Wie schaffen Sie es also, zwischen all den anderen Aussteller*innen mit Ihrem Messestand Aufmerksamkeit zu erzeugen und im Gedächtnis Ihrer Zielgruppe zu bleiben?

Eventplaner Alistair Fernandes hat in 16 Jahren Messeerfahrung bei Events wie IMEX America, BCTECHSummit und DiscoveryX Conference and Trade Show verschiedene Ansätze getestet. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen 6 starke Ideen und Aktionen für Ausstellerstände, mit denen er in letzter Zeit bei unterschiedlichen Anlässen gepunktet hat.

1. Ihre Marke als Erlebniswelt: Pop-up-Store trifft Event

Gestalten Sie Ihren Stand wie einen Pop-up-Store: Alles folgt einem roten Faden, von der Farbgebung über Give-aways bis zur Atmosphäre. So betreten Ihre Gäste nicht einfach einen Stand, sondern eine stimmige Markenwelt.

Zur Inspiration können Sie sich aufmerksamkeitsstarke Pop-up-Stores wie die von SKIMS oder Glossier anschauen.

Ein weiteres Beispiel aus unserem eigenen Portfolio: Beim CSAE-Tête-à-Tête kreierte EventMobi als Sponsor eines Loungebereichs ein auf die Marke zugeschnittenes Erlebnis.

Die Gäste konnten sich am Stand zwischen den Programmpunkten eine Pause gönnen, neue Energie tanken und selbstverständlich auch netzwerken. Durch die Beschränkung auf nur einen Farbton unterstrich Alistair mit Tischtüchern, Hintergrundgestaltung und Goodies das markante Orange von EventMobi. Auch die Verpackungen von Getränken und Snacks passten zur Markenwelt. Das sorgte nicht nur für einen Wiedererkennungseffekt bei den Standbesucher*innen: Wer die Lounge mit etwas Sehenswertem im EventMobi-Branding verließ, sorgte damit auf der Veranstaltung für zusätzliche Markenwahrnehmung.

Tipp von Alistair: Nutzen Sie konsequent Ihre Markenfarbe – vom Tischläufer bis zur Snackverpackung. Kleine Details, große Wirkung.

Von Snack-Verpackungen über Tischtücher und Goodies bis hin zu Bannern: Jedes Element an Ihrem Stand, das farblich und mit dem Logo Ihrem Branding folgt, hilft Ihnen, sich von anderen Ausstellern um Sie herum abzuheben.

2. Lokale Kooperationen für echte Nähe

Give-aways mit lokalem Bezug sind nicht nur sympathisch, sondern dank kurzer Lieferwege auch praktisch. Bei den Großevents IMEX America und NWES konnte Alistair lokale Händler dafür gewinnen, ihre Produkte für Geschenkkörbe zu stiften, die im Laufe der Veranstaltung verlost wurden. Die Körbe im EventMobi-Branding sorgten dafür, dass viele Eventbesucher*innen vorbeischauten und ihre Daten hinterließen, um sich den Gewinn zu sichern.

Wenn Sie Ihr Unternehmen auf einer regionalen Messe präsentieren, halten Sie die Augen nach möglichen Partnerunternehmen offen, die in der Region gefertigte Produkte als Preise bzw. Give-aways zur Verfügung stellen.

Nebenbei bemerkt: Die Zusammenarbeit mit lokalen Betrieben vereinfacht auch die Logistik im Vorfeld der Veranstaltung. Alistair konnte die Geschenkkörbe vor dem großen Tag bequem in der Nähe der Location abholen. Es fielen keine Versandkosten an, und auch von der Qualität der Waren konnte er sich direkt überzeugen.

3. Mehrwert statt Werbegeschenk: Der Business-Service vor Ort

Ein professionelles Foto ist für viele Berufstätige ein notwendiges Übel, vor allem für die Kamerascheuen unter ihnen. Wie wertvoll wäre also ein kostenloser Passbildservice direkt auf der Veranstaltung? „Alles, was Menschen beruflich hilft, eignet sich gut zur Aktivierung,“ sagt Alistair. Auf der IMEX Frankfurt organisierte er eine LinkedIn-Fotoaktion am EventMobi-Stand. Wer ein Meeting mit dem EventMobi-Vertriebsteam gebucht hatte, erhielt die Gelegenheit, auch schnell in die Kamera zu lächeln. Das fertige, bearbeitete Bild wurde dann per E-Mail zugestellt. 

Also: Mit durchdachten Dienstleistungen, zugeschnitten auf Ihre Zielgruppen bei der Veranstaltung, können Sie Teilnehmer*innen wirkungsvoll aktiv einbinden und im selben Zug Leads generieren.

4. Der Messestand als Ruhepol

Befreien Sie Ihr Publikum davon, vollgepackt mit Give-aways, mit zunehmend leerem Akku und müden Füßen herumzulaufen. Stellen Sie die dafür passende Ausstattung bereit: Ladestationen, gebrandete Beutel für mitgenommene Goodies und bequeme Sitzecken zum Durchatmen oder auch zum Essen sind immer willkommen. 

„Die meisten Menschen schätzen alles, was sie an einem langen Messetag brauchen könnten,“ weiß Alistair. Die aus seiner Erfahrung willkommensten Ideen sind:

Ladestationen für Handys, Tablets und Laptops

Ladestationen an auffälligen Punkten Ihres Messestands können Teilnehmer*innen den Tag retten, die händeringend ihre Geräte aufladen müssen, um sich vor Ort orientieren zu können. Stellen Sie unterschiedliche Ladekabel bzw. Anschlüsse bereit, damit möglichst alle Gerätetypen versorgt werden können. Noch besser kommt es an, wenn sich die Lademöglichkeiten an Stehtischen befinden, denn so kann man die Geräte nebenbei bequem nutzen.

Goodie-Bags in Ihrem Branding

Goodie-Bags im eigenen Branding sind ein praktisches Werbegeschenk mit Brandingeffekt, da die Menschen sie idealerweise auch noch lange nach der Veranstaltung gut sichtbar mit sich herumtragen. Nutzen Sie Beutel bzw. Taschen aus langlebigen, umweltfreundlichen Materialien, zum Beispiel Leinenbeutel oder Tüten aus recycelten Stoffen.

Präsentieren Sie Ihre Goodie-Bags im Umfeld Ihres Stands, um Neugier auf die Inhalte zu wecken. Vielleicht geben Sie Ihre Standnummer, Social-Media-Kontaktdaten oder auch einen eventspezifischen Werberabatt an?

Sie brauchen noch Inspiration? Lesen Sie unseren Artikel zu 37 kreativen Ideen & Tipps für Goodie-Bags, die begeistern.

Sitzgelegenheiten zum Ausruhen zwischendurch

Bequeme Stühle, Sessel oder Sofas laden das Veranstaltungspublikum ein, sich länger an Ihrem Stand aufzuhalten und mit Ihrem Angebot zu befassen. Natürlich sollten die Sitzmöbel so aufgestellt sein, dass sie den Flow am Stand nicht stören. Auch Barhocker laden zum Verweilen ein, ebenso wie ein Bereich, in dem man zum Essen Platz nehmen kann. Stimmen Sie solche Bereiche optisch auf Ihre anderen Branding-Elemente ab, um den bestmöglichen Effekt zu erzielen.

5. Gamification: Mit Spielfreude zur Leadgenerierung

Gamification – die Nutzung spielerischer Elemente wie Quizzes und Gewinnspiele – ist ein sehr wirkungsvoller Hebel zur Gästeaktivierung. Wenn die Veranstaltung eine Gamification-Challenge über die Event-App bietet, nutzen Sie diese Chance! Platzieren Sie Ihren Code gut sichtbar am Stand und lassen Sie Ihr Team aktiv darauf hinweisen. So entsteht schnell Interesse und Interaktion.

Gerade Sponsor*innen können oft besonders prominent in der Challenge eingebunden werden. Ein attraktiver Preis sorgt für Aufmerksamkeit – platzieren Sie ihn unbedingt gut sichtbar am Stand.

Tipp von Alistair: Kommunizieren Sie Ihren Gamification-Code ruhig schon vor dem Event. Das weckt Vorfreude und führt gezielt Besucher*innen an Ihren Stand.

Mehr zum Thema Event-Gamification erfahren Sie in unserem Handbuch Event-Gamification.

6. Kreative Ideen mit künstlerischem Touch

Kooperieren Sie mit Kreativen vor Ort, die individuelle, gebrandete Werbemittel und Veranstaltungsmaterialien gestalten können. Alistair plant gerade ein Projekt mit lokalen Künstler*innen, um individuelle EventMobi-Shirts und Give-aways zu gestalten. Solche einzigartigen Aktionen sorgen für Gesprächsstoff und Markenbindung zugleich.

Weitere Tipps für gelungene Messestände

Fläche richtig nutzen: Der Platz an Messeständen wird oft nicht effizient genutzt. Zum Beispiel ist ein großer Tisch mit haufenweise Kleinigkeiten nicht immer gut für den Fluss am Stand. Überlegen Sie, wie Sie mit kreativen Messestandideen (wie den oben genannten) das meiste aus Ihrer Fläche herausholen. 

Event-App: Nutzen Sie die Event-App Ihres Veranstalters, um bereits vor dem Event Push-Benachrichtigungen zu versenden – etwa zur Bewerbung von Meetings oder Aktionen am Stand. So steigern Sie frühzeitig das Interesse und fördern Terminbuchungen. Das erleichtert zugleich die Personalplanung vor Ort.

Interaktive Elemente: Interaktive Inhalte fördern Gespräche, bleiben im Gedächtnis und steigern die Verweildauer – ideale Voraussetzungen für qualifizierte Leads. Setzen Sie also auf Touchscreens, Umfragen oder Mini-Games am Stand, die Ihre Besucher*innen in ihren Bann ziehen und das Engagement steigern. 

Live-Demos: Präsentieren Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in Aktion. Live-Demos schaffen Vertrauen, machen Ihre Lösung greifbar und laden zu Rückfragen ein, sind also ein Türöffner für vertiefende Gespräche.

Fazit: Ihr Stand ist mehr als Kulisse – er ist Kontaktpunkt, Markenbotschafter und Leadmaschine.

Ein gelungenes Event schafft nicht nur Markenpräsenz, sondern auch wertvolle Kontakte und Kundenbeziehungen.

Konferenzen, Kongresse und Messen bieten die ideale Gelegenheit, Ihr Netzwerk zu erweitern und potenzielle Kund*innen zu gewinnen. Je höher die Teilnehmer*innenzahl, desto größer die Chance, aus ersten Gesprächen qualifizierte Leads für den Vertrieb zu entwickeln.

Lassen Sie sich von unseren ungewöhnlichen Ideen für Ausstellerstände inspirieren – vielleicht ist es Zeit, auf dem nächsten Event neue Wege zu gehen. Wenn Sie eigene Konzepte umsetzen möchten, unterstützen wir von EventMobi Sie gern.

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Mit dem richtigen Design erreichen Sie:

• einen starken ersten Eindruck bei Ihren Teilnehmer*innen
• eine angenehme Gesprächsbasis und mehr Networking unter den Gästen
• eine hochwertige Präsentationsfläche für Ihre Marke, Ihre Organisation oder Ihre Sponsoren

Klingt simpel – ist es aber oft nicht. Wenn Sie Ihre Badges noch mit Photoshop, Serienbrief-Funktionen oder gar per Hand erstellen, zählt die Badge-Erstellung wahrscheinlich zu den aufwendigsten und fehleranfälligsten Aufgaben in der Eventplanung. Dabei muss das Gestalten von Event-Badges gar nicht kompliziert zu sein.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein professionelles Event-Badge gestaltet ist und wie Sie die Gestaltung am besten umsetzen.

Was sollte jedes Event-Badge enthalten?

Diese Elemente sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie Badges für Veranstaltungen gestalten:

• Veranstaltungslogo – Unbedingt sollte die Marke Ihres Events auf den Namensschildern zu sehen sein, und zwar klar und deutlich; dies hilft Teilnehmer*innen, die Veranstaltung einzuordnen, und unterstützt das Branding Ihrer Organisation.
• Teilnehmername – Unverzichtbar ist der Personenname; er ist entscheidend für das Netzwerken und für gegenseitige Vorstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Schrift gut lesbar ist.
• Jobtitel der Person – Mit einem Blick auf Funktionsbezeichnungen und Unternehmensnamen kommt das Networking leichter in Gang.
• QR-Code – Mit QR-Codes auf Teilnehmerinformationen, Programmpunkte oder auch das Event als solches verlinken: So können Ihre Aussteller und Sponsoren angenehmer denn je direkt vor Ort Leads sammeln, denn sie haben dabei alle Daten prompt digital parat.
• Attraktivität des Designs – Als ästhetische Blickfänger zahlen Ihre Namensschilder auf die vorteilhafte Präsentation Ihres Events ein. Besser noch: Badges werden damit zu geliebten Erinnerungsstücken – ein Marketingerfolg von unschätzbarem Wert.
• Ribbons – Anhängerbänder sind beliebte Elemente zur Präsentation zusätzlicher Informationen im Zusammenhang mit den Badges. Zum Beispiel lassen sich damit die Funktion von Teilnehmer*innen oder auch der Status von Sponsoren bequem kennzeichnen.

