Ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen: Das ist kein Einzelfall. Gerade der Registrierungsprozess entscheidet oft, ob aus Interesse auch eine Anmeldung wird. Eine intuitive und reibungslose Eventregistrierung, die auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe eingeht, macht hier den Unterschied. Denn wer sich verstanden und gut abgeholt fühlt, meldet sich nicht nur eher an, sondern kommt auch mit den richtigen Erwartungen zum Event.

Was sich Ihre Veranstaltungsteilnehmer*innen wünschen

Wer seine Teilnehmerregistrierung optimieren möchte, sollte sich in die Perspektive der Gäste hineinversetzen. Denn am Ende zählt nicht nur, dass der Prozess technisch funktioniert – sondern, wie er sich anfühlt. Eine durchdachte Eventregistrierung berücksichtigt die Bedürfnisse der Nutzer*innen genauso wie die organisatorischen Anforderungen des Veranstalters. Sie soll einfach, schnell und vertrauenswürdig sein.

Erfahrungsgemäß sind es vor allem drei Dinge, die Teilnehmer*innen bei der Teilnehmeranmeldung erwarten:

• Zeit und Nerven sparen: Lange Formulare mit unnötigen Feldern sind ein häufiger Grund für Abbrüche. Ein schneller, klar strukturierter Registrierungsprozess macht hier den Unterschied.
  
• Ein gutes Gefühl haben: Freundliche, persönliche Kommunikation – schon während der Eventregistrierung – sorgt für Vertrauen und steigert die Vorfreude.
  
• Ernst genommen werden: Teilnehmer*innen möchten sich nicht wie eine Nummer fühlen. Eine individuelle Ansprache und passende Inhalte machen die Teilnehmeranmeldung zum positiven Erlebnis.

Wer diese Grundbedürfnisse ernst nimmt, legt die Basis für erfolgreiche Events  und zufriedene Gäste.

12 Tipps für eine überzeugende Teilnehmerregistrierung

Zeitsparende und praktische Online-Registrierung

Eine gute Teilnehmerregistrierung ist schnell, übersichtlich und an die Zielgruppe angepasst. Formulare sollten nur das Nötigste abfragen. Wo möglich, können bereits vorhandene Daten automatisch eingetragen werden. Unterschiedliche Zielgruppen wie Teilnehmer*innen, Sponsor*innen oder Speaker erhalten jeweils eigene Anmeldestrecken mit den für sie relevanten Inhalten. Auch organisatorische Extras wie die Hotelbuchung lassen sich direkt im Anmeldeprozess integrieren.

Eine Eventwebsite, die überzeugt

Die Eventwebsite ist oft der erste Anlaufpunkt für Interessierte. Sie sollte alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung enthalten – also Ort, Zeit, Ticketoptionen, häufig gestellte Fragen. Gleichzeitig darf sie neugierig machen: Wer sind die Speaker? Welche Programmhöhepunkte erwarten die Gäste? Visuell und sprachlich sollte die Seite klar Ihre Marke widerspiegeln.

Frühzeitige Registrierungen belohnen

Bieten Sie Vorteile für alle, die sich früh anmelden. Early-Bird-Tickets, exklusive Inhalte oder Rabatte setzen Anreize und helfen, Planungssicherheit zu gewinnen.

Personalisierte Kommunikation

Teilnehmer*innen möchten individuell angesprochen werden. Verwenden Sie Namen, erkennen Sie die jeweilige Besuchergruppe und passen Sie die Kommunikation entsprechend an. Das schafft Nähe und stärkt die Beziehung – noch vor dem Event.

Mehrsprachige Kommunikation ermöglichen

Internationale Zielgruppen erwarten, dass die Eventregistrierung in ihrer Sprache verfügbar ist. Eine klar erkennbare Sprachwahl direkt am Anfang des Registrierungsprozesses ist hier hilfreich.

Aussagekräftige Bestätigungsmail

Nach der Anmeldung sollte sofort eine Bestätigungsmail verschickt werden. Darin enthalten: alle wesentlichen Eckdaten der Veranstaltung, gegebenenfalls Hinweise zur Event-App oder weiteren Schritten. Ab etwa zwei Wochen vor dem Event empfehlen sich zusätzlich Erinnerungsmails.

Last-Minute-Anmeldungen flexibel ermöglichen

Nicht alle melden sich frühzeitig an. Mit einem System, das auch kurzfristige Anmeldungen unterstützt – inklusive Badge-Druck vor Ort – bleiben Sie flexibel und professionell.

Promo-Codes anbieten

Rabattcodes sind bei vielen Zielgruppen beliebt. Sie können als gezieltes Marketinginstrument eingesetzt werden und fördern spontane Anmeldungen.

Mehrere Zahlungsoptionen anbieten

Bieten Sie verschiedene Zahlungsmethoden an, damit die Teilnehmerregistrierung möglichst unkompliziert abgeschlossen werden kann. Die wichtigsten Optionen sind Kreditkarte, PayPal und Kauf auf Rechnung.

Wartelistenfunktion für Sessions nutzen

Wenn Programmpunkte ausgebucht sind, sollte es die Möglichkeit geben, sich auf eine Warteliste zu setzen. So verlieren Sie keine interessierten Teilnehmer*innen.

Nachträgliche Änderungen ermöglichen

Teilnehmer*innen sollten ihre Angaben auch nach der Anmeldung noch anpassen können – zum Beispiel, wenn sich die Sessionauswahl ändert. Das erhöht die Flexibilität und reduziert Rückfragen.

Registrierungsdaten weiterverwenden

Die erfassten Daten sind nicht nur für die Teilnehmeranmeldung relevant. Sie helfen auch in der Buchhaltung, im Reporting und bei der Veranstaltungsanalyse. Mit einer passenden Lösung lassen sich diese Informationen effizient weiterverarbeiten.

Extratipp: „Build-Your-Own-Adventure“-Mentalität

Erlauben Sie Ihren Teilnehmer*innen, sich ihr eigenes Programm zusammenzustellen. Auch wenn das organisatorisch mehr Aufwand bedeutet – erfahrungsgemäß steigert es die Zufriedenheit und die Identifikation mit dem Event.

Die perfekte Registrierungswebsite

Die Website ist oft der erste echte Kontaktpunkt zwischen Event und Publikum – und damit entscheidend für den Erfolg der Eventregistrierung. Sie soll nicht nur informieren, sondern das Event greifbar machen. Wer hier überzeugt, gewinnt Vertrauen und macht den nächsten Klick zur Teilnehmeranmeldung wahrscheinlicher. Eine gute Registrierungsseite denkt deshalb nicht nur an Datenfelder, sondern auch an Emotionen – und bringt beides zusammen: Information und Begeisterung.

Besonders bei Veranstaltungsreihen lohnt sich ein Rückblick auf vergangene Ausgaben. Fotos, Videos und Zitate von Teilnehmenden transportieren Stimmung und geben einen authentischen Eindruck. Achten Sie außerdem darauf, dass Design und Tonalität der Website Ihre Marke widerspiegeln. So wird die Teilnehmeranmeldung nicht nur funktional, sondern auch emotional aufgeladen – ein wichtiger Schritt hin zu einem überzeugenden Eventerlebnis.

Was muss ein Registrierungstool bieten?

Ein leistungsfähiges Tool für die Teilnehmerregistrierung sollte mehr können als nur ein Formular bereitstellen. Es muss die komplexen Anforderungen moderner Veranstaltungen abbilden, und zwar von der ersten Anmeldung bis zur Nachbereitung.

Wichtig sind vor allem:

• Personalisierbarkeit: Jedes Event ist anders – darum sollte sich der Registrierungsprozess flexibel an unterschiedliche Zielgruppen anpassen lassen. Das schließt z. B. auch unterschiedliche Sprachen und Zeitzonen mit ein.
  
• Funktionen wie Wartelisten oder Session-Auswahl: Wer mehr als nur ein „Ja/Nein“ zur Teilnahme abfragen möchte, braucht Tools, die mehr bieten.
  
• Smarte Automatisierungen: Von individuellen E-Mail-Einladungen bis hin zu Bestätigungs-E-Mails und Aktualisierungen der Warteliste – Automatisierungen sind Gold wert im Registrierungsprozess.
  
• Nahtlose Integration: Im Idealfall sind Registrierung, Event-App und Badges über eine Plattform verbunden. Das reduziert den Abstimmungsaufwand, vereinfacht Workflows und sorgt für einen professionellen Ablauf.
  
• Zuverlässiger Support: Es kann immer mal passieren, dass Sie an irgendeiner Stelle nicht weiterkommen. Hier macht EventMobi den Unterschied: Statt anonyme Chatbots gibt es echten, persönlichen Support. Per Telefon, Live-Chat oder E-Mail, und das rund um die Uhr.
  
• Sicherheit und Datenschutz: Als Veranstalter tragen Sie die Verantwortung, die Daten der Teilnehmenden vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Achten Sie deshalb auf DSGVO-Konformität und Zertifizierungen des Tool-Anbieters.
  

EventMobi bietet all das und vieles mehr. Entdecken Sie jetzt alle Features von EventMobi’s Teilnehmerregistrierung.

EventMobi als Registrierungsplattform: So flexibel wie Ihr Eventalltag

Jede Veranstaltung bringt ihre eigenen Herausforderungen mit – mal muss es schnell gehen, mal besonders individuell sein. Genau dafür haben wir bei EventMobi unsere Teilnehmerregistrierung entwickelt: Sie können Formulare exakt auf Ihre Zielgruppen zuschneiden, spontane Anmeldungen vor Ort abwickeln oder Promo-Codes gezielt für bestimmte Kampagnen einsetzen. Die Sprache Ihrer internationalen Gäste ist genauso berücksichtigt wie die spezifischen Anforderungen Ihrer Sponsoren oder Speaker.

Und wenn Sie nachts um 22 Uhr noch eine Frage haben? Dann sprechen Sie nicht mit einem Chatbot, sondern mit echten Menschen, die Ihre Welt kennen. Unser Supportteam ist für Sie da, wann immer Sie uns brauchen.

Das Beste: Registrierung, Event-App und Badgedruck greifen bei EventMobi nahtlos ineinander. Keine Datendopplung, keine Medienbrüche – einfach ein System, das mitdenkt und mitwächst.

Häufig gestellte Fragen

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Erinnern Sie sich noch an die Goodie-Bag von der letzten Messe? Sind Sie jetzt der Kaffeemarke treu, die Sie in einer der Pausen verkosten konnten? Haben Sie noch die Event-App vor Ihrem inneren Auge, mit der Sie sich bei dem Ereignis so gut zurechtgefunden haben?

Ob ja oder nein – Sie ahnen, was erfolgreiches Veranstaltungsbranding bedeutet.

Gelungenes Event-Branding schreibt sich ins Gedächtnis des Publikums ein und macht Lust auf mehr, wenn die nächste Ausgabe des Events näher rückt.

Aber wie wird Ihre Veranstaltung zur unverwechselbaren Marke? Hier kommen unsere Best-Practices.

Definition: Was ist Event-Branding?

Event Branding bezeichnet die strategische Gestaltung eines Events mit konsistenten Designelementen, Inhalten und Botschaften, um eine unverwechselbare Identität zu schaffen. Es sorgt dafür, dass die Veranstaltung die Werte und Geschichte der Organisation widerspiegelt und sich klar von Mitbewerbern abhebt. Ein starkes Event Branding fördert die Wiedererkennung, stärkt die Markenbindung und maximiert die Wirkung auf die Zielgruppe.

Zu den Elementen und Faktoren zur Markenentwicklung gehören u. a.

• Logo
• Goodie Bags
• Ausstellerstände
• Digitale Beschilderung
• Gestaltung der Eventlocation
• Design der digitalen Elemente
• Auswahl der Partnerunternehmen
• Marketingtexte wie E-Mails und Social-Media-Posts

Es geht also in erster Linie um Wiedererkennbarkeit, emotionale Verbindung und Konsistenz.

Was macht Veranstaltungsbranding so wichtig?

In mancher Hinsicht ist das Branding quasi das Herz all Ihrer Events. Wenn die Leute auf die einzelnen Ereignisse zurückschauen, dient jeder Aspekt des Markenbildes dabei als Gradmesser.

Mit einer fundierten Markenstrategie erreichen Sie Ihre Ziele besonders zuverlässig, denn so können Sie:

• Ihr Event erinnerungswürdig gestalten – Vom Logo auf den Event-Badges bis zur Ausstattung der Halle, in der sich Ihre Partner präsentieren: Ihre Marke prägt die Erinnerungen.
• bei Ihrem Publikum Erwartungen wecken – Planen Sie eine akademische Konferenz, die sich mit dem Wert von Lebensmitteln befasst? Oder einen Networking-Anlass für Beschäftigte von Fernsehsendern, die Kinderprogramme produzieren? So unterschiedlich Events auch sein mögen: Die Marke steckt ab, wohin die Reise gehen soll.
• sinnvolle Verbindungen knüpfen – Sponsoren, Aussteller, Referent*innen und weitere Beteiligte, sie alle beeinflussen Ihre Marke. Wenn deren Werte und Ziele mit der Marke im Einklang stehen, können Sie eine Community aufbauen.
• neue Leute für Ihre Organisation gewinnen – Ins Auge fallendes Branding kann die Aufmerksamkeit von Menschen geradezu fesseln und in ihnen das Bedürfnis wecken, mehr zu erfahren.
• die Besonderheiten Ihrer Organisation hervorheben – Mit Ihren Wettbewerbern verbindet Sie natürlich etwas, doch Sie wollen gewiss nicht als austauschbar wahrgenommen werden. Die Marke ist es, womit Sie von vornherein herausstechen können.

Ihre Marke herausarbeiten

Es erscheint oft naheliegend, sich bei der Suche nach Event-Branding-Ideen von anderen Marken inspirieren zu lassen und sich zu fragen: Können wir es nicht auch so machen? 

Doch Event-Branding ist enorm vielschichtig. Was für andere funtioniert, muss nicht unbedingt auch für Sie das Richtige sein. Bevor Sie also eine Werbeagentur anheuern oder anfangen, bei anderen abzugucken, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Welchen Sinn und Zweck hat das Event? Greifen wir nochmal die akademische Konferenz auf: Sollen Neuveröffentlichungen vorgestellt und besprochen werden? Geht es darum, berufliche Kontakte zwischen Nachwuchswissenschaftler*innen und Koryphäen des Fachs anzubahnen? Ihr Event-Branding macht für die Beteiligten erkennbar, was sie von der Teilnahme erwarten können.
• Wofür steht Ihre Organisation? Die Marke Ihrer Veranstaltung muss unmittelbar auf die Ihrer Organisation verweisen. Andernfalls lassen Sie sich eine großartige Marketinggelegenheit entgehen. Welchen Sinn verkörpert Ihre Organisation? Welche Farben und Schriften nutzen Sie? Finden Sie heraus, auf welche Weise Ihre Veranstaltung Ihren größeren Vorhaben in die Karten spielt, und machen Sie dies für Ihr Publikum deutlich.
• Wer sind Ihre idealen Teilnehmer*innen? Sind es alte Hasen der Branche? Neulinge, die gerade erst das Feld betreten? Eine anhand demografischer Faktoren zusammengestellte Gruppe? Menschen mit bestimmten Rollen oder Funktionen (medizinische Fachleute, Marketingprofis, Handwerker*innen) oder Organisationen? Ihr Event-Branding sollte den Teilnehmer*innen gefallen. Vergewissern Sie sich also, wen Sie adressieren.
• Wie sollen sich Ihre Gäste bei Ihrem Event fühlen? Ihre erste Gelegenheit, den Ton für Ihre Veranstaltung vorzugeben, stützt sich auf Botschaften, Bilder und erfahrbares Design. Stellen Sie das Teilnehmererlebnis in den Mittelpunkt Ihrer Marke, auf dass sich alle sinnvoll angesprochen fühlen und willens sind, sich ihrerseits einzubringen.

Die Antworten auf diese Fragen können als Leitplanken für Ihr Veranstaltungsbranding dienen.

Tipp: Nutzen Sie unsere kostenfreie Checkliste für die Eventplanung, um bereits im Konzept für Ihre Veranstaltung das anvisierte Event-Branding zu berücksichtigen.

Checkliste herunterladen

Strategie 1: Die fünf wesentlichen Event-Branding-Faktoren

Nun wollen wir sortieren, was Ihr Branding zu dem macht, was es ist. Dabei geht es im Kern um eine Handvoll Faktoren:

Design

Stellen Sie sich vor, Ihre Veranstaltung findet in einem großen Kongresszentrum statt. Es ist derart groß, dass dort sogar zwei weitere Ereignisse zur gleichen Zeit laufen. Ihr Veranstaltungsbranding muss hier wie ein Leuchtturm wirken, der Ihren Zielgruppen zuverlässig den Weg leitet.

Richten Sie den Fokus auf Folgendes:

• Logo
• Farbgebung
• Schriftbild (Schriftarten und -größen)

Das Design ist wie das verbindende Element Ihres Events – es sorgt dafür, dass alles zusammenpasst, von der Beschilderung über die Goodie-Bags bis hin zum digitalen Auftritt und der Gestaltung der Location. Und es schlägt den Ton Ihrer Veranstaltung an. Geht man zu einem wissenschaftlichen Kongress, wird man ein völlig anderes Branding erwarten als bei einem Fan-Event oder einer Buchmesse.

Botschaften

Bei der Gestaltung der Eventmarke greifen insbesondere die Botschaften mit ihrer Kommunikationsstrategie ineinander. Das Messaging kommuniziert Ihre Markenwerte, das Wesen Ihres Events und Ihre Position auf dem Markt oder in der Branche.

Elementare Bestandteile Ihres Messagings sind:

Packende Botschaften verwickeln Menschen in Ihr Angebot und wecken Erwartungen im Hinblick auf Ihre Veranstaltung. Werden diese Erwartungen erfüllt, haben Sie einen großen Schritt hin zu lange währender Markentreue getan.

Der Sprachstil und die Atmosphäre Ihrer schriftlichen Mitteilungen ist auch das, was die emotionale Ebene anspricht, die Sie prägen wollen.

Ein Beispiel: Sie planen die Konferenz eines Schriftstellerverbands. Die Teilnehmer*innen sind vor allem auf handwerkliche Fortbildung aus, auf Kontakte zur Verlagswelt, auf Anregungen zu neuen Themen ihrer Genres. Gelungenes Event-Branding bedeutet: Jede E-Mail, die Sie ihnen schicken, und jede Werbeanzeige, die Sie schalten, sollte auf die Story einzahlen, dass sie genau das bei Ihrer Konferenz finden werden.

Visualisierungen

Mit Visualisierungen fügen Sie Ihrer Event-Story etwas hinzu, was Worte nicht hergeben. Nennenswert sind insbesondere:

• Fotos von Teilnehmer*innen der Vorjahresveranstaltung, von Begünstigten einer Wohltätigkeitsgala oder von Ehrengästen oder Referent*innen
• Grafiken zur „Umrahmung“ der Fotos und Namen von Referent*innen und der Eckdaten Ihrer Veranstaltung (Name, Daten, Uhrzeiten, Ort)
• Beschilderung für die einfache räumliche Orientierung aller Anwesenden, auch für das Gefühl, an einem echten Veranstaltungsort zu sein
• Design der Stände Ihrer Aussteller und Sponsoren, auch abgestimmt mit der Gestaltung der gesamten Location
• Artikel mit individuellem Branding als Erinnerungsstücke für die Beteiligten
• Symbole zur eindeutigen Kennzeichnung von Infoständen, Toilettenräumen oder auch Fahrradparkplätzen

Eine ausdrucksstarke visuelle Identität geht mit stringentem Storytelling einher. Wenn Ihre Eventbotschaften eine Community in den Mittelpunkt stellen, so lässt sich dies mit Bildern von Mitgliedern der Community verstärken.

Tipp: Bei Onlinepublikationen sollten Sie unbedingt Alternativtexte hinterlegen, damit die Visualisierungen barrierefrei sind.

Partnerschaften

Wenn Sie sich mit anderen zusammentun, die für das Gleiche stehen wie Sie, gibt das Ihrer Event-Marke mehr Substanz und sorgt für Beziehungen, die lange halten. Denken Sie beispielsweise an:

Sie können direkt Ihre auf die Eventmarke zugeschnittenen Materialien verwenden, um Sponsoren und Aussteller für Ihr Event zu gewinnen, die Ihrer Einschätzung nach gut dazu passen.

Das heißt übrigens auch, dass Sie sich nicht mit irgendwem zusammentun sollten. Im Sinne Ihrer Marke ist gewiss der eine oder andere Name von der Liste zu streichen.

Zwar würde sich vielleicht so manche Partnerschaft finanziell lohnen, aber Ihre Marke ist heilig. Lehnen Sie Angebote für Partnerschaften ab, die dem zuwiderlaufen würde, wofür Sie stehen wollen. Machen Sie keine faulen Kompromisse, denn sie würden sich nachteilig auf Ihre Beziehung zu Ihren Zielgruppen auswirken.

Marketing

Event-Marketing macht Ihre sorgfältig aufgebaute Event-Marke als Werkzeug nutzbar. Über Ihr Design und Ihre Botschaften, Visualisierungen und Partnerschaften betreten Sie den Markt und animieren zu Anmeldungen.

Aktivieren Sie Ihre Veranstaltungsmarke auf verschiedenen Wegen:

Ist Ihre Markenidentität gut konzipiert, sollte das Marketing leichtfallen. Ein eindrucksvolles Beispiel ist das „The Word On The Street“-Festival. Dessen Website weist auf besondere Gäste hin und ist durchzogen von Visualisierungen aus einer einheitlichen, freundlichen Farbpalette.

Strategie 2: Event-Branding-Ideen analog und digital

Ob Präsenz-, Hybrid- oder Onlineveranstaltungen: Für alles gibt es schier unendlich viele Event-Branding-Beispiele, bei denen Sie aus dem Vollen schöpfen können.

