Ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen: Das ist kein Einzelfall. Gerade der Registrierungsprozess entscheidet oft, ob aus Interesse auch eine Anmeldung wird. Eine intuitive und reibungslose Eventregistrierung, die auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe eingeht, macht hier den Unterschied. Denn wer sich verstanden und gut abgeholt fühlt, meldet sich nicht nur eher an, sondern kommt auch mit den richtigen Erwartungen zum Event.

Was sich Ihre Veranstaltungsteilnehmer*innen wünschen

Wer seine Teilnehmerregistrierung optimieren möchte, sollte sich in die Perspektive der Gäste hineinversetzen. Denn am Ende zählt nicht nur, dass der Prozess technisch funktioniert – sondern, wie er sich anfühlt. Eine durchdachte Eventregistrierung berücksichtigt die Bedürfnisse der Nutzer*innen genauso wie die organisatorischen Anforderungen des Veranstalters. Sie soll einfach, schnell und vertrauenswürdig sein.

Erfahrungsgemäß sind es vor allem drei Dinge, die Teilnehmer*innen bei der Teilnehmeranmeldung erwarten:

• Zeit und Nerven sparen: Lange Formulare mit unnötigen Feldern sind ein häufiger Grund für Abbrüche. Ein schneller, klar strukturierter Registrierungsprozess macht hier den Unterschied.
  
• Ein gutes Gefühl haben: Freundliche, persönliche Kommunikation – schon während der Eventregistrierung – sorgt für Vertrauen und steigert die Vorfreude.
  
• Ernst genommen werden: Teilnehmer*innen möchten sich nicht wie eine Nummer fühlen. Eine individuelle Ansprache und passende Inhalte machen die Teilnehmeranmeldung zum positiven Erlebnis.

Wer diese Grundbedürfnisse ernst nimmt, legt die Basis für erfolgreiche Events  und zufriedene Gäste.

12 Tipps für eine überzeugende Teilnehmerregistrierung

Zeitsparende und praktische Online-Registrierung

Eine gute Teilnehmerregistrierung ist schnell, übersichtlich und an die Zielgruppe angepasst. Formulare sollten nur das Nötigste abfragen. Wo möglich, können bereits vorhandene Daten automatisch eingetragen werden. Unterschiedliche Zielgruppen wie Teilnehmer*innen, Sponsor*innen oder Speaker erhalten jeweils eigene Anmeldestrecken mit den für sie relevanten Inhalten. Auch organisatorische Extras wie die Hotelbuchung lassen sich direkt im Anmeldeprozess integrieren.

Eine Eventwebsite, die überzeugt

Die Eventwebsite ist oft der erste Anlaufpunkt für Interessierte. Sie sollte alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung enthalten – also Ort, Zeit, Ticketoptionen, häufig gestellte Fragen. Gleichzeitig darf sie neugierig machen: Wer sind die Speaker? Welche Programmhöhepunkte erwarten die Gäste? Visuell und sprachlich sollte die Seite klar Ihre Marke widerspiegeln.

Frühzeitige Registrierungen belohnen

Bieten Sie Vorteile für alle, die sich früh anmelden. Early-Bird-Tickets, exklusive Inhalte oder Rabatte setzen Anreize und helfen, Planungssicherheit zu gewinnen.

Personalisierte Kommunikation

Teilnehmer*innen möchten individuell angesprochen werden. Verwenden Sie Namen, erkennen Sie die jeweilige Besuchergruppe und passen Sie die Kommunikation entsprechend an. Das schafft Nähe und stärkt die Beziehung – noch vor dem Event.

Mehrsprachige Kommunikation ermöglichen

Internationale Zielgruppen erwarten, dass die Eventregistrierung in ihrer Sprache verfügbar ist. Eine klar erkennbare Sprachwahl direkt am Anfang des Registrierungsprozesses ist hier hilfreich.

Aussagekräftige Bestätigungsmail

Nach der Anmeldung sollte sofort eine Bestätigungsmail verschickt werden. Darin enthalten: alle wesentlichen Eckdaten der Veranstaltung, gegebenenfalls Hinweise zur Event-App oder weiteren Schritten. Ab etwa zwei Wochen vor dem Event empfehlen sich zusätzlich Erinnerungsmails.

Last-Minute-Anmeldungen flexibel ermöglichen

Nicht alle melden sich frühzeitig an. Mit einem System, das auch kurzfristige Anmeldungen unterstützt – inklusive Badge-Druck vor Ort – bleiben Sie flexibel und professionell.

Promo-Codes anbieten

Rabattcodes sind bei vielen Zielgruppen beliebt. Sie können als gezieltes Marketinginstrument eingesetzt werden und fördern spontane Anmeldungen.

Mehrere Zahlungsoptionen anbieten

Bieten Sie verschiedene Zahlungsmethoden an, damit die Teilnehmerregistrierung möglichst unkompliziert abgeschlossen werden kann. Die wichtigsten Optionen sind Kreditkarte, PayPal und Kauf auf Rechnung.

Wartelistenfunktion für Sessions nutzen

Wenn Programmpunkte ausgebucht sind, sollte es die Möglichkeit geben, sich auf eine Warteliste zu setzen. So verlieren Sie keine interessierten Teilnehmer*innen.

Nachträgliche Änderungen ermöglichen

Teilnehmer*innen sollten ihre Angaben auch nach der Anmeldung noch anpassen können – zum Beispiel, wenn sich die Sessionauswahl ändert. Das erhöht die Flexibilität und reduziert Rückfragen.

Registrierungsdaten weiterverwenden

Die erfassten Daten sind nicht nur für die Teilnehmeranmeldung relevant. Sie helfen auch in der Buchhaltung, im Reporting und bei der Veranstaltungsanalyse. Mit einer passenden Lösung lassen sich diese Informationen effizient weiterverarbeiten.

Extratipp: „Build-Your-Own-Adventure“-Mentalität

Erlauben Sie Ihren Teilnehmer*innen, sich ihr eigenes Programm zusammenzustellen. Auch wenn das organisatorisch mehr Aufwand bedeutet – erfahrungsgemäß steigert es die Zufriedenheit und die Identifikation mit dem Event.

Die perfekte Registrierungswebsite

Die Website ist oft der erste echte Kontaktpunkt zwischen Event und Publikum – und damit entscheidend für den Erfolg der Eventregistrierung. Sie soll nicht nur informieren, sondern das Event greifbar machen. Wer hier überzeugt, gewinnt Vertrauen und macht den nächsten Klick zur Teilnehmeranmeldung wahrscheinlicher. Eine gute Registrierungsseite denkt deshalb nicht nur an Datenfelder, sondern auch an Emotionen – und bringt beides zusammen: Information und Begeisterung.

Besonders bei Veranstaltungsreihen lohnt sich ein Rückblick auf vergangene Ausgaben. Fotos, Videos und Zitate von Teilnehmenden transportieren Stimmung und geben einen authentischen Eindruck. Achten Sie außerdem darauf, dass Design und Tonalität der Website Ihre Marke widerspiegeln. So wird die Teilnehmeranmeldung nicht nur funktional, sondern auch emotional aufgeladen – ein wichtiger Schritt hin zu einem überzeugenden Eventerlebnis.

Was muss ein Registrierungstool bieten?

Ein leistungsfähiges Tool für die Teilnehmerregistrierung sollte mehr können als nur ein Formular bereitstellen. Es muss die komplexen Anforderungen moderner Veranstaltungen abbilden, und zwar von der ersten Anmeldung bis zur Nachbereitung.

Wichtig sind vor allem:

• Personalisierbarkeit: Jedes Event ist anders – darum sollte sich der Registrierungsprozess flexibel an unterschiedliche Zielgruppen anpassen lassen. Das schließt z. B. auch unterschiedliche Sprachen und Zeitzonen mit ein.
  
• Funktionen wie Wartelisten oder Session-Auswahl: Wer mehr als nur ein „Ja/Nein“ zur Teilnahme abfragen möchte, braucht Tools, die mehr bieten.
  
• Smarte Automatisierungen: Von individuellen E-Mail-Einladungen bis hin zu Bestätigungs-E-Mails und Aktualisierungen der Warteliste – Automatisierungen sind Gold wert im Registrierungsprozess.
  
• Nahtlose Integration: Im Idealfall sind Registrierung, Event-App und Badges über eine Plattform verbunden. Das reduziert den Abstimmungsaufwand, vereinfacht Workflows und sorgt für einen professionellen Ablauf.
  
• Zuverlässiger Support: Es kann immer mal passieren, dass Sie an irgendeiner Stelle nicht weiterkommen. Hier macht EventMobi den Unterschied: Statt anonyme Chatbots gibt es echten, persönlichen Support. Per Telefon, Live-Chat oder E-Mail, und das rund um die Uhr.
  
• Sicherheit und Datenschutz: Als Veranstalter tragen Sie die Verantwortung, die Daten der Teilnehmenden vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Achten Sie deshalb auf DSGVO-Konformität und Zertifizierungen des Tool-Anbieters.
  

EventMobi bietet all das und vieles mehr. Entdecken Sie jetzt alle Features von EventMobi’s Teilnehmerregistrierung.

EventMobi als Registrierungsplattform: So flexibel wie Ihr Eventalltag

Jede Veranstaltung bringt ihre eigenen Herausforderungen mit – mal muss es schnell gehen, mal besonders individuell sein. Genau dafür haben wir bei EventMobi unsere Teilnehmerregistrierung entwickelt: Sie können Formulare exakt auf Ihre Zielgruppen zuschneiden, spontane Anmeldungen vor Ort abwickeln oder Promo-Codes gezielt für bestimmte Kampagnen einsetzen. Die Sprache Ihrer internationalen Gäste ist genauso berücksichtigt wie die spezifischen Anforderungen Ihrer Sponsoren oder Speaker.

Und wenn Sie nachts um 22 Uhr noch eine Frage haben? Dann sprechen Sie nicht mit einem Chatbot, sondern mit echten Menschen, die Ihre Welt kennen. Unser Supportteam ist für Sie da, wann immer Sie uns brauchen.

Das Beste: Registrierung, Event-App und Badgedruck greifen bei EventMobi nahtlos ineinander. Keine Datendopplung, keine Medienbrüche – einfach ein System, das mitdenkt und mitwächst.

Häufig gestellte Fragen

The post Teilnehmerregistrierung: 12 Pro-Tipps für glücklichere Gäste appeared first on EventMobi.

Wen Sie um Feedback bitten sollten

1. Ihr Publikum

Zufriedene Teilnehmer*innen sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Wer ein positives Erlebnis hatte, kommt mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder, engagiert sich in Ihrer Event-Community und empfiehlt Ihr Event weiter.

Wurden die Erwartungen jedoch nicht erfüllt, möchten viele ihre Meinung äußern. Nutzen Sie Feedback-Umfragen, um ehrliche Rückmeldungen zu sammeln – so zeigen Sie Wertschätzung und erhalten zugleich wichtige Hinweise zur Verbesserung.

Tipp: Reagieren Sie auf Kritik und zeigen Sie, dass Sie Feedback ernst nehmen. Das stärkt das Vertrauen in Ihre Eventmarke.

2. Mitarbeitende und ehrenamtliche Helfer*innen

Nicht nur Teilnehmende – auch Ihr Event-Team und freiwillige Helfer*innen sind eine wertvolle Feedbackquelle. Sie wissen aus erster Hand, was gut lief und wo es hakte.

Egal, ob sie Badges gescannt, den Check-in unterstützt oder bei der Orientierung auf dem Veranstaltungsgelände geholfen haben, Helfer*innen bekommen viel direktes Feedback mit. Nutzen Sie diese Eindrücke, um Abläufe zu verbessern und gelungene Elemente beizubehalten.

Tipp: Verbinden Sie den Dank per E-Mail mit der Bitte um ein kurzes Feedback – einfach, direkt und wirkungsvoll.

3. Eventsponsoren

Sponsoren spielen ebenfalls eine wichtige Rolle beim Erfolg Ihrer Veranstaltung, denn sie tragen bedeutend zu den Einnahmen bei. Wenn Sie nur wenige Sponsoren haben, können Sie einfach per E-Mail oder Telefon nach Feedback fragen. Wenn Sie jedoch viele Sponsoren haben, ist es effizienter, nach der Veranstaltung eine Feedback-Umfrage durchzuführen. Außerdem haben Ihre Sponsoren dadurch den Vorteil der Anonymität.

Die richtige Technik: Feedback einholen via E-Mail oder Event-App

Wie gelangt Ihr Fragebogen zu Ihren Teilnehmer*innen und wie erhalten Sie Ihr Feedback? Hier gibt es zwei wesentliche Wege:  Sie können im Anschluss an Ihr Event eine E-Mail versenden, die Ihren Fragebogen bzw. einen Link zur Umfrage enthält. Oder Sie setzen eine Event-App ein, über die Ihre Teilnehmer*innen nach der Veranstaltung – oder sogar vor Ort in Echtzeit – Feedback einreichen können. 

Feedbackbogen per Mail senden

Eine einfache Möglichkeit ist das Versenden eines Dokuments (Word oder PDF) per E-Mail an die Teilnehmenden. Diese füllen den Fragebogen aus und schicken ihn anschließend an Sie zurück. Danach müssen Sie die Dokumente sichten und manuell auswerten. 

Link zu einer klickbaren Online-Umfrage

Mit Hilfe eines Tools können Sie unkompliziert ansprechende Online-Umfragen erstellen und den Link per E-Mail versenden. Es gibt viele günstige (oder sogar kostenlose) Anbieter von Umfragesoftware, mit der Sie Ihre Umfragen erstellen, verschicken und auswerten können. Diese Methode bietet den Vorteil, dass die Daten automatisch gesammelt und ausgewertet werden können.

Event-App

Eine noch elegantere Lösung ist die Nutzung einer Event-App, über die Ihre Teilnehmer*innen nach der Veranstaltung – oder sogar vor Ort in Echtzeit – Feedback einreichen können. Ideal ist es, wenn Sie die Umfrage direkt in der App verfügbar machen und den Teilnehmer*innen somit einfachen und sofortigen Zugriff darauf gewähren. Dadurch erhalten Sie die höchste Antwortrate, denn die Erinnerung Ihrer Teilnehmer*innen ist dann noch frisch. Aber eine Event-App bietet noch viele weitere Funktionen, um eine Veranstaltung attraktiver und interaktiver zu gestalten.

Erfahren Sie mehr über die Funktionen und Einsatzmöglichkeiten einer Event-App

EventMobi bietet ein Umfrage-Tool und eine Event-App als Teil der Eventmanagement-Software an. Damit können Sie sowohl Live-Umfragen als auch Feedbackumfragen schnell und intuitiv umsetzen. Außerdem war es noch nie einfacher, Umfrageergebnisse zu erhalten und auszuwerten.

Die Ziele Ihrer Feedback-Umfrage festlegen

Bevor Sie Feedback-Umfragen für Veranstaltungen an Ihre verschiedenen Zielgruppen verschicken, sollten Sie sich zunächst über Ihre Ziele im Klaren sein. So können Sie Fragen formulieren, die tatsächlich einen Mehrwert liefern und es Ihnen ermöglichen, Ihren Erfolg zu messen.

Feedback-Umfragen für Veranstaltungen sollen in Erfahrung bringen:

• Was hat funktioniert?
• Was hat nicht funktioniert?
• Warum?

Sie wollen wissen, was funktioniert hat, damit Sie es wiederholen können, und was nicht funktioniert hat, sodass Sie es korrigieren können.

Worauf die Fragen abzielen sollten:

• Event-Highlights – Dabei handelt es sich um die besonders beliebten Elemente. Was waren die größten Erfolge bei Ihrer Veranstaltung, welche die Teilnehmer*innen begeistert haben?
• Mögliche Verbesserungen beim Eventmanagement – Hierbei geht es um die am wenigsten beliebten Aspekte. Diese Antworten sind Gold wert, denn sie ermöglichen den größten Lerneffekt und die langfristigsten Verbesserungen Ihres Eventmanagements.
• Gesamtzufriedenheit messen – Jede Veranstaltung hat positive und negative Elemente. Die Ansichten Ihrer Gäste können stark voneinander abweichen, da das Event-Erlebnis so subjektiv ist.

So formulieren Sie ansprechende Fragen

Stellen Sie bei Feedback-Umfragen für Veranstaltungen auch Fragen, die numerische Ergebnisse liefern, damit sie objektiv gemessen werden können. Bitten Sie die Teilnehmenden beispielsweise, ihren Zufriedenheitsgrad anzugeben oder wie wahrscheinlich es ist, dass sie die Veranstaltung einem Freund oder einer Freundin empfehlen.

Es gibt viele günstige (oder sogar kostenlose) Anbieter von Umfragesoftware, mit der Sie Ihre Umfragen erstellen, verschicken und auswerten können. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung jedoch eine mobile Event-App verwenden, können Sie die Umfrage direkt in der App verfügbar machen und den Teilnehmer*innen somit einfachen und sofortigen Zugriff darauf gewähren. Dadurch erhalten Sie die höchste Antwortrate, denn die Erinnerung Ihrer Teilnehmer*innen ist dann noch frisch.

Es gibt drei übergeordnete Fragetypen bei Feedback-Umfragen für Veranstaltungen:

• Offene Fragen
• Bewertungsfragen
• Multiple-Choice-Fragen

Tipp: Je mehr Feedback Sie erhalten, desto stichhaltigere Rückschlüsse lassen sich daraus ziehen. Über Ihre Event-App können Sie die Abgabe von Feedback gezielt fördern.

Wie das funktioniert – und wie Sie mit der App Kommunikation und Engagement bei verschiedensten Eventformaten steigern – erfahren Sie im großen Event-App 1×1.

Event-App 1×1 ansehen

Machen Sie Ihr Event zum Erlebnis!

Offene Fragen

Mit offenen Fragen bekommen Sie die Erfahrungen des Publikums aus erster Hand, da die Antworten in eigenen Worten gegeben werden. Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele offene Fragen zu stellen, da es schwierig ist, die Ergebnisse zu ordnen und zu messen.

Beispielfragen:

• Was hat Ihnen am besten an der Veranstaltung gefallen?
• Welche Verbesserungen wünschen Sie sich für nächstes Jahr?
• Gab es bestimmte Aspekte an der Veranstaltung, die Sie besonders hilfreich fanden?
• Welcher Aspekt der Veranstaltung hat Ihnen am wenigsten gefallen?
• Glauben Sie, dass diese Veranstaltung Ihnen dabei hilft, Ihre Karriere voranzutreiben/die Ziele Ihres Teams zu erreichen/den ROI Ihres Unternehmens zu verbessern? Wenn ja, wie?
• Haben Sie Vorschläge für Themen oder spannende Referent*innen für zukünftige Veranstaltungen?

Bewertungsfragen

Bei Bewertungsfragen werden Skalen verwendet, mit denen die Befragten ihr Feedback geben können. Sie könnten beispielsweise fragen: „Wie zufrieden sind Sie mit dieser Veranstaltung auf einer Skala von 1 bis 5?“ Die Bewertung erfolgt normalerweise auf einer numerischen Skala, z. B. von 1 bis 5, oder mithilfe von zwei Punkten, die entgegengesetzte Ansichten widerspiegeln, wie von „stimme überhaupt nicht zu“ bis zu „stimme vollkommen zu“.

Beispielfragen:

Auf einer Skala von 1 bis 5, wobei 1 am niedrigsten und 5 am höchsten ist:

• Wie bewerten Sie die Qualität der einzelnen Referent*innen?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Konferenz Freund*innen oder Kolleg*innen empfehlen?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie nächstes Jahr wieder an dieser Veranstaltung teilnehmen?
• Wie bewerten Sie den Mehrwert dieser Veranstaltung?
• Wie zufrieden waren Sie mit dem Programm der Veranstaltung?
• Wie bewerten Sie die Qualität des Networkings bei dieser Veranstaltung?

Sie können auch eine Tabelle erstellen, auf der Teilnehmer*innen innerhalb einer Frage verschiedene Faktoren bewerten können.

Multiple-Choice-Fragen

Diese Fragen lassen Teilnehmende zwischen bestimmten Antworten wählen. Hierbei können sie entweder die Antwort auswählen, die am besten passt (Multiple Choice) oder alle Antworten auswählen, die zutreffen.

Beispielfragen:

• Wie haben Sie zum ersten Mal von dieser Konferenz gehört?
• Haben Sie diese Konferenz schon mal besucht?
• Hat die Konferenz Ihre Erwartungen erfüllt?
• Nach welchen Faktoren entscheiden Sie, ob Sie an Konferenzen und anderen Weiterbildungsmöglichkeiten teilnehmen?
• Welche Referent*innen haben Ihnen gefallen?
• Haben Sie an einer der Aktivitäten im Anschluss an die Konferenz teilgenommen?
• Hatten Sie genug Zeit, um am Ende der Vorträge Fragen zu stellen?

Tipp: Formulieren Sie Ihre Fragen neutral und verzichten Sie auf Suggestivfragen – diese können Ihre Ergebnisse verfälschen!

Drei Tipps, wie Feedback-Umfragen für Veranstaltungen gelingen

1. Vorsicht vor erforderlichen Fragen

Natürlich wünschen wir uns, alle Teilnehmer*innen würden den gesamten Fragebogen beantworten. Doch die Realität sieht oft anders aus: Die Aufmerksamkeitsspannen sind kurz und wenn man gerade wenig Zeit hat und einem keine passende Antwort einfällt, überspringt man schon mal eine Frage. Einfach alle Fragen auf „erforderlich“ zu stellen, damit diese auf jeden Fall beantwortet werden, ist jedoch keine geeignete Lösung und läuft eher Gefahr, Ihr Publikum zu verärgern. Außerdem haben Sie mehr davon, wenn jemand eine halb ausgefüllte Umfrage absendet, als gar keine! Wenn Sie dennoch Pflichtfragen einsetzen möchten, sollte immer eine Antwortmöglichkeit wie „Keine Angabe“ oder „nicht zutreffend“ dabei sein, damit die Antworten akkurat bleiben.

2. Fassen Sie sich kurz!

Grundsätzlich gilt: Je kürzer Ihre Umfrage, umso wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Teilnehmer*innen bis zum Ende dran bleiben. Weisen Sie am besten gleich zu Anfang auf die Dauer der Umfrage hin: Für eine „kurze fünfminütige Umfrage“ hat doch fast jeder Zeit. Und falls Ihre Umfrage doch länger wird, stellen Sie die wichtigsten Fragen zuerst. Dann erhalten Sie darauf auch Antworten, wenn Teilnehmer*innen mittendrin abbrechen.

3. Geben Sie Anreize zur Teilnahme

Vor allem dann, wenn Sie eine längere Feedback-Umfrage planen, hilft oft ein kleiner Ansporn dabei, Teilnehmer*innen zu gewinnen. Verlosen Sie zum Beispiel einen Gutschein oder einen Rabatt auf das Ticket für die nächste Veranstaltung unter allen, die Ihre Umfrage ausfüllen. Durch einen solchen Anreiz können Sie eine höhere Antwortrate erzielen.

Beispiel Feedbackbogen

Hier ein Beispiel für einen Feedbackbogen, der anhand von Single- und Multiple-Choice sowie offenen Fragen den Eindruck und die Präferenzen Ihrer Event-Teilnehmer*innen abfragt.

Sie können ihn weiter unten kostenlos herunterladen und als Vorlage nutzen.

Kostenlose Feedback-Vorlage zum Download

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, bieten wir Ihnen eine kostenlose Feedback-Vorlage zum Download an. Das Word-Dokument lässt sich leicht an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, kann bei Bedarf als PDF exportiert und per E-Mail an Ihre Teilnehmer*innen geschickt werden. Alternativ können Sie die Umfrage in eine Online-Umfrage oder Event-App überführen.

Die Vorlage enthält einen Feedbackbogen im Word-Format:

• 2-seitig
• Auswahl bewährter Fragen
• Klickbare Checkboxen
• Einleitung und Schlussteil
• Individuell anpassbar

Vorlage herunterladen

Indem Sie regelmäßig Feedback einholen und nutzen, können Sie kontinuierlich die Qualität Ihrer Konferenzen und Vorträge verbessern. EventMobi unterstützt Sie dabei mit professionellen Tools und Vorlagen, damit Ihre Veranstaltungen ein voller Erfolg werden.

The post Feedback-Umfragen für Veranstaltungen erstellen – mit Vorlage appeared first on EventMobi.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie professionelle und erfolgreiche Events planen, die Ihre Zielgruppe auf allen Ebenen überzeugen. Und mit der Checkliste für die Eventplanung behalten Sie zu jedem Zeitpunkt alle To-Dos und Kosten im Blick.

Schritte bei der Planung und Durchführung eines Vor-Ort- oder Hybrid-Events

Ein gelungenes Event setzt sich aus vielen „Einzelteilen“ zusammen, die bei der Veranstaltungsorganisation bedacht werden sollten.

1. Event-Konzept
   Eckdaten wie Ziele, Zielgruppe, Budget, Termine, Format, Eventtechnologie etc. festlegen
2. Buchungen
   Location, Dienstleister*innen (Catering, Personal) und Speaker*innen anfragen und buchen
3. Vorbereitung
   Programm aufstellen, Marketingmaterialien erstellen, Werbung schalten, Kommunikation mit Teilnehmenden aufnehmen, rechtlich absichern, Sponsoren gewinnen, Kommunikation mit Ausstellern
4. Aufbau und Testen
   Mobiliar und Technik installieren und testen
5. Nachbereitung
   Bild- und Videomaterial aufbereiten und teilen, Danksagungen versenden, Analyse und Erfolgsmessung

Wie viel Zeit sollte für die einzelnen Schritte eingeplant werden?

Das ist stark von Größe und Art des Events abhängig und lässt sich deswegen leider nicht pauschal beantworten. Während manche Veranstaltungen bis zu zwei Jahre im Voraus organisiert werden, können andere innerhalb von zwei Monaten auf die Beine gestellt werden.

Unser Tipp: Planen Sie immer „rückwärts“ vom Eventtermin. So erkennen Sie schnell, wie viel Vorlauf Sie für die Planung der einzelnen Schritte benötigen.

Welche Tools helfen Eventmanager*innen bei der Planung?

Mit dem richtigen Tool-Stack wird Ihre Eventplanung effezienter – von der Konzeption über die Gäste-Kommunikation bis zum Badge-Druck. In unserem Beitrag „Welche Eventmanagement-Tools Sie wirklich brauchen – und welche nicht“ teile ich Tipps und konkrete Tool-Empfehlungen.

Jetzt werfen wir aber endlich einen genaueren Blick auf die einzelnen Schritte der Eventplanung …

Event-Konzept

Bevor es an die eigentliche Planung geht, müssen die Eckdaten für das Event festgelegt werden. Sie bilden die Grundlage für alle weiterführenden Entscheidungen.

Ziel festlegen

Überlegen und definieren Sie, welche Ziele Sie mit der Veranstaltung verfolgen. Dadurch schaffen Sie einen Rahmen für die weitere Eventplanung und machen den Erfolg der Veranstaltung messbar. Voraussetzung für Letzteres ist natürlich, dass Ihre definierten Ziele auch messbar sind. Die für Sie relevanten Kennzahlen zur Erfolgsmessung werden übrigens Key Performance Indicators (kurz KPIs) genannt.

