vorgaben erheblich.
  

Mit diesen Bausteinen lassen sich selbst große oder komplexe Events effizient managen – und Teilnehmer*innen erleben Ihre Veranstaltung als professionell und entspannt.

Checkliste Teilnehmermanagement

Damit Sie nichts übersehen, hier die wichtigsten Punkte – gegliedert in die Phasen vor, während und nach dem Event:

Vor dem Event

• Zielgruppe definieren und Einladungsstrategie festlegen
  
• Eventwebsite erstellen (informativ, markenkonform, mobil optimiert)
  
• Registrierungs- und Bezahlprozess testen (mobilfreundlich, mehrere Zahlungsmethoden)
  
• Kommunikationsplan entwickeln (Einladungen, Erinnerungen, Updates)
  
• No-Show-Rate einkalkulieren und Ressourcen entsprechend planen
  
• Event-App einrichten (Agenda, Networking, Benachrichtigungen)
  
• Softwaretools integrieren (Ticketing, Check-in, Reporting)
  
• Datenschutz und Compliance (DSGVO, SOC-2, BFSG) prüfen

Während des Events

• Reibungsloser Check-in (Badge-Druck, QR-Codes, Self-Check-in)
  
• Informationen aktuell halten (Programmänderungen via App oder Displays)
  
• Ansprechpartner*innen und Support bereitstellen (vor Ort und digital)
  
• Anwesenheitsdaten erfassen (für Reporting und Nachbereitung)
  
• Teilnehmerinteraktion fördern (Live-Umfragen, Networking-Features)

Nach dem Event

• Teilnehmer-Feedback einholen (Umfragen, Interviews)
  
• Daten auswerten (Anmeldungen, No-Shows, Leads, Zufriedenheit)
  
• Follow-up-Kommunikation (Dankes-Mails, Aufzeichnungen, Angebote)
  
• Erkenntnisse für zukünftige Events dokumentieren
  
• ROI und KPIs berechnen und mit Stakeholdern teilen

Best Practices für unterschiedliche Eventtypen

Je nach Art und Größe der Veranstaltung sind die Anforderungen unterschiedlich. Hier einige Beispiele, wie Sie das Teilnehmermanagement an verschiedene Eventformate anpassen können:

Große und komplexe Events

Bei Kongressen mit mehreren tausend Teilnehmer*innen ist Effizienz entscheidend. Digitale Check-in-Systeme mit QR-Codes, automatisiertem Badge-Druck und Self-Service-Stationen vermeiden lange Warteschlangen. Eine Event-App mit personalisierten Agenden hilft, den Überblick zu behalten und fördert Interaktion.

Internationale Events

Mehrsprachige Registrierung und Kommunikation sind hier Pflicht. Auch verschiedene Zahlungsmethoden – von Kreditkarte bis PayPal – müssen abgedeckt werden. Zeitzonen und Reiseinformationen sollten in die Eventkommunikation integriert werden, um Teilnehmer*innen optimal zu betreuen.

Hybride Events

Bei hybriden Events gilt es, physische und virtuelle Teilnehmer*innen gleichermaßen einzubinden. Eine zentrale Hybridevent-Plattform, die Livestreams, Networking-Features und Interaktionen bündelt, verhindert, dass das Online-Publikum außen vor bleibt.

Corporate Events

Für interne Veranstaltungen wie Townhalls oder Trainings ist vor allem ein unkomplizierter Registrierungsprozess wichtig, oft mit automatischer Synchronisation in HR- oder Intranet-Systeme. Gamification-Elemente oder interaktive Tools können die Teilnahmebereitschaft erhöhen.

Fazit: Teilnehmermanagement als Erfolgsfaktor für jedes Event

Ob Konferenz, Firmenevent oder hybrides Format – professionelles Teilnehmermanagement ist der Schlüssel für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Gäste. Es spart Zeit, reduziert Stress und liefert die Daten, die Sie brauchen, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu messen und zu steigern.

Mit einer klaren Struktur, vorausschauender Planung und den richtigen Tools können Sie typische Stolpersteine vermeiden – von langen Warteschlangen bis zu fehlenden Reports. So bleibt mehr Raum für das, was wirklich zählt: ein Event, das Ihre Teilnehmer*innen begeistert und nachhaltigen Mehrwert schafft.

Wenn Sie herausfinden möchten, wie EventMobi Sie dabei unterstützen kann, werfen Sie einen Blick auf unsere Eventmanagement-Plattform oder sprechen Sie direkt mit uns. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihr nächstes Event nicht nur reibungslos läuft, sondern begeistert.

Häufig gestellte Fragen zum Teilnehmermanagement

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Ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen: Das ist kein Einzelfall. Gerade der Registrierungsprozess entscheidet oft, ob aus Interesse auch eine Anmeldung wird. Eine intuitive und reibungslose Eventregistrierung, die auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe eingeht, macht hier den Unterschied. Denn wer sich verstanden und gut abgeholt fühlt, meldet sich nicht nur eher an, sondern kommt auch mit den richtigen Erwartungen zum Event.

Was sich Ihre Veranstaltungsteilnehmer*innen wünschen

Wer seine Teilnehmerregistrierung optimieren möchte, sollte sich in die Perspektive der Gäste hineinversetzen. Denn am Ende zählt nicht nur, dass der Prozess technisch funktioniert – sondern, wie er sich anfühlt. Eine durchdachte Eventregistrierung berücksichtigt die Bedürfnisse der Nutzer*innen genauso wie die organisatorischen Anforderungen des Veranstalters. Sie soll einfach, schnell und vertrauenswürdig sein.

Erfahrungsgemäß sind es vor allem drei Dinge, die Teilnehmer*innen bei der Teilnehmeranmeldung erwarten:

• Zeit und Nerven sparen: Lange Formulare mit unnötigen Feldern sind ein häufiger Grund für Abbrüche. Ein schneller, klar strukturierter Registrierungsprozess macht hier den Unterschied.
  
• Ein gutes Gefühl haben: Freundliche, persönliche Kommunikation – schon während der Eventregistrierung – sorgt für Vertrauen und steigert die Vorfreude.
  
• Ernst genommen werden: Teilnehmer*innen möchten sich nicht wie eine Nummer fühlen. Eine individuelle Ansprache und passende Inhalte machen die Teilnehmeranmeldung zum positiven Erlebnis.

Wer diese Grundbedürfnisse ernst nimmt, legt die Basis für erfolgreiche Events  und zufriedene Gäste.

12 Tipps für eine überzeugende Teilnehmerregistrierung

Zeitsparende und praktische Online-Registrierung

Eine gute Teilnehmerregistrierung ist schnell, übersichtlich und an die Zielgruppe angepasst. Formulare sollten nur das Nötigste abfragen. Wo möglich, können bereits vorhandene Daten automatisch eingetragen werden. Unterschiedliche Zielgruppen wie Teilnehmer*innen, Sponsor*innen oder Speaker erhalten jeweils eigene Anmeldestrecken mit den für sie relevanten Inhalten. Auch organisatorische Extras wie die Hotelbuchung lassen sich direkt im Anmeldeprozess integrieren.

Eine Eventwebsite, die überzeugt

Die Eventwebsite ist oft der erste Anlaufpunkt für Interessierte. Sie sollte alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung enthalten – also Ort, Zeit, Ticketoptionen, häufig gestellte Fragen. Gleichzeitig darf sie neugierig machen: Wer sind die Speaker? Welche Programmhöhepunkte erwarten die Gäste? Visuell und sprachlich sollte die Seite klar Ihre Marke widerspiegeln.

Frühzeitige Registrierungen belohnen

Bieten Sie Vorteile für alle, die sich früh anmelden. Early-Bird-Tickets, exklusive Inhalte oder Rabatte setzen Anreize und helfen, Planungssicherheit zu gewinnen.

Personalisierte Kommunikation

Teilnehmer*innen möchten individuell angesprochen werden. Verwenden Sie Namen, erkennen Sie die jeweilige Besuchergruppe und passen Sie die Kommunikation entsprechend an. Das schafft Nähe und stärkt die Beziehung – noch vor dem Event.

Mehrsprachige Kommunikation ermöglichen

Internationale Zielgruppen erwarten, dass die Eventregistrierung in ihrer Sprache verfügbar ist. Eine klar erkennbare Sprachwahl direkt am Anfang des Registrierungsprozesses ist hier hilfreich.

Aussagekräftige Bestätigungsmail

Nach der Anmeldung sollte sofort eine Bestätigungsmail verschickt werden. Darin enthalten: alle wesentlichen Eckdaten der Veranstaltung, gegebenenfalls Hinweise zur Event-App oder weiteren Schritten. Ab etwa zwei Wochen vor dem Event empfehlen sich zusätzlich Erinnerungsmails.

Last-Minute-Anmeldungen flexibel ermöglichen

Nicht alle melden sich frühzeitig an. Mit einem System, das auch kurzfristige Anmeldungen unterstützt – inklusive Badge-Druck vor Ort – bleiben Sie flexibel und professionell.

Promo-Codes anbieten

Rabattcodes sind bei vielen Zielgruppen beliebt. Sie können als gezieltes Marketinginstrument eingesetzt werden und fördern spontane Anmeldungen.

Mehrere Zahlungsoptionen anbieten

Bieten Sie verschiedene Zahlungsmethoden an, damit die Teilnehmerregistrierung möglichst unkompliziert abgeschlossen werden kann. Die wichtigsten Optionen sind Kreditkarte, PayPal und Kauf auf Rechnung.

Wartelistenfunktion für Sessions nutzen

Wenn Programmpunkte ausgebucht sind, sollte es die Möglichkeit geben, sich auf eine Warteliste zu setzen. So verlieren Sie keine interessierten Teilnehmer*innen.

Nachträgliche Änderungen ermöglichen

Teilnehmer*innen sollten ihre Angaben auch nach der Anmeldung noch anpassen können – zum Beispiel, wenn sich die Sessionauswahl ändert. Das erhöht die Flexibilität und reduziert Rückfragen.

Registrierungsdaten weiterverwenden

Die erfassten Daten sind nicht nur für die Teilnehmeranmeldung relevant. Sie helfen auch in der Buchhaltung, im Reporting und bei der Veranstaltungsanalyse. Mit einer passenden Lösung lassen sich diese Informationen effizient weiterverarbeiten.

Extratipp: „Build-Your-Own-Adventure“-Mentalität

Erlauben Sie Ihren Teilnehmer*innen, sich ihr eigenes Programm zusammenzustellen. Auch wenn das organisatorisch mehr Aufwand bedeutet – erfahrungsgemäß steigert es die Zufriedenheit und die Identifikation mit dem Event.

Die perfekte Registrierungswebsite

Die Website ist oft der erste echte Kontaktpunkt zwischen Event und Publikum – und damit entscheidend für den Erfolg der Eventregistrierung. Sie soll nicht nur informieren, sondern das Event greifbar machen. Wer hier überzeugt, gewinnt Vertrauen und macht den nächsten Klick zur Teilnehmeranmeldung wahrscheinlicher. Eine gute Registrierungsseite denkt deshalb nicht nur an Datenfelder, sondern auch an Emotionen – und bringt beides zusammen: Information und Begeisterung.

Besonders bei Veranstaltungsreihen lohnt sich ein Rückblick auf vergangene Ausgaben. Fotos, Videos und Zitate von Teilnehmenden transportieren Stimmung und geben einen authentischen Eindruck. Achten Sie außerdem darauf, dass Design und Tonalität der Website Ihre Marke widerspiegeln. So wird die Teilnehmeranmeldung nicht nur funktional, sondern auch emotional aufgeladen – ein wichtiger Schritt hin zu einem überzeugenden Eventerlebnis.

Was muss ein Registrierungstool bieten?

Ein leistungsfähiges Tool für die Teilnehmerregistrierung sollte mehr können als nur ein Formular bereitstellen. Es muss die komplexen Anforderungen moderner Veranstaltungen abbilden, und zwar von der ersten Anmeldung bis zur Nachbereitung.

Wichtig sind vor allem:

• Personalisierbarkeit: Jedes Event ist anders – darum sollte sich der Registrierungsprozess flexibel an unterschiedliche Zielgruppen anpassen lassen. Das schließt z. B. auch unterschiedliche Sprachen und Zeitzonen mit ein.
  
• Funktionen wie Wartelisten oder Session-Auswahl: Wer mehr als nur ein „Ja/Nein“ zur Teilnahme abfragen möchte, braucht Tools, die mehr bieten.
  
• Smarte Automatisierungen: Von individuellen E-Mail-Einladungen bis hin zu Bestätigungs-E-Mails und Aktualisierungen der Warteliste – Automatisierungen sind Gold wert im Registrierungsprozess.
  
• Nahtlose Integration: Im Idealfall sind Registrierung, Event-App und Badges über eine Plattform verbunden. Das reduziert den Abstimmungsaufwand, vereinfacht Workflows und sorgt für einen professionellen Ablauf.
  
• Zuverlässiger Support: Es kann immer mal passieren, dass Sie an irgendeiner Stelle nicht weiterkommen. Hier macht EventMobi den Unterschied: Statt anonyme Chatbots gibt es echten, persönlichen Support. Per Telefon, Live-Chat oder E-Mail, und das rund um die Uhr.
  
• Sicherheit und Datenschutz: Als Veranstalter tragen Sie die Verantwortung, die Daten der Teilnehmenden vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Achten Sie deshalb auf DSGVO-Konformität und Zertifizierungen des Tool-Anbieters.
  

EventMobi bietet all das und vieles mehr. Entdecken Sie jetzt alle Features von EventMobi’s Teilnehmerregistrierung.

EventMobi als Registrierungsplattform: So flexibel wie Ihr Eventalltag

Jede Veranstaltung bringt ihre eigenen Herausforderungen mit – mal muss es schnell gehen, mal besonders individuell sein. Genau dafür haben wir bei EventMobi unsere Teilnehmerregistrierung entwickelt: Sie können Formulare exakt auf Ihre Zielgruppen zuschneiden, spontane Anmeldungen vor Ort abwickeln oder Promo-Codes gezielt für bestimmte Kampagnen einsetzen. Die Sprache Ihrer internationalen Gäste ist genauso berücksichtigt wie die spezifischen Anforderungen Ihrer Sponsoren oder Speaker.

Und wenn Sie nachts um 22 Uhr noch eine Frage haben? Dann sprechen Sie nicht mit einem Chatbot, sondern mit echten Menschen, die Ihre Welt kennen. Unser Supportteam ist für Sie da, wann immer Sie uns brauchen.

Das Beste: Registrierung, Event-App und Badgedruck greifen bei EventMobi nahtlos ineinander. Keine Datendopplung, keine Medienbrüche – einfach ein System, das mitdenkt und mitwächst.

Häufig gestellte Fragen

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Wie schaffen Sie es also, zwischen all den anderen Aussteller*innen mit Ihrem Messestand Aufmerksamkeit zu erzeugen und im Gedächtnis Ihrer Zielgruppe zu bleiben?

Eventplaner Alistair Fernandes hat in 16 Jahren Messeerfahrung bei Events wie IMEX America, BCTECHSummit und DiscoveryX Conference and Trade Show verschiedene Ansätze getestet. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen 6 starke Ideen und Aktionen für Ausstellerstände, mit denen er in letzter Zeit bei unterschiedlichen Anlässen gepunktet hat.

1. Ihre Marke als Erlebniswelt: Pop-up-Store trifft Event

Gestalten Sie Ihren Stand wie einen Pop-up-Store: Alles folgt einem roten Faden, von der Farbgebung über Give-aways bis zur Atmosphäre. So betreten Ihre Gäste nicht einfach einen Stand, sondern eine stimmige Markenwelt.

Zur Inspiration können Sie sich aufmerksamkeitsstarke Pop-up-Stores wie die von SKIMS oder Glossier anschauen.

Ein weiteres Beispiel aus unserem eigenen Portfolio: Beim CSAE-Tête-à-Tête kreierte EventMobi als Sponsor eines Loungebereichs ein auf die Marke zugeschnittenes Erlebnis.

Die Gäste konnten sich am Stand zwischen den Programmpunkten eine Pause gönnen, neue Energie tanken und selbstverständlich auch netzwerken. Durch die Beschränkung auf nur einen Farbton unterstrich Alistair mit Tischtüchern, Hintergrundgestaltung und Goodies das markante Orange von EventMobi. Auch die Verpackungen von Getränken und Snacks passten zur Markenwelt. Das sorgte nicht nur für einen Wiedererkennungseffekt bei den Standbesucher*innen: Wer die Lounge mit etwas Sehenswertem im EventMobi-Branding verließ, sorgte damit auf der Veranstaltung für zusätzliche Markenwahrnehmung.

Tipp von Alistair: Nutzen Sie konsequent Ihre Markenfarbe – vom Tischläufer bis zur Snackverpackung. Kleine Details, große Wirkung.

Von Snack-Verpackungen über Tischtücher und Goodies bis hin zu Bannern: Jedes Element an Ihrem Stand, das farblich und mit dem Logo Ihrem Branding folgt, hilft Ihnen, sich von anderen Ausstellern um Sie herum abzuheben.

2. Lokale Kooperationen für echte Nähe

Give-aways mit lokalem Bezug sind nicht nur sympathisch, sondern dank kurzer Lieferwege auch praktisch. Bei den Großevents IMEX America und NWES konnte Alistair lokale Händler dafür gewinnen, ihre Produkte für Geschenkkörbe zu stiften, die im Laufe der Veranstaltung verlost wurden. Die Körbe im EventMobi-Branding sorgten dafür, dass viele Eventbesucher*innen vorbeischauten und ihre Daten hinterließen, um sich den Gewinn zu sichern.

Wenn Sie Ihr Unternehmen auf einer regionalen Messe präsentieren, halten Sie die Augen nach möglichen Partnerunternehmen offen, die in der Region gefertigte Produkte als Preise bzw. Give-aways zur Verfügung stellen.

Nebenbei bemerkt: Die Zusammenarbeit mit lokalen Betrieben vereinfacht auch die Logistik im Vorfeld der Veranstaltung. Alistair konnte die Geschenkkörbe vor dem großen Tag bequem in der Nähe der Location abholen. Es fielen keine Versandkosten an, und auch von der Qualität der Waren konnte er sich direkt überzeugen.