Wir wollen Ihnen unsere Favoriten für die Gestaltung von Event-Marken für die digitale und die analoge Sphäre nicht vorenthalten.

Analoges Event-Branding

Stellen wir uns vor, Sie veranstalten ein populäres alljährliches Festival oder aber die allererste Konferenz einer neuen Reihe: Die Gestaltung des Veranstaltungsorts wird prägend dafür, inwieweit die Anwesenden einen guten Draht zu Ihrer Marke entwickeln.

Immer ein guter Aufhänger für Vor-Ort-Event-Branding:

Digitales Event-Branding

Digitales Veranstaltungsbranding ist das, womit Sie Ihre Onlinepräsenz prägen und Publikum anlocken. Wann immer Menschen auf Ihrer (Event-)Website stöbern, Ihr Logo in sozialen Netzwerken sehen oder über Ihr virales Video staunen, sollten sie Lust darauf bekommen, sich für Ihr Event anzumelden.

Integrieren Sie Ihre wichtigsten Branding-Elemente also mindestens hier:

Social Media sind ein Instrumentarium, das Sie in jeder Phase Ihrer Veranstaltungen wirkungsvoll nutzen können. Wenn Sie mit einer starken Kampagne im Vorfeld die Werbetrommel rühren, sollten Sie Ihre Hashtags tracken und nach dem Event Reels produzieren, also kurze Videos mit sehenswerten Highlights.

Strategie 3: Mit Eventtechnologie Marken aktivieren

Ihre Veranstaltungstechnologie kann die Teilnehmererlebnisse in die gewünschte Richtung lenken. Es geht darum, wie sie sich in Ihren Raum- und Lageplänen orientieren, zu den gewünschten Programmpunkten finden und mit Sponsoren in Kontakt kommen, die Ihre Veranstaltung finanziell ermöglichen, auch auf längere Sicht.

Auf der Eventplattform von EventMobi laufen all diese Faktoren zusammen. So entsteht ein stimmiges Veranstaltungserlebnis, das im Kopf bleibt.

Wie wir auf unserer Eventplattform der jeweiligen Marke eine große Bühne geben? Voilà:

• Registrierungswebsite mit einfach zu nutzenden Designfunktionen (und der Option, zu eigenem HTML- oder CSS-Design zu wechseln)
• Event-Badge-Designer mit Drag-and-drop-Funktionen
• Vielseitige Gestaltungsoptionen für Digitale Beschilderung.
• Mobile Event-App mit Platz für Ihr Branding, damit Ihr Event Ihr Publikum auf Schritt und Tritt begleitet
• Komponenten zu Aktivierung der Teilnehmer*innen, etwa Gamification und Live-Abstimmungen
• Social-Media-Walls und Nutzungsstatistiken für die Auswertung des Onlineerfolgs Ihrer Marke
• und vielem mehr.

Sie hätten es gern konkreter? Bei einer persönlichen Online-Demo gehen wir gern für Sie ins Detail.

Strategie 4: Ihr Event zur Marke machen: die sieben wichtigsten Tipps

Nun haben Sie also Ihre Branding-Elemente zusammengestellt und Ideen gesammelt. Als nächstes geht es in die Umsetzung!

Nachdem wir hunderte Kunden dabei unterstützt haben, erfolgreiche und unverwechselbare Events zu realisieren, legen wir Ihnen folgende Tipps ans Herz:

1. Seien Sie konsequent

Einheitlichkeit ist essenziell. Ihr Event-Branding erzählt Ihre Geschichte. Da muss sichergestellt sein, dass alle die gleiche Botschaft empfangen. Das heißt:

• die fest zugeordneten Designelemente in allen Marketingmaterialien verwenden
• immer wieder auf den Sinn und Zweck Ihrer Veranstaltung zurückkommen
• analoges und digitales Branding aufeinander abgestimmt verwenden
• unmissverständlich und gut erkennbar Daten, Uhrzeiten und Orte benennen

2. Auf den richtigen Kanälen werben

Die Art und Weise, wie Sie Ihr Event im Vorfeld bewerben, hat maßgeblichen Einfluss darauf, ob und wie viele neue Teilnehmer*innen Sie erreichen. Schauen Sie nach, was bei früheren Veranstaltungen gut funktioniert hat, wie Ihre Wettbewerber vorgehen und welche neuen Kanäle Sie testen sollten, um das Optimum aus Ihrem Eventbudget herauszuholen.

Was sich vielfach bewährt hat:

• Vorab interessante Ereignisse wie z. B. ein Mini-Event organisieren
• Mediale Werbefläche für die Zeit vor dem Event buchen
• bezahlte Onlinewerbung, die zielgruppengenau nach demografischen Parametern ausgesteuert wird
• Social-Media- und E-Mail-Kampagnen
• Teilnehmer*innen zu Mundpropaganda anspornen (ggf. mit Belohnungen)

Vorsicht: Es kann negativ wirken, sich 1:1 zu wiederholen – stellen Sie also sicher, dass Sie keine Nachricht in derselben Form ein zweites Mal verwenden. Ob Frühbucherspecials oder Gästeankündigungen, ob Partnerwerbung oder Event-Countdowns: Es gibt unglaublich viele Möglichkeiten, Ihre Botschaft immer wieder neu zu präsentieren.

3. Magische Momente möglich machen

Die besten Veranstaltungen sind die, die noch „ewig“ in toller Erinnerung bleiben. Solche besonderen Erlebnisse schenken Sie Ihren Teilnehmer*innen mit:

4. Für die Teilnehmer*innen personalisieren

Auch wenn die Teilnehmerzahl bei Ihrem Event in die Tausende geht, erhält jede Person doch einen individuellen Eindruck. Und wenn alle Anwesenden das Gefühl haben, dass die Veranstaltung genau für sie gestaltet wurde, ist es für sie ein wirklich erinnerungswürdiges Erlebnis.

So gelingt die Personalisierung von Veranstaltungserlebnissen:

Egal, worum es bei Ihrer Veranstaltung geht: Gekonnte Kommunikation zahlt auf Ihre Event-Marke ein.

5. Influencer*innen ins Boot holen

Wenn Sie große Namen Ihrer Branche für Ihr Event gewinnen können, wird das auf jeden Fall Ihre Reichweite steigern. Besonders effektiv ist Influencer-Marketing übrigens, wenn Sie ein jüngeres Publikum erreichen wollen.

Knüpfen und vertiefen Sie Kontakte zu Multiplikator*innen, indem Sie:

• ihnen persönliche Einladungen schicken und darin den Wert einer Zusammenarbeit darlegen
• recherchieren, was sie sich von dieser Beziehung erhoffen könnten
• ihnen kreative Freiräume für die Bewerbung der Veranstaltung gewähren
• Mikro-Influencer*innen wählen, die sich durch besonders enge Bindungen auszeichnen

Wichtig ist dabei allerdings, dass Sie diese Partnerschaften auch selbst als perfekt passend empfinden. Sie müssen sich wirklich gegenseitig zugetan sein.

6. Analoges und digitales Branding verknüpfen

Analog ist schön, digital ist gut, beides zusammen ist klasse. Das Event-Branding vor Ort wie auch das auf digitaler Ebene verwenden die fünf Event-Branding-Faktoren in unterschiedlicher Weise. Das eröffnet Ihnen viele Erfolgsoptionen.

Vor Ort können die Faktoren zum Beispiel so ausgestaltet sein:

• Design: Beschilderung, Aufbau von Tischen, Gestaltung der Bühne
• Botschaften: Mitteilungen von Moderator*innen, Aufdrucke auf Teambekleidung
• Visualisierungen: Poster, Grafiken, Give-aways
• Marketing: Radio- und Fernsehspots, Instagram-Live-Reels vor Ort
• Partnerschaften: Geschäftspartner und Aussteller

In der digitalen Sphäre kommen sie eher wie folgt daher:

• Design: Farben und Schriften auf Website und in Social Media
• Botschaften: einheitlicher Sprachstil für Social-Media-Posts
• Visualisierungen: einheitliche Grafiken und Fotos
• Marketing: Social-Media- und E-Mail-Kampagnen
• Partnerschaften: Hinweise auf Influencer*innen, Sponsoren und Aussteller

7. Daten und Feedback sammeln

Die Datenerfassung bildet die Grundlage für die ROI-Ermittlung in der Nachbereitung der Veranstaltung. Auch mit Blick auf die Markenwirkung halten die Daten wertvolle Erkenntnisse bereit.

Hat sich bei den Teilnehmer*innen das emotionale Erlebnis eingestellt, auf das Sie abgezielt hatten? Konnten alle erfahren, worum es Ihnen mit Ihrem Event wirklich geht?

Die Event-Branding-Wirkung können Sie ermitteln, indem Sie:

• in Umfragen nach dem Event auch auf die Marke anspielen
• Sentimentanalysen zur Marke durchführen, und zwar durch Prüfung Ihrer Onlineerwähnungen und Ihrer Hashtags und Keywords in Social Media
• Erfolg von Influencerkampagnen messen – anhand von nachverfolgbaren Links und Rabattcodes
• Markenbewusstsein-Erhebungen ein, zwei Monate später durchführen, um herauszufinden, was das Publikum erinnert

Sollte sich zeigen, dass Ihre Markenidentität unklar ist, können Sie auf diese Weise herausfinden, welche Änderungen sinnvoll wären.

Strategie 5: Event-Branding-Beispiele: eine Handvoll kreative Aktivierungsformen

Markenaktivierungen geben Ihrem Publikum Gelegenheit, persönlich mit Ihnen in Kontakt zu kommen und selbst ein Gefühl dafür zu entwickeln, wofür Ihre Organisation steht. Wie solche Impulse aussehen können? Folgende fünf Event-Branding-Ideen erweisen sich immer wieder als Glücksgriff:

Immersive Erlebnisse

Ereignisse, in die man regelrecht eintauchen kann, schreiben sich auf besondere Weise ins Gedächtnis ein. Die Science Teachers’ Association of Ontario zum Beispiel hat eine Art Spielwiese in ihre Konferenz integriert, auf der neue (digital-)technische Anwendungen für den Unterricht in künstlerischen und in MINT-Fächern (Mathe, Informatik, Naturwissenschaften, Technik) ausprobiert werden können. Das lässt die Beteiligten überraschend staunen und löst in ihnen etwas aus, das sie möglichst an die Kinder weitergeben.

Kaffeeklatsch

Der Kaffeeklatsch ist vielleicht die Mutter aller Netzwerkveranstaltungen, wobei es in Ihrem Fall natürlich um Branchenkontakte geht. Das kann beispielsweise so aussehen: Zwischen den offiziellen Programmpunkten können die Teilnehmer*innen sich für einen Platz in kleiner Runde anmelden, in der sie zu einem informellen Austausch mit einem Ehrengast zusammenkommen.

Kunstprojekt

Was Brightline Initiative im Jahr 2019 als TEDx-Aktivierung auf die Beine stellte, ist ein großartiges Beispiel für partizipative Kunst. Es gab eine Kunstinstallation, deren transparent-farbige Elemente das Publikum mit eigenen Gedanken zu verschiedenen Programmpunkten beschriften sollte. Die Elemente wurden daraufhin kunstvoll an einer eigens dafür hergerichteten Wand angeordnet.

Wohlfühlereignis

Woran, womit oder wofür Ihre Organisation auch arbeitet: Wohlfühlanlässe wird so schnell niemand ausschlagen. Es kann Meditation sein, ein ruhiger Raum zum Malen oder Zeichnen oder auch eine Zumba-Stunde. Damit geben Sie den Teilnehmer*innen bei langen Veranstaltungen Gelegenheit, auch mal einen ausgiebigen Moment zum persönlichen Vergnügen auszukosten. Ganz nebenbei zeigen Sie damit, dass Ihnen am Wohl Ihrer Teilnehmer*innen gelegen ist.

Lektüre-Challenge

Das kanadische Festival of Literary Diversity (FOLD) hat einen ganzjährigen Lesewettbewerb im Programm, mit dem alle Interessierten animiert werden, immer wieder Unterschiedliches zu lesen. Damit bringt sich das FOLD bei den Beteiligten permanent ins Bewusstsein, auch über das eigentliche Festival hinaus.

Wählen Sie Bücher oder Themen mit einer Verbindung zu Ihrer Organisation oder Branche, erstellen Sie einen Hashtag und lassen Sie alle daran teilhaben, was Ihr Publikum im Verlauf des Jahres liest!

Eine Veranstaltungsmarke mit hohem Wiedererkennungswert aufbauen

Von beeindruckenden Bühnen bis hin zu fesselnden Videos gibt es zahllose Möglichkeiten, wie Sie Ihr Event-Branding leuchten lassen können. Wenn jedes Markenelement mit den Zielen und dem Wesen Ihrer Veranstaltung Hand in Hand geht, wird Ihr Publikum Ihr Event in den kommenden Jahren als tolle Begleitung empfinden.

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Mit dem richtigen Design erreichen Sie:

• einen starken ersten Eindruck bei Ihren Teilnehmer*innen
• eine angenehme Gesprächsbasis und mehr Networking unter den Gästen
• eine hochwertige Präsentationsfläche für Ihre Marke, Ihre Organisation oder Ihre Sponsoren

Klingt simpel – ist es aber oft nicht. Wenn Sie Ihre Badges noch mit Photoshop, Serienbrief-Funktionen oder gar per Hand erstellen, zählt die Badge-Erstellung wahrscheinlich zu den aufwendigsten und fehleranfälligsten Aufgaben in der Eventplanung. Dabei muss das Gestalten von Event-Badges gar nicht kompliziert zu sein.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein professionelles Event-Badge gestaltet ist und wie Sie die Gestaltung am besten umsetzen.

Was sollte jedes Event-Badge enthalten?

Diese Elemente sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie Badges für Veranstaltungen gestalten:

• Veranstaltungslogo – Unbedingt sollte die Marke Ihres Events auf den Namensschildern zu sehen sein, und zwar klar und deutlich; dies hilft Teilnehmer*innen, die Veranstaltung einzuordnen, und unterstützt das Branding Ihrer Organisation.
• Teilnehmername – Unverzichtbar ist der Personenname; er ist entscheidend für das Netzwerken und für gegenseitige Vorstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Schrift gut lesbar ist.
• Jobtitel der Person – Mit einem Blick auf Funktionsbezeichnungen und Unternehmensnamen kommt das Networking leichter in Gang.
• QR-Code – Mit QR-Codes auf Teilnehmerinformationen, Programmpunkte oder auch das Event als solches verlinken: So können Ihre Aussteller und Sponsoren angenehmer denn je direkt vor Ort Leads sammeln, denn sie haben dabei alle Daten prompt digital parat.
• Attraktivität des Designs – Als ästhetische Blickfänger zahlen Ihre Namensschilder auf die vorteilhafte Präsentation Ihres Events ein. Besser noch: Badges werden damit zu geliebten Erinnerungsstücken – ein Marketingerfolg von unschätzbarem Wert.
• Ribbons – Anhängerbänder sind beliebte Elemente zur Präsentation zusätzlicher Informationen im Zusammenhang mit den Badges. Zum Beispiel lassen sich damit die Funktion von Teilnehmer*innen oder auch der Status von Sponsoren bequem kennzeichnen.

Im Kern zählt beim Layouten von Namensschildern stets zweierlei: Attraktivität und Zweckmäßigkeit.

Den idealen Badge-Designer wählen

Klar, es gibt raffinierte Designsoftware ohne Ende. Doch damit kann man sich leicht verzetteln. Und von Hand Namen und Informationen übertragen? Oder immer wieder neu bei null beginnen? Das ist nicht mehr zeitgemäß.

Wenn Sie sich ein Badge-Design-Konzept überlegen, empfiehlt sich ein genauerer Blick auf folgende Fragen:

• Ist das Badge-Design-Tool mit den Registrierungsdaten synchronisiert? Ihr Badge-Designer sollte entweder die Anmeldedaten wie von selbst übernehmen bzw. nutzen können oder in das Eventmanagementsystem integriert sein. So können Sie Informationen zu Teilnehmer*innen, Referent*innen und Ausstellern bzw. Sponsoren automatisch einfließen und die Badges systemseitig vervollständigen lassen. Das kann Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen und das Fehlerrisiko erheblich minimieren.
• Gehören standardmäßig verschiedene Vorlagen zum Badge-Designer? Eine gute Event-Badge-Design-Software umfasst Designvorlagen, die Sie bequem auf das Branding Ihrer Organisation zuschneiden und eventspezifisch ausgestalten können. Das ist vor allem dann Gold wert, wenn niemand mit Grafik-Know-how zur Stelle ist.
• Kann man das Badge-Design einfach nach eigenen Vorstellungen maßschneidern? Wenn Sie ein bestimmtes Layout oder Design realisieren möchten, halten Sie am besten nach einem Badge-Designer Ausschau, der explizit auch für „Nichtgrafikprofis“ konzipiert ist. Sie werden Drag-and-drop-Funktionen vorfinden, eine nutzerfreundliche Bildschirmansicht und auch die Option, eigene Grafiken hochzuladen.
• Lassen sich Badges serienmäßig erstellen? Bei Großveranstaltungen mit Hunderten oder gar Tausenden von Leuten kann ein Event-Badge-Designer mit Serienbrieffunktion Ihnen sehr viel Arbeit und Mühe ersparen. Damit umgehen Sie die Krux, jedes Namensschild eigenhändig erstellen zu müssen.

Startklar für ein neues Badge-Design-Tool, mit dem Sie die Namensschilder für Ihre Veranstaltung mühelos zu echten Hinguckern machen?

Der EventMobi-Badge-Designer ist direkt in die Eventmanagement-Software integriert. Das ist perfekt für Planer*innen, die Hunderte von Badges benötigen und niemanden für das Grafikdesign in Reichweite haben.

Ihre Teilnehmerdaten sind nicht nur automatisch mit Ihrem Badge-Design-Tool synchronisiert, sondern Sie können auch aus diversen Vorlagen schöpfen, Badges passgenau auf Ihre Organisation abstimmen und in Serie produzieren. Und das ist noch nicht alles! Das Tool ist von Haus aus mit einem Event-CMS verknüpft, dem Experience Manager, mit dem Sie einfach, effektiv und effizient alle Aspekte Ihrer Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen realisieren können.

Melden Sie sich bei unserem Team und sehen Sie, wie wir den Designprozess für Ihre Veranstaltungsausweise auf eine neue Stufe heben können! Oder sehen Sie sich das Video unten an, um mehr zu erfahren.

In sechs Schritten beeindruckende Event-Badges zaubern

Sie haben also Ihre Event-Badge-Design-Software gewählt.

Jetzt gestalten Sie die attraktivsten Badges der Welt! Oder zumindest solche, die perfekt zu Ihrer Veranstaltung passen, etwa für eine Branchenmesse, einen Kongress, eine Jahreshauptversammlung oder auch ein Kundenevent.

Mit den folgenden sechs Schritten können Sie im Handumdrehen Ihre Event-Badges designen, erstellen und aushändigen.

Schritt 1: Ideen sammeln

Bevor Sie richtig loslegen, brauchen Sie Anregungen. Versuchen Sie es mal mit diesen Quellen:

• Pinterest – Diese Onlinepinnwand für Grafiken und Fotos ist eine großartige Adresse. Sie können auf dem Portal nach Event-Badges oder Event-Branding suchen und sich ansehen, was andere Organisationen und Ereignisse zu bieten haben.
• Frühere Designs – Wenn Sie bereits Veranstaltungen im Programm hatten, stöbern Sie in Ihren früheren Badges. Werfen Sie auch einen Blick in Umfragen, die Sie nach vorigen Events durchgeführt haben, und suchen Sie darin nach dem Stichwort Badge oder auch Namensschild, um zu erfahren, was gut oder weniger gut ankam.
• Ähnliche Organisationen – Schauen Sie, was andere Verbände, Vereine, Firmen treiben! So können Sie sich davon abheben und sich Ihren Teilnehmer*innen unverwechselbar präsentieren.
• Brainstorming-Runden – Holen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder*innen und Entscheider*innen an einen Tisch und tragen Sie Ideen zusammen, um gemeinsam eine Ausrichtung festzulegen. So passt Ihr Badge-Design mit Sicherheit zu Ihrer Marke und Ihren Veranstaltungszielen.

Schritt 2: Eine Badge-Vorlage auswählen

Wie bereits erwähnt: Eine mit dem Wichtigsten ausgestattete Badge-Vorlage ist ein wertvolles Hilfsmittel. Wenn Sie Badges für Ihre Veranstaltungen individueller ausgestalten wollen, können kundenspezifische Templates das Mittel der Wahl sein. Ein paar Worte zu beiden Optionen:

• Vorgefertigte Vorlagen – Dies ist eine praktische Sache, wenn Sie nur wenig Zeit haben oder über wenig Erfahrung im Designen verfügen. Laden Sie schnell Ihr Logo hoch, wählen Sie Ihre Farbe(n) und entscheiden Sie, welche Informationen auf den Badges zu sehen sein sollen.
• Maßgeschneiderte Vorlagen – Ist jemand mit Design-Know-how in Reichweite? Haben Sie schon konkrete Vorstellungen? Dann können eigens erstellte Vorlagen sinnvoll sein, denn damit haben Sie besonders gut den Daumen auf Gestaltungs- und Layoutfragen.