Typische Ziele erfolgreicher Events:

• Kostendeckung & ROI: Die Veranstaltung soll sich langfristig lohnen und nicht zum Verlustgeschäft werden.
• Teilnehmerzahl: Legen Sie fest, wie viele Personen Sie erreichen möchten – das hilft bei der Planung und Erfolgsmessung.
• Teilnehmerquote & No-Show-Rate: Wie viele Eingeladene melden sich an? Und wie viele erscheinen wirklich?
• Interaktion: Aktive Teilnahme zeigt Interesse – z. B. durch Fragen, Networking oder Nutzung von Gamification.
• Zufriedenheit: Glückliche Teilnehmer*innen und zufriedene Sponsoren kommen wieder und empfehlen weiter.
• Bekanntheit & Image: Events können Ihre Marke stärken und neue Zielgruppen erreichen.
• Leads: Mit passenden Tools gewinnen Sie wertvolle Kontakte und neue Kund*innen.

Hier einige Beispiele für messbare Ziele:

• 1.000 Teilnehmer*innen 
• 80 Leads
• Berichterstattung in 5 Branchen-spezifischen Medien
• 50.000 € Gewinn
• Durchschnittliche Bewertung von mindestens 4 von 5
• 50 % wiederkehrende Teilnehmer*innen
• Insgesamt 500.000 Impressionen von Event-Beiträgen auf Social Media
• 99% Nutzung der Event-App

Darüber hinaus sollten Ihre Ziele gemäß der SMART-Formel spezifisch, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Wenn Sie zum ersten Mal ein Event planen, haben Sie vielleicht Schwierigkeiten damit, für Ihr Unternehmen und Ihre Branche realistische Ziele zu definieren – das wird Ihnen jedoch zunehmend leicht fallen, sobald Sie einige Erfahrungswerte gesammelt haben.

Zielgruppe definieren

Auch die Definition der Zielgruppe spielt für spätere Entscheidungen eine wichtige Rolle und gehört deshalb zu einem wichtigen To-Do bei der Veranstaltungsorganisation. Überlegen Sie u. a., wie der Kenntnisstand der Zielgruppe zu den Veranstaltungsthemen ist, um das Programm entsprechend aufzustellen.

Thema/Motto und Titel des Events

Soll das Event einem bestimmten Thema oder Motto folgen, sollte sich dieses in verschiedenen Elementen widerspiegeln – z. B. Dekoration, Speisekarte oder Programm.

Vor Ort, remote oder hybrid?

Diese Entscheidung ist von mehreren Faktoren abhängig, die Sie sorgfältig abwägen sollten. Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Veranstaltungsformen behandeln wir im Beitrag Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltungen? So entscheiden Sie richtig.

Eventtechnologie und Event-App

Eventtechnologie unterstützt nicht nur die Eventplaner*innen hinter den Kulissen, sondern kann auch maßgeblich zum Veranstaltungserlebnis beitragen.

Mit einer Eventmanagement-Software wie EventMobi können Sie leistungsstarke virtuelle Event-Plattformen erstellen und dadurch einzigartige Hybrid- oder Online-Events realisieren. Vor-Ort-Veranstaltungen können Sie durch die Nutzung einer Event-App aufwerten: Sie lässt sich nicht nur als praktisches Tool für den kontaktlosen Check-in einsetzen, sondern kann Ihren Teilnehmer*innen mit interaktiven Programm- und Raumplänen, Networking-Möglichkeiten, interaktiven Elementen und vielem mehr einen großen Mehrwert bieten.

Veranstaltungstermin und -ort

Wann und wo soll das Event stattfinden? Bei dieser Entscheidung gibt es einiges zu beachten:

• Um möglichst viele Teilnehmer*innen zu gewinnen, wählen Sie nach Möglichkeit ein Datum, das nicht mit Feiertagen, Urlaubs- und Ferienzeiten sowie Konkurrenzveranstaltungen kollidiert. Feiertage wirken sich übrigens auch auf die Personalkosten aus!
• Planen Sie genügend Zeit für Auf- und Abbau ein.
• Um Kosten zu sparen, sollten Sie langfristig planen und genügend Zeitpuffer einplanen.
• Ebenso können Sie günstiger wegkommen, wenn Sie bei der Terminwahl flexibel sind und Nebenzeiten der Locations in Betracht ziehen. 
• Bei der Wahl der Location sind u. a. mit einzubeziehen: Teilnehmerzahl (die Veranstaltungsräume müssen ausreichend Platz bieten), Ausstattung, Image, Anbindung, Angebot an Hotels und Restaurants in der Nähe.

Projektteam zusammenstellen

Je nach Umfang wird die Eventplanung die Kapazitäten einer einzelnen zuständigen Person übersteigen. Stellen Sie in diesem Fall ein Projektteam zusammen und verteilen Sie die Aufgaben unter den Teammitgliedern. Alternativ sollten Sie in Betracht ziehen, Drittanbieter (wie z. B. Event-Agenturen) mit an Bord zu holen.

Budgetplanung

Überraschend hohe Kosten sind wohl der Albtraum jeder bzw. jedes Event-Verantwortlichen. Umso wichtiger ist, dass Sie die Kosten im Vorfeld schätzen und auch während der Planung stets im Blick behalten. 

Beginnen Sie damit, sämtliche Einnahmen und Ausgaben aufzulisten.

Welche Kosten muss ich einkalkulieren?

Je größer und aufwändiger Ihre Veranstaltung, desto länger und kleinteiliger wird Ihre Budgetplanung ausfallen. Hier eine Übersicht der gängigsten Ausgaben bei Vor-Ort-Meetings und Events:

Fixe vs. variable Kosten

Bei der Event-Budgetplanung haben Sie es mit zwei Arten von Kosten zu tun: solche, die bei steigender Teilnehmerzahl gleich bleiben (fixe Kosten) und solche, die proportional steigen (variable Kosten). Wir empfehlen, fixe und variable Kosten separat aufzuführen. So können Sie die Gesamtkosten für unterschiedliche Teilnehmerzahlen schnell und einfach ausrechnen.

Hier ein Beispiel:

Eine Auswirkung auf Ihre Kalkulation hat vor allem auch das Event-Format. Mehr dazu, wie Sie Ihre Ausgaben kalkulieren und Einnahmen mit Ihrem Event generieren, lesen Sie in diesem Blogbeitrag zum Thema Budgetplanung.

PROFI-Tipp: Budgetplanung

• Trennen Sie fixe und variable Kosten für einen besseren Überblick.
• Berechnen Sie die Kosten pro Teilnehmer.
• Kalkulieren Sie auch „versteckte“ Kosten (z. B. Reinigungskosten, Zahlungsmittelgebühren) und einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben mit ein.

Zeitplanung

Erstellen Sie einen Zeitplan mit den wesentlichen Terminen und Eckdaten. So vermeiden Sie, wichtige To-Dos zu spät anzugehen, und behalten zu jeder Zeit den Überblick. Tragen Sie z. B.  Deadlines für den Ticketverkauf, die Speaker*innen-Rekrutierung und die Programmerstellung ein.

PROFI-TIPP: Zeitplanung

• Planen Sie immer „rückwärts“ vom Eventtermin. So erkennen Sie schnell, wie viel Vorlauf Sie für die Planung der einzelnen Schritte benötigen.
• Unbedingt genügend Puffer einplanen, damit unvorhergesehene Verzögerungen abgefedert werden können.

Sponsoring

Sponsoren sind eine attraktive Einnahmequelle für Ihr Event. Überlegen Sie, wer hierfür infrage kommt und welche Sponsoring-Möglichkeiten Sie anbieten möchten. Die zwei gängigsten Modelle sind gestaffelte Sponsoringpakete und „À-la-carte“-Sponsoring. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Sponsoringpakete.

Sicherheits- und Hygienekonzept

Ihre Besucher*innen sollen sicher sein und sich zu jeder Zeit sicher fühlen. Hygienemaßnahmen können (auch dann, wenn sie nicht verpflichtend sind) dazu beitragen. Je nach Veranstaltungsart und -größe ist Sicherheitspersonal (Security) ein wichtiger Faktor, um die Sicherheit auf Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten. Stellen Sie außerdem einen Plan auf, was in Notfallsituationen (Brand, medizinischer Notfall) zu tun ist, und treffen Sie entsprechende Vorkehrungen.

Gesetzliche Vorschriften prüfen

Dieser Punkt wird schnell vergessen, kann Ihnen aber eine Menge Ärger ersparen: Informieren Sie sich darüber, ob Ihre Veranstaltung oder bestimmte Teile davon bei einer Behörde angemeldet werden müssen (z. B. Ordnungsamt) und ob Versicherungen benötigt werden. Das ist aber längst nicht alles. Wenn Essen und Getränke angeboten werden, ist beispielsweise die Einhaltung des Lebensmittelgesetzes relevant. Wenn Sie kommerzielle Musik spielen wollen, müssen Sie dies bei der GEMA anmelden. Und auch für Veranstaltungsräume gibt es häufig Vorgaben, z. B. bzgl. der maximalen Personenzahl, Breite der Gänge oder Restriktionen für den Standbau.

Datenschutz

Das Thema Datenschutz bleibt leicht unter dem Radar, sollte aber auf keinen Fall ignoriert werden. Gerade, wenn Technologie wie Check-in- und Lead-Capture-Systeme zum Einsatz kommen, sind Datenschutz-Vorkehrungen auf Ihrer Veranstaltung ein Muss. Informieren Sie sich daher über die Anforderungen und fragen Sie bei den Anbietern der von Ihnen genutzten Event-Software nach.

Speaker, Dienstleister und Ausstattung buchen

Wahrscheinlich werden Sie bei Ihrer Veranstaltung auf externe Dienstleister*innen und Expert*innen zurückgreifen. Hier gilt: Je früher Sie anfragen und buchen, desto reibungsloser wird die Eventplanung verlaufen. Außerdem haben Sie wahrscheinlich mehr Auswahl und können ggf. günstigere Angebote ergattern.

Speaker*innen und Moderator*innen

Überlegen Sie, welche Speakerinnen und Speaker zum Thema passen und dem Event einen Mehrwert bieten können. Zu einem gelungenen Event gehören außerdem eine oder mehrere Personen, die durch das Programm führen.

Personal

Benötigen Sie Personal, z. B. an Einlass und Garderobe? Was ist mit Technik oder Security? Gehen Sie jeden Teil Ihrer Veranstaltung sorgfältig durch und kümmern Sie sich entsprechend um Unterstützung.

Catering

Keine gelungene Veranstaltung kommt ohne Essen und Getränke aus! Wichtig dabei:

• Überlegen Sie sich, inwiefern auf die Bedürfnisse verschiedener Personengruppen eingegangen werden soll (z. B. Vegetarier*innen und Veganer*innen, Personen mit Allergien und religiöse Gruppen)
• Buffet, Menü oder Fingerfood?
• Soll es Paketpreise, Getränkepauschalen oder Ähnliches geben?
• Wie lassen sich nachhaltige Konzepte im Catering umsetzen?

Veranstaltungstechnik

Kümmern Sie sich um die Bereitstellung technischer Hilfsmittel für ein überzeugendes Veranstaltungserlebnis. Das könnten zum Beispiel sein:

• Bildschirme/Beamer
• Licht
• Ton
• Livestream
• Check-in

Möglicherweise verfügt der Veranstaltungsort bereits über eine entsprechende Ausstattung – fragen Sie hier also zuerst nach. Andernfalls können die benötigten Geräte bei Technikverleih-Unternehmen angemietet werden.

PROFI-TIPP: Streaming bei hybriden Events

Für professionelles Streaming kann zusätzliche, mitunter kostspielige Technik anfallen, die Sie bei der Zeit- und Budgetplanung nicht vergessen sollten.

Tipp: In diesen 8 kurzen Videos lernen Sie, wie Event-Tech Sie bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung unterstützen kann.

Foto- und Videomaterial

Ihr Vor-Ort-Event sollte mit Fotos und Videos dokumentiert werden – dadurch wird es langlebiger; außerdem können die Inhalte später online geteilt werden. Wenn Sie externe Fotograf*innen und Kameraleute benötigen, müssen diese rechtzeitig engagiert werden.

Musik

Die passende Musik bringt Stimmung in Ihre Veranstaltung. Hier kommt neben Musik vom Band auch Live-Musik infrage. Achtung: Wenn Sie kommerzielle Musik abspielen wollen, müssen Sie sich um entsprechende GEMA-Lizenzen kümmern.

Mobiliar und Deko

Was wird benötigt, um den gewählten Veranstaltungsstandort in eine einzigartige Event-Location zu verwandeln? Denken Sie u. a. an:

• Bestuhlung
• Messestände
• Digital Signage 
• Floristik, Luftballons und sonstige Deko

Marketingmix planen

Für die Bewerbung Ihres Events gibt es diverse Möglichkeiten – zuerst ist also zu erörtern, welche davon Ihre Zielgruppe am besten erreichen und gleichzeitig in den Budgetrahmen passen. Ziehen Sie sowohl Offline- als auch Online-Kanäle in Betracht:

• Einladungen (postalisch oder per Mail)
• Website (Event-Landingpage, ggf. Startseite und weitere Unterseiten) + Registrierung
• Social Media (Unternehmensseite, Veranstaltungsseite, Corporate Influencer)
• Plakatwerbung
• Flyer
• Newsletter
• Anzeigen in (Online-)Zeitschriften
• Pressemitteilungen
• Etc.

Bedenken Sie, dass es in der Regel mehrere Kontaktpunkte braucht, bis sich jemand für den Kauf eines Veranstaltungstickets entscheidet. Es empfiehlt sich daher, mehrere Kanäle einzusetzen und diese wenn möglich über einen längeren Zeitraum bis zum Veranstaltungstag zu bespielen (z. B. in Form von E-Mail-Flows und regelmäßigen Social-Media-Postings).

Sonstige Materialien

Sofern Sie vor Ort Einlassbändchen, Namensschilder, Lagepläne, Goodies etc. verteilen möchten, müssen diese gestaltet und bestellt werden.

Tipp: Das Gestalten und Drucken von Event-Badges (Namensschilder für Ihre Teilnehmer*innen) stellt Veranstalter oft vor jede Menge Fragen. Im Beitrag „Badges für Veranstaltungen: Die Lösungen im Überblick“ erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen müssen.

Vorbereitung

Der Plan steht – jetzt werden Sie aktiv und gestalten Programm und Marketingmaterialien, akquirieren die Teilnehmenden und holen Berechtigungen ein.

Veranstaltungsprogramm

Legen Sie den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung fest: Einlass, Vorträge, Pausen, Networking-Gelegenheiten, etc. Berechnen Sie dabei mit ein, dass Ihre Besucher*innen genügend Zeit brauchen, um von A nach B zu gelangen. 

Falls Sie sich für ein hybrides Veranstaltungskonzept entschieden haben: Gibt es für das Remote-Publikum dasselbe Programm oder müssen hier weitere Inhalte ausgearbeitet werden?

Teilnehmerliste

Wer gehört auf die Liste der Personen, die eine Einladung erhalten sollen (Achtung: Presse nicht vergessen!)? Falls es sich um ein „offenes” Event handelt: Wie erreichen Sie extern einen möglichst großen Teil Ihrer Zielgruppe?

Marketingmaterialien

Für jeden Marketingkanal muss das Material mit Text, Bild und Video gestaltet und ggf. bestellt werden.

Ticketverkauf und Registrierung

Bereiten Sie alles Nötige sowohl für den Online-Vorverkauf als auch den Verkauf vor Ort vor. Richten Sie außerdem das System für die Gäste-Registrierung ein.

Kommunikation mit Teilnehmenden

Stellen Sie einen reibungslosen Ablauf und die Zufriedenheit Ihrer Gäste sicher, indem Sie ihnen im Vorfeld wichtige Informationen zukommen lassen und sie auf das Event einstimmen. Als Kommunikationskanäle eignen sich vor allem E-Mails oder eine Event-App, welche auch vor Ort eine positive Erfahrung gewährleistet.

Tipp: Finden Sie im großen Event-App 1×1 heraus, wie Sie mit einer Event-App die Kommunikation und das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen bei Hauptversammlungen, Seminaren, Webinaren, Incentive-Reisen, Sales-Kick-offs, Galas, Preisverleihungen und vielem mehr optimieren können!

Kommunikation mit Sponsoren und Ausstellern

Treten Sie mit potenziellen Sponsoren und Ausstellern in Kontakt, um sie für Ihr Event zu gewinnen. Die Kommunikation mit Ausstellern und Organisation der Messestände stellt einen extra Punkt auf Ihrer To-Do-Liste dar. Bei Online-Veranstaltungen gibt es übrigens die Möglichkeit, virtuelle Stände zu integrieren.

Rechtliches

Kümmern Sie sich um alle rechtlichen Pflichten in Verbindung mit Ihrer Veranstaltung, etwa:

• Veranstaltung bei den zuständigen Behörden anmelden
• Genehmigungen für Parken und Sperrstundenverlängerung einholen
• Versicherungen abschließen (z. B. Veranstalterhaftpflicht)
• Künstlersozialkasse bei vergüteten Auftritten von Künstler*innen
• Anmeldung bei der GEMA für Musiknutzung
• Einhaltung der Lebensmittel-Hygienevorschriften
• Brandschutz und Sicherheit: Löschwasserversorgung, verfügbare Feuerlöschgeräte, Zufahrten für Rettungs- und Feuerwehrwagen, Fluchtwege, Sicherheitsvorkehrungen zur Verhinderung von Bränden, ggf. Einsatz einer Brandwache
• Erlaubnis des zuständigen Ordnungsamts einholen
• Antrag auf die Zulassung von Ausnahmen vom Lärmschutz
• Tombola anmelden
• Einhaltung des Datenschutzes

Achtung: Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit – informieren Sie sich unbedingt über mögliche weitere Pflichten im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung!

Aufbau und Testen

Je nach Eventgröße sollten Sie für den Aufbau am Veranstaltungsort genügend Zeit einplanen – mit Puffer, da es immer zu unvorhersehbaren Verzögerungen kommen kann. Zu den wichtigsten To-Dos zählen:

• Mobiliar und Technik installieren und testen
• Einlass vorbereiten
• Personal, Aussteller & Speaker briefen

Nachbereitung

Nach dem Event ist die Arbeit noch nicht beendet. Nachdem Abbau und Reinigung der Location erledigt sind, gibt es noch einige To-Dos, die Sie nicht vergessen sollten:

• Danksagungen an Sponsoren, Personal, Speaker*innen, Personal und Teilnehmende versenden
• Foto- und Videomaterial aufbereiten
• Erfolgsmessung
• Recaps verfassen und auf den eigenen Kanälen (Blog, Social Media) teilen
• Gestreamte Inhalte können nachträglich auf der Eventplattform zur Verfügung gestellt werden
• Ggf. Aufbau und Pflege einer ganzjährigen Event-Community

Erfolgsmessung – ein Punkt, den Sie nicht auslassen sollten

Jetzt wird Bilanz gezogen: War das Event ein Erfolg? Um diese Frage zu beantworten, analysieren Sie die Daten zu den im Vorfeld definierten KPIs (Teilnehmerzahl, Leads, Bewertungen etc.). Bei virtuellen und hybriden Events sind die Analyse-Möglichkeiten dank verfügbarer Daten besonders gut. Hier reicht ein Blick in die Nutzungsstatistiken Ihrer Eventplattform, um z. B. die Interaktion zwischen den Teilnehmer*innen zu messen oder die beliebtesten Programmpunkte zu identifizieren. Vor Ort lassen sich besonders beliebte Themen über den Check-in zu einzelnen Sessions ermitteln und dadurch  nützliche Rückschlüsse für die nächste Veranstaltung ziehen.

Zur Bestimmung Ihres Return on Investment (ROI) lesen Sie unseren Beitrag „Event-ROI messen mit Eventdaten: 5 einfache Wege“. 

Eventplanung-Checkliste zum kostenlosen Download

Jetzt kennen Sie alle wichtigen Aspekte für die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung. Wir wissen, dass es nicht ganz leicht ist, bei all den Themen und Aufgaben den Überblick zu behalten. Deshalb haben wir eine detaillierte Vorlage für die Eventplanung erstellt, mit der Sie die wichtigsten To-Dos sowie die Finanzen für Ihre Veranstaltung immer im Griff haben.

Die Checkliste enthält:

Ausführliche Checkliste mit To-Dos zu Eventkonzept, Buchung von Dienstleister*innen, Vorbereitung, rechtlicher Absicherung und mehr.

Tabelle zur Planung der Marketingmaßnahmen rund um Ihr Event.

 Budgetplanung zur einfachen Berechnung der Kosten und Einnahmen.

The post Eventplanung: Checkliste 2025 + Tipps vom Profi appeared first on EventMobi.

Doch welche Giveaways hinterlassen wirklich Eindruck? Die ideale Auswahl hängt von Eventart, Zielgruppe und Sponsoren ab, doch einige Erfolgsfaktoren gelten immer. In diesem Artikel erfahren Sie bewährte Tipps, „Dos and Don’ts“ sowie 37 kreative Ideen für gelungene Goodie-Bags.

Was ist ein Goodie-Bag überhaupt?

Überraschungstüten, Präsenttaschen, Souvenirbeutel: Goodie-Bags enthalten kleine Geschenke für die Veranstaltungsteilnehmer*innen, die dazu beitragen sollen, dass diese das Event in guter Erinnerung behalten. Besonders bei Messen und Konferenzen sind sie ein beliebtes Willkommensgeschenk und effektives Marketinginstrument. Ein „Goodie“ ist laut Duden übrigens eine „attraktive kostenlose Zugabe“ und wird oft auch als Give-away bezeichnet. 

Die Inhalte reichen von gesponserten Werbeartikeln über Snacks und Gutscheine bis hin zu nachhaltigen oder digitalen Alternativen. Entscheidend ist bei der Auswahl, dass die Geschenke zu den Werten Ihres Events passen. Legen Sie zum Beispiel besonderen Wert auf Umweltschutz, dürften nachhaltige Goodie-Bags aus recycelten bzw. biologisch abbaubaren Materialien besonders in Ihrem Sinne sein. Alternativ können Sie digitale Goodie-Bags zusammenstellen, gefüllt mit Onlinegutscheinen, herunterladbaren Dateien oder Abos.

Übrigens: Wie der Name erahnen lässt, kommen solche Give-aways meist in Tragetaschen daher. Das können Plastiktüten sein, mittlerweile aber wohl bevorzugt Leinenbeutel oder Papiertüten. In jedem Fall können Sie diese Taschen so gestalten, dass sie die Persönlichkeit und Werte Ihrer Organisation widerspiegeln.

Wozu Goodie-Bags auf einer Veranstaltung?

Wir Menschen lieben Geschenke und kleine Überraschungen. Und wenn diese Geschenke wirklich gefallen und sinnvoll sind, empfinden wir Freude und Dankbarkeit gegenüber dem Schenkenden. Genau diesen Effekt können Sie sich zunutze machen und Ihre Veranstaltungsteilnehmer*innen mit einer netten Aufmerksamkeit positiv stimmen. Im besten Fall verwenden sie Ihre Give-aways immer wieder gerne – und denken dann zwangsläufig und mit positiven Gefühlen an das Event und Ihre Organisation. So kann ein starker, langfristiger Werbeeffekt eintreten.

Wie Sie kreative Ideen für Goodie-Bag-Inhalte entwickeln können

Der Wert und der Inhalt der Tasche können je nach Veranstaltung gewaltig variieren. Bei den Oscarverleihungen zum Beispiel sind die Geschenke schon mal sagenhafte 170.000 Dollar wert – aber Sie können auch ohne großes Budget richtig Eindruck machen.

Sie können nicht richtig einschätzen, welche Geschenke bei Ihrem Eventpublikum gut ankommen könnten? Voilà, hier ein paar clevere, kreative Optionen, wie Sie willkommene Goodie-Bag-Inhalte ausfindig machen können, die Ihre Teilnehmer*innen lieben werden:

Ihre Zielgruppen befragen – vor UND nach der Veranstaltung!

Die verlässlichste Quelle bezüglich der Frage, worauf Ihr Publikum Wert legt? Das Publikum selbst!

Nutzen Sie Eventmanagement-Software, um diejenigen anzusprechen, die sich frühzeitig zu Ihrem Event angemeldet haben. Fragen Sie sie nach ihren Interessen und Vorlieben, und wählen Sie dann für Ihre Konferenz oder Messe Geschenke im Einklang mit den Antworten.

Beispielsweise können Sie Folgendes fragen:

• Trinken Sie am liebsten Kaffee, Tee oder Limonaden?
• Wo würden Sie zum Networking als Erstes hingehen: in Cafés, Bars oder Restaurants?
• Was vergessen Sie am häufigsten, wenn Sie Ihr Gepäck für Reisen zu Konferenzen packen?

Ebenso können Sie nach der Veranstaltung mit Umfragen Rückmeldungen einholen. Feedback-Umfragen sind oft aufschlussreich bezüglich dessen, wie Sie Ihr Event beim nächsten Mal optimieren können. Dabei können Sie auch nach Wünschen oder Ideen für Goodie-Bags fragen. Wie nebenbei lassen sich aus Befragungen im Nachgang außerdem Erkenntnisse zum Event-ROI gewinnen.

An Konkurrenzveranstaltungen teilnehmen

Es kann sehr aufschlussreich sein, die Goodie-Bag-Inhalte bei anderen Branchentreffen zu „inspizieren“. Versetzen Sie sich in Ihr Publikum hinein: Welche Geschenke würden Sie gerne nutzen bzw.  links liegen lassen?

Völlig andere Events aufsuchen

Ihr Brainstorming dreht sich im Kreis? Durchstöbern Sie auch mal die Goodie-Bag-Inhalte von Veranstaltungen, die nichts mit Ihrem Themenfeld oder Fachbereich zu tun haben. Gut möglich, dass dort Geschenke verteilt werden, die Ihnen sonst nie in den Sinn kämen, aber auch bei Ihrem Event vortrefflich passen könnten.

Unabhängige Anbieter befragen

Bevor Sie Gratisgaben austeilen können, müssen Sie sie beschaffen, und die Chancen stehen gut, dass die betreffenden Unternehmen sehr gern eigene Vorschläge und Anregungen beisteuern. Unter Umständen haben sie sogar Informationen dazu, was beliebt ist oder welche Dinge am besten zusammenpassen.

Unabhängige Unternehmen sind häufig besonders kreative Goodie-Bag-Ideengeber. Wer weiß: Vielleicht greifen sie auf frühere Erfahrungen zurück, mit denen Ihre Geschenktüten alle Erwartungen übertreffen können?

Auf Kunstmärkten in der Umgebung stöbern

Kunst-, Kunsthandwerk- oder Kreativmärkte sind eine Bühne für Menschen mit ungewöhnlichen Ideen. Schauen Sie sich an den Ständen um und tauschen Sie sich mit den Kreativen über ihre Schaffensprozesse aus. Vielleicht kommen Sie dabei zu neuen Perspektiven und verblüffenden Ideen oder auch an einzigartige Produkte, die Ihre Goodie-Bags aufwerten. Beispiele? Anstecker, attraktive Poster oder handgefertigte Keramik oder auch Kleidung.