Im Kern zählt beim Layouten von Namensschildern stets zweierlei: Attraktivität und Zweckmäßigkeit.

Den idealen Badge-Designer wählen

Klar, es gibt raffinierte Designsoftware ohne Ende. Doch damit kann man sich leicht verzetteln. Und von Hand Namen und Informationen übertragen? Oder immer wieder neu bei null beginnen? Das ist nicht mehr zeitgemäß.

Wenn Sie sich ein Badge-Design-Konzept überlegen, empfiehlt sich ein genauerer Blick auf folgende Fragen:

• Ist das Badge-Design-Tool mit den Registrierungsdaten synchronisiert? Ihr Badge-Designer sollte entweder die Anmeldedaten wie von selbst übernehmen bzw. nutzen können oder in das Eventmanagementsystem integriert sein. So können Sie Informationen zu Teilnehmer*innen, Referent*innen und Ausstellern bzw. Sponsoren automatisch einfließen und die Badges systemseitig vervollständigen lassen. Das kann Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen und das Fehlerrisiko erheblich minimieren.
• Gehören standardmäßig verschiedene Vorlagen zum Badge-Designer? Eine gute Event-Badge-Design-Software umfasst Designvorlagen, die Sie bequem auf das Branding Ihrer Organisation zuschneiden und eventspezifisch ausgestalten können. Das ist vor allem dann Gold wert, wenn niemand mit Grafik-Know-how zur Stelle ist.
• Kann man das Badge-Design einfach nach eigenen Vorstellungen maßschneidern? Wenn Sie ein bestimmtes Layout oder Design realisieren möchten, halten Sie am besten nach einem Badge-Designer Ausschau, der explizit auch für „Nichtgrafikprofis“ konzipiert ist. Sie werden Drag-and-drop-Funktionen vorfinden, eine nutzerfreundliche Bildschirmansicht und auch die Option, eigene Grafiken hochzuladen.
• Lassen sich Badges serienmäßig erstellen? Bei Großveranstaltungen mit Hunderten oder gar Tausenden von Leuten kann ein Event-Badge-Designer mit Serienbrieffunktion Ihnen sehr viel Arbeit und Mühe ersparen. Damit umgehen Sie die Krux, jedes Namensschild eigenhändig erstellen zu müssen.

Startklar für ein neues Badge-Design-Tool, mit dem Sie die Namensschilder für Ihre Veranstaltung mühelos zu echten Hinguckern machen?

Der EventMobi-Badge-Designer ist direkt in die Eventmanagement-Software integriert. Das ist perfekt für Planer*innen, die Hunderte von Badges benötigen und niemanden für das Grafikdesign in Reichweite haben.

Ihre Teilnehmerdaten sind nicht nur automatisch mit Ihrem Badge-Design-Tool synchronisiert, sondern Sie können auch aus diversen Vorlagen schöpfen, Badges passgenau auf Ihre Organisation abstimmen und in Serie produzieren. Und das ist noch nicht alles! Das Tool ist von Haus aus mit einem Event-CMS verknüpft, dem Experience Manager, mit dem Sie einfach, effektiv und effizient alle Aspekte Ihrer Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen realisieren können.

Melden Sie sich bei unserem Team und sehen Sie, wie wir den Designprozess für Ihre Veranstaltungsausweise auf eine neue Stufe heben können! Oder sehen Sie sich das Video unten an, um mehr zu erfahren.

In sechs Schritten beeindruckende Event-Badges zaubern

Sie haben also Ihre Event-Badge-Design-Software gewählt.

Jetzt gestalten Sie die attraktivsten Badges der Welt! Oder zumindest solche, die perfekt zu Ihrer Veranstaltung passen, etwa für eine Branchenmesse, einen Kongress, eine Jahreshauptversammlung oder auch ein Kundenevent.

Mit den folgenden sechs Schritten können Sie im Handumdrehen Ihre Event-Badges designen, erstellen und aushändigen.

Schritt 1: Ideen sammeln

Bevor Sie richtig loslegen, brauchen Sie Anregungen. Versuchen Sie es mal mit diesen Quellen:

• Pinterest – Diese Onlinepinnwand für Grafiken und Fotos ist eine großartige Adresse. Sie können auf dem Portal nach Event-Badges oder Event-Branding suchen und sich ansehen, was andere Organisationen und Ereignisse zu bieten haben.
• Frühere Designs – Wenn Sie bereits Veranstaltungen im Programm hatten, stöbern Sie in Ihren früheren Badges. Werfen Sie auch einen Blick in Umfragen, die Sie nach vorigen Events durchgeführt haben, und suchen Sie darin nach dem Stichwort Badge oder auch Namensschild, um zu erfahren, was gut oder weniger gut ankam.
• Ähnliche Organisationen – Schauen Sie, was andere Verbände, Vereine, Firmen treiben! So können Sie sich davon abheben und sich Ihren Teilnehmer*innen unverwechselbar präsentieren.
• Brainstorming-Runden – Holen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder*innen und Entscheider*innen an einen Tisch und tragen Sie Ideen zusammen, um gemeinsam eine Ausrichtung festzulegen. So passt Ihr Badge-Design mit Sicherheit zu Ihrer Marke und Ihren Veranstaltungszielen.

Schritt 2: Eine Badge-Vorlage auswählen

Wie bereits erwähnt: Eine mit dem Wichtigsten ausgestattete Badge-Vorlage ist ein wertvolles Hilfsmittel. Wenn Sie Badges für Ihre Veranstaltungen individueller ausgestalten wollen, können kundenspezifische Templates das Mittel der Wahl sein. Ein paar Worte zu beiden Optionen:

• Vorgefertigte Vorlagen – Dies ist eine praktische Sache, wenn Sie nur wenig Zeit haben oder über wenig Erfahrung im Designen verfügen. Laden Sie schnell Ihr Logo hoch, wählen Sie Ihre Farbe(n) und entscheiden Sie, welche Informationen auf den Badges zu sehen sein sollen.
• Maßgeschneiderte Vorlagen – Ist jemand mit Design-Know-how in Reichweite? Haben Sie schon konkrete Vorstellungen? Dann können eigens erstellte Vorlagen sinnvoll sein, denn damit haben Sie besonders gut den Daumen auf Gestaltungs- und Layoutfragen.

Schritt 3: Ihr Event-Badge designen

Liegt die Vorlage bereit, kann die Feinarbeit beginnen. Klären Sie insbesondere dies:

• Ist alles auch aus etwas Entfernung gut zu lesen? Badges für Kongresse, Tagungen und Messen, Konferenz-Namensschilder, Veranstaltungsausweise: Sie müssen schon lesbar sein, bevor man auf Armeslänge an sein Gegenüber herantritt. Das erleichtert die Kontaktaufnahme ungemein.
• Ist die Schrift groß genug? Der Teilnehmername sollte die größte Schrift erhalten, gefolgt von der Funktion bzw. Position und weiteren individuellen Angaben.
• Ist die Reihenfolge der Informationen plausibel? Eine klare Hierarchie dessen, was Sie auf den Badges notieren, hilft Ihrem Publikum, entscheidende Angaben sofort als solche zu erkennen. Probieren Sie verschiedene Schriftgrößen oder Farben für Namen und Funktionen aus.
• Gibt es einen QR-Code? Über QR-Codes auf Event-Badges können die Anwesenden sich bequem untereinander vernetzen und veranstaltungsspezifische Informationen abrufen. Vergessen Sie nicht, die Codes vorab zu testen, damit sie auch wirklich funktionieren, wenn sie ausgedruckt vorliegen.
• Machen sich die Event-Badges gut als Andenken? Wenn Badges optisch etwas hermachen, sind sie wie Eintrittskarten für viele Menschen ein schönes Erinnerungsstück – und wirken damit auch noch lange über das Event hinaus als Marketingmaterial. Vielleicht finden Sie eine tolle Farbkombination in Verbindung mit Ihrem Logo, die den Blick fesselt.
• Sind die richtigen Sponsoren abgebildet? Wenn bei Ihrem Event Sponsoren mit von der Partie sind, können Sie deren Logos auf den Badges platzieren, um ihnen zu besonderer Sichtbarkeit zu verhelfen. Dies kann im Design der Badges für positive Spannung sorgen.

Schritt 4: Badges mit Registrierungsdaten personalisieren

Serienbrieffunktionen können Sie von jetzt an vergessen! Zumindest, wo es um Veranstaltungsbadges geht.

Wie schon erwähnt, synchronisiert EventMobi Ihre Daten zu Ihren Teilnehmer*innen, Ausstellern und Sponsoren mit Ihrer Badge-Design-Software. Es kommt sogar noch besser: Wenn Sie die Eventregistrierungssoftware und den Websitebaukasten von EventMobi nutzen, können Sie im Badge-Designer sogar direkt auf die Teilnehmerdaten zugreifen.

Stehen die Anmeldedaten in Ihrem Event-CMS bereit, können Sie Teilnehmerinfos (Namen, Funktionen usw.) ohne Extraaufwand in Ihre Badges übernehmen. So können Sie mühelos Badges in großen Stückzahlen erstellen und auch die Designs mit wichtigen Teilnehmerinfos personalisieren, zum Beispiel für Referent*innen oder „normale“ Teilnehmer*innen oder auch für Ihre Teammitglieder.

Schritt 5: Event-Badges drucken

Wenn die Schilder für alle Beteiligten erstellt sind, steht das Drucken an. Für den Badge-Druck gibt es mehrere Optionen, passend für Ihren Bedarf, die Größe Ihrer Veranstaltung und Ihr Budget. Werfen wir einen Blick auf einige der besten Badge-Druck-Lösungen:

Badges vorab anfertigen lassen

Sie hätten Ihre Badges gern rechtzeitig vor der Veranstaltung zur Hand, aber Zeit und Mittel sind knapp? Man kann ganz schön nervös werden, wenn man in letzter Minute eine Druckerei oder einen Copyshop sucht oder alle Handgriffe selbst erledigen muss (drucken, zuschneiden, laminieren, Clips und Bänder anbringen). Das kostet unter Umständen mehr Zeit und Energie, als Sie eigentlich erübrigen können.

Mit EventMobis Badge-Druck-vor-Ort-Service bekommen Sie Ihre Badges mühelos und kostengünstig. Nutzen Sie einfach den Badge-Designer für die Gestaltung, schicken Sie uns den Auftrag – und freuen Sie sich über startklare Badges, geliefert in Ihr Büro oder an Ihre Event-Location!

Badges live drucken

Bei größeren Anlässen oder bei einem komplexeren Einlassprozedere kann es sich anbieten, die Veranstaltungsausweise vor Ort zu drucken, also beim Eintreffen der Teilnehmer*innen. Das strafft den Check-in, reduziert Wartezeiten und sorgt für einen perfekten ersten Eindruck. Zudem können Sie mit diesem Live-Badge-Druck auch unangemeldete Gäste schnell und unkompliziert mit persönlichen Badges ausstatten.

Mehr zu den unterschiedlichen Optionen erfahren Sie in unserem Beitrag „Badges für Veranstaltungen: Alle Lösungen im Überblick“.

Schritt 6: Lanyards nicht vergessen!

Gedruckte Event-Badges sind gut und schön, doch sie müssen sich auch bequem und gut sichtbar tragen lassen. Möglichkeiten hierfür gibt es einige; gängig sind insbesondere diese:

• Bänder – Die klassische Option sind Bänder zum Um-den-Hals-Hängen. Solch ein Umhängeband ist nebenbei eine praktische kleine Werbefläche. Warum nicht das Event-Branding oder Logos Ihrer Sponsoren darauf platzieren?
• Ribbons – Dieser Begriff bezeichnet eine Art Ansteckschild, auf dem abgesehen vom Namen der Person weitere Informationen Platz haben, etwa über die berufliche Position oder die Organisation.
• Anstecknadeln und Clips – Wenn es simpel und schnell gehen soll, tun es auch Sicherheitsnadeln, Clips oder Klemmen. Auf der Badge-Rückseite bzw. an der oberen Seite angebracht, lassen sie sich einfach an der Kleidung befestigen.

Wenn Sie eher zierliche, empfindliche oder filigrane Namensschilder gestalten, sollten Sie sie übrigens mit transparenten Hüllen versehen. Bedenken Sie immer: Bänder und Ribbons lassen sich auch mit Ihrem Branding schmücken oder mit Sponsorenlogos versehen. Lassen Sie diese Werbefläche nicht ungenutzt!