Schritt 3: Ihr Event-Badge designen

Liegt die Vorlage bereit, kann die Feinarbeit beginnen. Klären Sie insbesondere dies:

• Ist alles auch aus etwas Entfernung gut zu lesen? Badges für Kongresse, Tagungen und Messen, Konferenz-Namensschilder, Veranstaltungsausweise: Sie müssen schon lesbar sein, bevor man auf Armeslänge an sein Gegenüber herantritt. Das erleichtert die Kontaktaufnahme ungemein.
• Ist die Schrift groß genug? Der Teilnehmername sollte die größte Schrift erhalten, gefolgt von der Funktion bzw. Position und weiteren individuellen Angaben.
• Ist die Reihenfolge der Informationen plausibel? Eine klare Hierarchie dessen, was Sie auf den Badges notieren, hilft Ihrem Publikum, entscheidende Angaben sofort als solche zu erkennen. Probieren Sie verschiedene Schriftgrößen oder Farben für Namen und Funktionen aus.
• Gibt es einen QR-Code? Über QR-Codes auf Event-Badges können die Anwesenden sich bequem untereinander vernetzen und veranstaltungsspezifische Informationen abrufen. Vergessen Sie nicht, die Codes vorab zu testen, damit sie auch wirklich funktionieren, wenn sie ausgedruckt vorliegen.
• Machen sich die Event-Badges gut als Andenken? Wenn Badges optisch etwas hermachen, sind sie wie Eintrittskarten für viele Menschen ein schönes Erinnerungsstück – und wirken damit auch noch lange über das Event hinaus als Marketingmaterial. Vielleicht finden Sie eine tolle Farbkombination in Verbindung mit Ihrem Logo, die den Blick fesselt.
• Sind die richtigen Sponsoren abgebildet? Wenn bei Ihrem Event Sponsoren mit von der Partie sind, können Sie deren Logos auf den Badges platzieren, um ihnen zu besonderer Sichtbarkeit zu verhelfen. Dies kann im Design der Badges für positive Spannung sorgen.

Schritt 4: Badges mit Registrierungsdaten personalisieren

Serienbrieffunktionen können Sie von jetzt an vergessen! Zumindest, wo es um Veranstaltungsbadges geht.

Wie schon erwähnt, synchronisiert EventMobi Ihre Daten zu Ihren Teilnehmer*innen, Ausstellern und Sponsoren mit Ihrer Badge-Design-Software. Es kommt sogar noch besser: Wenn Sie die Eventregistrierungssoftware und den Websitebaukasten von EventMobi nutzen, können Sie im Badge-Designer sogar direkt auf die Teilnehmerdaten zugreifen.

Stehen die Anmeldedaten in Ihrem Event-CMS bereit, können Sie Teilnehmerinfos (Namen, Funktionen usw.) ohne Extraaufwand in Ihre Badges übernehmen. So können Sie mühelos Badges in großen Stückzahlen erstellen und auch die Designs mit wichtigen Teilnehmerinfos personalisieren, zum Beispiel für Referent*innen oder „normale“ Teilnehmer*innen oder auch für Ihre Teammitglieder.

Schritt 5: Event-Badges drucken

Wenn die Schilder für alle Beteiligten erstellt sind, steht das Drucken an. Für den Badge-Druck gibt es mehrere Optionen, passend für Ihren Bedarf, die Größe Ihrer Veranstaltung und Ihr Budget. Werfen wir einen Blick auf einige der besten Badge-Druck-Lösungen:

Badges vorab anfertigen lassen

Sie hätten Ihre Badges gern rechtzeitig vor der Veranstaltung zur Hand, aber Zeit und Mittel sind knapp? Man kann ganz schön nervös werden, wenn man in letzter Minute eine Druckerei oder einen Copyshop sucht oder alle Handgriffe selbst erledigen muss (drucken, zuschneiden, laminieren, Clips und Bänder anbringen). Das kostet unter Umständen mehr Zeit und Energie, als Sie eigentlich erübrigen können.

Mit EventMobis Badge-Druck-vor-Ort-Service bekommen Sie Ihre Badges mühelos und kostengünstig. Nutzen Sie einfach den Badge-Designer für die Gestaltung, schicken Sie uns den Auftrag – und freuen Sie sich über startklare Badges, geliefert in Ihr Büro oder an Ihre Event-Location!

Badges live drucken

Bei größeren Anlässen oder bei einem komplexeren Einlassprozedere kann es sich anbieten, die Veranstaltungsausweise vor Ort zu drucken, also beim Eintreffen der Teilnehmer*innen. Das strafft den Check-in, reduziert Wartezeiten und sorgt für einen perfekten ersten Eindruck. Zudem können Sie mit diesem Live-Badge-Druck auch unangemeldete Gäste schnell und unkompliziert mit persönlichen Badges ausstatten.

Mehr zu den unterschiedlichen Optionen erfahren Sie in unserem Beitrag „Badges für Veranstaltungen: Alle Lösungen im Überblick“.

Schritt 6: Lanyards nicht vergessen!

Gedruckte Event-Badges sind gut und schön, doch sie müssen sich auch bequem und gut sichtbar tragen lassen. Möglichkeiten hierfür gibt es einige; gängig sind insbesondere diese:

• Bänder – Die klassische Option sind Bänder zum Um-den-Hals-Hängen. Solch ein Umhängeband ist nebenbei eine praktische kleine Werbefläche. Warum nicht das Event-Branding oder Logos Ihrer Sponsoren darauf platzieren?
• Ribbons – Dieser Begriff bezeichnet eine Art Ansteckschild, auf dem abgesehen vom Namen der Person weitere Informationen Platz haben, etwa über die berufliche Position oder die Organisation.
• Anstecknadeln und Clips – Wenn es simpel und schnell gehen soll, tun es auch Sicherheitsnadeln, Clips oder Klemmen. Auf der Badge-Rückseite bzw. an der oberen Seite angebracht, lassen sie sich einfach an der Kleidung befestigen.

Wenn Sie eher zierliche, empfindliche oder filigrane Namensschilder gestalten, sollten Sie sie übrigens mit transparenten Hüllen versehen. Bedenken Sie immer: Bänder und Ribbons lassen sich auch mit Ihrem Branding schmücken oder mit Sponsorenlogos versehen. Lassen Sie diese Werbefläche nicht ungenutzt!

Ihr Bonus: mit der Event-Badge-Design-Software Namensschilder für besondere Teilnehmer*innen erstellen

Sie fragen sich, wie Sie schnell und einfach Namensschilder für Podiumsgäste und Referent*innen gestalten können? Mit Ihrer Badge-Design-Software ist dies in nur wenigen Augenblicken erledigt.

Thorben Grosser, EventMobis VP of Product Marketing, verrät Ihnen, wie Sie mit dem Event-Badge-Designer von EventMobi im Handumdrehen professionelle Namensschilder gestalten können. Richten Sie Ihre Badge-Größe einfach als A4 ein und fügen Sie ein vorgefertigtes Design aus einem kostenlosen Design-Tool wie Canva hinzu. Unsere Software nimmt Ihnen die Arbeit ab, Seite für Seite die Namen hineinzukopieren oder abzutippen.

Im Video hier oben können Sie sich dies Schritt für Schritt abschauen.

Gestalten Sie sehenswerte Badges mit EventMobi!

Wenn Sie mit wenig Aufwand ungeahnt attraktive Event-Badges designen möchten, sind Sie bei EventMobi an der richtigen Adresse. Mit dem Badge-Designer und dem Vorab-Druck-Service brauchen Sie kein Grafikdesign-Know-how und kein dickes Budget, um professionelle Veranstaltungsausweise zu gestalten und auszufertigen.

Fassen wir zusammen, wie die Eventmanagement-Plattform von EventMobi das Erstellen von Badges optimieren kann, vom Erfassen der Teilnehmerdaten über das Gestalten des perfekten Layouts bis zum mühelosen Drucken und Bereitstellen:

• Wenn Sie EventMobis Teilnehmermanagement-Software nutzen, stehen Ihre Teilnehmerdaten automatisch in Ihrem Event-CMS bereit. So können Sie sie direkt auf Ihre Badges übertragen.
• Mit EventMobis Drag-and-drop-Badge-Designer können Sie fertige Vorlagen verwenden, aber auch alles im Handumdrehen frei nach Ihren Vorstellungen gestalten.
• Mit dem Badge-Druck-vorab-Angebot können Sie sich mit nur drei Klicks Ihre fertigen Badges schicken lassen. Das Schöne daran für Sie: kein Tüfteln am Drucker im Büro, kein Hin und Her mit Druckereien, keine Fleißarbeit mit Hüllen sowie Badge-Haltern, überhaupt: keine Mühe. Ihre vorab gedruckten Veranstaltungsbadges treffen innerhalb von fünf Werktagen bei Ihnen ein.

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Als Eventmanager*in wissen Sie: Der erste Eindruck zählt. Besonders bei größeren Veranstaltungen ist ein reibungsloser Check-in und die schnelle Ausgabe von Badges für die Teilnehmer*innen entscheidend. Hier kommt der Live-Badge-Druck ins Spiel – eine moderne Lösung, die Ihnen ermöglicht, Namensschilder direkt vor Ort zu drucken. Aber wie funktioniert das genau, welche Optionen stehen zur Verfügung, und welche Lösung passt am besten zu Ihrer Veranstaltung? In diesem Blogpost geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick.

Wie funktioniert Live-Badge-Druck?

Der Live-Badge-Druck oder auch „Live Badge Printing“ beschreibt den Prozess, bei dem Namensschilder direkt vor Ort gedruckt werden, sobald Teilnehmer*innen an der Veranstaltung eintreffen. Anstelle von vorab gedruckten Badges ermöglicht diese Methode für den Badge-Druck es, auch kurzfristige Anmeldungen oder Änderungen unkompliziert zu berücksichtigen. Das ist besonders bei Events mit vielen Teilnehmenden vorteilhaft.

Typischerweise läuft der Prozess wie folgt ab: 

Am Check-in geben die Veranstaltungsbesucher*innen Ihre Daten an und erhalten sofort ihr frisch gedrucktes Badge. Alternativ führen Sie den Check-in selbst durch und scannen einen QR-Code, woraufhin ihre Daten abgerufen und der Druck des Badges veranlasst wird. Ein Laptop, ein Drucker sowie eine zuständige Person sorgen für den schnellen Ablauf. Sie können diese Aufgabe selbst übernehmen oder auf einen Full-Service-Anbieter wie EventMobi zurückgreifen.

Vorteile und Nachteile des Onsite-Badge-Printings

Der Live-Badge-Druck ist einer von mehreren Badge-Druck-Lösungen – diese erklären wir im Blogbeitrag „Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick“ im Detail. Im Gegensatz zu digitalen Badges oder vorgedruckten Badges bringt das Drucken vor Ort seine eigenen Vorteile und Herausforderungen mit sich:

Vorteile:

• Flexibilität: Sie können Änderungen in letzter Minute problemlos verarbeiten. Neue Teilnehmende oder geänderte Informationen werden sofort berücksichtigt.
• Personalisierung: Jedes Badge kann spezifisch angepasst werden.
• Effizienz: Teilnehmer*innen erhalten ihr Namensschild unmittelbar nach dem Check-in, was den gesamten Ablauf beschleunigt.

Nachteile:

• Technische Abhängigkeit: Sie sind auf die Technik vor Ort angewiesen. Bei Problemen mit Druckern oder Scannern kann es zu Verzögerungen kommen.
• Personeller Aufwand: Mindestens eine Person muss für den reibungslosen Ablauf verantwortlich sein und sich um die Technik kümmern.
• Kosten: Der Einsatz von Druckern, Scannern und Software bringt Kosten mit sich, besonders wenn Sie Geräte mieten oder kaufen müssen.

Voraussetzungen: Technische und personelle Ressourcen

Um Live Badge Printing auf Ihrer Veranstaltung zu ermöglichen, benötigen Sie die richtige technische und personelle Ausstattung. Je nach Größe des Events sind dies in der Regel:

• Technik: Ein Laptop, ein Drucker und gegebenenfalls ein Scanner, wenn QR-Codes zum Einsatz kommen. EventMobi bietet eine praktische DIY-Box, die alle benötigten Geräte enthält.
• Software: Eine Check-in-App, die den Prozess des Badge-Drucks verwaltet, wie etwa die Event-App von EventMobi.
• Personal: Mindestens eine Person, die den Badge-Druck koordiniert, ist vor Ort erforderlich.

Für welche Veranstaltungen eignet sich der Live-Badge-Druck?

Live-Badge-Druck ist besonders sinnvoll für mittlere bis große Veranstaltungen, ab etwa 200 Teilnehmer*innen. Wenn viele Gäste erwartet werden und es wichtig ist, Namensschilder flexibel und personalisiert zu drucken, ist diese Lösung ideal. Auch Konferenzen, Messen oder Netzwerkveranstaltungen profitieren davon, da die Teilnehmer*innen direkt mit einem personalisierten Badge ausgestattet werden und eventuelle Änderungen während des Events einfach eingearbeitet werden können.

Lösungen für den Vor-Druck von Event-Badges

Event Badges live vor Ort drucken – das funktioniert nicht nur auf eine Art und Weise. Je nach Anforderungen und Budget haben Sie mehrere Möglichkeiten.

Label zum Aufkleben

Die kostengünstigste Variante: Vor Ort wird nur ein Label mit den persönlichen Informationen gedruckt, die dann auf ein vorgedrucktes Badge aufgeklebt wird. Dies können Ihre Teilnehmer*innen übrigens auch selbst durchführen – über einen QR-Code, den sie am Einlass scannen. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich zum Self-Service-Drucker auch einen Scanner.

Komplettes Badge drucken

Es gibt auch die Möglichkeit, das komplette Badge vor Ort zu drucken. Das Ergebnis sind persönliche Namensschilder „aus einem Guss“, ohne aufgeklebten Teil. Allerdings erfordert das, je nach gewünschtem Badge-Material und -Design, teurere Drucker, und ist insgesamt eine kostspieligere Lösung. Das Drucken pro Badge dauert zudem länger. Entscheiden Sie sich für diese Variante, benötigen Sie auf jeden Fall Personal vor Ort, das das Drucken durchführt.

Ein starkes Badge-Design kann einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung haben. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das ideale Event-Badge gestalten.

Zum Blogbeitrag

Die Umsetzung: DIY oder Full-Service?

Nun kennen Sie die technischen Möglichkeiten des Live-Badge-Printings, aber fragen sich wahrscheinlich, wie Sie das Drucken vor Ort am besten organisieren. Im Grunde haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie und Ihr Team gehen das Thema auf eigene Faust an, oder Sie geben es in die Hände eines Profis, der sich um die Technik kümmert.

DIY: Badge-Druck selbst umsetzen

Mit der DIY-Lösung können Sie den Badge-Druck vor Ort selbst in die Hand nehmen. EventMobi bietet dafür eine praktische DIY-Box, die alle benötigten Geräte enthält. So sind Sie flexibel und können bei Bedarf zusätzliche Badges ausdrucken oder Änderungen vornehmen.

Vorteile:

• Hohe Flexibilität bei der Ausgabe und Anpassung der Badges
• Geringere Kosten im Vergleich zum Full-Service
• Kontrolle über den gesamten Prozess

Nachteile:

• Hoher personeller Aufwand vor Ort
• Technische Probleme müssen eigenständig gelöst werden

Full-Service: Badge-Druck-Profi vor Ort

Wenn Sie technischen Stress vermeiden möchten, bietet EventMobi eine Full-Service-Lösung an. Hierbei unterstützt Sie eine*n Expert*in vor Ort, der*die sich um den Aufbau der Technik und die Behebung möglicher Probleme kümmert.

Vorteile:

• Minimales Risiko durch technische Betreuung vor Ort
• Professionelle Unterstützung bei der Einrichtung und dem Druck
• Ideal für Veranstaltungen mit hohen Anforderungen an die Badge-Qualität

Nachteile:

• Höhere Kosten im Vergleich zur DIY-Lösung

Erfahren Sie mehr über die Badge-Druck-Lösungen von EventMobi.

So treffen Sie die richtige Entscheidung

Live-Badge-Druck ja oder nein – und wenn nein, welche Alternative kommt infrage? Um die richtige Entscheidung für Ihre Veranstaltung zu treffen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wie viele Teilnehmer*innen erwarten Sie? Bei kleineren Events lohnt sich der Live-Badge-Druck oft nicht. Ab ca. 200 Teilnehmer*innen kann er jedoch den Ablauf erheblich beschleunigen.
• Welche Flexibilität benötigen Sie? Wenn Änderungen an der Gästeliste oder den Teilnehmerdaten wahrscheinlich sind, bietet der Live-Badge-Druck entscheidende Vorteile.
• Welches Budget steht zur Verfügung? Kalkulieren Sie die Kosten für Technik, Software und Personal. EventMobi bietet Ihnen sowohl DIY- als auch Full-Service-Optionen, sodass Sie flexibel auf Ihr Budget reagieren können. Tipp: Lesen Sie unseren Blogbeitrag zum Thema Event-Budget, um Ihre Ausgaben perfekt planen zu können.
• Wie sehen Ihre personellen Ressourcen aus? Haben Sie Leute im Team, die technisch versiert sind und den Badge-Druck vor Ort installieren und betreuen können? Wenn nicht, könnten Sie bei der DIY-Variante in Schwierigkeiten kommen.

Wenn das Drucken vor Ort generell zu teuer ist und Flexibilität eine untergeordnete Rolle spielt, können Sie auf vorbereitete Badges zurückgreifen – das Drucken über einen Druckservice liefert professionelle Ergebnisse bei geringeren Kosten. 

Hier erfahren Sie mehr über vorbereitete Badges.

Häufige Fragen zum Live-Badge-Druck

Wie funktioniert das Event Badges Drucken als Self-Service?

Ihre Gäste können ihre Namensschilder selbst drucken, und zwar über einen QR-Code, den sie am Einlass scannen. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich zum Drucker auch einen Scanner.

Wie können Check-in und Badge-Druck verknüpft werden?

Einlasssystem und Badge-Druck lassen sich hervorragend miteinander verknüpfen, um den Check-in-Prozess bei Veranstaltungen effizienter und professioneller zu gestalten. Die Teilnehmenden erhalten ihr Badge sofort, nachdem sie sich registriert haben. Das funktioniert sowohl mit als auch ohne Self-Service. Besonders schnell geht es, wenn das Badge direkt gedruckt wird, sobald ein personalisierter QR-Code präsentiert wird.

Wie funktioniert automatisierter Badge-Druck?

Beim automatisierten Badge-Druck werden die persönlichen Informationen der Teilnehmenden automatisch mit der Badge-Designvorlage verknüpft und gedruckt. Der Druckprozess wird durch die Software ausgelöst, sobald eine Registrierung abgeschlossen oder verifiziert wurde. Der Druck erfolgt vollautomatisch ohne manuelle Eingaben – somit kann er an Self-Service-Terminals von den Gästen selbst durchgeführt werden.

Fazit: Live-Badge-Druck für Ihren professionellen Auftritt

Der Live-Badge-Druck bietet Ihnen eine flexible, schnelle und personalisierte Möglichkeit, Namensschilder für Ihre Teilnehmer*innen zu drucken. Ob DIY oder Full-Service – EventMobi bietet Ihnen die passenden Lösungen für Events jeder Größe. So stellen Sie sicher, dass Ihr Event-Check-in reibungslos verläuft und Ihre Teilnehmer*innen von Anfang an einen positiven Eindruck erhalten.

Erfahren Sie, wie Sie mit EventMobi’s Eventmanagement-Software und Badge-Druck-Services die perfekten Badges erstellen und großartige Veranstaltungen realisieren.

Zur Badge-Druck-Lösung von EventMobi

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Um Aussteller bzw. Sponsoren anzulocken, sollten Sie sie dabei unterstützen, vielversprechende Kontakte anzubahnen und zu erfassen, denn Lead-Capture ist das, worauf sie vor Ort wirklich aus sind. Indem Sie ihnen eine kosteneffiziente Lead-Capture-App an die Hand geben, helfen Sie ihnen, das Optimum aus den Gesprächen mit Ihren Teilnehmer*innen herauszuholen.

Traditionell setzen Sponsoren und Aussteller im Kontakt mit dem Publikum auf Visitenkarten oder Kontaktformulare auf Papier, die sie an ihrem Stand stapeln. Aber auf diese Weise Leads erfassen und bewerten, nach dem Event an die Kontakte anknüpfen und so auch den Nutzen Ihres Events auswerten? Das ist unnötig aufwendig und häufig auch nicht datenschutzkonform. Mit einer Lead-Capture-App hingegen klappt all dies in Nullkommanichts.

Im Folgenden verraten wir Ihnen, wie eine Lead-Capture-App Ihre Eventpartner begeistern kann:

• höchst effizient Leads erfassen, bewerten und nachfassen
• Workflows nachhaltig verschlanken
• detaillierte Notizen zu Gesprächen mit Leads einfach aufzeichnen
• die Kosten für die nächste Event-Beteiligung rechtfertigen

Als Zugabe haben wir Tipps für Sie, wie die Lead-Capture-App Planer*innen und Ausstellern die Arbeit erleichtern kann.

Tipp: Mit der richtigen Sponsoringstrategie gewinnen Sie langfristig zufriedene Partner für Ihre Events. Erfahren Sie im kostenfreien Leitfaden “Sponsoring mit Strategie“, wie Sie Ihre Eventeinnahmen maximieren

Jetzt herunterladen

1. Höchst effizient Leads erfassen, bewerten und nachfassen

Die händische Übertragung unzähliger Daten von Badges, Visitenkarten oder Kontaktformularen in Computertabellen kostet viel Zeit. Es verlangsamt die erneute Kontaktaufnahme nach der Veranstaltung, und obendrein mischt bei dieser Datenübertragung gern der Fehlerteufel mit.

Aussteller und Sponsoren müssen vielversprechende Kontakte schnell erfassen und kategorisieren können. Dann können ihre Vertriebs- und Marketingteams umgehend treffsicher entscheiden, wen sie ansprechen sollten. Hier fragen Sie sich vielleicht: Welche guten Optionen gibt es, wenn die bisher bekannten Tools wie CVENT für viele Organisationen leider unerschwinglich sind?

