Mit dem richtigen Design erreichen Sie:

• einen starken ersten Eindruck bei Ihren Teilnehmer*innen
• eine angenehme Gesprächsbasis und mehr Networking unter den Gästen
• eine hochwertige Präsentationsfläche für Ihre Marke, Ihre Organisation oder Ihre Sponsoren

Klingt simpel – ist es aber oft nicht. Wenn Sie Ihre Badges noch mit Photoshop, Serienbrief-Funktionen oder gar per Hand erstellen, zählt die Badge-Erstellung wahrscheinlich zu den aufwendigsten und fehleranfälligsten Aufgaben in der Eventplanung. Dabei muss das Gestalten von Event-Badges gar nicht kompliziert zu sein.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein professionelles Event-Badge gestaltet ist und wie Sie die Gestaltung am besten umsetzen.

Was sollte jedes Event-Badge enthalten?

Diese Elemente sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie Badges für Veranstaltungen gestalten:

• Veranstaltungslogo – Unbedingt sollte die Marke Ihres Events auf den Namensschildern zu sehen sein, und zwar klar und deutlich; dies hilft Teilnehmer*innen, die Veranstaltung einzuordnen, und unterstützt das Branding Ihrer Organisation.
• Teilnehmername – Unverzichtbar ist der Personenname; er ist entscheidend für das Netzwerken und für gegenseitige Vorstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Schrift gut lesbar ist.
• Jobtitel der Person – Mit einem Blick auf Funktionsbezeichnungen und Unternehmensnamen kommt das Networking leichter in Gang.
• QR-Code – Mit QR-Codes auf Teilnehmerinformationen, Programmpunkte oder auch das Event als solches verlinken: So können Ihre Aussteller und Sponsoren angenehmer denn je direkt vor Ort Leads sammeln, denn sie haben dabei alle Daten prompt digital parat.
• Attraktivität des Designs – Als ästhetische Blickfänger zahlen Ihre Namensschilder auf die vorteilhafte Präsentation Ihres Events ein. Besser noch: Badges werden damit zu geliebten Erinnerungsstücken – ein Marketingerfolg von unschätzbarem Wert.
• Ribbons – Anhängerbänder sind beliebte Elemente zur Präsentation zusätzlicher Informationen im Zusammenhang mit den Badges. Zum Beispiel lassen sich damit die Funktion von Teilnehmer*innen oder auch der Status von Sponsoren bequem kennzeichnen.

Im Kern zählt beim Layouten von Namensschildern stets zweierlei: Attraktivität und Zweckmäßigkeit.

Den idealen Badge-Designer wählen

Klar, es gibt raffinierte Designsoftware ohne Ende. Doch damit kann man sich leicht verzetteln. Und von Hand Namen und Informationen übertragen? Oder immer wieder neu bei null beginnen? Das ist nicht mehr zeitgemäß.

Wenn Sie sich ein Badge-Design-Konzept überlegen, empfiehlt sich ein genauerer Blick auf folgende Fragen:

• Ist das Badge-Design-Tool mit den Registrierungsdaten synchronisiert? Ihr Badge-Designer sollte entweder die Anmeldedaten wie von selbst übernehmen bzw. nutzen können oder in das Eventmanagementsystem integriert sein. So können Sie Informationen zu Teilnehmer*innen, Referent*innen und Ausstellern bzw. Sponsoren automatisch einfließen und die Badges systemseitig vervollständigen lassen. Das kann Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen und das Fehlerrisiko erheblich minimieren.
• Gehören standardmäßig verschiedene Vorlagen zum Badge-Designer? Eine gute Event-Badge-Design-Software umfasst Designvorlagen, die Sie bequem auf das Branding Ihrer Organisation zuschneiden und eventspezifisch ausgestalten können. Das ist vor allem dann Gold wert, wenn niemand mit Grafik-Know-how zur Stelle ist.
• Kann man das Badge-Design einfach nach eigenen Vorstellungen maßschneidern? Wenn Sie ein bestimmtes Layout oder Design realisieren möchten, halten Sie am besten nach einem Badge-Designer Ausschau, der explizit auch für „Nichtgrafikprofis“ konzipiert ist. Sie werden Drag-and-drop-Funktionen vorfinden, eine nutzerfreundliche Bildschirmansicht und auch die Option, eigene Grafiken hochzuladen.
• Lassen sich Badges serienmäßig erstellen? Bei Großveranstaltungen mit Hunderten oder gar Tausenden von Leuten kann ein Event-Badge-Designer mit Serienbrieffunktion Ihnen sehr viel Arbeit und Mühe ersparen. Damit umgehen Sie die Krux, jedes Namensschild eigenhändig erstellen zu müssen.

Startklar für ein neues Badge-Design-Tool, mit dem Sie die Namensschilder für Ihre Veranstaltung mühelos zu echten Hinguckern machen?

Der EventMobi-Badge-Designer ist direkt in die Eventmanagement-Software integriert. Das ist perfekt für Planer*innen, die Hunderte von Badges benötigen und niemanden für das Grafikdesign in Reichweite haben.

Ihre Teilnehmerdaten sind nicht nur automatisch mit Ihrem Badge-Design-Tool synchronisiert, sondern Sie können auch aus diversen Vorlagen schöpfen, Badges passgenau auf Ihre Organisation abstimmen und in Serie produzieren. Und das ist noch nicht alles! Das Tool ist von Haus aus mit einem Event-CMS verknüpft, dem Experience Manager, mit dem Sie einfach, effektiv und effizient alle Aspekte Ihrer Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen realisieren können.

Melden Sie sich bei unserem Team und sehen Sie, wie wir den Designprozess für Ihre Veranstaltungsausweise auf eine neue Stufe heben können! Oder sehen Sie sich das Video unten an, um mehr zu erfahren.

In sechs Schritten beeindruckende Event-Badges zaubern

Sie haben also Ihre Event-Badge-Design-Software gewählt.

Jetzt gestalten Sie die attraktivsten Badges der Welt! Oder zumindest solche, die perfekt zu Ihrer Veranstaltung passen, etwa für eine Branchenmesse, einen Kongress, eine Jahreshauptversammlung oder auch ein Kundenevent.

Mit den folgenden sechs Schritten können Sie im Handumdrehen Ihre Event-Badges designen, erstellen und aushändigen.

Schritt 1: Ideen sammeln

Bevor Sie richtig loslegen, brauchen Sie Anregungen. Versuchen Sie es mal mit diesen Quellen:

• Pinterest – Diese Onlinepinnwand für Grafiken und Fotos ist eine großartige Adresse. Sie können auf dem Portal nach Event-Badges oder Event-Branding suchen und sich ansehen, was andere Organisationen und Ereignisse zu bieten haben.
• Frühere Designs – Wenn Sie bereits Veranstaltungen im Programm hatten, stöbern Sie in Ihren früheren Badges. Werfen Sie auch einen Blick in Umfragen, die Sie nach vorigen Events durchgeführt haben, und suchen Sie darin nach dem Stichwort Badge oder auch Namensschild, um zu erfahren, was gut oder weniger gut ankam.
• Ähnliche Organisationen – Schauen Sie, was andere Verbände, Vereine, Firmen treiben! So können Sie sich davon abheben und sich Ihren Teilnehmer*innen unverwechselbar präsentieren.
• Brainstorming-Runden – Holen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder*innen und Entscheider*innen an einen Tisch und tragen Sie Ideen zusammen, um gemeinsam eine Ausrichtung festzulegen. So passt Ihr Badge-Design mit Sicherheit zu Ihrer Marke und Ihren Veranstaltungszielen.