Ihr Bonus: mit der Event-Badge-Design-Software Namensschilder für besondere Teilnehmer*innen erstellen

Sie fragen sich, wie Sie schnell und einfach Namensschilder für Podiumsgäste und Referent*innen gestalten können? Mit Ihrer Badge-Design-Software ist dies in nur wenigen Augenblicken erledigt.

Thorben Grosser, EventMobis VP of Product Marketing, verrät Ihnen, wie Sie mit dem Event-Badge-Designer von EventMobi im Handumdrehen professionelle Namensschilder gestalten können. Richten Sie Ihre Badge-Größe einfach als A4 ein und fügen Sie ein vorgefertigtes Design aus einem kostenlosen Design-Tool wie Canva hinzu. Unsere Software nimmt Ihnen die Arbeit ab, Seite für Seite die Namen hineinzukopieren oder abzutippen.

Im Video hier oben können Sie sich dies Schritt für Schritt abschauen.

Gestalten Sie sehenswerte Badges mit EventMobi!

Wenn Sie mit wenig Aufwand ungeahnt attraktive Event-Badges designen möchten, sind Sie bei EventMobi an der richtigen Adresse. Mit dem Badge-Designer und dem Vorab-Druck-Service brauchen Sie kein Grafikdesign-Know-how und kein dickes Budget, um professionelle Veranstaltungsausweise zu gestalten und auszufertigen.

Fassen wir zusammen, wie die Eventmanagement-Plattform von EventMobi das Erstellen von Badges optimieren kann, vom Erfassen der Teilnehmerdaten über das Gestalten des perfekten Layouts bis zum mühelosen Drucken und Bereitstellen:

• Wenn Sie EventMobis Teilnehmermanagement-Software nutzen, stehen Ihre Teilnehmerdaten automatisch in Ihrem Event-CMS bereit. So können Sie sie direkt auf Ihre Badges übertragen.
• Mit EventMobis Drag-and-drop-Badge-Designer können Sie fertige Vorlagen verwenden, aber auch alles im Handumdrehen frei nach Ihren Vorstellungen gestalten.
• Mit dem Badge-Druck-vorab-Angebot können Sie sich mit nur drei Klicks Ihre fertigen Badges schicken lassen. Das Schöne daran für Sie: kein Tüfteln am Drucker im Büro, kein Hin und Her mit Druckereien, keine Fleißarbeit mit Hüllen sowie Badge-Haltern, überhaupt: keine Mühe. Ihre vorab gedruckten Veranstaltungsbadges treffen innerhalb von fünf Werktagen bei Ihnen ein.

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In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein professionelles Event-Badge erstellen, das Ihre Konferenz aufwertet und Ihre Teilnehmer*innen begeistert – und wie Sie die richtige Lösung für den Badge-Druck finden.

Kurz und knapp: Darauf kommt es bei einem Konferenz-Badge an

Ein Konferenz-Badge dient nicht nur der Identifikation der Teilnehmer*innen, sondern auch der Funktionalität und dem Gesamteindruck Ihrer Veranstaltung. Damit das Badge seinen Zweck erfüllt, sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Networking fördern – der Einstieg ins Gespräch

Bei einer Konferenz steht das Networking im Vordergrund. Doch oft fällt es den Teilnehmer*innen schwer, aufeinander zuzugehen, wenn der Name oder die Funktion einer Person nur schwer zu lesen sind. Badges müssen das Networking erleichtern, indem sie wichtige Informationen wie Namen und Unternehmen sofort erkennbar machen. Besonders bei großen Veranstaltungen hilft es, den Vornamen besonders groß und deutlich zu drucken, um sofort eine persönlichere Atmosphäre zu schaffen.

2.  Zugangskontrolle – wer darf wohin?

Wenn Ihre Konferenz unterschiedliche Zugangsbereiche wie Workshops, VIP-Lounges oder spezielle Vorträge bietet, muss das Badge als Zugangspass fungieren. Ein Beispiel: Bei einem großen Kongress mit 500 Teilnehmer*innen könnten Sie für VIP-Gäste eine goldene Farbe oder ein besonderes Symbol auf dem Badge verwenden, um schnell sichtbar zu machen, wer Zugang zu exklusiven Bereichen hat.

Mögliche Markierungen für Zugangsberechtigungen:

• Farbcodes (z. B. Rot für VIP, Blau für reguläre Teilnehmer*innen)
• Symbole (z. B. Sternchen für Speaker*innen)
• Besondere Materialien (z. B. glänzende Badges für VIPs)

3. Mehrtägige Konferenzen – robuste und wiederverwendbare Badges

Gerade bei mehrtägigen Konferenzen ist es wichtig, dass die Badges langlebig und hochwertig sind. Ein Badge, das bereits am zweiten Tag abgenutzt aussieht, hinterlässt einen schlechten Eindruck. Setzen Sie auf hochwertige Materialien, die nicht nur widerstandsfähig sind, sondern auch den Umweltaspekt berücksichtigen – etwa recycelte Kunststoffe oder Papiere mit Schutzbeschichtungen, die Feuchtigkeit und Abnutzung standhalten.

Inhalte: Was gehört auf ein Konferenz-Badge?

Ein gutes Konferenz-Badge enthält alle wichtigen Informationen, um den Austausch unter den Teilnehmer*innen zu fördern und dem Veranstalter*innen-Team die Zugangskontrolle zu erleichtern. Idealerweise unterstützt es außerdem das Branding der Veranstaltung. 

Die typischerweise wichtigsten Informationen sind:

• Name der Teilnehmer*innen: Groß und deutlich sichtbar. Vorname und Nachname sollten klar getrennt sein.
• Unternehmen/Organisation: Wichtig fürs Networking – so wissen Ihre Teilnehmer*innen sofort, mit wem sie sprechen.
• Funktion/Position: Gerade bei beruflichen Konferenzen bietet die Angabe der Position zusätzlichen Mehrwert.
• Zugangsberechtigungen: Wenn Ihre Konferenz verschiedene Bereiche hat, sollten Sie dies auf dem Badge kennzeichnen (z. B. durch Farben, Symbole oder QR-Codes).
• Event-Name bzw. Logo: Fördert das Branding und dient auch als Erinnerungsstück für die Teilnehmer*innen.
• Individuelle Informationen: Je nach Konferenz können Sie zusätzliche Informationen wie Social-Media-Handles oder QR-Codes hinzufügen, die den Teilnehmer*innen ermöglichen, sich direkt zu vernetzen. Aber Achtung: Überladen Sie Ihre Badges nicht mit Informationen!

Weniger ist mehr: Konzentrieren Sie sich darauf, dass die wichtigsten Informationen – vor allem der Name – prominent hervorstechen und gut lesbar sind.

Badges für Konferenzen gestalten: Was bei Design und Layout zu beachten ist

Die Gestaltung eines Badges muss funktional und ansprechend zugleich sein. Es sollte nicht nur gut lesbar sein, sondern auch das Branding Ihrer Konferenz widerspiegeln.

Lesbarkeit sicherstellen – Informationen auf den ersten Blick

Lesbarkeit ist der Schlüssel zu einem guten Badge. Verwenden Sie daher klare Schriftarten, die auch auf Distanz gut lesbar sind. Der Name der Teilnehmer*innen sollte in einer deutlich größeren Schriftgröße dargestellt werden als andere Informationen. Aber Achtung: Verzichten Sie dabei auf Großbuchstaben; diese sind nämlich schwerer lesbar. 

Die Schriftfarben sollten im Kontrast zum Hintergrund stehen. Ein dunkelblauer Schriftzug auf einem hellgrauen Hintergrund bietet beispielsweise hohe Lesbarkeit.

Tipp: Verwenden Sie keine verspielten oder dekorativen Schriftarten – klare, serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica sind ideal.

Branding – Die Konferenz als Marke inszenieren

Ihr Badge ist ein wichtiges Branding-Element. Nutzen Sie es, um die visuelle Identität Ihrer Veranstaltung zu stärken. Integrieren Sie das Logo Ihrer Konferenz sowie das Corporate Design (Farben, Schriften), um das Badge professionell wirken zu lassen. Das schafft einen hohen Wiedererkennungswert und gibt Ihrer Veranstaltung einen professionellen Rahmen.

Farbcodierung – Mehr Übersicht für große Konferenzen

Wenn Ihre Konferenz viele Teilnehmergruppen oder unterschiedliche Zugangsbereiche hat, kann eine clevere Farbcodierung helfen. Farbcodierungen schaffen auf einen Blick Klarheit darüber, wer zu welcher Gruppe gehört oder welche Zutrittsrechte sie haben.

Beispiel: Verwenden Sie für Sprecher*innen grüne Badges, für VIP-Gäste goldene und für normale Teilnehmer*innen blaue Badges. So erkennt das Personal sofort, welche Person in bestimmte Bereiche darf oder besondere Privilegien genießt.

Tipp: Bedrucken Sie das Badge von beiden Seiten gleich – so sind die Informationen immer lesbar, auch wenn das Schild einmal verdreht ist.

Tauchen Sie noch weiter ins Thema ein und erfahren Sie, wie Sie in 6 Schritten zum perfekten Badge-Design gelangen.

Mehr über Badge-Design erfahren

Die richtigen Materialien

Ein gutes Badge sollte langlebig und angenehm zu tragen sein, ohne dabei die Umwelt unnötig zu belasten. Die für Konferenz-Badges üblichen Materialien sind:

• Papier: eignen sich besonders für Veranstaltungen mit kurzer Dauer oder einem begrenzten Budget. Wer Wert auf Nachhaltigkeit legt, sollte auf recycelbares oder FSC-zertifiziertes Papier achten.
• Kunststoff: Badges aus Kunststoff, insbesondere aus PVC, zeichnen sich durch ihre Robustheit und Langlebigkeit aus. Sie sind ideal für mehrtägige Events oder Outdoor-Veranstaltungen, da sie wasser- und reißfest sind. Allerdings ist Kunststoff weniger umweltfreundlich – es sei denn, man entscheidet sich für recycelte oder biologisch abbaubare Varianten.
• Karton: Karton stellt eine beliebte Alternative zu Kunststoff dar, da er stabiler als einfaches Papier, aber umweltfreundlicher als Plastik ist. Er ist eine gute Wahl für hochwertige Veranstaltungen, bei denen ein stilvolles Erscheinungsbild gefragt ist. Auch hier können recycelte Materialien verwendet werden, um die Umweltbelastung zu reduzieren.

Tipp: Wir empfehlen laminierten Karton als Material für Konferenz-Badges: Es ist stabil und hält auch mehreren Konferenztagen stand. Auf eine Hülle aus Plastik können Sie verzichten. 

Die passende Befestigung 

Auch über die Befestigung sollten Sie sich Gedanken machen: Wie wird das Badge am Körper getragen? Hier stehen Schilder mit Anstecknadeln oder Magnet-Clips sowie sogenannte Lanyards (Schlüsselbänder) zur Wahl. Lanyards sind die beliebteste Option, weil sie einfach um den Hals getragen werden können. Wenn Sie sich für eine umweltfreundliche Variante entscheiden wollen, verwenden Sie Lanyards aus recyceltem Polyester.

Templates für Konferenz-Badges

Bei der Gestaltung der Badges können Templates sehr hilfreich sein: Sie enthalten bereits ein passendes Layout mit den wichtigsten Elementen, sodass Sie nur noch anpassen müssen. Ein professionelles, modernes Design ist hier entscheidend. 

Bei der Suche nach Vorlagen werden Sie im Badge-Designer von EventMobi fündig. Dieser ist Teil von Eventmobi’s Eventmanagement-Software und enthält viele Designvorlagen, die Sie an Ihre Bedürfnisse und das Branding Ihres Events anpassen können.

Lösungen für den Badge-Druck – Welche Optionen gibt es?

Für den Druck und die Produktion Ihrer Badges stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Empfehlenswert für Konferenzen in Präsenz sind zwei Varianten: der professionelle Druck im Vorfeld über einen Druckservice und das Drucken vor Ort mit Printer-Terminals.

Digitale Badges – kein Druck erforderlich

Die einfachste Lösung sind digitale Badges, die über eine Event-App verfügbar sind. Sie eignen sich ideal für kleinere Veranstaltungen und Geschäftstreffen.

Mit digitalen Badges in der EventMobi-App können Sie ganz einfach Zugangskontrollen durchführen und Anwesenheiten verfolgen, indem die Teilnehmer*innen einen QR-Code auf ihrem digitalen Badge präsentieren.

Am besten geeignet für:

• Unternehmensmeetings und Team-Events
• Kleine bis mittelgroße Events
• Einfache Registrierung
• Events, die Teilnehmer*innen-Tracking erfordern

Selbstgedruckte Badges – günstige Lösung für kleinere Events

Mit Badge-Design-Tools wie EventMobis Badge Designer können Sie ansprechende Badges mit Ihrem Computer und einem einfachen Drucker erstellen. Einfach drucken, in Hüllen einlegen – fertig! Diese Strategie funktioniert gut für kleine Veranstaltungen und ist kostengünstig. Allerdings wird es aufwändig, wenn mehr als 100 Teilnehmende erwartet werden.