Die EventMobi-Lead-Capture-App ist eine kostengünstige und zugleich leistungsstarke Lösung für Eventplaner*innen. Damit können Sponsoren die Kontaktdaten potenzieller Interessent*innen automatisch erfassen, indem sie einen QR-Code scannen – von analogen und digitalen Quellen. So ist sichergestellt, dass die Daten korrekt übernommen werden. Im Übrigen braucht sich dann niemand mehr über (verlorene) Visitenkarten den Kopf zu zerbrechen.

Aussteller können in der Lead-Capture-App mit personalisierten Feldern ihre eigenen Fragen hinzufügen. Dies unterstützt die Lead-Qualifizierung anhand von Kriterien wie Stellenbezeichnung, Branche oder Kaufabsicht.

So können Sponsoren sich tatsächlich auf die wertvollsten Leads konzentrieren. Darüber hinaus lassen sich die gescannten Kontaktinformationen mitsamt allen individuellen Notizen direkt in CRM- oder Marketing-Tools laden.

In diesem Video zeigt Carlee Toms, Senior Account Executive bei EventMobi, wie die EventMobi-Lead-Capture-App funktioniert.

2. Workflows nachhaltig verschlanken

Seit einigen Jahren zeigt sich der Trend, Veranstaltungen umweltfreundlicher zu gestalten. Unternehmen und Organisationen schreiben sich CSR-Ziele auf die Flaggen und animieren Planer*innen und Aussteller zu mehr Nachhaltigkeit bei Events.

Der immense Papierverbrauch und -abfall bei Veranstaltungen konnte bereits gesenkt werden, indem Planer*innen mobile Event-Apps anstelle von gedruckten Lageplänen und Flyern einführten. Mittlerweile hat Eventtechnologie sich so sehr weiterentwickelt, dass sich wirklich sämtliche Abläufe digital managen lassen.

Ein kleines, aber feines Beispiel dafür, wie Prozesse sich wandeln, ist das Networking mit Visitenkarten. Mittlerweile ist es recht unüblich, dass Teilnehmer*innen und Aussteller auf Events ihre vielen Kärtchen verteilen bzw. sammeln. Stattdessen läuft der Austausch von Kontaktdaten nun bevorzugt über Social-Media-Plattformen wie LinkedIn oder über das Scannen von Badges.

Eine Lead-Capture-App macht Papierformulare und Visitenkarten völlig überflüssig. Somit ist die digitale Erfassung von Kontaktdaten für die Aussteller nicht nur schnell und effizient, sondern auch ressourcenschonend.

Die Lead-Capture-App von EventMobi funktioniert übrigens offline. Falls also die Internetverbindung abreißt, können alle Beteiligten dennoch weiterhin zuverlässig Leads sammeln.

3. Detaillierte Notizen zu Gesprächen mit Leads einfach aufzeichnen

Mit einer Lead-Capture-App ist noch mehr für Sie drin. Im Video hier unten erfahren Sie, wie Aussteller ergänzende, vertiefende Infos zu den Leads speichern können. Und ganz nebenbei verraten wir Ihnen, wie Sie geschickt Feedback zu Ihrer Veranstaltung einholen können.

EventMobis VP of Product Marketing, Thorben Grosser, verrät zwei Möglichkeiten, wie Aussteller und Sponsoren dieses Tool besonders ergiebig nutzen können.

Besser gesagt … – die Sprache-zu-Text-Funktion

Hat man ein Badge gescannt, kann man über die Sprache-zu-Text-Funktion flott alles aufzeichnen, was man auf keinen Fall vergessen will. Unter dem Feld für Zusatznotizen können Aussteller und Sponsoren einfach auf das Sprache-zu-Text-Symbol tippen, dann „drauflosdiktieren“ und schließlich die Aufnahme zusammen mit den Kontaktdaten des Leads speichern.

Auf diese Weise können Ihre Sponsoren und Aussteller mühelos ergänzende Informationen aus den Gesprächen sofort speichern, solange sie sie noch frisch im Ohr haben, also schon vor dem nächsten Gespräch mit einer anderen Person. Solche Zusatzinformationen können nach einem langen Tag voller Gespräche mit unterschiedlichsten Menschen und voller neuer Kontakte mit Leads eine wertvolle Gedächtnisstütze sein.

Fragenkataloge ad hoc personalisieren

Ihre Lead-Capture-App eignet sich ausgezeichnet als Vor-Ort-Umfrage-Tool. Legen Sie einfach ein neues Unternehmen an und weisen Sie ihm Mitwirkende aus Ihrem Team zu, die dann auf die Leaderfassung zugreifen können. So kann Ihr Veranstaltungsteam in persönlichen Gesprächen Rückmeldungen von den Beteiligten einholen: für Sie wertvolle Informationen für die Auswertung des Events.

4. Die Kosten für die nächste Event-Beteiligung rechtfertigen

Organisationen stehen zunehmend unter Druck, ihren Sponsoren zuzusichern, dass sie mehr Nutzen denn je aus ihrem Engagement vor Ort ziehen. Darum müssen Eventplaner*innen dafür sorgen, dass sich das Ergebnis unkompliziert beziffern und im Verhältnis zu den Investitionen bewerten lässt. Hier sind Daten Gold wert.

In erster Linie wollen Aussteller wissen, wie viele Leads sie erhalten haben. Vertiefend geht es ihnen darum, welche dieser Kontakte qualifiziert sind. Anzahl und Qualität des Leads sind zentrale Echtzeit-Erfolgskennzahlen, die den Unternehmen die Entscheidung erleichtern, in welche Veranstaltungen sie einen Teil ihres Marketingbudgets investieren sollten.

In der EventMobi-Lead-Capture-App können Aussteller die Lead-Zahl wie auch die Lead-Qualität einfach ablesen, die mit dem aktuellen Event zu Buche stehen. Die Bewertung mit Sternen hilft Ausstellern dabei, da sie damit Lead-Daten in Sekundenschnelle einordnen können. Sinnvoll ist beispielsweise Folgendes:

• Ein Stern bedeutet: kein Nachfassen erforderlich; zur Datenbank hinzufügen.
• Drei Sterne stehen für: warme Leads; dem Team für zusätzliche Qualifizierung zuweisen.
• Fünf Sterne zeigen an: heiße Leads; für sofortiges Nachfassen an die Kundenbetreuung weiterleiten.

Es ist nicht Sache der Planer*innen, wie ausstellende Unternehmen vor Ort oder nach der Veranstaltung mit den Teilnehmer*innen interagieren. Allerdings ist es mit einer Lead-Capture-App für sie ein Leichtes, Leads zu verwalten und den ROI der Veranstaltungspartner abzurufen. Wenn die Aussteller und Sponsoren über die auf dem Event gewonnenen Leads mehr Einnahmen erzielen können, als sie an Ausgaben für das Event in die Hand genommen haben, sind die Weichen für das erneute Engagement bei der Folgeveranstaltung gestellt.

Tipp: Sehen Sie sich diese 8 kurzen Videos an um zu lernen, wie Sie mit der Eventplattform von EventMobi Vor-Ort-Veranstaltungen gestalten, die Ihr Publikum mit einbeziehen und Mehrwert für Sponsoren schaffen.

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Beeindrucken Sie Ihre Sponsoren und Aussteller ganz einfach mit der Lead-Capture-App von EventMobi

Mit einer Lead-Capture-App können Aussteller und Sponsoren von Events einfach wie nie zuvor Leads erfassen, bewerten und weiter verwerten. So sind sie in der Lage, ihren Arbeitsaufwand zu minimieren und ressourcenschonender zu gestalten und obendrein prompt ihren Ausstellungs-ROI abzurufen.

Mit der EventMobi-Lead-Capture-App geben Sie Ihren Sponsoren und Ausstellern genau das Werkzeug an die Hand, mit dem sie verschiedene Ziele zugleich besser denn je erreichen können. Damit lassen sich automatisch wertvolle Teilnehmerinformationen erfassen und Leads im selben Moment qualifizieren. Und all dies mühelos und papierlos.

Sie wollen Lead-Capture auf Ihren Events nutzen, um gemeinsam mit Ihren Ausstellern und Sponsoren maximale Erfolge zu erzielen? Dann buchen Sie jetzt Ihre persönliche Demo!

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Mit ausgedruckten Listen und anspruchsvollen Scannern machen Sie sich den Check-in großer Teilnehmerzahlen unnötig schwer. Wussten Sie, dass Sie stattdessen mittlerweile Tablets und Smartphones, die ohnehin jederzeit griffbereit sind, für effizientes Einchecken (und Auschecken) der Gäste Ihres Events nutzen können? In Kombination mit der richtigen Event-Check-in-App ist es ein Leichtes, eine schnelle Registrierung und einen schnellen Check-in-Ablauf für Ihre Teilnehmenden zu schaffen.

Dieser Artikel beleuchtet:

• wie Sie Ihr Einlassmanagement beschleunigen und verschlanken
• wie Sie Hardwarekosten senken
• wie Sie mit Check-in-Daten den ROI präziser denn je auswerten

Und wir haben auch noch einige Bonus-Tipps für Sie: Wir zeigen Ihnen in einem Video ganz konkret, wie Sie KI gezielt nutzen können, um wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Check-in-Daten herauszuholen.

Einlassmanagement beschleunigen und verschlanken

Was viele Gäste bei Konferenzen, Messen oder auch kostenlosen Veranstaltungen besonders frustriert, sind lange Warteschlangen am Einlass. Hat man es dann endlich bis zum Check-in-Schalter geschafft, kann man sich häufig über diesen Grund für das Schneckentempo wundern: Da arbeitet sich jemand durch lange Listen auf Papier hindurch, in denen jeder einzelne Name erst einmal gefunden werden will. Dies fällt wohl kaum ins Gewicht, wenn Sie eine Veranstaltung mit höchstens 50 Gästen planen. Doch mit zunehmender Teilnehmerzahl kann das Warten beim Einlass ziemlich für Unmut sorgen und Ihren Gästen einen unerfreulichen ersten Eindruck bescheren.

Planer*innen brauchen also einfach und schnell zu bedienende Check-in-Technologie, die den Besucher*innen im Handumdrehen den Weg zu den heiligen Hallen des Events freimacht, sodass das Erlebnis schon vor dem eigentlichen Beginn rundum positiv geprägt wird.

Die Eventmanagement-Software von EventMobi umfasst eine nutzerfreundliche Event-Check-in-App, mit der Sie das Einchecken bei Veranstaltungen wie auch einzelnen Programmpunkten unschlagbar schnell abwickeln. Sie scannen damit die Tickets bzw. Badges Ihrer Teilnehmer*innen im Vorbeigehen – mit dem iOS- oder Android-Gerät Ihrer Wahl. Dafür brauchen Sie nur die Kamera auf die individuellen QR-Codes der analogen oder digitalen Badges zu richten. (Digitale Badges lassen sich einfach über das jeweilige Teilnehmerprofil in der mobilen Event-App aufrufen.) Hinter den Codes sind alle Informationen hinterlegt, die im Moment des Check-ins vorliegen – einschließlich des Teilnehmertyps, sodass Ihr Check-in-Personal schnell zwischen Gästen mit unterschiedlichen Zugangsberechtigungen unterscheiden kann. So können beispielsweise Redner*innen vor ihrer Präsentation in den Backstage-Bereich geleitet werden, ohne dass sie ihre Rolle erklären müssen. Ebenso sind Sie in der Lage, VIPs, Sponsoren und andere wichtige Teilnehmer*innen sofort beim Check-in zu erkennen, um Verwechslungen oder mögliche Verzögerungen zu vermeiden.

Hat ein Gast seinen QR-Code gerade nicht zur Hand, können Sie einfach den Namen eingeben und den Gast einchecken.

Da die Check-in-App blitzschnell arbeitet, verlangt sie Ihren Teilnehmer*innen so gut wie keine Zeit ab, wenn sie die Eventlocation betreten oder von Programmpunkt zu Programmpunkt ziehen. Ganz nebenbei erfasst sie dabei diverse Daten, die für Planer*innen wichtige Erkenntnisse hergeben, die Performance der einzelnen Sessions bequem messen lassen und für die Vergabe von Weiterbildungszertifikaten dienen können. In Zukunft haben Sie auch die Möglichkeit, ein Google QR-Code-Formular in die Werbematerialien für Ihre bevorstehenden Veranstaltung einzubinden, z. B. in Poster, Flyer und Banner, um einen schnelleren Check-in zu erreichen.

Sie können den Check-in und Check-out sogar noch schneller und effizienter gestalten: Stellen Sie Tablets mit der Event-Check-in-App beim Einlass bereit und machen sie diese damit zu handlichen Check-in-Automaten zur Selbstbedienung.

Wie Sie beliebige Tablets als Selbstbedienungs-Check-in-Automaten einrichten, zeigt Ryan Sturno, Team Manager im GoLive!-Produktionsservice von EventMobi.

Check-in-Hardware-Kosten signifikant senken

Für viele Veranstalter*innen gilt: Die Budgets werden knapper. Umso sinnvoller wird es, in Technologie zu investieren, mit der sich Ausgaben senken und oder gar vermeiden lassen. Bei herkömmlichen Badge-Scannern bedeuten die Kosten in der Regel, dass man sich in der Stückzahl ziemlich beschränken muss. Da Sie nun stattdessen einfach die Telefone und Tablets Ihres Teams als Scanner nutzen können, brauchen Sie gar keine eigentlichen Scanner mehr zu beschaffen und haben gleichzeitig viel mehr Leute mit der erforderlichen Technik ausgestattet, mit der sie beim Ein- und Auschecken unterstützen können, sodass sich keine unnötigen Warteschlangen bilden.

Die Event-Check-in-App funktioniert auf jedem Mobilgerät, das QR-Codes lesen kann. Wenn Sie die E-Mail-Adressen Ihres Teams zum Check-in-Feature der Eventplattform von EventMobi hinzufügen, werden prompt Zugangscodes erstellt und den Mitarbeiter*innen per Mail geschickt. Außerdem können Sie alle Daten geschützt erfassen, wenn Sie mit externen Beschäftigten arbeiten. Diese können mit dem Zugangscode ausschließlich auf die Check-in-App zugreifen, nicht jedoch auf das Backend der Plattform.

Die Lösung von EventMobi umfasst auch einen benutzerfreundlichen Badge-Designer und eine kosteneffiziente Bestellung von vorgedruckten Badges – eine weitere Möglichkeit, die Hardwarekosten zu senken und das Badging zum stressfreiesten Teil Ihres Events zu machen. Für die vorgedruckten Badges können Sie Ihre Teilnehmerdaten direkt aus der Registrierung übernehmen. So sind die Informationen stets auf dem aktuellsten Stand und können kurz vor der Veranstaltung an den Druckdienstleister übergeben werden.

Tipp: Überraschen Sie bei Ihrer nächsten Veranstaltung mit dem perfekten ersten Eindruck! Sehen Sie sich diese 8 kurzen Videos an und erfahren Sie, anschaulich erklärt, wie Ihre Events schon beim Einlass begeistern können.

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Mithilfe von Anwesenheits-Tracking den ROI detailliert ermitteln

Mit der präzisen Auswertung bzw. Dokumentation des Erfolgs von Präsenzveranstaltungen als Marketing- und Interaktionskanal taten sich Planer*innen lange Zeit schwer. Anmeldedaten verraten Ihnen natürlich herzlich wenig über das Geschehen vor Ort. Aber indem Sie ein Check-in- und Check-out-Tool mit ausgiebigen Nutzungsstatistiken im Back-end einbeziehen (das noch dazu bequem zu handhaben ist), erhalten Sie wertvolle Angaben dazu, woran Ihre Gäste vor Ort im Einzelnen teilgenommen haben.

Mit der Event-Check-in-App lassen sich während der gesamten Veranstaltung Teilnehmerdaten erfassen. Über den schnellen Scan Ihrer Gäste beim Einchecken zu und beim Auschecken von einzelnen Programmpunkten können Sie auswerten, wo sich die Teilnehmer*innen bei Ihrem Event wie lange aufgehalten haben. Dies ist nicht nur für die Vergabe von Weiterbildungszertifikaten entscheidend, sondern auch für das Reporting zum ROI gesponserter Programmpunkte.

Obendrein sind diese Daten praktisch, wenn Sie für künftige Ausgaben des Events Sponsoren gewinnen wollen, denn damit können Sie den Wert Ihrer Veranstaltung beziffern. Nicht zu vergessen, dass Sie auf diesem Weg auch demografische Angaben darüber erhalten, wer genau bei bestimmten Sessions dabei war und sich in welchem Umfang auch aktiv eingebracht hat.

Bonus-Tipp: Mithilfe von KI detaillierte Berichte erstellen

War Ihnen bewusst, dass bzw. wie künstliche Intelligenz Ihnen helfen kann, anhand der Daten aus Ihrer Event-Check-in-App unterschiedliche Berichte zu erstellen?

Nehmen wir an, Ihre Organisation ist ein Verband und Sie haben Weiterbildungszertifikate auszustellen: Statt von Hand zu ermitteln, wie viel Zeit jede*r einzelne Teilnehmer*in bei den relevanten Programmpunkten verbracht hat, kann ein KI-Tool wie ChatGPT dies für Sie erledigen, woraufhin Sie den Teilnehmer*innen die jeweilige Punktzahl gutschreiben können. Wie Sie die KI für sich arbeiten lassen können, zeigt und erklärt im folgenden Video Thorben Grosser, unser VP of Product Marketing.

Thorben Grosser demonstriert, wie Sie mithilfe von ChatGPT für große Teilnehmerzahlen auf einen Schlag auswerten können, wer wie viel Zeit bei welchen Programmpunkten verbracht hat.

Gestalten Sie die beste Check-in-Erfahrung für Ihr Publkum

Wie Ihre Teilnehmer*innen den Einlass erleben, prägt Präsenzveranstaltungen erheblich. Es bleibt Gästen durchaus negativ in Erinnerung, wenn der Ablauf stockt. Stapelweise Zettel mit langen Listen und aufwendige Scanner können das Einchecken zu einer zähen, frustrierenden Angelegenheit machen. Ein gelungener Einstieg ins Event sieht also definitiv anders aus! Die Event-Check-in-App von EventMobi stellt für Sie ein schnelles und reibungsloses Check-in-Erlebnis bei Ihrer Veranstaltung sicher. Darüber hinaus nimmt sie Ihnen bei der Ermittlung des ROI Arbeit ab und trackt die individuellen Teilnahmen an den Programmpunkten für Sie, was für Weiterbildungszertifikate maßgeblich ist. Last, but not least können Sie mithilfe von KI-Tools noch umfangreichere Erkenntnisse aus all den Daten ziehen.

Möchten Sie für Ihr nächstes Event das perfekte Check-in-Erlebnis für Ihre Teilnehmer*innen schaffen? Dann buchen Sie jetzt Ihre persönliche Demo!

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Was ist eine Mobile Event-App?

Eine Mobile Event-App ist eine Anwendung für Smartphones oder Tablets, die speziell für die Nutzung rund um Veranstaltungen entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen, die Teilnehmer*innen helfen, sich auf Events zurechtzufinden, zu interagieren und relevante Informationen zu erhalten.

Die Vorteile – brauche ich eine mobile Event-App?

Die Entscheidung für eine Event-App ist immer mit Investitionen (Geld, Zeit, Personal) verbunden. Da stellt sich natürlich die Frage, in welchen Fällen sich diese wirklich lohnen. Werfen wir also einen Blick auf den Nutzen einer App für Veranstaltungen.

Die wichtigsten Vorteile für Sie als Organisator*in

Flexibilität

Egal, wie gut man plant – es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren. Früher bedeutete das: Zettel mit Programmänderung drucken und tausendfach in die Programmhefte legen. Mit einer mobilen Event-App können Sie sich die Arbeit sparen, denn sie ermöglicht Änderungen zu jedem Zeitpunkt.

Veranstaltungskosten senken

Zwar ist eine Event-App auch mit Kosten verbunden, aber auf der anderen Seite kann sie dazu beitragen, dass insgesamt Kosten gespart werden – z. B. durch den Wegfall von gedruckten Programmen, das Zusammenführen von Tools sowie neue Sponsoring-Möglichkeiten.

Reporting

Eine Event-App macht die ganze Veranstaltung auswertbar: Welche Programmpunkte waren z. B. besonders beliebt? Diese Analysen sind nicht nur sehr wertvoll für Ihre Erfolgsauswertung und Planung zukünftiger Veranstaltungen, sondern auch für Sponsoren.

Weniger Papierverbrauch

In vielen Fällen kann eine App das klassische, gedruckte Papier-Programm ersetzen. Und weniger Drucken bedeutet nicht nur geringere Ausgaben, sondern ist nachhaltig.

Die wichtigsten Vorteile für Ihre Teilnehmer*innen

Apps sind praktisch

Die meisten Menschen sind an die Nutzung von Smartphones und Apps gewöhnt und schätzen es sehr, Informationen damit jederzeit schnell und unkompliziert an einem zentralen Ort abrufen zu können.

Apps bieten individuelle Inhalte

Während ausgedruckte Programmhefte, Flyer und Schilder nach dem One-to-many-Prinzip funktionieren (alle sehen die gleichen Inhalte), sind Apps in der Lage, individuelle Inhalte an Ihre Teilnehmer*innen auszuspielen. Zum Beispiel können sie Programmpunkte filtern, speichern und sich ihr persönliches Veranstaltungserlebnis zusammenstellen. Außerdem können sie schnell durch die digitalen Inhalte navigieren und nur die Informationen konsumieren, die sie tatsächlich benötigen.

Apps sind interaktiv

Via App können Ihre Besucher*innen unkompliziert mit Ihnen oder untereinander kommunizieren, sich vernetzen, Feedback geben und zusammenarbeiten. Das zahlt auf ihre Bedürfnisse nach Spannung, Unterhaltung und Austausch ein.