3. Mehrwert statt Werbegeschenk: Der Business-Service vor Ort

Ein professionelles Foto ist für viele Berufstätige ein notwendiges Übel, vor allem für die Kamerascheuen unter ihnen. Wie wertvoll wäre also ein kostenloser Passbildservice direkt auf der Veranstaltung? „Alles, was Menschen beruflich hilft, eignet sich gut zur Aktivierung,“ sagt Alistair. Auf der IMEX Frankfurt organisierte er eine LinkedIn-Fotoaktion am EventMobi-Stand. Wer ein Meeting mit dem EventMobi-Vertriebsteam gebucht hatte, erhielt die Gelegenheit, auch schnell in die Kamera zu lächeln. Das fertige, bearbeitete Bild wurde dann per E-Mail zugestellt. 

Also: Mit durchdachten Dienstleistungen, zugeschnitten auf Ihre Zielgruppen bei der Veranstaltung, können Sie Teilnehmer*innen wirkungsvoll aktiv einbinden und im selben Zug Leads generieren.

4. Der Messestand als Ruhepol

Befreien Sie Ihr Publikum davon, vollgepackt mit Give-aways, mit zunehmend leerem Akku und müden Füßen herumzulaufen. Stellen Sie die dafür passende Ausstattung bereit: Ladestationen, gebrandete Beutel für mitgenommene Goodies und bequeme Sitzecken zum Durchatmen oder auch zum Essen sind immer willkommen. 

„Die meisten Menschen schätzen alles, was sie an einem langen Messetag brauchen könnten,“ weiß Alistair. Die aus seiner Erfahrung willkommensten Ideen sind:

Ladestationen für Handys, Tablets und Laptops

Ladestationen an auffälligen Punkten Ihres Messestands können Teilnehmer*innen den Tag retten, die händeringend ihre Geräte aufladen müssen, um sich vor Ort orientieren zu können. Stellen Sie unterschiedliche Ladekabel bzw. Anschlüsse bereit, damit möglichst alle Gerätetypen versorgt werden können. Noch besser kommt es an, wenn sich die Lademöglichkeiten an Stehtischen befinden, denn so kann man die Geräte nebenbei bequem nutzen.

Goodie-Bags in Ihrem Branding

Goodie-Bags im eigenen Branding sind ein praktisches Werbegeschenk mit Brandingeffekt, da die Menschen sie idealerweise auch noch lange nach der Veranstaltung gut sichtbar mit sich herumtragen. Nutzen Sie Beutel bzw. Taschen aus langlebigen, umweltfreundlichen Materialien, zum Beispiel Leinenbeutel oder Tüten aus recycelten Stoffen.

Präsentieren Sie Ihre Goodie-Bags im Umfeld Ihres Stands, um Neugier auf die Inhalte zu wecken. Vielleicht geben Sie Ihre Standnummer, Social-Media-Kontaktdaten oder auch einen eventspezifischen Werberabatt an?

Sie brauchen noch Inspiration? Lesen Sie unseren Artikel zu 37 kreativen Ideen & Tipps für Goodie-Bags, die begeistern.

Sitzgelegenheiten zum Ausruhen zwischendurch

Bequeme Stühle, Sessel oder Sofas laden das Veranstaltungspublikum ein, sich länger an Ihrem Stand aufzuhalten und mit Ihrem Angebot zu befassen. Natürlich sollten die Sitzmöbel so aufgestellt sein, dass sie den Flow am Stand nicht stören. Auch Barhocker laden zum Verweilen ein, ebenso wie ein Bereich, in dem man zum Essen Platz nehmen kann. Stimmen Sie solche Bereiche optisch auf Ihre anderen Branding-Elemente ab, um den bestmöglichen Effekt zu erzielen.

5. Gamification: Mit Spielfreude zur Leadgenerierung

Gamification – die Nutzung spielerischer Elemente wie Quizzes und Gewinnspiele – ist ein sehr wirkungsvoller Hebel zur Gästeaktivierung. Wenn die Veranstaltung eine Gamification-Challenge über die Event-App bietet, nutzen Sie diese Chance! Platzieren Sie Ihren Code gut sichtbar am Stand und lassen Sie Ihr Team aktiv darauf hinweisen. So entsteht schnell Interesse und Interaktion.

Gerade Sponsor*innen können oft besonders prominent in der Challenge eingebunden werden. Ein attraktiver Preis sorgt für Aufmerksamkeit – platzieren Sie ihn unbedingt gut sichtbar am Stand.

Tipp von Alistair: Kommunizieren Sie Ihren Gamification-Code ruhig schon vor dem Event. Das weckt Vorfreude und führt gezielt Besucher*innen an Ihren Stand.

Mehr zum Thema Event-Gamification erfahren Sie in unserem Handbuch Event-Gamification.

6. Kreative Ideen mit künstlerischem Touch

Kooperieren Sie mit Kreativen vor Ort, die individuelle, gebrandete Werbemittel und Veranstaltungsmaterialien gestalten können. Alistair plant gerade ein Projekt mit lokalen Künstler*innen, um individuelle EventMobi-Shirts und Give-aways zu gestalten. Solche einzigartigen Aktionen sorgen für Gesprächsstoff und Markenbindung zugleich.

Weitere Tipps für gelungene Messestände

Fläche richtig nutzen: Der Platz an Messeständen wird oft nicht effizient genutzt. Zum Beispiel ist ein großer Tisch mit haufenweise Kleinigkeiten nicht immer gut für den Fluss am Stand. Überlegen Sie, wie Sie mit kreativen Messestandideen (wie den oben genannten) das meiste aus Ihrer Fläche herausholen. 

Event-App: Nutzen Sie die Event-App Ihres Veranstalters, um bereits vor dem Event Push-Benachrichtigungen zu versenden – etwa zur Bewerbung von Meetings oder Aktionen am Stand. So steigern Sie frühzeitig das Interesse und fördern Terminbuchungen. Das erleichtert zugleich die Personalplanung vor Ort.

Interaktive Elemente: Interaktive Inhalte fördern Gespräche, bleiben im Gedächtnis und steigern die Verweildauer – ideale Voraussetzungen für qualifizierte Leads. Setzen Sie also auf Touchscreens, Umfragen oder Mini-Games am Stand, die Ihre Besucher*innen in ihren Bann ziehen und das Engagement steigern. 

Live-Demos: Präsentieren Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in Aktion. Live-Demos schaffen Vertrauen, machen Ihre Lösung greifbar und laden zu Rückfragen ein, sind also ein Türöffner für vertiefende Gespräche.

Fazit: Ihr Stand ist mehr als Kulisse – er ist Kontaktpunkt, Markenbotschafter und Leadmaschine.

Ein gelungenes Event schafft nicht nur Markenpräsenz, sondern auch wertvolle Kontakte und Kundenbeziehungen.

Konferenzen, Kongresse und Messen bieten die ideale Gelegenheit, Ihr Netzwerk zu erweitern und potenzielle Kund*innen zu gewinnen. Je höher die Teilnehmer*innenzahl, desto größer die Chance, aus ersten Gesprächen qualifizierte Leads für den Vertrieb zu entwickeln.

Lassen Sie sich von unseren ungewöhnlichen Ideen für Ausstellerstände inspirieren – vielleicht ist es Zeit, auf dem nächsten Event neue Wege zu gehen. Wenn Sie eigene Konzepte umsetzen möchten, unterstützen wir von EventMobi Sie gern.

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• wo Sie Geld ausgegeben haben
• wo Sie Geld eingenommen haben
• wo Sie weiterhin investieren sollten
• wo Sie Ausgaben zurückfahren sollten
• wie Sie künftig strategisch Veranstaltungsbudgets erstellen

Doch welche Event-ROI-Kennzahlen sind die wichtigsten? Und wie berechnet man den Return on Investment, den Ertrag einer Investition?

In diesem Event-ROI-Guide erfahren Sie alles, was wichtig ist.

Definition: Was ist der Event-ROI?

Der Begriff Event-ROI steht für den Return on Investment (Investitionsrendite) einer Veranstaltung. Er beschreibt, inwiefern das Event erfolgreich im Verhältnis zu den eingesetzten Ressourcen war – also ob sich die Investition gelohnt hat.

Gemessen wird der finanzielle oder strategische Nutzen, den eine Veranstaltung im Vergleich zu den dafür aufgewendeten Kosten bringt. Dabei kann es sich sowohl um monetäre Werte (z. B. generierte Umsätze) als auch um immaterielle Ergebnisse (z. B. Markenbekanntheit, Mitarbeiterbindung, Kundenzufriedenheit, neue Kontakte) handeln.

Warum ist der Event-ROI wichtig?

Für Eventmanager*innen und Stakeholder ist der Event-ROI ein zentraler Indikator, um den Erfolg eines Events zu bewerten. Ein Event-ROI-Report gibt Ihnen klare Daten an die Hand. Und mit Daten können Sie smartere Entscheidungen treffen, bessere Events veranstalten und Ihre Ziele sicherer erreichen. Außerdem helfen sie dabei, das Budget für zukünftige Veranstaltungen gegenüber der Geschäftsführung und Stakeholdern zu rechtfertigen.

Was definiert einen guten Veranstaltungs-ROI?

Ein guter ROI kann unterschiedlich aussehen. Ausschlaggebend ist, welche Ziele Sie sich gesetzt hatten. Denkbar ist zum Beispiel: Einnahme eines bestimmten finanziellen Betrags, Akquise einer konkreten Teilnehmerzahl oder auch eine beliebige andere Kennzahl, die Sie Ihren Jahreszielen näher bringt.

Solche Ziele und entsprechende Pläne sind zu definieren bzw. auszuarbeiten, bevor der Startschuss für Ihr Event fällt. Und dann gilt: Ein guter ROI heißt, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben. Ein großartiger ROI bedeutet, dass Sie sogar weiter gekommen sind als geplant. Wenn Sie hingegen zu dem Schluss kommen, Geld in den Sand gesetzt zu haben, oder wenn Sie spezifische Ziele offensichtlich verfehlt haben, dann ist es leider ein schlechter ROI.

5 ROI-Kennzahlen, die Sie in Betracht ziehen sollten

Das Gute an all dem? Sie haben es selbst in der Hand.

Die ernüchternde Nachricht? Jedes Event, jede Organisation ist ein Kapitel für sich.

Zum Einstieg bieten sich folgende branchenübliche Kennzahlen an:

• Austausch mit Ihren Partnern
• Vergleich mit Ihren früheren Ergebnissen
• Analyse branchenspezifischer Forschungsberichte

Auf solche Art und Weise können Sie für Ihr Event Leistungskennzahlen (KPIs, also Key Performance Indicators) festlegen, die realistisch wie auch messbar sind.

Branchenunabhängig gibt es einige maßgebliche KPIs, die auch für Ihre Organisation aussagekräftig sein könnten. Finanzielle Einnahmen und Ausgaben sind nur eine von vielen Optionen, den Event-ROI zu messen!

Behalten Sie diese ROI-Kennzahlen im Sinn, wenn Sie Ihren Erfolg akkurat messen wollen!

Umsatzbasierte ROI-Kennzahlen

Der umsatzbasierte ROI ist eine wichtige Größe zur Messung des Veranstaltungserfolgs. Er gibt den Stakeholdern Ihres Events etwas Quantifizierbares an die Hand, zum Beispiel Ihrem Führungsteam, dem Vorstand und auch den Sponsoren.

Was zählt? Alles, was Sie zu Geld gemacht haben, etwa:

• verkaufte Tickets insgesamt und die daraus resultierenden Einnahmen
• Registrierungen (auch im Vergleich zur tatsächlichen Teilnehmerzahl)
• vermietete Ausstellerstände
• verkaufte Merchandising- und Werbeartikel
• verkaufte Gewinnspiellose

Berücksichtigen Sie hier alles, was Sie im Zusammenhang mit Ihrem Event monetarisiert haben. Vielleicht hatten Sie vor Ort auch eine Bar aufgebaut, an der Sie selbst Getränke verkauft haben? Auch das fällt in die Kategorie Umsatz.

Event-Sponsorship-ROI-Kennzahlen

Sponsorships sind ein tragender Pfeiler erfolgreicher Veranstaltungen. Sie sorgen für finanzielle oder anderweitige Ressourcen. Dies können Programmpunkte, andere Beiträge oder auch Kontakte für Ihre Teilnehmer*innen sein.

Sie möchten Ihre Sponsoren also bei Ihrem nächsten Event wiedersehen. Das macht den Event-Sponsorship-ROI zu einem fundamentalen Faktor.

Wenn Sie wettbewerbsfähige Sponsoringpakete für Events gestalten und Ihre Sponsoren dann Jahr für Jahr wieder ins Boot holen möchten, sollten Sie diesen Veranstaltungspartnern Event-Sponsorship-Kennzahlen vorlegen, die zeigen, wie wertvoll ihr Sponsoring sein kann.

EventMobis Event-App-Technologie zum Beispiel wartet mit einer Fülle integrierter Nutzungsstatistiken auf, die die Interaktionen zwischen Sponsoren und Publikum offenlegen. Das sind unter anderem:

• Anzahl der Impressions, Klicks und Conversions bei Sponsoren-Bannern
• Aufrufe von Unternehmensprofilen
• akquirierte Leads
• Views gesponserter Inhalte
• Gamification-Interaktionen

Dies konkretisiert, wie viel Aufmerksamkeit ein jeder Sponsor beim Veranstaltungspublikum erhalten hat. Es lässt sich direkt in den ROI übertragen, den Sie für Ihre Sponsoren ermitteln. Und das wiederum macht es wahrscheinlich, dass sie für weitere Erfolge auch zukünftig in Ihr Event investieren wollen.

Event-Marketing-Kennzahlen

Ihr Marketingteam steckt ordentlich Zeit und Mühe (und Geld nicht zu vergessen) in Ihr Event, um es so sichtbar wie nur irgend möglich zu machen.

Das einfachste Mittel gegen viel Kopfzerbrechen: Vergewissern Sie sich, dass Sie das größte Augenmerk den Bereichen widmen, die Erfolg versprechen. Das gelingt, indem Sie einen Blick auf den Event-Marketing-ROI werfen.

Kennzahlen des Eventmarketings sind besonders aussagekräftig bei der Frage, inwieweit Sie Ihre Veranstaltung zum Erfolg führen konnten. Denken Sie hier etwa an:

• Social-Media-Conversion-Rates (Likes vs. registrierte Personen, Impressions vs. Registrierungen usw.)
• geöffnete E-Mails bzw. Klicks vs. Registrierungsquote
• Website-Conversion-Rate (Visits vs. Registrierungen etc.)
• Kosten pro Teilnehmer*in je Kanal (etwa Pay-per-Click, Social-Media-Werbung)
• Anzahl Neuregistrierungen
• Anzahl wieder aufgefrischter Registrierungen

Leitindikatoren sind unter anderem:

• Likes und Shares in Social Media
• Followerzahlen in Social Media
• Verwendung von Event-Hashtags und Mentions
• Websitebesuche
• geöffnete und in Klicks resultierte E-Mails

Leitindikatoren sind gewichtige, jedoch nicht direkt an Investitionserfolge gekoppelte Kennzahlen. Der Event-Marketing-ROI sollte sich letztlich immer daran messen, dass jeder Euro, der ausgegeben wurde, um zu Anmeldungen zu animieren, auch wieder reingeholt wurde. Ein Leitindikator kann daneben Potenziale aufzeigen, selbst wenn noch keine Investitionsrendite zu verbuchen ist.

Ein Beispiel: Sie versenden eine E-Mail, die Ihnen viele Klicks, aber keine Registrierungen einbringt. Dann variieren Sie doch mal den CTA in der E-Mail. Oder versuchen Sie es mit einem A/B-Test bezüglich des Layouts oder der Informationen auf der Registrierungs-Landingpage. Auf diese Weise wird ein vielversprechender Kanal ergiebiger für Sie.

Eventmarketing sollte sich nicht anfühlen, als würde man im Nebel tappen. Es gibt eine Menge von Kennzahlen, mit denen Sie messen können, wie erfolgreich Ihr Team war. Und wenn es Ihnen vorkommt, als hätten sich bestimmte Bemühungen nicht bezahlt gemacht, können Sie nun scharz auf weiß ablesen, an welcher Stellschraube Sie beim nächsten Mal drehen sollten.

Ermittlung des Onlineevent-ROI

Für virtuelle Events ROI ermitteln – klingt nach einem Hexenwerk? Im Grunde genommen funktioniert es fast wie bei Präsenzveranstaltungen.

Bei wichtigen Interaktionskennzahlen ist es sogar deutlich einfacher. Es lässt sich nicht nachverfolgen, wie jedes einzelne Gespräch, jeder einzelne Kontakt bei einer Präsenzveranstaltung abgelaufen ist, doch Sie können sehr wohl exakt beziffern, wie viele Teilnehmer*innen Ihre Chat-Funktion genutzt haben.

Über das Tracking von Interaktionen bei Veranstaltungen in der virtuellen Sphäre können Sie sich aussagekräftige Hinweise auf Ihren Event-ROI verschaffen. Schließlich erfahren Sie so, wie sehr sich Ihr Publikum aktiv beteiligt. Je engagierter die Teilnehmer*innen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich zu Folgeveranstaltungen erneut anmelden.

Und für mitgliederbasierte Organisationen: umso wahrscheinlicher, dass sie ihre Mitgliedschaft verlängern.

Um Ihren Onlineerfolg auszuwerten, sollten Sie unter anderem folgende KPIs heranziehen:

All dies macht EventMobi natürlich ebenfalls für Sie möglich.

Ein besonders erfreulicher Aspekt ist in diesem Kontext, dass Onlineevents weniger kosten als Vor-Ort-Treffen. Keine Ausgaben für eine Location, für Versicherungen … Kümmern Sie sich einfach um die Teilnehmerinteraktionen und schon zahlt sich Ihr Einsatz nahezu sicher aus.

Weitere wichtige Veranstaltungs-ROI-Messgrößen

Harte Fakten sind nicht alles, wenn Sie den Wert Ihrer Veranstaltungen ermitteln wollen. Einer der wichtigsten ROI-Leitindikatoren ist das Wissen darum, was bei Ihrem Publikum den stärksten Anklang findet.