Schritt 2: Eine Badge-Vorlage auswählen

Wie bereits erwähnt: Eine mit dem Wichtigsten ausgestattete Badge-Vorlage ist ein wertvolles Hilfsmittel. Wenn Sie Badges für Ihre Veranstaltungen individueller ausgestalten wollen, können kundenspezifische Templates das Mittel der Wahl sein. Ein paar Worte zu beiden Optionen:

• Vorgefertigte Vorlagen – Dies ist eine praktische Sache, wenn Sie nur wenig Zeit haben oder über wenig Erfahrung im Designen verfügen. Laden Sie schnell Ihr Logo hoch, wählen Sie Ihre Farbe(n) und entscheiden Sie, welche Informationen auf den Badges zu sehen sein sollen.
• Maßgeschneiderte Vorlagen – Ist jemand mit Design-Know-how in Reichweite? Haben Sie schon konkrete Vorstellungen? Dann können eigens erstellte Vorlagen sinnvoll sein, denn damit haben Sie besonders gut den Daumen auf Gestaltungs- und Layoutfragen.

Schritt 3: Ihr Event-Badge designen

Liegt die Vorlage bereit, kann die Feinarbeit beginnen. Klären Sie insbesondere dies:

• Ist alles auch aus etwas Entfernung gut zu lesen? Badges für Kongresse, Tagungen und Messen, Konferenz-Namensschilder, Veranstaltungsausweise: Sie müssen schon lesbar sein, bevor man auf Armeslänge an sein Gegenüber herantritt. Das erleichtert die Kontaktaufnahme ungemein.
• Ist die Schrift groß genug? Der Teilnehmername sollte die größte Schrift erhalten, gefolgt von der Funktion bzw. Position und weiteren individuellen Angaben.
• Ist die Reihenfolge der Informationen plausibel? Eine klare Hierarchie dessen, was Sie auf den Badges notieren, hilft Ihrem Publikum, entscheidende Angaben sofort als solche zu erkennen. Probieren Sie verschiedene Schriftgrößen oder Farben für Namen und Funktionen aus.
• Gibt es einen QR-Code? Über QR-Codes auf Event-Badges können die Anwesenden sich bequem untereinander vernetzen und veranstaltungsspezifische Informationen abrufen. Vergessen Sie nicht, die Codes vorab zu testen, damit sie auch wirklich funktionieren, wenn sie ausgedruckt vorliegen.
• Machen sich die Event-Badges gut als Andenken? Wenn Badges optisch etwas hermachen, sind sie wie Eintrittskarten für viele Menschen ein schönes Erinnerungsstück – und wirken damit auch noch lange über das Event hinaus als Marketingmaterial. Vielleicht finden Sie eine tolle Farbkombination in Verbindung mit Ihrem Logo, die den Blick fesselt.
• Sind die richtigen Sponsoren abgebildet? Wenn bei Ihrem Event Sponsoren mit von der Partie sind, können Sie deren Logos auf den Badges platzieren, um ihnen zu besonderer Sichtbarkeit zu verhelfen. Dies kann im Design der Badges für positive Spannung sorgen.

Schritt 4: Badges mit Registrierungsdaten personalisieren

Serienbrieffunktionen können Sie von jetzt an vergessen! Zumindest, wo es um Veranstaltungsbadges geht.

Wie schon erwähnt, synchronisiert EventMobi Ihre Daten zu Ihren Teilnehmer*innen, Ausstellern und Sponsoren mit Ihrer Badge-Design-Software. Es kommt sogar noch besser: Wenn Sie die Eventregistrierungssoftware und den Websitebaukasten von EventMobi nutzen, können Sie im Badge-Designer sogar direkt auf die Teilnehmerdaten zugreifen.

Stehen die Anmeldedaten in Ihrem Event-CMS bereit, können Sie Teilnehmerinfos (Namen, Funktionen usw.) ohne Extraaufwand in Ihre Badges übernehmen. So können Sie mühelos Badges in großen Stückzahlen erstellen und auch die Designs mit wichtigen Teilnehmerinfos personalisieren, zum Beispiel für Referent*innen oder „normale“ Teilnehmer*innen oder auch für Ihre Teammitglieder.

Schritt 5: Event-Badges drucken

Wenn die Schilder für alle Beteiligten erstellt sind, steht das Drucken an. Für den Badge-Druck gibt es mehrere Optionen, passend für Ihren Bedarf, die Größe Ihrer Veranstaltung und Ihr Budget. Werfen wir einen Blick auf einige der besten Badge-Druck-Lösungen:

Badges vorab anfertigen lassen

Sie hätten Ihre Badges gern rechtzeitig vor der Veranstaltung zur Hand, aber Zeit und Mittel sind knapp? Man kann ganz schön nervös werden, wenn man in letzter Minute eine Druckerei oder einen Copyshop sucht oder alle Handgriffe selbst erledigen muss (drucken, zuschneiden, laminieren, Clips und Bänder anbringen). Das kostet unter Umständen mehr Zeit und Energie, als Sie eigentlich erübrigen können.

Mit EventMobis Badge-Druck-vor-Ort-Service bekommen Sie Ihre Badges mühelos und kostengünstig. Nutzen Sie einfach den Badge-Designer für die Gestaltung, schicken Sie uns den Auftrag – und freuen Sie sich über startklare Badges, geliefert in Ihr Büro oder an Ihre Event-Location!

Badges live drucken

Bei größeren Anlässen oder bei einem komplexeren Einlassprozedere kann es sich anbieten, die Veranstaltungsausweise vor Ort zu drucken, also beim Eintreffen der Teilnehmer*innen. Das strafft den Check-in, reduziert Wartezeiten und sorgt für einen perfekten ersten Eindruck. Zudem können Sie mit diesem Live-Badge-Druck auch unangemeldete Gäste schnell und unkompliziert mit persönlichen Badges ausstatten.

Mehr zu den unterschiedlichen Optionen erfahren Sie in unserem Beitrag „Badges für Veranstaltungen: Alle Lösungen im Überblick“.

Schritt 6: Lanyards nicht vergessen!

Gedruckte Event-Badges sind gut und schön, doch sie müssen sich auch bequem und gut sichtbar tragen lassen. Möglichkeiten hierfür gibt es einige; gängig sind insbesondere diese:

• Bänder – Die klassische Option sind Bänder zum Um-den-Hals-Hängen. Solch ein Umhängeband ist nebenbei eine praktische kleine Werbefläche. Warum nicht das Event-Branding oder Logos Ihrer Sponsoren darauf platzieren?
• Ribbons – Dieser Begriff bezeichnet eine Art Ansteckschild, auf dem abgesehen vom Namen der Person weitere Informationen Platz haben, etwa über die berufliche Position oder die Organisation.
• Anstecknadeln und Clips – Wenn es simpel und schnell gehen soll, tun es auch Sicherheitsnadeln, Clips oder Klemmen. Auf der Badge-Rückseite bzw. an der oberen Seite angebracht, lassen sie sich einfach an der Kleidung befestigen.

Wenn Sie eher zierliche, empfindliche oder filigrane Namensschilder gestalten, sollten Sie sie übrigens mit transparenten Hüllen versehen. Bedenken Sie immer: Bänder und Ribbons lassen sich auch mit Ihrem Branding schmücken oder mit Sponsorenlogos versehen. Lassen Sie diese Werbefläche nicht ungenutzt!