Funktionen: Das kann eine Mobile Event-App

Eine App kann Ihre Besucher*innen vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung begleiten. Sie bietet Funktionen, die Teilnehmer*innen helfen, sich auf dem Event zurechtzufinden, zu interagieren und relevante Informationen zu erhalten. Natürlich ist der Funktionsumfang einer App von Anbieter zu Anbieter verschieden. Hier einige nützliche Mobile Event-App-Features:

Standardfunktionen: Ihr Programmheft in digital

Mobile Event-Apps bieten standardmäßig Funktionen, die Ihr gedruckter Programmplaner auch hat: das Programm, Referentenlisten und -biografien, Pläne der Locations und eine Teilnehmerliste. Diese Features helfen Ihren Besucher*innen, sich auf der Veranstaltung zurechtzufinden und die wichtigsten Informationen immer griffbereit zu haben.

Interaktive Agenden für individuelle Erlebnisse

Der große Vorteil eines digitalen Programmplans: Er lässt sich individualisieren! Viele Event-Apps wie auch die EventMobi-App bieten interaktive Agenden, bei denen sich Programmpunkte nach Tag, Uhrzeit,Kategorie und/oder Teilnehmergruppe filtern lassen. So bekommen Ihre Besucher*innen nur die relevanten Programmpunkte angezeigt und können sich ihr persönliches Programm zusammenstellen. Wenn Sie die Event-App-Agenda-Funktion ideal nutzen, können Sie das Engagement und die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer*innen signifikant steigern.

Live-Abstimmungen und Q&As

Ein interaktives Event ist ein besseres Event! Mit einer Event-App hat Ihr Publikum ein eigenes Abstimmungstool in der Tasche und kann innerhalb Sekunden Feedback geben, Meinungen äußern und Fragen stellen. Das ist natürlich auch für Sponsoren zu Marktforschungszwecken sehr interessant.

Netzwerken mit Live-Chats und Co.

Mobile Event-Apps können für die Kommunikation zwischen Teilnehmer*innen, aber auch Referent*innen genutzt werden – z. B. über Live-Chats. So helfen Sie Ihrem Publikum, noch besseres Networking zu betreiben und das meiste aus der Veranstaltung herauszuholen.

Gamification für Unterhaltung und Interaktion

Einige Event-Apps bieten Möglichkeiten, kleine Aufgaben und Spiele in Ihre Veranstaltung zu integrieren. Das sorgt nicht nur für Spannung und Unterhaltung, sondern motiviert Ihre Teilnehmer*innen dazu, das Veranstaltungsprogramm aktiv zu nutzen. Zusätzlich können Gamification-Elemente auch dazu genutzt werden, den Kontakt der Nutzer*innen mit Sponsoren zu fördern, und so deren ROI zu steigern.

Livestreaming: Vor Ort und am Bildschirm

Wenn Sie Ihre Vorträge live streamen und über die Eventplattform zugänglich machen, können Sie zusätzlich zu Ihrem Vor-Ort-Publikum remote Teilnehmer*innen erreichen. Damit erweitern Sie den Personenkreis, für den Ihr Event relevant ist, machen sich unabhängig vom Veranstaltungsort und sparen unter Umständen Reisekosten.

Kontaktloser Check-in

Eine Mobile Event-App kann auch als Check-in-App eingesetzt werden. Lassen Sie Ihre Teilnehmer*innen mithilfe eines QR-Codes bequem und sicher einchecken – nicht nur am Einlass, sondern auch beim Zugang zu Vorträgen. So lässt sich die Teilnahme an den einzelnen Programmpunkten nachverfolgen.

Statistiken zu Engagement und ROI

Die Erfolgsmessung ist ein sehr wichtiger Teil des Eventmanagements. Welche Programmpunkte waren am beliebtesten? War die Einbindung von Sponsoren erfolgreich? All das und mehr können Sie durch die Nutzung einer Event-App beantworten, sofern diese für Check-ins und die Interaktion mit Sponsoren eingesetzt wird.

Wie finde ich die richtige Mobile Event-App?

Es gibt viele Event-App-Anbieter auf dem Markt – welcher ist für Ihre Veranstaltung am besten geeignet? Vorbereitend sollten Sie sich die Frage stellen, welche Ziele Sie vorrangig durch die Nutzung einer Event-App erreichen möchten (z. B. Interaktion fördern, neue Umsatzmöglichkeiten erschließen, Papier sparen …). Von diesen Zielen hängen nachgelagerte Entscheidungen ab, etwa zu den notwendigen Funktionen Ihrer App.

Bei der Wahl der richtigen Event-App sind vor allem folgende Aspekte entscheidend:

Kosten / Budget

Die verfügbaren Event-Apps unterscheiden sich unter anderem anhand ihres Preismodells. Wie viel Budget haben Sie für die Einrichtung und Unterhaltung der App zu Verfügung? Eine Orientierungshilfe erhalten Sie im Abschnitt zu den Kosten für eine Event-App.

Service

Ein guter Service ist bei Technologie-Produkten Gold wert, denn hier kommt es schnell einmal zu Problemen bei der Einrichtung oder Eingliederung in vorhandene Umgebungen. Fragen Sie bei den Event-App-Anbietern nach, ob sie Sie bei der Einrichtung des Systems unterstützen und über ein umfassendes Support-Team verfügen, das auch kurzfristig weiterhelfen kann. Verlassen Sie sich aber nicht ausschließlich auf die Informationen der Anbieter, sondern tauschen Sie sich mit Branchenkolleg*innen aus und greifen Sie auf Bewertungen zurück, z. B. auf capterra.com und OMR Reviews.

Technologie / Funktionen

Überlegen Sie sich, welche Funktionen die App unbedingt bieten muss, damit Sie Ihre Ziele erreichen können. Genügen Standardfunktionen wie Lage- und Programmplan? Sind Ihnen Funktionen für Networking und Beteiligung besonders wichtig? Wünschen Sie sich innovative Gamification-Elemente? Erstellen Sie eine Liste und gleichen Sie sie mit den Funktionen verschiedener Mobile Event-Apps ab.

Gestaltungsmöglichkeiten

Wahrscheinlich möchten Sie die App und ihre Inhalte im Stil Ihres Corporate Designs gestalten. Nicht bei jedem Anbieter ist das in vollem Umfang möglich. Informieren Sie sich also über die Möglichkeiten des individuellen Event-App-Designs.

Integrationen

Wenn Sie mit Eventtechnologie wie Online-Registrierung, E-Mail-Marketing, CRM oder Ticketsystemen arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass die Mobile Event-App mit diesen Tools kompatibel ist und entsprechende Integrationen bietet.

Datenschutz

Was den Datenschutz angeht, stoßen Sie bei Event-App-Anbietern auf unterschiedliche Standards. Wenn Sie großen Wert auf die DSGVO-Konformität Ihrer App legen, sollten Sie den Anbieter daraufhin prüfen. Mehr zum Thema Datenschutz finden Sie in diesem Abschnitt.

Demo und kostenlose Testversion anfragen

Damit Sie beurteilen können, ob eine Event-App die richtige für Ihre Veranstaltungen ist, sollten Sie sich zuerst im Rahmen einer Demo die Plattform zeigen und alle Funktionen erklären lassen. Teilen Sie Ihrer Ansprechperson mit, welche Funktionen für Sie besonders wichtig sind, und stellen Sie Fragen. Im Anschluss sollten Sie die Gelegenheit bekommen, die Event-App ausführlich zu testen. So können Sie sich selbst davon überzeugen, dass sie einfach zu bedienen ist und alles bietet, was Sie benötigen.

Nehmen Sie an einer Produkt-Demo teil und testen Sie Software und Event-App ausführlich, um alle Funktionen kennenzulernen.

Lernen Sie die Event-App von EventMobi kennen und erfahren Sie, wie Sie damit großartige Veranstaltungserlebnisse realisieren können!

Demo anfordern

Wie viel kostet eine Mobile Event-App?

Bei der Entscheidung für oder gegen eine Veranstaltungs-App spielen die Kosten natürlich eine große Rolle. Diese setzen sich wie folgt zusammen:

• Die App selbst – Abo-Preise (monatlich oder jährlich) oder pro Veranstaltung
• Die Personalkosten für die Einrichtung und Unterhaltung der App
• Ggf. Service-Kosten Ihres App-Anbieters, wenn dieser Ihnen bei der Einrichtung oder Unterhaltung unter die Arme greift

Wie gut sind kostenlose Event-Apps?

Neben zahlungspflichtigen Produkten gibt es auch einige kostenlose Mobile Event-Apps auf dem Markt. Verständlicherweise ist die Versuchung groß, sich das Geld zu sparen und einen kostenlosen Anbieter zu wählen. Dabei sollten Sie sich aber im Klaren sein, dass Sie in anderen Punkten Abstriche machen müssen. 

• Die meisten Anbieter kostenloser Event-Apps bieten keinen oder sehr eingeschränkten Support. Das kann sehr ärgerlich sein, wenn Sie ein Problem haben (vor allem, wenn es schnell gehen muss). In diesem Fall liegt die gesamte Verantwortung für die App-Entwicklung und -Bereitstellung bei Ihrem Team.
• Kostenlose Apps bieten oft nicht die erforderlichen Anpassungsoptionen, um Ihre Markenidentität widerzuspiegeln und die beste Nutzererfahrung zu gewährleisten.
• Häufig ist bei kostenlosen Angeboten die Teilnehmerzahl oder Unternehmensgröße beschränkt. Generell müssen Sie mit einem eingeschränktem Funktionsumfang rechnen. 
• Zudem neigen Gratis-Apps dazu, fehleranfälliger zu sein, was das Risiko erhöht, dass die Technologie während der Veranstaltung sowohl Sie als auch Ihre Teilnehmer*innen im Stich lässt.

Personalkosten für die App-Einrichtung

Bei der Kostenkalkulation sollten Sie die Kosten für das Personal nicht vergessen, das mit der Event-App arbeitet. Klären Sie am besten gleich zu Beginn mit Ihrem Event-App-Anbieter, welchen Support Sie benötigen, um Ihre Mobile App zu gestalten. Eine DIY-Lösung sollte alle Voraussetzungen bieten, auch ohne Design- oder Programmierkenntnisse, eine App eigenständig umzusetzen. Sollten Ihre Ressourcen begrenzt sein, könnte externe Hilfe notwendig sein, die in der Regel vom Event-App-Anbieter angeboten wird. Wir bei EventMobi bieten z. B. zusätzlich zum DIY-Paket auch einen Full Service an, damit sich unsere Kund*innen bei Bedarf voll und ganz auf die Planung konzentrieren können.

Fazit: Mit welchen Kosten müssen Sie rechnen?

Je nachdem, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden und welche Funktionen Sie benötigen, kann eine Event-App null bis mehrere tausend Euro kosten. Bei EventMobi haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Paketen, die sich an Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen orientieren.

Die Einstiegspreise für die Event-App wie auch für die Plattform für virtuelle und hybride Events betragen bei EventMobi 3.500 € bei Einzelveranstaltungen und 1.458 € je Veranstaltung im Rahmen eines Jahres-Abos mit mehreren Events.

Mobile Event-Apps und Datenschutz

Als Veranstalter müssen Sie dafür sorgen, dass sämtliche persönliche Daten Ihrer Veranstaltungsteilnehmer*innen nur für berechtigte Parteien zugänglich sind. Bezogen auf eine Mobile Event-App bedeutet das, dass Ihr Technologiedienstleister diese Daten nach den Richtlinien der DSGVO speichert und verwendet.

Um DSGVO-konform zu sein, sollten Sie als Veranstaltungsplaner:

• Eine Datenschutzerklärung veröffentlichten
• Nutzungsbedingungen für Ihre Veranstaltung und Veranstaltungstechnik festlegen und veröffentlichten
• Den Teilnehmer*innen dazu helfen, öffentliche Profile in der App auszublenden, wenn sie dies wünschen
• Sich darauf vorbereiten, zeitnah auf Datenzugriffs- und Löschanträge zu reagieren

Dementsprechend sollte Ihr Event-App-Anbieter folgende Funktionen zur Verfügung stellen:

• Die Möglichkeit, Ihre eigene Datenschutzerklärung zu veröffentlichen
• Die Möglichkeit, dass Ihre Teilnehmer die AGB akzeptieren
• Die Möglichkeit, bestimmte Teilnehmerprofile zu „verbergen“ und/oder festzulegen, welche Daten auf Teilnehmerprofilen angezeigt werden
• Passwörter für alle Teilnehmerkonten erforderlich machen
• Zugangscodes für private Veranstaltungen erstellen
• Zugriff nur für registrierte E-Mail-Adressen (die höchste Sicherheitsstufe für Event-Apps)

Es ist wichtig, dass Sie alle wesentlichen Informationen von Ihrem Technologie-Dienstleister anfordern und die notwendigen Funktionen nutzen, um die hiesigen Datenschutzgesetze einzuhalten. Involvieren Sie im Zweifel Ihren Datenschutzbeauftragten in die Auswahl eines Anbieters.
Detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag „Event-App-Sicherheit: Der richtige Umgang mit Datenschutz und Zugriffsrechten“.

Wie bringen Sie Ihre Teilnehmer*innen dazu, Ihre Event-App zu nutzen?

Befürchten Sie, viel Zeit und Geld in eine App zu stecken, die am Ende keiner nutzt? Dieses Szenario können Sie mit der richtigen Strategie umgehen. Hier sind 5 einfache Tipps, wie Sie sichergehen können, dass (fast) alle Ihre Event-App nutzen:

• Vorveranstaltungs-Promotion: Bewerben Sie Ihre Mobile Event-App schon vor der Veranstaltung über Ihre Website und Einladungsmails. Laden Sie Teilnehmer*innen direkt nach der Anmeldung zum Event ein und bieten Sie vorab Inhalte in der App an.
• Mehrwert bieten: Nutzen Sie die App, um visuell ansprechende Inhalte wie Präsentationen oder aktuelle Informationen bereitzustellen. Zeigen Sie, dass Ihnen die Bedürfnisse Ihrer Gäste wichtig sind!
• Exklusive Inhalte: Stellen Sie exklusive Materialien wie On-demand-Videos oder nützliche Unterlagen in der App bereit, um Neugier zu wecken und das Interesse der Gäste zu steigern.
• Bekanntmachung auf dem Event: Gehen Sie bei der Eröffnung Ihrer Veranstaltung kurz auf die App ein. Spätestens dann wissen wirklich alle Bescheid.

Interaktive Integration: Binden Sie die App interaktiv in die Veranstaltung ein, ermöglichen Sie Fragen an Referent*innen, nutzen Sie Live-Umfragen und Gamification-Elemente, um mehr Engagement zu fördern und Sponsoren einzubeziehen.

Setzen Sie eine Event-App ein, um den Austausch unter Ihren Teilnehmer*innen anzukurbeln und sie zu motivieren, Programmpunkte oder Ausstellerstände zu besuchen.

So bauen Sie mit einer Mobile Event-App eine ganzjährige Event-Community auf

Eine Event-App bietet eine großartige Plattform, um eine ganzjährige Event-Community ins Leben zu rufen. So bleiben die Teilnehmer*innen aktiv und werden langfristig an Ihre Veranstaltungsreihe gebunden. Ein weiteres Plus: Die kontinuierliche Nutzung derselben Eventtechnologie über das Jahr hinweg kann insgesamt kostengünstiger sein.

Hier sind einige Tipps und Schritte, wie Sie Ihre Mobile Event-App zum Aufbau einer Community nutzen können:

• Kontinuierliche Interaktion ermöglichen: Die App sollte so gestaltet sein, dass sie auch zwischen den Veranstaltungen für Diskussionen, Wissensaustausch und Networking genutzt werden kann.
• Wert über die Veranstaltung hinaus bieten: Über die App können Veranstalter ganzjährig wertvolle Ressourcen und exklusive Inhalte verfügbar machen. So bieten Sie einen zusätzlichen Anreiz für Teilnehmer*innen, Teil der Community zu bleiben.
• Community-Management-Strategie entwickeln: Neben der Technologie ist eine strategische Herangehensweise entscheidend. Ein*e erfahrene*r Community-Manager*in kann dabei helfen, die Community zu verwalten und zu fördern.

Beispiele: So können Sie eine Mobile Event-App in Ihre Veranstaltung integrieren

GO WEST-Konferenz 2023: Enorme Aussteller-Interaktion dank Gamification

Als größtes Zusammentreffen von Meeting- und Eventprofis in Westkanada zieht die GO WEST-Konferenz auch eine große Anzahl an Ausstellern an. 

So wurde die Event-App eingesetzt:

Um die Besucher*innen zum Besuch der Ausstellerstände zu motivieren, kam die EventMobi-Software in Kombination mit der Event-App zum Einsatz.

• Jeder Stand wurde mit einem Code versehen, den die Besucher*innen mit der App scannen und auf diese Weise Punkte sammeln konnten. 
• Die Aussteller konnten den Code sichtbar am Stand anbringen oder erst gegen die Teilnahme an einer Aktivität (z. B. ein Spiel oder Ansehen eines Videos) herauszugeben.

Erfahren Sie mehr über das Erfolgsrezept der GO WEST-Konferenz 23 in unserem Video:

Deutscher Verbändekongress: Event-App als zentrale Anlaufstelle für Informationen

Der Deutsche Verbändekongress lädt alle zwei Jahre Fach- und Führungskräfte von Verbänden in Deutschland ein, um sich über aktuelle Herausforderungen auszutauschen. Gleichzeitig bietet er eine attraktive Möglichkeit für die Tagungswirtschaft, über Ausstellerstände mit Verbänden in Kontakt zu treten. Die Veranstalter nutzten die Technologie von EventMobi, um den Kongress mit einer Verbands-App aufzuwerten.

So wurde die Event-App eingesetzt:

• Die App bündelte Programm- und Raumpläne sowie vielfältige Informationen zur Veranstaltung an einem zentralen Ort.
• Außerdem diente sie als Community-Tool, über das sich die Teilnehmer*innen im digitalen Raum treffen und austauschen konnten.
• Aussteller konnten die App nutzen, um im Vorfeld oder Nachgang mit Verbänden in Kontakt kommen. Unter anderem stellten sie ihre Materialien in der App zur Verfügung.

Vorträge konnten über die App gestreamt werden – ortsunabhängig und bequem mit dem Gerät der Wahl.

Erfahren Sie mehr über den hybriden Deutschen Verbändekongress unserem Video:

CMEE: Beeindruckende Interaktionsraten mit Ausstellern

Die Canadian Meetings + Events Expo (CMEE) ist die größte und am längsten laufende Veranstaltungsfachmesse in Kanada – hier kommen jährlich  Eventplaner*innen und Anbieter der Branche zusammen.  Durch die Nutzung einer Event-App konnte die CMEE neben viel positivem Nutzerfeedback auch große Erfolge bei der Interaktion mit Ausstellern verbuchen. Besonders beliebt war das Spiel „Play to Win“ mit 563 vollständig bearbeiteten Aufgaben und insgesamt 59.700 vergebenen Punkten.

So wurde die Event-App eingesetzt:

• Mithilfe der interaktiven Programmübersichten konnten die Teilnehmer*innen Programmpunkte schnell und bequem nach Datum, Uhrzeit und Art sortieren und ihre Favoriten zu einem persönlichen Programm hinzufügen.
• Gamification-Aufgaben animierten dazu, Ausstellerstände und bestimmte Programmpunkte aufzusuchen.
• Interaktive Raumpläne halfen den Besucher*innen, die Ausstellungsräume sowie über 200 Ausstellerstände zu finden.

Zum ausführlichen Bericht

Erfahren Sie mehr über die CMEE 2022 in unserem Video:

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Doch auf welche Weise gestalten Sie das Einlassmanagement so, dass Ihre Gäste den Check-in in bester Erinnerung behalten? Mit Check-in-Software und anderen praktischen Tools ist es fast ein Kinderspiel, einen großartigen ersten Eindruck zu machen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Besucher*innen gleich zu Beginn Ihrer Veranstaltung ein großartiges Erlebnis bieten.

Was ist Event-Check-in-Management?

Das Event-Check-in-Management setzt sich aus den Anmeldungen und dem Einlassmanagement bzw. der Einlasskontrolle zusammen. Es gilt, für das Eintreffen der Gäste einen gut organisierten, also schnellen und unkomplizierten Ablauf auf die Beine zu stellen. Dies deckt von den Anmeldebestätigungen über das Erstellen und Aushändigen von Badges sowie Veranstaltungsmaterial bis hin zur aktiven Begrüßung der Anwesenden alles ab.

Dieser Prozess kombiniert Technologie und Organisation. Da Veranstaltungen sich im digitalen Zeitalter auf besondere Art weiterentwickeln, haben moderne Tools wie Event-Check-in-Software das Einchecken der Gäste geradezu revolutioniert. Ein Beispiel: Software, die mit einem QR-Code-Scanner vernetzt ist, beschleunigt den Einlass der Gäste und versorgt Veranstalter außerdem in Echtzeit mit Teilnehmerdaten.

Darüber hinaus können im Zuge des Einlassmanagements eindeutige, gut sichtbare Beschilderungen sinnvoll sein, die Bereiche für bestimmte Gäste ausweisen (VIPs, „gewöhnliches“ Publikum oder auch Aussteller). Auch die Einweisung des Teams für verschiedene Szenarien kann dazugehören. Das übergeordnete Ziel all dessen: die Gestaltung eines flotten, reibungslosen, sympathischen Starts in Ihr Eventerlebnis.

Wie das Teilnehmertracking bei Veranstaltungen gelingt

Bei Events kann man die Beteiligten auf zwei Ebenen tracken: erstens über die Einlasskontrolle und zweitens durch Nachverfolgung der Teilnahmen an den einzelnen Programmpunkten. Im Zuge des eigentlichen Check-ins am Einlass werden Teilnehmerdaten erfasst, wobei abgeglichen wird, ob sie vollständig angemeldet waren. Beim Programmpunkttracking wird überwacht, welche Sessions wie gut besucht werden und wie das Teilnehmerengagement aussieht.