• Interessen des Publikums, auszuloten hiermit:
  • meistaufgerufene Module Ihrer Event-App
  • wiederkehrende Themen bei Gruppendiskussionen
  • Teilnahmequoten der Programmpunkte
  • Referent*innen mit dem stärksten Zulauf
  • Engagement in Live-Umfragen
  • Mitwirkung bei Eventspielen
  • qualitative Daten, ermittelt mit Umfragen im Anschluss an das Event
• Gamification-Technologien: Nutzen Sie Statistiken zu Ihren beliebtesten Event-Spielen, denn sie können viel über das Engagement Ihres Publikums verraten. Ihre „Führungsspieler*innen“ sind Ihre Event-Champions, von denen Sie sich durchaus nützliche Erfahrungsberichte erhoffen können.
• Weiche Fakten: Social-Media-Erwähnungen und Umfragen im Nachgang von Veranstaltungen sind unersetzlich. Wenn die ganze Welt von einem bestimmten Programmpunkt schwärmt, war das offensichtlich ein echter Hit.

Bringen Sie solche Informationen in Ihre nächsten Planungstreffen ein, um Ihr Team zusätzlich anzuspornen!

Tipp: Um den ROI Ihrer Veranstaltung zu steigern, müssen Sie das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen erhöhen. Erfahren Sie, wie Gamification Ihnen helfen kann, die Anzahl der Session-Views, die Interaktion mit Sponsoren und andere wichtige Veranstaltungskennzahlen zu erhöhen — und zu verfolgen, wo Ihre Veranstaltung erfolgreich ist.

Mehr über Gamification erfahren

Nehmen Sie diese Informationen mit in Ihr nächstes Meeting, um Ihr Team zu motivieren und zu inspirieren!

Doch was jetzt? Sie verfügen jetzt über eine wahre Fülle an Kennziffern und Erfolgsindikatoren. Doch nun heißt es: den Event-ROI exakt berechnen.

Es gibt komplexe, finanzspezifische Systeme. Ein Thema für Diskussionen mit Finanzverantwortlichen und Buchhaltungsprofis! Wo es allerdings um Analysen von Basisdaten geht, sind Sie bei uns an der richtigen Adresse.

Wie sich der Event-ROI beziffern lässt

Selbst ohne finanzielles Hintergrundwissen können Sie Ihren Veranstaltungserfolg präzise berechnen, und zwar mit den folgenden beiden Herangehensweisen:

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Sie können den Veranstaltungsertrag einfach mit einer Auflistung ermitteln, in der Ausgaben und Einnahmen gegenübergestellt sind.

Zur Veranschaulichung: Wenn Sie insgesamt Kosten von 2.000 € hatten und am Ende 3.000 € eingenommen haben, beträgt Ihr ROI 1.000 €.

Abhängig von Ihren zuvor gesteckten Zielen kann dies ein erfreulicher ROI sein.

Für diese Vorgehensweise sollten Sie:

1. Ausgaben auflisten, gegliedert nach Warengruppen
2. Einnahmen auflisten, gegliedert nach Warengruppen
3. sämtliche Ausgaben addieren
4. sämtliche Einnahmen addieren
5. die Gesamtausgaben von den Gesamteinnahmen subtrahieren
6. Erfolg genießen!

Für ein detaillierteres Ergebnis können Sie einzelne Ausgaben spezifischen Einnahmequellen gegenüberstellen.

Ein Beispiel: Hat sich das Merchandising selbst bezahlt gemacht? Also: Wie viel haben Sie dafür ausgegeben und wie viel haben Sie damit eingenommen?

Oder so: Wie viel Geld haben Sie in Social-Media-Werbung für einzelne Referent*innen bzw. Programmpunkte gesteckt? Und welche Teilnahme steht da letztlich zu Buche, verglichen mit Programmpunkten, die Sie weniger beworben haben?

Wirtschaftlichkeitsrechnung – Gewinn ggü. Investitionen

Einnahmen und Ausgaben sind leicht zu beziffern, doch berücksichtigt dies nicht immer die Kosten für Zeit, Energie und auch Arbeitsaufwand. Wenn Sie diese Investitionen Ihrem Gesamtgewinn gegenüberstellen, erhalten Sie weitere aussagekräftige Daten.

Werfen wir einen Blick auf den Wert der Freiwilligen einer Veranstaltung: Ihre Dienste sind zwar kostenlos, aber ausgesprochen wertvoll.

Setzen wir einmal einen Stundenlohn von 15 € an. Wenn Sie ein neunstündiges Event plus drei Stunden Einweisung veranschlagen, summiert sich dies auf 180 € pro Person. Und wenn nun zehn Freiwillige für Sie im Einsatz sind, ist deren Arbeit mit 1.800 € zu bewerten.

Sofern Ihre Veranstaltung lediglich 2.000 € eingebracht hat, ist dies keine gute Rendite für diese Arbeits- und Organisationsstunden. Wenn Sie allerdings zum Beispiel 6.000 € eingenommen haben, kann sich Ihre Investitionsrendite durchaus sehen lassen.

Wie Eventtechnologie Ihnen hilft

Viel geschickter können Sie den Event-ROI messen, wenn Sie ausgefeilte Eventtechnologie einsetzen. Vor allem mit den folgenden Tools haben Sie all die Kennzahlen schnell zur Hand:

EventMobi

Wer den Erfolg einer Veranstaltung messen will, ist in einer besonders komfortablen Lage, wenn die Technik sogar live Event-ROI-Daten erhebt und bereitstellt. EventMobi unterstützt Organisationen wie Ihre bereits seit bald 15 Jahren bei großen, vielschichtigen Konferenzen und Events.

EventMobi bietet Ihnen:

• eine All-in-one-Plattform für Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen
• höchst professionelle Services, die Events zu unvergesslichen Ereignissen macht
• mobile Event-Apps, die Ihre Teilnehmer*innen immer und überall griffbereit haben
• Tools für das Networking von Publikum und Sponsoren
• personalisierbare Programmübersichten
• Echtzeit-Tracking im Hinblick auf Interessen, Interaktionen und Aktivitäten der Teilnehmer*innen
• detaillierte Nutzungsstatistiken, mit denen sich diverse Berichte über ein und dasselbe Dashboard erstellen lassen
• Lead-Capture für Aussteller und Sponsoren
• Event X365, eine ganzjährig zugängliche Networking- und Community-Plattform für die Zeit zwischen den Events

Legen Sie mit der kostenlosen Demo los und bringen Sie dann mit EventMobi eine fesselnde Veranstaltung auf die Bühne!

Social-Media- und Markenwahrnehmung

Um Ihren Event-Marketing-ROI zu ermitteln, können Sie diverse technische Anwendungen nutzen, die Ihnen zu einem glänzenden Auftritt in Social Media verhelfen. 

Ob es um mehr Sichtbarkeit, Zeiteinsparungen oder das Erstellen von Berichten geht: Ihre Reichweite zu kennen und auszubauen, kurbelt Ihren Ertrag auf jeden Fall an. Für den Einstieg sind unter anderem diese Tools sinnvoll:

• Hootsuite
• Google Alerts
• Tagboard
• CoSchedule

Marketing-Tools

Beim Event-Marketing-ROI sind gewisse Aspekte nicht immer einfach zu messen. Doch mit der passenden Technik haben Sie stets im Blick, wie weit Ihr Einsatz Sie bringt. Wie finden diese empfehlenswert:

• EventBrite
• Mailchimp
• Constant Contact

„Kundenpflege“

Erfolgreiche Events enden nicht, wenn das Publikum die Location verlässt oder sich ausloggt! Pflegen Sie die Beziehungen zu Ihren Teilnehmer*innen auch darüber hinaus, idealerweise mithilfe von Software, die auf das Customer-Relationship-Management (CRM) zugeschnitten ist. Zum Beispiel:

• HubSpot
• Event Hub
• Salesforce

Nutzungsstatistiken

Daten gelten als „das neue Gold“, doch dafür müssen sie gekonnt ausgewertet werden. Mit einschlägigen Berichten sind Sie hier auf dem besten Weg, nicht zuletzt im Hinblick auf die Planung zukünftiger Events. Absolut nützliche Werkzeuge für die Event-ROI-Analyse sind:

• Google Analytics
• Google Search Console
• Piwik
• Bear Analytics

In sieben einfachen Schritten den Event-ROI ermitteln

Da Sie nun wissen, was der Event-ROI ist, welche Kennzahlen Sie benötigen und wie Sie die Rechnung aufstellen können, können Sie in sieben einfachen Schritten den Erfolg Ihrer Events ermitteln und darlegen:

1) Stakeholder benennen

Im Vorfeld der Veranstaltung gilt es, die wichtigsten Akteure hinter den Kulissen zu identifizieren und zu kontaktieren. Dies sind insbesondere diejenigen, die Zeit, Energie und Geld in Ihre Veranstaltung investieren, unter anderem:

• Marketingverantwortliche
• Verantwortliche der Sponsoren
• Finanzabteilung
• Koordinator*innen des Freiwiligenteams
• Vorstand Ihrer Organisation
• wiederkehrende Aussteller und Sponsoren

Aus diesen Reihen erhalten Sie entscheidende Hinweise auf mögliche anfängliche Investitionen (und etwaige Renditen). Sobald Sie beispielsweise wissen, was Aussteller und Sponsoren anbieten könnten, sind Sie in der Lage, Ihr Budget darauf abzustimmen.

2) Das Team in die Verantwortung nehmen

Großen Ideen liegt oft ein Einsatz an Geld und Arbeit zugrunde. Wenn Sie bei Ihrem Team ausloten, wie es um das Engagement für diese Investitionen bestellt ist, machen Sie unbedingt deutlich, wie sehr Ihre Organisation davon zu profitieren verspricht. Machen Sie Teammitglieder zu „Cheerleader*innen“: Wundern Sie sich nicht, welch kreative Lösungsvorschläge sie Ihnen zu bieten haben!

Abgesehen davon sollte die Erfolgsmessung allen die Arbeit erleichtern und auch persönliche Erfolge einbringen. Überzeugen Sie Ihre Leute davon und lassen Sie sie für die Ergebnisse einstehen!

3) Smarte Ziele setzen

Wie schon gesagt: Sie selbst bestimmen, was einen guten ROI ausmacht. Formulieren Sie Ihre Ziele SMART und definieren Sie damit zugleich, auf welche Kennzahlen es ankommt.

Mögliche Parameter sind:

• bestimmte Anzahl an Leads
• Zielbetrag für die Einnahmen
• Gesamtzahl bei den Anmeldungen

Sie können Ihren ROI nur berechnen, wenn Sie sowohl Ihre Investitionen als auch die möglichen Erlöse kennen. Stellen Sie die Weichen also bewusst!

4) Finanzplan erstellen

Nun geht es ans Eingemachte, das Event-Budget. So schön die Vorstellung auch sein mag, aus endlosen Quellen schöpfen zu können: Ihre Finanzabteilung wird dem einen Riegel vorschieben.

Kalkulieren Sie, welche Summe Sie maximal in Ihre Veranstaltung investieren dürften und welchen Betrag Sie voraussichtlich einnehmen werden. Legen Sie dabei auch eine Rubrik für die tatsächlichen Einnahmen an, sodass Sie nach dem Veranstaltungsende ablesen können, wie nah Ihr Plan dem Ist-Zustand gekommen ist.

5) Daten erheben und auswerten

Für ROI-Auswertungen und -Berichte müssen Sie Daten zusammentragen. Auf dieser Grundlage können Sie auch nachverfolgen, ob Ihr Event sich gut entwickelt.

Wichtige Daten sind unter anderem:

• Ausgaben (Miete für die Location, Vortragshonorare, Marketingkosten etc.)
• Arbeitsstunden der Freiwilligen
• Sponsorships
• Registrierungen – auch im Vergleich zu den tatsächlichen Teilnehmerzahlen!
• Marketingkennzahlen

Berücksichtigen Sie insbesondere solche Daten, die sich auf Ihre SMART-Ziele beziehen!

6) Ist-Werte erfassen

Warten Sie mit dem Blick auf die Zahlen nicht, bis der letzte Vorhang gefallen ist. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Live-Event-ROI-Messungen!

Wie das funktioniert? Betrachten Sie die Zahl Ihrer Registrierungen im Verhältnis zu Ihrem investierten finanziellen Betrag oder Arbeitsumfang. Beobachten Sie, wie Ihr Messaging die Veranstaltungsanmeldungen oder Social-Media-Aktivitäten pusht. Oder lassen Sie sich anzeigen, wie oft einzelne Sessions zu den personalisierten Programmen hinzugefügt werden.

So können Sie Ihr Budget optimal nutzen und an die aktuelle Lage anpassen. Ein Finanzplan ist nicht die Realität. Es ist ein Plan. Und die Realität hat Vorrang.

7) Die Ergebnisse prüfen

Stellen Sie die Ist- den Planzahlen gegenüber. Wo haben Sie sogar optimistische Erwartungen übertroffen? Welche Werte überraschen negativ? So können Sie aus Ihren Event-ROI-Analysen auch die nächste Strategie entwickeln.

Klasse ist, wenn Sie die Erwartungen übertreffen. Präsentieren Sie dies Ihren Sponsoren und Ihrer Führungsriege, um zu demonstrieren, dass Ihre Arbeit Früchte trägt.

Sollten die Ergebnisse die Erwartungen nicht erfüllen, können Sie anhand der Zahlen zumindest konkretisieren, wo es hakt. Darauf aufbauend lassen sich gezielt Lösungen für die Zukunft entwickeln.

Als Bonus qualitative Daten erfassen

Mit Feedback-Umfragen nach dem Event verleihen Sie Ihren Ergebnissen noch weit mehr Substanz. Finden Sie heraus, worum die Gespräche Ihrer Teilnehmer*innen kreisen, und holen Sie Rückmeldungen bezüglich dessen ein, was sich ändern könnte.

Schließen Sie sich hierzu auch mit Ihren Ausstellern und Sponsoren kurz. Gestützt auf die Nutzungsstatistiken der Teilnehmer*innen und der Veranstaltungspartner lassen sich Inhalte und Sponsorship-Pakete für die Zukunft so optimieren, dass sie engere Verbindungen begünstigen.

Event-ROI-Reports erstellen

All die Kennzahlen und Informationen gilt es abschließend in einem strukturierten Format aufzubereiten. Wie das am besten gelingt?

Entscheidend ist, die Werte und Daten in einer Art und Weise zu organisieren, in der sie eine Geschicht über Ihre Veranstaltung erzählen:

• Welche Ziele und Ambitionen hatten Sie mit dem Event?
• Was hat tatsächlich stattgefunden – wie die Daten belegen?
• Was haben Sie für die nächste Veranstaltung gelernt?

Das finale Dokument kann ganz unterschiedliche Formen annehmen, beispielsweise ein hübsch aufbereitetes Word-Dokument, eine Reihe von Folien oder auch ein Video. Wir haben ein Beispiel dafür, wie Sie Ihren Bericht strukturieren könnten:

1. Ziele und KPIs: Skizzieren Sie, welche Ziele und Intentionen Sie für das Event formuliert hatten. Ging es in erster Linie um Einnahmen? Markenpräsenz? Aufbau einer Community? Die übrigen Berichtsteile sollten sich konkret hierauf beziehen.
2. Ertragsbericht: Legen Sie Ihren ursprünglichen Finanzplan für das Event offen und stellen Sie dem die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Machen Sie deutlich, in welchen Bereichen Sie die Ausgaben unterschätzt hatten und wo die Erträge unerwartet hoch waren.
3. Teilnehmerengagement: Stellen Sie alle Daten über die Interaktionen Ihres Publikums zusammen, etwa:

• Nutzungszahlen der Event-App
• Teilnahme an den einzelnen Programmpunkten
• Gamification-Teilnahmen
• Social-Media-Beiträge

Zeigen Sie, welche Aspekte am meisten gefesselt haben und welche am wenigsten.

1. Feedback-Auswertung: Geben Sie Einblicke in die Rückmeldungen der Menschen, die hinter den Zahlen stehen. Ein paar Zitate aus Ihren Umfragen nach dem Event können hilfreich veranschaulichen, wie die Teilnehmer*innen Ihr Event wahrgenommen haben und in Erinnerung behalten. Greifen Sie wiederkehrende Worte und Formulierungen aus den Beiträgen heraus und zeigen Sie, was Ihr Publikum ggf. Immer wieder erwähnt.
2. Pläne für die Zukunft: Schließen Sie mit einer Zusammenfassung des Berichts und skizzieren Sie, wie Sie die Erfahrungen und Erkenntnisse für Ihre nächste Veranstaltung nutzen können.

Wie Sie Ihren Event-ROI in Zukunft optimieren

Super an Events ist, dass in Zukunft immer wieder neue anstehen. Den Erfolg einer Veranstaltung zu messen und zu dokumentieren, ist ein wertvoller Ausgangspunkt für Ihre künftigen Eventplanungen.

Auf der Suche nach einem zuverlässigen Weg, Ihren Event-ROI zu steigern? Buchen Sie eine kostenlose EventMobi-Demo und schauen Sie, was wir Ihnen für Ihr nächstes Event zu bieten haben!

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In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl richtig planen und dabei alle wichtigen Aspekte im Blick behalten.

Die wichtige Funktion einer Vorstandswahl

Der Vorstand nimmt in Verbänden und Vereinen eine wichtige Rolle ein. Er ist in der Regel dafür verantwortlich, die Organisation zu leiten, nach außen zu vertreten und strategische Entscheidungen zu treffen.

Zu seinen Aufgaben zählen:

• Repräsentation und Interessenvertretung der Mitglieder nach außen
• Leitung und Management der Organisation
• Verwaltung der finanziellen Ressourcen
• Gestaltung der organisatorischen Struktur und Funktion
• Übernahme der rechtlichen Verantwortung und Haftung

Der Vorstand kann aus einer oder mehreren Mitgliedern bestehen. Wie viele Personen den Vorstand bilden, wird in der Satzung festgelegt. In regelmäßigen Abständen wird er neu gewählt, um eine demokratische und transparente Entscheidungsfindung sicherzustellen und die Organisation frisch und dynamisch zu halten. Denn neue Vorstandsmitglieder bringen oft neue Perspektiven und Ideen mit sich, was zur Weiterentwicklung der Organisation beitragen kann. Außerdem bieten Vorstandswahlen den Mitgliedern die Möglichkeit, aktiv an der Organisation teilzuhaben und Einfluss auf deren Entwicklung und Richtung zu nehmen. Indem sie ihre Vertreter selbst wählen, fühlen sich die Mitglieder stärker eingebunden.

Gesetzliche Grundlagen: Was sagt das Vereinsrecht?