Am besten geeignet für:

• Kleine Veranstaltungen ohne Last-Minute-Anmeldungen
• Interne Team-Events
• Kostenbewusste Planer*innen

Badges professionell im Voraus drucken lassen – Professionelle Ergebnisse für große Veranstaltungen

Wenn Sie eine größere Konferenz planen, ist es ratsam, die Badges im Voraus von einem professionellen Druckdienstleister anfertigen zu lassen. So können Sie sicherstellen, dass alle Badges in einheitlicher Qualität und pünktlich geliefert werden. Einige Anbieter bieten sogar die Möglichkeit, besondere Veredelungen wie glänzende Oberflächen oder Prägedruck zu verwenden, um die Badges noch hochwertiger wirken zu lassen. EventMobi bietet innerhalb des Badge-Designers die Option, Ihr fertiges Design sofort drucken zu lassen – Sie erhalten Ihre fertigen Badges aus hochwertigen Materialien im Regelfall innerhalb von 7 Werktagen.

Am besten geeignet für:

• Veranstalter, die Unterstützung bei Druck und Logistik benötigen
• Organisationen mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr
• Veranstaltungen mit eigenem Check-in-Personal
• Teams, die besonderen Wert auf Qualität und Konsistenz legen

Vorgedruckte Badges und Etikettendruck

Wenn Ihre Konferenz viele spontane Anmeldungen oder Änderungen hat, kann es sinnvoll sein, Badges direkt vor Ort zu drucken. Der Vorteil: Sie können schnell und flexibel auf Änderungen und Last-Minute-Besucher*innen reagieren.

Wenn Sie einen professionellen Look erreichen, aber flexibel bleiben möchten, können Sie vorgedruckte Badges mit Etikettendruck vor Ort kombinieren. Das heißt: Beim Check-in werden die persönlichen Daten der Teilnehmer*innen auf ein Etikett gedruckt und im Anschluss auf die Badge-Basis geklebt. Diese Methode spart Geld, wenn Sie viele Veranstaltungen planen, weil Sie die Badge-Basis einfach mehrfach verwenden können. 

Mit einem guten Etikettendrucker wie dem Brother QL-820WNB können Sie gestochen scharfe Etiketten einfach selbst drucken. Wenn Sie keine Drucker kaufen möchten, bietet EventMobi einen Hardware-Verleih an – und auf Wunsch auch Supportpersonal vor Ort.

Am besten geeignet für:

• Veranstaltungen mit laufenden Registrierungen und Walk-ins
• Organisationen mit vielen Events
• Konferenzen, die Flexibilität bis zur letzten Minute benötigen
• Teams, die Qualität ohne hohe Kosten wünschen

Live-Badge-Druck

Für maximale Flexibilität bei großen Veranstaltungen können Sie Badges live beim Check-in drucken. Diese Methode eignet sich perfekt für Konferenzen mit vielen Teilnehmenden und kurzfristigen Änderungen. Da diese Lösung kostenintensiv ist, wird sie meist als Full-Service-Angebot genutzt – Unternehmen wie EventMobi übernehmen alles, von Druckern über Backup-Systeme bis hin zum technischen Support vor Ort.

Am besten geeignet für:

• Veranstaltungen mit einer hohen Anzahl an Teilnehmenden
• Viele kurzfristige Registrierungen
• Konferenzen, die maximale Flexibilität erfordern
• Events mit gebrandeten Check-in-Kiosken

Erfahren Sie noch mehr zum Thema: In unserem Artikel „Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick“ stellen wir die genannten und weitere Lösungen im Detail vor.

Fazit: Überzeugen Sie mit professionell gestalteten Konferenz-Badges

Das Design von Konferenz-Badges mag wie ein kleines Detail der Veranstaltungsplanung wirken, aber es hat großen Einfluss auf die Erfahrung der Teilnehmer*innen – von dem Moment an, in dem sie eintreffen. Ein gut gestalteter Ausweis erleichtert nicht nur die Orientierung und schafft Sicherheit, sondern fördert auch den Austausch. Er verwandelt lockere Gespräche in wertvolle Kontakte und hinterlässt bleibende Eindrücke, die weit über das Event hinausreichen.

Erfahren Sie, wie Sie mit EventMobi’s Eventmanagement-Software und Badge-Druck-Services die perfekten Badges erstellen und großartige Konferenzen veranstalten.

Zur Badge-Druck-Lösung von EventMobi

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Digitale Beschilderung begegnet uns überall und ist eine sehr praktische und ansprechende Form der Informationsvermittlung. Für Unternehmen und Verbände ist es eine Möglichkeit, für ihre Zielgruppen eine großartige User Experience und ein besonderes Markenerlebnis zu schaffen. Wie das gelingt und wie Sie mit digitaler Beschilderung für Eventerlebnisse aus einem Guss sorgen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Digital Signage?

Per Definition handelt es sich bei Digital Signage, auf deutsch digitale Beschilderung, um den Einsatz von elektronischen Displays oder Bildschirmen, um Informationen an eine bestimmte Zielgruppe zu vermitteln. Die gewünschten Inhalte werden dabei in der Regel von einem Computer per Internetverbindung auf einen oder mehrere Bildschirme übertragen.

Die Aufbereitung, Konfiguration und Steuerung dieser Inhalte erfolgt innerhalb eines Content Management Systems (CMS). Dieses ist häufig Teil von speziellen Digital Signage Softwares, die außerdem die Geräte verwalten und die Fernsteuerung der Inhalte auf den Displays ermöglichen.

Digital Signage-Technologie kommt in vielen Bereichen zum Einsatz und wir begegnen ihr nahezu täglich. Im Folgenden einige Anwendungsbeispiele für digitale Beschilderung:

• Verkehr: Digitale Verkehrsschilder, Nachrichtenticker und Informationsbereitstellung in öffentlichen Verkehrsmitteln
• Gastronomie: Digitale Speisekarten
• Handel: Digitale Werbetafeln am Point-of-Sale oder auch digitale Preisschilder im Supermarkt
• Schulen, Universitäten und öffentliche Gebäude: Digitale Türschilder und Displays in Unterrichtsräumen oder Gängen mit relevanten Informationen
• Hotels: Displays mit Begrüßung der Gäste oder Informationen zu Restaurantzeiten
• Events: Programmpläne, Infotafeln, Raumübersichten, Präsentation von Sponsoren, Unternehmensbranding, Messeinhalte

Vorteile: Warum Unternehmen oder Verbände von Digital Signage profitieren

Erzeugt Aufmerksamkeit (vor allem auch durch den Einsatz von Videos)

Flexibilität, Inhalte leicht auszutauschen und aktuell zu halten

Spart Papier und damit auch Kosten für den Print von Schildern

Ermöglicht direkte Kommunikation und fördert Interaktion

Sieht professionell aus, ermöglicht ein durchgängiges Erscheinungsbild

Kann Sponsoring-Einnahmen erhöhen & positiven Effekt auf die Brand Awareness haben

Wann lohnt sich der Einsatz von Digital Signage?

Digitale Beschilderung sollte vor allem dann in Erwägung gezogen werden, wenn vor Ort vielfältige, komplexe Informationen bereitgestellt werden oder die Beschilderung flexibel anpassbar sein soll. Dies kann beispielsweise für die Darstellung der Agenda und Raumbeschilderung eines Events relevant sein, wo Digital Signage deutlich flexibler ist als analoge Informationsmittel (i.d.R. Papier).

Wie funktioniert Digital Signage und was wird benötigt?

Es gibt verschiedene Technologieansätze für die Umsetzung von Digital Signage: vom Tablet, das via USB-Stick mit Inhalten bestückt wird, bis zu Netzwerken aus großen Plasma-Bildschirmen, die über ein komplexes SD-System angesteuert werden.

Um Digital Signage professionell umzusetzen und damit die gewünschte Wirkung bei der Zielgruppe zu erzielen, benötigen Sie Folgendes:

• Hardware: Heißt, Bildschirme, auf denen die aufbereiteten Informationen ausgespielt werden. Das können TV-Bildschirme, Leinwände, LED-Displays oder auch Tablets sein. Zu berücksichtigen ist auch die Anbringung der Displays durch Bildschirm-Halterungen etc. Außerdem benötigen Sie einen PC oder Laptop, auf dem die Software läuft.
• Software: Hier werden die Inhalte verwaltet, gesteuert und auf die Bildschirme übertragen. In der Regel sind diese Anwendungen webbasiert, sodass von jedem beliebigen Rechner darauf zugegriffen werden kann.
• Konnektivität: Damit ist eine stabile Verbindung zwischen dem Rechner und den Bildschirmen gemeint. Gelöst werden kann das durch WLAN, Kabel oder auch entsprechende Datenträger.
• Content: Hier ist der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Wichtig sind gut aufbereitete Informationen, beispielsweise in Form von Text, Bild oder Video, mit denen die Screens bespielt werden. Wichtig ist, hierbei die Größe der Bildschirme vor Ort zu bedenken und Schriftgröße, Effekte etc. hierauf entsprechend anzupassen.

Die Strategie: Digital Signage effektiv einsetzen

Wie bei allen Elementen Ihrer Veranstaltungsplanung, ist es wichtig, sich im Vorfeld Gedanken über die Zielsetzung und den gewünschten Effekt durch Digital Signage zu machen.

Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

• Für die Darstellung welcher Inhalte soll die digitale Beschilderung eingesetzt werden?
• Welchen Mehrwert haben die Betrachter durch den Einsatz dieser Technologie?
• Sollen wechselnde, komplexe und ggf. auch interaktive Inhalte über das Digital Signage-System transportiert werden?
• An welchen Stellen sollten die Bildschirme angebracht werden, welche Größe sollten sie haben und wie viele Displays werden benötigt?
• Wenn die digitale Beschilderung auf Events zum Einsatz kommt: Verfügt die Location über die nötigen technischen Voraussetzungen?
• Welchen Zeitrahmen gibt es für die Produktion der Inhalte sowie die Organisation der Technik?
• Welches Budget steht für die Realisierung zur Verfügung?
• Welche Software erfüllt die Anforderungen an die Umsetzung der digitalen Beschilderung?

Digital Signage im Eventmarketing

Auf Events wie Messen und Konferenzen dient Digital Signage der Informationsübermittlung an die Gäste – und zwar in einer optisch ansprechenden und praktischen Form. Das wirkt professionell auf die Zielgruppe, stützt Ihr Event-Branding und spart Ihnen außerdem Aufwand und Kosten.

Warum Ihr Event von Digital Signage profitiert

Gerade auf kleineren Veranstaltungen haben die Veranstalter Digital Signage oft nicht auf dem Schirm – statt auf Bildschirme wird auf  Plakate und Zettel gesetzt, z. B. als Wegweiser. Das führt zu verschiedenen Problemen:

• Je nach Qualität der Papierlösung wirkt das unprofessionell
• Änderungen sind mit großem Aufwand verbunden. Im schlimmsten Fall müssen Plakate überklebt oder neu gedruckt werden
• Aus Umweltaspekten ist diese Art der Beschilderung kaum noch zu rechtfertigen

Klug eingesetzt, löst Digital Signage genau diese Probleme.

Wofür sich Digital Signage auf Events anbietet:

• Programmablauf zeigen
• Beschilderung von Veranstaltungsräumen
• Teilen von Wifi-Passwort, Link zum Event-App-Download und anderen Infos
• Nachrichten-Ticker
• Social Media Wall (z. B. ausgewählte Tweets anzeigen lassen und so den Eindruck einer Community (online und offline) vermitteln
• Sponsoren präsentieren
• Produktpräsentationen
• Gamification-Elemente

Leseempfehlung: Lernen Sie mit unserem kleinen Guide, wie Sie bei Ihren Events mit Gamification groß rauskommen können Das ultimative Handbuch für Event Gamification

Vorteile auf einen Blick:

• Digitale Beschilderung lässt die Veranstaltung professioneller wirken
• Die Informationen stehen auf aktuellstem Stand zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung, auch wenn es spontan Änderungen bei den Programmpunkten gibt. Mit der Digital Signage Software von EventMobi funktioniert diese Anpassung beispielsweise ganz automatisch.
• Mit einer smarten Software müssen die Informationen für die digitale Beschilderung vor Ort nicht extra neu erstellt werden, sondern können direkt aus dem System gespeist werden
• Interaktive Elemente können ganz einfach umgesetzt werden und zum Eventerlebnis Ihres Publikums beitragen. Gamification-Elemente können beispielsweise on top das Engagement und den Austausch unter Ihren Teilnehmer*innen fördern.