Ihr Bonus: mit der Event-Badge-Design-Software Namensschilder für besondere Teilnehmer*innen erstellen

Sie fragen sich, wie Sie schnell und einfach Namensschilder für Podiumsgäste und Referent*innen gestalten können? Mit Ihrer Badge-Design-Software ist dies in nur wenigen Augenblicken erledigt.

Thorben Grosser, EventMobis VP of Product Marketing, verrät Ihnen, wie Sie mit dem Event-Badge-Designer von EventMobi im Handumdrehen professionelle Namensschilder gestalten können. Richten Sie Ihre Badge-Größe einfach als A4 ein und fügen Sie ein vorgefertigtes Design aus einem kostenlosen Design-Tool wie Canva hinzu. Unsere Software nimmt Ihnen die Arbeit ab, Seite für Seite die Namen hineinzukopieren oder abzutippen.

Im Video hier oben können Sie sich dies Schritt für Schritt abschauen.

Gestalten Sie sehenswerte Badges mit EventMobi!

Wenn Sie mit wenig Aufwand ungeahnt attraktive Event-Badges designen möchten, sind Sie bei EventMobi an der richtigen Adresse. Mit dem Badge-Designer und dem Vorab-Druck-Service brauchen Sie kein Grafikdesign-Know-how und kein dickes Budget, um professionelle Veranstaltungsausweise zu gestalten und auszufertigen.

Fassen wir zusammen, wie die Eventmanagement-Plattform von EventMobi das Erstellen von Badges optimieren kann, vom Erfassen der Teilnehmerdaten über das Gestalten des perfekten Layouts bis zum mühelosen Drucken und Bereitstellen:

• Wenn Sie EventMobis Teilnehmermanagement-Software nutzen, stehen Ihre Teilnehmerdaten automatisch in Ihrem Event-CMS bereit. So können Sie sie direkt auf Ihre Badges übertragen.
• Mit EventMobis Drag-and-drop-Badge-Designer können Sie fertige Vorlagen verwenden, aber auch alles im Handumdrehen frei nach Ihren Vorstellungen gestalten.
• Mit dem Badge-Druck-vorab-Angebot können Sie sich mit nur drei Klicks Ihre fertigen Badges schicken lassen. Das Schöne daran für Sie: kein Tüfteln am Drucker im Büro, kein Hin und Her mit Druckereien, keine Fleißarbeit mit Hüllen sowie Badge-Haltern, überhaupt: keine Mühe. Ihre vorab gedruckten Veranstaltungsbadges treffen innerhalb von fünf Werktagen bei Ihnen ein.

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In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein professionelles Event-Badge erstellen, das Ihre Konferenz aufwertet und Ihre Teilnehmer*innen begeistert – und wie Sie die richtige Lösung für den Badge-Druck finden.

Kurz und knapp: Darauf kommt es bei einem Konferenz-Badge an

Ein Konferenz-Badge dient nicht nur der Identifikation der Teilnehmer*innen, sondern auch der Funktionalität und dem Gesamteindruck Ihrer Veranstaltung. Damit das Badge seinen Zweck erfüllt, sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Networking fördern – der Einstieg ins Gespräch

Bei einer Konferenz steht das Networking im Vordergrund. Doch oft fällt es den Teilnehmer*innen schwer, aufeinander zuzugehen, wenn der Name oder die Funktion einer Person nur schwer zu lesen sind. Badges müssen das Networking erleichtern, indem sie wichtige Informationen wie Namen und Unternehmen sofort erkennbar machen. Besonders bei großen Veranstaltungen hilft es, den Vornamen besonders groß und deutlich zu drucken, um sofort eine persönlichere Atmosphäre zu schaffen.

2.  Zugangskontrolle – wer darf wohin?

Wenn Ihre Konferenz unterschiedliche Zugangsbereiche wie Workshops, VIP-Lounges oder spezielle Vorträge bietet, muss das Badge als Zugangspass fungieren. Ein Beispiel: Bei einem großen Kongress mit 500 Teilnehmer*innen könnten Sie für VIP-Gäste eine goldene Farbe oder ein besonderes Symbol auf dem Badge verwenden, um schnell sichtbar zu machen, wer Zugang zu exklusiven Bereichen hat.

Mögliche Markierungen für Zugangsberechtigungen:

• Farbcodes (z. B. Rot für VIP, Blau für reguläre Teilnehmer*innen)
• Symbole (z. B. Sternchen für Speaker*innen)
• Besondere Materialien (z. B. glänzende Badges für VIPs)

3. Mehrtägige Konferenzen – robuste und wiederverwendbare Badges

Gerade bei mehrtägigen Konferenzen ist es wichtig, dass die Badges langlebig und hochwertig sind. Ein Badge, das bereits am zweiten Tag abgenutzt aussieht, hinterlässt einen schlechten Eindruck. Setzen Sie auf hochwertige Materialien, die nicht nur widerstandsfähig sind, sondern auch den Umweltaspekt berücksichtigen – etwa recycelte Kunststoffe oder Papiere mit Schutzbeschichtungen, die Feuchtigkeit und Abnutzung standhalten.

Inhalte: Was gehört auf ein Konferenz-Badge?

Ein gutes Konferenz-Badge enthält alle wichtigen Informationen, um den Austausch unter den Teilnehmer*innen zu fördern und dem Veranstalter*innen-Team die Zugangskontrolle zu erleichtern. Idealerweise unterstützt es außerdem das Branding der Veranstaltung. 

Die typischerweise wichtigsten Informationen sind:

• Name der Teilnehmer*innen: Groß und deutlich sichtbar. Vorname und Nachname sollten klar getrennt sein.
• Unternehmen/Organisation: Wichtig fürs Networking – so wissen Ihre Teilnehmer*innen sofort, mit wem sie sprechen.
• Funktion/Position: Gerade bei beruflichen Konferenzen bietet die Angabe der Position zusätzlichen Mehrwert.
• Zugangsberechtigungen: Wenn Ihre Konferenz verschiedene Bereiche hat, sollten Sie dies auf dem Badge kennzeichnen (z. B. durch Farben, Symbole oder QR-Codes).
• Event-Name bzw. Logo: Fördert das Branding und dient auch als Erinnerungsstück für die Teilnehmer*innen.
• Individuelle Informationen: Je nach Konferenz können Sie zusätzliche Informationen wie Social-Media-Handles oder QR-Codes hinzufügen, die den Teilnehmer*innen ermöglichen, sich direkt zu vernetzen. Aber Achtung: Überladen Sie Ihre Badges nicht mit Informationen!

Weniger ist mehr: Konzentrieren Sie sich darauf, dass die wichtigsten Informationen – vor allem der Name – prominent hervorstechen und gut lesbar sind.

Badges für Konferenzen gestalten: Was bei Design und Layout zu beachten ist

Die Gestaltung eines Badges muss funktional und ansprechend zugleich sein. Es sollte nicht nur gut lesbar sein, sondern auch das Branding Ihrer Konferenz widerspiegeln.

Lesbarkeit sicherstellen – Informationen auf den ersten Blick

Lesbarkeit ist der Schlüssel zu einem guten Badge. Verwenden Sie daher klare Schriftarten, die auch auf Distanz gut lesbar sind. Der Name der Teilnehmer*innen sollte in einer deutlich größeren Schriftgröße dargestellt werden als andere Informationen. Aber Achtung: Verzichten Sie dabei auf Großbuchstaben; diese sind nämlich schwerer lesbar. 