Die Einlasskontrolle funktioniert häufig über Event-Check-in-Apps oder spezifische Software. Mithilfe solcher Tools läuft das Einchecken schnell und unkompliziert, beispielsweise mit kleinen, schnellen QR-Code-Scannern.

Demgegenüber erfasst das Programmpunkttracking die Teilnehmerjourneys im Verlauf der Veranstaltung. Es legt für Sie offen, welche Programmpunkte besucht werden, wie lange die Teilnehmer*innen dabeibleiben und inwieweit sie sich aktiv einbringen. Dies ist aus mehreren Gründen wichtig und wertvoll:

• Sponsoren-ROI: Wenn Sie analysieren, welche Programmpunkte oder Stände am stärksten frequentiert werden, können Sie für Ihre Sponsoren den Return on Investment beziffern. Auf diese Weise können Sie sie besser für die Zukunft an sich binden und auch neue Sponsoren akquirieren.
• Erkenntnisse zum Programm: Das Tracking eröffnet Einblicke bezüglich dessen, welche Programmpunkte am beliebtesten sind und bei welchen am meisten Interaktion stattfindet. So können Sie in Zukunft noch besser inhaltlich planen.
• Bescheinigungen: Bei Veranstaltungen, auf denen Weiterbildungszertifikate oder -punkte vergeben werden, lässt sich mithilfe von Programmpunkttracking sicherstellen, dass die betreffende Person die jeweiligen Anforderungen erfüllt hat.

Mit der nahtlosen Kombination von Event-Check-in und Programmpunkttracking können Veranstalter eine Vogelperspektive auf das gesamte Geschehen einnehmen. So ist für operative Effizienz und umfassende Datenerfassung gesorgt. Jetzt fragen Sie sich vermutlich: Wie geht man das Tracking denn nun an?

Engpässe beim Einlassmanagement vermeiden: So klappt es

Der Zauber eines Events beginnt oft mit dem Einchecken. Veranstalter sollten somit unbedingt dafür sorgen, dass der Event-Check-in wirklich naht- und reibungslos verläuft. Und das gelingt so:

• Automaten für selbstständige Event-Check-ins: Ermöglichen Sie Ihren Veranstaltungsgästen, an Check-in-Stationen im eigenen Tempo einzuchecken. Diese Selbstbedienungsoption funktioniert nicht nur schnell und bequem, sondern reduziert auch Ihren Personalbedarf.
• QR-Code-Scans: Die traditionelle Einlasskontrolle von Hand wird überflüssig, wenn die Teilnehmer*innen ganz einfach und bequem ihre individuellen QR-Codes scannen können. Eventmobi ermöglicht dies für die meisten mobilen Endgeräte, sodass diese Funktion kaum jemand nicht nutzen kann.
• Vor-Ort-Badge-Druck: Wenn das nicht Eindruck macht! Lassen Sie Ihre Gäste ihre Event-Badges frisch aus dem Drucker ziehen, wenn sie eintreffen.
• Individualisierung bis ins Detail: Jedes Event gibt es nur einmal. Versuchen Sie darum, Ihre Veranstaltung so individuell wie möglich zu präsentieren. EventMobi bietet hierfür vielfältige Optionen zur individuellen Ausgestaltung an. So können Sie Ihr Einlassmanagement maßgeschneidert für Ihren spezifischen Anlass und in Ihrem Branding gestalten.
• Nutzungsstatistiken in Echtzeit: Die Menschen zur Anreise bzw. zur Teilnahme zu animieren, ist nur die halbe Miete. Ebenfalls ist wichtig, die Dynamiken des Publikums vor Ort zu verstehen. Erfassen Sie Echtzeit-Nutzungsstatistiken, um Check-in-Quoten zu ermitteln und wertvolle Erkenntnisse für Folgeveranstaltungen gewinnen.
• Management mehrerer Events: Bei Ihnen laufen viele Veranstaltungen oder Programmpunkte gleichzeitig? Dann müssen Sie ganz besonders auf einen reibungslosen Ablauf achten. Die EventMobi-Software ist vortrefflich für komplexe Veranstaltungsstrukturen geeignet und macht das übergreifende Event-Check-in-Management zu einer sicheren Sache.

All diese Aspekte sind in der Eventmobi Event-Management-Software vereint. Unsere Check-in-App bietet alles, um Ihre Gäste effektiv und mit Stil in Empfang zu nehmen – und beim Aufsetzen und Individualisieren des Systems stehen Ihnen unsere Experten mit Rat und Tat zur Seite.

So einfach! 17 Event-Check-in-Tipps und Ideen

Es mag simpel wirken, doch bei der Optimierung des Event-Check-in-Managements lässt sich an vielen Stellschrauben drehen. Mit den folgenden Tipps krempeln Sie die Einlasskontrolle um – von ausufernd zu außergewöhnlich:

Ablaufplan für die Einlasskontrolle festlegen

Vom Start weg benötigen Sie einen klaren Plan für den gesamten Check-in-Prozess. Herkömmliche Vorgehensweisen (etwa Einlasskontrolle mit Papierformularen) wirken oft veraltet, können allerdings bei kleineren Anlässen sinnvoll sein. Je größer die Veranstaltung jedoch ist, desto unumgänglicher werden Digitallösungen, unter anderem Apps und automatische Systeme.

Über die Effizienz hinaus stimmt Ihre Vorgehensweise auch auf das Teilnehmererlebnis ein. Mit anderen Worten: Bedenken Sie nicht nur die Veranstaltungsgröße, sondern auch die Annehmlichkeiten für Ihr Publikum!

Das Team – auch Freiwillige – in Sachen Kundenservice schulen

Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von gutem Kundenservice! Genau genommen ist Ihr Event-Check-in-Personal das erste menschliche Gesicht Ihres Events. Ein nettes, gut organisiertes und gut eingewiesenes Team kann die ersten Eindrücke Ihres Publikums enorm prägen. Betonen Sie, wie wichtig Geduld, aktives Zuhören und klare Kommunikation sind. Werden Ihre Gäste professionell und herzlich begrüßt, ist das der ideale Grundton für die gesamte Veranstaltung.

FAQ-Liste für das Empfangsteam bereitstellen

Früher oder später kommt es beim Event-Check-in zu der einen oder anderen Frage. Wenn Ihr Team eine Liste mit den gängigsten Fragen sowie den passenden Antworten zur Hand hat, dann können diese einheitlich überzeugen. Solch eine Liste dient dem schnellen Nachschlagen, damit Wartezeiten möglichst gering gehalten werden und Ihr Team auf unterschiedlichste Anliegen souverän reagieren kann.

Event-Check-in-Liste erstellen

Eine Namensliste für das Einlassmanagement verschafft Ihrem Team nicht nur einen guten Überblick über das Publikum, sondern erleichtert ihm auch den Umgang mit Änderungen in letzter Minute. Hier sei etwa an unerwartete Gäste oder auch an Veränderungen am Bestuhlungsplan gedacht. Die Anpassungsfähigkeit kann hier Gold wert sein.

Die perfekte Event-Check-in-App wählen

Digitale Lösungen haben das Einlassmanagement fundamental verändert. Die Event-Check-in-App von EventMobi zum Beispiel kombiniert eine ganze Reihe von Eventmanagement- und Interaktionsfunktionen nahtlos mit einem eleganten Erlebnis. Mithilfe von Nutzungsstatistiken in Echtzeit, QR-Code-Scans und intuitiven Automaten für den eigenständigen Check-in macht die App die typischen Check-in-Mühen vergessen und sorgt beim Publikum direkt für gute Laune.

Zahlungsoptionen für Anmeldungen vor Ort auswählen

Flexibilität bei Zahlungsmethoden ist unverzichtbar, wenn Sie allen Gästen individuell entgegenkommen möchten, vor allem bei Registrierungen vor Ort. Ob Bargeld oder Kreditkarte oder digitale Bezahlsysteme: Wenn Sie auf jedes Szenario vorbereitet sind, gelingen die Transaktionen schnell und problemlos. Wenn Sie Hürden bei den Zahlungsoptionen auf Ihrer Event-Check-in-Plattform ausräumen, lässt das die Registrierungen zügig gelingen.

Badge-Druck für das Event

Badges erfüllen bei Veranstaltungen zahlreiche Aufgaben. Sie dienen nicht nur als Ausweis, sondern auch als Networking-Hilfe und als Werbefläche für Ihre Marke wie auch für Ihre Hauptsponsoren.

Ob Vorabdruck in Ihren Büros oder Ausfertigung live vor Ort: Ihr Badge-Drucker sollte sich für die Größe, den Bedarf und das Budget Ihrer Veranstaltung eignen. Ihre Badge-Druck-Lösung sollte gut lesbare und bequem tragbare „Veranstaltungsausweise“ ergeben, die den Gesamteindruck positiv untermauern. Dies gilt natürlich auch, wenn Sie Ihre Badges von einem Dienstleister erstellen und liefern lassen.

QR-Codes für das Einlassmanagement erstellen

QR-Codes sind der Inbegriff von Effizienz. Dank Datenübertragung mit einem simplen Scan klappt der Event-Check-in per QR-Code „kurz und schmerzlos“. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, schnellerer Zugang zur Veranstaltung und entspannteres Arbeiten für Sie und Ihr Team.

Selbstbedienungs-Check-in-Automaten nutzen

Wenn Sie Ihrem Publikum unkomplizierte Selbstbedienungstechnik bereitstellen, können Sie lange Warteschlangen verhindern. An Selbstbedienungsautomaten können Ihre Gäste selbstständig einchecken, was Ihren Personalaufwand reduziert. Vor allem in den Hoch-Zeiten, in denen viele Gäste auf einmal eintreffen, schont diese Technik Ihre Nerven und macht das Event-Check-in-Management vollkommen zu einem Selbstläufer.

Klare Beschilderung am Einlass anbringen

Es ist viel gewonnen, wenn man schnell erkennt, welche Richtung man einschlagen soll. Vor allem Gäste, die die Location zum ersten Mal besuchen, profitieren von klaren Orientierungshilfen. Gut sichtbare und eindeutige Zeichen bzw. Beschriftungen am Einlass können für einen echten Unterschied sorgen. Solche proaktiven Maßnahmen nehmen den Teilnehmer*innen Anspannung und verhelfen zu einem plangemäßen Beginn des Events.

VIP-Check-in-Schalter einrichten

Bei jeder Veranstaltung gibt es besondere Gäste, und manchmal erwarten diese fast, dass man ihnen einen roten Teppich ausrollt. Ein eigener Event-Check-in-Schalter erspart ihnen zumindest das Schlangestehen. Dieser Hauch von Exklusivität und Vorzugsbehandlung kann Hauptpersonen Wertschätzung vermitteln, womit sie einen besonders guten Eindruck von dem Event haben.

Einen Infostand anbieten

Egal, wie sorgfältig Sie geplant haben: Es kann immer etwas Unvorhersehbares dazwischenkommen. Mit einem spezifischen Informationsstand machen Sie die Problemlösung in solchen Fällen einfach. Wenn ein Helferteam bereitsteht (ob für die Nutzung der App oder beim Verlust von Badges), fühlen sich Ihre Gäste gut aufgehoben und trauen Ihrer Veranstaltungsorganisation noch stärker über den Weg.

Rechtzeitige Testläufe der Eventtechnologie

Vorsicht ist besser als Nachsicht, insbesondere bei Technik. Doppelte Checks oder Vier-Augen-Prüfung oder Ähnliches für Ihr gesamtes Equipment und Event-Apps – nicht erst auf den letzten Drücker! – beugen vermeidbaren Störungen vor. Wenn alles sicher läuft wie geplant, ist die Bühne für ein perfektes Teilnehmererlebnis von Anfang bis Ende bereitet.

Einlasspunkte im Lageplan in der Event-App markieren

Wenn Sie Ihrem Publikum einen detaillierten Lage- oder Raumplan vom Veranstaltungsort an die Hand geben, kann das die Orientierung erheblich erleichtern. Eine eindeutige Markierung des Check-in-Bereichs, vielleicht mit eigenen Symbolen oder Farben, lässt alle Beteiligten mühelos zum Ausgangspunkt ihrer Event-Journey finden.

Beim Check-in das erste Mal Ihre Marke ins Rampenlicht stellen

Branding beschränkt sich nicht auf Broschüren, Beschilderung und Bühnen. Der Check-in-Bereich eröffnet eine Fülle von Möglichkeiten, Ihre Marke in Szene zu setzen, unter anderem auf der Kleidung Ihrer Teammitglieder oder auch an den Check-in-Geräten. Wenn Sie die verschiedenen Elemente Ihres Event-Check-ins auf Ihre Marke zuschneiden, prägen Sie vom Start weg ein immersives Markenerlebnis.

Goodie-Bags verteilen

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft, heißt es, und sie können auch Sympathie stiften. Wenn Sie beim Einlass durchdacht zusammengestellte Goodie-Bags aushändigen, kann das bei den Teilnehmer*innen für große Freude sorgen. Dabei brauchen diese Beutel nicht nur „einfache“ Geschenke zu enthalten, sondern Sie können sie auch mit sinnvollem Informationsmaterial, Guides oder technischen Kleinigkeiten bestücken, mit denen Ihre Veranstaltung in noch besserer Erinnerung bleibt.

Teilnahme per Programmpunkt-Check-in tracken

Behalten Sie nicht nur im Blick, was am Einlass los ist – nutzen Sie die Check-in-Technik auch für einzelne Sessions. Die Analyse der Teilnahme an Programmpunkten kann wertvolle Erkenntnisse liefern. Ob für Weiterbildungszertifikate, mit Blick auf den Sponsoren-ROI oder zur Ermittlung der Teilnehmerpräferenzen: Der Programmpunkt-Check-in, per QR-Code ganz besonders, verfeinert und vertieft die Auswertung des Teilnehmerengagements. Derartige Daten können für künftige Eventplanungen sehr wertvoll werden.

Das Event-Check-in-Erlebnis neu denken

Die Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung beginnt mit dem Eintreffen vor Ort. Hier ist der Check-in deutlich mehr als nur ein Prozess, nämlich der erste Kontaktpunkt zur Präsentation Ihrer Marke, Ihr Aushängeschild für die einladende Atmosphäre Ihrer Veranstaltung. Bisweilen werden Event-Check-ins als schlichtes Drehkreuz zur Einlasskontrolle gesehen (im übertragenen Sinn oder sogar wörtlich). Doch das Einlassmanagement birgt riesiges Potenzial zur positiven Prägung des Teilnehmererlebnisses. Und nun wissen Sie auch, wie das gelingt!

Der Check-in lässt Ihr Publikum in Ihr Event eintauchen. Sorgen Sie also dafür, dass er gefällt! Lassen Sie die Effizienz von Einlassmanagement-Digitaltechnik mit der Freundlichkeit persönlicher Begrüßungen ineinandergreifen, um erinnerungswürdige Erfahrungen zu gestalten. Ihre Gäste nehmen diese positiven Eindrücke und unkomplizierten Interaktionen bis zu Ihrem nächsten Event mit.

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Doch Vorsicht: Wird auf eine ungeeignete Lösung gesetzt, kann der Aufwand schnell steigen statt sinken. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Auswahl ankommt und wie Sie mit der passenden Event-Software effizient und stressfrei arbeiten.

Was ist Vereins- bzw. Verbandssoftware?

Als Software für Verbände lässt sich allgemein jede Anwendung fassen, die Vereine und Verbände nutzen, um ihre interne Organisation, die Betreuung der Mitglieder und der weiteren Zielgruppen zu regeln. Es gibt:

• Projektmanagement-Programme
• Marketingtools
• Eventmanagement-Software oder auch 
• umfassendere Management-Software.

Software kann Ihrem Verein oder Verband auf vielfältige Weise helfen:

Dies ist zu unterscheiden von Verwaltungssoftware für Vereine und Verbände. Bei dieser geht es um die Bearbeitung von Mitgliedsan- und -beiträgen, um Kommunikation und andere verbandsspezifische Belange.

Was ist Verbands- und Vereinsverwaltungssoftware genau?

Es handelt sich um Software nach dem All-in-one-Konzept, mit der sich die gängigsten Aufgaben mitgliedergestützter Organisationen abwickeln lassen. Sie reduziert den Verwaltungsaufwand, macht menschliche Fehler unwahrscheinlicher und hilft, mit weniger Personal mehr zu schaffen.

Sowohl Ihr Team als auch Ihre Mitglieder können im Hinblick auf folgende Aspekte davon profitieren:

Welche Software braucht ein Verband oder Verein?

Wenn Sie für Ihren Verband oder Verein Software suchen, können Sie aus einer Vielzahl von Angeboten auswählen. Aber welche Art von Software bietet wirklich einen Mehrwert, und wie können sie verschiedene Tools sinnvoll kombinieren?

Beginnen wir mit den verschiedenen Software-Kategorien. Die wesentlichen sind:

• Management-Software: Website für Verbände, Mitgliederportal, Reporting usw.
• Eventmanagement-Software: Anmeldungen und Registrierungen, Event-Badge-Design, Event-Apps, Hybridplattformen etc.
• Projektmanagement-Software: Kalender, Aufgabenzuteilung u. ä.
• Social-Media-Management-Tools: Zeitpläne je Inhalt, terminierte Posts, Nutzungsstatistiken …
• Fundraising- und Spendenverwaltungs-Software: sichere Zahlungsverarbeitung, automatische Belege, Spenderdatenverwaltung etc.
• Customer-Relationship-Management(CRM)-Systeme: automatisierte E-Mails sowie Newsletter, detaillierte Formularfelder zur Datenerfassung, nutzerfreundliche Kundenportale …
• Community-Management-Software: Diskussionsforen, Videokonferenzen, Mitgliederverzeichnisse usw.
• Filehosting-Programme wie Google Drive und Dropbox zum Speichern der Dateien Ihres Teams etc.

Was muss eine Verbands- oder Vereinssoftware können?

Bei der Suche nach einer geeigneten Software für Ihren Verband oder Verein werden Sie schnell merken, dass sich die Tools auf dem Markt in ihren Funktionen unterscheiden. Auf welcher Grundlage sollten Sie also eine Entscheidung treffen? Und welche Funktionen sind wirklich wichtig?

Leider gibt es hier keine pauschale Antwort. Was Ihre Software bieten muss, ist natürlich abhängig davon, wofür Sie sie einsetzen möchten und wie Ihre Organisation aufgestellt ist. Am besten erstellen Sie einen Anforderungskatalog, in dem Sie festhalten, welche Funktionen Must-Haves und welche eher Nice-to-Haves sind. Prüfen Sie die verfügbaren Anbieter daraufhin, wie viele dieser Funktionen sie bieten. Natürlich spielen am Schluss noch weitere Kriterien wie der Preis und die Benutzerfreundlichkeit eine Rolle. Viele Anbieter bieten eine Demo oder kostenlose Testversion – machen Sie davon unbedingt Gebrauch und testen Sie die Software gründlich. So können Sie feststellen, ob alle nötigen Funktionen vorhanden sind, und bekommen außerdem ein Gefühl für die Handhabung.

Wenn es um die Vereinsverwaltungssoftware geht, können folgende Funktionen und Kriterien relevant sein:

• Mitgliederverwaltung: Die Software sollte in der Lage sein, Mitgliederdaten zu speichern, zu aktualisieren und zu verwalten. Dazu gehören Kontaktdaten, Mitgliedschaftsstatus, Teilnahme an Veranstaltungen usw.
• Kommunikationstools: Die Software sollte Kommunikationsfunktionen bereitstellen, um mit den Vereinsmitgliedern zu interagieren. Das können beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen, Newsletter-Funktionen, Diskussionsforen oder Chats sein.
• Finanzverwaltung: Die Software sollte Buchhaltungsfunktionen bieten, um Finanzdaten zu verwalten, Zahlungen zu verfolgen, Spenden zu verwalten, Budgets zu erstellen und Finanzberichte zu generieren.
• Berichterstattung: Die Software sollte Berichtsfunktionen bereitstellen, um Informationen über Mitglieder, Finanzen, Veranstaltungen und andere relevante Daten zu generieren. Das hilft bei der Bewertung der Leistung des Vereins und bei der Informationsweitergabe an die Stakeholder.
• Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit: Eine gute Vereins- oder Verbandssoftware sollte leicht zu nutzen sein und sich an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des jeweiligen Vereins anpassen lassen.
• Sicherheit und Datenschutz: Die Software sollte Sicherheitsmechanismen haben, um die Vertraulichkeit von Mitgliederdaten und finanziellen Informationen zu gewährleisten.
• Integration mit anderen Systemen: Eine effektive Vereinssoftware sollte in der Lage sein, sich mit anderen Softwarelösungen wie Buchhaltungssoftware, Eventplanung, E-Mail-Marketing-Tools und Social-Media-Plattformen zu integrieren.

Tools sinnvoll kombinieren

Wahrscheinlich ist für Ihren Verband eine Verwaltungssoftware in Kombination mit bedarfsspezifischen Zusatzlösungen sinnvoll. Ein Beispiel: Sie ergänzen Ihre Verwaltungssoftware um ein Projektmanagement-Tool, mit dem sich alle Aufgaben Ihres Teams geschickt organisieren lassen. Oder um eine Eventmanagement-Lösung wie EventMobi, mit der Sie das Engagement Ihrer Zielgruppen bei Ihren Veranstaltungen im Jahresverlauf und auch zwischen den Events ankurbeln und hochhalten.

Der Vorteil, auf spezifische Zusatztools zu setzen: Sie können einen Anbieter mit tiefgehender Expertise im jeweiligen Bereich wählen. Beispielsweise bietet eine Software, die sich ausschließlich auf Eventmanagement oder Projektmanagement fokussiert, in den meisten Fällen einen größeren Funktionsumfang und besseren Service als eine, die diese Funktionen nur zusätzlich anbietet.Achtung: Bei der Wahl eines Zusatztools sollten Sie mit den Anbietern abklären, ob Schnittstellen zwischen den Tools möglich sind.