Beispiele für gelungene digitale Beschilderung

Partner Screen: Events monetarisieren

Auf dem Partnerbildschirm können Sponsoren perfekt in Szene gesetzt werden. Auch die Nutzung für bezahlte Werbung, Marketingmaßnahmen oder die Bewerbung kommender Veranstaltungen ist denkbar. Das bietet großes Potenzial für zusätzliche Event-Einnahmen.

Publikum spielerisch aktivieren

Gamification sorgt für ein spannendes und unvergessliches Erlebnis auf Ihrer Veranstaltung – und sorgt ganz nebenbei für Interaktion und gemeinsame Gesprächsthemen unter Teilnehmer*innen.

Digitale Beschilderung eignet sich hervorragend dafür, Bestenlisten auf Ihrem Event zu präsentieren und die Beteiligung zu erhöhen oder Ihr Publikum gezielt in Aktion zu bringen.

Social Media Wall verbindet Online- und Offline-Aktivitäten

Der Twitter-Feed verbessert die Reichweite Ihrer Veranstaltung. Bewerben Sie Ihren Event-Hashtag vor der Veranstaltung und lassen Sie Ihr Team während der Veranstaltung auf Tweets antworten, um eine Konversation in Gang zu setzen.
Mit Digital Signage lenken Sie vor Ort die Aufmerksamkeit auf bestimmte Aktivitäten oder Programmpunkte, über die virtuell diskutiert wird.

Agenda-Bildschirm: Teilnahme an Programmpunkten steigern

Die Übertragung der Agenda auf den Displays hält die Teilnehmer*innen auf dem Laufenden und fördert die Teilnahme an Programmpunkten.

Die Live-Anzeige ist in die Veranstaltungs-App integriert, sodass alle zugehörigen Informationen wie Ort, Referent*in und Uhrzeit jeder Sitzung automatisch in den Agenda-Bildschirm aufgenommen werden. So ist Ihr Publikum stets Up-to-Date und behält den Überblick.

Warum ist EventMobi die richtige Digital-Signage-Software für Ihre Veranstaltung?

Eine professionelle Digital Signage-Lösung stützt Ihre Event-Ziele und reduziert durch automatisierte Prozesse Ihren Arbeitsaufwand.

Mit einem Tool wie der EventMobi Eventplattform haben Sie ein smartes, optimal vernetztes System für Ihre gesamte Veranstaltungsplanung. Das Aufsetzen und Aktualisieren Ihrer digitalen Beschilderung wird zum Kinderspiel, denn für die Darstellung werden die ohnehin im System vorhandenen Daten verwendet. Das erleichtert Ihnen das Handling von Änderungen und Sie sparen sich eine doppelte Datenpflege.

Ein ausschlaggebendes Kriterium für den Erfolg Ihrer Veranstaltung ist ein gut informiertes Publikum. Denn nur so funktionieren Abläufe vor Ort reibungslos.
Der Nachrichtenticker von EventMobi am unteren Rand des Displays bietet Platz für benutzerdefinierten Text, zum Beispiel für WiFi-Informationen oder Ankündigungen von Programm-Highlights.  Benachrichtigungen aus der Event-App werden ebenfalls auf das Live-Display projiziert.

Social Media Walls und die Gamification-Funktion fördern live die Interaktion vor Ort und machen außerdem Spaß. Kreative Challenges, bei denen Ihre Teilnehmer*innen Punkte sammeln und die Bestenliste auf den Screens angezeigt wird, spornen an und machen Ihre Veranstaltung zum Erlebnis.

Mit der Eventmanagement Plattform von EventMobi erhalten Sie nicht zuletzt ein Tool, mit dem Sie Ihr Unternehmensbranding optimal umsetzen können und Sponsoren zusätzliche Präsentationsflächen bieten.

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Sie können Ihr Event ganz traditionell an einem festen Standort aufziehen, mit guter Unterhaltung, tollen Referent*innen und persönlichen Treffen.

Sie können alles ausnahmslos im virtuellen Raum ansetzen und ein riesiges Publikum erreichen (und Kosten sparen).

Sie können aber auch eine Hybridveranstaltung auf die Beine stellen, die das Beste aus beiden Welten kombiniert, also die Vorzüge von Online- und die von Präsenzveranstaltungen.

Doch wonach gehen Sie bei Ihrer Entscheidung für eines der vielen Formate?

Um dies zu beantworten, holen wir Lori D’Agostino ins Boot. Denn sie hat jahrelange Erfahrung als Eventmanagerin für Veranstaltungen unterschiedlichster Art. Sie empfiehlt, sich bei der Wahl eines Formats für einen bestimmten Anlass mit den jeweiligen Zielsetzungen an vier zentralen Fragen zu orientieren.

Frage 1: Ist es sicher und unkompliziert, eine Präsenzveranstaltung durchzuführen?

Online- und Hybridveranstaltungen werden seit einigen Jahren immer beliebter. Das liegt vor allem daran, dass man damit sehr flexibel ist. Bei reinen Online- wie auch bei Hybridevents können Reisebeschränkungen, Unwetter und andere plötzliche Widrigkeiten Ihnen keinen Strich durch die Rechnung machen. In solchen Fällen können Ihre Teilnehmer*innen sich ganz einfach von zu Hause zuschalten, um der Übertragung zu folgen und um sich auch aktiv einzubringen. Eine gute Eventplattform macht es Ihnen leicht, Vor-Ort-Programmpunkte in die virtuelle Sphäre zu verlegen, ohne dass dies große Brüche mit sich bringen würde.

Reine Präsenzveranstaltungen sind eher ein Wagnis. Wird die Anreise plötzlich unmöglich, kommen mühsame und kostspielige Veränderungen am Terminplan auf Sie zu, auch wenn Sie schon Monate in die sorgfältige Planung investiert haben.

Wenn allerdings all Ihre Teilnehmer*innen aus der näheren Umgebung kommen oder wenn es um ein Event in kleinem Rahmen geht, fällt dieses Risiko sicherlich nicht sonderlich ins Gewicht.

Hybride Veranstaltungen planen: erfolgreich in 9 Schritten

Frage 2: Funktionieren bestimmte Elemente des Events live am besten?

Die Art Ihrer Veranstaltung spielt eine große Rolle bei der Entscheidung, ob ein Präsenz-, ein Online- oder ein Hybridformat die beste Wahl ist.

Manch ein Anlass lebt von der persönlichen Anwesenheit. Liveauftritte von Bands, Orchestern oder auch Theaterensembles entfalten erst ihren Zauber, wenn Publikum vor Ort ist und die Künstler*innen auf der Bühne die Reaktionen aus dem Publikum aufgreifen können.

Doch nicht nur in der Kulturbranche stehen und fallen Veranstaltungen mit Vor-Ort-Elementen. Wenn Sie beispielsweise ein großartiges Geschäftsjahr feiern und Beschäftigte aus Ihren Reihen ehren wollen, möchten viele sicherlich persönlich dabei sein, ein gemeinsames Essen genießen, die Auszeichnung selbst in Empfang nehmen und vielleicht auch den Abend mit Musik und Tanz ausklingen lassen.

Doch selbst bei Veranstaltungen wie diesen können Sie mit Hybridformaten zusätzlich Personen erreichen, die nicht vor Ort dabei sein können. Auch wenn es einem nicht bewusst ist: Im Grunde sind sogar die Oscar-Verleihungen Hybridevents. Ein Teil der Gäste läuft über den roten Teppich, doch die größte Zahl sitzt zu Hause vor den Bildschirmen.

Mit anderen Worten: Hybride Events geben Ihnen die Möglichkeit, sowohl alle Vorzüge von Präsenzveranstaltungen auszuspielen als auch viele Gäste einzubeziehen, die nicht physisch anwesend sein können.

Frage 3: Welches Budget ist für die Veranstaltung verfügbar?

Die Frage nach dem Budget und den Kosten ist nicht zu unterschätzen. Auch sie kann den Ausschlag dafür geben, ob Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltungen die beste Option sind.

Vor-Ort-Veranstaltungen sind meist teurer als die anderen Formen. Es fallen Kosten für die Räumlichkeiten, für die Unterbringung der Teilnehmer*innen, für das Catering und für die Ausstattung an.

Wird die gesamte Veranstaltung virtuell inszeniert, fallen diese Kostenpunkte nicht an. Hierbei lassen sich für deutlich weniger Geld fesselnde Programmpunkte präsentieren.

Demgegenüber können Sie mit hybriden Veranstaltungen Ausgaben reduzieren und dennoch mit Vor-Ort-Erlebnissen locken.

Zur Veranschaulichung: Ein Unternehmen versammelt nur Führungskräfte der obersten Ebene zu einem Treffen vor Ort, gibt aber zugleich anderen Beschäftigten die Gelegenheit zur interaktiven Onlineteilnahme, und zwar über eine Hybridevent-App.

Frage 4: Wie wichtig ist es, mit der Veranstaltung auch langfristig nutzbare Inhalte zu generieren?

Bei Online- und Hybridveranstaltungen verfügen Sie über die Option, alle Beiträge und Referate in Bild und Ton aufzuzeichnen. Das verschafft Ihnen eine Fülle an sogenanntem Evergreen-Content, also an Material, das Sie auch künftig immer wieder einsetzen können.

Mit der Hybridevent-Plattform von EventMobi ist es tatsächlich ein Leichtes, eine Bibliothek mit Evergreen-Content zu erstellen, auf die alle zugreifen können, die etwas verpasst haben oder Präsentationen wiederholt sehen möchten. Sie können die Aufnahmen auch für Ihr Marketing und als Werbung für Ihre nächste Veranstaltung nutzen

Reine Präsenzveranstaltungen können für großartige Erinnerungen sorgen. Doch im Anschluss daran verfügen Sie nicht über weiterhin verwertbaren, wertvollen Content. Wenn Sie nun überlegen, Ihre Liveveranstaltung aufzuzeichnen, braucht es nur wenig mehr, und schon können Sie Ihr Event live streamen und somit ein viel größeres Publikum für sich gewinnen.

Bei der Planung von Veranstaltungen haben Sie vieles zu beachten. Schon früh sollten Sie dabei klären, welche Art von Erlebnis Sie anbieten möchten. Wenn Sie die obigen Fragen abwägen, wird Ihnen dies die Entscheidung erleichtern, ob Präsenz-, Online- oder aber Hybridveranstaltungen 2022 bei Ihnen auf dem Programm stehen.

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Wie können Veranstalter*innen dafür sorgen, dass die Teilnehmer*innen wiederkommen und das ganze Jahr über aktiv bleiben? Manche halten eine Event-Community für einen unerreichbaren Traum. Mit den richtigen Tools und Taktiken kann es aber gelingen! Kombinieren Sie die beste Eventtechnologie mit einer soliden Community-Management-Strategie, und Sie haben die Erfolgsformel.

Seit Jahrzehnten ist die Teilnehmerfluktuation ein große Herausforderung für B2B-Veranstalter*innen – und eine kostspielige noch dazu, Wenn Sie jedes Jahr einen bestimmten Prozentsatz Ihres Publikums verlieren, müssen Sie einen großen Teil Ihres Marketingbudgets für die Gewinnung neuer Teilnehmer*innen aufwenden. Würden diese Mittel von vornherein in die Pflege der Teilnehmerloyalität gesteckt, hätten sie eine doppelt so große Wirkung. 

Was ist das Geheimnis des Erfolgs?

Ob über eine Event-App oder eine virtuelle Eventplattform, Eventtechnologie kann Ihnen helfen, die Teilnehmerabwanderung zu verringern. Das liegt daran, dass die Plattform die Grundlage für eine Event-Community bildet. Für Verbände bedeutet dies auch, dass sie das ganze Jahr über eine interaktive Plattform bieten, die den Mitgliedern einen zusätzlichen Mehrwert für ihre Jahresbeiträge bietet. Ihre Jahreskonferenz mag eines Ihrer größten Verkaufsargumente sein, aber mit einer Event-Community kann Ihr Verband noch viel mehr bieten.

Aufgrund unserer mehrjährigen Erfahrung haben wir bei EventMobi einen neuen Leitfaden für den Aufbau einer Event-Community erstellt. Das Ebook „Das Geheimnis erfolgreicher Teilnehmerbindung: Ganzjährige Interaktion“ können Sie hier herunterladen.

Warum eine Event-Community gut für Ihr Event-Marketing-Budget ist

Die Vorteile, die sich aus der Pflege eines treuen Stammpublikums ergeben, lassen sich nicht leugnen. So liegt die Wahrscheinlichkeit, eine*n bestehende*n Kunde*in zu konvertieren, bei 60 bis 70%, während die Wahrscheinlichkeit, eine*n neue*n Interessent*in in eine*n Kunde*in zu verwandeln, bei 5 bis 20% liegt. Zufriedene Bestandskund*innen sind auch eher bereit, andere zum Kauf zu bewegen. Diese Logik gilt für Veranstaltungen ebenso wie für Verbraucherkäufe.