Die Schriftfarben sollten im Kontrast zum Hintergrund stehen. Ein dunkelblauer Schriftzug auf einem hellgrauen Hintergrund bietet beispielsweise hohe Lesbarkeit.

Tipp: Verwenden Sie keine verspielten oder dekorativen Schriftarten – klare, serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica sind ideal.

Branding – Die Konferenz als Marke inszenieren

Ihr Badge ist ein wichtiges Branding-Element. Nutzen Sie es, um die visuelle Identität Ihrer Veranstaltung zu stärken. Integrieren Sie das Logo Ihrer Konferenz sowie das Corporate Design (Farben, Schriften), um das Badge professionell wirken zu lassen. Das schafft einen hohen Wiedererkennungswert und gibt Ihrer Veranstaltung einen professionellen Rahmen.

Farbcodierung – Mehr Übersicht für große Konferenzen

Wenn Ihre Konferenz viele Teilnehmergruppen oder unterschiedliche Zugangsbereiche hat, kann eine clevere Farbcodierung helfen. Farbcodierungen schaffen auf einen Blick Klarheit darüber, wer zu welcher Gruppe gehört oder welche Zutrittsrechte sie haben.

Beispiel: Verwenden Sie für Sprecher*innen grüne Badges, für VIP-Gäste goldene und für normale Teilnehmer*innen blaue Badges. So erkennt das Personal sofort, welche Person in bestimmte Bereiche darf oder besondere Privilegien genießt.

Tipp: Bedrucken Sie das Badge von beiden Seiten gleich – so sind die Informationen immer lesbar, auch wenn das Schild einmal verdreht ist.

Tauchen Sie noch weiter ins Thema ein und erfahren Sie, wie Sie in 6 Schritten zum perfekten Badge-Design gelangen.

Mehr über Badge-Design erfahren

Die richtigen Materialien

Ein gutes Badge sollte langlebig und angenehm zu tragen sein, ohne dabei die Umwelt unnötig zu belasten. Die für Konferenz-Badges üblichen Materialien sind:

• Papier: eignen sich besonders für Veranstaltungen mit kurzer Dauer oder einem begrenzten Budget. Wer Wert auf Nachhaltigkeit legt, sollte auf recycelbares oder FSC-zertifiziertes Papier achten.
• Kunststoff: Badges aus Kunststoff, insbesondere aus PVC, zeichnen sich durch ihre Robustheit und Langlebigkeit aus. Sie sind ideal für mehrtägige Events oder Outdoor-Veranstaltungen, da sie wasser- und reißfest sind. Allerdings ist Kunststoff weniger umweltfreundlich – es sei denn, man entscheidet sich für recycelte oder biologisch abbaubare Varianten.
• Karton: Karton stellt eine beliebte Alternative zu Kunststoff dar, da er stabiler als einfaches Papier, aber umweltfreundlicher als Plastik ist. Er ist eine gute Wahl für hochwertige Veranstaltungen, bei denen ein stilvolles Erscheinungsbild gefragt ist. Auch hier können recycelte Materialien verwendet werden, um die Umweltbelastung zu reduzieren.

Tipp: Wir empfehlen laminierten Karton als Material für Konferenz-Badges: Es ist stabil und hält auch mehreren Konferenztagen stand. Auf eine Hülle aus Plastik können Sie verzichten. 

Die passende Befestigung 

Auch über die Befestigung sollten Sie sich Gedanken machen: Wie wird das Badge am Körper getragen? Hier stehen Schilder mit Anstecknadeln oder Magnet-Clips sowie sogenannte Lanyards (Schlüsselbänder) zur Wahl. Lanyards sind die beliebteste Option, weil sie einfach um den Hals getragen werden können. Wenn Sie sich für eine umweltfreundliche Variante entscheiden wollen, verwenden Sie Lanyards aus recyceltem Polyester.

Templates für Konferenz-Badges

Bei der Gestaltung der Badges können Templates sehr hilfreich sein: Sie enthalten bereits ein passendes Layout mit den wichtigsten Elementen, sodass Sie nur noch anpassen müssen. Ein professionelles, modernes Design ist hier entscheidend. 

Bei der Suche nach Vorlagen werden Sie im Badge-Designer von EventMobi fündig. Dieser ist Teil von Eventmobi’s Eventmanagement-Software und enthält viele Designvorlagen, die Sie an Ihre Bedürfnisse und das Branding Ihres Events anpassen können.

Lösungen für den Badge-Druck – Welche Optionen gibt es?

Für den Druck und die Produktion Ihrer Badges stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Empfehlenswert für Konferenzen in Präsenz sind zwei Varianten: der professionelle Druck im Vorfeld über einen Druckservice und das Drucken vor Ort mit Printer-Terminals.

Digitale Badges – kein Druck erforderlich

Die einfachste Lösung sind digitale Badges, die über eine Event-App verfügbar sind. Sie eignen sich ideal für kleinere Veranstaltungen und Geschäftstreffen.

Mit digitalen Badges in der EventMobi-App können Sie ganz einfach Zugangskontrollen durchführen und Anwesenheiten verfolgen, indem die Teilnehmer*innen einen QR-Code auf ihrem digitalen Badge präsentieren.

Am besten geeignet für:

• Unternehmensmeetings und Team-Events
• Kleine bis mittelgroße Events
• Einfache Registrierung
• Events, die Teilnehmer*innen-Tracking erfordern

Selbstgedruckte Badges – günstige Lösung für kleinere Events

Mit Badge-Design-Tools wie EventMobis Badge Designer können Sie ansprechende Badges mit Ihrem Computer und einem einfachen Drucker erstellen. Einfach drucken, in Hüllen einlegen – fertig! Diese Strategie funktioniert gut für kleine Veranstaltungen und ist kostengünstig. Allerdings wird es aufwändig, wenn mehr als 100 Teilnehmende erwartet werden.

Am besten geeignet für:

• Kleine Veranstaltungen ohne Last-Minute-Anmeldungen
• Interne Team-Events
• Kostenbewusste Planer*innen

Badges professionell im Voraus drucken lassen – Professionelle Ergebnisse für große Veranstaltungen

Wenn Sie eine größere Konferenz planen, ist es ratsam, die Badges im Voraus von einem professionellen Druckdienstleister anfertigen zu lassen. So können Sie sicherstellen, dass alle Badges in einheitlicher Qualität und pünktlich geliefert werden. Einige Anbieter bieten sogar die Möglichkeit, besondere Veredelungen wie glänzende Oberflächen oder Prägedruck zu verwenden, um die Badges noch hochwertiger wirken zu lassen. EventMobi bietet innerhalb des Badge-Designers die Option, Ihr fertiges Design sofort drucken zu lassen – Sie erhalten Ihre fertigen Badges aus hochwertigen Materialien im Regelfall innerhalb von 7 Werktagen.

Am besten geeignet für:

• Veranstalter, die Unterstützung bei Druck und Logistik benötigen
• Organisationen mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr
• Veranstaltungen mit eigenem Check-in-Personal
• Teams, die besonderen Wert auf Qualität und Konsistenz legen

Vorgedruckte Badges und Etikettendruck

Wenn Ihre Konferenz viele spontane Anmeldungen oder Änderungen hat, kann es sinnvoll sein, Badges direkt vor Ort zu drucken. Der Vorteil: Sie können schnell und flexibel auf Änderungen und Last-Minute-Besucher*innen reagieren.