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Mitgliederversammlung und insbesondere die Wahl des Vorstands sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere § 27, § 32 und §34 geregelt. Diese Vorschriften können aber durch die individuelle Vereinssatzung eingeschränkt oder ergänzt werden.

§ 27 BGB

• Der Vereinsvorstand wird durch die Mitgliederversammlung gewählt.
• Die Ernennung kann jederzeit widerrufen werden. In der Satzung können hierfür Bedingungen festgelegt werden, z. B. grobe Pflichtverletzungen oder eine „Unfähigkeit zur ordnungsmäßigen Geschäftsführung“.
  

§ 32 BGB

• Für die Ernennung des Vorstands ist eine Mehrheit notwendig: Bei der Wahl müssen also mindestens 50 % der Vereinsmitglieder mit Ja stimmen.
• Die Vorstandswahl kann auch virtuell oder hybrid (also teilweise virtuell) durchgeführt werden.

§ 34 BGB

• Ein Mitglied ist nicht stimmberechtigt, wenn der Beschluss sich unmittelbar auf seine eigenen rechtlichen Interessen auswirkt – z. B. wenn ein Vertrag abgeschlossen werden soll oder ein Recgtsstreit mit dem Verein besteht.

Vereinssatzung

Die individuelle Vereinnsatzung kann die rechtlichen Rahmenbedingungen ergänzen oder einschränken. Außerdem enthält sie notwendige Vorgaben zur Amtszeit, zur Zusammensetzung des Vorstands oder zu den Modalitäten der Wahl (z. B. geheime Abstimmung, einfache oder qualifizierte Mehrheit). Daher ist es wichtig, die eigene Satzung sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass alle geplanten Schritte satzungskonform sind.

Wann kommt es im Verband oder Verein zur Vorstandswahl?

Eine gesetzliche Vorschrift zur Amtszeit des Vorstands gibt es nicht. Der Zeitpunkt einer Vorstandswahl wird also individuell festgelegt und in der Satzung festgehalten. In vielen Fällen finden Vorstandswahlen im Turnus, also in regelmäßigen Abständen statt, um eine kontinuierliche Rotation und Erneuerung im Vorstand sicherzustellen.Typischerweise werden Vorstandswahlen auf Mitgliederversammlungen oder Hauptversammlungen abgehalten. Manchmal kommt es aber auch vorzeitig durch besondere Umstände zur Wahl – etwa, wenn ein Vorstandsmitglied zurücktritt.

Wer wählt und wer darf gewählt werden?

Legen Sie in der Satzung fest, welche Voraussetzungen für Wahlberechtigte und Kandidat*innen gelten.

Es gibt keine pauschale Regelung, ob die Abstimmung im Verein oder Verband öffentlich oder geheim stattfinden soll – das legt jede Organisation individuell in ihrer Satzung fest. Üblich und nach allgemeinem Vereinsrecht geltend ist die offene Wahl mit Handzeichen. Es kann aber vorkommen, dass sich einzelne Mitglieder eine anonyme Wahl wünschen. Wird dieser Wunsch als Antrag eingereicht, muss der Verein diesen berücksichtigen und über die Möglichkeit einer geheimen Wahl entscheiden. 

• Der Vorteil einer geheimen Wahl: Es besteht keine Gefahr, dass die Mitglieder entgegen ihrer Überzeugung abstimmen, um die Erwartungen anderer Mitglieder zu erfüllen.
• Der Nachteil einer geheimen Wahl: Sie ist aufwändiger, da eine geeignete Infrastruktur (vor Ort mit Stimmzetteln oder digital über ein Abstimmungstool) geschaffen werden muss.

Wie führt man eine geheime Wahl im Verein oder Verband durch?

Analog: Vor der Abstimmung werden Stimmzettel erstellt und verteilt. Diese werden von den Mitgliedern schriftlich ausgefüllt und im Anschluss verdeckt abgegeben. Wichtig: Alle Kandidat*innen müssen auf dem Stimmzettel in gleicher Form präsentiert werden. 

Digital: Die Stimmen werden über ein digitales Abstimmungstool abgegeben – vor Ort oder auf der virtuellen Plattform. Das Ergebnis ist im Anschluss innerhalb von Sekunden einsehbar.

Vor Ort, virtuell oder hybrid?

Seit dem 21. März 2023 dürfen Vereine und Verbände laut § 32 BGB Mitgliederversammlungen rein digital oder in hybrider Form durchführen – auch ohne vorher die Satzung anzupassen. Das hat den Vorteil, dass Mitglieder trotz räumlicher Entfernung, Krankheit, familiären Verpflichtungen und anderen Umständen, die sie von der Teilnahme vor Ort abhalten können, dabei sein und bei Wahlen ihre Stimme abgeben können.

Die hybride Variante bietet aufgrund der Flexibilität einen großen Vorteil. Sie holt alle Mitglieder gleichermaßen ab und ermöglicht eine hohe Wahlbeteiligung. Da digital abgestimmt wird, entfällt außerdem das manuelle Auszählen der Stimmen.

Die Vorteile digitaler Abstimmungen

Digital zu wählen bietet nicht nur die Möglichkeit, geheim und von jedem Ort aus abzustimmen. EventMobi verwendet z. B. das digitale Abstimmungstool von teambits, das bei Präsenz-, Hybrid- und Online-Veranstaltungen eingesetzt werden kann. Die Vorteile:

• Schnelle und unkomplizierte Stimmabgabe – vor Ort via Smartphone oder Tablet ganz ohne Stimmzettel-Chaos sowie virtuell mit nur wenigen Klicks. 
• Berücksichtigung individueller Bedürfnisse der Organisation, z. B. Stimmberechtigungen, Stellvertreterregelungen, Enthaltungen, Stimmgewicht und Quorum
• Rechtskonformität: teambits nutzt modernste Verschlüsselungstechnologien, um Nutzerdaten zu schützen. Die teambits Plattform wird in Rechenzentren im EU-Raum gehostet, wovon sich die meisten in Deutschland befinden. Außerdem erfüllt teambits alle Vorschriften der DSGVO sowie des BDSG.
• Schnelle und unkomplizierte Auswertung der Stimmen

Wahlbeteiligung bei Präsenz-Versammlungen erhöhen

Die Mitgliederversammlung vor Ort hat den Nachteil, dass es für die Mitglieder schwieriger ist, ihre Stimme abzugeben. Schließlich müssen sie sich zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort einfinden. Um sicherzustellen, dass sich alle Mitglieder an der Wahl beteiligen können, sollten Sie die Möglichkeit der Briefwahl und der Stimmabgabe per Vollmacht in Betracht ziehen.

Wichtige Bestandteile der Vorstandswahl

Zum Ablauf einer Vorstandswahl im Verein oder Verband gehören auch die Themen Wahlleitung, Wählerverzeichnis, Einladungen, Stimmenauszählung und Protokoll. Hier die wichtigsten Informationen dazu.

Wahlleitung

Die Wahlleitung bei einer Vorstandswahl hat die Aufgabe, den gesamten Wahlprozess zu organisieren, zu überwachen und sicherzustellen, dass dieser fair und transparent verläuft.

Wenn nicht anders geregelt, übernimmt der aktuelle Vorstand diese Aufgabe. Dieser ist aber eventuell parteiisch – vor allem, wenn er selbst zur Wahl steht. Deshalb ist zu empfehlen, eine unabhängige Wahlleitung zu ernennen (bei größeren Organisationen einen Wahlausschuss, der aus mehreren Personen besteht).

Bei der Nominierung der Wahlleitung sind unter anderem relevant:

• Neutralität und Unabhängigkeit: Personen, die in einem engen Verhältnis zu bestimmten Kandidat*innen stehen oder persönliche Interessen haben, sollten von der Wahlleitung ausgeschlossen werden.
• Kenntnis der Vorschriften: Die gewählte Wahlleitung sollte über gute Kenntnisse der Satzung, der Wahlordnung und der rechtlichen Vorgaben verfügen, um den Wahlprozess korrekt umsetzen zu können.
• Vertrauen der Mitglieder: Die Wahlleitung sollte das Vertrauen der Mitglieder genießen, damit die Wahl als fair, transparent und demokratisch wahrgenommen wird.

Wählerverzeichnis

Ein Wählerverzeichnis ist eine Liste der Wahlberechtigten, also der Mitglieder des Verbands oder Vereins, die bei einer Vorstandswahl stimmberechtigt sind. Sie enthält die Namen der Mitglieder und die Information, ob sie die nötigen Voraussetzungen erfüllen, um an der Wahl teilnehmen zu dürfen. 

Vor einer Vorstandswahl muss eine vollständige und aktuelle Liste vorliegen. 

Das Wählerverzeichnis ist übrigens für die Mitglieder einsehbar, damit mögliche Unstimmigkeiten und Fehler gemeldet werden können. Gleichzeitig sollten persönliche Daten der Mitglieder vertraulich behandelt und nur für den Zweck der Vorstandswahl verwendet werden.

Einladung zur Mitgliederversammlung

Die Einladung sollte schriftlich erfolgen und alle relevanten Informationen enthalten. Dazu gehören:

• der Name des Vereins/der Organisation
• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
• eine Tagesordnung mit den geplanten Themen – diese sollte klar strukturiert sein und alle geplanten Themen der Versammlung enthalten. Es ist wichtig, dass die Mitglieder wissen, worüber abgestimmt oder diskutiert werden soll, damit sie sich angemessen vorbereiten können.
• ggf. der Hinweis, dass Anträge eingereicht werden können, und die entsprechende Frist für die Einreichung
• ggf. ein Hinweis, welche Voraussetzungen für die Beschlussfähigkeit der Versammlung gelten. Das kann beispielsweise die Anwesenheit einer bestimmten Anzahl oder einen Mindestprozentsatz der Mitglieder umfassen.
• Ggf. Hinweise zur Anreise, Parkmöglichkeiten oder besonderen Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen vor Ort
• Ggf. ein Downloadlink zur Event-App bzw. zum Eventportal, wo bereits vor der Veranstaltung Informationen und Ankündigungen bereitgestellt werden können, ohne dass eine E-Mail-Flut ausgelöst wird.

Tipp: Schicken Sie die Einladung am besten sowohl per E-Mail als auch postalisch, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder erreicht werden.

Teilnehmerregistrierung

Die Registrierung der Teilnehmer*innen dient dazu, die Wahlberechtigung der Teilnehmer zu überprüfen und sicherzustellen, dass nur die stimmberechtigten Mitglieder an der Wahl teilnehmen. Außerdem werden Doppelstimmen verhindert. Die Registrierung kann auf verschiedenen Wegen durchgeführt werden – besonders unkompliziert gestaltet sich ein digitales Teilnehmermanagement.

Stimmenauszählung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, nach der Sie die Stimmen für die verschiedenen Kandidat*innen auswerten können. Die meisten Vorstandswahlen werden nach dem Prinzip der einfachen oder der absoluten Mehrheit durchgeführt.

• Einfache Mehrheit: Wer die meisten Stimmen erhält, gilt als gewählt.
• Absolute Mehrheit: Es werden mindestens 50 % der Stimmen benötigt. Wenn es in der ersten Runde keine Mehrheit gibt, kommt es zur Stichwahl zwischen den beiden Kandidat*innen mit den meisten Stimmen.

Protokoll

Die wichtigsten Informationen zur Wahl werden im Anschluss von der Wahlleitung in einem Protokoll festgehalten und an die Mitglieder versendet. Dieses enthält:

• Datum, Ort und Uhrzeit der Wahl
• Anwesenheitsliste
• Wahlleitung und Protokollführung
• Tagesordnung
• Wahlverfahren
• Wahlergebnis
• Sonstige Beschlüsse

Checkliste: Ablauf einer Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl

1-2 Monate vorher

• Festlegung des Termins, des Veranstaltungsorts und der Uhrzeit
• Informationsverteilung an die Mitglieder über die bevorstehende Mitgliederversammlung und die Vorstandswahl
• Nominierung der Wahlleitung
• Anlegen bzw. Aktualisieren des Wählerverzeichnisses
• Erstellung der Tagesordnung und Festlegung der Themen
• Ggf. Aufsetzen und Einrichten der Eventplattform

3-4 Wochen vorher

• Versenden der Einladungen zur Mitgliederversammlung inklusive Tagesordnung und weiteren relevanten Dokumenten
• Bekanntgabe von Fristen für die Einreichung von Anträgen oder Kandidaturen für den Vorstand
• Einholen von Berichten und Updates vom aktuellen Vorstand

1-2 Wochen vorher

• Erinnerung an die Mitglieder über den Termin und die Wichtigkeit ihrer Teilnahme
• Vorbereitung der Präsentationen und Unterlagen für die Mitgliederversammlung
• Überprüfung der Wahlmodalitäten und Sicherstellung eines fairen Wahlverfahrens

Am Tag der Mitgliederversammlung

• Vor Ort: Bereitstellung von ausreichend Sitzgelegenheiten und technischer Ausstattung (z. B. Projektoren, Mikrofone)
• Registrierung der Teilnehmer und Bereitstellung der Unterlagen – analog oder in der Event-App
• Begrüßung der Mitglieder und Vorstellung des Ablaufs der Versammlung
• Präsentation der Berichte und Updates des aktuellen Vorstands
• Vorstellung der Kandidat*innen für den Vorstand
• Durchführung der Wahl und Zählung der Stimmen
• Bekanntgabe der Wahlergebnisse 
• Annahme des Amts durch die gewählten Vorstandsmitglieder
• Gratulation
• Abschluss der Versammlung mit einem Dank an die Teilnehmer*innen und einem Ausblick auf die kommende Amtszeit

Nach der Mitgliederversammlung

• Versand des Protokolls der Versammlung an die Mitglieder (postalisch, per Mail oder über die virtuelle Eventplattform)
• Informationsweitergabe an die gewählten Vorstandsmitglieder und Unterstützung bei der Übernahme ihrer Aufgaben

Beachten Sie, dass der Ablauf je nach Vorgaben der Satzung und Größe des Verbands oder Vereins angepasst werden kann.

Wichtige Tipps für die Planung und Durchführung einer Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl 

Planung im Voraus

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitgliederversammlung. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig an die Mitglieder verteilt werden – etwa die Tagesordnung, Berichte des aktuellen Vorstands, Kandidatenprofile und weitere relevante Dokumente. Klären Sie auch frühzeitig Ort, Zeit und Ablauf der Veranstaltung.

Transparente Kommunikation

Halten Sie die Mitglieder regelmäßig über den bevorstehenden Termin der Mitgliederversammlung und die Vorstandswahl informiert. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mails, Social Media oder den Vereinsnewsletter, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder darüber Bescheid wissen. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und erhöht die Beteiligung!

Interaktiver Ablauf

Eine Mitgliederversammlung kann leicht zur langwierigen und ermüdenden Veranstaltung werden. Versuchen Sie deshalb, den Ablauf möglichst interaktiv und abwechslungsreich zu gestalten. Ergänzen Sie Vorträge und Berichte mit Diskussionsrunden, Live-Umfragen oder interaktiven Übungen. Das ermöglicht den Mitgliedern, ihre Meinungen und Ideen einzubringen, und erhöht die Aufmerksamkeit.

Klare und verständliche Präsentationen

Um das Interesse der Teilnehmer*innen aufrechtzuerhalten, stellen Sie sicher, dass die Präsentationen und Reden während der Mitgliederversammlung klar und verständlich sind. Vermeiden Sie zu technische Fachsprache und verwenden Sie visuelle Hilfsmittel wie Diagramme oder Grafiken, um komplexe Informationen leichter zugänglich zu machen.

Vorstellung der Kandidat*innen

Geben Sie den Kandidat*innen für den Vorstand ausreichend Zeit, sich den Mitgliedern vorzustellen. Dies kann in Form von Kurzreden, Präsentationen oder schriftlichen Profilen erfolgen. Erläutern Sie die Qualifikationen, Erfahrungen und Ideen der Kandidaten, damit die Mitglieder informierte Entscheidungen treffen können.

Gemeinsamer Abschluss

Beenden Sie die Mitgliederversammlung mit einem positiven und gemeinschaftlichen Abschluss. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmenden für ihre Anwesenheit und ihre Beteiligung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Ziele und Pläne des neuen Vorstands für die kommende Amtszeit zu betonen und die Mitglieder zur Zusammenarbeit zu ermutigen.

Bessere Mitgliederversammlungen umsetzen mit EventMobi

Die Eventmanagement-Software von EventMobi bietet alles, was Verbände und Vereine brauchen, um gelungene Veranstaltungen umzusetzen – egal ob Mitgliederversammlung, Jahrestagung, Webinar oder Spendengala.

Bei Verbänden und Vereinen besonders beliebte Funktionen unserer Software sind:

• Flexible Möglichkeiten für Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen
• Interaktive, personalisierte Agenden
• Einfache Registrierung der Teilnehmer*innen – sowohl vor Ort als auch virtuell
• Interaktive Features wie Live-Umfragen für abwechslungsreiche und spannende Veranstaltungen
• Vernetzungsmöglichkeiten über die virtuelle Plattform: Sponsoren eine Bühne bieten, weiterführende Informationen für die Mitglieder bereitstellen und Austausch über den Tag der Veranstaltung hinaus ermöglichen

… und viele mehr.

Fallbeispiel: So funktioniert eine hybride Jahrestagung

Die Organisation Peerscale unterstützt Tech-Führungskräfte und CEOs bei ihrer Entwicklung im Zuge des Unternehmenswachstums.

Erfahren Sie im Video, wie es Peerscale durch den Schritt zur hybriden Lösung für ihre Jahrestagung schafften, mehr Mitglieder zu erreichen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Antworten auf häufige Fragen

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In diesem Beitrag teile ich meine Erfahrungen aus zahlreichen Projekten und zeige Ihnen, worauf es bei der Auswahl von Eventmanagement-Software wirklich ankommt – inklusive konkreter Empfehlungen für Ihr persönliches Tool-Stack.

Tool-Auswahl als Herausforderung

Ob Verbandskonferenz, Kunden-Event oder interne Tagung – bei der Planung und Umsetzung moderner Veranstaltungen müssen Event-Planer*innen zahlreiche Aufgaben koordinieren. Für viele dieser Bereiche gibt es spezialisierte Tools: von der Teilnehmerregistrierung über das Einladungsmanagement bis hin zur Interaktion während des Events.Doch gerade diese Vielzahl an Möglichkeiten macht es nicht einfacher. Die größte Herausforderung besteht oft nicht darin, überhaupt ein Tool zu finden – sondern die richtigen Tools auszuwählen, die den individuellen Anforderungen entsprechen und effizient zusammenarbeiten.