Es gibt viele Taktiken, um über das ganze Jahr hinweg Berührungspunkte mit der Zielgruppe zu schaffen, jedoch sind diese nicht unbedingt die effizientesten Möglichkeiten zum Aufbau einer Community. Veranstalter*innen nutzen üblicherweise bereits Taktiken wie klassische Werbung, Monatsmagazine, Weiterbildungsinhalte und Rabatte im Vorfeld der Veranstaltung, um auf das jährliche Highlight aufmerksam zu machen. Dabei handelt es sich jedoch um einen fragmentierten Ansatz, dem es oft an der kontinuierlichen, wechselseitigen Kommunikation fehlt, die für den Aufbau einer Community und die entsprechende Bindung der Teilnehmer*innen erforderlich ist.

Wie Eventtechnologie zum Wachstum einer Event-Community beiträgt

Virtuelle Veranstaltungsplattformen haben dazu beigetragen, dass Teilnehmer*innen während der Pandemie miteinander in Verbindung bleiben konnten – doch die zunehmende Verbreitung und der bessere Umgang mit Eventtechnologie bietet auch neue, andere Möglichkeiten. 

Warum vereinen Sie nicht einfach alle Ihre Initiativen unter einem Dach mit einer benutzerfreundlichen Eventplattform? Eventtechnologie kann die Lösung für ganzjährige Interaktion mit Teilnehmer*innen sein, die auch Veranstaltungen vor Ort mit einschließt. 

Ob es sich um eine Event-App oder eine virtuelles Eventportal handelt – oder um die universelle Eventplattform, auf die sich EventMobi spezialisiert hat – die richtigen Tools sind ausschlaggebend. Diese Art von digitaler Konnektivität sorgt dafür, dass die Teilnehmer*innen zwischen Ihren Großveranstaltungen immer in Kontakt bleiben.

Warum eine Event-Community kosteneffizient ist

Eine Event-Community bietet Ihren Teilnehmer*innen nicht nur einen unschlagbaren Mehrwert, sondern macht Ihre Eventtechnologie auf lange Sicht auch kostengünstiger.

Je mehr kleine Veranstaltungen Sie durchführen, desto günstiger wird es pro Veranstaltung. Auch was den Zeitaufwand für die Einarbeitung in eine neue Plattform betrifft, ist es effizienter, dieselbe Eventtechnologie für alle Ihre Bedürfnisse zu nutzen.

Zudem bietet eine Reihe kleinerer Events im Laufe des Jahres mehr Möglichkeiten, neue Teilnehmer*innen zu gewinnen (und zu halten). Kleinere, kostengünstigere und lokale Veranstaltungen und Webinare können sogar ein Sprungbrett zur Teilnahme an Ihrer großen Jahreskonferenz sein.

Reicht eine Eventmanagement-Plattform aus?

Natürlich ist die Umsetzung all dieser Ideen mit Arbeit verbunden. Die Gestaltung einer weiteren Plattform ist nicht das Einzige, was nötig ist, um eine Community aufzubauen, die die Teilnehmer*innen zum Wiederkommen bewegt.  

Eventtechnologie gibt Ihnen die notwendigen Werkzeuge an die Hand, um die Grundlagen einer Event-Community zu schaffen, aber Sie brauchen dennoch eine übergreifende Strategie – und jemanden, der sie verwaltet. Mit anderen Worten: Ein*e erfahrene*r Community-Manager*in mit einem konkreten Plan ist genauso wichtig wie Ihre Event-Plattform. 

Genau hier setzt unser neuer Leitfaden „Das Geheimnis erfolgreicher Teilnehmerbindung: Ganzjährige Interaktion“ an: Laden Sie jetzt das eBook herunter und lernen Sie die erfolgreichsten Strategien für das Management Ihrer Event-Community kennen. Die Themen umfassen:

• Warum Event-Communitys oft scheitern
• Wie Communitys Veranstalter*innen helfen können
• Wie man mit einer Event-Community Geld verdient
• Wer der*die ideale Community-Manager*in ist
• Wie man maßgeschneiderte Community-Interaktion ermöglicht
• Wie Sie die Zeit zwischen Jahresevents nutzen
• Wie man Event-Plattformen für Communitys nutzt
• Wie Sie einen Plan für die Community-Interaktion entwickeln

Aufbau einer Event-Community für langfristigen ROI

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vorteile für Veranstalter*innen, die den Sprung von virtuellen Eventplattformen zu Event-Community-Plattformen wagen, enorm sein können – weit über die Erhöhung der Teilnehmerbindung hinaus.

Langfristig werden Sie eine besseren ROI erzielen, wenn Sie auf dem Engagement aufbauen, das bereits bei Online-Veranstaltungen vorhanden ist. Und wenn es um die Umsatzsteigerung bei persönlichen Veranstaltungen geht, gibt es ebenso klare Vorteile. Halten Sie die Unterhaltung und den Enthusiasmus aufrecht, indem Sie den Zugang zu allen Ressourcen und Networking-Funktionen Ihrer Veranstaltung auf einer Plattform zentralisieren.

Hier geht’s zum Ebook!

Das Geheimnis erfolgreicher Teilnehmerbindung: Ganzjährige Interaktion

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Damit Ihre Veranstaltung einen positiven ersten Eindruck bei Teilnehmern hinterlässt, ist ein flüssiger Einlassprozess unverzichtbar. Mit den neuen Event-Check-In- und Badge-Druck-Automaten von EventMobi können Ihre Besucher eigenständig einchecken und ihr Badge ganz einfach selbst ausdrucken. Als Veranstalter sparen Sie dadurch eine Menge Zeit, Aufwand und Personal – und bieten Ihren Teilnehmern von Beginn an ein großartiges Eventerlebnis.

Event-Check-In: Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Es ist weit verbreitet, die Namensschilder für Veranstaltungsgäste vorab auszudrucken – gerade bei kleinen und mittleren Veranstaltungen. Beim Einlass kann sich die Suche nach dem richtigen Badge jedoch hinziehen, vor allem, wenn man begrenztes Personal zur Verfügung hat. Und fehleranfällig ist der Vorgang noch dazu: Fehlende Badges oder falsch geschriebene Namen sind nicht gerade die Art von Begrüßung, die Teilnehmer sich wünschen.

Eine moderne Lösung für Event-Check-In & Badge-Druck

Die Lösung für bekannte Einlassprobleme lautet Self Check-In: An unseren praktischen Automaten mit Code-Scanner und Touchscreen können Teilnehmer selbst einchecken und ihr Badge in Echtzeit ausdrucken. Dafür müssen sie nur den QR- oder Barcode auf ihrem Ticket oder in der EventMobi-App scannen. Auch kurzfristige Änderungen, wie die Behebung von Schreibfehlern, können problemlos durch das Eventpersonal vorgenommen werden. Dasselbe gilt für die Registrierung von spontanen Besuchern, die sich nicht vorab angemeldet haben. Auch das Einchecken von Teilnehmern bei einzelnen Vorträgen oder Workshops ist mit unserer Lösung möglich.

All-Inclusive-Paket spart Zeit und Aufwand

Vielleicht haben Sie Bedenken, dass zusätzliche Technologie vor Ort für mehr Aufwand sorgt. Deshalb bietet EventMobi seine Event-Check-In- und Badge-Druck-Lösung als All-Inclusive-Paket an. Das heißt, wir kümmern uns um wirklich alles:

• Design der Badges nach Ihren Wünschen
• Integration der Check-In-Software mit Ihrem Registrierungstool für einen nahtlosen Datenfluss
• Lieferung, Einrichtung und Abholung der Automaten an Ihrem Veranstaltungsort
• Unterstützung beim Einlassprozess durch einen unserer Mitarbeiter vor Ort

Badge-Design: Ihre Marke im Fokus

Dank unserer vielfältigen Design-Optionen können Sie das Badge ganz nach Ihren Vorstellungen gestalten. So können Sie Ihre Organisation sowie Ihre Sponsoren perfekt in Szene setzen. Die flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten lassen sich Ihrem Eventbudget entsprechend anpassen: Unsere Pakete sind bereits für Veranstaltungen ab 100 Teilnehmern geeignet.

Komplett mit Ihrer Event-App & Registrierung integriert

Der Vorteil an der offenen EventMobi-Plattform: Auch, wenn Sie einen externen Registrierungsanbieter verwenden, können wir eine Integration mit unserer Event-Check-In-Lösung sowie der Event-App herstellen. Dadurch vermeiden Sie wiederholtes Exportieren und Importieren der Teilnehmerdaten zwischen verschiedenen Tools, was sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig ist.

Sie möchten eine persönliche Führung durch die EventMobi-Plattform erhalten? Dann buchen Sie jetzt eine Demo mit einem unserer Experten!

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Live-Umfragen und Q&A („Question and Answer“) sind zwei einfache und effektive Mittel, um Teilnehmer vor Ort aktiv einzubinden. Außerdem kann man auf diese Weise sofortiges Feedback bekommen. Mit diesen Tools, auch bekannt als „Audience Response Systems“, kann eine große Gruppe Menschen über ein Thema abstimmen, eine Umfrage beantworten oder selbst eine Frage stellen. 

Abstimmungen und Live-Umfragen im Laufe der Zeit

Abstimmung per Keypad

Die frühen 1990er Jahre waren die Geburtsstunde von Keypad-Abstimmungen. Diese Keypads hatten etwa die Größe eines älteren Handys und waren mit zehn nummerierten Knöpfen ausgestattet. Per Radiofrequenz empfing eine Basisstation die Stimmen und übertrug diese an den Laptop des Referenten. Dort wurden sie von einem PowerPoint-Plugin gesammelt und auf dem Hauptbildschirm angezeigt. Das abstimmende Publikum musste sich dabei in der Nähe der Basisstation befinden, damit das System funktionierte. Heute ist diese Technologie nicht mehr so aufwändig: Anstelle einer Basisstation zum Empfang der Daten benötigt man nur noch einen USB-Kopierschutzstecker (Dongle).

Keypads sind leicht zu bedienen, da sie keine Einarbeitung durch den Nutzer erfordern. Eine Präsentationsfolie mit einer einfachen Aufforderung, sich an einer Abstimmung oder Eventumfrage zu beteiligen, steigert die Teilnehmerrate. Andererseits bieten Keypads auch logistische Herausforderungen: Die Hardware muss eingerichtet werden und es wird ein Keypad pro Teilnehmer benötigt, was mit Kosten verbunden ist.

SMS-Abstimmungen und -Umfragen

Die oben genannte Technologie ist bei Meetings und Veranstaltungen immer noch weit verbreitet. Aber Technologie entwickelt sich ständig weiter: Bei SMS-Abstimmungen können Teilnehmer stattdessen ihre eigenen Geräte benutzen. Sie reichen ihre Antwort per SMS ein und eine Website zeigt die Ergebnisse an. SMS-Response-Systems nehmen Textantworten vom Publikum an und erhalten so mehrere Antworten auf jede Frage.

Interaktive SMS-Foren ermöglichen Teilnehmern sogar, von anderen gestellte Fragen zu beantworten. Der Vorteil von SMS-Abstimmungen ist, dass Veranstaltungsplaner keine zusätzlichen Geräte mieten müssen. Bei internationalem Publikum sollte man jedoch beachten, dass hier höhere Kosten pro SMS anfallen können.

Event-App mit Umfrage- und Abstimmungsfunktion

Der nächste Schritt der technischen Entwicklung: Event-Apps bieten oft eingebaute Module für Live-Umfragen und -Abstimmungen. Die meisten Event-Apps lassen den Veranstalter Fragen anlegen – darunter verschiedene Fragetypen wie Multiple Choice, freies Textfeld oder Bewertung auf einer Skala – und das entweder im Voraus oder direkt vor Ort. Die Fragen können während oder nach einem Vortrag öffentlich angezeigt werden. Die Teilnehmer wählen dann ihre Antwort aus und schicken diese ab.

Q&A-Funktion in der Event-App

Genau wie Live-Umfragen und -Abstimmungen lässt sich nun auch ein Q&A in die Event-App integrieren. Viele Teilnehmer möchten gerne ihre Meinung einbringen, aber haben oft das Gefühl, dass ihre Stimme nicht gehört wird. Oder sie sind zu schüchtern, um sich zu äußern. Barrieren wie Schüchternheit hindern Menschen daran, sich Gehör zu verschaffen – und der Vortrag sowie sein Publikum kann nicht von deren Perspektive und Neugier profitieren.

Wenn Sie ein Q&A zu einer der Hauptfunktionen Ihrer Event-App machen, können Teilnehmer diese Hindernisse umgehen und ihre eigenen Fragen anonym stellen. Oft bieten Event-Apps zudem die Möglichkeit, dass Teilnehmer die interessantesten Fragen von anderen hochwählen können. Wenn jeder die Option hat, seine Fragen zu stellen, steigert das nicht nur die Interaktivität der Veranstaltung (und die Nutzung der Technologie), sondern erzeugt auch relevantere Inhalte und erhöht dadurch den empfundenen Mehrwert Ihres Events.