Wenn Sie einen professionellen Look erreichen, aber flexibel bleiben möchten, können Sie vorgedruckte Badges mit Etikettendruck vor Ort kombinieren. Das heißt: Beim Check-in werden die persönlichen Daten der Teilnehmer*innen auf ein Etikett gedruckt und im Anschluss auf die Badge-Basis geklebt. Diese Methode spart Geld, wenn Sie viele Veranstaltungen planen, weil Sie die Badge-Basis einfach mehrfach verwenden können. 

Mit einem guten Etikettendrucker wie dem Brother QL-820WNB können Sie gestochen scharfe Etiketten einfach selbst drucken. Wenn Sie keine Drucker kaufen möchten, bietet EventMobi einen Hardware-Verleih an – und auf Wunsch auch Supportpersonal vor Ort.

Am besten geeignet für:

• Veranstaltungen mit laufenden Registrierungen und Walk-ins
• Organisationen mit vielen Events
• Konferenzen, die Flexibilität bis zur letzten Minute benötigen
• Teams, die Qualität ohne hohe Kosten wünschen

Live-Badge-Druck

Für maximale Flexibilität bei großen Veranstaltungen können Sie Badges live beim Check-in drucken. Diese Methode eignet sich perfekt für Konferenzen mit vielen Teilnehmenden und kurzfristigen Änderungen. Da diese Lösung kostenintensiv ist, wird sie meist als Full-Service-Angebot genutzt – Unternehmen wie EventMobi übernehmen alles, von Druckern über Backup-Systeme bis hin zum technischen Support vor Ort.

Am besten geeignet für:

• Veranstaltungen mit einer hohen Anzahl an Teilnehmenden
• Viele kurzfristige Registrierungen
• Konferenzen, die maximale Flexibilität erfordern
• Events mit gebrandeten Check-in-Kiosken

Erfahren Sie noch mehr zum Thema: In unserem Artikel „Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick“ stellen wir die genannten und weitere Lösungen im Detail vor.

Fazit: Überzeugen Sie mit professionell gestalteten Konferenz-Badges

Das Design von Konferenz-Badges mag wie ein kleines Detail der Veranstaltungsplanung wirken, aber es hat großen Einfluss auf die Erfahrung der Teilnehmer*innen – von dem Moment an, in dem sie eintreffen. Ein gut gestalteter Ausweis erleichtert nicht nur die Orientierung und schafft Sicherheit, sondern fördert auch den Austausch. Er verwandelt lockere Gespräche in wertvolle Kontakte und hinterlässt bleibende Eindrücke, die weit über das Event hinausreichen.

Erfahren Sie, wie Sie mit EventMobi’s Eventmanagement-Software und Badge-Druck-Services die perfekten Badges erstellen und großartige Konferenzen veranstalten.

Zur Badge-Druck-Lösung von EventMobi

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Wenn Sie ein ansprechendes Programm für Ihre virtuelle Konferenz erstellen möchten, ist das Format mindestens genau so wichtig wie der Inhalt. Aber wie findet man die richtige Mischung aus verschiedenen Formaten, um das virtuelle Publikum bei der Stange zu halten? In diesem Post zeigen wir einige der Best Practices für Online-Events.

Zuallererst ist es wichtig, ein paar Begriffe zu klären. Das Wort „Live“ kann bedeuten, dass ein Event vor Ort stattfindet, oder es kann heißen, dass eine Online-Veranstaltung bzw. ein bestimmter Programmpunkt in Echtzeit übertragen wird. Bei virtuellen Events unterscheidet man zwischen:

• Livestream-Format: Ein Programmpunkt wird in Echtzeit übertragen
• Simulive-Format: Ein vorab aufgezeichneter Inhalt wird einmalig übertragen, oft mit Teilnehmer-Interaktion in Echtzeit wie z. B. Live-Chat

Sie sollten strategisch darüber nachdenken, welche Elemente Ihres Online-Events live übertragen werden sollen. Das kann sich von einem Sessionformat zum anderen unterscheiden.

Außerdem ist es wichtig, den Face-to-Face-Aspekt zu bedenken. Normalerweise gehen wir davon aus, dass es sich hierbei um persönliche Begegnungen im realen Raum handelt. Aber dank Videokonferenzen kann man jetzt auch virtuell von Angesicht zu Angesicht miteinander interagieren. Virtuelle Meetings mit mehreren Teilnehmern können sehr spannend und interaktiv gestaltet werden – die Struktur ist hierbei besonders wichtig.

Zu guter Letzt müssen Eventplaner auch darüber nachdenken, welche Sessionformate sich für die Bereitstellung „on-demand“, also auf Abruf, eignen. In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie das beste Sessionformat für jede Stufe der Teilnehmer-Erlebnisses wählen.

Virtuelles Konferenzprogramm: Livestream oder Simulive?

Bei virtuellen Events finden die meisten Programmpunkte entweder als Livestream oder als Simulive-Format statt. Aber wann sollten Sie welche Option wählen?

Ein Livestream hat den Vorteil, dass er Improvisation ermöglicht und das Gefühl erzeugen kann, wirklich mittendrin im Geschehen zu sein. Andererseits ist bei vorab aufgezeichneten Inhalten eine optimale Produktionsqualität möglich, während das Risiko von technischen Problemen minimiert wird. Wenn sogar Premium-Events wie die Grammys unter schlechten Internetverbindungen leiden, gibt es keine Garantie, dass Ihre Veranstaltung davon verschont bleibt.

Selbst wenn Sie sich für ein Simulive-Format entscheiden, empfiehlt sich jedoch, ein Live-Intro und -Outro durch einen Moderatoren oder Referenten einzubauen.

Idealerweise sollte Ihre virtuelle Eventplattform flexibel genug sein, um Livestream- und Simulive-Formate gleichermaßen zu ermöglichen. EventMobis Produktionsservice für virtuelle Events kümmert sich um alle Ihre Bedürfnisse in Sachen Livestream und Videoproduktion. Die virtuelle Eventplattform von EventMobi verfügt außerdem über eine einfache Benutzeroberfläche, die das Einbetten von YouTube-, Vimeo- und Facebook-Live-Links ermöglicht. Sogar benutzerdefinierte URLs sind möglich, damit Sie die RTMP-Einstellungen von Zoom nutzen können.

Als Hilfestellung bei der Auswahl des besten Formats haben wir die Vor- und Nachteile von Livestreams und Voraufzeichnungen für die häufigsten Sessiontypen zusammengestellt:

1. Keynote-Vortrag

Von dem eröffnenden Keynote-Vortrag hängt viel ab, denn natürlich möchte man einen guten ersten Eindruck bei den Teilnehmern hinterlassen. Für einen Livestream spricht, dass der Referent Echtzeit-Umfragen und anderes Teilnehmer-Feedback einbauen kann. Andererseits ermöglicht es ein Simulive-Format dem Referenten, während des Vortrags im Live-Chat auf Teilnehmerfragen zu antworten. Ein vorab aufgezeichneter Vortrag kann außerdem einen nahtlosen Übergang zwischen Folien und anderen AV-Elementen garantieren.

2. Paneldiskussionen

Eine live übertragene Paneldiskussion bietet den Reiz eines spontanen, ungefilterten Austauschs. Jedoch erhalten Sie durch die Vorabaufzeichnung mehr Kontrolle über das Gespräch dank der Möglichkeit des Editings. Bei einer Live-Session gilt: Je mehr Referenten, desto mehr Risiken für technische Probleme. Treffen sich Ihre Panelgäste in einem professionellen Studio oder schalten sie sich von Hause dazu? In letzterem Fall kann eine einzige fehlerhafte Internetverbindung für störende Unterbrechungen des Gesprächsverlaufs sorgen.