Festivals besuchen

Festivals haben vieles mit Konferenzen gemein, unter anderem Goodie-Bags! Sehen Sie sich die Souvenirs verschiedener Festivals an (Musik, Outdoor, Sport …), um Anregungen dafür zu sammeln, was man einem Publikum anbieten kann, das sich über gemeinsame Interessen definiert.

Instagram-Hashtags folgen, zum Beispiel #swagbag

Social Media aller Art eignen sich als große Goodie-Bag-Ideenbörse, doch Hashtags sind besonders nützlich. Weshalb? Wer sich die Mühe macht, bei einer Messe Geschenke zu taggen, hält diese definitiv für etwas so Besonderes, dass die Welt davon erfahren sollte.

Welche Messegeschenke NICHT gut ankommen

Hat man haufenweise Ideen gesammelt, welche Goodies Messen, Konferenzen und ähnliche Events aufwerten könnten, gerät manchmal das Wesentliche aus dem Blick. Bevor Sie also Goodie-Bag-Ideen in die Tat umsetzen, sollten Sie auch überlegen, welche Arten von Geschenken bei Ihren Zielgruppen vielleicht auf Ablehnung stoßen.

Wir haben einige Beispiele herausgesucht, die für Ihre Goodie-Bags kontraproduktiv sein könnten (und warum):

Von allem die Finger lassen, was schmelzen kann

Snacks und Süßigkeiten sind super, wenn man sich sein Veranstaltungspublikum gewogen stimmen will. Allerdings sollten Sie dabei alles meiden, dessen Qualität zum Beispiel unter Wärme leidet.

Keine „Geschenke“ verwenden, deren Nutzung Geld kostet

Gutscheine für Cafés oder Restaurants können zu Networking-Anlässen verhelfen. Aber die Teilnehmer*innen zu bitten, für die Nutzung von Mitbringseln zu zahlen, ist plumpe Werbung und nicht das, was man unter Geschenken versteht.

Billigprodukte meiden

„Qualität statt Quantität!“ sollte Ihre Devise lauten. Was schnell zerbricht oder anderweitig von geringer Qualität ist, wird kaum dazu beitragen, dass die Beschenkten sich geschätzt fühlen oder die Marke in guter Erinnerung behalten.

Unhandliches außen vor lassen

Bedenken Sie zum Beispiel Sicherheitsbestimmungen von Flughäfen. Was ist vielleicht zu groß fürs Handgepäck? Was ist ungeeignet für den Transport in Koffern?

Objekte mit aufdringlichem Branding ausschließen

Branding ist wichtig, doch wenn das Logo an einem Gegenstand das Wichtigste ist, dann ist er vermutlich ziemlich nutzlos. Im folgenden Abschnitt erklären wir, wie das praktisch aussehen kann.

Tipps für Goodie-Bag-Merchandising mit bestechendem Branding

Produkte im Erscheinungsbild einer Marke können deren Wahrnehmung immens begünstigen. Nichtsdestotrotz empfiehlt es sich, Geschenke zu verteilen, die Ihren Teilnehmer*innen unabhängig vom Branding gefallen.

Der Trick für gelungenes Branding führt über diese Frage: Was ist ein Goodie-Bag-Artikel, den die Menschen sogar im Alltag gern nutzen? Aus Teilnehmersicht klingt dies so: „Wow, wo bekommt man das?“

Wenn Ihr Event-Branding nicht gerade für Ihre Organisation entscheidend ist, sollten Sie Ihre Markenelemente nur dezent platzieren. Das Wesentliche:

Das eigene Logo in kleinem Format präsentieren

Stellen Sie Ihr Logo nicht überdimensioniert in den Mittelpunkt. Denken Sie beispielsweise an beliebte Sportkleidung: Hier sind die Logos meist ein kleineres Detail am Rande und nicht das dominierende Element. Indem Sie Wort-Bild-Marken an der Seite eines Produkts platzieren, können Sie Ihr Branding ausspielen, ohne das Produkt damit in den Hintergrund zu drängen.

Konsistente Markenfarben einsetzen

Marken umfassen mehr als nur Logos. Auch eine stimmige Farbpalette kann Ihr Branding unterstützen.

Hochwertige Materialien nutzen

Denken Sie daran: Die Goodies repräsentieren Ihre Organisation! Sie wollen sicher nicht, dass man den Namen mit minderer Qualität in Verbindung bringt.

37 Ideen: mit Goodies Messe- und Konferenzgäste glücklich machen

Da nun klar ist, was in Ihren Geschenktüten nichts zu suchen hat, wollen wir endlich verraten, welche Goodie-Bag-Inhalte garantiert für Begeisterung bei Ihren Gästen sorgen.

Bei all dem sollten Sie unbedingt beachten, dass die Geschenke gut zu Ihrer Veranstaltung und der gewünschten Außenwahrnehmung passen müssen. Werden Sie kreativ und schließen Sie sich möglichst mit Ihren Sponsoren kurz, um Ihre Goodie-Bags reizvoller denn je zu gestalten.

Und nun zu unseren Vorschlägen und Anregungen:

Schreibwaren und Büroartikel

Diese praktischen Utensilien werden beim Blick in Goodie-Bags immer gern gesehen:

• hochwertige Stifte – Alle benötigen ab und zu einen Stift, nicht zuletzt auf Messen, Konferenzen und ähnlichen Fachveranstaltungen. Stellen Sie sicher, dass die Stifte gut funktionieren, damit es sich damit zuverlässig schreibt.
• Textmarker – Geben Sie Ihren Teilnehmer*innen etwas an die Hand, womit sie sich gut(e) Notizen machen können.
• Notizblöcke – Auf Konferenzen und Messen gibt es manchen Anlass, etwas aufzuschreiben. Seien Sie beim Branding zurückhaltend, damit das Material später für andere Zwecke weiterhin verwendet werden kann.

Technische Spielereien und Gadgets

Für technische Accessoires brauchen Sie nicht unbedingt ein großes Budget. Wie wäre es mit folgenden Gadget-Goodies?

• USB-Sticks oder externe Festplatten – Für digitalen Speicherplatz gilt immer: Haben ist besser als brauchen! Als Zugabe eignen sich Schutzhüllen oder Tragevorrichtungen, etwa Stofftaschen oder Bänder zum Anhängen.
• Ladevorrichtungen und Power-Banks – Wenn unter Ihren Messegeschenken Ladekabel, kabellose Ladestationen oder ähnliche Dinge sind, ersparen Sie damit sicherlich vielen Teilnehmer*innen manchen Frust.
• Handydrucker – Tragbar und gute Bildqualität, darum geht es hier.
• Kopfhörer und Ohrstöpsel – Ein Ersatzpaar kann den Workflow sichern und Nerven schonen.
• Stiftleuchten – Es kann immer mal vorkommen, dass ein bisschen Erleuchtung gewünscht ist.

Dekorative Objekte

Mit diesen Blickfängern können Sie Ihren Goodie-Bags eine persönliche Note (und Farbtupfer) verleihen:

• Aufkleber und Abziehbilder – Heuern Sie Künstler*innen aus der Region an, die ein kreatives, einzigartiges Design für Sie entwerfen . Ästhetische und/oder lustige Sticker machen sich in gratis Souvenirbeuteln besonders gut.
• Plakate oder Drucke lokaler Künstler*innen – Andenken an Konferenzen profitieren davon, wenn sie etwas Persönliches haben. Vielleicht können Sie eine Grafik von Wahrzeichen oder Denkmälern aus der Umgebung in Auftrag geben, um Ihren Teilnehmer*innen ein sehenswertes Erinnerungsstück an die Reise zu Ihrer Veranstaltung zu schenken.
• Anstecker – Nett gestaltete Ansteckplättchen sind schöne Andenken. Wie wär’s mit einem witzigen Spruch, der zu Ihrer Veranstaltung oder Ihrer Branche passt?

Speisen und Getränke

Kombinieren Sie Köstliches mit passendem Zubehör, beispielsweise Kaffeebohnen von einer Rösterei vor Ort zusammen mit einer attraktiven Tasse:

• individuell gestaltete Trinkgefäße – Becher, Tassen und Gläser können auf Ihre Konferenz oder Branche verweisen oder als Sammlerstücke designt sein. Reisebecher sind immer nützlich. Wenden Sie sich doch an Kreative vor Ort, die etwas Einzigartiges für Sie gestalten können!
• Kaffee und Kakao – Kaffee von lokalen Röstern ist begehrt, doch für diejenigen, die sich nicht für Kaffee begeistern, sollten Sie zum Beispiel koffeinfreie Sorten oder Trinkschokolade bereitstellen. Spornen Sie Ihre Gäste an, untereinander zu tauschen!
• Tee, lose oder in Beuteln – Viele werden es zu schätzen wissen, nach der Veranstaltung etwas zur Entspannung zu trinken.
• „durchdachtes“ Studentenfutter – Nussmischungen mit Rosinen oder auch Schokoladenstücken eignen bekanntlich perfekt, um Anstrengendes zu meistern. Aber bedenken Sie, dass viele Snacks für Menschen mit Allergien problematisch sein können.
• Flaschenöffner – Ob während des Events Limonaden- und Wasserflaschen oder hinterher ein Bier: Öffner sind praktisch, gern auch mit Anhängeband.
• Wasserflaschen – Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer*innen nicht auf dem Trockenen sitzen.

Lifestyle-Zubehör

Es gibt praktische Inhalte für Goodie-Bags, die Gäste wirklich gebrauchen können– sei es bei der Veranstaltung vor Ort, zu Hause oder unterwegs.

• Kleine-Erste-Hilfe-Packung – Es kann eine Schachtel Pflaster sein oder ein umfangreicheres Set für Outdooraktivitäten.
• Lippenstift, Handcreme, Sonnencreme – Schützen Sie Ihre Gäste gegen die Elemente, vor allem, wenn Ihr Event bei Extremwetter stattfindet.
• Zahnbürste – Besonders praktisch für die Veranstaltungszeit ist sie, wenn sie klein ist und in einer Dose bzw. einem Zahnbürsten-Etui verwahrt wird.
• Schlafmaske und Ohropax – Viele Menschen schlafen in Hotels nicht gut. Machen Sie es angenehmer für sie, indem Sie sie gegen Helligkeit und Geräusche wappnen.
• Räucherstäbchen – Geben Sie Ihrem Publikum einen besonderen Duft mit auf den Weg. Auch hier können lokale Kunstschaffende gewiss einen individuellen Beitrag leisten.
• handliche Massagegeräte – Ein bisschen teurer als andere Geschenke sind sie zwar, doch dafür können Ihre Gäste sie nach einem langen Konferenztag besonders genießen.
• Spielzeug zum Daddeln – Hiermit zeigen Sie, dass Sie an die unterschiedlichsten Bedürfnisse der Beteiligten denken.
• Überwurfdecke – Gemütlich und praktisch, vor allem für diejenigen mit einer langen Heimreise.
• Kühlbeutel – Wer künftig an heißen Tagen Picknick einpackt oder unter Mückenstichen leidet, wird beim Blick auf bedruckte Kühlpacks wieder an Ihre Veranstaltung denken und Ihnen für dieses Goodie dankbar sein.
• Lesezeichen – Hiermit können Sie insbesondere auf wissenschaftlichen Konferenzen sowie Symposien und anderen Events punkten, bei denen Vielleser*innen zu erwarten sind. Diese kostengünstigen Andenken lassen sich sehr gut personalisieren. Also können Sie verschiedene Varianten erstellen und Ihr Publikum zum Tauschen animieren.

Saisonspezifische Kleidung und Accessoires

Ihr Publikum sollte sich wohlfühlen, ganz gleich, wie warm oder kalt, stürmisch oder regnerisch es in der Jahreszeit Ihres Events ist. Verteilen Sie dafür passendes Equipment, zum Beispiel:

• T-Shirts, Kapuzenpullis, lange Trainingshosen – Diese Stücke können – und werden – Ihre Gäste wieder und wieder tragen. Lassen Sie sie mit einem lustigen, branchenspezifischen Spruch beflocken, um sie zu etwas Individuellem zu machen.
• Winter- oder Sportsocken – Wer auf Ihrer Veranstaltung viele Meter zurücklegt, kann was Frisches für die Füße gebrauchen.
• Sonnenbrillen – Dieser Sonnenschutz wird oft vergessen. Helfen Sie aus!
• Hauslatschen – Damit fühlt man sich am Ende langer Veranstaltungstage im Hotel wohler.
• Halstücher, Mützen oder Baseball-Caps – Stimmen Sie diese Accessoires auf jeden Fall auf die Jahreszeit ab, in der Ihre Veranstaltung über die Bühne geht.
• Flipflops – Lässig wie nützlich! Hilfreich ist, wenn Sie vorab in Erfahrung bringen, welche Schuhgröße Ihre Teilnehmer*innen jeweils haben.
• Sonnen- oder Regenschirme – Gut zu gebrauchen, wenn Ihre Besucher*innen neben dem eigentlichen Event auch die Stadt erkunden möchten. Idealerweise sind sie klein und handlich, damit sie auch ins Hand- oder Reisegepäck passen.

Dauerbrenner unter den Goodie-Bag-Inhalt-Ideen

Manches kommt nie aus der Mode – und gibt Ihnen Gelegenheit, Ihren Gästen zu zeigen, dass sie Ihnen wichtig sind:

• Gutscheine – Ob für Cafés, Restaurants oder Bars: Mit Gutscheinen können Sie Ihre Beteiligten zum Networking ermuntern und zugleich die heimische Gastronomie unterstützen. Wie wär’s, in erster Linie Gutscheine für gastronomische Betriebe zu verteilen, die für ein besonders unterstützenswertes Konzept stehen?
• Stadtplan oder Touristeninformationen – Präsenzveranstaltungen sind Anlässe, auch die Umgebung kennenzulernen. Wenn Sie sehenswerte Orte empfehlen, auch für eine leckere Mahlzeit oder einen Drink, setzen Sie damit zusätzlich Anreize zum Netzwerken. Sie können es auch kreativer angehen und Touren für Stadtspaziergänge oder zur Erkundung von Flora und Fauna ausarbeiten.
• Werbegeschenke für wohltätige Zwecke – Manche Unternehmen verkaufen Dinge, um Geld für einen bestimmten Zweck zu sammeln. Erwähnen Sie, welche ehrenwerte Sache von Ihren Goodie-Bags profitiert!

Womit füllen Sie nun Ihre Goodie-Bags?

Wir hoffen, Sie sprühen jetzt vor Ideen für Messegeschenke, die Ihre Goodie-Bags zu Objekten der Begierde machen. Falls Sie bei einer Idee für Goodie-Bag-Inhalte zögern, ob sie wirklich zum Erfolg führt: Entscheiden Sie sich für Präsente, die zu den Interessen Ihres Publikums passen, praktisch sind oder sich auf Ihre Branche bzw. die Zielsetzungen Ihrer Organisation beziehen.

Unserer Erfahrung nach lässt sich immer wieder mit solchen Goodie-Bag-Inhalten begeistern, die überraschen oder für Unterhaltung sorgen und die die Teilnehmer*innen in Erinnerung behalten und obendrein benutzen. Denken Sie dabei über den Tellerrand hinaus!

Wenn Sie sich für gebrandete Goodies entscheiden, sollten diese praktisch sein. So können Sie dafür sorgen, dass Ihre Gäste in Zukunft gern an Ihre Veranstaltung zurückdenken, wenn sie die Utensilien im Alltag benutzen.

Setzen Sie auf Qualität und Nützlichkeit, wenn Sie Ihre Goodie-Bags zusammenstellen. So bringen Sie Ihre Veranstaltung bei allen Beteiligten immer wieder in gute Erinnerung.

Bringen Sie Ihre Eventplanung auf die nächste Stufe!

Von der Event-Plattform über die Technologie vor Ort bis hin zu Feedback-Umfragen: Erleben Sie, wie EventMobi Ihre Arbeit revolutioniert!

Demo buchen

The post Goodie-Bags für Events: 37 kreative Ideen & Tipps für Goodie-Bags, die begeistern appeared first on EventMobi.

In diesem Leitfaden beleuchten wir die wichtigsten Aspekte der Eventbudgetierung:

• Was ist ein Eventbudget?
• 7 Schritte der Eventbudget-Planung
• Beispiele und Vorlagen
• Häufige Fragen zum Event-Budgeting

Die Mühe lohnt sich: Eine strukturierte Eventbudgetierung hilft Ihnen dabei, die Kostenstruktur Ihrer Veranstaltung besser zu verstehen, Ausgaben und Einnahmen zu kontrollieren und den Return on Investment (ROI) Ihrer Events präzise zu messen.

Tipp: Mit der richtigen Sponsoringstrategie gewinnen Sie langfristig zufriedene Partner für Ihre Events. Erfahren Sie im kostenfreien Leitfaden “Sponsoring mit Strategie“, wie Sie Ihre Eventeinnahmen maximieren

Eventbudgetierung – was bedeutet das?

Eventbudgetierung bedeutet, einen finanziellen Fahrplan für die Veranstaltung zu erstellen. Dieser  hilft Ihnen, erwartete Kosten und Einnahmen zu strukturieren, damit Sie Ihre Ressourcen effizient verwalten und Ihre Eventziele erfolgreich erreichen können.

Typische Kategorien in der Eventbudgetierung

Gewinn und Verlust
Die Rentabilität Ihres Events hängt von der tatsächlichen Anzahl der Teilnehmenden ab. Daher ist es hilfreich, in Ihrem Budget eine Übersicht über erwartete Kosten und Einnahmen bei verschiedenen Teilnehmerzahlen zu führen.

Fixkosten
Fixkosten bleiben unabhängig von der Anzahl der Teilnehmenden gleich. Dazu gehören z. B. Mietkosten für die Location, Honorare für Unterhaltung oder Gebühren für Event-Software.

Variable Kosten
Diese Ausgaben hängen von der Anzahl der Teilnehmenden ab. Typische Beispiele sind Catering-Kosten sowie Personalaufwand für den Tag der Veranstaltung.

Einnahmen
Die geplanten Einnahmen setzen sich oft aus Ticketverkäufen, Sponsoring-Geldern oder Standgebühren für Aussteller zusammen.

Warum ist eine Eventkostenkalkulation so wichtig?

Ein gut durchdachter Budgetplan schützt Ihr Team vor unerwarteten Kostenüberschreitungen und ermöglicht eine realistische Ressourcenverteilung. So können Sie gezielt entscheiden, welche Aspekte Priorität haben – etwa ob Sie in eine größere Location oder ein hochwertigeres Catering investieren sollten.

Zudem hilft Ihnen ein Budgetplan dabei, den finanziellen Erfolg Ihres Events zu messen. Da die tatsächlichen Kosten und Einnahmen oft von den Prognosen abweichen, können Sie mit diesen Daten Ihre Budget-Strategie für zukünftige Events optimieren.

Kurz gesagt: Eine Eventbudgetierung ist ein unverzichtbares Instrument für eine fundierte Finanzplanung und eine erfolgreiche Eventorganisation. 

Eventbudget planen in 7 Schritten

Nachdem Sie nun die wichtigsten Kategorien einer Eventbudgetierung  kennen, können Sie mit der Planung beginnen. Hier sind die einzelnen Schritte, damit Sie genau wissen, wie Sie vorgehen sollten.

Schritt 1: Finanzielle Ziele für Ihr Event festlegen

Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung für Ihr Event und schätzen Sie so genau wie möglich ein, ob die Veranstaltung Gewinn, Verlust oder eine Kostendeckung erzielen wird. Was finanzieller Erfolg bedeutet, hängt dabei von der Art und den Zielen Ihrer Veranstaltung ab.

Beispiel: Ihre geplante Konferenz könnte kostendeckend oder mit einem leichten Verlust enden. Doch wenn Sie durch das Event zahlreiche neue Mitglieder für Ihre Organisation gewinnen, profitieren Sie langfristig durch zusätzliche Mitgliedsbeiträge.

Natürlich lassen sich nicht alle Kosten und Einnahmen von Anfang an exakt vorhersagen – und einige können sich im Laufe der Planung noch ändern. Dennoch ist es essenziell, das Budget so früh wie möglich unter Berücksichtigung der häufigsten Kosten- und Einnahmequellen zu erstellen. Welche das sind, erfahren Sie im nächsten Schritt. 

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre festen und variablen Kosten

Für eine realistische Planung ist es wichtig,  zwischen fixen und variablen Kosten zu unterscheiden. Zur Erinnerung:

• Fixe Kosten bleiben unabhängig von der Anzahl der Teilnehmenden gleich und werden als Gesamtsumme berechnet.
• Variable Kosten ändern sich je nach Anzahl der Teilnehmenden und werden pro Person kalkuliert.

Kosten für Präsenzveranstaltungen

Laut dem Global Meetings & Events Forecast von American Express Global Business Travel werden dieses Jahr 63 % der Meetings in Europa ausschließlich vor Ort stattfinden, während 82 % zumindest eine In-Person-Komponente beinhalten. Die meisten Eventplaner*innen müssen daher vorrangig für Präsenzveranstaltungen budgetieren.

Die Studie zeigt außerdem, dass Eventprofis mit höheren Budgets vor allem die Optimierung der Vor-Ort-Erfahrung priorisieren. Auf die Frage „Was macht eine gute Teilnehmenden-Erfahrung aus?“ wurden folgende Faktoren genannt:

• 38 %: Eventinhalte und Agenda
• 27 %: Veranstaltungsort
• 25 %: Destination
• 24 %: Soziale und Networking-Events
• 24 %: Verpflegung

Zusätzliche Kosten können für Audio/Video-Technik, Dekoration, Personal, Reisekosten, Marketing, Speaker-Honorare, Unterhaltung und Eventmanagement-Software anfallen. Jedes Event hat eine individuelle Kostenstruktur – dennoch sollte die Zufriedenheit der Teilnehmenden bei der Budgetplanung immer im Mittelpunkt stehen. Eine Umfrage unter früheren Teilnehmenden kann helfen, die Prioritäten besser zu verstehen und Ressourcen gezielt einzusetzen.

Kosten für virtuelle und hybride Events

Im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen sind die Kosten für virtuelle und hybride Events stärker auf Technologie ausgerichtet, um unabhängig vom Standort ein ansprechendes Erlebnis zu schaffen. Wichtige Kostenpunkte sind:

Audio-/Video-Technik (A/V)

Eine hochwertige A/V-Ausstattung sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden die Inhalte optimal erleben können. Besonders bei hybriden Events ist es wichtig, sowohl für Vor-Ort- als auch für Remote-Teilnehmende geeignete Technik einzuplanen:

• Vor Ort empfiehlt es sich, mindestens zwei Kamerapositionen besetzen sowie einen IMAG-Operator und einen Video-Mixer einplanen.
• Für Remote-Übertragungen ist eine stabile, kabelgebundene Internetverbindung mit mindestens 100 Mbit/s Download und 30 Mbit/s Upload erforderlich.
• Streaming- und Encoding-Software wie OBS (kostenfrei) oder vMix (kostenpflichtig) kann genutzt werden, um Kamerabilder, Präsentationen und Audio zu kombinieren.

Mit zwei professionell ausgestatteten A/V-Teams lässt sich eine hochwertige und interaktive Erfahrung für alle Teilnehmenden schaffen.

Livestream- und Videoproduktionskosten

Die Kosten für Streaming-Dienste variieren je nach Anforderungen:

• Günstige Option: Selbstproduktion über Tools wie Zoom.
• Mittlere Preisklasse: Virtuelle Eventplattformen wie EventMobi, die integrierte Livestreaming-Funktionen bieten.
• Premium-Lösung: Ein professionelles Produktionsteam wie das GoLive! Production Team von EventMobi oder eine externe A/V-Firma für Full-Service-Produktion.

Schritt 3: Identifizieren Sie Ihre Einnahmequellen

Um die Veranstaltungskosten zu decken, sollten Sie verschiedene Einnahmequellen in Betracht ziehen, darunter:

• Werbung – Einnahmen durch Anzeigenplatzierungen in Event-Apps, Programmen oder auf der Event-Website
• Konzessionsverkäufe – z. B. Verkauf von Speisen, Getränken oder Merchandise
• Standmieten – Gebühren für Ausstellende oder Sponsoren, die Präsentationsflächen nutzen
• Managementgebühren – Honorare für Ihre Dienstleistungen als Eventorganisator*in
• Teilnahmegebühren – Einnahmen aus Ticketverkäufen oder Registrierungen
• Sponsoring – Beiträge von Unternehmen, die sich als Sponsoren an Ihrem Event beteiligen

Nutzen Sie Budgetplanungstools wie Excel oder Google Sheets, um diese Einnahmequellen nachzuverfolgen. Strukturieren Sie Ihre Einnahmen in relevante Kategorien, z. B.:

• Präsenzveranstaltungen: Standmieten, Ticketverkäufe, Gastronomie
• Virtuelle Events: Digitale Werbung, Sponsoring-Pakete, kostenpflichtige Online-Zugänge
• Allgemeine Event-Kategorien: Veranstaltungsort, Dekoration, Marketing

Ausgaben und Einnahmen vorausschauend planen

Eine präzise Kosten- und Umsatzprognose ist essenziell für die Budgetplanung. Analysieren Sie Finanzdaten vergangener Events und holen Sie aktuelle Angebote für neue Kostenpunkte ein. Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege auf, um Ihr Budget zu dokumentieren und gegebenenfalls nachzuweisen.

Puffer für unerwartete Kosten einplanen

Unvorhergesehene Ausgaben können jederzeit auftreten. Legen Sie daher einen Notfallfonds fest, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Bevor Sie mit der Auswahl des Veranstaltungsortes, der Promotion oder der Personaleinteilung fortfahren, stellen Sie sicher, dass Ihr Event finanziell tragfähig ist

Schritt 4: Erstellen Sie einen Budgetvorschlag für Ihr Event

Ein Budgetvorschlag dient dazu, die geplanten Ausgaben und Einnahmen Ihres Events transparent darzustellen und von der Geschäftsleitung genehmigen zu lassen. Wenn Sie bereits eine detaillierte Budgetplanung erstellt haben, sind Sie schon auf dem besten Weg.

Neben den erwarteten Einnahmen und Ausgaben sollte Ihr Budgetvorschlag folgende Punkte enthalten:

• Zweck und Ziele der Veranstaltung
• Daten früherer Events, um Vergleichswerte zu bieten
• Informationen zu ähnlichen Branchen-Events und deren Kostenstrukturen
• Notfallpläne für Ihr Budget, um unvorhergesehene Kosten abzudecken
• Mögliche Budgetüberschreitungen, inklusive Lösungsstrategien
• Methoden zur Erfolgsmessung (ROI) und Berichterstattung der finanziellen Ergebnisse

Besprechen Sie den Budgetvorschlag mit zentralen Stakeholdern und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen basierend auf deren Feedback vor.