Mein Tipp: Tool-Stack möglichst schlank halten

Die Versuchung ist groß, für jede Aufgabe das jeweils beste Spezialtool zu wählen. Doch in der Praxis bringt diese Vielfalt oft mehr Probleme als Vorteile. Meine Empfehlung: Setzen Sie auf wenige, aber leistungsfähige Systeme, die möglichst viele Anforderungen abdecken. Auch wenn ein Tool nicht zu 100 % maßgeschneidert ist, zahlt sich die Konsolidierung langfristig aus.

5 Vorteile, sich auf wenige Tools zu beschränken

• Bessere Übersichtlichkeit
  Alle Daten und Prozesse sind in einem zentralen System gebündelt – das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
  
• Geringere Kosten
  Anstatt viele Einzellizenzen zu buchen, profitieren Sie von günstigeren Paketlösungen für Ihr gesamtes Team.
  
• Effizientere Schulung
  Weniger Tools bedeuten weniger Schulungsaufwand – für interne Teams genauso wie für externe Agenturen.
  
• Einfaches Lieferantenmanagement
  Ein Vertrag, ein Ansprechpartner, ein Support-Team – das vereinfacht die Zusammenarbeit erheblich.
  
• Höhere Interoperabilität
  Statt zahlreiche Schnittstellen zwischen vielen Einzeltools zu managen, genügt ein abgestimmter Stack mit wenigen, aber gut integrierten Systemen.
  

Erster Schritt: Die eigenen Anforderungen identifizieren

Die wichtigste Frage bei der Tool-Auswahl lautet nicht: „Welche Tools sind besonders beliebt?“ Sondern: „Welche Tools passen zu unseren spezifischen Anforderungen?“

Zu oft werden Lösungen wegen ihres Designs oder prominenter Funktionen gewählt – obwohl sie am eigentlichen Bedarf vorbeigehen. Mein Rat: Vermeiden Sie das sogenannte „Shiny Object Syndrome“ und fokussieren Sie sich stattdessen auf Ihre Prozesse.

Teilen Sie Ihre Anforderungen in Kernbereiche auf:

• Teilnehmermanagement
  Vom ersten Kontakt über die Registrierung bis zur Analyse des Engagements während und nach dem Event.
  
• Fakturierung und Zahlungsmanagement
  Automatisierte Rechnungserstellung, Zahlungsabgleiche und Mahnwesen ohne manuelle Excel-Listen.
  
• Interne Zusammenarbeit
  Gemeinsame Aufgabenverwaltung, Kommunikation im Team und strukturierte Abläufe.
  
• Kommunikation mit Stakeholdern
  Ob Mitglieder, Partner oder politische Entscheidungsträger – gezielte Ansprache erfordert die passenden Tools.
  
• Eventlogistik und Durchführung
  Von Online-Registrierung und Vor-Ort-Check-in bis hin zu Badge-Druck, Event-App und Feedbackauswertung.

Tipp: Visualisieren Sie Ihre Anforderungen – z. B. in einer einfachen Matrix oder einem digitalen Whiteboard. So behalten Sie den Überblick und erkennen schnell, wo echte Needs bestehen.

Tool-Auswahl mit System: Worauf Sie bei Anbietern achten sollten

1. Preismodell

Nicht jedes Lizenzmodell passt zu jedem Eventformat. Achten Sie darauf, ob der Anbieter:

• eine benutzerbasierte Jahreslizenz bietet, die sich für regelmäßige Events eignet,
  
• oder projektbasierte Preise für einzelne Veranstaltungen berechnet – ideal für punktuelle Einsätze.
  

2. Support und Training

Ein Tool ist nur so gut wie seine Nutzer*innen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihr Team effektiv geschult wird und bei Fragen schnell Unterstützung bekommt. Achten Sie auf:

• Self-Service-Lösungen: Tutorials, Webinare, Dokumentationen
  
• Persönlichen Support: deutschsprachige Ansprechpartner, schnelle Reaktionszeiten, Support auf verschiedenen Kanälen
  

3. Datensicherheit und Skalierbarkeit

Gerade bei sensiblen Teilnehmerdaten sollte Ihre Software höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Achten Sie auf:

• DSGVO-Konformität
  
• Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC2
  
• Skalierbarkeit für wachsende Anforderungen

4. Integration

Ein gutes Tool funktioniert nicht isoliert. Es sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme einfügen – sei es CRM, Zahlungsdienstleister oder E-Mail-Marketing-Plattform. So vermeiden Sie doppelte Datenpflege und schaffen durchgängige Workflows.

Meine Tool-Empfehlungen

1. Für Planung und Konzepte: Miro

Das digitale Whiteboard eignet sich hervorragend für die Konzeptphase – ob Brainstorming, Agenda-Planung oder Stakeholder-Mapping im Team. Besonders hilfreich: Die zahlreichen Templates für Eventplanung und Projektmanagement.

2. Für CRM und Kommunikation: HubSpot

Ein CRM-Tool (Customer Relationship Management) ist in der Eventplanung weit mehr als nur eine Kontaktliste – es ist das zentrale Steuerungssystem für Ihre gesamte Teilnehmerkommunikation. Ob Einladungsmanagement, Segmentierung von Zielgruppen, personalisierte Follow-ups oder die Nachverfolgung von Leads: Ein gutes CRM ermöglicht es Ihnen, Beziehungen zu Teilnehmer*innen systematisch aufzubauen und zu pflegen.

HubSpot ist als All-in-one-Plattform für CRM, Marketing und Kommunikation besonders dann sinnvoll, wenn Eventplanung in größere Marketing- und Vertriebsstrategien eingebettet ist:

• Zentrale Datenbank für alle Kontakte
  
• E-Mail-Automatisierung und Zielgruppenansprache
  
• Aufgabenmanagement und Erinnerungen
  
• Integration von Landingpages, Formularen und Analyse-Tools

3. Für die gesamte Eventplanung: EventMobi

Um verschiedene Aufgaben der Eventplanung abzubilden – von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung – bietet sich eine All-in-one Eventmanagement-Software wie EventMobi an. Diese vereint alle zentralen Funktionen in einem System.

EventMobi bietet unter anderem:

• Teilnehmerregistrierung und Check-in
  
• Event-App mit Agenden, Networking und Interaktion
  
• Virtuelle Event-Plattform für hybride und digitale Events
  
• Badge-Druck und Lead-Capture
  
• Community-Tools und Gamification
  
• Digital Signage & Raumplanung
  
• Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten

Dabei bietet EventMobi einige besondere Vorteile, gerade  im Vergleich zu anderen Eventmanagement-Tools:

• DSGVO-konform: Als deutscher Anbieter garantiert EventMobi höchste Datenschutzstandards.
  
• Ausgezeichneter Support: Live-Trainings, Vor-Ort-Support und ein persönlicher Ansprechpartner.
  
• Flexible Preisgestaltung: Module nach dem Baukastenprinzip – passend für jedes Budget und jeden Bedarf.

4. Für visuelle Inhalte: Canva

Egal, wie groß oder klein Ihre Veranstaltungen sind:  Es müssen Event-Materialien erstellt werden, etwa Social Media Posts, Banner und Präsentationen. Teams ohne eigene Grafikabteilung können das Design der Materialien an eine Agentur oder Freelancer*innen abgeben, oder es selbst in die Hand nehmen. Canva ist hierfür eine gute Wahl: einfach in der Handhabung, vielseitig und kostengünstig.

Event-Tools für Verbände: Prozesse vereinheitlichen, Mitglieder aktivieren

Verbände stehen oft vor der Herausforderung, verschiedene Zielgruppen und Veranstaltungsformate unter einen Hut zu bringen – vom internen Gremientreffen bis zur großen Jahrestagung mit Hunderten Teilnehmer*innen. Dabei ist es essenziell, dass alle Abläufe strukturiert, wiederholbar und transparent bleiben. 

Eine integrierte Eventmanagement-Software wie EventMobi hilft, komplexe Prozesse zu standardisieren, Mitglieder gezielt einzubinden und den gesamten Veranstaltungszyklus – inklusive Einladungsmanagement, Teilnehmerkommunikation und Reporting – zentral zu steuern. Besonders wertvoll: DSGVO-Konformität, flexible Module für verschiedene Veranstaltungsformate und intuitive Bedienung – auch für Fachabteilungen ohne IT-Know-how.

Und noch ein wichtiger Tipp: Für Verbände empfiehlt sich ein dediziertes Verbands-CRM anstelle eines generischen Systems. Denn diese bieten Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Mitgliederorganisationen ausgerichtet sind – wie die Verwaltung von Mitgliedschaften, Beitragsmodellen, Verlängerungszyklen, Austrittsgründen und Gruppenmitgliedschaften.

Event-Tools für Agenturen: Effizient skalieren und Kunden begeistern

Event-Agenturen jonglieren häufig mehrere Kund*innen und Projekte gleichzeitig. Umso wichtiger ist ein Tool-Stack, der flexibel, skalierbar und teamübergreifend nutzbar ist. Statt individuelle Tools pro Kunde zu verwalten, lohnt sich der Einsatz von Lösungen, die sich schnell an neue Anforderungen anpassen lassen – etwa durch White-Label-Optionen oder projektbasierte Abrechnung. 

EventMobi unterstützt Agenturen mit einer modularen Plattform, die sowohl kleine Kundenprojekte als auch große Hybrid-Events abdeckt. Dank umfassender Integrationen, Support in Echtzeit und individualisierbarem Design behalten Agenturen die Kontrolle – und liefern ihren Kund*innen stets ein professionelles Event-Erlebnis.

Fazit

Wer bei der Eventplanung den Überblick behalten will, sollte sich auf einige wenige, aber leistungsstarke und flexible Tools fokussieren. Wichtig: Wählen Sie Ihre Software auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und vergleichen Sie Anbieter gründlich.Ich verspreche Ihnen, die Arbeit lohnt sich: Mit dem richtigen Tool-Stack schaffen Sie es, Ihre Prozesse zu vereinfachen, effizienter zu arbeiten und den Erfolg Ihrer Veranstaltungen nachhaltig zu steigern.

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In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie Sponsoringlevels kreieren, die Mehrwert für beide Seiten schaffen – und Ihnen einen klaren Vorteil im Wettbewerb sichern. Dazu gibt es einige Beispiele zur Inspiration.

Was sind Sponsoringlevels?

Sponsoringstufen bzw. -levels gliedern die Möglichkeiten für (potenzielle) Sponsoren, Ihr Event zu unterstützen. Sie bilden also eine hierarchische Struktur für Ihre Sponsoringpakete. Jeder Level steht für ein bestimmtes Investment und bietet eine entsprechend abgestufte Gegenleistung.

Typische Einteilungen sind z. B. Gold, Silber, Bronze oder Platin, Premium und Standard. Die Stufen können auch thematisch nach Arten von Sponsoren unterteilt sein (zum Beispiel Medien, Location), oder auch kreativ daherkommen.

Für Anlässe wie Konferenzen, Messen oder Festivals können Sponsoringlevels beispielsweise Folgendes umfassen:

Bei einer Non-Profit-Veranstaltung, etwa einem Benefiz-Event oder einer Wohltätigkeitsgala, bieten sich durchaus auch Networking-Gelegenheiten oder exklusive Zutritte zu den Events an.

Klären Sie zuerst: Brauche ich wirklich Sponsoringlevels?

Keine Frage: Nicht für jede Veranstaltung sind Sponsoringstufen wichtig.

Eine Sponsoringstruktur mit mehreren Ebenen zu managen, kann Ihr Team viel Zeit und Energie kosten. Beantworten Sie also zunächst diese Fragen für sich:

• Wie groß ist die Veranstaltung? Sponsoringlevels eignen sich in der Regel insbesondere für größere, komplexere Veranstaltungen mit einer gewissen Bandbreite an möglichen Sponsoren und Stakeholdern. Zudem muss Ihr Publikum groß genug sein, um für Sponsoren attraktiv zu sein.
• Sind unterschiedliche Arten von Sponsoren involviert? Zieht Ihr Event Geldgeber*innen mit unterschiedlichen Erwartungen und Zielen an, so können kreative Sponsoringebenen ihnen genau die Vorzüge bieten, die individuell zu ihnen passen. 
• Sind die Kapazitäten vorhanden, die das Management unterschiedlicher Stufen erfordert? Wägen Sie ab, ob Sie über Zeit und Mittel verfügen, um Sponsoringstufen einzurichten. Es gilt dann unter anderem, die Angebote für jede Stufe zu organisieren und die entsprechenden Sponsorenvereinbarungen im Blick zu behalten.
• Steht jede Stufe für einen bestimmten Nutzen? Stellen Sie sicher, dass Sie jedem Sponsoringlevel einen konkreten Wert zuordnen und dass Sie das Wertversprechen gegenüber Ihren Sponsoren auch jederzeit einhalten können.
• Lassen sich die Veranstaltungsziele ohne Sponsoringstruktur erreichen? Verschiedene Levels sind möglicherweise überflüssig, wenn das Event klein ist oder nur wenige Sponsoren mit von der Partie sind. Vielleicht bevorzugen Ihre Sponsoren stattdessen auch maßgeschneiderte Sponsoringpakete für ihre Investitionen.

Kurzum: Ob Sie Sponsoringlevels benötigen, hängt von Ihren Zielen, der Größe und Reichweite Ihrer Veranstaltung, Ihren Ressourcen und auch Ihren Sponsoren ab. Denken Sie also darüber nach, welche Vor- und Nachteile ein Basis-Sponsoring-Angebot im Vergleich zu verschiedenen Stufen oder individuellen Paketen mit sich bringt, und welche Lösung am besten zu Ihnen passt.

Die Vorteile von Eventsponsoringlevels

Sie haben also entschieden, dass Sponsoringlevels sinnvoll für Ihre Veranstaltung sind. Jetzt kommt einiges an Arbeit und Verantwortung auf Sie zu. Ihre Sponsoren wollen eine besondere Rolle spielen und einen besonderen Wert aus der Partnerschaft ziehen – Ihr Event muss also zahlreichen Erwartungen gerecht werden.

Aber Ihr Engagement wird sich lohnen, denn Sponsoringstufen bringen auch für Sie viele Vorzüge mit sich:

Mit Upselling mehr Umsatz generieren

Denken Sie an einen Sponsor, der sich voll und ganz für Ihre Sache einsetzt. Wenn Sie gestufte Sponsoringangebote konzipieren, geben Sie ihm damit die Möglichkeit, stärker in Ihr Event zu investieren – und stärker davon zu profitieren. Ein Volltreffer für beide Seiten!

Den Aufwand für Ihr Team verringern

Sponsoringlevels können Ihnen auf doppelte Art und Weise helfen, Eventplanungsstress vorzubeugen. Erstens: Sie sparen Sie die Mühe, für jeden einzelnen Sponsor ein individuelles Paket zu schnüren. Zweitens: Es eröffnet Ihnen eine Reihe von Optionen, Ihre Sponsoren als Helfer für ein faszinierendes Event einzuspannen. Um nur ein Beispiel zu nennen: Wie wär’s, wenn einer Ihrer Sponsoren Ihr Networking-Programm für Sie schultern würde?

Sponsorenbeziehungen aufwerten

Alle möchten gern wahrgenommen werden. Wenn Sie Sponsoringebenen aufbauen, die direkt für Ihre gewünschten (oder bestehenden) Sponsoren konzipiert sind, erleichtern Sie die Zusammenarbeit für beide Seiten. Es ist ein gewinnendes Argument beim Sponsoring-Pitch und zeigt Ihren Geldgeber*innen, dass Sie sich in ihre Perspektive hineinversetzen und ihnen etwas zu bieten haben, wenn sie bei Ihrem Event dabei sind.

Sichtbarkeit der Sponsoren steigern

Ihre Sponsoringlevels sollten Komponenten enthalten, mit denen sich die Sponsoren ohne Umschweife dem Publikum präsentieren können, das sie ansprechen möchten. Gibt es bei Ihrer Veranstaltung eine Bühne, auf der sich alles um das Marketing gemeinnütziger Veranstaltungen dreht? Dann stellen Sie die Weichen so, dass eine auf Gemeinnützigkeit spezialisierte Werbeagentur diese Bühne sponsert!

Sponsoren wie VIPs verwöhnen

Sponsoren, die auf höherer Stufe investieren, sind häufig auf besondere Vorteile aus, etwa ausgewählte Redezeiten oder Zugang zu VIP-Bereichen. Das gibt ihnen das Gefühl besonderer Wertschätzung, was sie animieren kann, eine engere Beziehung einzugehen und Ihren Events dauerhaft treu zu bleiben.

Tipp: Beim Schnüren eines erfolgversprechenden Sponsoringpaketes gibt es einiges zu berücksichtigen. Erfahren Sie mehr in unserem kostenfreien E-Book für erfolgreiche Sponsoring-Strategie mit Eventtechnologie.

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Wie Sie Sponsoringebenen gestalten

Nun heißt es Sponsoringstufen anlegen, Sponsorship-Pakete schnüren und Sponsoren an Land ziehen!

Wir haben den Ablauf für Sie in neun Schritte gegliedert, auf dass Sie Sponsoringlevels profimäßig ausgestalten, kontinuierlich auswerten und für die Zukunft weiter optimieren können.

1. Bisherige Sponsoren evaluieren und potenzielle Sponsoren identifizieren

Bevor Sie die Fühler nach neuen Sponsoren ausstrecken, sollten Sie auswerten, wie sich die derzeitigen Sponsoren machen und wie sie zu Ihren bisherigen Events beigetragen haben. Damit können Sie wertvolle Erkenntnisse in der Frage erlangen, welche Vorteile Sponsoren sich erhoffen, woraufhin Sie Ihre Sponsoringstruktur so verbessern können, dass neue Sponsoren anbeißen.

2. Erwartungen von Sponsoren ausloten

Sobald Sie bestimmte Sponsoren für Ihr Event im Visier haben, können Sie sich daran machen, deren Erwartungen und Ziele zu ermitteln und zu systematisieren. Machen Sie sich bewusst, was Unternehmen sich von Veranstaltungssponsoring erhoffen und welche Aspekte ihnen dabei am wichtigsten sind.