3. Preisverleihungen und Abschlussfeiern

Preisverleihungen und Abschlussfeiern drehen sich stark um Verkündungen in Echtzeit, daher ist ein Livestream üblicherweise die beste Wahl. Dennoch können auch diese Veranstaltungstypen von kurzen, vorab aufzeichneten Segmenten profitieren, etwa Eröffnungsreden.

4. Produktdemos

Demos sind ein grundlegender Bestandteil von Produkteinführungen und gesponserten Programmpunkten auf Messen. Eine Demo live zu übertragen, kann das Vertrauen der Kunden erhöhen, da sich die Funktionalität des Produkts in Echtzeit überprüfen lässt. Manchmal kann sogar eine Störung zu effektiver Publicity beitragen, wie Tesla 2019 mit seinen „unzerbrechlichen“ Autofenstern bewies. Dennoch bietet eine voraufgezeichnete Demo mehr Flexibilität, um die Funktionalität des Produkt in verschiedenen Kontexten zu zeigen – und kann eine hochwertige Produktionsqualität garantieren.

5. Weiterbildung

Ob es sich um eine Rede eines bekannten Vordenkers handelt oder um eine Präsentation von Forschungsergebnissen – Bildungsinhalte können von einem knackigen Editing profitieren. Die Informationen sollten so prägnant und unterhaltsam wie möglich übermittelt werden, damit sie wirklich hängenbleiben. Folglich ist eine Voraufzeichnung meistens die beste Wahl.

Virtuelle Meetings: Interaktive Breakout-Sessions umsetzen

Während der Livestream- und Simulive-Elemente Ihrer Veranstaltung fließen AV-Inhalte in eine Richtung – zu Ihrem Publikum. Geht es jedoch um interaktive Bestandteile wie Fragerunden an den Referenten, kann ein beidseitiges Videoformat die Teilhabe extrem verstärken. Videokonferenz-Tools haben eine rasante Entwicklung durchgemacht und bieten mehr Möglichkeiten denn je, um Ihre virtuellen Teilnehmer miteinander zu vernetzen.

Die virtuelle Eventplattform von EventMobi bietet zwei Optionen, um Ihren Teilnehmern ein virtuelles Face-to-Face-Erlebnis zu ermöglichen:

• Die neue Funktion für interaktive Meetingräume, die direkt in der Plattform angeboten werden
• Die Integration mit Zoom

Die eingebauten interaktiven Meetingräume von EventMobi können jeweils von 50 Teilnehmern zur Zeit genutzt werden. Davon können sich 12 gleichzeitig per Video zuschalten, während der Rest per Mikrofon teilnehmen kann. Ein einzelnes virtuelles Event kann bis zu 100 dieser Meetingräume gleichzeitig hosten. Für ein Networking-Erlebnis in intimerer Atmosphäre empfehlen wir mehrere Sessions für kleinere Gruppen.

Wenn Sie größere Gruppen beteiligen möchten, ist EventMobis Integration mit Zoom ideal: Diese unterstützt bis zu 1000 Video-Teilnehmer gleichzeitig. Diese Integration umfasst ein hohes Grad an Sicherheit, sodass Sie sich keine Sorgen um Zoom-Bombing machen müssen. Dank geschlossener Räume können nur Teilnehmer dem Gespräch beitreten, die bereits in die Eventplattform eingeloggt sind.

1. Eröffnung und Schlusswort

Der Eröffnungsempfang und das Schlusswort einer Veranstaltung können zwar per Livestream übertragen werden, doch ein großformatiges Zoom-Meeting kann das Gemeinschaftsgefühl verstärken. Selbst wenn nur eine Person vorträgt, fühlen sich die Teilnehmer durch den visuellen Aspekt verbundener. Zoom-Meetings ermöglichen dem Moderator außerdem, zusätzliche Zoom-Funktionen zu nutzen – z. B. die Teilnehmer eines großen Meetings in Kleingruppen aufgeteilt in Breakout-Räume zu schicken – und anschließend wieder zurück zum Hauptmeeting.

2. Q&A-Sessions

Für Q&A-Sessions empfehlen wir in der Regel, die Besucher in Kleingruppen aufzuteilen und EventMobis interaktive Meetingräume zu verwenden. Das kleinere Format stellt sicher, dass alle Teilnehmer an die Reihe kommen, um ihre Frage zu stellen. Dennoch kann auch ein Zoom-Meeting funktionieren, etwa für eine Q&A-Session mit einem prominenten Redner, der wahrscheinlich eine große Anzahl Teilnehmer anziehen wird.

3. Posterpräsentationen

Die kleineren eingebauten Meetingräume von EventMobi eignen sich auch perfekt für Posterpräsentationen. Jeder Vortrag kann schnell auf den nächsten folgen und Teilnehmer können per Mikrofon ihre Fragen an den Referenten stellen.

4. Soziale Networking-Sessions

Ob eine themenbasierte Diskussion unter Gleichgesinnten oder eine lockere Happy Hour, jede virtuelle Networking-Session kann durch ein Videokonferenz-Tool aufgewertet werden. Denn Körpersprache und Mimik sind natürlich wichtige Bestandteile von sozialer Interaktion. Auch hier funktionieren kleinere virtuelle „Networking-Lounges“ am besten, damit alle Teilnehmer zu Wort kommen.

5. Gesponserte Breakout-Sessions

Ein interaktiver Breakout-Raum mit einer kleinen Anzahl Teilnehmer bietet die perfekte Gelegenheit für Sponsoren, sich in einem intimeren Rahmen mit potenziellen Leads zu unterhalten. Dieses Format gibt ihnen auch die Möglichkeit, während einer Produktdemonstration Teilnehmerfragen in Echtzeit zu beantworten.

6. Workshops und Schulungen

Auch Workshops und Schulungen können von Videochats profitieren. Dieses Format ermöglicht Teilnehmern, ihre Körpersprache miteinzubeziehen. Face-to-Face-Kontakt ist auch für Nutzerkonferenzen wertvoll, bei denen Kunden nach Lösungsansätzen oder Expertentipps fragen.

7. Helpdesk

Auch wenn es sich hierbei nicht direkt um einen Programmpunkt handelt, kann auch ein Helpdesk bei Ihrem Event ein interaktives Format nutzen. Wenn Kundenservice-Mitarbeiter über einen eigenen Raum verfügen, können Teilnehmer dort persönlichere Unterstützung erhalten.

Eine virtuelle Event-Community aufbauen mit Video-on-Demand

Zu guter Letzt sollten Sie sich auch Gedanken darüber machen, welche Sessiontypen sich zum Dauerbrenner eignen. Eine Content-Bibliothek, wo Videos auf Abruf bereitstehen, ist der ideale Ausgangspunkt, um eine Event-Community aufzubauen. Dadurch können Sie sogar zusätzliche Einnahmen generieren, indem Sie den Zugang kostenpflichtig machen.

Mit der EventMobi-Plattform können Sie außerdem die Videoaufrufe jedes Nutzers nachverfolgen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Weiterbildungszertifikate auszustellen, wenn jemand ein Schulungsvideo vollständig angesehen hat.