Schritt 5: Cashflow für Ihr Event berechnen

Der Cashflow gibt an, wie viel Geld Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung steht, um Eventkosten zu decken. Eine regelmäßige Cashflow-Berechnung hilft Ihnen,

• wichtige Ausgaben zu priorisieren,
• Liquiditätsengpässe zu vermeiden und
• die Rentabilität Ihres Events zu überwachen.

So berechnen Sie Ihren Cashflow:

1. Alle Einnahmen summieren und unbezahlte Rechnungen (Forderungen) abziehen:
   Gesamte Einnahmen – offene Forderungen = Verfügbares Kapital vor Ausgaben
2. Offene Verbindlichkeiten (noch zu zahlende Rechnungen) abziehen:
   Verfügbares Kapital vor Ausgaben – offene Verbindlichkeiten = Verfügbares Kapital (Cash on Hand)

Ein positiver Cashflow bedeutet, dass Sie über ausreichend liquide Mittel verfügen. Ein negativer Cashflow kann darauf hindeuten, dass Zahlungen ausstehen oder Ausgaben reduziert werden müssen.

Ihr Startkapital ist der Betrag, der Ihnen zu Beginn eines bestimmten Zeitraums zur Verfügung steht.

Schritt 6: Eventbudget überprüfen und nachverfolgen

Da sich nicht alle Kosten im Voraus exakt planen lassen, ist es essenziell, das Budget während des gesamten Planungsprozesses regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.

• Planen Sie ein Meeting mit Ihrer Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass Ihr Budget den internen Anforderungen entspricht.
• Klären Sie im Voraus, wer autorisiert ist, über das genehmigte Budget hinaus Ausgaben zu tätigen.
• Nutzen Sie Ihren Notfallfonds, um unerwartete Kosten zu decken.

Budget-Tracking während des gesamten Events

Überwachen Sie Ihre Ausgaben auch während der Veranstaltung – nicht nur in der Planungsphase. Moderne digitale Tools erleichtern diesen Prozess:

• Expensify hilft bei der Verwaltung und Nachverfolgung von Ausgaben.
• Cloud-basierte Finanzsoftware wie FreshBooks oder Certify ermöglicht eine flexible und ortsunabhängige Finanzverwaltung.

Eine präzise Budgetkontrolle stellt sicher, dass Ihr Event finanziell erfolgreich bleibt und zukünftige Veranstaltungen noch effizienter geplant werden können.

Schritt 7: Finanzielle Leistung Ihres Events analysieren

Nach dem Event sollten Sie die Erfolgskennzahlen und Benchmarks, die Sie zuvor festgelegt haben, erneut überprüfen. Durch den Einsatz moderner Technologien können Eventplaner*innen heute die gesamte Event-Performance aus verschiedenen Perspektiven analysieren. Mithilfe qualitativer und quantitativer Daten gewinnen Sie wertvolle Einblicke in die Leistung Ihrer Veranstaltung und können deren Wirkung besser belegen.

Return on Investment (ROI) berechnen

Der Return on Investment (ROI) ist eine der wichtigsten Kennzahlen zur Bewertung des finanziellen Erfolgs Ihres Events. Zudem kann der Vergleich verschiedener Budgetstrategien wertvolle Erkenntnisse liefern:

• Lohnt sich der höhere Budgeteinsatz für Outbound-Marketing?
• Bringt die gezielte Betreuung der bestehenden Event-Community einen besseren ROI?

Neben rein finanziellen Faktoren gibt es weitere Messmethoden, um den geschäftlichen Nutzen eines Events zu bewerten:

• Social Listening: Welche Themen und Meinungen werden in sozialen Netzwerken über Ihr Event geteilt?
• Event-Umfragen: Wie bewerten die Teilnehmenden ihre Event-Erfahrung?
• Event-App-Analysen: Welche Programmpunkte und Inhalte wurden am häufigsten genutzt?
• Sichtbarkeit von Sponsoren: Wie oft wurden Sponsoreninhalte aufgerufen oder interagiert?

Event-Analyse mit EventMobi

Die EventMobi Event Management Plattform bietet erweiterte Analysefunktionen, mit denen Sie den ROI Ihres Events präzise berechnen und die Ergebnisse einfach mit Stakeholdern und Sponsoren teilen können.

Mit EventMobi können Sie unter anderem folgende Kennzahlen nachverfolgen:

• Teilnehmendenzahlen – sowohl gesamt als auch auf einzelne Sessions bezogen
• Plattform-Traffic – welche Bereiche wurden am meisten genutzt?
• Interesse und Engagement der Teilnehmenden – z. B. über Abstimmungen, Q&As oder Chat-Aktivitäten
• Content-Interaktionen – z. B. Dauer des Betrachtens von gesponserten und nicht gesponserten Videos, Banner-Klicks und mehr

Diese Daten helfen Ihnen, den Mehrwert für Sponsoren aufzuzeigen und fundierte Entscheidungen für zukünftige Events zu treffen. Ein datengetriebener Ansatz sorgt nicht nur für effizientere Budgetplanung, sondern auch für eine nachhaltige Eventstrategie mit maximalem ROI.

Bessere Abläufe, attraktivere Erlebnisse, höherer ROI

Erfahren Sie, wie EventMobi Ihre Eventplanung unterstützt und Ihre Teilnehmer*innen begeistert.

Produkttour ansehen

Eventbudget: Beispiele und Vorlagen

Nun, da Sie wissen, welche Elemente in ein Eventbudget gehören, stellt sich die Frage: Wie sieht ein Eventbudget konkret aus? Werfen wir einen Blick auf einige Beispiele und Vorlagen, die Sie für Ihre eigene Planung nutzen können.

Eventbudget Beispiel #1: Präsenzveranstaltung

Angenommen, Sie organisieren ein reines Präsenz-Event an einem Wochenende in einem Hotel. Sie erwarten zwischen 500 und 1.000 Teilnehmende und Ihr Ziel ist es, Gewinne zu erzielen.

Je größer Ihr Publikum, desto mehr Einnahmen durch Standmieten und Sponsoring können Sie erwarten. Gleichzeitig steigen jedoch auch die Kosten für Personal, Unterkunft und Logistik.

Durch die übersichtliche Darstellung Ihres Budgets können Sie genau analysieren, wie sich verschiedene Szenarien auf den finanziellen Erfolg Ihres Events auswirken.

In diesem Beispiel erzielen Sie Gewinne, wenn Sie mindestens 750 Teilnehmende anziehen. Sollten sich jedoch nur 500 Personen registrieren, würden Sie Verluste machen.

Mögliche Anpassungen zur Optimierung des Budgets:

• Mehr Budget in Marketing investieren, um mehr Anmeldungen zu generieren
• Günstigere Locations prüfen, um Fixkosten zu reduzieren
• Zusätzliche Sponsoren gewinnen, um Einnahmen zu steigern
• Ticketpreise anpassen, um die Rentabilität zu verbessern

Eventbudget Vorlage #1: Präsenzveranstaltung

Hier finden Sie eine leere Budget-Vorlage für Präsenzveranstaltungen, mit der Sie Ihre eigenen Einnahmen und Ausgaben planen können:

Eventbudget Beispiel #2: Hybrides Event

Schauen wir uns ein Budget-Beispiel für eine hybride Veranstaltung an:

Dieses Budget verdeutlicht, dass die höheren Ticketpreise für Vor-Ort-Teilnehmende durch Mietkosten, Catering und Live-Unterhaltung gerechtfertigt sind.

Gleichzeitig sind die Kosten für virtuelle Teilnehmende niedriger, da sie weniger Ressourcen benötigen. Ihre Ticketpreise sollten jedoch widerspiegeln, dass sie auf multisensorische Erlebnisse der Präsenzveranstaltung verzichten müssen.

Eventbudget Vorlage #2: Hybrides Event

Hier finden Sie eine leere Budget-Vorlage für hybride Events, mit der Sie Ihre eigene Finanzplanung strukturieren können:

Mit diesen Budget-Beispielen und Vorlagen behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Eventfinanzen und können strategisch planen, um Ihr Budget effizient einzusetzen.

FAQs zur Eventbudgetierung

Welche Kosten sollte mein Eventbudget enthalten?

• Präsenzveranstaltungen: Kosten für Location, Catering, Audio/Video-Technik, Dekoration, Personal, Reisekosten, Marketing, Speaker-Honorare, Unterhaltung und Eventmanagement-Software.
• Virtuelle und hybride Events: Fokus auf technologische Ausgaben wie Streaming, Video-Produktion und digitale Eventplattformen, aber auch Marketing, Speaker-Honorare und Software-Lizenzen.

Wie kann ich Kosten realistisch einschätzen?

• Analysieren Sie die Finanzdaten früherer Events, um typische Einnahmen und Ausgaben zu identifizieren.
• Passen Sie diese Zahlen an die erwartete Teilnehmendenzahl an.
• Für neue Kostenpunkte holen Sie Angebote von Dienstleistenden ein, um eine realistische Kalkulation zu erhalten.

Wie kann ich meine Eventausgaben nachverfolgen und verwalten?

Nutzen Sie eine Tabelle oder Buchhaltungssoftware, um Ihre geplanten und tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben kontinuierlich zu überwachen. Ordnen Sie Ihre Kosten nach Kategorien, um genau zu sehen, welche Bereiche den größten Anteil am Budget ausmachen. Aktualisieren Sie diese Werte regelmäßig während der Planungsphase.

Was passiert, wenn ich das Budget überschreite?

Durch regelmäßige Kontrolle sollten Budgetüberschreitungen vermieden werden. Falls die Ausgaben steigen, arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Einsparpotenziale zu identifizieren.
Beispiel: Falls die Location-Kosten höher als erwartet sind, könnten Sie das Catering anpassen, um das Budget auszugleichen.

Was ist ein Notfallfonds?

Ein Notfallfonds (Contingency Fund) ist eine Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben oder technische Probleme. Dazu zählen beispielsweise zusätzliche Personalkosten oder technische Störungen. Durch die Einplanung eines Puffers vermeiden Sie finanzielle Engpässe.

Wie kann ich Kosten senken und dennoch eine hochwertige Event-Erfahrung bieten?

• Mit Dienstleistenden verhandeln oder nach Branchenrabatten fragen
• Freiwillige Helfer*innen einbinden
• Sachspenden und Sponsoring sichern
• Unnötige Ausgaben reduzieren, die den Event-Mehrwert nicht beeinflussen

Ein durchdachtes Eventbudget ist entscheidend für Ihren Erfolg

Die Analyse und Bewertung der Eventfinanzen kann komplex sein, doch sie hilft Ihnen, zukünftige Veranstaltungen noch effizienter zu gestalten.

Moderne Eventtechnologie spielt dabei eine entscheidende Rolle. Mit einer All-in-One-Plattform wie EventMobi können Sie Mehrwert für Teilnehmende, Sponsoren und Ausstellende schaffen – und gleichzeitig neue Einnahmequellen erschließen.

Erfahren Sie, wie EventMobi Ihre Eventplanung unterstützt und Ihre Teilnehmer*innen begeistert.

Die beste Investition in Ihre Veranstaltung

Wir zeigen Ihnen bei einer persönlichen Demo, wie EventMobi Ihnen dabei helfen kann, Ihre Teilnehmer*innen und Sponsoren zu begeistern.

Demo buchen

The post Eventkosten kalkulieren: Leitfaden mit Beispielen + Templates appeared first on EventMobi.

Events begeistern – aber oft nur für einen Moment. Wie schaffen es Veranstalter*innen, dieses Momentum zu verlängern und Teilnehmende langfristig zu binden? Event-Communitys sind die Antwort: Sie machen aus einzelnen Veranstaltungen lebendige Netzwerke, die über das ganze Jahr hinweg wirken. Die Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist, flexibel zu bleiben – jetzt geht es darum, die neuen Möglichkeiten clever zu nutzen.

Ganzjährige Interaktion: Die Lösung liegt in Event-Communitys

Der Schlüssel für langfristiges Engagement liegt darin, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen punktuell stattfindenden Präsenzveranstaltungen und kontinuierlichen Onlineaktivitäten zu schaffen. Eine Event-Community ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Doch was genau macht eine Event-Community aus, und wie lässt sie sich effektiv nutzen? Anders als klassische Online-Communitys sind Event-Communities speziell darauf ausgerichtet, den Mehrwert Ihrer Veranstaltungen zu verlängern – durch Networking, Interaktion und relevante Inhalte, das ganze Jahr über.

So profitieren Sie von einer Event-Community

Wenn Sie Verbandsveranstaltungen oder Firmenmeetings organisieren, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen, indem Sie Ihre Community direkt auf der Plattform aufbauen, mit der Sie auch Ihre Events planen und durchführen. Der Vorteil:

• Erweiterte Interaktionsmöglichkeiten: Teilnehmende und Sponsoren können ganzjährig in Kontakt bleiben.
• Zusätzliche Einnahmequellen: Monetarisieren Sie Inhalte oder exklusive Angebote innerhalb Ihrer Community.
• Stärkere Bindung: Ihre Zielgruppe bleibt langfristig mit Ihrer Marke verbunden.

Leitfaden: So binden Sie Ihre Teilnehmenden langfristig

Neugierig, wie Sie eine erfolgreiche Event-Community starten können?

Laden Sie unser E-Book „Das Geheimnis erfolgreicher Teilnehmerbindung: ganzjährige Interaktion“ herunter und entwickeln Sie eine Erfolgsstrategie, um Teilnehmer*innen langfristig zu binden.

Leitfaden kostenfrei herunterladen

Die besten Online-Communitys der heutigen Arbeitswelt

Online-Communitys verbinden Gleichgesinnte. Sie sind ein Treffpunkt für Leute, die ähnliche Herausforderungen vor sich haben, sich mit den gleichen Anliegen auseinandersetzen oder in einer bestimmten Sache besonders gut sind.

In beruflichen Kontexten richten viele Unternehmen und Verbände Online-Communitys ein, die auf die eigene Marke zugeschnitten sind, um ihre Angestellten bzw. Mitglieder aktiv an sich zu binden. Wenn Sie auf diesem Feld erfolgreich sein wollen, sollte Ihre Community ein begehrter Anlaufpunkt für den Austausch auf kollegialer Ebene und zur Weitergabe von Wissen und Informationen sein. Doch das wirft diese Frage auf: Welche Art von Community ist die beste?

Werfen wir also einen Blick darauf, welche Alternativen sich anbieten. Und klären wir dann, weshalb eine Event-Community die beste Option für Sie sein dürfte.

Vier Arten von Online-Communitys

Um es übersichtlich zu gestalten, unterteilen wir fachliche Online-Communitys grob in vier Gruppen:

1. Geschlossene Communitys für Mitarbeiter*innen
2. Exklusive, kostenpflichtige Communitys für User*innen oder Kund*innen
3. Geschlossene Communitys für Verbände bzw. Mitglieder
4. Interessen- oder themenspezifische öffentliche Foren

Drei Arten von Community-Plattformen

Bei den Onlineplattformen für den Aufbau und die Pflege von Communitys empfiehlt sich diese Einteilung:

1. Lernplattformen
2. Plattformen für soziale Netzwerke
3. Eventplattformen

Die Wahl der richtigen Onlineplattform für Ihre Community

Option eins, Lernplattformen: Diese sind klasse für geschlossene Communitys von Angestellten oder auch für Kundenklubs. Der Grund: Diese Gemeinschaften konzentrieren sich auf Sach- bzw. Produktinformationen. Dies bedeutet allerdings, dass den Lernplattformen grundsätzlich die Networking- und Interaktionsfunktionen fehlen, mit denen andere Onlineportale aufwarten.

Option zwei, Plattformen für soziale Netzwerke: Dies sind die Adressen der Wahl, wenn Communitys um bestimmte Interessengebiete kreisen. Sind dies allerdings berufliche Gruppen oder Organisationen, hat die Nutzung öffentlicher Foren einige erhebliche Nachteile. Aus Nutzerperspektive stört an öffentlichen Netzwerken oft, dass Trennlinien zwischen Privatem und Beruflichem verwischt werden. Selbst bei LinkedIn ist dies der Fall.

Folglich fühlen sich manche Community-Mitglieder auf öffentlichen Plattformen genötigt, „always on“ zu sein. Dies wiederum stört die Work-Life-Balance und steigert Burn-out-Risiken.

Option drei, eine Eventplattform: Sie bringt das Beste der beiden zuvor genannten Optionen geschickt unter einen Hut. Wenn Sie ganzjährig Zugriff auf Ihre Eventplattform ermöglichen, können Menschen mit spezifischem beruflichem Hintergrund den Nutzen dieser einen digitalen Adresse laufend auskosten. Hier können sie ihre Kenntnisse und Kompetenzen in Webinaren und mit Schulungsinhalten ganz nach Bedarf ausbauen und selbst dann noch netzwerken, wenn die Veranstaltung an sich bereits beendet ist. Mithilfe der Content-Management-, Kommunikations- und Interaktionsfunktionen ist es für Veranstaltungsplaner*innen und Community-Manager*innen bei Eventplattformen ein Leichtes, einerseits Materialien und Informationen systematisch bereitzustellen und andererseits auch neue Kontakte und das Engagement der Teilnehmer*innen in den Phasen zwischen den eigentlichen Events anzukurbeln.

Ihre Eventplattform ist mithin der perfekte Anlaufpunkt für Event-Communitys Ihrer Organisation. Da sich dabei obendrein sehr individuelle Erlebnisse und exklusiver Zugang kombinieren lassen, können Sie auf solch einer Plattform auch geschlossene Mitarbeitergruppen, kostenpflichtige Verbraucherklubs und spezifische Interessengruppen einrichten.

Acht praktische Vorteile von Eventplattformen

Als Anregung für Ihre Event-Community haben wir eine Reihe sehr wertvoller Aspekte herausgearbeitet, von denen Sie profitieren, wenn Sie Ihre Eventplattform für ganzjähriges Engagement Ihrer Community nutzen. Tipps für die konkrete Umsetzung gibt’s immer dazu.

1. Verbindungen zu Events und Meetings knüpfen

Ihre Eventplattform sollte es Ihnen leichtmachen, fesselnde Vor-Ort-Erlebnisse mit dauerhafter Onlinevernetzung zu verknüpfen. Mehr als alle anderen Kontakte festigen Erlebnisse von Angesicht zu Angesicht – ganz gleich, ob in ein und demselben Raum oder in gezielten virtuellen Treffen – ein Gemeinschaftsgefühl, und das auch auf Dauer.

Veranstaltungen geben natürliche Impulse für Communitys. Und Ihre Eventplattform kann Sie dabei unterstützen, das Momentum zu nutzen und den Elan weiterzutragen.
Ihre Eventplattform ermöglicht Ihnen nicht nur, mit Agenda-Funktionen, Programmpunkt-Seiten und Einladungen zu ausgewählten Gruppen vielfältige Zusammenkünfte zu organisieren. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt schlechthin, denn Sie können Ihre Meetings hier auf derselben Plattform laufen lassen, auf der Sie sie auch planen.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Nutzen Sie Ihre Eventplattform nicht einfach nur als einmalige Event-App. Gestalten Sie sie als zentrale Anlaufstelle für regelmäßige Events und Meetings, zum Beispiel:

• Verbandsveranstaltungen und Konferenzen
• Jahreshauptversammlungen
• Gremien-, Ortsgruppen- und Vorstandssitzungen
• 1:1-Videomeetings
• interaktive virtuelle Treffen unterschiedlicher Gruppen

2. Kommunikationswege für alle Teilnehmer*innen offen halten

Das Wort Community spricht Bände. Es hat dieselbe Wurzel wie Kommunikation.

Die besten Eventplattformen sind so angelegt, dass sie es Ihren Community-Mitgliedern leichtmachen, sich auf unterschiedlichste Weise miteinander kurzzuschließen. Das können Likes für Chat-Kommentare sein, Verabredungen zu physischen Treffen oder Zusammenkünfte in 1:1- oder Gruppen-Videomeetings. Betrachten Sie es rundheraus als Ihr eigenes soziales Netzwerk, in dem Sie stets den Daumen auf dem Branding und den allgemeinen Regeln haben.

Das bringt Vorteile für jeden Moment des Teilnehmererlebnisses mit sich, das nun zu einem ganzjährigen wird. Indem Sie allen Beteiligten ermöglichen, sich schon vor einer Veranstaltung zu gemeinsamen Interessen auszutauschen, sorgen Sie dafür, dass vor dem großen Tag alle miteinander warm geworden sind. Während der Veranstaltung selbst gibt die Eventplattform allen Beteiligten deutlich mehr Möglichkeiten, sich in Diskussionsrunden und interaktiven Meetingräumen auszutauschen und gemeinsam Aufgaben zu lösen. Dass Sie Ihre Teilnehmer*innen erfolgreich aktiv eingebunden haben, werden Sie daran sehen, wie sehr sie von sich aus über das Jahr hinweg in Kontakt bleiben und Wissen weitergeben.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Ermöglichen Sie Ihren Event-Community-Mitgliedern, sich untereinander zu vernetzen, und zwar mit folgenden Komponenten Ihres exklusiven Berufsnetzwerks:

• Virtuelle soziale Events für Teams, die sich nicht am selben Ort aufhalten
• „Public Viewing“ für On-demand-Inhalte
• Social-Media-Wall für Posts zu eventbezogenen Hashtags
• Gamification für den Teamgeist und als „Spielwiese“ für Sponsoren 
• Mitgliederprofile mit wichtigen beruflichen Angaben

3. Mit individuellem Zuschnitt der Plattform Markenbekanntheit steigern

Für wiederkehrende Events ist es überaus wichtig, wo immer möglich die Markenbekanntheit zu steigern. TED Talks veranschaulichen perfekt, wie es einer Veranstaltungsmarke gelungen ist, einen beachtlichen Markt für die eigenen On-demand-Videos aufzubauen, die auch noch lange nach dem jeweiligen Live-Event gefragt sind. Starke Marken halten sich ihre Follower*innen bzw. Teilnehmer*innen mithilfe einer engmaschigen Community gewogen, wobei sie geradezu zu Markenbotschafter*innen werden.

Auf einer Event-Community-Plattform können Mitglieder sich für Ihre Veranstaltungen anmelden, Ihre Inhalte und Materialien durchsuchen bzw. verwerten und Ihre Messengerfunktionen nutzen. Und all das in ein und demselben virtuellen Raum, der Ihre Marke vielfältig zur Geltung bringt.

Anders als öffentliche Netzwerke wie Facebook oder LinkedIn geben die Top-Eventplattformen Ihnen die Möglichkeit, Ihre virtuelle Adresse in jedem Detail auf Ihre Marke abzustimmen. Denken Sie hier zum Beispiel an die Farbgestaltung oder an Hintergrundbilder. Und mit zunehmender Zahl an Plattformfunktionen ergeben sich stets weitere Branding-Optionen.

Das bedeutet: Es ist für Ihren Verband, Ihr Unternehmen oder auch Ihre gemeinnützige Organisation ein wirkungsvolles Instrumentarium, mit dem Sie die Treue Ihrer Zielgruppen ausbauen können.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Bieten Sie Sie Ihren Mitgliedern die Vernetzung auf einer Eventplattform an, die die Markenwahrnehmung durch Folgendes steigert:

• Nutzung der Tools Ihrer Eventplattform fürs Event-Branding- und -Design, um mit dem Portal das einzigartige Erscheinungsbild Ihrer Organisation nach außen zu tragen
• Einbindung gebrandeter Produktionselemente in Livestreams sowie vorab aufgezeichnetes Videomaterial, unvergleichlich einfach übrigens mit EventMobi Studio für Livestreaming in Eigenregie
• Bei Bedarf Unterstützung von Livestream-Produktions-Profis, die auf Ihre Marke zugeschnittene Bewegtbilder für Sie erstellen können

4. Mit der Eventplattform Einnahmen für Sponsoren beflügeln

Wieso sollten Ihre Sponsoren bloß bei den eigentlichen Veranstaltungen mitmischen? Die angesprochenen Branding-Möglichkeiten mit Blick auf die ganzjährige Event-Community können auch den Geldgebern in die Karten spielen.

Statt Ihren Sponsoren die Präsenz ihrer Marken nur für die Dauer des Live-Events anzubieten, sind Ganzjahrespakete unter Umständen viel reizvoller. Da darf einiges mehr drin sein als Werbebanner, Sponsoring ausgewählter Programmpunkte und virtuelle Stände, zum Beispiel gesponserte Video-Mediatheken, ganzseitige Anzeigen und Gamification-Aufgaben. Lassen Sie Ihre Sponsoren und Aussteller mal Ihre Eventplattform durchstöbern – dann sehen sie mit eigenen Augen, wie fruchtbar das für den Ausbau der Markenwahrnehmung sein kann.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Steigern Sie die Umsatzoptionen für Sponsoren, indem Sie:

• ganzjährigen Zugriff auf Werbefläche in Banneranzeigen sowie auf der Homepage gewähren
• Optionen für das Branding von Webinaren und anderen Live-Community-Events anbieten
• Produktdemos und Showreels in sponsorengestützte Mediatheken aufnehmen
• Verlosungen von Sponsoren-Give-aways ins Programm einfließen lassen
• monatliche Gamification-Challenges freischalten, die zu Interaktion mit Sponsoreninhalten animieren
• Event-ROI mit konkreten Zahlen und Daten zum Engagement der User*innen belegen

5. Für fundiertes ROI-Reporting und klare Marktsegmentierungen das Engagement tracken

Traditionell war es schwierig, den Führungsetagen glasklare Belege dafür zu präsentieren, dass das Publikum Ihrer Veranstaltung engagiert bei der Sache war und das Bestmögliche aus den Networking-Gelegenheiten herausholen konnte. Doch die jüngsten Entwicklungen auf dem Feld der Eventtechnologie haben die Gegebenheiten förmlich umgekrempelt, denn damit können Sie geradezu auf Knopfdruck Ihren Event-Erfolg messen und den ROI beziffern.

Indem Sie die Möglichkeiten für den Zugriff auf Ihre Eventplattform ausweiten, können Sie weitaus mehr als bisher über Ihre Teilnehmer*innen erfahren. Solche Informationen sind nicht nur wertvoll, wenn Sie Ihre Veranstaltungserfolge für Ihre Sponsoren und Ihre Marketingabteilung nachweisen wollen. Sie können auch neue Sponsoren über die Vorlieben und Gepflogenheiten Ihres Publikums aufklären. Ihre Eventplattform unterstützt Sie also bei dem Bemühen, Ihre Teilnehmer*innen Zielmärkten zuzuordnen.

Zur Veranschaulichung: Wer einen Programmpunkt zu Buchhaltungssoftware von Anfang bis Ende verfolgt, interessiert sich unter Umständen auch für ähnliche Produkte. Und diese Art von Information ist Gold wert für künftige Sponsoren und Veranstaltungspartner.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Dokumentieren und quantifizieren Sie die Teilnehmerinteraktionen, indem Sie Folgendes tracken:

• Teilnahme an Live-Chats, Fragerunden, Live-Umfragen, Diskussionsgruppen, Gamification-Challenges, Aktivitätsfeeds etc.
• Einschaltzeit und Aufmerksamkeit bei Livestream-Programmpunkten und On-demand-Videos
• Besuche an virtuellen Ständen und gebuchte Termine
• Social-Media-Aktivitäten (Shares, Hashtag-Nutzung) aus der Event-Community heraus, und zwar vor, bei sowie nach dem Event
• Resonanz bei Umfragen und Abstimmungen vor und nach der Veranstaltung

6. Ihre Kommunikations- und Marketingstrategie intensivieren

Ihre Event-Community leistet für Ihr Marketing ganze Arbeit.