Live-Umfragen, -Abstimmungen und Q&A-Funktionen in der App haben den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Geräte bereitstellen müssen. Sie müssen jedoch dafür sorgen, dass Teilnehmer die Event-App herunterladen, dass eine stabile WLAN-Verbindung herrscht, und dass Ihre Teilnehmer wissen, wo sie die Live-Umfragen und Abstimmungen in der App finden. Hierbei kann auch das Einblenden einer Short-URL auf einer Präsentationsfolie helfen. Um Interaktivität und Nutzungsraten zu steigern, informieren Sie Ihre Teilnehmer über die Funktionen der App und lassen Sie auch Ihre Referenten für die App werben.

Wie Sie Ihr Programm interaktiver gestalten

Die Q&A-Funktion in der App kann gemeinsam mit einem herumgehenden Mikrofon genutzt werden. Damit der Q&A-Teil nahtlos abläuft, kann der Moderator von Beginn an erste Fragen per App erhalten, ohne warten zu müssen, bis jemand die Hand hebt. Während die erste Frage beantwortet wird, kann ein Mitarbeiter feststellen, wer als nächstes das Mikrofon benutzen möchte und bei der folgenden Frage das Format entsprechend wechseln. Der Moderator kann dann diese Zeit wiederum nutzen, um eingereichte Fragen in der App durchzusehen und zu entscheiden, welche als nächstes vorgelesen wird.

Durch eine Kombination aus beiden Methoden gehen Sie sicher, dass Sie viele inhaltlich starke Fragen haben – und keine unangenehme Pausen entstehen, während Sie darauf warten, dass jemand sich eine Frage überlegt und dann das Mikrofon herübergereicht wird. Achten Sie immer darauf, dass Sie das Mikrofon selbst halten, anstatt es Teilnehmern zu geben. Dadurch bekommen Sie mehr Kontrolle über den Q&A-Teil des Vortrags.

Mit den richtigen Fragen zu umsetzbaren Erkenntnissen

Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählte Event-App auch die Möglichkeit bietet, Abstimmungs- und Umfrageantworten zu moderieren. Alle Fragen, die Sie Ihrem Publikum stellen, müssen relevant sein. Und der Referent muss darauf vorbereitet sein, die Ergebnisse zu besprechen, je nachdem, wie das Publikum antwortet.

Wenn Sie die Q&A-Funktion Ihrer Event-App nutzen, sollten Fragen automatisch verborgen werden – und erst erscheinen, nachdem sie auf Relevanz und Angemessenheit überprüft wurden. Indem Teilnehmer von anderen gestellte Fragen hochwählen können, erfährt der Referent die brennenden Fragen des gesamten Publikums. So kann er oder sie sich ganz auf die Themen und Anmerkungen konzentrieren, die den meisten Leuten wichtig sind. Sollte die Zeit nicht reichen, um alle der Top-Fragen zu beantworten, kann man auf diese auch im Nachhinein per E-Mail eingehen.

Alle von der Event-App gesammelten Daten können dem Publikum sofort angezeigt werden. Teilen Sie Ergebnisse augenblicklich mit Ihrem Publikum, um es noch stärker einzubinden und Ihren Referenten umgehend Feedback zu geben. Außerdem können alle Einreichungen verwendet werden, um Inhalte für Ihre nächste Veranstaltung zu formulieren oder als Inspiration für einen Blogartikel bei einer Branchenpublikation zu dienen.

Live-Umfragen und Abstimmungen vermitteln Ihnen wertvolle Einblicke in Ihr Publikum. Aber Sie müssen auch die richtigen Fragen stellen, damit Ihre Daten zu umsetzbaren Erkenntnissen führen.

Diese Dinge sollten Sie beachten, wenn Sie Ihre Fragen formulieren:

• Sprechen Sie die Sprache Ihrer Teilnehmer
• Fassen Sie sich kurz und fragen Sie nicht nach mehreren Aspekten gleichzeitig
• Bei Zahlen sollten sich die Antwortmöglichkeiten nicht überlappen: schreiben Sie also 10-20, 21-30, etc.
• Benutzen Sie ausgewogene Skalen
• Verzichten Sie auf Suggestivfragen
• Verwenden Sie keine Fachbegriffe
• Besinnen Sie sich auf Ihre Ziele

Die Top 3 der meistgestellten Fragetypen

1. Offene Fragen

• Stellen Sie offene Fragen, wo möglich
• Beispiele:
  • Welchen Einfluss hatte die Verwendung des Gruppenchats auf Ihr Eventerlebnis?
  • Was ist Ihre größte Herausforderung in Ihrem Arbeitsalltag?
  • Was gefiel Ihnen am besten an der verwendeten Technologie bei diesem Programmpunkt?

2. Multiple-Choice-Fragen

• Bitten Sie Ihre Teilnehmer, eine Antwort aus einer Liste von Möglichkeiten auszuwählen
• Beispiele:

• • Welche Funktion der Event-App fanden Sie am nützlichsten?

• • • Live-Abstimmungen
    • Eine Frage stellen
    • Feedback zu Programmpunkten
    • Veranstaltungsumfrage

3. Skala-Frage

• Bitten Sie Ihre Teilnehmer, ihre Antwort auf einer Skala einzuordnen
• Beispiele:
  • Auf einer Skala von 1–5, wie sehr hat der Gruppenchat Ihr Eventerlebnis beeinflusst?
  • Auf einer Skala von 1–5, wie gut ist die Veranstaltung auf Ihre größte Herausforderung eingegangen?
  • Auf einer Skala von 1–5, wie würden Sie den Einsatz von Technologie bei diesem Programmpunkt bewerten?

Das Formulieren von effektiven Fragen ist sehr wichtig, um umsetzbare Erkenntnisse über Ihre Veranstaltung zu erlangen. Eine zusätzliche Herausforderung ist es jedoch, Abstimmungen und Umfragen erfolgreich vor Ort durchzuführen. Dabei ist besonders wichtig, dass Teilnehmer wissen, wie man bei einer Abstimmung oder Umfrage mitmacht.

Bewährte Praktiken für Teilnehmerbefragungs-Tools

Live-Umfragen

• Kündigen Sie zu Beginn des Vortrags an, dass es eine Live-Umfrage geben wird
• Fügen Sie eine Folie ein, die den Zugriff auf die Live-Umfrage Schritt für Schritt erläutert
• Lassen Sie den Referenten die Umfrage ankündigen und die Frage vorlesen
• Zeigen Sie auf einer Folie die Frage sowie die Antwortmöglichkeiten für die Abstimmung
• Geben Sie Teilnehmern genug Zeit, um ihre Geräte herauszuholen, die Frage zu lesen und ihre Antwort abzuschicken
• Wechseln Sie zur Live-Ergebnisseite und lassen Sie den Referenten die Ergebnisse analysieren

Q&A (oder „Eine Frage stellen“)

• Entscheiden Sie sich vor der Veranstaltung, wie die Moderation abläuft
• Sorgen Sie für die nötige Technologie (iPad für den Referenten, den Moderator etc.)
• Erklären Sie dem Referenten, wie „Eine Frage stellen“ funktioniert und geben Sie ihm oder ihr ein Skript für das Podium
• Zeigen Sie am Anfang des Vortrags auf einer Folie, wie das Einreichen von Fragen abläuft und blenden Sie diese Folie während der Q&A-Session ein

Feedback zu Programmpunkten

• Lassen Sie den Referenten am Ende des Vortrags darauf hinweisen, dass Teilnehmer per App ihr Feedback einreichen können
• Geben Sie den Teilnehmern 5 Minuten Zeit am Ende jedes Vortrags, um ihr Feedback abzugeben
• Teilen Sie hierfür eine Folienvorlage mit allen Referenten, die am Ende jeder Präsentation eingefügt wird

Veranstaltungsumfrage

• Erwähnen Sie in der Abschluss-Session, dass es eine Veranstaltungsumfrage in der App gibt
• Verschicken Sie nach Veranstaltungsende einen Link zur Umfrage – per E-Mail und/oder Pushnachricht in der Event-App
• Bei wiederkehrenden Events: Lassen Sie Ihre Teilnehmer merken, dass Sie Feedback ernstnehmen und umsetzen!

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Hier finden Sie nochmal die Top 7 Fragen & Antworten zum Thema Event-WLAN zum Nachlesen:

Welche Infrastruktur muss für die Umsetzung von Event-WLAN vorhanden sein? Funktioniert Event-WLAN auch, wenn vor Ort keine oder Internet-Verbindung besteht?

Eigentlich wird nur Strom benötigt. Weitere Anforderungen an die Infrastruktur gibt es nicht. Alles andere kann temporär bereitgestellt werden. Selbst die Internetverbindung ist hierbei keine Voraussetzung. Sollte eine vorhanden sein, kann diese jedoch entweder ganz oder als Ergänzung genutzt werden.

Kann Event–WLAN auch bei Messen eingesetzt werden?

Ja, das ist möglich. Allerdings bedarf es hier einer Prüfung der Modalitäten des jeweiligen Messegeländes. Manche Messen erlauben ein eigenes WLAN nur nach Anmeldung und andere erlauben es teilweise gar nicht. Gerade bei kleineren Messen gibt es aber manchmal auch gar keine Einschränkungen.

Wie sollte man am besten vorgehen, um die benötigte Bandbreite realistisch zu berechnen?

Die benötigte Bandbreite lässt sich leider nicht über eine allgemein gültige Formel oder rein über die Nutzerzahlen kalkulieren. Dieses hängt stark vom Veranstaltungskonzept, der Zielgruppe und etwaigen Limitierungen im Netz ab.

Ein Kongress für Augenärzte unterscheidet sich zum Beispiel stark von einem Bloggerevent – selbst wenn es sich um die gleiche Teilnehmerzahl handelt. Grundlegend kann man entweder sehr konservativ planen (z.B. 1 Mbit/s je Nutzer) oder man kann den Bedarf anhand von Erfahrungswerten einschätzen – falls alle Faktoren bekannt sind. Zusätzlich können nicht benötigte Dienste unterbunden werden, um die Bandbreite zu schonen oder man teilt unterschiedlichen Benutzergruppen verschiedene Kapazitäten zu.

Was ist unter verschiedenen Benutzergruppen bei Event-WLAN eigentlich zu verstehen?

Benutzergruppen sind Einteilungen des WLANs in bestimmte Leistungen, die in Anspruch genommen werden können. So kann es eine Benutzergruppe „Presse“ geben. Dieser Gruppe wird ein besonders hoher Upload, z.B. für Live-Streams zur Verfügung gestellt. Eine andere Gruppe ist z.B. „Backoffice“. Hier muss immer eine Mindestbandbreite vorgehalten werden, damit gearbeitet werden kann. Und für die Gruppe „Gäste“ wird eine Login-Seite vorgegeben, die Infos zur Veranstaltung oder den Link zur Event-App enthalten kann. Diese Benutzergruppen sind insofern praktisch, als die Nutzer in verschiedenen WLAN-Netzen jeweils ein Passwort haben, wenn sie zu dieser Gruppe gehören. Für die Nutzergruppe „Gäste“ kann das WLAN aber auch gänzlich offen sein. Die Unterteilung in Gruppen hilft dabei, die kostbare Bandbreite sinnvoll aufzuteilen oder Zugriffsrechte zu kontrollieren.

Manche mobile Endgeräte ermögliche keine Verbindung zu fremden oder ungesicherten WLANs. Kann ich als Veranstalter mit bestimmten technischen Vorgaben dies vermeiden?

Ja, hier kann beispielsweise ein zweites, verschlüsseltes WLAN angeboten werden, welches eigentlich alle Geräte akzeptieren sollten. Ein zweites WLAN kann über die gleiche Hardware laufen, so dass dadurch nur geringe Mehrkosten entstehen.

Oft werden zwei Provider genutzt, um ein zweites  WLAN-Netz anbieten zu können, falls das erste ausfällt. Gibt es eine Alternative zu dieser kostspieligen Lösung?

Man muss hier zwischen dem Internet und dem WLAN-Signal unterschieden. Ist die Internetverbindung absolut notwendig für die Veranstaltung, ist es sinnvoll, mit zwei unabhängigen Internetsignalen zu arbeiten. Bei dieser Lösung muss das WLAN selbst nicht unbedingt doppelt eingerichtet werden und ist daher recht kostengünstig realisierbar, da lediglich das Modul „Internetsignal“ verdoppelt werden muss. Das kann prinzipiell auch ein einzelner Dienstleister anbieten.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden, wenn ich unbekannten Nutzern ein WLAN-Netz zur Verfügung stelle?