Die beste Verbands- bzw. Vereinsverwaltungssoftware

Wenn es eine All-in-one-Software für Verbände sein soll, empfehlen sich unserer Erfahrung nach folgende Optionen (wobei immer auch der individuelle Bedarf abgewogen werden sollte):

VerbandsMANAGER

VerbandsMANAGER ist ein Komplettsystem für die umfassende Online-Verwaltung von Verbänden. Dieser Anbieter bietet einen großen Funktionsumfang, u. a. Mitgliederkommunikation und -verwaltung, Homepage-Module und Dokumentenverwaltung. Besonders Verbände mit komplexen Hierarchien kommen auf ihre Kosten, da diese mit beliebig vielen Gliederungsebenen abgebildet werden können. Und kleinere Verbände können sicher sein, auch in Zukunft auf nichts verzichten zu müssen.

Top-Aspekte:

• IDW PS 880 zertifiziert
• Verbandsspezifische Prozesse umsetzbar
• Finanzen und Spendenverwaltung
• Speziallösung für Parteimanagement

Preis: Testversion kostenlos, danach ab 59 € pro Monat

Cursor

Die Cursor Software AG bietet Verbänden eine effektive Lösung für die erfolgreiche Betreuung von Mitgliedern, Mitarbeiter*innen und Ansprechpartner*innen. Die Funktionen der Software umfassen u. a. das Planen von Veranstaltungen, den Wissenstransfer innerhalb des Verbandes, die Kommunikation mit externen Geschäftspartner*innen und die Budgetplanung.

Top-Aspekte:

• Aktuelle Daten zu Mitgliedern und Budgets
• Unterstützung bei der Mitgliedergewinnung und -bindung
• Effektive Mitgliederbetreuung
• Transparente Informationswege innerhalb der Organisation

Preis: Auf Anfrage

CAS netWorks

CAS netWorks unterstützt bei der effizienten Mitgliederverwaltung, -gewinnung und -bindung. Betont wird die Flexibilität und Anpassbarkeit des Systems mit moderner Bedienoberfläche, das sich geräteübergreifend nutzen lässt. Durch die zentrale Datenhaltung und individuelle Zugriffsrechte stehen Informationen jederzeit den richtigen Personen zur Verfügung.

Top-Aspekte:

• Mitgliederinformationen auf einen Blick
• Beitragszahlungen zentral verwalten
• Veranstaltungsplanung
• Personalisierte Newsletter versenden

Preis: Auf Anfrage

WISO MeinVerein Web

WISO MeinVerein Web ist eine Cloud-basierte Vereinssoftware, die effektives Arbeiten im Team fördert. Jedes Vereinsmitglied kann seine eigenen Daten schnell und einfach via App einpflegen. Neben der Mitgliederverwaltung lassen sich über die Software auch die Vereinsfinanzen und das Terminmanagement organisieren.

Top-Aspekte:

• Mitgliederverwaltung
• Terminmanagement
• Beitragswesen
• Mobile-App verfügbar

Preis: Kostenlos testen, danach ab 10 € monatlich

Die beste Eventmanagementsoftware für Verbände und Vereine

Binden Sie Ihre Community-Mitglieder aktiv ein, steigern Sie über die Mitgliedsbeiträge hinaus Ihre Einnahmen und aktivieren Sie Ihre Marke. Insbesondere empfehlenswert:

EventMobi

EventMobi hat die innovativste und nutzerfreundlichste Managementsoftware für Verbandsveranstaltungen überhaupt für Sie. In fünfzehn Jahren haben wir bereits über 30.000 Events in aller Welt mit Präsenz-, Online- und Hybridlösungen zum Erfolg verholfen. Von der Planung über die Umsetzung bis zur Auswertung von Veranstaltungen: Unsere Eventsoftware für Verbände bündelt alle Managementkomponenten unter einem virtuellen Dach.

Top-Aspekte:

• Eventwebsite im Branding des Verbands mit sicherer Zahlungsverarbeitung, individualisierbaren Registrierungsformularen und umfassenden Nutzungsberichten
• Experience Manager (eigens entwickeltes Event-CMS) zur Konzeption und Gestaltung von Online-, Hybrid- und Vor-Ort-Veranstaltungen in ein und demselben System
• preisgekrönte mobile Event-App für besonders intensive Teilnehmererlebnisse, für wertvollere Sponsorenpakete und zur Bereitstellung von Inhalten nach dem Event
• Gamification-Tools wie Live-Umfragen und -Ranglisten für intensives Teilnehmerengagement
• Social-Media-Dashboard und -Wall – größere Reichweite, einfache Vernetzung aller Beteiligten und Social-Media-Nutzungsstatistiken
• Vor-Ort-Paket mit QR-Code-Check-in, hochgradig personalisierbarem Badge-Designer, Live Display (also digitaler Beschilderung) und Optionen für professionellen Support unterschiedlicher Art
• und noch viel mehr …

Melden Sie sich einfach bei unserem Team, um alles über die vielen Möglichkeiten zu erfahren, die wir für Ihre Organisation parat haben!

Preis: auf Anfrage

Cvent

Cvent ist eine Eventmanagementsoftware, deren Fokus auf der stetigen Steigerung von Veranstaltungsteilnahmen und -interaktionen liegt. Die Plattform automatisiert Managementaufgaben wie Datenanalysen, Veranstaltungsmarketing oder auch Registrierungen.

Top-Aspekte:

• Tools für das Location-Management
• Funktionen zum Vernetzen von Planungsteams, Lieferanten und Locations
• starker App-Marktplatz
• Erkenntnisse zum Publikum in Echtzeit

Preis: auf Anfrage

vFairs

vFairs ist eine preisgekrönte All-in-one-Eventmanagement-Software für Online-, Hybrid- und Vor-Ort-Anlässe. Das Angebot umfasst unter anderem Mobilgeräte- und Browser-gestützte Apps, immersive virtuelle Veranstaltungsräume in 3D, ausgefeiltes Networking und weltweit geschätzten Kundenservice.

Top-Aspekte:

• immersive virtuelle 3D-Locations
• Onlineoptionen für Branchenevents, Jobmessen, Konferenzen usw.
• Lead-Capture-App
• großes Spektrum an Integrationen

Preis: auf Anfrage

Beste Planungssoftware für Verbandsveranstaltungen

Mit Planungssystemen für die unterschiedlichsten Anlässe von Verbänden haben Sie die Werkzeuge zur Hand, mit denen Sie die Eventlogistik vom ersten Moment an erfolgversprechend organisieren.

Allseated

Mit Allseated hat Ihr Verband bzw. Verein Software zur Hand, die für das Management von Zeitplänen, die Verwaltung von Gästelisten sowie Menüplänen, das Entwickeln von Grundriss- oder Sitzplänen und virtuelle Begehungen von Locations in 3D konzipiert ist. Das System unterstützt Aufgabenzuweisung, Kooperation von Teammitgliedern und Live-Updates.

Top-Aspekte:

• solide Optionen für die Gästeverwaltung
• Erstellung detaillierter Berichte für Lieferanten und Abnehmer
• Zeitplanmanagement-Tools
• Zusammenarbeit in Echtzeit

Preis: Teilweise kostenlos, teilweise auf Anfrage

Asana

Bei Asana handelt es sich um eine der besten Optionen auf dem Feld der Software für Verbände. Vor allem für die Planung von Verbandsveranstaltungen erweist sie sich als nützlich. Diese populäre Projektmanagementanwendung kann die Planung, Ausarbeitung und Umsetzung von Eventstrategien mit nur einer Software erleichtern.

Top-Aspekte:

• individuell anpassbare Workflows und Deadlines
• detaillierte Überwachung von Projekten
• kostenlose Version – besonders hilfreich für kleine Teams
• Echtzeitmeldungen

Preis: kostenlose Version; Bezahlversion ab 10,99 Euro pro Monat

Community-Management-Systeme

Wenn Sie Ihren Mitgliedern Wertschätzung zeigen wollen, gelingt dies besonders überzeugend, indem Sie ganzjährig aktive Communitys initiieren und „füttern“. Unsere Top-Kandidaten in dieser Kategorie:

EventMobi – Event X365

Hat Ihre Organisation mehrere Veranstaltungen jährlich im Programm, können Sie X365 von EventMobi als perfekte Ganzjahres-Networking-Plattform nutzen, um Ihre Mitglieder laufend aktiv einzubinden. Mithilfe der zugehörigen Multi-Event-App können Sie Ihr Eventmanagement effizient gestalten und über das ganze Jahr hinweg zu Anmeldungen animieren.

Top-Aspekte:

• unkomplizierte Anmeldung zu mehreren Events
• Programmpunktdetails und Veranstaltungsinformationen an ein und derselben Stelle
• Networking-Räume für die Community

Preis: auf Anfrage

Hivebrite

Hivebrite ist ein ausgefeiltes Komplettsystem für das Community-Management und für das Engagement der Beteiligten. Einfach einzurichten und anpassbar im gewünschten Branding, kann dieses System bei Folgendem hilfreich sein: Gestaltung von Events, Verwaltung der Mitgliederdaten, Zentralisierung sämtlicher Kommunikation und Verarbeitung von Onlinezahlungen – alles über ein und dieselbe nutzerfreundliche Ansicht.

Top-Aspekte:

• individualisierbar und einfach einzurichten
• exzellenter Kundenservice
• geeignet für große Nutzerzahlen

Preis: auf Anfrage

Die besten Apps für Verbände und Vereine

Lassen Sie Ihre Mitglieder die eigene Community immer dabeihaben! Wählen Sie eine Software, zu der auch eine Veranstaltungs-App gehört, damit Ihre Mitglieder sogar von unterwegs immer live mitmischen können.

EventMobi – mobile Event-Apps

EventMobis mobile Event-Apps zählen mit gutem Grund zu unseren beliebtesten Tools im Bereich der Vereinsverwaltungssoftware. Ob individuell auszugestaltender Content, Networking, aktive Einbindung des Publikums oder Navigation mit einem simplen Antippen: Die Gestaltung von fesselnden Erlebnissen bei Veranstaltungen jeder Art und Größe ist hiermit ein Leichtes.

Für Sie bereit – unsere Produkt-Tour!

Top-Aspekte:

• interaktive Programmübersichten und individuelle Zeitpläne
• Networking-Erleichterungen mit Nachrichten, Profilen und mehr
• vielseitige Karten für die mühelose Orientierung
• kontaktloses Einchecken und digitale Badges
• Live-Abstimmungen und -Umfragen

Preis: auf Anfrage

tixxt Verbands-App

Bei tixxt handelt es sich um eine innovative Verbands-App, für die gezielte Mitgliederkommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Verbandes. Diese Anwendung erleichtert signifikant die täglichen Aktivitäten des Verbandes und befähigt die Mitglieder, auf effiziente Weise produktiv zusammenzuarbeiten. Durch vielfältige Funktionen trägt die App dazu bei, die Interessen des Verbandes durchzusetzen und ihn gleichzeitig zukunftsfähig zu gestalten.

Top-Aspekte:

• Mitglieder aktivieren
• Kollaboration in Echtzeit
• Digitale Gremienarbeit

Preis: ab 490 € pro Monat

GoEngage von MobileUp

MobileUps Software GoEngage ist ein No-Code-Angebot, mit dem „Techniklaien“ in nur wenigen Stunden Community-spezifische Mobilgeräte-Apps einrichten und in Betrieb nehmen können.

Top-Aspekte:

• Tools für die Konferenz- und Verbandsverwaltung
• Funktionen für Aussteller und Sponsoren
• automatisch erstellte Verbandswebsite für das betreffende Event

Preis: auf Anfrage

Kostenlose Verbandssoftware

Wenn Ihr Verband noch in den Kinderschuhen steckt, wollen Sie vielleicht erstmal keine Software als Kostenfaktor einplanen müssen. Gratissoftware kann durchaus eine gute Wahl sein, z. B.diese drei Optionen:

KURABU

KURABU ist eine cloudbasierte Vereinssoftware, die Ihre Vereinsverwaltung erleichtert und in der Vollversion zahlreiche Funktionen für die Verwaltung und die Mitglieder bietet. Mit der kostenfreien lite-Version gewinnen Sie kostenlos neue Mitglieder online und sammeln automatisiert Spenden ein.

Top-Aspekte:

• Schnelle Einrichtung
• Digitaler Mitgliedsantrag
• Individuelle Landing Page für Spendenaufrufe und automatische Spendenbescheinigung

Preis: lite-Version kostenfrei, sonst ab 29 €

Fairgate

Mit Fairgate ist eine umfassende Software für Vereine und Verbände. Abgedeckt sind beispielsweise die Mitgliederverwaltung, Finanzwesen, Newsletter und die Sponsorenverwaltung. Die Kontaktverwaltung ist kostenlos bei bis zu 100 Kontakten.

Top-Aspekte:

• Mehrsprachigkeit
• Kurs- und Eventmodul
• Intranet

Preis: kostenlose Kontaktverwaltung bis 100 Kontakte, andere Funktionen können dazugebucht werden

CVP

CVP ist das Vereinsverwaltungs-Programm von Conplan. Angeboten werden vielfältige Funktionen zur Verwaltung von Vereinen, wie beispielsweise die Verwaltung von Personen, Abrechnung, Verbandmeldungen und Serienfunktionen.

Top-Aspekte:

• App „VereinsZeit“
• Verbandsmeldungen
• Datensuche und -auswertungen

Preis: kostenlos für bis zu 20 Mitglieder

Genau das Richtige für Ihren Verband: Software perfekt wählen

Ganz gleich, ob Ihr Verband oder Verein gerade erst Fahrt aufnimmt oder längst eine große Organisation mit vielen regionalen Einheiten ist: Diese Liste hilft Ihnen hoffentlich dabei, die für Ihren Bedarf ideale Verbandssoftware zu finden.

Wenn Sie nun überlegen und diskutieren: Kontaktieren Sie uns gerne ganz unverbindlich! Bei einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten unsere Software Ihnen bei Ihrer nächsten Veranstaltung und darüber hinaus eröffnet.

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In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie eine hybride Veranstaltung erfolgreich planen – von der ersten Idee bis zur Auswertung. Die Tipps beruhen auf vielen Jahren Eventpraxis und sollen Ihnen helfen, typische Stolperfallen zu vermeiden.

Ganz kurz: Was macht ein hybrides Event aus?

Der Hauptunterschied zwischen hybriden, virtuellen und Präsenzveranstaltungen liegt in der Integration. Reine Präsenzveranstaltungen sind auf einen physischen Ort beschränkt, während reine Online-Veranstaltungen ausschließlich digital stattfinden. Hybride Veranstaltungen hingegen versuchen, das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Sie bieten den Komfort und die Zugänglichkeit einer Online-Veranstaltung über eine virtuelle Eventplattform, während sie gleichzeitig die Möglichkeit zur persönlichen Interaktion und zum Networking bieten, die bei Präsenzveranstaltungen so wertvoll sind.

Eignet sich meine Veranstaltung für ein hybrides Format?

Vor Ort, virtuell oder beides?

Ein hybrides Format ist besonders sinnvoll, wenn eines oder mehrere der folgenden Kriterien auf Ihre Veranstaltung zutreffen:

• Ihre Zielgruppe ist geografisch verteilt und es können nicht alle am gleichen Ort teilnehmen (z. B. Jahreskongress mit regionalen Chapters).
• Sie die Reichweite Ihrer Inhalte erhöhen und ein größeres Publikum erreichen möchten — etwa durch Livestreams und On‑Demand‑Abruf.
• Wissenstransfer und Interaktion stehen im Vordergrund (Workshops, Q&A, Breakouts), die sowohl Präsenz‑ als auch Online‑Teilnehmer*innen aktiv einbinden sollen.
• Unsicherheiten wie Reisebeschränkungen, Wetterrisiken oder kurzfristige Ausfälle berücksichtigt werden müssen — Hybrid bietet Ausweich‑Möglichkeiten.
• Teilnehmer*innen unterschiedliche Budgets oder Zeitressourcen haben und flexible Teilnahme‑Optionen benötigen (Vor‑Ort‑Ticket vs. Online‑Teilnahme).
• Sie Sponsoren zusätzliche Sichtbarkeit bieten möchten — z. B. digitale Banner, Videoeinblendungen oder virtuelle Stände, die dem gesamten Publikum zur Verfügung stehen.

Kurzcheck (3 Fragen):

1. Ist Ihre Zielgruppe verteilt? — Ja → hybrid lohnt sich.
2. Brauchen Sie zusätzliche Reichweite oder Aufzeichnungen? — Ja → hybrid lohnt sich.
3. Können Sie die technischen/organisatorischen Mehrkosten tragen? — Ja → hybrid ist eine gute Option.

Wenn Sie nach diesem Quick‑Check zu dem Schluss kommen, dass ein hybrides Format passt, geht es im nächsten Abschnitt weiter mit dem strukturierten Plan: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Umsetzung.

Schritt 1. Ziele setzen und Zielgruppe analysieren

Bevor Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen, definieren Sie klare, messbare Ziele und segmentieren Sie Ihre Zielgruppe. Fragen Sie: Was sollen die Teilnehmer*innen lernen, erleben oder mitnehmen? Welche Erwartungen und Bedürfnisse haben die Teilnehmenden vor Ort im Vergleich zu den Online‑Zuschauern? Nur so schaffen Sie ein ausgewogenes Erlebnis für beide Gruppen.

Tipp: Mehr über die Formulierung von Zielen erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zur Eventplanung.

Schritt 2. Abstecken, was genau vor Ort, virtuell bzw. hybrid geht

Zuallererst gilt es bei der Planung Ihrer hybriden Veranstaltung den Rahmen präzise abzustecken. Bestimmen Sie frühzeitig, welche Programmpunkte am besten im Präsenz‑Format funktionieren und welche als Livestream oder On‑Demand‑Inhalte angeboten werden sollen — das erleichtert die weitere Planung, Technik‑Auswahl und Budgetierung.

Beantworten Sie gemeinsam mit Ihrem Planungsteam zunächst diese Fragen:

1. Wie viele Personen planen wir vor Ort ein (Kapazität des Ortes)?
2. Wie viele virtuelle Tickets sollen verfügbar sein — und benötigen Sie ein hybrides Ticket‑Modell (z. B. Basis online, Premium vor Ort)?
3. Welche Programmpunkte müssen zwingend vor Ort stattfinden (Hands‑on‑Workshops, Abendprogramm) und welche eigenen sich fürs virtuelle Publikum?
4. Wie binden wir Online‑Teilnehmer*innen aktiv ein (Live‑Q&A, Breakouts, Umfragen, Chat) — welche technischen Möglichkeiten benötigen wir dafür?
5. Welche Inhalte wollen wir produzieren und für Abruf/Marketing archivieren (Videos, Präsentationen, Podcastclips)?

Zeitplanung: Planen Sie den Vorlauf je nach Komplexität ein — Meetups und lokale Formate: 6–8 Wochen; Mittelgroße Konferenzen: 3–6 Monate; internationale Kongresse mit Hybridproduktion: 9–12 Monate. Diese Zeiträume helfen bei der Ressourcen‑ und Kostenplanung.

Kapazitäts-Richtwert: Erwägen Sie initial ein Verhältnis von 30–50% virtuelle zu 50–70% Präsenz‑Tickets, je nach Zielgruppe und Ziel.

Schritt 3. Eventtechnologie auswählen und vorbereiten

Die Auswahl der richtigen Technologie entscheidet maßgeblich über den Erfolg Ihrer hybriden Veranstaltung. Für ein zuverlässiges hybrides Event benötigen Sie eine leistungsfähige Hybridevent‑Plattform, die Livestream, Interaktion, Datenerfassung und On‑Demand‑Abruf nahtlos kombiniert. Kurz: Technik muss Ihre Programminhalte und das Teilnahmeerlebnis (vor Ort wie remote) gleichwertig unterstützen.

Must‑have‑Funktionen für hybride Veranstaltungen:

• Live‑Streaming mit redundanter Ausspielung, um Ausfälle zu vermeiden
• Event‑App für On‑Site‑Teilnehmer*innen: Agenda, Networking, Push‑Infos
• Interaktions‑Tools: Live‑Umfragen, Q&A, Breakouts, Gamification
• Datenerfassung & Analytics (Engagement, Watch‑Time, Lead‑Scoring)
• Video‑Mediathek / On‑Demand‑Abruf zur Nachnutzung und Monetarisierung

(EventMobi bietet all das und mehr, kombiniert mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Support‑Services für Produktion und Aufzeichnung).

Technischer Hinweis: Für HD‑Streams planen Sie mindestens 5–10 Mbps Upload pro gleichzeitigem Stream ein; für redundante Setups empfehlen AV‑Teams Backup‑ISPs oder Bonding. Testen Sie Browser‑Kompatibilität, mobile Endgeräte und Untertitel/Captioning im Vorfeld.

Ein Hybridevent-Portal ist geräteunabhängig: Remote‑Teilnehmer*innen loggen sich per Browser oder App ein, On‑Site‑Gäste nutzen die Event‑App. Beide Kanäle bieten Ihnen vielfältige Möglichkeiten, Inhalte zu verbreiten, Interaktion zu fördern und datenbasiert die Teilnehmererfahrung zu optimieren — über eine zentrale Adresse.

Schritt 4. Budgetplanung für Ihr hybrides Event

Die Budgetplanung für eine Hybrid-Veranstaltung erfordert besondere Sorgfalt: Neben klassischen Kosten für Location, Catering und Personal fallen technologische Kosten für Livestreaming, Plattform, Aufzeichnung und Internet an. Planen Sie Kosten für beide Welten ein, damit Teilnehmer*innen vor Ort und online gleichwertige Erlebnisse erhalten.