Regelmäßige Updates und Erinnerungen sorgen nicht nur für Gesprächsstoff mit Blick auf das Event selbst. Vielmehr zahlen sie wie nebenbei auch auf das generelle Marketing Ihrer Organisation ein. Je näher der große Anlass rückt, desto stärker sollten Ihre Inhalte die Vorfreude und Spannung im Hinblick auf die Hauptattraktion fördern. Zu diesem Zweck können Sie beispielsweise Webinare ansetzen, in denen Ihre Referent*innen schon einmal auftreten. Oder lancieren Sie Interviews mit namhaften Gästen oder Redner*innen in Ihrem Blog.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Mit folgenden Komponenten können Sie Ihre Kommunikationskanäle ganzjährig bespielen:

• Push-Nachrichten zu bevorstehenden Events und mit brandaktuellen Meldungen
• E-Mail-Kampagnen, zugeschnitten auf die verschiedenen Teilnehmergruppen
• Rückblicke auf das Event (mit „runden Tischen“, Networking-Anlässen usw.)
• Anregungen und Erkenntnisse aus Trendthemen in Chats und aus allgemein diskutierten Inhalten

7. Quellen und Erkenntnisse der Community unkompliziert bereitstellen

Unser aller zunehmend digitaler Lebensstil verleiht Communitys ein immer größeres Gewicht. Individuen empfinden es als wertvoll, etwas in Gemeinschaft zu gestalten, zu lernen und zu nutzen. Sowohl online als auch offline.

Event-Communitys verbinden Gleichgesinnte. Sie dienen als Inspirationsquelle und animieren die Mitglieder, sich aktiv einzubringen und selbst einen Beitrag zu leisten. Bringen die Mitglieder sich selbst ein, so hat dies einen Mehrwert für die übrigen Teilnehmer*innen, die Sponsoren und Partner und auch die Veranstalter.

Ihre Eventplattform lässt sich in Nullkommanichts zum Dreh- und Angelpunkt für all diese Beiträge, das Wissen und den wechselseitigen Austausch Ihrer Event-Community herrichten.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Lassen Sie Ihre Event-Community-Mitglieder davon profitieren, dass die vielen ihr Wissen und ihre Informationen bereitwillig teilen, indem Sie dies bereitstellen:

• Ein bequem über Mobilgeräte nutzbares Onlineportal für Materialien Ihrer Institution
• Eine mit Suchfunktion ausgestattete Plattform für On-demand-Inhalte
• Eine Onlinebibliothek für Präsentationen und andere Veranstaltungsmaterialien
• Einen Onlinekanal zum Weiterreichen und Kommentieren neuer Erkenntnisse im Kreis der Teilnehmer*innen
• Einen „Onlinehörsaal“ für fortlaufende Seminare, Kurse usw.

8. Mit neuen Optionen für die berufliche Weiterentwicklung aufwarten

Wie oben erwähnt, kann Ihre Event-Plattform vieles von dem integrieren, was an Lernplattformen so reizvoll ist.

Ihre Veranstaltungsplattform ist für Ihre Event-Community die perfekte Adresse für Webinare, interaktive Workshops, Weiterbildungskurse und dergleichen. Mithilfe von Nutzungsstatistiken können Sie sogar minutiös nachverfolgen, wie lange jemand ein bestimmtes Video angeschaut hat. Somit verfügen Sie über harte Fakten, die für die Vergabe von Weiterbildungszertifikaten an Ihre Community-Mitglieder unverzichtbar sind.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Locken Sie Ihre Mitglieder mit dem Mehrwert, beruflich voranzukommen, indem Sie Folgendes anbieten:

• Virtuelle Workshops und Onlinekurse
• Unterrichtsmaterialien, Schulungsvideos und Webinare
• Weiterbildungszertifikate für die Teilnahme an Webinaren

Wie sich Mitgliedschaften auf einer Event-Community-Plattform managen lassen

Bei all den Vorzügen, die Event-Communitys haben, kommt man eigentlich nicht mehr umhin, auf diesen Zug aufzuspringen. Doch da stellt sich die Frage, wie genau man den Schritt schafft, nicht nur periodische Veranstaltungen auf die Bühne zu bringen, sondern darüber hinaus auch eine Event-Community zu etablieren, die von Dauer ist.

Zunächst sollten Sie sich eine Eventplattform beschaffen, die über all die Komponenten verfügt, die es für fortlaufende Events, Kontakte und Interaktionen braucht. Darauf aufbauend gilt es, herauszuarbeiten, wie Sie Ihre Mitgliedschaften ausgestalten. Zum Beispiel können Sie:

• jährliche Mitgliedsbeiträge erheben oder die Event-Community-Zugangsrechte in die gängigen Mitgliedsbeiträge einfließen lassen
• Nichtmitgliedern Tickets für einzelne Events verkaufen, die zeitlich befristeten Zugang zum Eventportal geben
• Mitgliedern kostenlosen oder vergünstigten Zugang zu kostenpflichtigen Events geben
• ausgewählte Materialien und Inhalte nur für Mitglieder freischalten

Um all das zu monetarisieren, brauchen Sie eine Plattform, auf der Sie Teilnehmer*innen in Gruppen einteilen können, denen Sie unterschiedliche Zugriffsrechte für Inhalte und Community-Funktionen geben. Nehmen wir zum Beispiel die Eventplattform von EventMobi: Hier können Sie ganz einfach bedingte Sichtbarkeitsregeln für jede Ihrer Teilnehmergruppen festlegen.

Hiermit können Sie all dies noch vertiefen: Geheimwaffe Event-Community: ganzjährig mit Teilnehmer*innen interagieren

Weshalb Sie gleich heute loslegen sollten

Der plötzliche Wechsel zu Onlineevents am Anfang der Pandemie war eine Herausforderung? Das ist glatt untertrieben. Der Druck, der bei Eventprofis damals für graue Haare sorgte, führte gleichzeitig zu riesigen Fortschritten bei nutzerfreundlicher Eventtechnik. Das wiederum eröffnet Ihnen nun Tür und Tor, Ihr Publikum das ganze Jahr über aktiv einzubinden. Mithilfe von Eventtechnologie können Sie Ihr Publikum also zu einer eingeschworenen Gemeinschaft machen.

Veranstaltungen entfalten dann ihr volles Potenzial, wenn sie Menschen in einer Einheit von Zeit und Ort gemeinsame Erlebnisse verschaffen. Eine Online-Community ersetzt solche Events keineswegs, sondern kann Ihnen einfach als kommunikatives Bindeglied zwischen den Veranstaltungen dienen. Damit können Sie auf dem ursprünglichen gemeinsamen Erlebnis aufbauen, um ein echtes Gefühl der Gemeinsamkeit zu stiften. Auf diese Art und Weise sichern Sie sich eine treue Teilnehmerbasis, die immer schon bereit ist, wenn Ihre nächste Präsenzveranstaltung ansteht.

The post Event-Community: So binden Sie Ihre Teilnehmenden langfristig appeared first on EventMobi.

Mit den richtigen Ideen gewinnen Sie die passenden Sponsoren – und verwandeln Ihr gutes Event in ein herausragendes. Denn dir richtigen Sponsoren bieten Ihnen nicht nur finanzielle Unterstützung, sondern auch:

• Wertvolle Partnerschaften
• Mehr Markenpräsenz
• Höhere Glaubwürdigkeit für Ihr Event

Klingt herausfordernd? Ist es auch! Aber mit den passenden Anreizen steigen Ihre Chancen erheblich. Wir unterstützen Sie dabei – mit 66 kreativen Sponsoring-Ideen, die perfekt auf Ihre Veranstaltung zugeschnitten sind.

Wie man ein Eventsponsoring-Konzept mit Blick auf Unternehmen entwickelt

Zunächst einmal: Wie machen Sie Ihre Veranstaltungssponsoren ausfindig? Wenn Sie bei diesem Thema , brauchen Sie nicht nervös zu sein, solange Sie nur bedenken, wie Sie Sponsoren geschickt ansprechen können. Sollten Sie hingegen schon den einen oder anderen Sponsoringpartner an Ihrer Seite haben, können Sie vielleicht auch etwas Neues ausprobieren.

Mit diesen einfachen Schritten steigern Sie die Chancen Ihrer Organisation, klasse Event-Sponsorships auf die Beine zu stellen:

1. Den eigenen Bedarf konkretisieren

Man könnte mit dieser Frage beginnen: Wie finde ich Sponsoren für ein Event? Zielführender ist allerdings, für sich selbst dies zu klären: Für welche Aspekte meiner Veranstaltung ist finanzielle Unterstützung erforderlich?

Da kommt einiges in Betracht: Miete der Location, Marketing, Referentenhonorare, Veranstaltungstechnik, Catering oder auch Unterstützung für Barrierefreiheit. Listen Sie auf, wofür Sie selbst aufkommen können und wofür Sponsoren hilfreich wären, und dann können Sie:

2. Das eigene Angebot ausarbeiten

Machen Sie sich schlau bezüglich dessen, was genau Unternehmen mit Sponsoring erreichen möchten, und konkretisieren Sie, was Sie dafür zu bieten haben.

Laut einer Studie von Partnership Professionals Network sowie Dynamic Benchmarking werden Sponsorenziele unter anderem aus diesem Grund verfehlt: Vereine und Verbände kennen die Ziele ihrer Sponsoren nicht. Den Angaben zufolge erreichen nur 21 Prozent aller Geldgeber ihre Ziele „meistens“.

Wie stellen Sie also sicher, dass Ihre Sponsoren zu diesem glücklichen Fünftel zählen? Grundsätzlich streben Unternehmen mit ihrem Angebot, sich als Sponsor zu engagieren, folgendes an:

• Geschäftsentwicklung und Wachstum
• Markenbekanntheit und Differenzierung
• Wahrnehmung als Vordenker

Um Ihren potenziellen Eventsponsoren hierbei unter die Arme zu greifen, könnten Sie:

• Weiterbildungsmaterialien Ihrer Sponsoren in Ihre Veranstaltung einbinden
• Gelegenheiten zur Leadgenerierung schaffen
• Networking-Runden organisieren

3. Sponsoringlevels gestalten

Wenn Ihre Angebote abgesteckt sind, ordnen Sie sie verschiedenen Sponsoringlevels zu. Dies versetzt Sponsoren in die Lage, sich das herauszupicken, was am besten zu den Zielen und zum Budget ihres Marketings bzw. Unternehmens passt.

Für Konferenzen, Messen oder auch Festivals (dies als Beispiel) können unter anderem folgende Optionen reizvoll sein:

4. Sponsoringpakete schnüren

Sind die Ebenen definiert, so geht es daran, die Sponsorenpakete zusammenzustellen und zu bepreisen. Bei der Preissetzung empfiehlt sich ein Blick hierauf:

• die Erfordernisse Ihrer Organisation
• die Zahlungsfähigkeit der Sponsoren
• die Angebote der Konkurrenz
• die Gesamtkosten Ihrer Veranstaltung

Zwar gleicht keine Veranstaltung der anderen. Doch an Branchenstandards sollten Sie sich unbedingt orientieren.

Sie können Eventsponsoring-Partnern sogar noch mehr anbieten: eine À-la-carte-Auswahl Ihrer Sponsoringoptionen. Auf diese Weise können Unternehmen individuell ausgewählte Aspekte Ihrer Veranstaltung finanziell unterstützen.

5. Mögliche Sponsoren ausfindig machen

Wenn bereits frühere Veranstaltungen Ihrer Organisation gesponsert wurden, fühlen Sie erstmal bei diesen Unternehmen vor. Andernfalls schauen Sie sich in gewohnten Kreisen um: Wer sponsert ähnliche Events? Welche potenziellen Sponsoren sind noch „zu haben“?

Überlegen Sie dabei vor allem auch, mit welchen Argumenten Sie individuell groß auftrumpfen können.

Die Sponsorenliste steht nun? Astrein! Dann heißt es jetzt:

6. Infos zu den Personen zusammenstellen

Beginnen Sie vorzugsweise mit der Person, die bei Ihrem Wunschunternehmen für Sponsoringaktivitäten zuständig ist. Schließlich wäre es vergebene Liebesmüh, wenn Sie erst viel Zeit in Ihre E-Mails stecken, diese dann aber in falschen Postfächern landen würden.

Häufig sind Sie bei Marketingabteilungen an der richtigen Adresse. Halten Sie die Augen unter anderem nach diesen „Titeln“ offen:

Entsprechende Informationen finden sich in vielen Fällen auf den Websites der Unternehmen. Ansonsten helfen oft Google und LinkedIn weiter. Auch ein Tool wie hunter.io kann nützlich sein, um bestimmte E-Mail-Adressen zu finden.

7. Den ersten Kontakt aufnehmen

Jetzt gilt es, einen guten ersten Eindruck zu machen. Gestalten Sie eine E-Mail oder einen Brief, mit der bzw. dem Sie ansprechend vorstellen:

• worum es mit Ihrem Event geht
• welche Sponsoringoptionen bereitstehen

Vergessen Sie hierbei nicht, auf den Wert und die Vorzüge einzugehen, die Sponsoren von ihrem Engagement erwarten können!

Idealerweise haben Sie die Details Ihrer Sponsorship-Pakete auf Ihrer Website oder in einer PDF dargestellt. Solch eine Seite können Sie in Ihrem Schreiben verlinken; eine Datei können Sie anhängen. So oder so ist wichtig, von vornherein die Vorteile zu benennen, die man von Eventsponsorships bei Ihnen erwarten darf.

Best-Practices und kostenlose Vorlagen finden Sie in unserem Beitrag „Sponsoren-Anschreiben: Muster und Tipps, um zu überzeugen„.

8. Dranbleiben

Klar: bloß nicht einfach das Schreiben abschicken und es dann auf sich beruhen lassen! Wenn die E-Mail (wahlweise der Brief) unterwegs ist, muss schon das System ausgearbeitet sein, mit dem Sie den Kontakt am Laufen halten und die Unterstützung des Unternehmens für Ihr Event sichern.

Zunächst sollten Sie Ihren potenziellen Sponsoren allerdings Zeit geben, über Ihr Angebot nachzudenken. Ein paar Tage, eine Woche, das dürfte passen. Anschließend können Sie sich mit einer weiteren Mail oder telefonisch erneut melden, um die Sache zu vertiefen. Dabei könnten Sie auch auf etwaige Einwände gegen Ihren Vorschlag eingehen.

9. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren

Seien Sie während der Verhandlungen mit möglichen Sponsoren für diese immer erreichbar! Bei Fragen sollte Ihre Antwort zügig kommen, möglichst innerhalb eines Tages.

Aber: Gehen Sie niemandem auf die Nerven! Wenn Sie bereits zweimal nachgefragt, jedoch keine Antwort erhalten haben, ist das ein Hinweis darauf, dass kein Interesse besteht. Dann sollten Sie es dabei bewenden lassen. Immer weitere Nachrichten würden nur verzweifelt und unprofessionell wirken. Man kann Unternehmen auf diese Weise sogar gegen sich aufbringen. 

Was kann Sponsoren besonders locken? 12 ausgezeichnete Eventsponsoring-Beispiele

Sponsoren wollen aus Events Nutzen ziehen. Es können ganz unterschiedliche Vorteile sein.

Erstaunlich zuverlässig entwickeln sich Erfolgsgeschichten, wenn vor allem diese Sponsoringideen für Vereine in die Pakete integriert werden:

Eröffnungs- und Abschlussveranstaltungen

Heben Sie Sponsorenlogos im Kontext des ersten und des letzten Programmpunkts hervor. Um noch eine Schippe draufzulegen, können Sie einem Sponsor auch gewähren, ein paar offizielle Worte zur Begrüßung oder zur Verabschiedung beizusteuern.

Beschilderung

Integrieren Sie die Sponsorenlogos auf Werbetafeln, Plakaten und Hinweisschildern der Location, aber auch auf der Veranstaltungswebsite oder in digitalen Werbeanzeigen.

Event-Badges

Platzieren Sie die Logos oder Slogans auf Ihren Event-Badges oder auf den zugehörigen Umhängebändern, die Sie Ihren Teilnehmer*innen aushändigen.

PR- und Medienbeiträge

Lassen Sie die Namen der Eventsponsoren in Pressemeldungen, PR-Interviews und anderen eventspezifischen Publikationen fallen.

Empfang

Bieten Sie Sponsoren an, das Publikum beim Einlass gezielt zu begrüßen oder einen Empfang zu geben, den sie auf ihre Marke zuschneiden können.

Marketingmaterial

Binden Sie die Sponsorenlogos in Marketingbeiträge für Online- und Offlinekanäle ein. Denken Sie hier an Broschüren, Flyer, die Landingpage der Veranstaltung etc.

Einführungen zu Programmpunkten

Geben Sie sponsernden Marken eine Bühne, indem Sie sie Referent*innen oder Sessions präsentieren lassen.

Social Media

Erwähnen Sie Sponsoren im Vorfeld der Veranstaltung, währenddessen und auch im Nachgang in Posts und Kampagnen für soziale Netzwerke.

Zertifikate

Drücken Sie auf Teilnahmezertifikaten und Bescheinigungen Anerkennung für Ihre Sponsoren aus.

VIP-Events oder -Vorteile

Gewähren Sie sponsernden Unternehmen, an Sonderveranstaltungen teilzunehmen und mit deren Gästen in Kontakt zu kommen.

Goodie-Bags

Packen Sie auch Kleinigkeiten mit dem Branding Ihrer Sponsoren in die Goodie-Bags Ihres Events. Damit haben Ihre Teilnehmer*innen auch noch später eine greifbare Erinnerung an Ihre Sponsoren zur Hand.

Website

Setzen Sie Ihre Sponsoren auf Ihrer Veranstaltungswebsite in Szene. Gedacht sei hier beispielsweise an Logos, Beschreibungen der Unternehmen und Links zu deren Websites.

Mit Sponsoring Events aller Art aufwerten: 26 immer wieder richtig gute Ideen

Ob Präsenz-, Hybrid- oder Onlineveranstaltung: Es gilt, kreativ zu werden. Doch weil dies kaum wie auf Knopfdruck klappt, gibt es hier zur Anregung eine Fülle von Ideen, mit denen Sie Sponsoren für sich gewinnen können:

Workshopsponsoring

Wenn Sie Workshops planen, möglicherweise auch im Rahmen größerer Veranstaltungen, können Sie sich mit solchen Unternehmen zusammentun, die themenspezifische Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Ihre Relevanz könnten Eventsponsoring-Partner hiermit demonstrieren:

• Einleitung und Erläuterung des Workshops
• Bereitstellung fachspezifischer Materialien
• Leitung des Workshops durch eine fachkompetente Person
• Übernahme des Honorars für einen Workshop-Gastbeitrag aus dem eigenen Netzwerk

Sponsoring von Ehrungen

Werden bei Ihrer Veranstaltung Preise oder Auszeichnungen verliehen? Mithilfe von Sponsoren lassen sich Ihre Kosten dafür drücken. Im Gegenzug können die sponsernden Unternehmen die Preise überreichen und sich somit Aufmerksamkeit sichern.

Finanzierung der Eventtechnik

Wie wär’s, Technologiefirmen ins Boot zu holen, die Möglichkeiten für intensive Interaktionen aller Beteiligten Ihrer Veranstaltung beisteuern können? Dafür können Sie deren Logos zum Beispiel in folgenden Bereichen integrieren:

• Social-Media-Wall
• Handyladestationen
• Interaktionsspiele (Quiz etc.)
• Ihre mobile Event-App

Übrigens: EventMobi sponsert immer wieder Verbände. Melden Sie sich einfach bei uns, wenn Sie meinen, Ihre Veranstaltung sollte dafür gut passen! In der Regel unterstützen wir Institutionen, die ihrerseits Planer*innen und Organisator*innen von Konferenzen und anderen Events unterstützen.

Mediensponsoring

Für eine starke Medienpräsenz empfiehlt es sich, Medienhäuser bzw. Publikationen anzusprechen, die just Ihre Zielgruppen bedienen. Für das finanzielle Engagement können Sie Werbefläche oder Exklusivinterviews auf Ihrer Veranstaltung anbieten.

Sponsoring von Expertenvorträgen

Wer darauf aus ist, als Vordenker wahrgenommen zu werden, könnte hieran Interesse haben:

• eigene Vorträge oder ähnliche Fachbeiträge
• prominentes Branding während der Sessions, bei denen gesponserte Referent*innen auftreten

Bühnensponsoring

Verhelfen Sie Sponsoren zu Markenpräsenz auf Ihrer Veranstaltung, indem Sie ihre Logos auf der bzw. auf einer Bühne platzieren oder eine Bühne nach einem Sponsor benennen. Als besonders aufmerksamkeitsstarke Gelegenheit kann Bühnensponsoring der Köder sein, mit dem Sie tatsächlich Eventsponsoren gewinnen.

Forschungsfinanzierung

Steht bei Ihrer Veranstaltung wichtige Forschung auf der Tagesordnung? Dann finden sich möglicherweise Unternehmen, die sich dabei einbringen möchten. Zum Beispiel könnten sie die Präsentation der Ergebnisse moderieren oder gar selbst übernehmen.

Standsponsoring

Ihre Sponsoren könnten ihre Produkte oder Dienstleistungen in einem exponierten Ausstellungsbereich darbieten. Exzellente Ergänzungen sind hier Beschilderungen oder auch Werbematerialien im gewünschten Branding, aber auch Systeme zur Erfassung von Leads.

Sponsoring für den Einlassbereich

Das Foyer bzw. der Bereich, in dem sich das Publikum eingangs registriert, ist ein vortrefflicher Ort zur Vorstellung der Sponsoren. Zeigen Sie Logos oder auch Slogans dort, wo die Teilnehmer*innen einchecken und Materialien für die Veranstaltung ausgehändigt bekommen.

Sponsoring von Lounges

Bei Ihrer Veranstaltung wird es komfortable Lounges geben? Eine Option ist hier, Sponsoren das Branding und die Gestaltung dieser Räume zu überlassen. Das Sahnehäubchen ist, wenn sie zudem für Speisen und Getränke sorgen.

WiFi-Sponsoring

Haben Sie schon mal bei einem Event einen WiFi-Zugang genutzt, dessen Startseite die Handschrift eines Sponsors trug? Ihre Teilnehmer*innen werden Ihnen diese Verbindung danken – und für Sponsoren eröffnet sich damit veranstaltungsweite Sichtbarkeit.

Unterstützung für das Merchandising

Sie brauchen Ihre Merchandisingkosten nicht selbst zu tragen. Kooperieren Sie mit Sponsoren, um T-Shirts, Leinenbeutel oder Wasserflaschen zu produzieren, und integrieren Sie dabei deren Logos in die grafische Gestaltung.

VIP-Sponsoring

Locken Sie mit besonderen Benefits und Erlebnissen, etwa Zugang zu VIP-Bereichen, Platzreservierungen oder exklusiven Networkinganlässen.

Happy-Hour-Sponsoring

Happy Hours und Cocktailempfänge eignen sich vorzüglich fürs Networking und Branding der Sponsoren. Geben Sie sponsernden Unternehmen freie Hand, solch ein Ereignis zu organisieren, um mit Teilnehmer*innen zu netzwerken und um sich zu präsentieren.

Keynote-Sponsoring

Tun Sie sich mit Sponsoren zusammen, um besondere Vorträge in Ihr Programm aufzunehmen! Dafür können Sie ihnen Brandingoptionen im Umfeld dieser Programmpunkte anbieten.

Sponsoring von Wettbewerben und Give-aways

Initiieren Sie Partnerschaften mit Sponsoren und Ausstellern, um attraktive Give-aways und Wettbewerbe zu gestalten. Gut möglich, dass deren Produkte oder Dienstleistungen als Preise ein Lockmittel sind.

Sponsorships für Ladestationen

Events können ordentlich Saft aus Akkus saugen. Bestücken Sie Ihre Location mit Ladestationen, auf denen die Namen oder Logos Ihrer Sponsoren ins Auge springen.

Sponsoring für Barrierefreiheit

Sorgen Sie mit finanzieller Unterstützung von Unternehmen dafür, dass Ihr Event in Ihrer Location auch für Menschen mit stärkeren Beeinträchtigungen zu einem rundum tollen Erlebnis wird. Denken Sie hier beispielsweise an Sponsorships für Gebärdendolmetscher*innen, für Untertitel zu Videoübertragungen oder auch für unterstützende Geräte. Damit können auch Sponsoren ihr Engagement für Inklusion geschickt unter Beweis stellen.

Q&A-Sponsoring

Bei Frage-Antwort-Runden oder auch Podiumsdiskussionen können sponsernde Unternehmen persönlich mit Ihrem Publikum interagieren. Bieten Sie ihnen die Moderation an, damit sie ihrem Unternehmen ein Gesicht geben können.

Namensschildsponsoring

Präsentieren Sie Sponsorenlogos auf den Namensschildern Ihrer Referent*innen, beispielsweise am Pult, an dem die Vorträge gehalten werden.

Textilsponsoring

Sie stellen T-Shirts oder Ähnliches für Ihr Team oder für Ihr Publikum bereit? Holen Sie Sponsoren für deren Produktion ins Boot und lassen Sie dafür das Design um ihre Logos ergänzen

Sponsoring der Location

Sie benötigen größere Räumlichkeiten für Ihre Veranstaltung? Für das Recht, das eigene Branding in die Location einfließen zu lassen, könnten Unternehmen Ihnen bei der Miete finanziell unter die Arme greifen.

Sponsorship zur Markenaktivierung

Pushen Sie die Markenpräsenz Ihrer Sponsoren mit Ständen, Präsentationen und interaktiven Erlebnissen.

Social-Media-Sponsorships

Auch bei Präsenzveranstaltungen dürfen heutzutage Social-Media-Komponenten nicht fehlen. Vernetzen Sie sich mit passenden Influencer*innen, die Ihr Event in Geschichten und Posts thematisieren und die Zielgruppen schon im Vorfeld und noch im Nachgang aktiv ansprechen.

Sponsoring für Ihre Freiwilligenteams

Gestatten Sie Sponsoren, Ihre Freiwilligen zu unterstützen und ihnen unter die Arme zu greifen. Damit können die Unternehmen ihr Engagement für die Community sichtbar machen. Schlagen Sie zum Beispiel eine Pizzaparty oder Volunteer-Goodies oder ein Snackangebot für den Pausenraum im Branding des jeweiligen Unternehmens vor!

Programmsponsoring

Sponsoringwillige Unternehmen werden es zu schätzen wissen, wenn sie im Veranstaltungsprogramm Werbung schalten dürfen. Denkbar ist auch, ihnen darin einen Abschnitt zuzuteilen, in dem sie explizit ihre Dienstleistungen oder Produkte vorstellen können.

Nutzen Sie die volle Bandbreite an Sponsoring-Optionen für Ihre Events. Wie das funktioniert? Das sehen Sie in dieser kostenfreien Video-Reihe.