Im Allgemeinen funktioniert Content am besten, der entweder lehrreich oder unterhaltsam ist. Dazu gehören:

• Schulungseinheiten
• Vorträge mit Bildungscharakter
• Reden von bekannten Vordenkern
• Produktdemos

Wenn Sie Ihre On-Demand-Inhalte aus einem aufgezeichneten Livestream generieren, sollten Sie jegliche Pausen oder wiederholte Aussagen herausschneiden. Wenn eine Aufnahme die Aufmerksamkeit der Zuschauer nicht fesselt, kann es passieren, dass sie Abschnitte überspringen oder sogar ganz abschalten.

So wird Ihre virtuelle Konferenz zum Erfolg

Mit einer flexiblen Eventplattform haben Sie die Freiheit, das passende Format für jede Art von virtueller Session zu wählen. Dabei ist ein intuitives Benutzererlebnis von Vorteil – sowohl für Sie als Veranstalter als auch für Ihre Teilnehmer.

Deshalb bietet EventMobi sowohl ein eigenes virtuelles Event-Produktionsteam als auch einen einfachen Einrichtungsprozess für eingebettete Livestream- und Videoinhalte. Auch unsere neue Meetingraum-Funktion macht es deutlich leichter, den virtuellen Austausch zwischen mehreren Personen zu ermöglichen. Mit EventMobi erschaffen Sie ein ganz persönliches virtuelles Eventerlebnis in Echtzeit.

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Mit EventMobis Funktion für 1:1-Video-Meetings ist es für Teilnehmer jetzt so einfach wie nie, sich bei Ihrer virtuellen Veranstaltung zu vernetzen und wertvolle Gespräche miteinander oder mit Sponsoren und Ausstellern zu führen.

Beim Planen einer virtuellen Veranstaltung ist eine der wichtigsten Fragen, wie man am besten effektives Online-Networking ermöglichen kann. Für viele Planer stellt das eine Herausforderung dar, da sie sich nicht auf die Intimität eines physischen Veranstaltungsortes verlassen können. Bei Veranstaltungen vor Ort begegnen die Teilnehmer bekannten Gesichtern und neuen Kontakten auf der Ausstellungsfläche, in den Kaffeepausen oder im Vortragssaal. Durch virtuelle Veranstaltungen hat sich diese Dynamik verändert. Die Teilnehmer wissen nicht unbedingt, welche Hilfsmittel ihnen zur Verfügung stehen, um mit anderen in Kontakt zu treten – oder wie sie diese am effektivsten einsetzen können. Das bedeutet, dass Planer die Teilnehmer proaktiv informieren und dazu ermutigen müssen, auch ungewohnte Networking-Funktionen auszuprobieren.

Schlüsselfunktionen für Networking bei virtuellen Veranstaltungen

Virtuelle Eventplattformen bieten eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen, um Networking unter den Teilnehmern zu ermöglichen. Einige davon sind eher gemeinschaftsbasiert, wie z.B. Gruppendiskussionen oder Livestream-Chat. Hier können die Teilnehmer textbasierte Gespräche mit mehreren Personen gleichzeitig führen. Diese Foren können nicht nur zur Diskussion größerer Branchenthemen genutzt werden, sie ermöglichen es den Teilnehmern auch, Gleichgesinnte oder Personen aus derselben Stadt oder mit gemeinsamen Interessen zu finden. Wenn Teilnehmer jedoch ein Einzelgespräch führen wollen, um wichtige Themen eingehender zu besprechen, ist eine andere Funktion erforderlich.

In solchen Situationen kommen der private Chat sowie 1:1-Video-Meetings ins Spiel. In der Vergangenheit konnten Teilnehmer bei Präsenzveranstaltungen, wo eine Event-App angeboten wurde, bereits von diesen Funktionen profitieren. Sie konnten andere Personen über die Teilnehmerliste finden, ihnen eine Chat-Nachricht mit der Bitte um ein Treffen senden und sie dann zu einem geplanten Termin einladen, der normalerweise vor Ort stattfand. Bei virtuellen Veranstaltungen ist der Prozess derselbe – außer dass persönliche Treffen durch 1:1-Video-Meetings ersetzt werden.

Vorteile von 1:1-Video-Meetings für Teilnehmer und Aussteller

Da die meisten Veranstaltungen heutzutage online stattfinden, stellen 1:1-Video-Meetings die beste Möglichkeit dar, um engere Kontakte zu knüpfen. Die meisten Teilnehmer sind inzwischen mit dem Konzept der Videokonferenz vertraut und fühlen sich wohl dabei, mit anderen via Webcam und Headset zu sprechen. Einen Blick in die Wohnung oder das Büro des Gegenübers zu erhalten, hilft den Teilnehmern außerdem, sich besser kennen zu lernen und bietet sich als Eisbrecher an – sei es ein Hund im Hintergrund oder ein ungewöhnliches Möbelstück.

Da virtuelle Events zeitlich und räumlich weniger begrenzt sind, bieten sie den Teilnehmern mehr Flexibilität, sich in ihrer freien Zeit miteinander zu vernetzen. Während Kongresszentren zwangsläufig irgendwann schließen, sind virtuelle Eventplattformen rund um die Uhr zugänglich. Das bedeutet, dass sich die Teilnehmer außerhalb der festgelegten Veranstaltungszeiten – oder sogar nach Ende des Events – miteinander vernetzen können. Das ist oft viel entspannter, als ein Treffen in einen vollen Konferenzplan zu quetschen!

Für Aussteller und Sponsoren hat es klare Vorteile, sich mit Teilnehmern bei virtuellen Events über 1:1-Video-Meetings zu vernetzen. Im Vergleich zu einer überfüllten, lauten Ausstellungshalle ist es von zu Hause oder vom Büro aus viel einfacher, sich auf die andere Person zu konzentrieren und sich später an die Unterhaltung zu erinnern. Unternehmensvertreter können ihren Bildschirm teilen, um Produkte zu präsentieren, ohne zuvor Hardware an einem Stand vor Ort aufbauen zu müssen. Sie haben auch die Möglichkeit, Links zu Ressourcen weiterzugeben, die von den Teilnehmern sofort angesehen und heruntergeladen werden können, anstatt dass sie einen Stapel Broschüren durch die Ausstellungshalle schleppen müssen.

Welche Veranstaltungstypen profitieren von 1:1-Video-Meetings?

Networking ist ein integraler Bestandteil fast jeder Art von Geschäftsveranstaltung. Auch wenn der Schwerpunkt auf einem anderen Aspekt wie der Weiterbildung liegt, ist die Begegnung mit anderen Personen aus der gleichen Branche oder mit dem gleichen Hintergrund ein wichtiger Anlass, sich für die Teilnahme an Geschäftsveranstaltungen zu entscheiden. Hier sind einige der gängigsten Veranstaltungstypen, die von 1:1-Video-Meetings profitieren:

Verbandsveranstaltungen

Teil einer Gemeinschaft zu sein, ist einer der wichtigsten Gründe für eine Verbandsmitgliedschaft. Online-Veranstaltungen sind ideal für Mitglieder, um sich miteinander zu vernetzen – unabhängig von den Kosten und dem Reiseaufwand von Präsenzveranstaltungen.

Jobmessen

Die globale Pandemie hat ihre Spuren auf dem Arbeitsmarkt hinterlassen, daher ist es wichtiger denn je, Gespräche zwischen Arbeitgebern und Arbeitssuchenden in einem sicheren und komfortablen Umfeld zu ermöglichen.