Kosten-Beispiele zur Orientierung

• Kleine Veranstaltung (Meetup/Workshop): Location 1.000–3.000 €, Streaming & Plattform 500–2.000 €, AV/Technik 500–1.500 €.
• Mittelgroße Konferenz: Location 5.000–20.000 €, Streaming/Plattform 3.000–10.000 €, AV/Produktion 5.000–15.000 €.
• Großes/hybrides Kongress‑Format: Location 20.000+ €, Streaming/Plattform 10.000+ €, AV/Produktion 15.000+ € (je nach Umfang).

Budgetstruktur & Preismodelle

• Trennen Sie fixe von variablen Kosten (Miete & Personal vs. Verpflegung pro Kopf, Bandbreite pro Stream).
• Preisstrategie: On‑Site‑Tickets höher bepreisen (Mehrwert: Networking, Catering, Erlebnis), Online‑Tickets günstiger, ggf. VIP‑Hybrid‑Pass mit exklusivem On‑Demand‑Zugang.

Wichtige Posten (nicht vergessen!):

• Redundante Internet‑Anbindung / Backup‑ISP für Livestreams
• Professionelle AV‑Crew & Kamerapensum (je nach Sessions)
• Plattformlizenz, Event‑App, Interaktions‑Module (Umfragen, Q&A)
• Aufzeichnung, Post‑Production und Captioning (Untertitel)
• Datenschutz/DSGVO‑konforme Datenerfassung und Speicherung
• Puffer‑Budget für unvorhergesehene technische oder organisatorische Kosten (~10–15%)

Praktischer Tipp: Erstellen Sie für Ihre Planung verschiedene Szenarien (optimistisch/realistisch/pessimistisch) und legen Sie für jede Variante die erwarteten Teilnehmerzahlen (Vor‑Ort vs. Online) sowie die zugehörigen Kosten fest. Verlinken Sie Ihre Ticketing‑Seite klar mit Informationen, welche Komponenten den Teilnehmenden zur Verfügung stehen.

Schritt 5. Content-Strategie für beide Zielgruppen

Die Content‑Strategie Ihrer Veranstaltung muss gleichermaßen auf Vor‑Ort‑Teilnehmer*innen und das Online‑Publikum zugeschnitten sein. Vermeiden Sie einfaches Eins‑zu‑Eins‑Streaming: Passen Sie Inhalte aktiv an das jeweilige Teilnahme‑Format an, damit beide Zielgruppen ein starkes Erlebnis haben und sich beteiligen können.

Konkrete Formate

• Remote: Kurze Micro‑Sessions (15–25 min), prägnante Keynote‑Clips, exklusive Online‑Q&A und On‑Demand‑Videos zur späteren Abrufbarkeit.
• Vor Ort: Deep‑Dive‑Workshops, Networking‑Events, Erlebnisformate und Live‑Demos, die Präsenzvorteile nutzen.
• Gemeinsame Assets: Handouts, Zusammenfassungen, kurze Videos aus der Video‑Mediathek, die beiden Gruppen zur Verfügung stehen.

3 Best‑Practice‑Beispiele

• Split‑Keynote: 20-Minuten-Vortrag + 10 min live Q&A, moderiert für Chat‑Fragen der Remote‑Zuschauer*innen.
• Parallel‑Workshops: Vor Ort mit Hands‑on‑Material, online mit kompakten Case‑Studies und Breakout‑Rooms.
• Exklusive Online‑Inhalte: Bonus‑Interviews oder vertiefende Videos in der Mediathek als Mehrwert für virtuelle Teilnehmer*innen.

Tipps: Planen Sie Interaktionspunkte (Umfragen, Gamification, Live‑Chat) in kurzen Abständen ein, um das Engagement beider Teilnehmergruppen hoch zu halten. Nutzen Sie Zeitstempel und Kapitel in On‑Demand‑Videos, damit Zuschauer*innen gezielt Inhalte abrufen können.

Schritt 6. Interaktive Elemente und Engagement-Strategien

Interaktive Elemente sind der Schlüssel, um das Engagement sowohl der Teilnehmer*innen vor Ort als auch der Online‑Zuschauer hochzuhalten. Richtig eingesetzt sorgen Polls, Q&A, Breakouts und Gamification für höhere Aufmerksamkeit, mehr Interaktion und verwertbare Daten.

• Live‑Umfragen & Abstimmungen: Kurz, prägnant und zeitnah einsetzen — ideal nach einem Impulsvortrag, um Feedback oder Meinungsbilder zu sammeln.
• Q&A + Moderation: Sammeln Sie Fragen über Chat/Tool, moderieren Sie online‑Fragen gezielt ins Bühnenprogramm und stellen Sie sicher, dass Remote‑Fragen gleichen Vorrang erhalten wie Vor‑Ort‑Fragen.
• Virtuelle Breakout‑Räume & Networking: Kleine Gruppen für Deep Dives schaffen Nähe zwischen Remote‑Teilnehmer*innen — kombinieren Sie diese mit Vor‑Ort‑Networking für maximale Reichweite.
• Gamification & Challenges: Punktesysteme, Quizze oder Scavenger‑Hunts (sowohl on‑site als auch remote) erhöhen die Beteiligung und fördern wiederholte Interaktion.

Praxis‑Tipps zur Umsetzung

• Rollen definieren: Moderation (Bühne), Chat‑Moderator (Online), Technical Producer (AV) — so gelingt die Verknüpfung von Präsenz und Remote.
• Call‑to‑Action: Planen Sie alle 10–20 Minuten einen Interaktionsimpuls (Umfrage, Frage, Mini‑Challenge), um die Aufmerksamkeit zu erneuern.
• Routing: Legen Sie fest, wie Remote‑Fragen an die Bühne gelangen (z. B. Chat→Moderator*in→Stage) und testen Sie den Prozess in Proben.
• Barrierefreiheit: Sorgen Sie für Untertitel, Tastaturzugänglichkeit und alternative Interaktionswege (z. B. E‑Mail/Telefon) für Besucher*innen mit Einschränkungen.

Schritt 7. Marketing und Kommunikation

Sichtbarkeit und klare Kommunikation sind entscheidend, damit Ihre hybride Veranstaltung das richtige Publikum erreicht und die Teilnehmenden wissen, welche Optionen ihnen zur Verfügung stehen. Planen Sie kanalübergreifende Maßnahmen, die Präsenz‑ und Online‑Zielgruppen differenziert ansprechen.

Marketing‑Timeline

• 12 bis 8 Wochen vor Event: Early‑Bird‑Kommunikation (E‑Mail, Social, Partner) — Schwerpunkt Reichweite & Ticketverfügbarkeit.
• 6 bis 2 Wochen vor Event: Segmentierte Erinnerungen (On‑Site vs. Online), Speaker‑Highlights, Nutzen‑Argumente.
• Woche des Events: Technische Hinweise, Zugangsinformationen, Networking‑Calls‑to‑Action.

Messaging

Ganz wichtig bei hybriden Veranstaltungen: Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer*innen erfahren, welche Komponenten ihnen konkret zur Verfügung stehen. Heben Sie dabei für jede Teilnehmergruppe hervor, welche hybridspezifischen Vorteile sie erwarten — z. B. profitieren virtuelle Gäste vom Live-Charakter der Vor-Ort-Veranstaltung, während die Gäste vor Ort zusätzlich auf Livestream-Inhalte zugreifen und sich mit einem größeren, globalen Publikum vernetzen können.

Beispiel‑Botschaften:

• Für Online‑Teilnehmer*innen: „Seien Sie in Echtzeit bei Live‑Sessions dabei. Chatten Sie mit Referent*innen, nehmen Sie an Umfragen teil und rufen Sie Inhalte später im On‑Demand‑Abruf ab.“
• Für Vor‑Ort‑Teilnehmer*innen: „Erleben Sie Networking live vor Ort – und greifen Sie gleichzeitig per Event‑App auf alle Livestreams und Inhalte zu.“

Kanäle & Messung

• Kanalmix: E‑Mail, Social Media, Paid Ads, Partnernetzwerke, PR. Passen Sie die Tonalität je Zielgruppe an.
• Tracking: Nutzen Sie UTM‑Parameter, getrennte Landingpages für On‑Site vs. Online und messen Sie Conversion, Reichweite und Engagement pro Kanal.
• A/B‑Test: Testen Sie Betreffzeilen, CTA‑Texte und Ticket‑Bundles für bessere Conversion‑Raten.

Schritt 8. Die Hybridevent-Vor-Ort-Einrichtung planen

Bei der Planung der Vor‑Ort‑Einrichtung Ihrer Veranstaltung denken Sie an alle klassischen Aspekte — Raumgröße, Bestuhlung, Catering, Barrierefreiheit und Branding — und ergänzen diese um hybride Anforderungen wie Kamera‑Positionen, Bühnenlicht und Raumakustik. Der Veranstaltungsort bestimmt maßgeblich, wie gut Präsenz‑ und Online‑Erlebnis zusammenkommen.

Wichtigster Technik‑Check: Internet & Bandbreite

Eine der zentralen Fragen, wenn es um die Technik bei Hybrid-Events geht: Ist das Internet vor Ort wirklich schnell genug?

• Empfehlung: Für HD‑Streams rechnen Sie mit 5–10 Mbps Upload pro gleichzeitigen Stream; für redundante oder 4K‑Setups deutlich mehr — prüfen Sie dies mit Ihrem AV‑Team.
• Redundanz: Fordern Sie eine zweite Internetleitung oder nutzen Sie Bonding/4G‑Fallback, damit bei Ausfall eines Anbieters die Übertragung weiterläuft.
• Testen: Führen Sie Speedtests zu unterschiedlichen Tageszeiten durch und dokumentieren Sie Ergebnisse (Screenshot), idealerweise während einer technischen Generalprobe.

Kurzer Vergleich: typische Veranstaltungsorte

• Hotels: häufig überlastetes Wi‑Fi — prüfen Sie separate Leitungen und VLANs für Streaming.
• Kongresszentren: oft Glasfaser verfügbar — ideal für stabile Streams.
• Unkonventionelle Locations (Museen, Industriehallen): prüfen Sie externe Leitungen und mobiles Backup.

Die EventMobi‑Spezialist*innen für virtuelle Produktionen prüfen gern vorab die Verbindung an möglichen Veranstaltungsorten und stellen AV‑Ressourcen bereit. Für den Fall technischer Störungen steht ein AV‑Team oft an einem anderen Standort auf Abruf bereit, damit die Bildschirme Ihrer Online‑Zuschauer nicht schwarz bleiben.

Schritt 9. Ihre Teams vor Ort und fürs Virtuelle aufeinander abstimmen

Für den Erfolg Ihrer hybriden Veranstaltung ist die enge Abstimmung zwischen dem Vor‑Ort‑Team und dem Team für die virtuelle Produktion entscheidend. Klare Rollen, regelmäßige Proben und ein abgestimmter Kommunikationsplan sorgen dafür, dass Technik, Inhalte und Moderation nahtlos zusammenwirken — und alle Teilnehmer*innen ein gleichwertiges Erlebnis erhalten.

Wenn Sie EventMobi wählen, steht Ihnen ein erfahrenes AV‑Team zur Seite, das Produktion, Aufzeichnung und technisches Troubleshooting koordiniert. Die meisten EventMobi-Kunden holen eine AV-Crew ins Boot, die sie über den Veranstaltungsort oder anderweitig buchen. Unsere Expert*innen stimmen sich im Vorfeld detailliert mit den vor Ort eingesetzten Techniker*innen ab und bringen Best‑Practice‑Checklisten mit, damit Ihre hybride Veranstaltung sicher und professionell realisiert wird.

Rollen & Verantwortlichkeiten

• Event‑Manager/in: Gesamtkoordination, Zeitplan, Ansprechpartner für Stakeholder.
• Producer / Technical Director: Steuerung des Livestreams, Encoding, Switcher, Backup‑Pläne.
• AV‑Crew vor Ort: Kameras, Ton, Licht, Onsite‑Troubleshooting.
• Chat‑/Community‑Moderator: Routing und Priorisierung von Fragen aus dem Publikum (online + vor Ort).
• Speaker‑Manager: Briefing und Technik‑Checks mit Referenten (Remote & Onsite).

Empfohlener Probenplan

• Tag 21 bis 14 vor Event: Technik‑Kickoff, Rollenklärung, grobe Ablaufplanung.
• Tag 7 bis 3 vor Event: Vollständige Generalprobe inkl. Stream‑Tests, Moderations‑Durchläufe, Check des Routing von Online‑Fragen zur Bühne.
• Tag 1 vor Event: Letzte Durchläufe, Speedtests an Zielzeitpunkten, Kontaktliste und Troubleshooting‑Plan bereitlegen.

Technische & organisatorische Empfehlungen

• Definieren Sie klare Kommunikationskanäle für Echtzeit‑Abstimmung (z. B. Slack/Signal für das Team, separater Notfallkanal für AV‑Issues).
• Dokumentieren Sie wichtige IP‑Adressen, Login‑Daten und Ansprechpartner (inkl. Telefon/WhatsApp) in einer zentralen Troubleshooting‑Liste.
• Planen Sie redundante Streams und ein AV‑Fallback (Remote‑Produktion), falls vor Ort Probleme auftreten.

„In dieser Phase achten wir vor allem darauf, dass unsere Kunden über die erforderliche Internetbandbreite und reelle Kamera- und Mikrofontechnik verfügen. Außerdem helfen wir bei der Aufbereitung vorab aufgezeichneter Programmpunkte. Und wir sorgen dafür, dass alle Materialien wie Einblendungen und Videos professionell aussehen und fertig sind, wenn das Event beginnt.“

– Mitch Gibson, Video Production Manager bei EventMobi

Tipp: Ergänzen Sie diese Prozesse durch ein kurzes Briefing‑Dokument für alle beteiligten Personen, das Rollen, Zeiten und Eskalationswege auf einer Seite zusammenfasst — das spart Zeit während der heißen Phase und erhöht die Chance auf ein reibungsloses, erfolgreiches Event.

Schritt 10. Ihre Referent*innen, Moderator*innen und Sponsoren vorbereiten

Der Erfolg Ihrer Veranstaltung hängt wesentlich von gut vorbereiteten Personen ab: Referent*innen, Moderator*innen und Sponsoren sollten sowohl technisch als auch inhaltlich fit für Präsenz‑ und Online‑Auftritte sein. Sorgen Sie für klare Briefings, Probezeiten und technische Checks, damit alle Teilnehmenden das bestmögliche Erlebnis haben.

Erläutern Sie wirklich allen Sponsoren und Referent*innen, was Ihr hybrides Konzept im Einzelnen bedeutet. Schließlich könnten diejenigen, die eine Vor-Ort-Teilnahme planen, in letzter Minute an der Anreise gehindert werden – idealerweise wissen sie in diesem Fall, was für virtuelle Präsentationen wichtig ist.

Unser AV-Team kann „virtuelle Referent*innen“ detailliert anleiten. Es kümmert sich darum, dass sich mit Internetverbindung, Kamera und Mikrofon bei den Referent*innen zu Hause live streamen lässt, und integriert den Content nahtlos in Ihr Programm.

Speaker‑Tech‑Checkliste

• Gutes Licht (weiche Frontbeleuchtung), neutraler Hintergrund, ruhiger Raum ohne Echo.
• Mikrofon (Headset oder Kondensator) und Webcam/externes Kamera‑Setup, Mindestanforderung testen.
• Internet‑Speedtest: mindestens 5 Mbps Upload für HD‑Stream (vorab testen und Screenshots bereitstellen).
• Dateiformate & Branding: Präsentationen in PDF und PPT, Logos in SVG/PNG rechtzeitig hochladen.
• Probeauftritt: mindestens ein Testlauf mit Livestream‑Verbindung, idealerweise 7 Tage und einen Tag vor der Veranstaltung.
• Aufzeichnungsfreigabe: Vereinbaren Sie schriftlich Rechte für Aufzeichnung und Nachverwertung (Aufzeichnung/On‑Demand).

Tipps für Sponsoren

• Geben Sie Sponsoren klare Richtlinien für digitale Assets (Bannergrößen, Videoformate), damit Sichtbarkeit und Markenauftritt optimal funktionieren.
• Bieten Sie Sponsor‑Briefings an, in denen Sie erklären, wie virtuelle Stände, Lead‑Scanning und Reporting funktionieren.

Schritt 11. Go-live!

Wenn Sie die vorherigen Schritte umgesetzt haben, sind Sie gut vorbereitet für den großen Moment Ihres hybriden Events. Ein hybrides Format bietet maximale Flexibilität: Programmpunkte lassen sich bei Bedarf schnell zwischen Präsenz und Online verschieben.

Letzte Pre‑Launch‑Checks

• Finaler Stream‑Test: Encoding, Bitrate, Bild/Ton, Backup‑Stream aktivieren.
• Referent*innen‑Mic‑Check und Beleuchtung: kurze Generalprobe mit Host/Moderator*in.
• Untertitel/Captions aktivieren und Zugangsfunktionen prüfen (On‑Demand‑Abruf).
• Support‑Kontaktliste bereithalten (AV, Platform, Registration) und Eskalationsweg kommunizieren.

Planen Sie einen kurzen Post‑Live‑Puffer im Ablauf (z. B. 15–30 Minuten) für technische Nacharbeiten oder spontane Nachfragen. Falls dennoch etwas schiefgeht, sollten AV‑Fallbacks und das Team für Troubleshooting sofort verfügbar sein, damit Ausfallzeiten minimiert werden und Ihre Daten für spätere Auswertungen gesichert bleiben..

Schritt 12. Langfristig von Ihrem Hybridevent profitieren

Ein großer Vorteil hybrider Veranstaltungen ist die Fülle an Inhalten, die bei Ihnen zusammenlaufen: Vorträge, Präsentationen, Panels und Sponsor‑Beiträge lassen sich als Evergreen‑Content weiterverwenden. So erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Veranstaltung über das Event hinaus und schaffen dauerhafte Mehrwerte für Teilnehmer*innen und Interessent*innen.

Konkrete Verwertungs‑Ideen

• Kurzclips (30–90s) für Social‑Ads und Teaser, die Traffic auf Ihre Website und nächste Veranstaltung lenken.
• Gated Whitepaper oder Zusammenfassungen auf Basis aufgezeichneter Sessions zur Lead‑Generierung.
• Aufbereitete Workshops als On‑Demand‑Kurse oder zertifizierte Lernmodule für Kundenbindung.

Tipps für die Mediathek‑Struktur (SEO & Nutzbarkeit)

• Vergeben Sie klare Titel (Keyword + Thema), beschreiben Sie Inhalte mit Zeitstempeln und Tags (Speaker, Thema, Format, Jahr).
• Nutzen Sie Kapitel in Videos, damit Zuschauer Inhalte gezielt abrufen können.
• Messen Sie Performance (Views, Watch Time, Conversion) und optimieren Sie Inhalte basierend auf datenbasierten Erkenntnissen.

Business‑Impact & Nachhaltigkeit

Richtig genutzt steigern hybride Events Ihre Sichtbarkeit über das Jahr hinweg und bieten dauerhafte Beiträge für Marketing‑ und Sales‑Kanäle. Außerdem reduziert die Wiederverwertung von Inhalten den Bedarf an neuen Produktionen und unterstützt dadurch nachhaltigere Event‑Formate.

Das EventMobi‑Team kann Ihre Veranstaltung in eine strukturierte Video‑Mediathek überführen oder Inhalte exportieren, damit Sie diese flexibel verbreiten und monetarisieren können.

Schritt 13. Ergebnisse analysieren

Nach dem Event beginnt die wichtigste Phase: Auswerten, lernen und die gewonnenen Daten zur Optimierung zukünftiger Veranstaltungen nutzen. Sammeln Sie Feedback von Präsenz‑ und Online‑Teilnehmer*innen und ziehen Sie Schlüsse für Reichweite, Engagement und kommerziellen Erfolg.

Wesentliche KPI‑Kategorien

• Reichweite & Akquisition: Anmeldungen, Unique Visitors, Traffic‑Quellen.
• Engagement: Watch Time, durchschnittliche Dauer von Sessions, Teilnahme an Umfragen/Quizzes, Chat‑Aktivität.
• Technische Zuverlässigkeit: Ausfallzeiten, Stream‑Qualität, Fehlerraten.
• Commercial ROI: Leads, Conversion‑Rate, Sponsor‑Reporting.

Praktische Auswertungsfragen

• Welche Rückmeldungen kamen vom Präsenzpublikum und von den Online‑Zuschauer*innen — Überschneidungen und Unterschiede?
• Welche technischen oder organisatorischen Herausforderungen traten auf und wie wurden sie gelöst?
• Welche Sessions erzielten die höchste Watch Time und welches Format funktionierte am besten?
• Welche Ziele wurden erreicht (und welche nicht)? Welche Maßnahmen leiten wir für das nächste Mal ab?

Wer EventMobi nutzt, hat Zugriff auf ein Dashboard mit detaillierten Nutzungsstatistiken — von Interaktionsraten bis zu Aufzeichnungs‑Downloads. Diese datenbasierten Erkenntnisse helfen Ihnen, die Planung für künftige hybride Veranstaltungen zu verbessern und den Erfolg messbar zu machen.

Wichtiges zum Datenschutz: Achten Sie bei der Datenerhebung auf DSGVO‑Konformität und holen Sie Einwilligungen für die Nutzung von Teilnehmerdaten und Aufzeichnungen ein. Exportieren Sie für die Nachbearbeitung nur die notwendigen Daten und dokumentieren Sie Löschfristen.

Führen Sie Ihr hybrides Event zum Erfolg!

Die Durchführung hybrider Veranstaltungen mag komplex erscheinen, doch mit klaren KPIs, strukturierten Auswertungen und einem datengetriebenen Ansatz können Sie Ihre Events kontinuierlich verbessern — für mehr Reichweite, bessere Erlebnisse und messbaren Erfolg im nächsten Jahr.

Sind Sie bereit? Unsere Checkliste für Hybridveranstaltungen hilft Ihnen dabei, alle To-Dos im Blick zu behalten und großartige hybride Erlebnisse zu kreieren.

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