Führen Sie Umfragen unter Sponsoren durch, vergleichen Sie konkurrierende Sponsoringlevels und werfen Sie auch mal einen Blick auf Sponsoringpakete anderer Organisationen und Branchen. Da könnte durchaus die eine oder andere Anregung für Sie dabei sein.

3. Ressourcen gemäß Sponsorenvereinbarungen einteilen

Bevor Sie auf (mögliche) Sponsoren zugehen, vergewissern Sie sich, dass Sie tatsächlich über die Mittel verfügen, die Sie für die jeweiligen Angebote benötigen. Übertragen Sie einer Person aus Ihrem Team die Sponsorship-Verantwortung, was die Erfüllung aller Aufgaben umfasst, die anstehen, wenn Sie einen neuen Sponsor ins Boot holen. Vor allem, wenn es ein großer Sponsor ist!

4. Die Vorzüge jeder einzelnen Ebene verdeutlichen

Ordnen Sie Ihre Angebote den verschiedenen Sponsoringebenen zu. Dabei ist es wichtig, diese Pluspunkte auch unmissverständlich und klar zu kommunizieren, damit sie unwiderstehlich wirken. Wenn Sie À-la-carte-Sponsorship-Pakete zusammenstellen, halten Sie diese Vorzüge auch schwarz auf weiß fest.

5. Eventsponsoringstufen betiteln

Sie können auf klassische Namen wie Diamant, Platin, Gold, Silber und Bronze setzen oder je nach Veranstaltung auch mit etwas Eigenem für Aufmerksamkeit sorgen. Events mit kreativen Sponsoringlevel-Namen üben auf manche Sponsoren sogar einen besonderen Reiz aus.

Ein Beispiel: Der Veranstalter einer B2B-Tech-Konferenz könnte für die Namen der Sponsorenstufen gängige Branchen-Begriffe wählen, die die Mentalität des Veranstalters widerspiegeln und die Zielgruppe ansprechen: Innovator Elite (50.000 €), Tech Leader (25.000 €) und Solution Partner (10.000 €).

6. Sponsoringlevels bepreisen und Sponsoringpakete zusammenstellen

Die Preise für die einzelnen Levels festzulegen, ist der kniffligste Part. Sie sollten dabei mehrere Aspekte berücksichtigen: die Erfordernisse Ihrer Organisation, die Zahlungsbereitschaft Ihrer Sponsoren, Preisforderungen etwaiger Wettbewerber und die Gesamtkosten Ihrer Veranstaltung. Jedes Event steht für sich, doch die Standards und Gepflogenheiten Ihrer Branche sind stets eine wichtige Richtschnur.

Zur Vertiefung: Sponsoringpakete für Events gestalten – Modelle, Beispiele, Tipps

7. Sponsoren ansprechen und mit qualifizierten Leads versorgen

Sobald Ihre Sponsoringstruktur steht, kann die Akquise beginnen. Wie gesagt: Zuerst sollten Sie sich an Ihre aktuellen Geldgeber*innen wenden. Und verschicken Sie Ihr Angebot nicht einfach in der Hoffnung, dass sich alles andere von selbst regelt! Erstellen Sie ein Konzept zum Nachfassen, um die Sponsorenunterstützung sicherzustellen und um Leads bei der Stange zu halten.

8. Die Versprechen einlösen

Jetzt kommt’s drauf an! Ihre Sponsoren haben ihren Teil der Abmachung erfüllt. Gehen Sie also mit einer Checkliste auf Nummer sicher, damit Sie Ihren Teil der Vereinbarung auf jeden Fall einlösen. Wenn Sie Ihre Sponsoren bei all dem auf dem Laufenden halten, sorgt das für besonderes Vertrauen.

9. Die Ergebnisse berichten

Überwachen und berichten Sie die Ergebnisse Ihres Events und des Sponsorship-Engagements. Das informiert Ihre Sponsoren darüber, inwieweit sich ihre Investitionen bezahlt machen. Und dies kann ein echter Ansporn für sie sein, auch in Zukunft wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Auf einigen Eventmanagement-Plattformen können Sie Ihre Nutzungsstatistiken nachverfolgen und für Berichte übernehmen. EventMobi eröffnet Ihnen gleich mehrere Wege, Ihre Nutzungszahlen detailliert zu erfassen und auszuwerten:

• gebuchte Meetings
• Banner-Views und -Klicks
• Aufrufe von Unternehmensseiten
• Live-Ergebnisse zu Abstimmungen und Umfragen
• Programmpunkt-Daten für gesponserte Sessions
• Gamification-Interaktionen
• Video-Views

Ganz gleich, ob Ihr Event online, hybrid oder in Präsenz stattfindet: Für Ihre Sponsoren herrscht damit Transparenz bezüglich der Vorteile, die sie aus der Partnerschaft mit Ihnen ziehen.

Warum das Rad neu erfinden? Beispiele und Anregungen für Eventsponsoringstufen

Ein bisschen Inspiration gefällig? Diese Beispiele für erfolgreiche Sponsoringlevels stammen von einer Onlinekonferenz mit „selbsterklärenden“ Bezeichnungen der Levels und von einem Jahresevent aus dem Bereich Privatfinanzen, bei dem auch À-la-carte-Sponsoring möglich ist.

Event 1: GitHub Universe 2020

Hinter dem Namen GitHub Universe verbirgt sich eine Onlinekonferenz, die Tausende von Menschen zusammenbringt, um die Zukunft der Softwareentwicklung mitsamt den einschlägigen Tools zu debattieren. An drei Tagen werden über 50 Stunden Content geboten, darunter Keynotes von Führungskräften, Referate namhafter Softwareunternehmen, Workshops, Entertainment und zwischendurch immer wieder Networking.

Die Sponsoringlevels dieser Veranstaltung:

Event 2: FINCON 2023

Die FinCon, ein Privatfinanz-Großevent, bringt alljährlich Anbieter*innen und Influencer*innen mit anderen Blogger*innen, Podcaster*innen, YouTuber*innen, Autor*innen, Berater*innen, Coach*innen und weiteren Freelancer*innen zusammen, die zu Finanzthemen publizieren. Die große Mehrheit des Publikums nimmt nicht zuletzt wegen der Gelegenheit teil, sich für Influencer*innen- und Affiliate-Partnerschaften mit Marken zu vernetzen.

Die Sponsoringstufen dieser Veranstaltung:

À-la-carte-Sponsoring-Optionen

• Profi-Networking-Tisch, an dem Firmen zu 1:1-Meetings mit Pro-Pass-Teilnehmer*innen zusammenkommen können: 2.500 €
• Markenstudio-Nutzung zur Erstellung von Inhalten mit Teilnehmer*innen: 1.000 € je 30 Minuten
• Planung oder Veranstaltung eines eigenen Abendessens bzw. Events in Verbindung mit der FinCon: 8.500 €

Und jetzt: Gestalten Sie Ihr eigenes Sponsorship-Paket mit kreativen Sponsoringlevels!

Eine Sponsoringstruktur, deren Levels passgenau auf die Sponsoren mit ihren jeweiligen Erwartungen zugeschnitten sind, kann für alle Beteiligten nützlich und wertvoll sein. Mit den richtigen Sponsoringebenen können Sie sich gegenüber unterschiedlichsten Geldgeber*innen attraktiv positionieren. Die Sponsoren ihrerseits können damit ihre Markenpräsenz steigern, Leads generieren und starke Beziehungen zu Ihren Teilnehmer*innen entwickeln.

Jahr für Jahr verhilft EventMobi Tausenden von Eventteilnehmer*innen zu engen Kontakten mit klasse Sponsoren, sei es über die App oder persönlich vor Ort. Wir bieten …

… und alles, was Sie darüber hinaus benötigen, um Sponsorship-Wert zu generieren, der Ihre Einnahmen stetig sprudeln lässt.

Klingt verlockend? Gönnen Sie sich unsere kostenlose persönliche Demo und lernen Sie die EventMobi-Plattform aus erster Hand kennen!

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Sponsoring-Anfrage: Das Wichtigste auf einen Blick

• Ziel: Passenden Sponsor für ein Event gewinnen
• Inhalt: Anschreiben und Sponsoring-Pakete
• Aufbau des Anschreibens: Betreffzeile, individuelle Ansprache, Einführung, Präsentation des Sponsoring-Angebots, Call-to-Action, Abschluss
• Vorgehen: Sponsoren-Bedürfnisse analysieren, Sponsoring-Mehrwert herausarbeiten, professionelle Materialien bereitstellen, vorab telefonisch Kontakt aufnehmen, Versand, Nachfassen
• Versand: per E-Mail oder Post
• Wichtige Tipps: Prägnant und individuell schreiben, Zahlen und Fakten einbauen, professionelles Layout nutzen

Tipps für ein erfolgreiches Sponsoren-Anschreiben

Ein wirkungsvolles Sponsoren-Anschreiben beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung und folgt einer klaren Struktur. Folgende Tipps helfen Ihnen dabei, ein überzeugendes Schreiben aufzusetzen:

• Verstehen, was Sponsoren wichtig ist:
  Bevor es ans Formulieren des Anschreibens geht, müssen Sie sich zunächst gründlich mit den Unternehmen beschäftigen, die Sie als Sponsoren gewinnen möchten. Betrachten Sie ihre Bedürfnisse genau: Ist das Ziel Branding, Reichweite oder die Unterstützung sozialer Verantwortung? Eine Zielgruppenanalyse hilft, diese Prioritäten besser zu verstehen.
• Den Mehrwert Ihrer Veranstaltung herausarbeiten:
  Arbeiten Sie heraus, was Ihre Veranstaltung einzigartig macht. Beispiele könnten eine hohe Reichweite, exklusive Zielgruppen oder der Erfolg früherer Events sein. Empfehlung: Lesen Sie unseren Beitrag „66 kreative Event-Sponsoring-Ideen, um die idealen Sponsoren zu gewinnen“, um zu erfahren, was Sponsoren überzeugt.

• Professionelle Materialien bereitstellen:
  Erstellen Sie ein Dokument, das alle wichtigen Informationen enthält: Sponsoringpakete, Zielgruppenstatistiken, Reichweitendaten und Referenzen vergangener Veranstaltungen. Dieses Konzept legen Sie dem Anschreiben bei.
• Vorab telefonisch Kontakt aufnehmen:
  Klären Sie im Vorfeld durch einen kurzen Anruf, ob Interesse am Sponsoring besteht. So vermeiden Sie, dass Ihre Mühe in ein individuelles Anschreiben ins Leere läuft.
• Kurz, prägnant und individuell schreiben:
  Halten Sie das Schreiben auf maximal eine DIN-A4-Seite und verzichten Sie auf generische Standardtexte. Jede Nachricht sollte auf den Sponsor zugeschnitten sein und dessen mögliche Interessen aufgreifen.
• Layout und Versand beachten:
  Das Anschreiben sollte wie ein professioneller Geschäftsbrief gestaltet sein – klar strukturiert und mit einer handschriftlichen Unterschrift versehen. Versenden Sie es per E-Mail oder Post, je nachdem, was für den Empfänger passend ist.
• Zahlen und Fakten einbauen:
  Belegen Sie Ihre Argumente mit Daten, z. B. Zielgruppenstatistiken oder bisherigen Erfolgen. Das schafft Vertrauen und unterstreicht die Relevanz Ihrer Veranstaltung.
• Gegenlesen lassen:
  Lassen Sie Ihr Anschreiben von einer dritten Person prüfen, um Rechtschreib- oder Grammatikfehler zu vermeiden. Ein fehlerfreier Text signalisiert Professionalität und Sorgfalt.
• Nachfassen:
  Wenn Sie keine Rückmeldung auf Ihre Sponsoring-Anfrage erhalten, haken Sie etwa einer Woche nach Versand noch einmal nach. Mehr als zweimal sollten Sie sich allerdings nicht melden – in diesem Fall besteht offensichtlich einfach kein Interesse.

Aufbau eines effektiven Sponsoren-Anschreibens

Ein klar strukturierter Aufbau ist entscheidend, damit Ihr Sponsoren-Anschreiben schnell verstanden wird und Interesse weckt. Hier ist eine bewährte Struktur, die Sie verwenden können:

a) Betreffzeile

Die Betreffzeile sollte prägnant und aufmerksamkeitsstark formuliert sein. Beispiel:
„Gemeinsam für [Projekt/Initiative]: Ihre Chance auf exklusives Sponsoring“ oder „Unser Telefonat vom [Datum]: Sponsoring für [Event]“.

b) Individuelle Ansprache

Sprechen Sie die Empfänger*innen persönlich mit Namen und korrektem Titel an. Zeigen Sie, dass Sie das Unternehmen und seine Ausrichtung kennen, indem Sie Bezug auf gemeinsame Werte oder Zielgruppen nehmen. Beispiel:
„Sehr geehrte Frau Dr. Müller, als führendes Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit könnte Ihre Unterstützung für unsere umweltfreundliche Veranstaltungsreihe ideal sein.“

c) Einführung

Starten Sie mit einer kurzen Vorstellung Ihrer Initiative oder Veranstaltung. Erklären Sie, wer Sie sind und warum Sie sich an das Unternehmen wenden. Stellen Sie direkt den Bezug zur Veranstaltung her. Beispiel:
„Wir von [Ihr Unternehmen/Veranstalter*in] planen die Konferenz [Name der Veranstaltung], die als zentrale Plattform für den Austausch zu [Thema] dient. Mit Ihrer Expertise und Ihrem Engagement für [Themenbereich] wären Sie der perfekte Partner.“

d) Präsentation des Sponsoring-Angebots

Heben Sie den Mehrwert für den Sponsor klar hervor. Stellen Sie dar, welche Vorteile die Partnerschaft bietet, wie zum Beispiel:

• Branding-Möglichkeiten: Logopräsenz auf Werbematerialien, Social-Media-Erwähnungen oder Standfläche vor Ort.
• Zielgruppenansprache: Zugang zu einer spezifischen Zielgruppe, die für das Unternehmen relevant ist.
• PR-Potenzial: Berichterstattung in Fachmedien oder öffentlichkeitswirksame Kooperationen.

Beispiel:
„Mit Ihrer Unterstützung könnten Sie nicht nur als zentraler Partner unserer Veranstaltung auftreten, sondern auch Zugang zu über 5.000 Fachbesucher*innen erhalten, die sich intensiv mit [Thema] beschäftigen.“

e) Konkrete Handlungsaufforderung (Call-to-Action)

Formulieren Sie ein klares Ziel, wie ein persönliches Gespräch oder das Zusenden weiterer Informationen. Geben Sie an, wie und wann Sie erreichbar sind, und signalisieren Sie Verbindlichkeit. Beispiel:
„Ich würde mich freuen, Ihnen in einem persönlichen Gespräch mehr über die Möglichkeiten des Sponsorings zu erläutern. Ich melde mich hierzu in der kommenden Woche telefonisch bei Ihnen.“

f) Abschluss

Schließen Sie mit einem höflichen Dank für die Aufmerksamkeit und einer positiven Abschlussformulierung. Beispiel:
„Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Ich freue mich darauf, gemeinsam mit Ihnen diese spannende Möglichkeit zu besprechen.“

Vorlagen für Sponsoring-Anschreiben

Folgende Vorlagen im Word-Format können Sie kostenlos herunterladen. Wichtig: Gestalten Sie das Anschreiben so individuell wie möglich, indem Sie Bezug auf den potenziellen Sponsor und auf Ihre Veranstaltung nehmen. Die Muster-Anschreiben können Ihnen eine Orientierung bieten, was Layout und Inhalte betrifft, aber sollten unbedingt angepasst werden.

Übrigens: Wenn Sie das Sponsoren-Schreiben als E-Mail versenden, können Sie den Text einfach in Ihre E-Mail kopieren und benötigen natürlich keinen Briefkopf.

Sportverein

Branchenverband

Tipp: wenn Sie Verbandsveranstaltungen organisieren, finden Sie in diesem Beitrag 11 Strategien für erfolgreiches Sponsoring speziell für Verbände.

Konferenz

Dranbleiben lohnt sich!

Das Finden und Überzeugen von Sponsoren ist kein einfacher Prozess – aber es lohnt sich. Folgendes möchten wir Ihnen zum Schluss noch mitgeben:

1. Geduld ist der Schlüssel

Nicht jede Anfrage wird sofort auf Begeisterung stoßen, und das ist ganz normal. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn eine Absage kommt oder ein Unternehmen nicht reagiert. Oft braucht es mehrere Versuche und kreative Ansätze, um den richtigen Partner zu finden.

• Kreativität zahlt sich aus

Überlegen Sie, wie Sie sich von anderen Veranstalter*innen abheben können. Gibt es spezielle Benefits, die nur Ihre Veranstaltung bieten kann? Vielleicht können Sie maßgeschneiderte Kooperationsideen anbieten, die den Bedürfnissen eines Unternehmens genau entsprechen.

• Langfristige Beziehungen im Blick behalten

Ein erfolgreiches Sponsoring endet nicht mit der Veranstaltung. Pflegen Sie die Beziehung zu Ihren Sponsoren, indem Sie ihnen Ergebnisse und Berichte liefern, die den Erfolg der Zusammenarbeit belegen. Zeigen Sie Wertschätzung und halten Sie Kontakt, um eine nachhaltige Partnerschaft aufzubauen.

Am Ende wird Ihre Hartnäckigkeit belohnt. Mit einem durchdachten Konzept, einer professionellen Ansprache und der Bereitschaft, auf individuelle Wünsche einzugehen, schaffen Sie die Grundlage für erfolgreiche Sponsoring-Partnerschaften.

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Wen Sie um Feedback bitten sollten

1. Ihr Publikum

Zufriedene Teilnehmer*innen sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Wer ein positives Erlebnis hatte, kommt mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder, engagiert sich in Ihrer Event-Community und empfiehlt Ihr Event weiter.

Wurden die Erwartungen jedoch nicht erfüllt, möchten viele ihre Meinung äußern. Nutzen Sie Feedback-Umfragen, um ehrliche Rückmeldungen zu sammeln – so zeigen Sie Wertschätzung und erhalten zugleich wichtige Hinweise zur Verbesserung.

Tipp: Reagieren Sie auf Kritik und zeigen Sie, dass Sie Feedback ernst nehmen. Das stärkt das Vertrauen in Ihre Eventmarke.