Die rechtlichen Risiken sind durch die Anpassung des Telemediengesetzes im Juni 2017 hinsichtlich Abmahnungen im Zusammenhang mit dem Urheberrecht geringer geworden. Nichtsdestotrotz muss man bei Straftaten mit Ermittlungen durch die Strafverfolgungsbehörden rechnen. In Einzelfällen kann es dabei sogar zur Beschlagnahmung von Geräten. Meist muss man als Betreiber des Netzes zwar letztendlich nicht haften, bis zu einer entsprechenden Gerichtsentscheidung ist es aber unter Umständen ein langer Weg. Es ist daher unbedingt ratsam, offenes WLAN über einen sogenannten „VPN-Tunnel“ anzubieten, wodurch man als Inhaber des Anschlusses nach außen nicht mehr sichtbar ist. Das ist vollkommen legal und es gibt dafür etliche Anbieter hierfür.

Bei weiteren Fragen zum Thema können Sie uns gerne kontaktieren – die ganze Aufnahme des Webinars erhalten finden Sie Aufnahme herunterladen.

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In unserer Praxisserie sprechen wir speziell über bekannte Probleme der Eventbranche und bieten hilfreiche Tipps und Tricks von Experten, um diese zu bewältigen.

Die Planungsphase jeder Veranstaltung kann sich ohne Frage als aufreibend gestalten. Als Verantwortlicher gilt es, von der Registrierung über das Catering hin zum Goodie Bag für Teilnehmer zahlreiche Dinge gleichzeitig zu meistern und zu beachten. Dazu gehört auch ganz klar das richtige Management des Teams, das vor Ort anwesend ist. Dazu zählen viele verschiedene Akteure, wie etwa interne Mitarbeiter, aber auch externe Personen, wie temporäre Kräfte, Referenten, Cateringpersonal und Techniker müssen hier hinzugerechnet werden. Das Event-Team repräsentiert am Veranstaltungsort das Unternehmen bzw. die Organisation gegenüber den Teilnehmern und Ausstellern. Das Team setzt außerdem das um, was in der Vorbereitungsphase akribisch und bedacht geplant wurde. Somit trägt das Veranstaltungspersonal maßgeblich zum Teilnehmererlebnis und letztlich dem Erfolg des Events bei. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass das Event-Team sich dieser Verantwortung bewusst ist und über alle Ressourcen verfügt, um vor Ort glänzen zu können.

Die Ausgangssituation erkennen

Um das Personal richtig briefen zu können, gilt es zu verstehen, wie sich das Team vor Ort zusammensetzt, denn dies kann nach Größe und Art der Veranstaltung stark variieren. Manchmal besteht das Event-Team rein aus internen Mitarbeitern, wenn auch mit unterschiedlichem inhaltlichen Fokus. Gerade bei größeren Events ist es jedoch notwendig, mit temporären Kräften zu arbeiten. Oft kann auch eine Kombination dieser Optionen vorkommen. Als Veranstaltungsplaner lautet dann die erste Aufgabe, zu erkennen, welche Informationen und Ressourcen das jeweilige Team genau benötigt und als zweiten Schritt diese in kürzester Zeit effektiv zu vermitteln. Doch wie kann man dies erfolgreich durchführen?

Denn eins haben alle möglichen Konstellationen gemeinsam: Sie sind nicht aktiv in die Veranstaltungsplanung eingebunden.

Lisa Jeller, Koordinatorin des #praxisfrühstück berichtet von Ihrer Erfahrung bei der MICE-Roadshow:

Wie ermittelt man am besten, wie viel Personal während der Veranstaltung überhaupt benötigt wird?

Prinzipiell empfiehlt es sich, auf Nummer sicher zu gehen und lieber zu viel als zu wenig Personal einzuplanen. Es muss Klarheit darüber herrschen, welche Rollen bzw. Positionen es vor Ort zu besetzen gibt. Dies unterscheidet sich stark von Veranstaltung zu Veranstaltung.

Fragen, die hier helfen können: Wie viel Personal benötige ich etwa bei der Registrierung, Informationsständen oder während Mahlzeiten? Wird Personal bei einzelnen Programmpunkten oder Vorträgen benötigt?

Zusätzlich muss möglicher zusätzlicher Personalbedarf eingerechnet werden. Dazu zählen natürlich etwa Pausen zwischen Programmpunkten und Mahlzeiten, aber auch Pausen für das Personal selbst müssen bei der Personalplanung beachtet werden.

Anbieter wie die ucm.agency bieten zu Einem eine Plattform, um schnell qualifiziertes Personal für verschiedenste Eventaufgabenbereiche zu finden. Zusätzlich findet man hier unter anderem Unterstützung bei der Planung des Personalbedarfs.

Wichtig ist es, die Aufgabengebiete jeder Rolle oder Position klar zu definieren, egal wie umfangreich diese ist. Gerade bei Veranstaltungen, wo temporäre Kräfte mitarbeiten kann so sichergestellt werden, dass diese schnell über ihren Verantwortungsbereich informiert sind. Diese Definitionen können dann auch für weitere Veranstaltungen herangezogen werden und reduzieren Arbeitsaufwand nachhaltig.

Wie kann sichergestellt werden, dass das Event-Team das Unternehmen bzw. die Organisation richtig repräsentiert?

Hier geht es primär darum, sämtliche Beteiligten aktiv in das Event einzubinden, anstatt nur eine Liste mit Aufgaben zu vergeben ohne Kontext zu liefern. Egal ob Mitarbeiter oder temporäre Aushilfe, auch hier ist Kommunikation das Schlüsselwort. Alle Beteiligten sollten auf alle Fälle vorab ausführliche Informationen und Fakten zum Event selbst, den Teilnehmern und gegebenenfalls dem Veranstalter erhalten, um das Event wirklich zu verstehen.

Außerdem ist es als Veranstalter hilfreich, einen Blick hinter die Kulissen zu gewähren. Außenstehende sollen sehen, welcher Arbeitsaufwand hinter der Veranstaltung steckt oder wie bestimmte Prozesse zustande kommen. Als Teammitglied versteht man so, wie jeder einzelne Beitrag sich auf den Gesamterfolg der Veranstaltung auswirkt und welche Verantwortung hier jeder eigentlich trägt.

Praxis-Tipp: Bei Veranstaltungen mit hohem Personalbedarf empfiehlt es sich, hierfür eine Nebenveranstaltung für alle Beteiligten in einem lockeren Rahmen, wie zum Beispiel einem Team-Grill-Event, zu organisieren um zu zeigen, dass das Team wertgeschätzt wird.

Wie und welche Informationen sollten dem Event-Personal zur Verfügung gestellt werden?

Wenn die notwendigen Rollen definiert sind und das benötigte Personal kalkuliert wurde, gilt es das Event-Team auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen und zu informieren, was konkret auf sie zukommt. So wird sichergestellt, dass das Team vor Ort professionell auftritt.

Prinzipiell empfiehlt sich, lieber zu viel als zu wenig zu kommunizieren. Wichtig ist, dass diese Informationen nicht stückchenweise sondern gesammelt beim Veranstaltungsteam ankommen, damit diese sämtliche Informationen schnell an einem zentralen Ort abrufen können. Das Format, indem diese kommuniziert werden, sollte immer ident sein. Wenn erste Informationen als PDF rausgehen, sollten später keine Powerpoint-Präsentationen oder reine Text-E-Mails folgen.

Inhaltlich müssen vor allem 3 Themengebiete abgedeckt werden, um eine erfolgreiche und nahtlose Veranstaltung zu gewährleisten:

• Die Veranstaltung: Geben Sie einen Überblick zur Veranstaltung selbst: Was ist der Anlass bzw. der Hintergrund? Was möchte Ihre Organisation erzielen? Wer sind die Teilnehmer und warum besuchen sie die Veranstaltung? An dieser Stelle kann auch der verbundene Arbeitsaufwand vermittelt werden, um die Rolle des Events nochmals zu unterstreichen. Ziel ist es, dass alle Beteiligten sich als tragender Teil der Veranstaltung sehen.
• Administratives: Hier geht es darum, Eckdaten zum Veranstaltungsablauf zu kommunizieren. Wer muss wann wo sein? Was muss die Person mitnehmen? Allgemeine Verhaltensregeln (Wie spreche ich Teilnehmer an?) und Dresscode werden an dieser Stelle thematisiert. Außerdem ist kontinuierliche Transparenz von höchster Bedeutung, daher sollten Informationen bezüglich Zeitplänen, Bezahlung bzw. Überstunden hier klar kommuniziert werden. Nicht zuletzt sollte jedes Teammitglied wissen, wo  Verpflegung und Toiletten zu finden sind und wie das WLAN-Passwort lautet.  

Praxis-Tipp: Nutzen Sie Technologie! Fordern Sie Informationen wie Kleidergrößen nicht über einzelne E-Mails ein, sondern nutzen Sie hierfür zentrale Formulare. Verwenden Sie Bilder, um sicherzustellen, dass der Dresscode klar kommuniziert und verstanden wurde.

• Organigramm, Aufgabenverteilung: Die definierten Aufgabenbereiche sollten für alle zugänglich sein, damit Klarheit darüber besteht, wer vor Ort wofür zuständig ist. Ein Video, das permanente Mitarbeiter vorstellt kann vor allem temporären Kräften helfen, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen.

Praxis-Tipp: Erstellen Sie individuelle Namensschilder für Ihr Team, die auf der Rückseite wichtige Ansprechpersonen, deren Rolle und Kontaktdaten aufschlüsseln. Vor allem die Telefonnummern von Hausmeistern, Sicherheits- und Rettungskräften sind im Notfall so schnell zur Hand.

Außerdem sollten 2 weitere Briefings durchgeführt werden:

• Last-Minute Informationen: Kurz vor Beginn der Veranstaltungen sollten nochmal die wichtigsten Informationen (Zeiten, Packlisten, Adressen) als Erinnerung rausgehen. Hier sollten auf keinen Fall neuen Inhalte kommuniziert werden. Gibt es jedoch kurzfristige Änderungen oder Probleme, sollten diese offen angesprochen werden, sofern sie das Personal betreffen.
• Vor Ort: Planen Sie genug Zeit am Veranstaltungsort ein, um das gesamte Team nochmal persönlich zu begrüßen und ein gemeinsames Briefing zu geben, um das Personal zu motivieren. Hier sollte Raum für Fragen gegeben und letzte Dinge besprochen werden. Das Briefing eignet sich auch, um das Personal mit etwaiger Technik vertraut zu machen.

Praxis-Tipp: Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten von überall Zugang zu allen Ressourcen haben, haben wir eine Event-App für unser Veranstaltungsteam genutzt. Hier sind immer alle wichtigen Informationen, Dokumente wie etwa Zeitpläne, Organigramme oder Anreiseinformationen stets mobil abrufbar und kurzfristige Änderungen können außerdem über Push-Benachrichtigungen einfach kommuniziert werden.

Auch Tools wie InitLive können Veranstaltungsplaner dabei unterstützen, Zeitpläne für Eventpersonal zu erstellen, diese gegebenenfalls kurzfristig anzupassen, sowie mit dem Event-Team zu kommunizieren.

Doch ohne das richtige Zeitmanagement nutzen Ihrem Event-Team die besten Ressourcen nichts. Umfangreiche Briefings wenige Stunden vor Veranstaltungsbeginn durchzuführen, ist ineffektiv und resultiert meistens in Verwirrung und Chaos. Das wirkt schnell unprofessionell auf Teilnehmer. Geben Sie Ihrem Team genug Zeit, alle Ressourcen und Informationen in Ruhe durchzugehen und gegebenenfalls Fragen zu stellen. Je nach Größe und Veranstaltungsformat empfiehlt es sich, zumindest ein bis zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn sämtliche Ressourcen bereitzustellen.

Fakt ist, dass jede Veranstaltung Verbesserungspotenzial für die Zukunft liefert. Deswegen sollte nach dem Event Zeit für eine ausführliche Nachbesprechung mit dem gesamten Team eingeplant werden, um das Feedback aller Beteiligten einzuholen. Da aktive und motivierte Mitglieder des Event-Teams am Erfolg der Veranstaltung interessiert sind, sollten hier auch Zahlen und Fakten zum Ablauf der Veranstaltung präsentiert werden. So sieht das Event-Team auch den konkreten Output ihres Beitrags.

Abschließend kann also klar gesagt werden: Der Schlüssel zu einem professionellen Event-Team ist Kommunikation. Wenn der Wert des Events richtig vermittelt, die Rollen aller Mitglieder klar definiert und die richtigen Ressourcen zeitgerecht geliefert werden, damit diese ihre Rollen auch erfüllen können, steht einer erfolgreichen Veranstaltung nichts mehr im Wege.

Beim Praxisfrühstück erhalten Sie immer Informationen zu aktuellen Entwicklungen & Trends in der MICE-Branche. Die neuesten Termine finden Sie Praxisfrühstück.

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