Interne Firmenveranstaltungen

Insbesondere für große internationale Unternehmen sind virtuelle Events ideal, um Mitarbeiter zu Teambuilding- und Trainingszwecken zusammenzubringen. 1:1-Video-Meetings können mit Gamification kombiniert werden, um die Vernetzung unter Mitarbeitern zu fördern.

Branchenkonferenzen

Veranstalter von großen Konferenzen können die Lead-Generierung für ihre Aussteller und Sponsoren steigern, indem sie 1:1-Video-Meetings zwischen Unternehmensvertretern und Teilnehmern anbieten.

EventMobis benutzerfreundliche Lösung für 1:1-Video-Meetings

Da virtuelle Events für viele Teilnehmer neu sind, haben wir alle unsere Funktionen so gestaltet, dass sie intuitiv und einfach zu bedienen sind. Als Best Practice sollten Planer im Vorfeld die wichtigsten Funktionen kommunizieren und Hinweise zur Nutzung geben. Auf diese Weise können sich die Teilnehmer im Voraus mit der Plattform vertraut machen und die Funktionen, mit denen sie ihre Veranstaltungsziele erreichen können, in vollem Umfang nutzen.

Um 1:1-Video-Meetings im virtuellen Eventportal von EventMobi zu nutzen, müssen die Benutzer lediglich die Teilnehmerliste aufrufen und die Person finden, mit der sie sich unterhalten möchten. Auf dem persönlichen Profil dieses Teilnehmers klicken die Benutzer dann auf die Schaltfläche „Termin vereinbaren“.

Der Nutzer wird dann aufgefordert, die Einzelheiten des Meetings einzugeben, einschließlich Zeit und Ort sowie einer persönlichen Nachricht. Um ein 1:1-Video-Meeting zu buchen, müssen sie das Kästchen „Video-Meeting“ aktivieren.

Sobald eine Termineinladung versandt wurde, erhält der Eingeladene eine Benachrichtigung per E-Mail und innerhalb des virtuellen Eventportals. Die Einladung kann dann vom Empfänger angenommen oder abgelehnt werden. Der Absender kann den aktuellen Status der Einladung im Nachrichtenbereich des Teilnehmer-Dashboards einsehen.

Angenommene Meetings können über den Bereich „Nachrichten“ oder „Agenda“ im Teilnehmer-Dashboard geöffnet werden. Um dem Video-Meeting beizutreten, müssen beide Teilnehmer nur auf die Schaltfläche „Dem Meeting beitreten“ klicken.

Wenn Sie dem Meeting beitreten, wird eine neue Registerkarte mit dem 1:1-Video-Chat im virtuellen Eventportal geöffnet. In diesem Meetingraum können sich die Benutzer von Angesicht zu Angesicht unterhalten, ihre Bildschirme freigeben und Text-Chats führen. Dieser Raum wird beiden Parteien 24 Stunden lang zur Verfügung gestellt, so dass sie sich selbst dann, wenn die Besprechung zu spät beginnt oder überzieht, keine Gedanken über einen neuen Termin machen müssen! 

Aussteller und Sponsoren haben die Möglichkeit, Unternehmensvertreter zu ihrem virtuellen Stand hinzuzufügen. Die Teilnehmer können dann einfach ein Meeting mit ihnen vereinbaren, indem sie das persönliche Profil des Vertreters aufrufen.

Möchten Sie 1:1-Video-Meetings in Aktion erleben und mehr über die virtuelle Eventplattform von EventMobi erfahren?

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Virtuelle Veranstaltungen erfolgreich umsetzen

Viele Planer hatten bisher noch nicht die Gelegenheit, virtuelle Veranstaltungen oder hybride Events durchzuführen – das ändert sich jetzt. Der Wechsel von einem persönlichen zu einem virtuellen Format bietet dabei neue Möglichkeiten, um Teilnehmer und Sponsoren einzubinden – und gleichzeitig die Reichweite Ihrer Veranstaltung zu vergrößern.

Dass es keinen physischen Veranstaltungsort mehr gibt, erfordert ein Umdenken bei Ihrem Eventdesign. Dadurch fällt es Ihnen womöglich sogar leichter, den perfekten Ablauf mit der richtigen Mischung aus Inhalt und Interaktivität zu schaffen.

Virtuelle Veranstaltungen: Gleiches Ziel, neue Taktik

Während Ihre Veranstaltungsziele gleich bleiben, benötigen Sie neue Werkzeuge und Taktiken, um diese zu erreichen. Bei einer klassischen Live-Veranstaltung findet Technologie oft nur am Rande des geschäftigen Treibens vor Ort statt. Bei einem virtuellen Format steht Ihre Eventtechnologie jedoch im Mittelpunkt. Der Ablauf Ihrer Veranstaltung und die Interaktion zwischen Teilnehmern, Referenten und Sponsoren wird dadurch bestimmt, welche Optionen die gewählte Plattform für virtuelle Veranstaltungen bietet.

Eine flexible, intuitive Plattform für virtuelle Veranstaltungen gibt Ihnen maximalen Spielraum bei der Gestaltung Ihres Eventerlebnisses. Sie sollten dieselbe Plattform auch dann nutzen können, wenn Sie auf ein hybrides Format oder eine klassische Live-Veranstaltung umschwenken, sollten sich Reise- und Gesundheitsbeschränkungen ändern.

Überlegen Sie, wie Sie Inhalt und Komplexität aufeinander abstimmen und mit dem richtigen Maß an Interaktion verbinden. Beispielsweise kann für kleine interne Besprechungen einfach ein zentraler Anlaufpunkt reichen, um eine einzelne Live-Übertragung und vorab aufgezeichnete Videoinhalte mit interaktiven Funktionen wie Gruppen-Chat zu präsentieren. Bei größeren Konferenzen hingegen sind womöglich mehrere Livestreams und „Simulive“-Vorträge (vorab aufgezeichnete Inhalte mit Live-Interaktion) sowie Räume für Video-Gruppendiskussionen nötig, um maximale Beteiligung zu erreichen.

Der Erfolg von virtuellen Veranstaltungen hängt von effektiver Monetarisierung, qualitativ hochwertiger Videoproduktion und den richtigen Interaktionstools ab. 

In den letzten Wochen hat das EventMobi-Team Hunderte von Kundengesprächen geführt. Darin haben wir gemeinsam mit Planern in aller Welt überlegt, wie man mitreißende virtuelle Veranstaltungen umsetzen kann. Damit Sie verstehen, wie Sie Ihr Meeting, Ihre Konferenz oder Ihre Messe an ein Online-Format anpassen können, beschreiben wir im folgenden Abschnitt die gängigsten Veranstaltungstypen, denen wir dabei helfen, auf virtuell umzusteigen. Außerdem führen wir die Tools und professionellen Services auf, mit denen Sie Ihre virtuelle Veranstaltung zu einem fesselnden Erlebnis machen.

Virtueller Eventtyp: Interne Besprechung

Was wichtig ist:

Legende:
••• besonders wichtig
•• wichtig
• weniger wichtig

Was Sie brauchen: 

Virtueller Eventtyp: Mittelgroße Konferenz

Was wichtig ist:

Was Sie brauchen: 

Virtueller Eventtyp: Große Konferenz oder Messe

Was wichtig ist:

Was Sie brauchen:

Dies sind nur einige der Veranstaltungstypen, denen die umfassende EventMobi-Plattform beim Umstieg auf ein virtuelles Format helfen kann. Von der Bewerbung der Veranstaltung über die Registrierung bis hin zur Live-Schaltung am Tag des Events – wir stehen Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.

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