2. Mitarbeitende und ehrenamtliche Helfer*innen

Nicht nur Teilnehmende – auch Ihr Event-Team und freiwillige Helfer*innen sind eine wertvolle Feedbackquelle. Sie wissen aus erster Hand, was gut lief und wo es hakte.

Egal, ob sie Badges gescannt, den Check-in unterstützt oder bei der Orientierung auf dem Veranstaltungsgelände geholfen haben, Helfer*innen bekommen viel direktes Feedback mit. Nutzen Sie diese Eindrücke, um Abläufe zu verbessern und gelungene Elemente beizubehalten.

Tipp: Verbinden Sie den Dank per E-Mail mit der Bitte um ein kurzes Feedback – einfach, direkt und wirkungsvoll.

3. Eventsponsoren

Sponsoren spielen ebenfalls eine wichtige Rolle beim Erfolg Ihrer Veranstaltung, denn sie tragen bedeutend zu den Einnahmen bei. Wenn Sie nur wenige Sponsoren haben, können Sie einfach per E-Mail oder Telefon nach Feedback fragen. Wenn Sie jedoch viele Sponsoren haben, ist es effizienter, nach der Veranstaltung eine Feedback-Umfrage durchzuführen. Außerdem haben Ihre Sponsoren dadurch den Vorteil der Anonymität.

Die richtige Technik: Feedback einholen via E-Mail oder Event-App

Wie gelangt Ihr Fragebogen zu Ihren Teilnehmer*innen und wie erhalten Sie Ihr Feedback? Hier gibt es zwei wesentliche Wege:  Sie können im Anschluss an Ihr Event eine E-Mail versenden, die Ihren Fragebogen bzw. einen Link zur Umfrage enthält. Oder Sie setzen eine Event-App ein, über die Ihre Teilnehmer*innen nach der Veranstaltung – oder sogar vor Ort in Echtzeit – Feedback einreichen können. 

Feedbackbogen per Mail senden

Eine einfache Möglichkeit ist das Versenden eines Dokuments (Word oder PDF) per E-Mail an die Teilnehmenden. Diese füllen den Fragebogen aus und schicken ihn anschließend an Sie zurück. Danach müssen Sie die Dokumente sichten und manuell auswerten. 

Link zu einer klickbaren Online-Umfrage

Mit Hilfe eines Tools können Sie unkompliziert ansprechende Online-Umfragen erstellen und den Link per E-Mail versenden. Es gibt viele günstige (oder sogar kostenlose) Anbieter von Umfragesoftware, mit der Sie Ihre Umfragen erstellen, verschicken und auswerten können. Diese Methode bietet den Vorteil, dass die Daten automatisch gesammelt und ausgewertet werden können.

Event-App

Eine noch elegantere Lösung ist die Nutzung einer Event-App, über die Ihre Teilnehmer*innen nach der Veranstaltung – oder sogar vor Ort in Echtzeit – Feedback einreichen können. Ideal ist es, wenn Sie die Umfrage direkt in der App verfügbar machen und den Teilnehmer*innen somit einfachen und sofortigen Zugriff darauf gewähren. Dadurch erhalten Sie die höchste Antwortrate, denn die Erinnerung Ihrer Teilnehmer*innen ist dann noch frisch. Aber eine Event-App bietet noch viele weitere Funktionen, um eine Veranstaltung attraktiver und interaktiver zu gestalten.

Erfahren Sie mehr über die Funktionen und Einsatzmöglichkeiten einer Event-App

EventMobi bietet ein Umfrage-Tool und eine Event-App als Teil der Eventmanagement-Software an. Damit können Sie sowohl Live-Umfragen als auch Feedbackumfragen schnell und intuitiv umsetzen. Außerdem war es noch nie einfacher, Umfrageergebnisse zu erhalten und auszuwerten.

Die Ziele Ihrer Feedback-Umfrage festlegen

Bevor Sie Feedback-Umfragen für Veranstaltungen an Ihre verschiedenen Zielgruppen verschicken, sollten Sie sich zunächst über Ihre Ziele im Klaren sein. So können Sie Fragen formulieren, die tatsächlich einen Mehrwert liefern und es Ihnen ermöglichen, Ihren Erfolg zu messen.

Feedback-Umfragen für Veranstaltungen sollen in Erfahrung bringen:

• Was hat funktioniert?
• Was hat nicht funktioniert?
• Warum?

Sie wollen wissen, was funktioniert hat, damit Sie es wiederholen können, und was nicht funktioniert hat, sodass Sie es korrigieren können.

Worauf die Fragen abzielen sollten:

• Event-Highlights – Dabei handelt es sich um die besonders beliebten Elemente. Was waren die größten Erfolge bei Ihrer Veranstaltung, welche die Teilnehmer*innen begeistert haben?
• Mögliche Verbesserungen beim Eventmanagement – Hierbei geht es um die am wenigsten beliebten Aspekte. Diese Antworten sind Gold wert, denn sie ermöglichen den größten Lerneffekt und die langfristigsten Verbesserungen Ihres Eventmanagements.
• Gesamtzufriedenheit messen – Jede Veranstaltung hat positive und negative Elemente. Die Ansichten Ihrer Gäste können stark voneinander abweichen, da das Event-Erlebnis so subjektiv ist.

So formulieren Sie ansprechende Fragen

Stellen Sie bei Feedback-Umfragen für Veranstaltungen auch Fragen, die numerische Ergebnisse liefern, damit sie objektiv gemessen werden können. Bitten Sie die Teilnehmenden beispielsweise, ihren Zufriedenheitsgrad anzugeben oder wie wahrscheinlich es ist, dass sie die Veranstaltung einem Freund oder einer Freundin empfehlen.

Es gibt viele günstige (oder sogar kostenlose) Anbieter von Umfragesoftware, mit der Sie Ihre Umfragen erstellen, verschicken und auswerten können. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung jedoch eine mobile Event-App verwenden, können Sie die Umfrage direkt in der App verfügbar machen und den Teilnehmer*innen somit einfachen und sofortigen Zugriff darauf gewähren. Dadurch erhalten Sie die höchste Antwortrate, denn die Erinnerung Ihrer Teilnehmer*innen ist dann noch frisch.

Es gibt drei übergeordnete Fragetypen bei Feedback-Umfragen für Veranstaltungen:

• Offene Fragen
• Bewertungsfragen
• Multiple-Choice-Fragen

Tipp: Je mehr Feedback Sie erhalten, desto stichhaltigere Rückschlüsse lassen sich daraus ziehen. Über Ihre Event-App können Sie die Abgabe von Feedback gezielt fördern.

Wie das funktioniert – und wie Sie mit der App Kommunikation und Engagement bei verschiedensten Eventformaten steigern – erfahren Sie im großen Event-App 1×1.

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Offene Fragen

Mit offenen Fragen bekommen Sie die Erfahrungen des Publikums aus erster Hand, da die Antworten in eigenen Worten gegeben werden. Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele offene Fragen zu stellen, da es schwierig ist, die Ergebnisse zu ordnen und zu messen.

Beispielfragen:

• Was hat Ihnen am besten an der Veranstaltung gefallen?
• Welche Verbesserungen wünschen Sie sich für nächstes Jahr?
• Gab es bestimmte Aspekte an der Veranstaltung, die Sie besonders hilfreich fanden?
• Welcher Aspekt der Veranstaltung hat Ihnen am wenigsten gefallen?
• Glauben Sie, dass diese Veranstaltung Ihnen dabei hilft, Ihre Karriere voranzutreiben/die Ziele Ihres Teams zu erreichen/den ROI Ihres Unternehmens zu verbessern? Wenn ja, wie?
• Haben Sie Vorschläge für Themen oder spannende Referent*innen für zukünftige Veranstaltungen?

Bewertungsfragen

Bei Bewertungsfragen werden Skalen verwendet, mit denen die Befragten ihr Feedback geben können. Sie könnten beispielsweise fragen: „Wie zufrieden sind Sie mit dieser Veranstaltung auf einer Skala von 1 bis 5?“ Die Bewertung erfolgt normalerweise auf einer numerischen Skala, z. B. von 1 bis 5, oder mithilfe von zwei Punkten, die entgegengesetzte Ansichten widerspiegeln, wie von „stimme überhaupt nicht zu“ bis zu „stimme vollkommen zu“.

Beispielfragen:

Auf einer Skala von 1 bis 5, wobei 1 am niedrigsten und 5 am höchsten ist:

• Wie bewerten Sie die Qualität der einzelnen Referent*innen?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Konferenz Freund*innen oder Kolleg*innen empfehlen?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie nächstes Jahr wieder an dieser Veranstaltung teilnehmen?
• Wie bewerten Sie den Mehrwert dieser Veranstaltung?
• Wie zufrieden waren Sie mit dem Programm der Veranstaltung?
• Wie bewerten Sie die Qualität des Networkings bei dieser Veranstaltung?

Sie können auch eine Tabelle erstellen, auf der Teilnehmer*innen innerhalb einer Frage verschiedene Faktoren bewerten können.

Multiple-Choice-Fragen

Diese Fragen lassen Teilnehmende zwischen bestimmten Antworten wählen. Hierbei können sie entweder die Antwort auswählen, die am besten passt (Multiple Choice) oder alle Antworten auswählen, die zutreffen.

Beispielfragen:

• Wie haben Sie zum ersten Mal von dieser Konferenz gehört?
• Haben Sie diese Konferenz schon mal besucht?
• Hat die Konferenz Ihre Erwartungen erfüllt?
• Nach welchen Faktoren entscheiden Sie, ob Sie an Konferenzen und anderen Weiterbildungsmöglichkeiten teilnehmen?
• Welche Referent*innen haben Ihnen gefallen?
• Haben Sie an einer der Aktivitäten im Anschluss an die Konferenz teilgenommen?
• Hatten Sie genug Zeit, um am Ende der Vorträge Fragen zu stellen?

Tipp: Formulieren Sie Ihre Fragen neutral und verzichten Sie auf Suggestivfragen – diese können Ihre Ergebnisse verfälschen!

Drei Tipps, wie Feedback-Umfragen für Veranstaltungen gelingen

1. Vorsicht vor erforderlichen Fragen

Natürlich wünschen wir uns, alle Teilnehmer*innen würden den gesamten Fragebogen beantworten. Doch die Realität sieht oft anders aus: Die Aufmerksamkeitsspannen sind kurz und wenn man gerade wenig Zeit hat und einem keine passende Antwort einfällt, überspringt man schon mal eine Frage. Einfach alle Fragen auf „erforderlich“ zu stellen, damit diese auf jeden Fall beantwortet werden, ist jedoch keine geeignete Lösung und läuft eher Gefahr, Ihr Publikum zu verärgern. Außerdem haben Sie mehr davon, wenn jemand eine halb ausgefüllte Umfrage absendet, als gar keine! Wenn Sie dennoch Pflichtfragen einsetzen möchten, sollte immer eine Antwortmöglichkeit wie „Keine Angabe“ oder „nicht zutreffend“ dabei sein, damit die Antworten akkurat bleiben.

2. Fassen Sie sich kurz!

Grundsätzlich gilt: Je kürzer Ihre Umfrage, umso wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Teilnehmer*innen bis zum Ende dran bleiben. Weisen Sie am besten gleich zu Anfang auf die Dauer der Umfrage hin: Für eine „kurze fünfminütige Umfrage“ hat doch fast jeder Zeit. Und falls Ihre Umfrage doch länger wird, stellen Sie die wichtigsten Fragen zuerst. Dann erhalten Sie darauf auch Antworten, wenn Teilnehmer*innen mittendrin abbrechen.

3. Geben Sie Anreize zur Teilnahme

Vor allem dann, wenn Sie eine längere Feedback-Umfrage planen, hilft oft ein kleiner Ansporn dabei, Teilnehmer*innen zu gewinnen. Verlosen Sie zum Beispiel einen Gutschein oder einen Rabatt auf das Ticket für die nächste Veranstaltung unter allen, die Ihre Umfrage ausfüllen. Durch einen solchen Anreiz können Sie eine höhere Antwortrate erzielen.

Beispiel Feedbackbogen

Hier ein Beispiel für einen Feedbackbogen, der anhand von Single- und Multiple-Choice sowie offenen Fragen den Eindruck und die Präferenzen Ihrer Event-Teilnehmer*innen abfragt.

Sie können ihn weiter unten kostenlos herunterladen und als Vorlage nutzen.

Kostenlose Feedback-Vorlage zum Download

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, bieten wir Ihnen eine kostenlose Feedback-Vorlage zum Download an. Das Word-Dokument lässt sich leicht an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, kann bei Bedarf als PDF exportiert und per E-Mail an Ihre Teilnehmer*innen geschickt werden. Alternativ können Sie die Umfrage in eine Online-Umfrage oder Event-App überführen.

Die Vorlage enthält einen Feedbackbogen im Word-Format:

• 2-seitig
• Auswahl bewährter Fragen
• Klickbare Checkboxen
• Einleitung und Schlussteil
• Individuell anpassbar

Vorlage herunterladen

Indem Sie regelmäßig Feedback einholen und nutzen, können Sie kontinuierlich die Qualität Ihrer Konferenzen und Vorträge verbessern. EventMobi unterstützt Sie dabei mit professionellen Tools und Vorlagen, damit Ihre Veranstaltungen ein voller Erfolg werden.

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In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie professionelle und erfolgreiche Events planen, die Ihre Zielgruppe auf allen Ebenen überzeugen. Und mit der Checkliste für die Eventplanung behalten Sie zu jedem Zeitpunkt alle To-Dos und Kosten im Blick.

Schritte bei der Planung und Durchführung eines Vor-Ort- oder Hybrid-Events

Ein gelungenes Event setzt sich aus vielen „Einzelteilen“ zusammen, die bei der Veranstaltungsorganisation bedacht werden sollten.

1. Event-Konzept
   Eckdaten wie Ziele, Zielgruppe, Budget, Termine, Format, Eventtechnologie etc. festlegen
2. Buchungen
   Location, Dienstleister*innen (Catering, Personal) und Speaker*innen anfragen und buchen
3. Vorbereitung
   Programm aufstellen, Marketingmaterialien erstellen, Werbung schalten, Kommunikation mit Teilnehmenden aufnehmen, rechtlich absichern, Sponsoren gewinnen, Kommunikation mit Ausstellern
4. Aufbau und Testen
   Mobiliar und Technik installieren und testen
5. Nachbereitung
   Bild- und Videomaterial aufbereiten und teilen, Danksagungen versenden, Analyse und Erfolgsmessung

Wie viel Zeit sollte für die einzelnen Schritte eingeplant werden?

Das ist stark von Größe und Art des Events abhängig und lässt sich deswegen leider nicht pauschal beantworten. Während manche Veranstaltungen bis zu zwei Jahre im Voraus organisiert werden, können andere innerhalb von zwei Monaten auf die Beine gestellt werden.

Unser Tipp: Planen Sie immer „rückwärts“ vom Eventtermin. So erkennen Sie schnell, wie viel Vorlauf Sie für die Planung der einzelnen Schritte benötigen.

Welche Tools helfen Eventmanager*innen bei der Planung?

Mit dem richtigen Tool-Stack wird Ihre Eventplanung effezienter – von der Konzeption über die Gäste-Kommunikation bis zum Badge-Druck. In unserem Beitrag „Welche Eventmanagement-Tools Sie wirklich brauchen – und welche nicht“ teile ich Tipps und konkrete Tool-Empfehlungen.

Jetzt werfen wir aber endlich einen genaueren Blick auf die einzelnen Schritte der Eventplanung …

Event-Konzept

Bevor es an die eigentliche Planung geht, müssen die Eckdaten für das Event festgelegt werden. Sie bilden die Grundlage für alle weiterführenden Entscheidungen.

Ziel festlegen

Überlegen und definieren Sie, welche Ziele Sie mit der Veranstaltung verfolgen. Dadurch schaffen Sie einen Rahmen für die weitere Eventplanung und machen den Erfolg der Veranstaltung messbar. Voraussetzung für Letzteres ist natürlich, dass Ihre definierten Ziele auch messbar sind. Die für Sie relevanten Kennzahlen zur Erfolgsmessung werden übrigens Key Performance Indicators (kurz KPIs) genannt.

Typische Ziele erfolgreicher Events:

• Kostendeckung & ROI: Die Veranstaltung soll sich langfristig lohnen und nicht zum Verlustgeschäft werden.
• Teilnehmerzahl: Legen Sie fest, wie viele Personen Sie erreichen möchten – das hilft bei der Planung und Erfolgsmessung.
• Teilnehmerquote & No-Show-Rate: Wie viele Eingeladene melden sich an? Und wie viele erscheinen wirklich?
• Interaktion: Aktive Teilnahme zeigt Interesse – z. B. durch Fragen, Networking oder Nutzung von Gamification.
• Zufriedenheit: Glückliche Teilnehmer*innen und zufriedene Sponsoren kommen wieder und empfehlen weiter.
• Bekanntheit & Image: Events können Ihre Marke stärken und neue Zielgruppen erreichen.
• Leads: Mit passenden Tools gewinnen Sie wertvolle Kontakte und neue Kund*innen.

Hier einige Beispiele für messbare Ziele:

• 1.000 Teilnehmer*innen 
• 80 Leads
• Berichterstattung in 5 Branchen-spezifischen Medien
• 50.000 € Gewinn
• Durchschnittliche Bewertung von mindestens 4 von 5
• 50 % wiederkehrende Teilnehmer*innen
• Insgesamt 500.000 Impressionen von Event-Beiträgen auf Social Media
• 99% Nutzung der Event-App

Darüber hinaus sollten Ihre Ziele gemäß der SMART-Formel spezifisch, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Wenn Sie zum ersten Mal ein Event planen, haben Sie vielleicht Schwierigkeiten damit, für Ihr Unternehmen und Ihre Branche realistische Ziele zu definieren – das wird Ihnen jedoch zunehmend leicht fallen, sobald Sie einige Erfahrungswerte gesammelt haben.

Zielgruppe definieren

Auch die Definition der Zielgruppe spielt für spätere Entscheidungen eine wichtige Rolle und gehört deshalb zu einem wichtigen To-Do bei der Veranstaltungsorganisation. Überlegen Sie u. a., wie der Kenntnisstand der Zielgruppe zu den Veranstaltungsthemen ist, um das Programm entsprechend aufzustellen.

Thema/Motto und Titel des Events

Soll das Event einem bestimmten Thema oder Motto folgen, sollte sich dieses in verschiedenen Elementen widerspiegeln – z. B. Dekoration, Speisekarte oder Programm.