Produkttour ansehen

5 Eventsponsoringideen für Vereine und Verbände

Verbände und Vereine haben Sponsoren Besonderes zu bieten. Bei der Planung von Verbandsveranstaltungen haben sich die folgenden Komponenten immer wieder bewährt:

Sponsoring von Mentoringprogrammen

Sprechen Sie Unternehmen an, die auf berufliche Weiterbildung bzw. Entwicklung spezialisiert sind oder in Ihrem Bereich eine Führungsrolle innehaben. Sie könnten Mentorenrollen für Mitglieder Ihrer Organisation übernehmen.

Sponsoring von Zertifizierungsprogrammen

Möchte ein sponserndes Unternehmen einem Zertifizierungsprogramm seinen Stempel aufdrücken, so könnten Sie Brandingoptionen bei Ehrungen wie auch bei Schulungseinheiten anbieten.

Sponsorship für Mitgliedervergünstigungen

Animieren Sie Sponsoren, den Mitgliedern Ihres Verbands oder Vereins besondere Rabatte, Angebote oder Vorteile zu gewähren. Auf diese Weise können sie denkbar einfach ihr Engagement für die Branche unterstreichen.

Sponsoring von Jahreshauptversammlungen

Sie führen eine jährliche Mitgliederversammlung durch? Sponsoren könnten da ein Auge auf Brandingoptionen, auf Möglichkeiten für Gastvorträge und auf Networkinganlässe haben. Wenn sich genau der richtige Sponsor findet, finanziert er vielleicht sogar das gesamte Event.

Special-Event-Sponsoring

Arbeiten Sie unterschiedliche Sponsoringoptionen für die diversen kleineren, aber ganz besonderen Anlässe heraus, etwa Networking-Tage, Galaabende oder Weiterbildungsworkshops.

10 Sponsoringtipps für Onlineveranstaltungen

Auch für Veranstaltungen im virtuellen Raum kann externe finanzielle Unterstützung höchst willkommen sein. Dafür brauchen Sie noch Ideen? Hier kommen sie! Nebenbei bemerkt: Für Hybridveranstaltungen eignen sie sich ebenfalls.

Webinarsponsoring

Ihre Sponsoren könnten Webinare zu einschlägigen Themen präsentieren. Wenn Sie eine Eventmanagement-Plattform wie EventMobi nutzen, können Sie mit links:

• Ihre Sponsoren mit Banneranzeigen und gesponserten Nachrichten während der Treffen aufmerksamkeitsstark in Szene setzen
• gesponserte Liveumfragen gestalten

Sponsorships für Onlinezertifizierungen

Knüpfen Sie Partnerschaften mit Unternehmen, die Ihre Onlinezertifizierungsprogramme sponsern können. Dafür können Sie ihnen beispielsweise Brandingoptionen für die betreffenden Kurse oder Prüfungen anbieten. Eine andere Option ist, einen Anbieter eines Lernmanagementsystems als Sponsor zu gewinnen, über dessen System Sie dann Ihre Kurse und Zertifizierungen organisieren. In solchen Fällen kann man dem jeweiligen Unternehmen glatt schmackhaft machen, dass sein Sponsoring Events erst ermöglicht.

Sponsoring virtueller Stände

Sie fragen sich, wie Sie bei Veranstaltungen ohne Präsenzkomponente Sponsoren ins Rampenlicht stellen können? Richten Sie ihnen virtuelle Ausstellungsstände ein! Auf solch einer Fläche können sie ihre eigenen Angebote präsentieren, Kontakt mit Ihren Teilnehmer*innen aufnehmen sowie vertiefen und Leads generieren. Eine stets populäre Option sind übrigens 1:1-Videomeetings an diesen Onlinetreffpunkten.

Sponsoring von Gamification

Gamification ist klasse, um Ihr Publikum aktiv einzubinden und zugleich Sponsoren Markenpräsenz zu ermöglichen. Wenn Sie zum Beispiel EventMobis Eventmanagement-Plattform nutzen, können Sie Ihre Sponsoren bei spielerischen Elementen unter anderem so in Szene setzen:

• Aufgaben im Sponsorenbranding präsentieren
• Punktevergabe so staffeln, dass sie den Sponsoringlevels entspricht
• mit „Schnitzeljagden“ Leads auf die Seiten der Sponsoren bringen

Gesponserte Gutscheine

Bieten Sie Sponsoren an, den Teilnehmer*innen Onlinegutscheine für Erfrischungen zukommen zu lassen. Das kann das Gefühl vermitteln, als würde man direkt im Büro oder Homeoffice bedient. So verschaffen Sie Ihren Eventsponsoren Sichtbarkeit und helfen ihnen, eine positive Markenwahrnehmung zu fördern.

Gesponserte Wettbewerbe

Binden Sie sponsernde Unternehmen aktiv ein, indem Sie gesponserte Wettbewerbe oder Gewinnspiele in das Onlineevent integrieren. Die Produkte bzw. Services der Sponsoren dürften sich als Preise eignen.

Sponsoring für Ihre Onlinecommunity

Richten Sie einen Onlinebereich für Ihre Community ein, in dem die Mitglieder netzwerken, sich austauschen und Ideen diskutieren können. Bei EventMobi eignet sich solch ein Onlineraum zum Beispiel für Folgendes:

• Livestream-Sessions, Webinare und direkte Produktdemos im gewünschten Branding
• spezifische Videoverzeichnisse mit Content der Sponsoren
• virtuelle Ausstellerstände inklusive 1:1-Videomeetings
• gesponserte Eventspiel-Aufgaben
• Werbebanner und gesponserte Nachrichten

Onlineevent-App-Sponsoring

In einer Event-App lassen sich die Teilnehmer*innen unkompliziert leiten und miteinander in Kontakt bringen. Mit EventMobi können Sie darüber hinaus Sponsoren spielend leicht zu bester Sichtbarkeit verhelfen, indem Sie:

• mit Banneranzeigen auf Ihre Hauptsponsoren aufmerksam machen
• das Networking mit virtuellen Ständen ankurbeln
• Liveabstimmungen und -umfragen durchführen, um Feedback einzuholen
• die sponsernden Unternehmen mit eigenen Profilen vorstellen
• mit 1:1-Termin-Buchungen Sponsoren mit Teilnehmer*innen denkbar einfach in Kontakt bringen

Sponsoring von Social-Media-Filtern

Mit Social-Media-Filtern lassen sich Events und zugleich sponsernde Unternehmen kurzweilig in Szene setzen. Tun Sie sich mit Sponsoren zusammen, um Filter oder Frames in einem besonderen Branding zu gestalten, die im Verlauf des Events genutzt werden können. So können alle Beteiligten Ihr Event sehenswert bekannt machen.

Sponsorship für virtuelle Happy Hours

Wie bei Präsenzveranstaltungen können Sponsoren auch bei Onlineevents als Gastgeber von Happy Hours oder Networking-Sessions auftreten, bequem aus den eigenen vier Wänden heraus. Immer wieder gern gesehen sind beispielsweise Weinverkostungen, für die im Vorfeld Probierpakete verschickt werden.

Ideen zur Gewinnung von Großeventsponsoren

Messen und Kongresse sind für Firmen wertvolle Anlässe, ihre Produkte und Dienstleistungen einem großen Publikum vorzustellen. Ein bewährtes Ideen-Duo bilden in diesem Kontext diese beiden Optionen:

Sponsorships für Messeprogrammpunkte

Ermöglichen Sie sponsernden Unternehmen, auf Weiterbildung und Qualifizierung ausgelegte Programmpunkte oder Sessions abzuhalten und dafür das eigene Branding zu nutzen. So können sie ihre Relevanz für die betreffende Branche als Sponsor demonstrieren.

Sponsorships für Großeventtechnologie

Holen Sie Sponsoren ins Boot, die auf Eventtechnologielösungen spezialisiert sind. Sie werden es zu schätzen wissen, den anderen Veranstaltungspartnern ihre Produkte und Leistungen zu präsentieren.

6 Sponsoringideen für Fundraisingevents

Veranstaltungen zur Spendenakquise leben erheblich von Sponsorenunterstützung. Um für solche Anlässe Finanzierungspartner zu gewinnen, könnten Sie insbesondere mit diesen Eventsponsoring-Beispielen locken:

Sponsorships für Versteigerungen

Laden Sie Sponsoren ein, hochwertige Objekte oder auch Erlebnisse zu stiften, die Sie versteigern können. Im Gegenzug können Sie ihnen anbieten, ihr Branding zu verschiedenen Komponenten der Auktion beizusteuern.

Sponsoring von Wohltätigkeitsauktionen

Animieren Sie sponsernde Firmen, die Kosten zu übernehmen, die im Zuge von Auktionen zu wohltätigen Zwecken anfallen. Locken Sie sie mit Brandingoptionen für den Anlass und mit dankenden Erwähnungen ihres Beitrags.

Geschenkesponsoring

Mit einer Initiative zum Beisteuern von Geschenken können gemeinnützige Geldgeber ihre Spenden geschickt aufstocken. In diesem Sinne könnten Sie sich mit Institutionen zusammentun, die entsprechende Programme anbieten, um die Wirkung der eingegangenen Spenden zu vervielfältigen. Und ganz nebenbei werden auf diese Weise Ihre Gäste animiert, ebenfalls für Ihr Anliegen zu spenden.

Sponsorships für Volunteer-Events

Unfassbar viele Fundraisingveranstaltungen wären ohne freiwillige Helfer*innen schlichtweg unmöglich. Vielleicht finden Sie einen Sponsor, der für Sie eine Feier oder eine Ehrung organisiert, mit der Sie Ihren Ehrenamtler*innen danken können?

Sponsorship für Spendenboxen

Ihre Gäste brauchen eine konkrete Anlaufstelle, an der sie tatsächlich für Ihre Zwecke spenden können. Geben Sie Sponsoren die Möglichkeit, Spendendosen oder -kassen in ihr Branding zu „tauchen“ und die Spendensammlung sichtbar zu unterstützen.

Marketingsponsorship für eine gute Sache

Ihr Anliegen ist ehrenwert, und es wird sponsernde Unternehmen geben, die sich dem gern anschließen. Hier kommt sogenanntes Cause-related Marketing ins Spiel: zeitlich befristete Zusammenarbeit zwischen einer gemeinnützigen Organisation und einem gewinnorientierten Unternehmen, das einen Teil seiner Erträge in Form von Spenden abtritt, um mit sozialem oder ökologischem Engagement auf sich aufmerksam zu machen.

Danksagungen als tragende Säule des Eventsponsoring-Konzepts: 5 Ideen

Wer für Veranstaltungen auf langfristige Sponsorenbeziehungen hofft, sollte nicht vergessen, ab und an für das finanzielle Engagement zu danken. Für das kreative und gewinnende „Danke!“ gibt es viele sympathische Möglichkeiten. Unter anderem diese:

Individuelle Dankesbriefe

Schreiben Sie Ihren Veranstaltungssponsoren persönliche Briefe, in denen Sie deutlich machen, wie sehr Sie die Kooperation schätzen. Gehen Sie darauf ein, inwiefern das bisherige Sponsoring Eventerfolge forciert oder gar ermöglicht hat. Einen besonders starken Eindruck hinterlassen Briefe übrigens, wenn sie von Hand geschrieben und von Führungskräften unterschrieben sind.

Erfolgsbilanzen schwarz auf weiß

Ihre Sponsoren haben ihren Teil der Abmachung eingehalten – nun sind Sie dran, indem Sie offenlegen, inwieweit sich der angekündigte Nutzen realisiert hat. Übersichtlich gelingt dies mit einer Checkliste, in der Sie an die erfolgreichen Punkte einen Haken setzen.

Eventsponsoren stets auf dem Laufenden zu halten, sorgt für Vertrauen und Glaubwürdigkeit. Das gewisse Etwas liefern Sie übrigens, indem Sie Kennzahlen hinzufügen, beispielsweise die Zahl der Likes zu gesponserten Posts und Klickzahlen für Werbeanzeigen.

Sponsorenempfänge

Laden Sie zu einem besonderen Empfang oder einem Abendessen ein, um den sponsernden Unternehmen zu danken. Dies hat einen zusätzlichen Vorteil: Die wichtigen Stakeholder*innen erhalten eine Gelegenheit zum Netzwerken.

Sponsoringabschlussbericht nach der Veranstaltung

Beziffern und berichten Sie den ROI des Events und die Aspekte der Sponsorships. So können die Unternehmen detailliert bemessen, ob sich ihr Einsatz bezahlt gemacht hat. Das kann für eine glückliche Fortsetzung der Zusammenarbeit sprechen.

Auf einigen Eventmanagement-Plattformen können Sie schnell und unkompliziert Nutzungsstatistiken abrufen. EventMobi zum Beispiel hält umfassende, aber übersichtliche Eventstatistiken für Sie bereit:

Ganz gleich, ob Sie Online-, Hybrid- oder Vor-Ort-Events veranstalten: Ihre Sponsoren erhalten ein eindeutiges Bild davon, was ihnen die Partnerschaft mit Ihrer Organisation einbringt.

Extra-Benefits für wiederkehrende Sponsoren

Kommen Sie langfristigen Veranstaltungssponsoren mit besonderen Schmankerln entgegen. Denkbar sind hier unter anderem Rabatte für die Sponsorenpakete oder ein „Vorkaufsrecht“ für bestimmte Sponsorenangebote.

Mit den richtigen Ideen die Traumsponsoren gewinnen

Nun sollten Sie alle Tipps und Tools parat haben, die es braucht, damit Sie Ihre Eventsponsoring-Ideen beeindruckend verwirklichen können bzw. damit dies gelingt:

• potenzielle Sponsoren wirkungsvoll ansprechen
• attraktive Sponsorship-Pakete schnüren
• unwiderstehliche Angebote machen, die zu den Marketingzielen der sponsernden Unternehmen passen

Hiermit sind Sie auf dem besten Weg, ein gewinnendes Eventsponsoring-Konzept und starke Sponsorenpartnerschaften zu entwickeln, die die kleinen und großen Veranstaltungen Ihrer Organisation auch langfristig fördern können.

Um für Ihre Eventsponsoren das Optimum herauszuholen, benötigen Sie auch eine flexible Eventmanagement-Plattform wie EventMobi. Jahr für Jahr verhelfen wir Tausenden von Veranstaltungsteilnehmer*innen dazu, sich mit großartigen Sponsoren kurzzuschließen. Und das über die App wie auch vor Ort. Unser Angebot umfasst …

• Lead-Capture für Sponsoren
• maßgeschneiderte Eventerlebnisse
• Gamification im gewünschten Branding
• Sponsorenprofile
• In-App-Werbung
• gesponserte Nachrichten und Mitteilungen

… und alles, was es darüber hinaus braucht, damit Ihre Veranstaltungen zu einem wahren Zugpferd für Sponsorships werden.

The post 66 kreative Event-Sponsoring-Ideen, um die idealen Sponsoren zu gewinnen appeared first on EventMobi.

Kelly Legris, President des Event- und Projektmanagement-Unternehmens KEL Consulting, hat schon so gut wie alles geplant: von wahrlich königlichen Festbanketten (für Queen Elisabeth höchstselbst) über Konferenzen und Messen bis hin zu Anlässen privater, öffentlicher, gemeinnütziger Organisationen.

Vor Kurzem war Kelly bei einem EventMobi-Webinar dabei. Der Titel: „The New Rules of Engagement“, also so viel wie „Die neuen Regeln der Interaktion“. Sie erläuterte, mit welchen erprobten und bewährten Vorgehensweisen sich auch bei sich veränderndem Teilnehmerverhalten eine animierende Atmosphäre schaffen lässt.

Die wichtigsten Tipps vorab:

• Schon im Vorfeld mit Gamification-Challenges Anreize setzen, sich über Ihr Event zu informieren.
• Veranstaltungsprogramm, Referent*innen, Location und die Stadt vorstellen, in die Sie einladen, um die Vorzüge gegenüber anderen Events deutlich zu machen.
• Im Vorfeld mit Videos sinnvolle Interaktionen mit Ausstellern und Sponsoren anbahnen, damit Anreize gegeben sind, den Kontakt vor Ort zu vertiefen.
• Mit „Appetitanregern“ und Highlight-Reels die Vorfreude auf ausgewählte Programmpunkte und Referent*innen wecken.
• Alle im Vorfeld wichtigen Informationen übersichtlich bündeln und bereitstellen, damit vor Ort alle das Optimum aus der Veranstaltung herausholen können.

So viel als Überblick. Im Folgenden erfahren Sie im Detail, wie Kelly dies und mehr für Kundenevents auf die Beine stellt. Ihren Beitrag zum Webinar haben wir hier im Video für Sie (Untertitel auf Deutsch):

7 bewährte Vorgehensweisen zur aktiven Einbindung von Eventpublikum und Mitgliedern

Kelly Legris ist eine große Befürworterin von Investitionen in eine Event-App, mit der sich die Teilnehmererlebnisse geschickter denn je gestalten und die Interaktionen vor, während und nach Events intensivieren lassen. Werfen wir einen Blick auf einige der Optionen, die sie zur Steigerung der Interaktion des Publikums bei den Events ihrer Kunden nutzt:

1. Interaktionen vor der Veranstaltung honorieren

Es kann eine Herausforderung sein, Ihr Publikum zum Download Ihrer mobilen Event-App zu bringen, bevor der Startschuss des Events fällt. Kelly hat jedoch einen zuverlässigen Weg gefunden, wie dies in großem Stil gelingt und wie sich damit schon im Vorfeld das Networking ankurbeln lässt.

Wie genau? Mit Gamification-Challenges, die explizit zur Einstimmung auf die Veranstaltung gedacht sind, und mit der Vergabe von Punkten für bestimmte Tätigkeiten.

„Wir geben [Beteiligten] Punkte, wenn sie […] ein Profil in der App anlegen. Und da heißt es nicht nur einloggen, registrieren und klicken. Wir wollen, dass sie auf Entdeckungstour gehen und an der App Freude haben.“

– Kelly Legris

Eine total zuverlässige Methode, Ihre Zielgruppen dazu zu bringen, sozusagen alles zu tun, was Sie von ihnen möchten: Gestalten Sie’s als spielerischen Wettbewerb.

Damit Event-Gäste sich ausgiebig mit der Event-App vertraut machen, nutzt Kelly Gamification – das animiert, mehr zu tun, als nur die App herunterzuladen und ein eigenes Profil anzulegen. Kelly gestaltet In-App-Aufgaben und vergibt Punkte für Aktivitäten vor dem eigentlichen Event, zum Beispiel: Anschauen von Aufnahmen oder Reels der Referent*innen, Auskundschaften der virtuellen Sponsorenstände oder Networking mit anderen Veranstaltungsgästen.

Wenn Sie besonders hohe Interaktionsraten im Vorfeld der Veranstaltung wünschen, wäre Kellys Rat: Belohnen Sie selbst die simpelsten Aktionen, und wenn es nur um die Einrichtung eines Event-App-Profils geht. Zur Veranschaulichung: Sie könnten fünf Punkte für den Upload eines Profilfotos und zehn Punkte für die Vervollständigung der persönlichen Angaben ausloben.

2. Ihre App als Schaufenster Ihres Events herrichten

Das Publikum von heute hat mehr um die Ohren denn je. Viele Veranstalter stauchen ihre Programme, um sie den zeitlichen Möglichkeiten der jeweiligen Zielgruppe anzupassen. Angesichts der großen Konkurrenz an Veranstaltungen ist es wichtig, Ihren Zielgruppen perfekt deutlich zu machen, warum ausgerechnet Ihr Event ein Muss ist.

Wie erfolgreich Kelly für Begeisterung rund um die Veranstaltungsprogramme, Referentengruppen, Locations und Veranstaltungsorte sorgt, das verdankt sich zu einem großen Teil ihrer Kreativität, mit der sie mobile Event-Apps einsetzt. Sie verschafft den Veranstaltungsteilnehmer*innen einen Zusatznutzen, indem Sie mithilfe der Event-App einen Vorgeschmack auf das anstehende Event bietet.

„Wir gestalten Verschiedenes über die App, damit die Leute das bekommen, was ich eine Schnappschussversion der Konferenz nenne …“

– Kelly Legris

Es gilt, die spannendsten Aspekte Ihres Programms in Szene zu setzen, damit sich bei Ihrem Publikum intensive Vorfreude auf das einstellt, was Ihre Veranstaltung einzigartig macht. Dabei setzt Kelly auf die Unterstützung der Referent*innen und Sponsoren, die die Spannung mit ansprechenden Reels gezielt steigern können.

Die „Schnappschüsse“ fokussiert Kelly häufig auf spezifische Aspekte des Programms, der Location, der Aussteller, der einzelnen Sessions oder auch der Umgebung der Location. Das erleichtert den Veranstaltungsgästen die Planung ihrer Teilnahme und eigene Schwerpunktsetzungen vor Ort.

Kleiner, aber feiner Bonus: Indem Sie gedrucktes Veranstaltungsmaterial durch eine Event-App ersetzen, fahren Sie den Ressourcenverbrauch runter. Darüber hinaus verschafft Ihnen dies die wertvolle Flexibilität, auch bei sehr kurzfristigen Programmänderungen Aktualisierungen vorzunehmen.

„Ich liebe die App. Die App ist so flexibel [und] nutzerfreundlich. Und durch die Abkehr von Papier lassen sich Änderungen vor Ort sehr leicht übernehmen.“

– Kelly Legris

Zu Kellys Auftraggebern zählt die Alberta Fire Chiefs Association (AFCA), ein Verband führender Feuerwehrleute aus der kanadischen Provinz Alberta. Mit dem Eventmanagement für die AFCA gehen einige spezifische Herausforderungen einher. Da zahlt es sich besonders aus, Veranstaltungsprogramme schnell im Vorbeigehen aktualisieren zu können, ganz gleich, um welche Art von Event es sich handelt.

„… letztes Jahr [hatten wir] Referent*innen, die wegen der Waldbrände zu Einsätzen mussten. Darum mussten wir sie aus der App nehmen, und das war eben auch möglich, anders als bei gedrucktem Material.“

– Kelly Legris

3. Interesse an bestimmten Programmpunkten und Referent*innen wecken

„Wir legen allen Redner*innen nahe, ein – wie wir sagen – schnelles Highlight-Reel aufzunehmen. Das kann ein 15-Sekunden-Clip sein, in dem sie sich, die Bedeutung ihres Beitrags und die wichtigsten Inhalte vorstellen. Wir posten das in der App und die [Teilnehmer*innen können] das in passenden Momenten abrufen [und ansehen]. Schließlich sind alle immer sehr beschäftigt.“

– Kelly Legris

Kelly setzt auf Videohighlight-Reels, um allen, die sich registriert haben, zu zeigen, worauf sie sich freuen können. Da werden diejenigen präsentiert, die Vorträge halten, biografische Angaben, die wichtigsten Inhalte der Vorträge. Die Eventmanagerin leistet Überzeugungsarbeit für alle Referent*innen und Sponsoren, in flotten 15-Sekunden-Filmchen ihre Fachkompetenz herauszustellen.

Diese Videos können Sie in der Event-App hosten, sei es in der Mediathek, bei den Referentenprofilen oder als Teil der virtuellen Ausstellerstände. Das gibt Ihren Veranstaltungspartnern die großartige Gelegenheit, dem Publikum eine kleine Vorschau auf die eigenen Themen und Inhalte zu gewähren oder sich neuen Zielgruppen vorzustellen.

„Als professionelle Rednerin liebe ich Apps, über die ich vor, bei und nach dem Event mit Publikum und Ausstellern interagieren kann. Das hat für mich als Referentin einen enormen Mehrwert.“

– Robin Shear, Director of Strategic Relationships, National Speakers Association – Michigan, im Webinar „The New Rules of Engagement“

Vergessen Sie nicht, wie beschäftigt und abgelenkt die Menschen heutzutage sind. Wer sich frühzeitig registriert, hat bis zum großen Tag vielleicht vergessen, welch besonderer Programmpunkt angesagt ist. Bei Veranstaltungen, die schon Monate im Voraus feststehen, helfen Reels dem Gedächtnis auf die Sprünge, wenn es gilt, sich auf das Event einzustimmen.

Noch mehr Tipps: Wir haben auch erfahrene Eventplaner*innen aus dem deutschsprachigen Raum um ihre besten Tipps zum Thema Interaktion auf Events gebeten. Schauen Sie sich die Aufzeichnung des Webinars an und lassen Sie sich inspirieren.

Das Webinar on-demand ansehen

4. Vorab zu anregenden Gesprächen animieren, an die sich vor Ort anknüpfen lässt

Sinnvolle Interaktionen mit Sponsoren zu initiieren, ist meist kompliziert. Kelly hat jedoch Wege gefunden, die vor der Veranstaltung zu größerer Sichtbarkeit und Bekanntheit führen und wie von selbst mehr Interaktion vor Ort hervorbringen. Und angesichts knapper Budgets bei Sponsoren wird es immer wichtiger, dass Sie viele sowie gewinnende Gespräche anbahnen, die Ihre Veranstaltung für die Geldgeber wertvoll machen.

„Das Geld ist knapp. Die Wirtschaft ist nicht mehr so wie bisher“, so Kelly. „Sie wollen also sicherstellen, dass ihre Präsenz – ob in der App oder vor Ort – wirklich relevant ist und dass sie wahrgenommen werden.“

Für die Veranstaltungen ihrer Kunden gestaltet die Eventmanagerin virtuelle Stände zur Präsentation der Sponsoreninhalte. Dazu zählen die oben angesprochenen Reels ebenso wie weitere Videos, Bilder und herunterladbares Material. Diese virtuellen Stände beinhalten weitaus umfassenderen Content als die gängigen Sponsorenprofile auf Eventwebsites.

„[Sponsoren] wollen ihre Marke breiter aufstellen und wirklich das Publikum fesseln, wenn sie vor Ort sind. So eine Messe dauert anderthalb Tage. Das ist eine sehr kurze Zeitspanne, um zu netzwerken und Produkte oder Dienstleistungen in Szene zu setzen.“

– Kelly Legris

Die Betonung der Sponsoren in der App steigert die Zahl ihrer Interaktionen vor Ort, da interessierte Gäste sich bereits ihrer Anwesenheit bewusst sind und gezielt den Kontakt suchen. Ein vortrefflicher Grund, das Gespräch aufzunehmen, bevor die Veranstaltung beginnt!

Es kommt sogar noch besser, denn die Teilnehmer*innen können auch Referentenvideos ansehen und dann über die App eine Anfrage für ein Treffen während des Events verschicken.

„Vielleicht überschneidet sich das mit einer anderen Session. Man kann reinhören und sich mit den Referent*innen austauschen, um mehr zu erfahren. Man kann netzwerken …“

Ein gewichtiges Plus: Mithilfe dieser Inhalte kann man sein Expertenwissen unterstreichen. Indem Sie Sponsoren und Ausstellern schmackhaft machen, Inhalte in die Event-App einzuspeisen, helfen Sie ihnen dabei, beim Publikum Glaubwürdigkeit und einen gewissen Bekanntheitsgrad aufzubauen.

Wenn die Veranstaltungsgäste Aussteller und Sponsoren als wertvolle Beteiligte der Veranstaltung wahrnehmen (und nicht als Akteure, die krampfhaft etwas verkaufen wollen), sind sie eher geneigt, sich im Vorfeld und während des Events mit ihnen auszutauschen.

 5. Den Teilnehmer*innen helfen, ihr persönliches Eventerlebnis zu planen

Ganz gleich, ob es um einen Reiseplan oder eine Konferenz-Programmübersicht geht: Wenn man Pläne schmiedet, ist es immer die halbe Miete, zu wissen, was kommt. Wenn Sie Ihrem Publikum eine mobile Event-App anbieten, ermöglichen Sie allen damit die volle Kontrolle über ihr eigenes Veranstaltungsprogramm.

Bedenken Sie stets, wie viel alle Beteiligten allgemein um die Ohren haben. Gut möglich, dass sie Details von der Registrierung vergessen haben, wenn der Startschuss des Events fällt. Mit einer Event-App können sich alle im Vorfeld ihre individuelle Programmübersicht erstellen, indem sie ihre favorisierten Programmpunkte und Extras markieren, an denen sie unbedingt teilnehmen möchten.

„[Die Leute können] das als Favorit in ihrem Profil speichern, dann wieder zum Zuschauen wechseln und dann ihr [Programm] zusammenstellen mit den Sessions, die ihnen wichtig sind.“

– Kelly Legris

Die detaillierte Planung im Vorfeld schärft die Aufmerksamkeit. Man verschafft sich damit ein präzises Bild davon, wie man für sich das Optimum aus der Veranstaltung herausholen kann. Geben Sie den Teilnehmer*innen die Möglichkeit, ihre präferierten Programmpunkte zu markieren, so erhalten Sie wie nebenbei einen wertvollen Einblick darin, welche Inhalte besonders guten Anklang finden – und welche nicht.

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um rechtzeitig Ihr Programm nachzujustieren oder an der Werbeschraube für die eine oder andere Session zu drehen.

„All die Informationen finden sich in der App. Sie haben sich von Papier verabschiedet und die Technologie umfassend angenommen.“

– Kelly Legris

6. Passive Zuhörer*innen zu aktiven Beteiligten machen

„Wir haben Referent*innen, die die App nutzen, um ihre Fragen in Umlauf zu bringen, denn sie wollen die Atmosphäre erfassen und herausfinden, in welche Richtung die Diskussion geht.“

– Kelly Legris

Kelly legt Referent*innen nahe, im Verlauf ihrer Programmpunkte die Funktionen für Live-Umfragen und Frage-Antwort-Runden zu nutzen, um das Publikum einzubeziehen. Gibt man den Gästen Möglichkeiten, ihre Meinungen zu äußern und Fragen zu stellen, kann dies Vorträge bereichern und dabei helfen, sie in die relevanteste Richtung zu lenken.

Der Versand von Updates wie auch anderen Informationen über die App ist eine wertvolle Option, während der Veranstaltung auf Veränderungen hinzuweisen.

Ein Beispiel: Sie könnten eine Meldung verschicken, mit der Sie ankündigen, wann bei den Gamification-Aufgaben wieder Punkte zu verdienen sind. Oder Sie könnten alle prompt informieren, wenn Sie jemand Neues für die Keynote-Speech engagiert haben, und dazu einladen, das entsprechende Highlight-Reel in der App anzusehen.

Indem Sie Ihr Publikum laufend informiert halten und aktiv einbinden, können Sie damit Vorfreude und Erwartungshaltung im Hinblick auf die Veranstaltung hochhalten.

7. Die Veranstaltungsinhalte noch länger lebendig halten

Nach einem intensiven Event sollten alle Beteiligten unverändert Zugriff auf Weiterbildungsmaterialien, Programmpunktnotizen oder auch neue Kontakte haben, die sie in Zukunft noch nutzen wollen. Vor diesem Hintergrund sorgt Kelly dafür, dass ihre Kunden auch nach dem Abschluss der eigentlichen Events den Zugang zur App für alle Beteiligten eine Weile offen lassen.

„Sie können später zurückkommen und Dinge ansehen, denn wir geben ihnen ein Zeitfenster nach der Konferenz, in dem sie in die App reinkommen und alle Informationen abrufen können, egal ob Video-Mediathek oder Content-Bibliothek oder Stände von Ausstellern oder Sponsoren.“

– Kelly Legris

Auf diese Weise können Veranstaltungsteilnehmer*innen weiterhin auf wichtiges Material zugreifen, Sessions nachträglich ansehen, die sie verpasst haben, oder Beiträge erneut ansehen, die für Sie besonders informativ oder anderweitig interessant waren.

Und wer vor Ort mit Referent*innen oder Sponsoren in Kontakt gekommen ist und den Austausch nun gern fortsetzen möchte, kann sich über die App vernetzen. Beispielsweise lassen sich über die Referentenprofile in der App Direktnachrichten verschicken, etwa mit Fragen zum Vortrag.

„[Teilnehmer*innen können] die Informationen ansehen, weil da vielleicht etwas ist, zu dem sie keine Gelegenheit hatten, sich auszutauschen. Aber in der App gibt es so manche Information, und die können sie nun runterladen.“

– Kelly Legris

Bei all der Mühe, die Sie in die Planungen erfolgreicher Events stecken, wäre es absolut bedauerlich, wenn Sie Ihrem Publikum die vielen Materialien sowie die Aufnahmen von Programmpunkten nach dem Anlass nicht noch eine Weile zur Verfügung stellen würden. Indem Sie Ihre Veranstaltungen mit einer mobilen Event-App unterfüttern, verschaffen Sie sich mehr Möglichkeiten, Ihr Publikum im Nachgang aktiv einzubinden, mit Weiterbildungsinhalten zu versorgen und zu begeistern.

Per Event-App Ihr Publikum animieren, vernetzen und inhaltlich begeistern

Mit einer Event-App können Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmer*innen auf immer wieder neue Art und Weise vor, bei und nach Events geschickt einbinden. Von der Präsentation von Reels der Referent*innen oder virtueller Sponsorenstände über spielerische Aufgaben vor dem eigentlichen Anlass bis zu Optionen zum Netzwerken: Eine Event-App ermöglicht Ihnen, Ihre Zielgruppen zu begeistern, zu leiten und zu informieren, auf dass sie bestens eingestimmt sind, wenn der große Tag da ist.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie mithilfe einer Event-App Ihr Publikum in allen Phasen Ihrer Veranstaltungen aktiv einbeziehen können? Wir haben eine kostenlose persönliche Demo für Sie!

Demo buchen

The post Tipps aus der Praxis: Eventpublikum aktiv einbinden und garantiert begeistern appeared first on EventMobi.

Doch wie entscheiden Sie, welches Format für Ihre Veranstaltung am sinnvollsten ist? Und wenn Sie die Vor-Ort-Event-Karte ausspielen: Wie wird es sicher zu einem echten Erfolg?

Im Folgenden sortieren wir zentrale Argumente für und gegen die verschiedenen Formate und klären, welche Veranstaltungsarten am besten als In-Person-Event laufen (wie Präsenzveranstaltungen auch genannt werden). Und wir präsentieren Ihnen unsere Top-Ten-Tipps für unvergessliche Vor-Ort-Veranstaltungen.

Was In-Person-Events so wichtig macht

Eine perfekte Liveveranstaltung ist eine, die die Teilnehmer*innen, Aussteller und Sponsoren glücklich macht und zugleich Ihrer Organisation Einnahmen und positive Aufmerksamkeit beschert.

Der große Vorteil von Präsenzveranstaltungen ist tatsächlich der, dass man sich dabei ganz einfach präsent fühlt.

Ihr Publikum möchte netzwerken, sich weiterbilden und Menschen mit gleichen Interessen treffen. Sponsoren und Aussteller wünschen den Kontakt mit echten, wirklich zur Zielgruppe gehörenden Adressat*innen. Und Sie wollen Ihre Veranstaltungsziele in jeder Hinsicht erreichen.

Das bringt uns zu den drei stärksten Argumenten für Vor-Ort-Events:

Interaktion des Publikums

Bei Vor-Ort-Veranstaltungen können die Beteiligten auf ganz unterschiedliche Weise aktiv teilhaben, zum Beispiel über:

• Interaktive Präsentationen
• Produktdemos „zum Anfassen“
• Fragerunden mit besonderen Gästen
• Networking-Sessions
• Erlebnishafte Aktivitäten

Bieten Sie Ihren Teilnehmer*innen vieles zum Ausprobieren an, denn Neugier ist ein starker Anreiz, sich aktiv einzubringen.

Tipp: Finden Sie im großen Event-App 1×1 heraus, wie Sie mit einer Event-App die Kommunikation und das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen bei Hauptversammlungen, Seminaren, Webinaren, Incentive-Reisen, Sales-Kick-offs, Galas, Preisverleihungen und vielem mehr optimieren können!

Event-App 1×1 ansehen

Gelegenheiten zum Networking

Gezieltes Netzwerken und die Chance, neue Kontakte zu knüpfen, sind zwei der gewichtigsten Gründe, warum Menschen an Konferenzen und ähnlichen Veranstaltungen teilnehmen. Während das zufällige Ins-Gespräch-Kommen auf dem Flur der Ursprung vieler Beziehungen ist, können Sie auch gezielt dafür sorgen, dass Beteiligte persönlich miteinander in Kontakt kommen.

Networking-Methoden können zum Beispiel so aussehen:

• „Power-Networking-Runden“
• Speed-Networking
• Fahrstuhlgespräch alias Elevator Pitch

Bei Präsenzveranstaltungen bekommen all die Namen ein Gesicht und eine Stimme, die sonst ziemlich anonym auf dem Bildschirm erscheinen. Damit erhalten Konversationen erst richtig Substanz.

Nähe zu Kunden und Leads

Viele Kundenbeziehungen laufen im Wesentlichen über E-Mails, Telefonate und vielleicht auch Videoanrufe. Bei In-Person-Events lassen sich solche Kontakte mit Leben füllen und vertiefen.

Für Ihre Sponsoren und Aussteller bedeutet dies, dass sie auch ihre Gespräche mit Leads persönlich führen können. Und mit der idealen Lead-Capture-Technologie lenken sie den Kontakt auch gleich in „geordnete Bahnen“.

Was unterscheidet Präsenzveranstaltungen von Online-Events?

Heutzutage stellt sich bei der Planung eines Events schon fast standardmäßig diese Frage: online, vor Ort, sowohl als auch?

Im Prinzip sind Vor-Ort-Events wieder die erste Wahl. Doch je nachdem, was Sie erreichen möchten, gibt es für alle Formate durchaus Pro und Kontra.

Vor Ort

Für viele Menschen fühlen sich Networking-Anlässe und Interaktionen offenbar am besten an, wenn sie dabei „in echt“ miteinander in Kontakt kommen. Da sollte es nicht überraschen, dass 92 Prozent aller Eventplaner*innen (in den USA und Großbritannien) Präsenzveranstaltungen den Vorzug geben.

Was dafür und dagegen spricht?

Pro

Kontra

Online

Wenn Ihre Veranstaltung in erster Linie aus Vorträgen, Präsentationen oder Debatten besteht, bieten sich Onlineformate an. Die Kosten sind relativ gering und Sie können Zielgruppen rund um den Globus einbinden.

Pro

Kontra

Hybrid

Bei Hybridevents würden laut Influencer Marketing Hub 57 Prozent der potenziellen Veranstaltungsteilnehmer*innen am liebsten vor Ort und 33 Prozent vorzugsweise online dabei sein. Mit einer Hybridevent-Strategie können Sie durchaus beide Gruppen zugleich glücklich machen.

Mit Hybridveranstalten fahren Sie am besten, wenn Ihr Hauptprogramm sowohl im analogen als auch im virtuellen Raum grundsätzlich gut funktioniert. Sie können dann maßgeschneiderte Komponenten für beide Teile hinzufügen (zum Beispiel etwas, was vor Ort zu aktivem Mitmachen anspornt, und auch ein Onlinespiel), um den hybriden Charakter zu einem fesselnden Erlebnis zu machen.

Sind Vor-Ort-Events besser als Onlineveranstaltungen?

Berüchtigte Antwort: Es kommt ganz darauf an, also auf die Veranstaltung.

Zur Veranschaulichung: Wenn Menschen an ein und demselben Ort zusammenkommen, können sie einfacher interagieren und persönlicher netzwerken. Wenn Sie für eine mehrteilige Weiterbildungsveranstaltung jemanden aus dem Ausland für Vorträge einbeziehen möchten, sparen Sie auf Onlinekanälen Zeit und Geld.

Das optimale Veranstaltungsformat ist letztlich das, mit dem Sie Ihre Ziele am besten erreichen können und Ihr Publikum am eindrucksvollsten für Ihre Organisation einnehmen.

Acht verschiedene Arten von Vor-Ort-Events

Manche Anlässe entfalten sich am fesselndsten und erfolgreichsten oder lassen sich sogar nur dann realisieren, wenn sie in Präsenz aufgezogen werden.

Diese acht Beispiele sind besonders häufig anzutreffen:

• Konferenzen bringen in der Regel hundert und mehr Menschen zusammen, die sich an einem Tag oder länger mit einem bestimmten Thema befassen. Kommen sie an einem physischen Ort zusammen, verhilft dies besonders gut zu einem Gefühl der Gemeinsamkeit.
• Messen sind die klassische Adresse für Produktpräsentationen. Videos funktionieren zwar online, doch bei Demos vor Ort lassen sich Fragen viel besser klären und Produkte wortwörtlich greifbar präsentieren. Nebenbei lassen sich in großen Messehallen auch persönlich Leads generieren und Kontakte knüpfen.
• Firmenfeste bringen Ihr Team zusammen, um gemeinsam Erfolge zu feiern. Arbeiten Ihre Leute an verschiedenen Standorten oder gar „remote“, so ist dies eine großartige Gelegenheit für sie, sich auch von einer privateren Seite kennenzulernen.
• Festivals wie das große Musikfestival Coachella entfalten ihre magische Anziehungskraft just als Vor-Ort-Event und mit ihrer Art, Bühnen zu gestalten, Kunst zu präsentieren und Speisen und Getränke anzubieten. 
• Galaabende sind die Verkörperung von Eleganz bei gesellschaftlichen Zusammenkünften. Die Atmosphäre eines attraktiven Saals und exzellente Verköstigung lassen sich online nur schwerlich kopieren.
• Produkteinführungen sind Ihre Steilvorlage, mit neuen Produkten oder Konzepten ins Rampenlicht zu treten. Wenn sich Ihre Adressat*innen vor Ort einfinden, können sie Ihre Neuentwicklungen testen, persönliche Antworten auf individuelle Fragen einholen und sich von der Aufbruchsstimmung begeistern lassen.
• Berufliche Trainings sind sich zwar gelegentlich online machbar (je nachdem, was auf dem Lehrplan steht), doch als Präsenzformat lassen sie sich viel einfacher und besser auf unterschiedlichste Lerntypen zugleich zuschneiden.
• Networking-Events können im virtuellen Raum wirklich erfolgreich sein. Aber: Gut zwei Drittel aller Menschen ziehen zum Netzwerken Vor-Ort-Events vor. Virtuelle Treffen sind eine hilfreiche Variante, wenn es um Fragen der Barrierefreiheit geht. Doch erst in Kombination mit Präsenzteilen entfalten Online-Networking-Anlässe ihre bestmögliche Wirkung.

Tipp: Sie erstellen das Konzept für Ihre Vor-Ort-, Hybrid- oder Onlineveranstaltung? Dann laden Sie sich unsere umfangreiche Checkliste für die Eventplanung kostenfrei herunter. Das Dokument enthält alles von To-Dos für Ihr Eventkonzept, über die Planung von Marketingmaßnahmen bis hin zur Budgetplanung.

Checkliste herunterladen

Zehn Tipps für die Planung bereichernder, begeisternder und sicherer In-Person-Events

Die Würfel sind gefallen: Sie planen eine Veranstaltung vor Ort. Doch wo fangen Sie nun an?

Die folgenden zehn Aspekte sollten Sie auf jeden Fall bedenken, wenn Sie vor Ort Veranstaltungen durchführen möchten, die für alle Beteiligten eine schöne und sichere Sache sind:

Eindeutige Ziele formulieren

Was wollen Sie erreichen? Bevor Sie sich in Präsenzveranstaltungsideen vertiefen, klären Sie, was genau Ihr Ziel ist. Geht es Ihnen um Folgendes?

Bevor Sie mit der konkreten Planung beginnen, prüfen Sie die SMART formulierten Ziele, die Sie mit Ihrem Team herausgearbeitet haben. Niemand erreicht alles auf einmal. Wenn Sie bei den Zielen fokussiert sind, machen Sie sich die Sache leichter.

Budget sortieren

Auch wenn es stressig war, quasi im vollen Galopp auf Onlineevents umzusatteln, wird niemand leugnen können, dass es für das Budget eine Erleichterung war.

Vor-Ort-Events gehen mit einigen spezifischen Kostenfaktoren einher:

Für den Fall, dass Sie zum ersten Mal eine Vor-Ort-Veranstaltung planen: Es kann sich lohnen, sich mit anderen Organisationen kurzzuschließen, um herauszufinden, welche Budgets sie verwenden. Für den Fall, dass Sie schon lange in der Branche arbeiten: Es lohnt sich ein vertiefender Blick darauf, wie das Neueste vom Neuen der Eventtechnologie sich auf die Einteilung Ihrer finanziellen Mittel auswirken kann und wie Sie Ihren Event-ROI merklich ankurbeln können.

Sponsoren gewinnen

Um sich Sponsoren zu sichern, werden Sie einiges sorgfältig vorbereiten müssen. Es gilt, ein Sponsorship-Konzept zu erstellen, verschiedene Sponsorship-Pakete zu schnüren und natürlich auch Verbindungen einzufädeln, um Sponsoren zur Unterschrift zu bewegen.

Sponsoren können Unterschiedliches bieten:

Anregungen gefällig, wie Sie Sponsoringgelegenheiten besonders profitabel gestalten können? Da haben wir diesen Artikel für Sie: Sponsoringpakete für Event gestalten: gewusst wie!

Ideale Location auswählen

Beim Gedanken an die Event-Location drängen sich einige Faktoren schon von selbst auf, etwa Adresse bzw. Standort, Kapazität und Nutzungskosten. Einige andere Aspekte können allerdings ebenfalls sehr wichtig sein.

Prüfen Sie, ob Folgendes bei der anvisierten Location inklusive ist:

Beim Vergleich verschiedener Optionen kann es hilfreich sein, nach zweierlei zu schauen: nach dem, was wirklich ein Muss ist, und nach nützlichen Extras. Und wenn Sie mit Ihrer Location auch im Rückblick auf die Veranstaltung glücklich sind, buchen Sie sie am besten gleich fürs kommende Jahr.

Anmeldung so einfach wie möglich gestalten

Gestalten Sie die Registrierung bzw. Anmeldung unkompliziert, und zwar mit eigentlich wirklich einfachen Methoden, unter anderem:

• Verlinkung zu FAQs auf Ihrer Website
• Gestaltung eines einfachen – und personalisierten! – Registrierungsprozesses
• Integration von Ticketbuchung und Hotelvorschlägen in die Registrierung
• Angebot bequemer und sicherer Zahlungsmethoden
• Arbeit mit einer personalisierbaren Event-App, die die Teilnehmer*innen begeistert

Ihre Veranstaltung beginnt mit der Registrierung. Sie muss reibungs- und mühelos gelingen, damit Ihr Publikum den perfekten ersten Eindruck erhält.

Schon im Vorfeld mit dem Publikum kommunizieren

Lassen Sie allen Beteiligten schon Informationen zukommen, bevor der große Tag beginnt. Sinnvoll sind unter anderem:

Indem Sie solche Angaben per E-Mail verschicken oder über die Vor-Ort-Event-App ausspielen, beantworten Sie Fragen Ihrer Gäste im besten Sinne zuvorkommend. Und so sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer*innen sich von vornherein gut aufgehoben fühlen, was auch ihre Vorfreude steigert.

Sicherheitsvorkehrungen ausarbeiten

Seit der Pandemie haben sich manche Präsenzveranstaltungen deutlich verändert. Viele Sicherheitsvorkehrungen werden uns wohl erhalten bleiben.

Prüfen Sie, was in der aktuellen Situation sinnvoll ist, beispielsweise:

Je nach Lage empfiehlt es sich, externe Fachleute hinzuzuziehen, auch zu der Frage, ob Menschen mit schwachem Immunsystem sich bei Ihrem Vor-Ort-Event sicher fühlen können.

Technologie für Leaderfassung einbinden

Es wirkt wie aus der Zeit gefallen, heute noch stapelweise Visitenkarten herumzutragen und von Hand Kontaktformulare auszufüllen. Lassen Sie die Leaderfassung stattdessen schnell und bequem von unkomplizierter Technik erledigen, und zwar über:

In der Regel messen Aussteller anhand der Kontakte zu neuen (potenziellen) Kunden, ob sich ihre Investition in Ihr Event gelohnt hat. Wenn Sie nahtlos integrierte Leaderfassungstechnik in Ihre Aussteller- und Sponsorship-Pakete einbeziehen, macht das Ihr Angebot gleich viel lukrativer.

Publikum aktiv einbinden

Ist Ihr Publikum vor Ort, gilt es, ihm erinnerungswürdige Gelegenheiten für eigenes Engagement zu bieten. Versuchen Sie es zum Beispiel hiermit:

War Ihnen bewusst, dass 79 Prozent der Millennials Spaß bei der Arbeit wichtig finden? Wenn Sie eine Konferenz oder eine Schulungsveranstaltung durchführen, können Sie Großes für das Teilnehmererlebnis bewirken, indem Sie die Inhalte spannend aufbereiten.

Feedback nach dem Event einholen

Anschließender Kontakt mit den Teilnehmer*innen, Ausstellern und Sponsoren verschafft Ihnen handfeste Daten über den Erfolg Ihres Vor-Ort-Events. Zum Beispiel können Sie Umfragen per E-Mail verschicken oder die Zufriedenheit mit Abstimmungen über die App ermitteln. So erfahren Sie schnell, wie Ihr Event wahrgenommen wurde.

Wie Event-Apps Ihre nächste Präsenzveranstaltung zum Glänzen bringen können

EventMobi hat in bald anderthalb Jahrzehnten bereits über 30.000 Veranstaltungen zum Erfolg verholfen. All unsere Software entwickeln wir maßgeschneidert für den Bedarf von Eventplaner*innen, immer mit einem Hauptaugenmerk auf ROI, Teilnehmerinteraktion und Nutzerfreundlichkeit. Die Eventplanung soll in Sachen Technologie leicht von der Hand gehen!

Unsere mobilen Event-Apps für Präsenzveranstaltungen aller Art laufen auf Android- und iOS (sie sind in App-Stores verfügbar) und umfassen unter anderem:

• Karten und Raumpläne für die Anwesenden
• Interaktionsfunktionen wie Gamification-Tools und Aktivitäten-Feed
• Sponsorenunterstützung, etwa Werbebanner und Optionen für 1:1-Austausch mit Teilnehmer*innen
• Lead-Capture-Technologie für Sponsoren und Aussteller
• Spezielle Ausstellerdashboards

Aber EventMobi ist so viel mehr als nur App-Technologie. Wir haben außerdem umfassende In-Person-Event-Angebote für Sie:

• Check-in-Technologie (auch zur Selbstbedienung)
• Badge-Designer für Ihre markenspezifischen Badges
• Social-Media-Wall
• professionelle Vor-Ort-Unterstützung mit Erfahrung und Technikkompetenz

Neugierig, wie Sie diese Technik für Ihre nächste Präsenzveranstaltung gewinnbringend nutzen können? Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, was EventMobi alles zu bieten hat!

EventMobi kontaktieren

Begeisternde Vor-Ort-Veranstaltungen auf die Beine stellen

Ganz gleich, in welcher Branche Sie aktiv sind: Präsenzveranstaltungen sind immer eine der besten Optionen, um sich zu vernetzen und im Gespräch weiterzukommen. Mit den richtigen Tools und kreativer Planung werden Ihre Zielgruppen mit Sicherheit den Wert Ihres Events erkennen und zu schätzen wissen. Und sie werden bei der Folgeveranstaltung wieder dabei ein wollen!

The post Vor-Ort-Events erfolgreich planen und umsetzen – Top-Tipps für 2024 appeared first on EventMobi.

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie eine hybride Veranstaltung erfolgreich planen – von der ersten Idee bis zur Auswertung. Die Tipps beruhen auf vielen Jahren Eventpraxis und sollen Ihnen helfen, typische Stolperfallen zu vermeiden.

Ganz kurz: Was macht ein hybrides Event aus?

Der Hauptunterschied zwischen hybriden, virtuellen und Präsenzveranstaltungen liegt in der Integration. Reine Präsenzveranstaltungen sind auf einen physischen Ort beschränkt, während reine Online-Veranstaltungen ausschließlich digital stattfinden. Hybride Veranstaltungen hingegen versuchen, das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Sie bieten den Komfort und die Zugänglichkeit einer Online-Veranstaltung über eine virtuelle Eventplattform, während sie gleichzeitig die Möglichkeit zur persönlichen Interaktion und zum Networking bieten, die bei Präsenzveranstaltungen so wertvoll sind.

Eignet sich meine Veranstaltung für ein hybrides Format?

Vor Ort, virtuell oder beides?

Ein hybrides Format ist besonders sinnvoll, wenn eines oder mehrere der folgenden Kriterien auf Ihre Veranstaltung zutreffen:

• Ihre Zielgruppe ist geografisch verteilt und es können nicht alle am gleichen Ort teilnehmen (z. B. Jahreskongress mit regionalen Chapters).
• Sie die Reichweite Ihrer Inhalte erhöhen und ein größeres Publikum erreichen möchten — etwa durch Livestreams und On‑Demand‑Abruf.
• Wissenstransfer und Interaktion stehen im Vordergrund (Workshops, Q&A, Breakouts), die sowohl Präsenz‑ als auch Online‑Teilnehmer*innen aktiv einbinden sollen.
• Unsicherheiten wie Reisebeschränkungen, Wetterrisiken oder kurzfristige Ausfälle berücksichtigt werden müssen — Hybrid bietet Ausweich‑Möglichkeiten.
• Teilnehmer*innen unterschiedliche Budgets oder Zeitressourcen haben und flexible Teilnahme‑Optionen benötigen (Vor‑Ort‑Ticket vs. Online‑Teilnahme).
• Sie Sponsoren zusätzliche Sichtbarkeit bieten möchten — z. B. digitale Banner, Videoeinblendungen oder virtuelle Stände, die dem gesamten Publikum zur Verfügung stehen.

Kurzcheck (3 Fragen):

1. Ist Ihre Zielgruppe verteilt? — Ja → hybrid lohnt sich.
2. Brauchen Sie zusätzliche Reichweite oder Aufzeichnungen? — Ja → hybrid lohnt sich.
3. Können Sie die technischen/organisatorischen Mehrkosten tragen? — Ja → hybrid ist eine gute Option.