Vor Ort, remote oder hybrid?

Diese Entscheidung ist von mehreren Faktoren abhängig, die Sie sorgfältig abwägen sollten. Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Veranstaltungsformen behandeln wir im Beitrag Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltungen? So entscheiden Sie richtig.

Eventtechnologie und Event-App

Eventtechnologie unterstützt nicht nur die Eventplaner*innen hinter den Kulissen, sondern kann auch maßgeblich zum Veranstaltungserlebnis beitragen.

Mit einer Eventmanagement-Software wie EventMobi können Sie leistungsstarke virtuelle Event-Plattformen erstellen und dadurch einzigartige Hybrid- oder Online-Events realisieren. Vor-Ort-Veranstaltungen können Sie durch die Nutzung einer Event-App aufwerten: Sie lässt sich nicht nur als praktisches Tool für den kontaktlosen Check-in einsetzen, sondern kann Ihren Teilnehmer*innen mit interaktiven Programm- und Raumplänen, Networking-Möglichkeiten, interaktiven Elementen und vielem mehr einen großen Mehrwert bieten.

Veranstaltungstermin und -ort

Wann und wo soll das Event stattfinden? Bei dieser Entscheidung gibt es einiges zu beachten:

• Um möglichst viele Teilnehmer*innen zu gewinnen, wählen Sie nach Möglichkeit ein Datum, das nicht mit Feiertagen, Urlaubs- und Ferienzeiten sowie Konkurrenzveranstaltungen kollidiert. Feiertage wirken sich übrigens auch auf die Personalkosten aus!
• Planen Sie genügend Zeit für Auf- und Abbau ein.
• Um Kosten zu sparen, sollten Sie langfristig planen und genügend Zeitpuffer einplanen.
• Ebenso können Sie günstiger wegkommen, wenn Sie bei der Terminwahl flexibel sind und Nebenzeiten der Locations in Betracht ziehen. 
• Bei der Wahl der Location sind u. a. mit einzubeziehen: Teilnehmerzahl (die Veranstaltungsräume müssen ausreichend Platz bieten), Ausstattung, Image, Anbindung, Angebot an Hotels und Restaurants in der Nähe.

Projektteam zusammenstellen

Je nach Umfang wird die Eventplanung die Kapazitäten einer einzelnen zuständigen Person übersteigen. Stellen Sie in diesem Fall ein Projektteam zusammen und verteilen Sie die Aufgaben unter den Teammitgliedern. Alternativ sollten Sie in Betracht ziehen, Drittanbieter (wie z. B. Event-Agenturen) mit an Bord zu holen.

Budgetplanung

Überraschend hohe Kosten sind wohl der Albtraum jeder bzw. jedes Event-Verantwortlichen. Umso wichtiger ist, dass Sie die Kosten im Vorfeld schätzen und auch während der Planung stets im Blick behalten. 

Beginnen Sie damit, sämtliche Einnahmen und Ausgaben aufzulisten.

Welche Kosten muss ich einkalkulieren?

Je größer und aufwändiger Ihre Veranstaltung, desto länger und kleinteiliger wird Ihre Budgetplanung ausfallen. Hier eine Übersicht der gängigsten Ausgaben bei Vor-Ort-Meetings und Events:

Fixe vs. variable Kosten

Bei der Event-Budgetplanung haben Sie es mit zwei Arten von Kosten zu tun: solche, die bei steigender Teilnehmerzahl gleich bleiben (fixe Kosten) und solche, die proportional steigen (variable Kosten). Wir empfehlen, fixe und variable Kosten separat aufzuführen. So können Sie die Gesamtkosten für unterschiedliche Teilnehmerzahlen schnell und einfach ausrechnen.

Hier ein Beispiel:

Eine Auswirkung auf Ihre Kalkulation hat vor allem auch das Event-Format. Mehr dazu, wie Sie Ihre Ausgaben kalkulieren und Einnahmen mit Ihrem Event generieren, lesen Sie in diesem Blogbeitrag zum Thema Budgetplanung.

PROFI-Tipp: Budgetplanung

• Trennen Sie fixe und variable Kosten für einen besseren Überblick.
• Berechnen Sie die Kosten pro Teilnehmer.
• Kalkulieren Sie auch „versteckte“ Kosten (z. B. Reinigungskosten, Zahlungsmittelgebühren) und einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben mit ein.

Zeitplanung

Erstellen Sie einen Zeitplan mit den wesentlichen Terminen und Eckdaten. So vermeiden Sie, wichtige To-Dos zu spät anzugehen, und behalten zu jeder Zeit den Überblick. Tragen Sie z. B.  Deadlines für den Ticketverkauf, die Speaker*innen-Rekrutierung und die Programmerstellung ein.

PROFI-TIPP: Zeitplanung

• Planen Sie immer „rückwärts“ vom Eventtermin. So erkennen Sie schnell, wie viel Vorlauf Sie für die Planung der einzelnen Schritte benötigen.
• Unbedingt genügend Puffer einplanen, damit unvorhergesehene Verzögerungen abgefedert werden können.

Sponsoring

Sponsoren sind eine attraktive Einnahmequelle für Ihr Event. Überlegen Sie, wer hierfür infrage kommt und welche Sponsoring-Möglichkeiten Sie anbieten möchten. Die zwei gängigsten Modelle sind gestaffelte Sponsoringpakete und „À-la-carte“-Sponsoring. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Sponsoringpakete.

Sicherheits- und Hygienekonzept

Ihre Besucher*innen sollen sicher sein und sich zu jeder Zeit sicher fühlen. Hygienemaßnahmen können (auch dann, wenn sie nicht verpflichtend sind) dazu beitragen. Je nach Veranstaltungsart und -größe ist Sicherheitspersonal (Security) ein wichtiger Faktor, um die Sicherheit auf Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten. Stellen Sie außerdem einen Plan auf, was in Notfallsituationen (Brand, medizinischer Notfall) zu tun ist, und treffen Sie entsprechende Vorkehrungen.

Gesetzliche Vorschriften prüfen

Dieser Punkt wird schnell vergessen, kann Ihnen aber eine Menge Ärger ersparen: Informieren Sie sich darüber, ob Ihre Veranstaltung oder bestimmte Teile davon bei einer Behörde angemeldet werden müssen (z. B. Ordnungsamt) und ob Versicherungen benötigt werden. Das ist aber längst nicht alles. Wenn Essen und Getränke angeboten werden, ist beispielsweise die Einhaltung des Lebensmittelgesetzes relevant. Wenn Sie kommerzielle Musik spielen wollen, müssen Sie dies bei der GEMA anmelden. Und auch für Veranstaltungsräume gibt es häufig Vorgaben, z. B. bzgl. der maximalen Personenzahl, Breite der Gänge oder Restriktionen für den Standbau.

Datenschutz

Das Thema Datenschutz bleibt leicht unter dem Radar, sollte aber auf keinen Fall ignoriert werden. Gerade, wenn Technologie wie Check-in- und Lead-Capture-Systeme zum Einsatz kommen, sind Datenschutz-Vorkehrungen auf Ihrer Veranstaltung ein Muss. Informieren Sie sich daher über die Anforderungen und fragen Sie bei den Anbietern der von Ihnen genutzten Event-Software nach.

Speaker, Dienstleister und Ausstattung buchen

Wahrscheinlich werden Sie bei Ihrer Veranstaltung auf externe Dienstleister*innen und Expert*innen zurückgreifen. Hier gilt: Je früher Sie anfragen und buchen, desto reibungsloser wird die Eventplanung verlaufen. Außerdem haben Sie wahrscheinlich mehr Auswahl und können ggf. günstigere Angebote ergattern.

Speaker*innen und Moderator*innen

Überlegen Sie, welche Speakerinnen und Speaker zum Thema passen und dem Event einen Mehrwert bieten können. Zu einem gelungenen Event gehören außerdem eine oder mehrere Personen, die durch das Programm führen.

Personal

Benötigen Sie Personal, z. B. an Einlass und Garderobe? Was ist mit Technik oder Security? Gehen Sie jeden Teil Ihrer Veranstaltung sorgfältig durch und kümmern Sie sich entsprechend um Unterstützung.

Catering

Keine gelungene Veranstaltung kommt ohne Essen und Getränke aus! Wichtig dabei:

• Überlegen Sie sich, inwiefern auf die Bedürfnisse verschiedener Personengruppen eingegangen werden soll (z. B. Vegetarier*innen und Veganer*innen, Personen mit Allergien und religiöse Gruppen)
• Buffet, Menü oder Fingerfood?
• Soll es Paketpreise, Getränkepauschalen oder Ähnliches geben?
• Wie lassen sich nachhaltige Konzepte im Catering umsetzen?

Veranstaltungstechnik

Kümmern Sie sich um die Bereitstellung technischer Hilfsmittel für ein überzeugendes Veranstaltungserlebnis. Das könnten zum Beispiel sein:

• Bildschirme/Beamer
• Licht
• Ton
• Livestream
• Check-in

Möglicherweise verfügt der Veranstaltungsort bereits über eine entsprechende Ausstattung – fragen Sie hier also zuerst nach. Andernfalls können die benötigten Geräte bei Technikverleih-Unternehmen angemietet werden.

PROFI-TIPP: Streaming bei hybriden Events

Für professionelles Streaming kann zusätzliche, mitunter kostspielige Technik anfallen, die Sie bei der Zeit- und Budgetplanung nicht vergessen sollten.

Tipp: In diesen 8 kurzen Videos lernen Sie, wie Event-Tech Sie bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung unterstützen kann.

Foto- und Videomaterial

Ihr Vor-Ort-Event sollte mit Fotos und Videos dokumentiert werden – dadurch wird es langlebiger; außerdem können die Inhalte später online geteilt werden. Wenn Sie externe Fotograf*innen und Kameraleute benötigen, müssen diese rechtzeitig engagiert werden.

Musik

Die passende Musik bringt Stimmung in Ihre Veranstaltung. Hier kommt neben Musik vom Band auch Live-Musik infrage. Achtung: Wenn Sie kommerzielle Musik abspielen wollen, müssen Sie sich um entsprechende GEMA-Lizenzen kümmern.

Mobiliar und Deko

Was wird benötigt, um den gewählten Veranstaltungsstandort in eine einzigartige Event-Location zu verwandeln? Denken Sie u. a. an:

• Bestuhlung
• Messestände
• Digital Signage 
• Floristik, Luftballons und sonstige Deko

Marketingmix planen

Für die Bewerbung Ihres Events gibt es diverse Möglichkeiten – zuerst ist also zu erörtern, welche davon Ihre Zielgruppe am besten erreichen und gleichzeitig in den Budgetrahmen passen. Ziehen Sie sowohl Offline- als auch Online-Kanäle in Betracht:

• Einladungen (postalisch oder per Mail)
• Website (Event-Landingpage, ggf. Startseite und weitere Unterseiten) + Registrierung
• Social Media (Unternehmensseite, Veranstaltungsseite, Corporate Influencer)
• Plakatwerbung
• Flyer
• Newsletter
• Anzeigen in (Online-)Zeitschriften
• Pressemitteilungen
• Etc.

Bedenken Sie, dass es in der Regel mehrere Kontaktpunkte braucht, bis sich jemand für den Kauf eines Veranstaltungstickets entscheidet. Es empfiehlt sich daher, mehrere Kanäle einzusetzen und diese wenn möglich über einen längeren Zeitraum bis zum Veranstaltungstag zu bespielen (z. B. in Form von E-Mail-Flows und regelmäßigen Social-Media-Postings).

Sonstige Materialien

Sofern Sie vor Ort Einlassbändchen, Namensschilder, Lagepläne, Goodies etc. verteilen möchten, müssen diese gestaltet und bestellt werden.

Tipp: Das Gestalten und Drucken von Event-Badges (Namensschilder für Ihre Teilnehmer*innen) stellt Veranstalter oft vor jede Menge Fragen. Im Beitrag „Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick“ erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen müssen.

Vorbereitung

Der Plan steht – jetzt werden Sie aktiv und gestalten Programm und Marketingmaterialien, akquirieren die Teilnehmenden und holen Berechtigungen ein.

Veranstaltungsprogramm

Legen Sie den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung fest: Einlass, Vorträge, Pausen, Networking-Gelegenheiten, etc. Berechnen Sie dabei mit ein, dass Ihre Besucher*innen genügend Zeit brauchen, um von A nach B zu gelangen. 

Falls Sie sich für ein hybrides Veranstaltungskonzept entschieden haben: Gibt es für das Remote-Publikum dasselbe Programm oder müssen hier weitere Inhalte ausgearbeitet werden?

Teilnehmerliste

Wer gehört auf die Liste der Personen, die eine Einladung erhalten sollen (Achtung: Presse nicht vergessen!)? Falls es sich um ein „offenes” Event handelt: Wie erreichen Sie extern einen möglichst großen Teil Ihrer Zielgruppe?

Marketingmaterialien

Für jeden Marketingkanal muss das Material mit Text, Bild und Video gestaltet und ggf. bestellt werden.

Ticketverkauf und Registrierung

Bereiten Sie alles Nötige sowohl für den Online-Vorverkauf als auch den Verkauf vor Ort vor. Richten Sie außerdem das System für die Gäste-Registrierung ein.

Kommunikation mit Teilnehmenden

Stellen Sie einen reibungslosen Ablauf und die Zufriedenheit Ihrer Gäste sicher, indem Sie ihnen im Vorfeld wichtige Informationen zukommen lassen und sie auf das Event einstimmen. Als Kommunikationskanäle eignen sich vor allem E-Mails oder eine Event-App, welche auch vor Ort eine positive Erfahrung gewährleistet.

Tipp: Finden Sie im großen Event-App 1×1 heraus, wie Sie mit einer Event-App die Kommunikation und das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen bei Hauptversammlungen, Seminaren, Webinaren, Incentive-Reisen, Sales-Kick-offs, Galas, Preisverleihungen und vielem mehr optimieren können!

Kommunikation mit Sponsoren und Ausstellern

Treten Sie mit potenziellen Sponsoren und Ausstellern in Kontakt, um sie für Ihr Event zu gewinnen. Die Kommunikation mit Ausstellern und Organisation der Messestände stellt einen extra Punkt auf Ihrer To-Do-Liste dar. Bei Online-Veranstaltungen gibt es übrigens die Möglichkeit, virtuelle Stände zu integrieren.

Rechtliches

Kümmern Sie sich um alle rechtlichen Pflichten in Verbindung mit Ihrer Veranstaltung, etwa:

• Veranstaltung bei den zuständigen Behörden anmelden
• Genehmigungen für Parken und Sperrstundenverlängerung einholen
• Versicherungen abschließen (z. B. Veranstalterhaftpflicht)
• Künstlersozialkasse bei vergüteten Auftritten von Künstler*innen
• Anmeldung bei der GEMA für Musiknutzung
• Einhaltung der Lebensmittel-Hygienevorschriften
• Brandschutz und Sicherheit: Löschwasserversorgung, verfügbare Feuerlöschgeräte, Zufahrten für Rettungs- und Feuerwehrwagen, Fluchtwege, Sicherheitsvorkehrungen zur Verhinderung von Bränden, ggf. Einsatz einer Brandwache
• Erlaubnis des zuständigen Ordnungsamts einholen
• Antrag auf die Zulassung von Ausnahmen vom Lärmschutz
• Tombola anmelden
• Einhaltung des Datenschutzes

Achtung: Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit – informieren Sie sich unbedingt über mögliche weitere Pflichten im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung!

Aufbau und Testen

Je nach Eventgröße sollten Sie für den Aufbau am Veranstaltungsort genügend Zeit einplanen – mit Puffer, da es immer zu unvorhersehbaren Verzögerungen kommen kann. Zu den wichtigsten To-Dos zählen:

• Mobiliar und Technik installieren und testen
• Einlass vorbereiten
• Personal, Aussteller & Speaker briefen

Nachbereitung

Nach dem Event ist die Arbeit noch nicht beendet. Nachdem Abbau und Reinigung der Location erledigt sind, gibt es noch einige To-Dos, die Sie nicht vergessen sollten:

• Danksagungen an Sponsoren, Personal, Speaker*innen, Personal und Teilnehmende versenden
• Foto- und Videomaterial aufbereiten
• Erfolgsmessung
• Recaps verfassen und auf den eigenen Kanälen (Blog, Social Media) teilen
• Gestreamte Inhalte können nachträglich auf der Eventplattform zur Verfügung gestellt werden
• Ggf. Aufbau und Pflege einer ganzjährigen Event-Community

Erfolgsmessung – ein Punkt, den Sie nicht auslassen sollten

Jetzt wird Bilanz gezogen: War das Event ein Erfolg? Um diese Frage zu beantworten, analysieren Sie die Daten zu den im Vorfeld definierten KPIs (Teilnehmerzahl, Leads, Bewertungen etc.). Bei virtuellen und hybriden Events sind die Analyse-Möglichkeiten dank verfügbarer Daten besonders gut. Hier reicht ein Blick in die Nutzungsstatistiken Ihrer Eventplattform, um z. B. die Interaktion zwischen den Teilnehmer*innen zu messen oder die beliebtesten Programmpunkte zu identifizieren. Vor Ort lassen sich besonders beliebte Themen über den Check-in zu einzelnen Sessions ermitteln und dadurch  nützliche Rückschlüsse für die nächste Veranstaltung ziehen.

Zur Bestimmung Ihres Return on Investment (ROI) lesen Sie unseren Beitrag „Event-ROI messen mit Eventdaten: 5 einfache Wege“. 

Eventplanung-Checkliste zum kostenlosen Download

Jetzt kennen Sie alle wichtigen Aspekte für die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung. Wir wissen, dass es nicht ganz leicht ist, bei all den Themen und Aufgaben den Überblick zu behalten. Deshalb haben wir eine detaillierte Vorlage für die Eventplanung erstellt, mit der Sie die wichtigsten To-Dos sowie die Finanzen für Ihre Veranstaltung immer im Griff haben.

Die Checkliste enthält:

Ausführliche Checkliste mit To-Dos zu Eventkonzept, Buchung von Dienstleister*innen, Vorbereitung, rechtlicher Absicherung und mehr.

Tabelle zur Planung der Marketingmaßnahmen rund um Ihr Event.

 Budgetplanung zur einfachen Berechnung der Kosten und Einnahmen.

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