Wenn Sie nach diesem Quick‑Check zu dem Schluss kommen, dass ein hybrides Format passt, geht es im nächsten Abschnitt weiter mit dem strukturierten Plan: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Umsetzung.

Schritt 1. Ziele setzen und Zielgruppe analysieren

Bevor Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen, definieren Sie klare, messbare Ziele und segmentieren Sie Ihre Zielgruppe. Fragen Sie: Was sollen die Teilnehmer*innen lernen, erleben oder mitnehmen? Welche Erwartungen und Bedürfnisse haben die Teilnehmenden vor Ort im Vergleich zu den Online‑Zuschauern? Nur so schaffen Sie ein ausgewogenes Erlebnis für beide Gruppen.

Tipp: Mehr über die Formulierung von Zielen erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zur Eventplanung.

Schritt 2. Abstecken, was genau vor Ort, virtuell bzw. hybrid geht

Zuallererst gilt es bei der Planung Ihrer hybriden Veranstaltung den Rahmen präzise abzustecken. Bestimmen Sie frühzeitig, welche Programmpunkte am besten im Präsenz‑Format funktionieren und welche als Livestream oder On‑Demand‑Inhalte angeboten werden sollen — das erleichtert die weitere Planung, Technik‑Auswahl und Budgetierung.

Beantworten Sie gemeinsam mit Ihrem Planungsteam zunächst diese Fragen:

1. Wie viele Personen planen wir vor Ort ein (Kapazität des Ortes)?
2. Wie viele virtuelle Tickets sollen verfügbar sein — und benötigen Sie ein hybrides Ticket‑Modell (z. B. Basis online, Premium vor Ort)?
3. Welche Programmpunkte müssen zwingend vor Ort stattfinden (Hands‑on‑Workshops, Abendprogramm) und welche eigenen sich fürs virtuelle Publikum?
4. Wie binden wir Online‑Teilnehmer*innen aktiv ein (Live‑Q&A, Breakouts, Umfragen, Chat) — welche technischen Möglichkeiten benötigen wir dafür?
5. Welche Inhalte wollen wir produzieren und für Abruf/Marketing archivieren (Videos, Präsentationen, Podcastclips)?

Zeitplanung: Planen Sie den Vorlauf je nach Komplexität ein — Meetups und lokale Formate: 6–8 Wochen; Mittelgroße Konferenzen: 3–6 Monate; internationale Kongresse mit Hybridproduktion: 9–12 Monate. Diese Zeiträume helfen bei der Ressourcen‑ und Kostenplanung.

Kapazitäts-Richtwert: Erwägen Sie initial ein Verhältnis von 30–50% virtuelle zu 50–70% Präsenz‑Tickets, je nach Zielgruppe und Ziel.

Schritt 3. Eventtechnologie auswählen und vorbereiten

Die Auswahl der richtigen Technologie entscheidet maßgeblich über den Erfolg Ihrer hybriden Veranstaltung. Für ein zuverlässiges hybrides Event benötigen Sie eine leistungsfähige Hybridevent‑Plattform, die Livestream, Interaktion, Datenerfassung und On‑Demand‑Abruf nahtlos kombiniert. Kurz: Technik muss Ihre Programminhalte und das Teilnahmeerlebnis (vor Ort wie remote) gleichwertig unterstützen.

Must‑have‑Funktionen für hybride Veranstaltungen:

• Live‑Streaming mit redundanter Ausspielung, um Ausfälle zu vermeiden
• Event‑App für On‑Site‑Teilnehmer*innen: Agenda, Networking, Push‑Infos
• Interaktions‑Tools: Live‑Umfragen, Q&A, Breakouts, Gamification
• Datenerfassung & Analytics (Engagement, Watch‑Time, Lead‑Scoring)
• Video‑Mediathek / On‑Demand‑Abruf zur Nachnutzung und Monetarisierung

(EventMobi bietet all das und mehr, kombiniert mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Support‑Services für Produktion und Aufzeichnung).

Technischer Hinweis: Für HD‑Streams planen Sie mindestens 5–10 Mbps Upload pro gleichzeitigem Stream ein; für redundante Setups empfehlen AV‑Teams Backup‑ISPs oder Bonding. Testen Sie Browser‑Kompatibilität, mobile Endgeräte und Untertitel/Captioning im Vorfeld.

Ein Hybridevent-Portal ist geräteunabhängig: Remote‑Teilnehmer*innen loggen sich per Browser oder App ein, On‑Site‑Gäste nutzen die Event‑App. Beide Kanäle bieten Ihnen vielfältige Möglichkeiten, Inhalte zu verbreiten, Interaktion zu fördern und datenbasiert die Teilnehmererfahrung zu optimieren — über eine zentrale Adresse.

Schritt 4. Budgetplanung für Ihr hybrides Event

Die Budgetplanung für eine Hybrid-Veranstaltung erfordert besondere Sorgfalt: Neben klassischen Kosten für Location, Catering und Personal fallen technologische Kosten für Livestreaming, Plattform, Aufzeichnung und Internet an. Planen Sie Kosten für beide Welten ein, damit Teilnehmer*innen vor Ort und online gleichwertige Erlebnisse erhalten.

Kosten-Beispiele zur Orientierung

• Kleine Veranstaltung (Meetup/Workshop): Location 1.000–3.000 €, Streaming & Plattform 500–2.000 €, AV/Technik 500–1.500 €.
• Mittelgroße Konferenz: Location 5.000–20.000 €, Streaming/Plattform 3.000–10.000 €, AV/Produktion 5.000–15.000 €.
• Großes/hybrides Kongress‑Format: Location 20.000+ €, Streaming/Plattform 10.000+ €, AV/Produktion 15.000+ € (je nach Umfang).

Budgetstruktur & Preismodelle

• Trennen Sie fixe von variablen Kosten (Miete & Personal vs. Verpflegung pro Kopf, Bandbreite pro Stream).
• Preisstrategie: On‑Site‑Tickets höher bepreisen (Mehrwert: Networking, Catering, Erlebnis), Online‑Tickets günstiger, ggf. VIP‑Hybrid‑Pass mit exklusivem On‑Demand‑Zugang.

Wichtige Posten (nicht vergessen!):

• Redundante Internet‑Anbindung / Backup‑ISP für Livestreams
• Professionelle AV‑Crew & Kamerapensum (je nach Sessions)
• Plattformlizenz, Event‑App, Interaktions‑Module (Umfragen, Q&A)
• Aufzeichnung, Post‑Production und Captioning (Untertitel)
• Datenschutz/DSGVO‑konforme Datenerfassung und Speicherung
• Puffer‑Budget für unvorhergesehene technische oder organisatorische Kosten (~10–15%)

Praktischer Tipp: Erstellen Sie für Ihre Planung verschiedene Szenarien (optimistisch/realistisch/pessimistisch) und legen Sie für jede Variante die erwarteten Teilnehmerzahlen (Vor‑Ort vs. Online) sowie die zugehörigen Kosten fest. Verlinken Sie Ihre Ticketing‑Seite klar mit Informationen, welche Komponenten den Teilnehmenden zur Verfügung stehen.

Schritt 5. Content-Strategie für beide Zielgruppen

Die Content‑Strategie Ihrer Veranstaltung muss gleichermaßen auf Vor‑Ort‑Teilnehmer*innen und das Online‑Publikum zugeschnitten sein. Vermeiden Sie einfaches Eins‑zu‑Eins‑Streaming: Passen Sie Inhalte aktiv an das jeweilige Teilnahme‑Format an, damit beide Zielgruppen ein starkes Erlebnis haben und sich beteiligen können.

Konkrete Formate

• Remote: Kurze Micro‑Sessions (15–25 min), prägnante Keynote‑Clips, exklusive Online‑Q&A und On‑Demand‑Videos zur späteren Abrufbarkeit.
• Vor Ort: Deep‑Dive‑Workshops, Networking‑Events, Erlebnisformate und Live‑Demos, die Präsenzvorteile nutzen.
• Gemeinsame Assets: Handouts, Zusammenfassungen, kurze Videos aus der Video‑Mediathek, die beiden Gruppen zur Verfügung stehen.

3 Best‑Practice‑Beispiele

• Split‑Keynote: 20-Minuten-Vortrag + 10 min live Q&A, moderiert für Chat‑Fragen der Remote‑Zuschauer*innen.
• Parallel‑Workshops: Vor Ort mit Hands‑on‑Material, online mit kompakten Case‑Studies und Breakout‑Rooms.
• Exklusive Online‑Inhalte: Bonus‑Interviews oder vertiefende Videos in der Mediathek als Mehrwert für virtuelle Teilnehmer*innen.

Tipps: Planen Sie Interaktionspunkte (Umfragen, Gamification, Live‑Chat) in kurzen Abständen ein, um das Engagement beider Teilnehmergruppen hoch zu halten. Nutzen Sie Zeitstempel und Kapitel in On‑Demand‑Videos, damit Zuschauer*innen gezielt Inhalte abrufen können.

Schritt 6. Interaktive Elemente und Engagement-Strategien

Interaktive Elemente sind der Schlüssel, um das Engagement sowohl der Teilnehmer*innen vor Ort als auch der Online‑Zuschauer hochzuhalten. Richtig eingesetzt sorgen Polls, Q&A, Breakouts und Gamification für höhere Aufmerksamkeit, mehr Interaktion und verwertbare Daten.

• Live‑Umfragen & Abstimmungen: Kurz, prägnant und zeitnah einsetzen — ideal nach einem Impulsvortrag, um Feedback oder Meinungsbilder zu sammeln.
• Q&A + Moderation: Sammeln Sie Fragen über Chat/Tool, moderieren Sie online‑Fragen gezielt ins Bühnenprogramm und stellen Sie sicher, dass Remote‑Fragen gleichen Vorrang erhalten wie Vor‑Ort‑Fragen.
• Virtuelle Breakout‑Räume & Networking: Kleine Gruppen für Deep Dives schaffen Nähe zwischen Remote‑Teilnehmer*innen — kombinieren Sie diese mit Vor‑Ort‑Networking für maximale Reichweite.
• Gamification & Challenges: Punktesysteme, Quizze oder Scavenger‑Hunts (sowohl on‑site als auch remote) erhöhen die Beteiligung und fördern wiederholte Interaktion.

Praxis‑Tipps zur Umsetzung

• Rollen definieren: Moderation (Bühne), Chat‑Moderator (Online), Technical Producer (AV) — so gelingt die Verknüpfung von Präsenz und Remote.
• Call‑to‑Action: Planen Sie alle 10–20 Minuten einen Interaktionsimpuls (Umfrage, Frage, Mini‑Challenge), um die Aufmerksamkeit zu erneuern.
• Routing: Legen Sie fest, wie Remote‑Fragen an die Bühne gelangen (z. B. Chat→Moderator*in→Stage) und testen Sie den Prozess in Proben.
• Barrierefreiheit: Sorgen Sie für Untertitel, Tastaturzugänglichkeit und alternative Interaktionswege (z. B. E‑Mail/Telefon) für Besucher*innen mit Einschränkungen.

Schritt 7. Marketing und Kommunikation

Sichtbarkeit und klare Kommunikation sind entscheidend, damit Ihre hybride Veranstaltung das richtige Publikum erreicht und die Teilnehmenden wissen, welche Optionen ihnen zur Verfügung stehen. Planen Sie kanalübergreifende Maßnahmen, die Präsenz‑ und Online‑Zielgruppen differenziert ansprechen.

Marketing‑Timeline

• 12 bis 8 Wochen vor Event: Early‑Bird‑Kommunikation (E‑Mail, Social, Partner) — Schwerpunkt Reichweite & Ticketverfügbarkeit.
• 6 bis 2 Wochen vor Event: Segmentierte Erinnerungen (On‑Site vs. Online), Speaker‑Highlights, Nutzen‑Argumente.
• Woche des Events: Technische Hinweise, Zugangsinformationen, Networking‑Calls‑to‑Action.

Messaging

Ganz wichtig bei hybriden Veranstaltungen: Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer*innen erfahren, welche Komponenten ihnen konkret zur Verfügung stehen. Heben Sie dabei für jede Teilnehmergruppe hervor, welche hybridspezifischen Vorteile sie erwarten — z. B. profitieren virtuelle Gäste vom Live-Charakter der Vor-Ort-Veranstaltung, während die Gäste vor Ort zusätzlich auf Livestream-Inhalte zugreifen und sich mit einem größeren, globalen Publikum vernetzen können.

Beispiel‑Botschaften:

• Für Online‑Teilnehmer*innen: „Seien Sie in Echtzeit bei Live‑Sessions dabei. Chatten Sie mit Referent*innen, nehmen Sie an Umfragen teil und rufen Sie Inhalte später im On‑Demand‑Abruf ab.“
• Für Vor‑Ort‑Teilnehmer*innen: „Erleben Sie Networking live vor Ort – und greifen Sie gleichzeitig per Event‑App auf alle Livestreams und Inhalte zu.“

Kanäle & Messung

• Kanalmix: E‑Mail, Social Media, Paid Ads, Partnernetzwerke, PR. Passen Sie die Tonalität je Zielgruppe an.
• Tracking: Nutzen Sie UTM‑Parameter, getrennte Landingpages für On‑Site vs. Online und messen Sie Conversion, Reichweite und Engagement pro Kanal.
• A/B‑Test: Testen Sie Betreffzeilen, CTA‑Texte und Ticket‑Bundles für bessere Conversion‑Raten.

Schritt 8. Die Hybridevent-Vor-Ort-Einrichtung planen

Bei der Planung der Vor‑Ort‑Einrichtung Ihrer Veranstaltung denken Sie an alle klassischen Aspekte — Raumgröße, Bestuhlung, Catering, Barrierefreiheit und Branding — und ergänzen diese um hybride Anforderungen wie Kamera‑Positionen, Bühnenlicht und Raumakustik. Der Veranstaltungsort bestimmt maßgeblich, wie gut Präsenz‑ und Online‑Erlebnis zusammenkommen.

Wichtigster Technik‑Check: Internet & Bandbreite

Eine der zentralen Fragen, wenn es um die Technik bei Hybrid-Events geht: Ist das Internet vor Ort wirklich schnell genug?

• Empfehlung: Für HD‑Streams rechnen Sie mit 5–10 Mbps Upload pro gleichzeitigen Stream; für redundante oder 4K‑Setups deutlich mehr — prüfen Sie dies mit Ihrem AV‑Team.
• Redundanz: Fordern Sie eine zweite Internetleitung oder nutzen Sie Bonding/4G‑Fallback, damit bei Ausfall eines Anbieters die Übertragung weiterläuft.
• Testen: Führen Sie Speedtests zu unterschiedlichen Tageszeiten durch und dokumentieren Sie Ergebnisse (Screenshot), idealerweise während einer technischen Generalprobe.

Kurzer Vergleich: typische Veranstaltungsorte

• Hotels: häufig überlastetes Wi‑Fi — prüfen Sie separate Leitungen und VLANs für Streaming.
• Kongresszentren: oft Glasfaser verfügbar — ideal für stabile Streams.
• Unkonventionelle Locations (Museen, Industriehallen): prüfen Sie externe Leitungen und mobiles Backup.

Die EventMobi‑Spezialist*innen für virtuelle Produktionen prüfen gern vorab die Verbindung an möglichen Veranstaltungsorten und stellen AV‑Ressourcen bereit. Für den Fall technischer Störungen steht ein AV‑Team oft an einem anderen Standort auf Abruf bereit, damit die Bildschirme Ihrer Online‑Zuschauer nicht schwarz bleiben.

Schritt 9. Ihre Teams vor Ort und fürs Virtuelle aufeinander abstimmen

Für den Erfolg Ihrer hybriden Veranstaltung ist die enge Abstimmung zwischen dem Vor‑Ort‑Team und dem Team für die virtuelle Produktion entscheidend. Klare Rollen, regelmäßige Proben und ein abgestimmter Kommunikationsplan sorgen dafür, dass Technik, Inhalte und Moderation nahtlos zusammenwirken — und alle Teilnehmer*innen ein gleichwertiges Erlebnis erhalten.

Wenn Sie EventMobi wählen, steht Ihnen ein erfahrenes AV‑Team zur Seite, das Produktion, Aufzeichnung und technisches Troubleshooting koordiniert. Die meisten EventMobi-Kunden holen eine AV-Crew ins Boot, die sie über den Veranstaltungsort oder anderweitig buchen. Unsere Expert*innen stimmen sich im Vorfeld detailliert mit den vor Ort eingesetzten Techniker*innen ab und bringen Best‑Practice‑Checklisten mit, damit Ihre hybride Veranstaltung sicher und professionell realisiert wird.

Rollen & Verantwortlichkeiten

• Event‑Manager/in: Gesamtkoordination, Zeitplan, Ansprechpartner für Stakeholder.
• Producer / Technical Director: Steuerung des Livestreams, Encoding, Switcher, Backup‑Pläne.
• AV‑Crew vor Ort: Kameras, Ton, Licht, Onsite‑Troubleshooting.
• Chat‑/Community‑Moderator: Routing und Priorisierung von Fragen aus dem Publikum (online + vor Ort).
• Speaker‑Manager: Briefing und Technik‑Checks mit Referenten (Remote & Onsite).

Empfohlener Probenplan

• Tag 21 bis 14 vor Event: Technik‑Kickoff, Rollenklärung, grobe Ablaufplanung.
• Tag 7 bis 3 vor Event: Vollständige Generalprobe inkl. Stream‑Tests, Moderations‑Durchläufe, Check des Routing von Online‑Fragen zur Bühne.
• Tag 1 vor Event: Letzte Durchläufe, Speedtests an Zielzeitpunkten, Kontaktliste und Troubleshooting‑Plan bereitlegen.

Technische & organisatorische Empfehlungen

• Definieren Sie klare Kommunikationskanäle für Echtzeit‑Abstimmung (z. B. Slack/Signal für das Team, separater Notfallkanal für AV‑Issues).
• Dokumentieren Sie wichtige IP‑Adressen, Login‑Daten und Ansprechpartner (inkl. Telefon/WhatsApp) in einer zentralen Troubleshooting‑Liste.
• Planen Sie redundante Streams und ein AV‑Fallback (Remote‑Produktion), falls vor Ort Probleme auftreten.

„In dieser Phase achten wir vor allem darauf, dass unsere Kunden über die erforderliche Internetbandbreite und reelle Kamera- und Mikrofontechnik verfügen. Außerdem helfen wir bei der Aufbereitung vorab aufgezeichneter Programmpunkte. Und wir sorgen dafür, dass alle Materialien wie Einblendungen und Videos professionell aussehen und fertig sind, wenn das Event beginnt.“

– Mitch Gibson, Video Production Manager bei EventMobi

Tipp: Ergänzen Sie diese Prozesse durch ein kurzes Briefing‑Dokument für alle beteiligten Personen, das Rollen, Zeiten und Eskalationswege auf einer Seite zusammenfasst — das spart Zeit während der heißen Phase und erhöht die Chance auf ein reibungsloses, erfolgreiches Event.

Schritt 10. Ihre Referent*innen, Moderator*innen und Sponsoren vorbereiten

Der Erfolg Ihrer Veranstaltung hängt wesentlich von gut vorbereiteten Personen ab: Referent*innen, Moderator*innen und Sponsoren sollten sowohl technisch als auch inhaltlich fit für Präsenz‑ und Online‑Auftritte sein. Sorgen Sie für klare Briefings, Probezeiten und technische Checks, damit alle Teilnehmenden das bestmögliche Erlebnis haben.

Erläutern Sie wirklich allen Sponsoren und Referent*innen, was Ihr hybrides Konzept im Einzelnen bedeutet. Schließlich könnten diejenigen, die eine Vor-Ort-Teilnahme planen, in letzter Minute an der Anreise gehindert werden – idealerweise wissen sie in diesem Fall, was für virtuelle Präsentationen wichtig ist.

Unser AV-Team kann „virtuelle Referent*innen“ detailliert anleiten. Es kümmert sich darum, dass sich mit Internetverbindung, Kamera und Mikrofon bei den Referent*innen zu Hause live streamen lässt, und integriert den Content nahtlos in Ihr Programm.

Speaker‑Tech‑Checkliste

• Gutes Licht (weiche Frontbeleuchtung), neutraler Hintergrund, ruhiger Raum ohne Echo.
• Mikrofon (Headset oder Kondensator) und Webcam/externes Kamera‑Setup, Mindestanforderung testen.
• Internet‑Speedtest: mindestens 5 Mbps Upload für HD‑Stream (vorab testen und Screenshots bereitstellen).
• Dateiformate & Branding: Präsentationen in PDF und PPT, Logos in SVG/PNG rechtzeitig hochladen.
• Probeauftritt: mindestens ein Testlauf mit Livestream‑Verbindung, idealerweise 7 Tage und einen Tag vor der Veranstaltung.
• Aufzeichnungsfreigabe: Vereinbaren Sie schriftlich Rechte für Aufzeichnung und Nachverwertung (Aufzeichnung/On‑Demand).

Tipps für Sponsoren

• Geben Sie Sponsoren klare Richtlinien für digitale Assets (Bannergrößen, Videoformate), damit Sichtbarkeit und Markenauftritt optimal funktionieren.
• Bieten Sie Sponsor‑Briefings an, in denen Sie erklären, wie virtuelle Stände, Lead‑Scanning und Reporting funktionieren.

Schritt 11. Go-live!

Wenn Sie die vorherigen Schritte umgesetzt haben, sind Sie gut vorbereitet für den großen Moment Ihres hybriden Events. Ein hybrides Format bietet maximale Flexibilität: Programmpunkte lassen sich bei Bedarf schnell zwischen Präsenz und Online verschieben.

Letzte Pre‑Launch‑Checks

• Finaler Stream‑Test: Encoding, Bitrate, Bild/Ton, Backup‑Stream aktivieren.
• Referent*innen‑Mic‑Check und Beleuchtung: kurze Generalprobe mit Host/Moderator*in.
• Untertitel/Captions aktivieren und Zugangsfunktionen prüfen (On‑Demand‑Abruf).
• Support‑Kontaktliste bereithalten (AV, Platform, Registration) und Eskalationsweg kommunizieren.

Planen Sie einen kurzen Post‑Live‑Puffer im Ablauf (z. B. 15–30 Minuten) für technische Nacharbeiten oder spontane Nachfragen. Falls dennoch etwas schiefgeht, sollten AV‑Fallbacks und das Team für Troubleshooting sofort verfügbar sein, damit Ausfallzeiten minimiert werden und Ihre Daten für spätere Auswertungen gesichert bleiben..

Schritt 12. Langfristig von Ihrem Hybridevent profitieren

Ein großer Vorteil hybrider Veranstaltungen ist die Fülle an Inhalten, die bei Ihnen zusammenlaufen: Vorträge, Präsentationen, Panels und Sponsor‑Beiträge lassen sich als Evergreen‑Content weiterverwenden. So erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Veranstaltung über das Event hinaus und schaffen dauerhafte Mehrwerte für Teilnehmer*innen und Interessent*innen.

Konkrete Verwertungs‑Ideen

• Kurzclips (30–90s) für Social‑Ads und Teaser, die Traffic auf Ihre Website und nächste Veranstaltung lenken.
• Gated Whitepaper oder Zusammenfassungen auf Basis aufgezeichneter Sessions zur Lead‑Generierung.
• Aufbereitete Workshops als On‑Demand‑Kurse oder zertifizierte Lernmodule für Kundenbindung.

Tipps für die Mediathek‑Struktur (SEO & Nutzbarkeit)

• Vergeben Sie klare Titel (Keyword + Thema), beschreiben Sie Inhalte mit Zeitstempeln und Tags (Speaker, Thema, Format, Jahr).
• Nutzen Sie Kapitel in Videos, damit Zuschauer Inhalte gezielt abrufen können.
• Messen Sie Performance (Views, Watch Time, Conversion) und optimieren Sie Inhalte basierend auf datenbasierten Erkenntnissen.

Business‑Impact & Nachhaltigkeit

Richtig genutzt steigern hybride Events Ihre Sichtbarkeit über das Jahr hinweg und bieten dauerhafte Beiträge für Marketing‑ und Sales‑Kanäle. Außerdem reduziert die Wiederverwertung von Inhalten den Bedarf an neuen Produktionen und unterstützt dadurch nachhaltigere Event‑Formate.

Das EventMobi‑Team kann Ihre Veranstaltung in eine strukturierte Video‑Mediathek überführen oder Inhalte exportieren, damit Sie diese flexibel verbreiten und monetarisieren können.

Schritt 13. Ergebnisse analysieren

Nach dem Event beginnt die wichtigste Phase: Auswerten, lernen und die gewonnenen Daten zur Optimierung zukünftiger Veranstaltungen nutzen. Sammeln Sie Feedback von Präsenz‑ und Online‑Teilnehmer*innen und ziehen Sie Schlüsse für Reichweite, Engagement und kommerziellen Erfolg.

Wesentliche KPI‑Kategorien

• Reichweite & Akquisition: Anmeldungen, Unique Visitors, Traffic‑Quellen.
• Engagement: Watch Time, durchschnittliche Dauer von Sessions, Teilnahme an Umfragen/Quizzes, Chat‑Aktivität.
• Technische Zuverlässigkeit: Ausfallzeiten, Stream‑Qualität, Fehlerraten.
• Commercial ROI: Leads, Conversion‑Rate, Sponsor‑Reporting.

Praktische Auswertungsfragen

• Welche Rückmeldungen kamen vom Präsenzpublikum und von den Online‑Zuschauer*innen — Überschneidungen und Unterschiede?
• Welche technischen oder organisatorischen Herausforderungen traten auf und wie wurden sie gelöst?
• Welche Sessions erzielten die höchste Watch Time und welches Format funktionierte am besten?
• Welche Ziele wurden erreicht (und welche nicht)? Welche Maßnahmen leiten wir für das nächste Mal ab?

Wer EventMobi nutzt, hat Zugriff auf ein Dashboard mit detaillierten Nutzungsstatistiken — von Interaktionsraten bis zu Aufzeichnungs‑Downloads. Diese datenbasierten Erkenntnisse helfen Ihnen, die Planung für künftige hybride Veranstaltungen zu verbessern und den Erfolg messbar zu machen.

Wichtiges zum Datenschutz: Achten Sie bei der Datenerhebung auf DSGVO‑Konformität und holen Sie Einwilligungen für die Nutzung von Teilnehmerdaten und Aufzeichnungen ein. Exportieren Sie für die Nachbearbeitung nur die notwendigen Daten und dokumentieren Sie Löschfristen.

Führen Sie Ihr hybrides Event zum Erfolg!

Die Durchführung hybrider Veranstaltungen mag komplex erscheinen, doch mit klaren KPIs, strukturierten Auswertungen und einem datengetriebenen Ansatz können Sie Ihre Events kontinuierlich verbessern — für mehr Reichweite, bessere Erlebnisse und messbaren Erfolg im nächsten Jahr.

Sind Sie bereit? Unsere Checkliste für Hybridveranstaltungen hilft Ihnen dabei, alle To-Dos im Blick zu behalten und großartige hybride Erlebnisse zu kreieren.

The post Hybride Veranstaltungen planen: Das müssen Sie wissen appeared first on EventMobi.